Vamos a ver los principales conceptos básicos que debemos

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1 1. LIBROS Y HOJAS EN EXCEL Vamos a ver los principales conceptos básicos que debemos tener en cuenta a la hora de trabajar con los documentos de Excel. Antes que nada, veremos la manera de organizar las distintas hojas de cálculo en los libros de Excel. Ya hemos hablado de los libros: lo que hacemos en Excel se guarda en libros, es decir, que los libros son los documentos de Excel (en Excel, es lo mismo decir un libro que un documento). Por lo tanto, cuando trabajemos en Excel, siempre lo estaremos haciendo en un determinado libro. Por otra parte, cada libro podrá tener varias hojas de cálculo, que es donde realmente escribiremos los datos y haremos cosas con ellos. O sea, que los archivos o documentos de Excel se llaman libros, y dentro de estos libros estarán guardadas las hojas de cálculo. Imagínate un cajón donde guardas varias carpetas, cada una con unos folios con cosas escritas. Pues el libro de Excel es como si fuera el cajón, y cada una de las carpetas sería una hoja de cálculo. Ahora que ya conoces estos dos elementos, vamos a ver dónde aparecen en Excel y cómo se trabaja con ellos. Ya sabes que el libro en el que estamos trabajando aparece en la barra de título de Excel. Por otra parte, en la parte de abajo de la zona de datos aparecen unas etiquetas: estas etiquetas indican las hojas de cálculo que hay en el libro que estás viendo. Copyright Computer Aided Education, S.A. 1

2 Al poner en marcha Excel, aparece un nuevo libro de trabajo, en el que se ven tres etiquetas de hoja de cálculo, con nombres Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Si pulsas en el botón Opciones de Excel, en el menú del Botón En la parte izquierda de la ventana de las Opciones puedes ver las secciones que tiene (Más frecuentes, Fórmulas, Revisión, etc.). En cada una de estas secciones hay varias opciones, con las que le puedes indicar a Excel cómo tiene que hacer las cosas, qué cosas quieres que aparezcan o no, etc., para que Excel trabaje como a ti te guste. de Office, en la ficha Más frecuentes del cuadro de diálogo que aparece podrás ver el campo Incluir este número de hojas: aquí podrás indicar el número de hojas de cálculo que tendrán los libros de Excel cada vez que se cree un nuevo libro. Inicialmente este campo tiene el valor 3. Por eso aparecen tres hojas de cálculo (Hoja1, Hoja2 y Hoja3) en el libro que ha creado Excel al ponerlo en marcha. Si pones un número diferente, cada vez que crees un nuevo libro, aparecerá con ese número de hojas de cálculo. De todas formas, siempre que necesites más hojas en un libro podrás crearlas, como vamos a ver más adelante. 2

3 Como ya sabes, una hoja de cálculo es un conjunto de cuadros que está hecho de filas y columnas. El lugar donde realmente podrás escribir los datos es la celda, que es el punto donde se cruzan una determinada fila y una determinada columna. El nombre de las columnas está formado por una letra A, B, C... Al llegar a la letra Z, el nombre de la columna pasa a ser AA, AB, AC... Al llegar a la AZ, pasa a ser BA, BB, BC... Tras llegar a ZZ, sigue con AAA, AAB, AAC... Así siguen, hasta llegar a la última columna, que es la XFD. En cuanto a las filas, como tienen un número de nombre, hay de la fila 1 hasta la fila Por lo tanto, la última celda de una hoja de cálculo sería la XFD Es decir, el tamaño de las hojas de cálculo de Excel es de filas por columnas. Seguiremos trabajando con las hojas de cálculo, viendo cómo crear nuevas hojas de cálculo en un libro, borrar o eliminar las que ya existen, cambiarlas de nombre, etc. 2. MOVERSE POR LAS HOJAS En cuanto a movernos por los libros de Excel, primero veremos cómo ponernos en el lugar que queramos dentro una hoja de cálculo. Recuerda que puedes usar las barras de desplazamiento (que están en la parte de abajo y a la derecha de la hoja) para ver cualquier punto de una hoja de cálculo. La forma más sencilla para ponerte en una celda es hacer clic con el ratón encima de ella. Copyright Computer Aided Education, S.A. 3

