SISTEMAS DE GESTION COMERCIAL

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1 SISTEMAS DE GESTION COMERCIAL USOS Y APLICACIONES En un marco competitivo y de la globalización, resulta fundamental contar con herramientas que faciliten la información de gestión al interior de la CIA y así se logre calidad de operación en los procesos logísticos, comerciales y financieros. Paso necesario para lograr eficiencia y eficacia. VENTAJAS Y BENEFICIOS Las CIAS que logran implementar exitosamente un software de gestión comercial poseen las siguientes ventajas comparativas 1. Integración entre las funciones del personal y las aplicaciones (programas) 2. Reduce los costos de gerencia 3. Incrementa el retorno de inversión 4. Agiliza los procesos y/o respuestas más rápidas a los problemas y soluciones. 5. Una vez implantado, va a ser mucho más fácil obtener un certificado de calidad, puesto que los procesos básicos van a estar definidos. 6. La implantación de un sistema de gestión hace milagros tales como incrementar en más del 30% la producción manteniendo los costes fijos. 7. Al disponer de toda la información, podremos adoptar una actitud proactiva y adelantarnos a las necesidades. 8. Creación de una visión unificada de los negocios común a todos los departamentos y funciones en la empresa. 9. Bases de datos centralizadas en las que se registran, procesan monitorizan y controlan todas las funciones de la actividad empresarial. 10. Las transacciones requieren de menor tiempo. 11. Los costos relativos se ven disminuidos. 12. Estandarizar y acelerar los procesos de manufactura. 13. Reducir el inventario. 14. Estandarizar la información de Recursos Humanos. 15. El staff financiero puede invertir más tiempo realizando trabajo con mayor valor agregado. 16. Mantener un nivel competitivo respecto a otro tipo de empresas 17. Facilita el proceso de planificación empresarial 18. Permite una reconcepción de la visión del negocio. 19. Mejora la satisfacción de los Clientes. 20. Acelera las relaciones comerciales.

2 DESCRIPCION GENERAL: Sistema de Gestión Comercial GENIO SUITE Las organizaciones modernas requieren de soluciones informáticas para lograr eficiencia, para ello deben depender de un software de gestión que sea útil, fácil de manejar, que no requiera costoso personal de soporte y que integre las áreas funcionales y de operaciones de la empresa, además debe proporcionar información precisa, confiable, oportuna y que pueda ser flexible y adaptable para crecer a las necesidades continuamente cambiantes del negocio. Genio Suite es un sistema informático diseñado para manejar con eficiencia las necesidades de información de su compañía, además de ser una herramienta útil de consulta y de gestión, incrementando la productividad de sus empleados y la calidad de servicio hacia sus clientes. El sistema administra en forma sencilla y precisa los principales procesos Comerciales, Logísticos y Financieros, partiendo desde los documentos que los originan hasta generar la más completa información para control, planeamiento y evaluación de la gestión. Funcionalidad o Integración modular completa. o Manejo de varias compañías (configurable). o Multimoneda (moneda local y moneda extranjera). o Parametrizable. o Amplias facilidades para el análisis de la información. o Integración con Microsoft Office. (Excel y Word) o Interfaz gráfica muy amigable e intuitiva. o Permanente soporte de ayudas en línea y manual. o Amplia seguridad para el acceso a la información. o Acceso a múltiples meses y años de información. o Multiusuario bajo plataforma Windows. o Cierres mensuales y protección de la información y Seguimiento de procesos. Lista de módulos Circuito Comercial o Cotizaciones o Ventas (Facturas y Boletas y Notas de crédito y débito) o Cuentas por Cobrar Circuito de Compras y Logística o Compras de Mercaderías o Compras Generales o Servicios y recibos por Honorarios o Cuentas por Pagar

3 o Notas de Crédito y débito proveedores o Almacén de mercaderías e insumos o Inventario Circuito Financiero o Caja y bancos o Letras de cambio emitidas y recibidas o Presupuestos o Transferencias o Conciliación bancaria o Procesos de contabilización Otros Anexos y otros o Soporte y Seguimiento de la Implementación o Asistencia Remota (Opcional) o Planillas y recursos Humanos (Opcional) GENIO SUITE VS. 4.0 (pantalla principal)

4 Módulo de Ventas: - Registro de Operaciones de venta, crédito y contado, plazos de vencimiento y descuentos por venta. - Registro de Cotizaciones, múltiples formatos, gestión independiente de artículos de cotización, seguimiento, forecast de ventas y formatos de aprobación. - Recepción de ordenes de compra de clientes, conciliación de las mismas con guías de remitente y control de lo entregado con lo facturado, gestión de consignaciones. - Emisión de Guías de Remitente y facturas. - Estado de cuenta de Notas de Crédito y Débito, procesos de ajuste en valores y stock. - Unidades de negocio independientes. - Reportes generales o Control de documentos (Facturas, Guías, Notas) o Reporte de Pedidos pendientes y separaciones de stock o Ventas por vendedor, por zonas, por distritos, etc. o Estadísticas de venta al nivel de Factura. o Estadísticas de venta al nivel de detalle de facturación. o Ventas por tipo o Ranking de Ventas, mejores 25 clientes, clientes que dejaron de comprar, clientes que vendimos menos que el periodo anterior, etc. o Reporte de despacho a clientes, por cliente, por producto, por cliente, producto y totales. o Estado de cuenta de consignaciones

