NORMA / (SEPA)

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1 NORMA / (SEPA) Versión 1.5 Concepto Ampliado N19.14 PLUS Enero 2015

2 Contenido 1. Descripción Instalación de la aplicación Desinstalación de la aplicación Acceso a la aplicación Menú Principal Archivo Nuevo Cuaderno: Abrir Cuaderno: Cerrar Cuaderno: Generar Fichero Importar un Fichero Mantenimiento de datos Datos Del Presentador Datos Del Acreedor Datos del Deudor Datos de concepto Datos del Mandato Grupos de Deudores Listado e históricos Listado de Adeudos: Listado Cancelaciones: Listado Presentadores: Listado Acreedores: Listado Deudores: Herramientas Gestión de usuarios Cambiar de Idioma: Configuración del Entorno: Generación de un fichero Definir fichero Seleccionar un Presentador y Seleccionar un Acreedor Dar de alta un Adeudo Grupos de Deudores Reemplazo masivo Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 1

3 6.6. Generación de ficheros Tratamiento de un fichero de devoluciones o rechazos Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 2

4 1. Descripción La aplicación de generación de ficheros de adeudos permite generar fácilmente órdenes para que su banco efectúe el cobro de recibos a clientes (norma y/o norma 19.44) creando una base de datos de adeudos particular. Dicha base de datos es de muy fácil creación, ya que permite utilizar los datos introducidos previamente en otros ficheros de adeudos que están almacenados de modo permanente en una base de datos general. Todo ello trabajando en modo local. Posteriormente, y mediante una conexión se realiza el envío del fichero. La versión actual sigue el esquema de la normativa de CECA SEPA PLUS de manera que permite generar la norma con recibos que incorporen de hasta 640 caracteres en el concepto (= concepto ampliado). La diferencia con la versión anterior del programa (V1.4), es que esta versión del programa mejora la optimización de la gestión de los grupos de deudores. 2. Instalación de la aplicación Al realizar la instalación del programa deberá ejecutarse el archivo Cuaderno_1914.msi. Para la visualización de los informes la aplicación utiliza el programa Crystal Reports. En caso que no esté instalado en el ordenador en el que se instale la aplicación, el propio programa lo instalará. Si una vez instalado el programa necesitamos reinstalarlo sin perder los datos de las BBDD se tendrá que ejecutar el archivo setup.exe, y después seleccionar reparar Norma Ejecutamos el archivo a instalar y nos saltara el asistente de instalación Importante: el directorio en el que se realice la instalación debe ser un directorio en el que el usuario tenga todos los permisos para acceder a él. En caso que en el equipo exista la carpeta c:/usuarios es recomendable que la instalación se realice dentro de la carpeta correspondiente al usuario que se desee. Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 3

5 En el escritorio nos aparecerá un icono (Accesos directos) para entrar directamente en la aplicación Norma También podremos acceder a la aplicación desde Inicio - >Programas -> Norma Desinstalación de la aplicación Para desinstalar la aplicación, dirigirse al panel de control, Agregar o quitar programas y seleccionar el programa para su eliminación del equipo. 4. Acceso a la aplicación Si tenemos la opción de multiusuario activada (herramientas/configuración entorno/habilitar multiusuario), al ejecutar la aplicación la primera ventana que se nos muestra es la de selección de usuario. Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 4