4 Otra forma de moverte por las celdas es utilizar el teclado. Por ejemplo, muchas veces se usan las teclas de dirección ( ), que sirven para mover una posición la celda actual. Otras teclas que puedes utilizar para moverte por las celdas son: o : desplazan una ventana hacia arriba o hacia abajo, respectivamente. + o + : mueven una pantalla hacia la izquierda o hacia la derecha. : pone la celda activa en la columna A. + : sitúa la celda activa en la posición A1. + : pone la celda activa en la última celda con datos de la hoja. Al ponernos en una determinada celda, hacemos que esta celda se convierta en la celda activa. Siempre habrá una celda activa en la hoja, que será en la que podremos escribir cualquier cosa. Al ponerte en una celda, Excel destaca, poniendo en otro color, su título de columna y de fila, para que puedas saber dónde está. Además, en el Cuadro de nombres también aparece el nombre de la celda. Recuerda que el nombre de la celda está formado por su columna y su fila: C2, A1, B1, B5... También podemos usar el Cuadro de nombres para movernos a una celda, escribiendo directamente su nombre y pulsando. De esta forma podemos ir rápidamente a una celda que no esté visible en pantalla en ese momento. En el Cuadro de nombres también podemos ponerle un nombre a la celda en la que estemos, para poder movernos hasta esa celda utilizando este nombre. Para hacer esto, nos situaremos en la celda a la que queremos ponerle un nombre, escribiremos este nombre en el Cuadro de nombres y pulsaremos. 4

5 Entonces, para movernos hasta esa celda, podemos desplegar la lista del Cuadro de nombres y seleccionar el nombre que le hemos puesto a la celda. En lugar de escribir o seleccionar el nombre de la celda en el Cuadro de nombres, también podemos utilizar la opción Ir a del menú del botón Buscar y seleccionar (que está en el grupo de comandos Modificar de la ficha Inicio de la Cinta de opciones). De esta forma se abrirá un cuadro de diálogo, que también nos permite ir a otros elementos especiales de la hoja de cálculo, como comentarios, objetos, etc. También puedes acceder a este cuadro de diálogo pulsando las teclas + o. Si lo que quieres es moverte a una celda que está en una hoja de cálculo distinta, primero tienes que seleccionar la hoja de cálculo adecuada utilizando su etiqueta. Ten en cuenta que los botones de desplazamiento sirven solamente para ver las diferentes etiquetas de las hojas. Para poner activa una hoja y ver o modificar los datos que hay en ella, tienes que activarla pulsando en su etiqueta. Las etiquetas de hoja de cálculo están en la parte de abajo de la ventana de Excel. También están en esta zona los botones de desplazamiento, que utilizarás cuando haya muchas hojas en el libro y no quepan todas sus etiquetas en la zona de las etiquetas de las hojas. Si pulsas el botón Primera, se mostrará la primera hoja del libro; con los botones Anterior y Siguiente podrás ver en pantalla la hoja anterior o la siguiente, mientras que con Última aparecerá en pantalla la etiqueta de la última hoja. Para poner activa una hoja y ver los datos que están en ella, tienes que hacer clic en su etiqueta. También puedes utilizar el teclado para moverte por las hojas: con + pasamos a la siguiente hoja, mientras que con + pasamos a la hoja anterior. Copyright Computer Aided Education, S.A. 5

6 3. CREAR Y BORRAR HOJAS En un libro de trabajo podemos crear nuevas hojas o eliminar las que ya hay de una forma muy fácil. El número máximo de hojas que puede contener un libro depende de la memoria disponible del ordenador. Pero primero vamos a ver cómo podemos seleccionar una o varias hojas, porque necesitaremos saber esto para poder borrar varias hojas de golpe, por ejemplo. También puedes seleccionar todas las hojas de un libro utilizando el menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón en una etiqueta de hoja de cálculo. Si sólo quieres seleccionar una hoja, tienes que pulsar en su etiqueta. Si quieres seleccionar dos o más hojas que están seguidas (por ejemplo, de la Hoja2 hasta la Hoja5), pulsa sobre la etiqueta de la primera hoja y, manteniendo pulsada la tecla, haz clic en la última hoja. Si las hojas que quieres seleccionar no están seguidas (por ejemplo, si quieres seleccionar la Hoja2, la Hoja5, la Hoja7 y la Hoja8), tienes que pulsar en todas estas hojas, pero manteniendo pulsada la tecla. Al seleccionar varias hojas, aparece el texto [Grupo] en la barra de título, para indicarte esta circunstancia. Para quitar la selección de varias hojas, haz clic en la etiqueta de cualquier hoja que no esté seleccionada. Ahora que ya sabemos cómo seleccionar hojas, vamos a ver cómo crear nuevas hojas y cómo borrar las hojas que ya existen. Para insertar una nueva hoja, pulsa en la ficha Insertar hoja de cálculo, que está al final de las etiquetas de las hojas del libro. Entonces se creará una nueva hoja de cálculo al final de las hojas existentes en el libro. 6