5 o Gestión de Órdenes de Compra, pendientes, atendidas, cerradas, historial de entrega. o Reporte básico de comisiones de ventas o Registro de ventas o Reporte DAOT Sunat o Reportes generales de mantenimiento de operaciones. Módulo de Compras: - Registro de compradores y detalle de compras por comprador - Registro de tipo de compras y detalle de compras por tipo - Formas de pago y compromisos - Clasificación de proveedores - Registro de Ordenes de compra por mercaderías, compras generales, servicios y sin cargo. - Registro de notas de crédito y débito de proveedores y estado de cuenta de las mismas y su aplicación. - Registro de guías de remitente del proveedor y gestión de entregas parciales de mercadería y su conciliación con lo facturado. - Registro independiente de mercadería e ingreso y costeo al almacén - Registro de compras generales - Registro de recibos por honorarios - Registro de compras sin cargos - Importaciones y Factor FOB - Reportes o Compras en transito y stock supuesto

6 o Reporte de sugeridos para compras de mercaderías o Compras por tipos, compradores o Control de entregas parciales de proveedores. o Precios últimos de artículos o Artículos vs proveedores y precios. o Gestión logística o Reporte de ordenes de compra, pendientes, por atender y cerradas. o Reportes generales de mantenimiento. o Compras no costeadas Módulo de Finanzas: - Registro de bancos y cuentas bancarias - Registro de cuentas de caja - Tipo de cambio - Registro de transacciones (operaciones directas al gasto) - Registro de Transferencias - Conciliación de cuentas de banco y de caja - Registro de centros de costo - Clasificación de centros de costo - Reportes o Estado de cuenta o Movimientos de una cuenta o Saldos de una o todas las cuentas

7 o Búsqueda de operaciones, por cliente, proveedor, fecha, tipo, documento, cheque o comprobante, módulo, etc. o Estructura de centros de costo o De donde recibo mi dinero o Quien recibe mi dinero? o En que gasto mi dinero? o Cuales son mis costos? o Aplicación múltiple de centros de costo por tipo de operación. o Transacciones provisionadas. Módulo de Inventarios: - Registro de almacenes físicos y lógicos - Registro de operaciones logísticas sujetas o no a costeo - Registro de Notas de Ingreso y salida del almacén - Registro de Transportes - Registro de Conductores - Registro de empresas de transporte y servicio logístico - Registro de Guías de remitente del almacén independiente del control de ventas. - Operaciones de costeo de la mercadería de los almacenes - Reportes: o Saldos de artículos, por almacén, de los almacenes, por artículo, por líneas, sublineas, marcas, clases, lotes, unidades de medida, números de serie, etc. o Saldos y Costos con las mismas opciones del punto anterior

8 o Kardex valorizado por artículo, almacén y todos los almacenes. o Entradas y salidas de artículos por mes de operación. o Conteo y verificación del inventario físico o Reportes de análisis de inventario o Reposición del inventario por mínimos y máximos o Reposición del inventario por consumos o Análisis de movimientos del inventario o Gestión de separados. o Costeo del inventario método costo promedio y último precio de compra. Módulo de Letras de Cambio: - Registro y recepción de Letras de cambio de proveedores y emisión de letras a clientes. - Impresión de letras, aviso de vencimientos y emisión de alertas de vencimientos por cambio de color del registro. - Status automáticos para letras. - Historial de letras, clientes, proveedores, cálculo automático de importes de capital más intereses. - Reportes de letras o Por tipo de letras emisión y aceptadas. o Por Condición: Todas, canceladas, pendientes, por vencer, protestadas, anuladas y canjeadas. o Por status

9 o Por control de días. o Por clientes o proveedor. o Por destino, cartera, banco o cobranza libre. o Por Banco o Listado general, por mes de vencimiento, avisos de vencimiento, mes y fecha de vencimiento. Módulo de Cuentas x Cobrar: - Registro de las cobranzas por distintas modalidades, tipo punto de venta, en cada factura o boleta emitida, abonos por una planilla de cobranza (cobradores), abonos por cliente y por último abono a un documento. - Control de saldos a cada momento, por cualquiera de las modalidades de cobranza. - Aplicación parcial y múltiple de notas de crédito. - Estado de cuenta e historial de cobranza por cada documento. - Estado de Cuenta de cada nota de crédito y débito emitida al documento y por cliente. - Reportes: o Reporte de cuentas por cobrar por condición (Pendientes, vencidos, por vencer y canceladas), por cobrar por tipo de documento, facturas, boletas por separado y todo junto, por vendedor, por zonas, para gestionar cobradores, por cliente y las siguientes combinaciones de reportes, detallado, resumido, ordenado y corporativo. o Ctas por cobrar por responsable de cuenta.

