AREA GESTION COMERCIAL

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1 AREA GESTION COMERCIAL TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA GESTION DEL IMPACTO SOCIOAMBIENTAL EN AREAS DE INFLUENCIA DE CHEC EN LOS DEPARTAMENTOS DE CALDAS Y RISARALDA. MANIZALES, FEBRERO DE 2015 i

2 TABLA DE CONTENIDO 1. CONDICIONES CONTRACTUALES OBJETO ALCANCE DEL CONTRATO DEFINICIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO REQUISITOS PARA PARTICIPAR REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA VISITA AL SITIO DE LAS ACTIVIDADES VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA INFORMACIÓN GENERAL NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN TRANSPARENCIA RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS CONDICIONES DE LA OFERTA REGISTRO Y VERIFICACIÓN IDIOMA DE LA OFERTA VIGENCIA DE LA OFERTA DOCUMENTOS DE LA OFERTA VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA PRECIO GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN OTRAS CONDICIONES APERTURA Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ii

3 DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS CLÁUSULA DE RESERVA EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS DESVIACIONES PRESELECCIÓN PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES ACEPTACIÓN DE LA OFERTA NEGOCIACIÓN DIRECTA AJUSTE ECONÓMICO CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO NATURALEZA DEL CONTRATO PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO INICIACIÓN PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO RENOVACIÓN DOMICILIO CONTRACTUAL FONDOS VALOR DEL CONTRATO FORMA DE PAGO RETENCIÓN DE PAGOS GARANTÍAS DEL CONTRATO CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO DESCUENTOS OPERATIVOS FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO RESERVA DE LA INFORMACIÓN REQUISITOS DE LA FACTURA COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA COMPENSACIÓN INTERVENTORÍA EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL iii

4 1.26. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL CONTRATOS DE TRABAJO INDEMNIDAD CONFIDENCIALIDAD POLÍTICA AMBIENTAL CONTROL DE REGISTROS REVALUACIÓN DE PROVEEDORES TERMINACIÓN LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ESPECIFICACIONES GENERALES RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA OBLIGACIONES DE CHEC INFORMES MANEJO DE ELEMENTOS SUMINISTRADOS POR CHEC ESPECIFICACIONES TECNICAS PROGRAMA ESTRATEGIAS EDUCATIVAS.... Error! Marcador no definido ACOMPAÑAMIENTO A LA OPERACIÓN DE LOS NEGOCIOS GESTION INDIVIDUAL COORDINACION INTERINSTITUCIONAL TRABAJO CON ORGANIZACIONES... Error! Marcador no definido INTERACCION CON OTROS FRENTES DE TRABAJO CHEC DESARROLLO DE CONTENIDO EDUCATIVO... Error! Marcador no definido PROGRAMACION DE ACTIVIDADES SALARIOS PAZ Y SALVOS REQUERIDOS CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES LABORALES iv

5 3. CARTA DE PRESENTACIÓN INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS CERTIFICACIÓN PAGOS PARAFISCALES PERSONA NATURAL v