7 Si quieres añadir una nueva hoja antes de otra hoja ya existente, ponte en esta hoja y, a continuación, utiliza la opción adecuada del menú del botón, que está en el grupo de comandos Celdas de la Cinta de opciones. Si queremos añadir varias hojas de golpe, tendremos que seleccionar varias hojas y, luego, utilizar la opción Insertar hoja del menú del botón. Por ejemplo, si seleccionamos 3 hojas y seleccionamos esta opción, se crearán 3 nuevas hojas de golpe. Para eliminar hojas, primero tenemos que seleccionar las hojas que vamos a borrar (podemos borrar sólo una hoja o varias, según las que tengamos seleccionadas) y elegir el comando Eliminar hoja del menú del botón. El nombre de una hoja puede tener hasta 31 caracteres, e incluso puedes escribir espacios en blanco. Ten en cuenta que hay algunos símbolos que no puedes escribir; por ejemplo, no puedes escribir el nombre entre corchetes [ ] ni utilizar los caracteres /, \,? y *. Cuando creamos una nueva hoja, la nueva hoja creada se convierte en la hoja activa, la que estará seleccionada. Si borramos una hoja, la hoja de la derecha se convertirá en la hoja seleccionada; si la hoja eliminada era la última, la hoja que se quedará seleccionada será la que estaba a su izquierda, que se habrá convertido en la última del libro. Quieres cambiar el nombre a una hoja? Haz doble clic sobre la etiqueta de la misma y escribe el nuevo nombre. También puedes añadir, borrar hojas o cambiarles el nombre con el menú contextual (el que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón) de la etiqueta de la hoja. Copyright Computer Aided Education, S.A. 7

8 4. MOVER Y COPIAR HOJAS Otra cosa que podemos hacer con las hojas de Excel es reorganizarlas dentro del libro, es decir, cambiarlas de sitio. Con Excel podemos mover hojas dentro del mismo libro, a otros libros e incluso a libros nuevos. También es muy fácil copiar hojas de un libro, en otro libro que tengamos o en otro libro nuevo. Para mover hojas, selecciona la etiqueta de la hoja y arrástrala por la fila de etiquetas. Al arrastrar el ratón, aparece un pequeño triángulo negro que te indicará la posición donde se pondrá la hoja. Cuando la pongas en el sitio que quieras, suelta el botón del ratón. De esta forma también puedes mover varias hojas a la vez: si primero seleccionas varias hojas, las podrás mover todas de golpe a otro sitio. Para mover hojas de un libro a otro libro, primero selecciona la hoja o las hojas que quieras mover y luego accede a la opción Mover o copiar hoja del menú del botón, en el grupo de comandos Celdas. En el cuadro de diálogo que aparece puedes seleccionar el libro de trabajo destino, en el que se pondrá la hoja (incluso puedes indicar un libro nuevo) y el lugar donde se colocarán la hoja o las hojas que tengas seleccionadas. Otra forma de acceder a este cuadro de diálogo es a través del menú contextual de las etiquetas de las hojas (el menú que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre ellas). 8

9 También puedes utilizar esta opción para crear una copia de una hoja, en el libro actual o en otro libro, pero tendrás que activar la casilla Crear una copia para copiar la hoja en vez de moverla. Si existe una hoja con el mismo nombre en el libro donde ponemos la hoja que hemos copiado o movido, Excel le cambiará el nombre, añadiéndole un número entre paréntesis para diferenciarla. Indicarte también que, si mueves una hoja con el ratón y, a la vez, mantienes pulsada la tecla al arrastrar, no moverás la hoja, sino que harás una copia de la hoja. Tanto en el menú del botón como en el menú contextual de las etiquetas de las hojas se encuentra la opción Color de etiqueta, que permite indicar un color para la etiqueta de la hoja. Esto te puede servir para organizar mejor las hojas del libro o para ayudarte a encontrarlas en un momento dado. Por ejemplo, puedes poner las etiquetas de las hojas con datos confidenciales en rojo, poner las que tienen datos importantes en verde, etc. Por otra parte, fíjate que desde el menú del botón también puedes cambiar el nombre de la hoja seleccionada. El botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido hace lo mismo que la opción Guardar del menú del Botón de Office. Este botón se suele utilizar bastante, para guardar el libro en el que estás trabajando de una manera rápida. 5. GUARDAR LIBROS Una vez has acabado de trabajar con un libro, el siguiente puede ser guardarlo en el disco, para poder recuperarlo y seguir trabajando con él en otro momento. Si el libro es nuevo, deberás ponerle un nombre e indicar la ubicación al guardarlo, a través del cuadro de diálogo Guardar como. Si es la primera vez que guardamos el documento, con la opción Guardar del menú del Botón de Office aparece el cuadro Guardar como. Tras guardarlo con un nombre, esta opción guardará el libro directamente, sin pasar por este cuadro de diálogo. Copyright Computer Aided Education, S.A. 9