6 La opción multiusuario por defecto esta desactivada. En esta ventana, al menos la primera vez que accedamos a ella, la palabra de paso que tendremos que introducir será un "1" seguido del botón Aceptar. Se recomienda cambiar la Palabra de Paso en el primer acceso. Tras esta pantalla, entraremos ya en la aplicación. 5. Menú Principal Entraremos a la pantalla principal del cuaderno donde se nos mostrara un menú general con las distintas opciones que tiene la norma que describimos más abajo: 5.1 Archivo Nuevo Cuaderno: Con esta Opción del menú podrá crear un nuevo cuaderno. La extensión del cuaderno será.pre Abrir Cuaderno: Con esta opción podrá abrir un cuaderno existente Cerrar Cuaderno: Se le cerrara el cuaderno en el que está trabajando Generar Fichero Esta opción le permitirá generar un fichero de norma o en formato plano o XML con los datos del cuaderno con el que esté trabajando. Una vez generado la extensión será.q1p o XML en función del soporte generado Importar un Fichero Para importar un fichero primero deberemos crear un cuaderno y posteriormente seleccionar importar remesa, después seleccionaremos el tipo de fichero que queremos importar ( Q19.14, D1P Devoluciones, R1P Rechazos o Q19). En el último apartado del documento se explica el tratamiento de los ficheros de devoluciones y de rechazos. Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 5

7 Al seleccionar cualquiera de estas opciones nos saldrán los siguientes mensajes: Se nos abrirá una ventana desde donde podemos seleccionar el archivo que queremos importar a nuestra aplicación. Una vez seleccionado el archivo damos a aceptar y se nos importaran los adeudos al cuaderno que teníamos abierto, también se nos importarán los datos de presentador, acreedor y deudor a nuestra BBDD General para poderlos utilizar posteriormente. Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 6

8 El concepto también lo importará. Al importar cualquier tipo de remesa el formato del concepto será "Detalle ampliado (hasta 640 caracteres)". Se permitirá importar los ficheros con cualquier extensión (.txt,.q1p,.doc, ) siempre que la estructura del fichero que vamos a importar sea correcta. Se trasformara automáticamente el CCC a sus respetivo IBAN y SWIFT. En caso de error con la importación del fichero el sistema nos informaría de ello. 5.2 Mantenimiento de datos Las personas que intervienen en esta aplicación son: Presentador: persona que va a presentar al cobro el recibo. Se pueden tener uno o más presentadores guardados en la aplicación pero cada remesa sólo puede ser presentada per uno de ellos. Acreedor: persona que en última instancia cobra los recibos. Se pueden tener uno o más Acreedores guardados en la aplicación y será necesario que en la remesa se informe, como mínimo, de uno de ellos. Dentro de la remesa puede haber más de un acreedor. Será imprescindible que para generar la remesa cada acreedor tenga como mínimo un recibo informado. Deudor: personas que van a pagar los recibos. Se puede tener uno o más deudores guardados en la aplicación y será necesario que en la remesa exista como mínimo uno por cada acreedor de la remesa. Para comenzar a trabajar hay que crear un nuevo cuaderno ( ) o abrir uno ya existente en el disco ( ). La primera vez que se accede a la aplicación es obligatorio definir un Presentador y un Acreedor para poder empezar a trabajar. Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 7

9 El sistema trabaja con dos tipos de bases de datos: - Una particular, que son los propios ficheros de adeudos. - Una base de datos general y permanente, que contiene los datos de todos los Presentadores, Acreedores, Deudores, Conceptos y Mandatos utilizados en cualquier fichero de adeudos creado con anterioridad (los datos más importantes que se introducen en cualquier fichero de adeudos se almacenan automáticamente en esta base de datos general, que es accesible desde el menú Mantenimiento de Datos): De este modo, al crear un fichero de adeudos disponemos de todos los datos permanentes introducidos en los anteriores Datos Del Presentador Para seleccionar un P r e s e n t a d o r ya definido anteriormente, basta con acudir a la pestaña Presentador. Si el Presentador no aparece en esa lista o tiene algún dato erróneo habrá primero que definirlo en Datos del Presentador del menú Mantenimiento de Datos: Los datos que se deben introducir (no todos son obligatorios) son: - Datos personales (NIF, Sufijo, Entidad, Oficina, Nombre, Dirección, Localidad, Provincia, País) del Presentador. La parte superior permite: Añadir los datos introducidos que aparecen en pantalla como nuevo Presentador a la base de datos general. Eliminar el Presentador que aparece en pantalla de la base de datos general. Modificar algún dato del Presentador. Para realizar cualquiera de estas funciones no basta con escribir los nuevos datos en pantalla sino que también habrá que pulsar el botón correspondiente (siempre antes de salir de esta ventana con el botón ). La parte superior permite moverse entre todos los Presentadores existentes: Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 8

