PROCEDIMIENTO INFORMATICA

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1 PROCEDIMIENTO INFORMATICA Corporación Municipal Lo Prado Área: SGC - Versión: 03 Página 1 de 6

2 Procedimiento Informática I. OBJETVO Dar soporte evolutivo, preventivo, correctivo, configuración de equipamiento informático y redes de datos. Así como la reparación, mantención, instalación, soporte computacional, redes informáticas, software administrativo, actualización de bases de datos y respaldos computacionales de los equipos de la Corporación Municipal de Lo Prado. Además de Asesorar en la determinación de equipos necesarios para realizar el trabajo en las dependencias de la administración central. II. ALCANCE Es aplicable a todos los procesos de la administración central de la corporación municipal de lo prado. III. DEFINICION DE CRITERIOS DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTO Crítico: este estado es de alto impacto, ya que de no dar asistencia inmediata generara graves daños a la organización (ejemplo: caída de servidor, internet general de CMPL, caía de Hosting correo electrónico y página web). Urgente: este estado es de alto impacto, ya que de no dar solución pronta generara graves daños al usuario (solución debe ser dentro de la jornada de trabajo o día siguiente, dependiendo de la hora de la solicitud) ejemplo computador sin internet, desconfiguración, cuota correo electrónico, etc. Medio: este estado es de bajo impacto, ya que de no dar solución a la brevedad los daños son bajos para la organización, se asiste dentro de la semana (ejemplo: acceso a impresoras compartidas, hardware, central telefónica, etc. Bajo: este estado es de bajo impacto, ya que de no dar solución a la brevedad los daños son bajos para el usuario. (Impresoras locales, virus que no afecten el uso del PC, etc.). Durante la semana. Corporación Municipal Lo Prado Área: SGC - Versión: 03 Página 2 de 6

3 IV. DIAGRAMAS DE FLUJO Procedimiento de Informática Requerimiento Informático El jefe de la unidad de informática recibe mediante , Verbalmente, Teléfono u Oficio, requerimientos informáticos de la administración central de la corporación municipal de lo prado, esta solicitud se registra en Planilla de Registros De Demandas Informáticas. El encargado de informática verifica si se requiere de la compra de algún insumo informático para la atención del requerimiento, si es así, este envía a DAF mediante correo o personalmente la solicitud de compra para la autorización de esta, si la solicitud no requiere compra de insumos, esta es ingresada a la planilla de registro de demandas informáticas, indicando fecha, área, descripción del requerimiento, quien lo solicita, forma ( , oficio, telefónico o Verbalmente) Se da priorización según las siguientes categorías: Critico, Urgente Medio y Bajo, según esto,el jefe de la unidad de informática hace la planificación diaria de los requerimientos. Estas pueden ser realizadas por los técnicos o por el encargado de informática, según la disponibilidad y conocimientos El técnico se constituye en el lugar de la solicitud y procede a realizar el trabajo, verifica que no quede nada pendiente y/o si hay un requerimiento nuevo. El técnico completa orden de trabajo indicando lo realizado e indicando si queda trabajo pendiente, el solicitante recibe conforme el trabajo realizado con su firma, la copia original de la orden de trabajo queda en poder del solicitante. Solicitante de requerimiento El técnico encargado del requerimiento hace entrega de la segunda copia de la orden de trabajo al jefe de la unidad de informática, para el cierre de esta en la planilla de requerimientos y en caso de existir un nuevo requerimiento o algo pendiente, este ingresa este nuevo requerimiento. Se registra en planilla el N DE ORDEN, fecha en que se realizó y nombre del técnico y estado de servicio y observaciones si corresponde El técnico encargado del requerimiento archiva la última copia en archivador de órdenes cerradas por este. A su vez el jefe de la unidad hace lo mismo con su copia. Técnico encargado del requerimiento Se debe registrar en planilla de control de producto no conforme todo evento que interfiera con el correcto cumplimiento de requisitos definidos en este procedimiento, por ejemplo: Que un cliente interno no haga recepción conforme la orden de trabajo, que algún equipo adquirido este defectuoso, que algún cliente interno no permita el respaldo informático de su equipo (PC, Notebook) previa coordinación de este. Corporación Municipal Lo Prado Área: SGC - Versión: 03 Página 3 de 6

4 Procedimiento de Informática /Solicitud de Materiales Cotizaciones Requerimiento Informático El jefe de la unidad de informática al verificar que se debe realizar la compra de algún equipo, insumo, material, etc. Realiza las cotizaciones que se ajusten a lo requerido y adjunta cotizaciones a Solicitud de compra. Solicitud de compra/ o impreso El jefe de la unidad de informática genera solicitud de compra o pedido de fondo por rendir para la compra de lo solicitado (critico), este va dirigido a DAF vía correo o impreso para visto bueno de este. Solicitud de compra/ o impreso Si es solicitud de compra por adquisiciones, el jefe de la unidad de informática espera a que se realice la compra para la recepción de estos. Cuando se recepciona el producto, se registra la aceptación conforme a través de firma en guía de despacho o factura correspondiente. En caso de que no esté conforme, se gestiona devolución de producto o cambio (Se debe registrar en planilla de Control de PNC). Rendición de fondo por rendir Si es solicitud de fondo por rendir espera a la emisión del cheque para realizar la compra con el equipo informático Si es vía por fondo por rendir el equipo informático realiza las compras y la rendición de estos gastos a control interno Corporación Municipal Lo Prado Área: SGC - Versión: 03 Página 4 de 6

5 Procedimiento de Informática /Inventario Planilla inventario Inventario El proceso de inventario en la totalidad de equipos de la corporación municipal de lo prado es el siguiente: se toma detalle de marca, modelo, procesador, memoria, disco duro, sistema operativo, etc. Estos computadores son foliados y con un sello de garantía, estos datos son ingresados a la planilla de inventario equipamiento computacional ubicada en el computador del jefe unidad de informática/ respaldada en disco de respaldo. Planilla inventario Control de inventario, se actualiza de acuerdo a la designación de equipos y se eliminan los equipos en desuso Corporación Municipal Lo Prado Área: SGC - Versión: 03 Página 5 de 6

6 Procedimiento de Informática /Respaldos Informaticos Disco Duros Externos Documentos y registros del SGC Los respaldos se realizaran mensualmente en RRHH entre los días de cada mes, y en las demás dependencias los últimos 5 días de cada mes y los primeros 5 días del mes próximo, se respaldan las carpetas de trabajo y los correos electrónicos de cada área. El área de informática mantendrá los respaldos de los últimos 3 años. Disco Duros Externos Los dueños de procesos deben mantener las carpetas ordenadas, para su respaldo. Se entenderá como Producto No Conforme, cuando el usuario, respalde información que no esté relacionada con su trabajo (música, fotografías personales, entre otros). El respaldo se deja en 2 discos duros externos quedando 1 en poder del jefe de la unidad de informática y el otro en caja fuerte de tesorería. V. CONTROL DE MODIFICACIÓN VERSION ITEM FECHA MODIFICACION 00 Todos Elaboración del procedimiento 01 Todos Estandarización Diseño Organizacional 02 Todos Estandarización y revisión flujos y actividades. I y II Se mejora redacción de objetivo y alcance 03 III Se agregan criterios de aplicación de procedimiento IV Reestructuración de todo el procedimiento en flujograma, V Se implementa control de modificaciones por cada documento Corporación Municipal Lo Prado Área: SGC - Versión: 03 Página 6 de 6