10 El cuadro Guardar como es muy parecido al de Abrir. Aquí tienes que indicar el nombre del libro y el formato con el que quieres que se guarde. En principio, el documento se graba con el formato de Libro de Excel, con la extensión xlsx. En la lista Tipo puedes elegir formatos distintos para ser leídos por otros programas de hojas de cálculo. Además de distintos formatos propios de Excel, también puedes guardar el libro en otros formatos (por ejemplo, para ser leído por otros programas): formato de texto delimitado por comas (CSV), formato para intercambio de datos (DIF) y formato de vínculo simbólico (SYLK), entre otros. Para guardar los libros, Excel utiliza un formato basado en XML, llamado Microsoft Office Open XML, que reduce el tamaño de los archivos respecto al formato de versiones anteriores del programa, además de mejorar la recuperación de datos en archivos dañados, proporcionar mayor seguridad, facilitar el compartir datos entre programas y sistemas operativos, etc. Las extensiones de los archivos con este formato añaden una x o una m a las extensiones utilizadas en las versiones anteriores de Excel (la letra x indica que el formato del archivo es XML, mientras que la m indica un archivo XML que además tiene macros). De esta forma, las extensiones más comunes de Excel serán: 10

11 Libro: xlsx Libro con macros: xlsm Plantilla: xltx Plantilla con macros: xltm Una opción que te puede ser útil en ocasiones es guardar el libro en formato de otras versiones de Excel, para poder abrirlo en estas versiones más viejas. Esto te puede servir para enviar o compartir el documento con un compañero o un amigo que no tiene esta última versión de Excel. Entonces podrías guardar el libro con el formato de Excel o de Excel 5.0/95 para que lo pudiera abrir, pero ten en cuenta que perderás las características especiales de Excel 2007 que no aparecen en las versiones antiguas. En los campos Autores y Etiquetas aparece la información que está en las propiedades del documento (que puedes haber introducido a través del Panel de información del documento). De todas maneras, puedes cambiar estos datos desde este cuadro de diálogo. El resto de cosas que podemos ver en el cuadro de diálogo Guardar como son muy parecidas a las del cuadro Abrir. Por ejemplo, los vínculos favoritos y la lista de carpetas en el panel izquierdo, botones y campos de la parte superior del cuadro, etc. Por último, veremos algunas opciones que pueden ser interesantes a la hora de guardar un libro. Para verlas, despliega el menú del botón Herramientas (que está en la parte inferior del cuadro de diálogo) y elige Opciones generales. Ten cuidado al poner una contraseña de apertura: si olvidas cuál es la contraseña del libro, ni tú mismo lo podrás abrir. Si activas la opción Crear siempre una copia de seguridad, cada vez que guardes el libro, Excel conservará el libro tal como estaba antes en otro archivo, como copia de seguridad. También podrás poner una contraseña de escritura, para que los usuarios no puedan escribir en tu libro (aunque sí que podrán abrirlo para leerlo) o una contraseña de apertura, con lo que sólo la gente que conozca esta contraseña podrá ver el libro. La casilla Se recomienda sólo lectura hace que, al abrir el libro, se aconseje abrirlo para leerlo solamente, para que no se haga ningún cambio al libro. Copyright Computer Aided Education, S.A. 11

12 Tras guardar el libro, el nombre que le has asignado aparece en la barra de título de Excel. Si continúas trabajando con el libro, puedes guardarlo con la opción Guardar del menú del Botón de Office o con el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. Si quisieras guardarlo con otro nombre o en otra ubicación, podrías utilizar la opción Guardar como para volver a mostrar el cuadro de diálogo e indicar los datos adecuados. Para acabar, veremos algunas de las opciones y preferencias del programa relacionadas con este aspecto de guardar los libros. En este caso, debes acceder a las Opciones de Excel (desde el menú del Botón de Office izquierdo del cuadro. ) y seleccionar la categoría Guardar, en el panel En la lista Guardar archivos en formato puedes seleccionar el formato predeterminado utilizado al guardar los libros. Normalmente se indica el formato que uses con más frecuencia, para que sea este el que aparece por defecto, aunque recuerda que desde el cuadro Guardar como puedes indicar el formato que quieras. En el campo Guardar información de Autorrecuperación puedes indicar cada cuántos minutos se guardará automáticamente un archivo de recuperación del libro en el que estés trabajando. De esta forma, si se cierra inadecuadamente Excel (por ejemplo, si ocurre algún error en el programa o si hay un corte de la energía eléctrica), se abrirá el archivo de autorrecuperación al volver a ejecutar Excel. Este archivo puede tener información no guardada en el libro original, además de poder servirte si el libro original estuviera dañado. También puedes indicar la ubicación del archivo de autorrecuperación, así como la ubicación predeterminada que aparecerá en el cuadro Guardar como al guardar los libros y en Abrir al abrirlos (aunque recuerda que desde estos cuadros de diálogo puedes cambiar la ubicación e indicar la carpeta que quieras). 12

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