10 Una vez acabada la definición, salir de la ventana (con el botón ) y para seleccionar el Presentador repetir el proceso descrito al comienzo de esta sección Datos Del Acreedor Para seleccionar un A c r e e d o r ya definido anteriormente, se tiene que ir a la pestaña que aparece en la parte derecha de la pantalla A c r e e d o r. Si el Acreedor no aparece en esa lista o tiene algún dato erróneo habrá primero que definirlo acudiendo a Datos del Acreedor del menú Mantenimiento de Datos: Los datos que se deben introducir (no todos son obligatorios) son: - Datos personales (NIF, Sufijo, Código, Id Cuenta, Cuenta, Nombre, Dirección, Localidad, Provincia, País) del Acreedor. - Id Cuenta: podrá seleccionar IBAN o Cuenta. Si selecciona cuenta al guardar el acreedor se transformara el número de cuenta en su IBAN correspondiente La parte superior permite: Añadir los datos introducidos que aparecen en pantalla como nuevo Acreedor a la base de datos general. Eliminar el Acreedor que aparece en pantalla de la base de datos general. Modificar algún dato del Acreedor. Para realizar cualquiera de estas funciones no basta entonces con escribir los nuevos datos en pantalla sino que también habrá que pulsar el botón correspondiente (siempre antes de salir de esta ventana con el botón ). La parte superior permite moverse entre todos los Acreedores existentes: Una vez acabada la definición, salir de la ventana (con el botón ) y para seleccionar el Acreedor repetir el proceso descrito al comienzo de esta sección. Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 9

11 5.2.3 Datos del Deudor En esta pantalla podremos dar de alta en nuestra BBDD general los Deudores con los que vamos a trabajar posteriormente. Los datos que se deben introducir (no todos son obligatorios) son: - Datos personales (Código Referencia, Nombre, Dirección, Localidad, Provincia País) del Deudor. - Id Cuenta: podrá seleccionar IBAN o Cuenta. Si selecciona cuenta al guardar el Deudor se transformara el número de cuenta en su IBAN correspondiente y Swift de la entidad La parte superior permite: Añadir los datos introducidos que aparecen en pantalla como nuevo Deudor a la base de datos general. Eliminar el Deudor que aparece en pantalla de la base de datos general. Modificar algún dato del Deudor Para realizar cualquiera de estas funciones no basta entonces con escribir los nuevos datos en pantalla sino que también habrá que pulsar el botón correspondiente (siempre antes de salir de esta ventana con el botón ). Una vez acabada la definición, salir de la ventana (con el botón seleccionar el Deudor repetir el proceso descrito al comienzo de esta sección. ) y para Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 10

12 5.2.4 Datos de concepto En esta pantalla podremos dar de alta los conceptos de cada acreedor para poder utilizarlos posteriormente al dar de alta un adeudo de ese acreedor. El usuario tendrá que elegir de la pestaña de acreedores el acreedor y de la pestaña de deudores el deudor que relacionará con el concepto que dará de alta y después introducir descripción del concepto y el importe nominal (se considerará como importe del adeudo) Datos del Mandato El usuario podrá dar de alta los mandatos de cada acreedor (mandato siempre estará en función de un acreedor y un deudor). En esta ventana existen dos pestañas: - Solicitud de mandato: donde podremos dar de alta e Imprimir la solicitud del mandato. Para ello tendremos que elegir el acreedor y el deudor desde las pestañas situadas a la derecha. Con la opción registrar mandato se nos guardará en nuestra BBDD para que podamos seleccionarlos posteriormente en el momento de dar de alta un adeudo. Si pulsamos el botón Imprimir solicitud de mandato se nos abrirá una ventana con los datos que hemos seleccionado donde podemos imprimir ese mandato. - Registro de mandato: Podremos ver o eliminar los mandatos que tenemos dados de alta en nuestra Base de datos. Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 11

