CONTABILIDAD T-PR-CON-04 RECEPCION DE FACTURAS A PROVEEDORES PARA PAGO CONTRA- RECIBO

Transcripción

1 CONTABILIDAD T-PR-CON-04 RECEPCION DE FACTURAS A PROVEEDORES PARA PAGO CONTRA- RECIBO Dentro de nuestra Organización estamos actualizándonos a las nuevas reformas de Contabilidad Electrónica y les informamos de la NUEVA metodología del Pago a Proveedores vía buzón, que cambiará a partir de 15 de Febrero del 2015 quedando de la siguiente manera: A) ELABORACION DE FACTURA Y CARGAR PDF Y XML AL PORTAL DE NUESTRA PAGINA DE INTERNET 1. Una vez que se apruebe la orden de compra o cotización por parte de la empresa, deberá elaborar la factura correspondiente por el bien o servicio. B) PROCEDIMIENTO PARA CARGAR ARCHIVOS XML Y PDF A NUESTRO PORTAL DE NUESTRA PÁGINA DE INTERNET 2. Después de elaborada la factura, debe subir el PDF y XML al portal de nuestra página de internet e imprimir el acuse de que se subió con éxito. Importante: los archivos PDF y XML tienen que tener el mismo nombre de lo contrario no dejara subir los archivos a nuestro portal. 3. Ingresar al portal de nuestra página de internet el navegador debe de ser google Chrome este navegador se debe de descargar en la siguiente liga 4. Ingresar al siguiente link según la empresa que solicito el bien o servicio y dar click en la parte de PROVEEDORES en la agencia que queremos ingresar los archivos XML y PDF de factura:

2 DAR CLICK EN PROVEEDORES SEGÚN LA AGENCIA QUE CORRESPONDA EJEMPLO: VANGUARDIA GALERÍAS

3 5.- Se abre la siguiente pantalla y debe ingresar su correo electrónico. INGRESAR CORREO ELECTRÓNICO DEL PROVEEDOR, A ESTE CORREO LLEGARA EL AVISO DE FACTURAS RECIBIDAS DAR CLICK EN LOGIN 6. Se abrirá la siguiente pantalla en la cual puede subir su archivo PDF y XML de dos formas: Importante: - Los nombres de ambos archivos, XML y PDF, deben ser el mismo, para que se puedan subir correctamente. - No se podrán arrastrar los archivos directamente de la bandeja de entrada de algún correo)

4 7. FORMA 1: Arrastrar los archivos directamente del escritorio o unidad de almacenamiento de su computador a la página: ARRASTRAR EL ARCHIVO PDF Y XML AL CAMPO INDICADO 8. FORMA 2: Seleccionando los archivos desde alguna carpeta con la opción de examinar la ruta de archivo a subir al portal. 1.- DAR CLICK PARA SELECCIONAR EL ARCHIVO 2. SELECCIONAR EL ARCHIVO PDF Y XML 3. DAR CLICK EN ABRIR

5 9. Cuando termine el proceso de carga del PDF y XML aparecerá un aviso de si se cargó o si tiene algún error: SI EXISTE ALGÚN ERROR EN PDF Y XML SE NOTIFICARA POR CORREO Y EN LA PANTALLA VER ERROR Y CORREGIR. SI LA CARGA DEL XML Y PDF ES CORRECTA SE NOTIFICARA POR CORREO Y EN LA PANTALLA QUE HA SIDO AGREGADO AL FINALIZAR DAR CLICK EN OK Nota: Si primero se intenta subir el archivo PDF, quedará en espera hasta que se suba el archivo XML que le corresponde. Una vez que se agrega, ambos archivos quedan guardados. 10. Terminado ese proceso llegara un correo con el remitente envios@mega-invoice.net, el cual contiene el acuse de que el archivo se subió al portal sin errores y/o en procesos de aprobación así como el formato de contra-recibo para ser llenado antes de acudir a entregar el bien o servicio. Importante: Validar que en su bandeja de entrada debe de tener este correo como remitente seguro.

6 ACUSE 1: FACTURA DE MAS DE 72 HORAS DE EMISION. YA QUE SE SUBE EL XML CAMBIA EL STATUS FORMATO PARA SER LLENADO E INGRESAR A BUZON ACUSE 2 FACTURA DE MENOS DE 72 HORAS DE EMISION. EN ESPERA A QUE SE VALIDE EL ARCHIVO XML FORMATO PARA SER LLENADO E INGRESAR A BUZON

7 C) ENTREGA DE PRODUCTO Y/O SERVICIO 11. Al momento de realizar la entrega del Producto y/o Servicio el proveedor debe de recabar firma de recibido y autorizado del jefe o Gerente del departamento la factura con los siguientes documentos anexos: 10.1 Acuse de Envío del Resultado de carga de factura recibida XML Y PDF 10.2 Contra- recibo 10.3 Soporte de la compra o servicio D) INGRESO DE FACTURA A BUZON DE CONTRA-RECIBO 12. Acudir al buzón de proveedores, Checa el formato de contra-recibo en nuestro reloj checador. 13. Debe engrapar el Contra-recibo, Acuse de Envío del Resultado de carga de factura recibida XML Y PDF a la (s) Factura (s) e ingresarlas al buzón. Nota: En caso de que hubiera un problema con la validación del XML, llegara a su cuenta de correo el error manifestado para su seguimiento y el responsable de pagos de cada agencia se comunicara con usted para enterarlo del tema y ver si es necesaria una re facturación. E) DIAS DE PAGO 14. Si su (s) factura (s) es ingresada del 1 al último día del mes su pago será el día 26 del próximo mes. F) FORMAS DE PAGO 15. Los pagos de sus facturas se realizan vía transferencia electrónica, depósito bancario y/o cheque. OTROS: DEFINICIONES: N/A FORMATOS APLICADOS: N/A ELABORO: AUDITO: EMPRESAS: CONTROL VGD VGG ARCHIVO: T-PR-CON-04 ACU VTO VERSIÓN: 1 G. LOPEZ L. FIGUEROA AUD MTE MJR MAC FECHA VERSIÓN: 22 DIC 14 SER LYP

8 CONTROL DE FECHAS: VERSIÓN FECHA C AMBIO 1 22 DIC 14 NUEVO