6 1. CONDICIONES CONTRACTUALES Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P OBJETO Prestación de servicios profesionales para la Gestión del Impacto Socioambiental en áreas de influencia de CHEC en los departamentos de Caldas y Risaralda 1.2. ALCANCE DEL CONTRATO El alcance de la presente solicitud de oferta comprende las actividades estipuladas en la parte II, numeral 2.6 de estos términos de referencia DEFINICIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO Este proceso de contratación originará un (1) solo contrato, para toda el área de influencia del sistema CHEC en todos los municipios, incluyendo los corregimientos atendidos por CHEC; será responsabilidad del contratista la ejecución de las diferentes actividades en las áreas urbanas y rurales respectivas. A continuación se detalla el área que comprende cada una de las Subregiones. Subregión Centro: Conformada por los municipios y corregimientos de Manizales, Villamaría, Chinchiná, Palestina, Arauca y Neira. Y sus respectivas veredas. Subregión Sur Suroccidente: Conformada por los municipios y corregimientos de Dosquebradas, Santa Rosa, Marsella, La Virginia, Viterbo, Belalcazar, Balboa, La Celia, Apia, Santuario, San José, Santa Cecilia, Guarato y Pueblo Rico. Y sus respectivas veredas. Subregión Norte Noroccidente: Conformada por los municipios y corregimientos de Salamina, Filadelfia, La Merced, Pacora, Aguadas, Aránzazu, Supia, Riosucio, Marmato, Quinchia, Guatica, Anserma, Mistrató, Risaralda, Irra, Belén de Umbría y San Antonio del Chami. Y sus respectivas veredas. Subregión Oriente: Conformada por los municipios y corregimientos de Samaná, Norcasia, Victoria, La Dorada, Manzanares, Marquetalia, Marulanda, Florencia, Arboleda, Puerto Venus, Berlín y Pensilvania. Y sus respectivas veredas REQUISITOS PARA PARTICIPAR Podrán participar las personas naturales o jurídicas de nacionalidad colombiana que acrediten experiencia mínima de dos (años) en el acompañamiento social a Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios y haber facturado, en contratos ejecutados un valor mínimo de $ (QUINIENTOS MILLONES DE PESOS) en el mismo periodo. Esta cuantía puede ser el resultado de un sólo contrato o la suma de varios contratos. 6

7 Esta experiencia deberá estar registrada en Konfirma. En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando el número de contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos. En caso de haber sido subcontratista, sólo se admitirá la experiencia que sea debidamente certificada por el contratista principal y la entidad contratante para la cual se ejecutaron las actividades, siempre y cuando ellas hayan sido autorizadas por estas últimas. Para el caso de personas jurídicas, es válida la experiencia propia de la sociedad, así como la de los socios o del personal vinculado a la persona jurídica, solamente si la persona jurídica es de reciente creación (constituida en los últimos tres años contados a partir de la fecha de apertura de la solicitud de ofertas). En este último supuesto, los socios o el personal deben acreditar su experiencia en calidad de contratista directo. No valdrá en este caso la experiencia como subcontratista, o similares. El Contratista además garantizará la permanencia del personal que acreditó la experiencia durante el tiempo de ejecución del contrato. Si cualquier persona no presta más los servicios para tal sociedad, deberá ser reemplazado por personas de igual calidades. El oferente debe tener inscripción vigente en el registro de proveedores y contratistas grupo EPM, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación. Si el oferente no se encuentra con inscripción vigente, la oferta será rechazada. El objeto social del oferente debe tener relación directa con la naturaleza de los bienes y servicios requeridos en la presente solicitud de ofertas. Igualmente, para participar, el interesado debe cancelar la suma establecida en el numeral 1.6. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA y haber asistido a la reunión obligatoria. No se admiten propuestas alternativas ni la participación de consorcios, uniones temporales, cooperativas, asociaciones de profesionales o empresas asociativas de trabajo. Así mismo, no podrán participar en este proceso de contratación y por tanto, tampoco celebrar contrato con CHEC, bien sea directamente o por interpuesta persona, sus empleados ni los miembros de su Junta Directiva REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA Se realizará reunión de carácter obligatorio, con el fin de entregar a los posibles oferentes el contexto sobre el cual se ejecutarán las actividades objeto del presente proceso de contratación y las condiciones particulares del contrato previstas en estos términos. Dicha reunión se llevará a cabo el día lunes 2 de marzo de 2015, a las 09:00 a.m., el sitio de reunión será la Sala Esmeralda, ubicada en el bloque 1, piso 1, Estación Uribe, Manizales. La reunión estará a cargo de los Profesionales Maria Sandra Ramirez Gonzales y Luis Fernando Betancur Jaramillo. 7