13 5.2.6 Grupos de Deudores Los grupos, permiten englobar una serie de deudores, que guardan características comunes. En el momento de dar de alta un adeudo se podrá asignar a qué grupo de deudores pertenece. Pulsando en el menú principal nos mostrara la siguiente pantalla, en la que como se ve se permitirá dar de alta, eliminar, modificar o buscar un determinado grupo de Deudores. Con las flechas, podemos pasar de un grupo de Deudores a otro, para visualizar sus características o incluso ir desde el primero hasta el último o viceversa. Añadir: Es preciso rellenar los dos campos Código y Descripción. Eliminar: Al pulsar el botón eliminar, se nos borrara el grupo que tengamos seleccionado Previamente aparece el mensaje de confirmación: Editar: Se puede modificar cualquiera de los dos campos tan solo con cambiarlo en pantalla y pulsar Modificar. Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 12

14 5.3 Listado e históricos En la norma podremos generar listados de los adeudos dados de alta, de los acreedores y deudores que tenemos dados de alta en nuestra BBDD Listado de Adeudos: Nos mostrará un listado de los adeudos que tenemos dados de alta en la remesa que tenemos abierta Listado Cancelaciones: Nos mostrará un listado de las cancelaciones que tenemos dadas de alta en la remesa que tenemos abierta Listado Presentadores: Nos mostrará un listado de todos los presentadores que tenemos dados de alta en nuestra BBDD general Listado Acreedores: Nos mostrará un listado de todos los acreedores que tenemos dados de alta en nuestra BBDD general Listado Deudores: Nos mostrara un listado de todos los deudores que tenemos dados de alta en nuestra BBDD general 5.4 Herramientas Es conveniente personalizar por nuestra parte la aplicación, para ello, utilizaremos el menú Herramientas. En él nos aparecen los submenús que se muestran a continuación: Gestión de usuarios Con esta opción podremos gestionar los usuarios que tenemos dados de alta en la aplicación, dar de alta usuarios nuevos, eliminar usuario o modificar usuario o contraseña Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 13

15 Pulsando Gestión de usuarios se nos mostrar la siguiente pantalla Aquí pulsando el botón Propiedades podremos cambiar el nombre y clave del Usuario que tiene la Aplicación por Defecto.Pulsando este botón podremos añadir un usuario nuevo Pulsando este botón se podrá dar de baja un usuario Cambiar de Idioma: Podremos Seleccionar el idioma pulsando el Radio Button que deseemos y dando nos cambiara las etiquetas de la aplicación al Idioma seleccionado Aceptar se Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 14

16 5.4.3 Configuración del Entorno: Podremos elegir la Configuración del entorno del Generador a nuestra elección. En la pestaña Presentación: Habilitar Ayuda: En esta opción podrá Habilitar/deshabilitar la ayuda. Cuando habilite la ayuda le aparecerá una pestaña al lado derecho de la pantalla que contendrá la ayuda. Pestañas Ficheros y Usuarios - Situación de los ficheros: Pinchando encima del botón Situación de los ficheros podrá elegir el directorio donde desea ubicar si Ficheros.PRE -Situación de las remesas: Pinchando encima del botón Situación de las remesas podrá elegir el directorio donde desea ubicar sus Archivos.Q1P -Habilitar la opción multiusuario: Después de marcar el check le saldrá un mensaje que debe reiniciar la aplicación para que los cambios se apliquen. Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 15