10 o Estado de cuenta por cliente. o Proyección de cobranza general y a una fecha. o Historial de cobranza por documento o Cuentas por cobrar a una fecha determinada. Módulo de Cuentas x Pagar: - Registro de pagos por distintas modalidades, a la recepción del documento, por planilla de pagos (programación de pagos viernes), por proveedor y también por documento. - Registro independiente de pagos por módulo, por mercaderías, por compras generales y por servicios (recibos por honorarios). - Planificación de pagos semanales, gestión de pagos, por tipos, por fecha de vencimiento, por importancia. - Reportes de cuentas por pagar, por condición, vencidos, por vencer, pendientes, canceladas y todos, por tipo de documento, facturas, boletas, recibos etc., por módulo involucrado, mercaderías, compras generales y recibos, por proveedor, por tipo de compra, todos o insumos, servicios, varios, etc., varios tipos de formatos generales de reporte, detallado, resumido, ordenado y corporativo. - Reporte de historial de pago de un proveedor o un documento. - Estado de cuenta de un proveedor. - Reporte de cuentas por pagar a una fecha. - Proyección de pagos por semanas.

11 Módulo de Clientes, Proveedores y Entidades: - Registro de clientes, proveedores y otros, permitiendo mantener una agenda de contactos para referencia en cualquier instante. - Emisión de ficha de crédito y datos principales. - Gestión por entidad mostrando la siguiente información solo para ella. o Ventas o compras a nivel de documento y detalle emitidas o recibidas. o Cuentas por pagar o cobrar según sea el caso. o Cotizaciones o Letras o Movimientos del almacén (kardex por entidad) o Transacciones cuentas o Centros de costo involucrados por entidad o Todo registro del sistema que involucre la participación de la entidad como cliente y proveedor. - Consulta para generar ing - Consulta para generar documentos tipo mail merge o cartas combinadas. - Reportes o Clientes asignados por vendedor o Directorio telefónico general (o de solo importantes) o Clientes agrupados por distrito y vendedor o Clientes agrupados por vendedor y distrito.

12 Módulo de Artículos: - Registro de artículos, triple codificación (interna del sistema, por código 1 y código de barras, amplio campo para definir codificación), - Clasificación múltiple del artículo (por línea, por sublinea, por marca, por clase, por centro de costo referenciado. - Precios en US$ y Soles - Diferentes tipos de productos, inventariables de los no inventariables (servicios), manejo de inventario con unidades de medida dependientes (caja de 5 unidades), venta por caja y unidad, stock controlado también por lotes, artículos seriados, artículos tipo canasta y combinación de ellos. - Kardex del artículo. - Reportes o Lista de artículos o Clasificación o Artículos con lotes vencidos o Artículos y sus unidades de medida dependientes y factores de conversión o Artículos y conformación de la canasta. o Lista de precios.

13 Módulo de Planillas: - Registro de Personal según tablas y formato siguiendo estrictamente la normativa legal PDT 601 (datos principales, datos laborales, datos de periodos laborales, datos de relación laboral, y derecho habientes, fotografía y ficha de servicio. - Mantenimiento de AFPs, tasas y comisiones - Registro de la planilla diaria por las dos modalidades existentes. - Reporte de ingreso de personal (compatible a lo solicitado por el Ministerio de Trabajo). - Registro de la planilla diaria de jornaleros, asignado fecha y hora de ingreso, horas trabajadas, normales y extras, feriadas y dominicales, asignación de tareas y funciones, aplicación de centro de costo afectado, aplicación de bonos, reintegros y descuentos diarios. - Registro de la planilla diaria de destajo, tareas, factores múltiples de destajo, aplicación de tasas y descuentos, aplicación de centros de costo, funciones y detalle de lo efectuado. - Generación combinada de labores de destajo y jornal para consolidar una planilla semanal para obreros. - Generación de la planilla para obreros de diversos tipos (agrarios, estables, civiles, etc.) planilla para empleados. - Obtención de la planilla detallada según formato aprobado. - Emisión automática de las boletas de pago

14 - Emisión del control de entrega de boletas y firmas de cargo. - Control diario de asistencia y días trabajados. - Reportes de ayuda para cese de personal - Control de pago en banco y en efectivo - Migración de la planilla semanal para generar planilla de pago en los bancos o Reporte y generación del archivo en diskette o tele crédito para el BCP o Reporte para el banco continental diskette o reporte. - Migración de la planilla al PDT 601 / T-Registro / Plame o Personal o Remuneraciones o Periodos laborales y días trabajados o Recibos de honorarios, etc. - Liquidación de personal o Por fechas de trabajo o Totales y parciales o Migración al PDT o Determinación de vacaciones truncas. - Migración de planillas consolidadas mensualmente para obreros y empleados, pagos para AFPs (planillón de pago y detalle de trabajadores y todos los reportes necesarios para informar a la AFps de los movimientos).

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