8 La reunión se iniciará a la hora exacta en el sitio de encuentro y no se aceptarán asistentes tardíos. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin será elaborada al inicio de la reunión, con el fin de verificar el cumplimiento del requisito de participación para la presentación de la oferta. La constancia de asistencia se expedirá únicamente a los posibles oferentes que hayan estado hasta el final de la visita. La constancia de asistencia deberá ser entregada con la oferta. Tanto las personas naturales, como el representante legal de las personas jurídicas que no puedan asistir, deberán enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin. En caso que no sea presentado el documento mediante el cual se autoriza la asistencia a la reunión obligatoria a persona diferente al posible oferente, siendo persona natural, o al representante legal, siendo persona jurídica, será subsanable, en el término que CHEC designe, una vez sea presentada la oferta. En todo caso, el delegado debe informar la razón social y el NIT de la persona jurídica que representará en la reunión. Se recomienda que la persona que asista en representación de cada participante tenga la idoneidad suficiente y necesaria para el manejo de los temas a tratar en la reunión. Un oferente no podrá representar a otro oferente, del mismo modo, un delegado solo podrá representar a un solo oferente. Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurra el oferente para la realización de la reunión, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo. Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite de la reunión. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en el ingreso causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados. La no asistencia a la reunión, es causal de rechazo de la oferta VISITA AL SITIO DE LAS ACTIVIDADES En este proceso de contratación CHEC no ha considerado visita al sitio de las actividades. En todo caso, el interesado, antes de presentar su oferta, deberá investigar e informarse completamente, de todas las circunstancias topográficas, climatológicas, de acceso y transporte y todos los demás aspectos que de acuerdo a la ubicación de las actividades puedan influir o afectar los trabajos, tales como la situación de orden público. El hecho de que los proponentes no se familiaricen debidamente con los detalles y condiciones bajo las cuales serán ejecutados los trabajos, no se considerará como excusa válida para posteriores reclamaciones o incumplimientos. La visita a cualquiera de las subregiones definidas en los términos de referencia donde se realizarán las actividades y los costos y riesgos asociados a ésta correrán por cuenta de los interesados. 8

9 1.6. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Los términos de referencia tienen un valor no reembolsable de SEISCIENTOS CUARENTA Y CUATRO MIL TRESCIENTOS CINCUENTA PESOS ($ ) los cuales deberán consignarse a nombre de CHEC S.A. E.S.P., identificada con NIT en la cuenta corriente número de BANCOLOMBIA estipulando el NIT de quien consigna. Con la copia del recibo de consignación original deberán acercarse al Equipo Cadena de Suministro ubicado en la Estación Uribe, Manizales, donde se elaborará el correspondiente recibo de ingreso, el cual debe presentarse con la oferta. Igualmente se puede enviar la consignación vía fax ( ) a nombre de Germán Augusto Osorio Ospina, indicando la siguiente información: Nombre del oferente, NIT y concepto, en cuyo caso se debe adjuntar a la oferta copia de la consignación. Así mismo podrá enviarse al correo electrónico german.osorio@chec.com.co El pago permite al oferente la presentación de la oferta INFORMACIÓN GENERAL NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las Empresas de Servicios Públicos y a las normas especiales que rigen las Empresas del Sector Eléctrico PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutua que genere valor para las partes y para la sociedad en general. Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa. El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos: Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias. Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país. 9

10 Mostrarse dispuesto a participar de un dialogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno. Sostenibilidad Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por: El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación. El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana. La protección y recuperación del medio ambiente. La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés. El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general. El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás TRANSPARENCIA CHEC, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la Administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas. Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus empleados en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe al siguiente número telefónico: La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministra RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o suscribir el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2001 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8 y 9 o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan. En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de 10

11 CHEC. El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma. Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato. CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de Es obligación del oferente y/o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de perdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC desde el día miércoles 25 de febrero de 2015, así podrán presentar sus inquietudes los posibles oferentes como resultado de las visitas a la página web de CHEC SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS. Los términos de referencia podrán consultarse en el Área de Servicios Comerciales de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes, al teléfono con Maria Sandra Ramirez Gonzalez, extensión 1828 y Luis Fernando Betancur Jaramillo, extensión 1822, en horario de oficina de 7:30 a 12 a.m. y de 1:30 a 6 p.m. al teléfono 11

12 o a través de los correos electrónicos maria.ramirez@chec.com.co luis.betancur@chec.com.co Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas a éstas, producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas. CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas. Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de la solicitud de oferta. Las adendas se publicarán en la página web de CHEC, en días hábiles y horarios laborales CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día viernes 6 de marzo de 2015 a las 11:00 a.m. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC, en original y una (1) copia. CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico. Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados CONDICIONES DE LA OFERTA REGISTRO Y VERIFICACIÓN Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el registro de proveedores y contratistas grupo EPM a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. El registro por el que deberán optar los oferentes será el integral. (Subsanable) Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en Konfirma, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC: Certificado de Existencia y Representación Legal. Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte a 31 de diciembre de