17 6. Generación de un fichero La generación de un fichero supone crear una base de datos particular que contendrá los datos necesarios para posteriormente ser enviados y procesados Por tanto, el primer paso a realizar será: 6.1. Definir fichero Desde el menú principal: Archivo Nuevo cuaderno o desde el acceso directo crear un nuevo cuaderno de órdenes de cobro (es decir, un nuevo fichero) a la que habrá que asignar un nombre O bien, Abrir una base de datos creada previamente y almacenada en el disco para modificar su contenido. En cualquiera de los dos casos, una vez dentro ya de la base de datos particular, habrá que realizar las siguientes acciones: 6.2. Seleccionar un Presentador y Seleccionar un Acreedor Desde las pestañas Datos Presentadores y Datos Acreedores que se encuentra en la parte derecha de la pantalla, al pinchar sobre la fila que queramos seleccionar se nos pasaran sus datos a la pantalla principal. Cuando ya se ha seleccionado el Presentador y Acreedor, aparecen sus datos cargados en la Pantalla Principal 6.3. Dar de alta un Adeudo Una vez seleccionado el Presentador y Acreedor de la remesa que estamos creando es posible comenzar a introducir los Adeudos, pinchando en el grid de Adeudos con el botón derecho del ratón y pulsando añadir Adeudo o bien desplegando la opción Adeudo de la parte superior de la pantalla y seleccionando la opción añadir Adeudo. Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 16

18 Al pulsar añadir adeudo, se nos abrirá la siguiente pantalla que contiene varias pestañas Deudor, Adicional (Acreedor), Adicional (Deudor), Modificación de Datos del Mandato: El adeudo puede ser de cuatro clases: Para generar una remesa de cobro debemos seleccionar la clase de adeudo adeudo. Las otras clases corresponden al tratamiento de un fichero de devoluciones o de rechazos (ver el apartado correspondiente del manual). Se pueden introducir directamente los datos de un nuevo Deudor o bien escoger el Deudor dado de alta previamente en la base de datos permanente, p u l s a n d o e l b o t ó n se nos abrirá al lado derecho de la pantalla una pestaña con los datos de los Deudores que tenemos relacionados con el Acreedor seleccionado, pinchando encima de la fila del Deudor que queremos seleccionar, se nos rellenarán automáticamente los datos necesarios del deudor para la generación del adeudo (código de referencia, nombre, país, IBAN y BIC). En el campo Tipo de Adeudo deberemos de seleccionar el tipo de adeudo correspondiente: Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 17

19 En el campo Referencia única del mandado deberemos seleccionar un mandato ya existente en la base de datos de los Mandatos. También tenemos la posibilidad de dar de alta un nuevo mandato en el momento de dar de alta el adeudo. Para ello pulsaremos Registrar. No es necesario informar el campo concepto todo y que es recomendable que se haga. Se puede introducir directamente el literal del concepto en el campo o bien escoger el Concepto dado de alta previamente en la base de datos permanente de conceptos (parte superior derecha de la pantalla). En caso que se introduzca manualmente el sistema nos preguntará si queremos conservar ese concepto en la BBDD de los conceptos o no, excepto en el caso de texto en columnas que en ningún caso se añadirá a la BBDD de los conceptos. La introducción de la información del concepto puede realizarse de tres maneras o formatos: - Detalle Normal (hasta 140 caracteres): Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 18

20 - Detalle Ampliado (hasta 140 caracteres):de acuerdo con la norma Plus, el programa permite introduir más de 140 caracteres (máximo 640 caracteres). - Detalle Ampliado (texto en columnas): Importante: en caso de generarse una norma debe tener en cuenta que aunque se informe más de 140 caracteres, el deudor no recibirá más de los primeros 140 caracteres informados en el campo Concepto. Es obligatorio informar del importe que siempre debe ser mayor que cero. Por tanto, los datos necesarios para completar un adeudo son: - Clase del adeudo - Código de referencia del adeudo - Nombre del deudor - País del deudor - Tipo de adeudo - Referencia única del mandato - IBAN y BIC - Importe Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 19

21 6.4. Grupos de Deudores Opción Añadir Grupo: Con esta opción se añade a un cuaderno, todos los deudores de un grupo determinado. En la parte izquierda de la pantalla nos saldrá los grupos que tenemos dado de alta. Haciendo doble clic en la fila del grupo que queremos dar de alta, nos mostrara un mensaje preguntándonos si queremos añadir los deudores del grupo que hemos seleccionado. Cuando se acceda se han de informar los campos importe y tipo de deuda. Las modificaciones de pueden realizar desde la opción Reemplazo masivo. Opción Eliminar Grupo: Con esta opción se elimina de un cuaderno, todos los deudores de un grupo determinado. Al pulsar eliminar Grupo se nos abrirá la siguiente pantalla, donde se puede seleccionar el grupo que quiero eliminar de la remesa y dando aceptar nos mostrara el siguiente mensaje Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 20