13 Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral 1.3 REQUISITOS PARA PARTICIPAR. Por lo anterior, estos documentos deberán estar actualizados en el registro integral de proveedores y contratistas grupo EPM a más tardar a la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas (Subsanable). En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente debe tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud. Ni el envío, ni la radicación de documentos en Konfirma indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando Konfirma le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso. Los oferentes, una vez registrados en Konfirma, deben permanentemente actualizar la información que allí reposa. El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es orientacion@konfirma.com.co, teléfono , Medellín IDIOMA DE LA OFERTA La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español VIGENCIA DE LA OFERTA La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha de cierre, será esta última fecha. La vigencia de la oferta debe ser manifestada en la carta de presentación. En caso de requerirse, la Empresa podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad DOCUMENTOS DE LA OFERTA Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en Konfirma, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC: Certificado de Existencia y Representación Legal. Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte a 31 de diciembre de

14 Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral 1.3 REQUISITOS PARA PARTICIPAR. Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos o fotocopiados, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables. El término subsanable indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado. El término subsanable siempre y cuando, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal. El término no subsanable indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta. La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta. Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, su estudio y evaluación por CHEC, el Oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación: a) Tabla de contenido donde se relaciona la información contenida en la propuesta y de acuerdo con este numeral. b) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato adjunto. (Subsanable siempre y cuando sea presentada, a excepción de la firma) c) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable). d) El original de la garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de pago de la prima (recibo de caja), expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada). e) Certificado de antecedentes disciplinarios, el cual podrá descargarse de la página (Subsanable) f) Certificado de antecedentes fiscales, el cual podrá descargarse de la página (Subsanable) g) Paz y Salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la ley 789 de En el caso de las personas naturales deberán diligenciar el formato adjunto. (Subsanable). 14

15 h) Recibo de ingreso expedido por CHEC por concepto de términos de referencia de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.6. (Subsanable, siempre y cuando el pago se haya realizado antes de la hora de cierre de la solicitud de ofertas) i) Constancia de asistencia a la reunión obligatoria (Subsanable, siempre y cuando haya asistido a la reunión). j) Documento de autorización de asistencia a la reunión obligatoria, en caso tal que no se haya sido aportado el día de la visita (Subsanable). k) Oferta económica, para lo cual el oferente debe presentar completamente diligenciados los formularios del Anexo 1 - Anexo 2 Oferta económica. (No subsanable salvo informalidades o errores aritméticos). l) Anexo 1 - Anexo 3 Análisis de precios. (No subsanable salvo informalidades, errores aritméticos y errores en trascripción de cifras para lo cual se procederá como se indica más adelante en el ítem desviaciones ). m) Anexo 1 - Anexo 4 Salarios y Factores Prestacionales, debidamente diligenciado. (Subsanable). n) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto. (Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada). o) Ficha técnica de la propuesta de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS DE PARTICIPACION (Subsanable). En cuanto a requisitos subsanables deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser eliminada En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta. 15

16 Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada para errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica; en cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA Los oferentes deberán asumir todos los gastos y costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado del proceso de contratación. Los oferentes presentarán la oferta en sobres cerrados, en original y una (1) copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado: OFERTA PARA PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA GESTION DEL IMPACTO SOCIOAMBIENTAL EN AREAS DE INFLUENCIA DE CHEC EN LOS DEPARTAMENTOS DE CALDAS Y RISARALDA. Se requiere que las copias posean los mismos documentos que el original. Si se presenta alguna discrepancia documental, textual y/o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y la copia, prevalecerá el de la oferta original. El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la presente solicitud de ofertas, y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida. La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma: a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral Documentos de la Oferta. b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y presentados, los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC. La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente, de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC y acata las condiciones del presente documento, que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que del documento de 16