22 6.5. Reemplazo masivo Esta opción se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. Permite modificar los diferentes campos de los deudores a la vez. Funcionamiento: Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 21

23 6.6. Generación de ficheros (Acceso por el menú Archivo o mediante el botón ) La Generación de un Archivo es el paso previo obligatorio para proceder a la transmisión, ya que el fichero debe llegar a ésta en el formato adecuado (que es el que se genera con esta operación). Los pasos para generar un fichero son: - Paso1. Deberemos dar un nombre al fichero e informar el campo Referencia del Fichero - Paso2. Deberemos elegir la fecha de confección del fichero, el Tipo de fichero que puede ser: o Básico-Presentación Reducida (CORE1) o Básico-(CORE) o B2B Importante: en caso que el sistema detecte que tiene algún recibo con Concepto ampliado y clique la opción de generar una remesa B2B le aparecerá el siguiente aviso: Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 22

24 Si clica Sí continuará con la generación de la remesa y se truncará el concepto a las 140 primeras posiciones (información introducida en el campo Concepto ). Si clica No podrá acceder a los recibos y realizar el cambio que considere oportuno en el concepto de los recibos. Y el Tipo de generación que puede ser Plano o XML - Botón Generar: al pulsar el botón generar se nos generara un fichero.q1p en caso que sea plano o.xml en caso de ser XML. El fichero ya está generado y archivado en el ordenador. Para enviarlo debemos acceder al servicio de CX per Internet y realizar los pasos necesarios para efectuar su envío. 7. Tratamiento de un fichero de devoluciones o rechazos Para importar un fichero de devoluciones o rechazos los pasos serán: 1. Abrir un cuaderno 2. Importar el fichero de devoluciones o de rechazos. Para ello seleccionaremos la opción correspondiente del menú archivo / importar remesa : a. importar desde fichero D1P devolución, o bien, b. importar desde fichero R1P rechazos 3. La importación nos indicará el presentador, acreedor (-ores) y adeudos (-os) devuelto (-os) o rechazado (-os) con los correspondientes importes. En caso que la importación realizada sea de un fichero XML no se informará de los datos del presentador. Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 23

25 4. Para ver el motivo de la devolución o del rechazo deberemos acceder a cada uno de los adeudos. Basta con hacer doble clic sobre el adeudo seleccionado. Como se muestra en la siguiente captura de pantalla la clase de adeudo mostrará que se trata de un adeudo devuelto (en el caso de importar un fichero de devoluciones) o de un rechazo (en el caso de importar un fichero de rechazos). El importe que se muestra será igual a cero. Una vez importado el fichero de devoluciones o rechazos podremos generar una nueva remesa en base a la información importada. Los pasos serán: 1. Seleccionar el adeudo devuelto o rechazado que queremos volver a generar. Será necesario: a. Cambiar la clase de adeudo. Para ello seleccionaremos adeudo b. Modificar los datos que no sean correctos (principalmente en el caso de rechazados) c. Introducir el nuevo importe 2. Repetir el paso anterior para todos los adeudos que queramos volver a generar. 3. Repasar la información que sea correcta y volver a Generar Remesa. La remesa únicamente considerará los adeudos que sean de la clase adeudo (por tanto que ya se hayan editado). Consideraciones a tener en cuenta: En la pantalla en la que aparecen los adeudos, por defecto, muestra todas las clases de adeudo. Si queremos ver de manera diferenciada las diferentes clases de adeudo, podremos filtrarlos con el campo filtrado adeudos. Gestión de ficheros: Norma / SEPA Pàg. 24

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