17 condiciones y demás documentos u otros hechos haga el oferente que puedan incidir en la elaboración de la oferta. El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos. No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares PRECIO Los oferentes deben presentar la oferta en pesos colombianos. El proponente ofertará un valor de hora ordinaria por cada actividad, según lo discriminado en el numeral anexo 3, dicho valor incluirá todos los costos atinentes a la ejecución de tal actividad Los precios ofrecidos estarán vigentes por el año Si se cotizan precios ajustables o reajustables, la oferta será eliminada. A partir del 1 de enero año 2016, los valores de la hora actividad cotizados en la oferta Anexo 3: ANÁLISIS DE PRECIOS, serán incrementados con base en el IPC índice de Precios al Consumidor, publicado por el DANE para el año El reajuste de mano de obra, gastos de viaje y transporte, deberá aplicarse igualmente con el IPC a todos los trabajadores contratados por el contratista. El contratista declara expresamente que para la fijación de los valores relacionados en el formulario precios, para el desarrollo de este contrato, tuvo en cuenta todos los gastos correspondientes a: mano de obra, material fungible, dotación y equipo requeridos; adicionalmente el pago de los costos legales, los trámites, permisos, impuestos, pagos de servicios tanto públicos como particulares, la administración y cualquier otro costo adicional que se requiera, así como los costos directos e indirectos que la afecten, teniendo en cuenta actividades en tiempo ordinario, con los días de descanso obligatorios y festivos, y las prestaciones que por ley se deban reconocer, las contractuales u otras implicaciones que se generen en desarrollo del contrato, para ejecutar las actividades objeto de esta contratación, de acuerdo con las condiciones y especificaciones estipuladas en este documento. Adicionalmente debe tener en cuenta todos los costos requeridos para cumplir con el objeto a cabalidad de la presente solicitud pública de ofertas, incluyendo el costo de las garantías que se estipulan en el contrato y demás gastos que demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos. El oferente deberá cotizar teniendo en cuenta que estará obligado a pagar a los trabajadores que emplee como mínimo el salario estipulado por CHEC para cada oficio. El contratista deberá tener en cuenta dentro del valor de administración los costos relacionados con el siguiente personal: Coordinador: Computador, dotación, material fungible y teléfono móvil que soporte las 17

18 acciones comunicativas del contrato. Comunicador: Computador, dotación y material fungible Investigador : Computador, dotación y material fungible Gestor Social: Dotación, material fungible y tabletas que cuenten con un CRM (puede ser licenciado o gratuito) para documentar su gestión y la recolección de datos de los clientes y comunidades participantes durante el trabajo de campo. Los equipos de cómputo suministrados al personal relacionado, serán revisados por la interventoría y deben tener como mínimo procesador Intel CORE i3 o uno equivalente, memoria RAM mínimo de 4 Gigas y disco duro de mínimo 500 Gigas y el costo del alquiler de los mismos incluido dentro de la administración respectiva. CHEC reconocerá los gastos de transporte, alojamiento y alimentación de acuerdo con la tabla establecida. También deberá tener en cuenta dentro del AIU los costos por puesta en marcha del programa de Salud Ocupacional, gestión ambiental, elaboración y presentación de cuentas mensuales y demás trámites administrativos del contrato, los cuales el contratista se compromete a asumir y posteriormente no podrá alegar costos que no hayan sido incluidos en su oferta. Si el oferente dentro de la preparación de su oferta detecta que los formatos preestablecidos no permiten depositar con certeza y claridad todos los costos asociados a la administración del personal, así lo hará saber a CHEC, antes de la presentación de su oferta y así CHEC tomará las acciones del caso, si se considera procedente. La oferta económica debe incluir los precios unitarios por hora, cotizados por cada actividad incluido A.I.U, como se muestra en el Anexo 1 - Anexo 2 Oferta económica. Para los trabajadores que deben laborar las 48 horas semanales (descontando 8 horas por cada día festivo), el proponente debe ofertar un valor hora ordinario que le permita recuperar sus costos fijos. La cantidad de horas requeridas para efectuar las actividades independientemente de su calidad de ordinarias, se realizarán de acuerdo con las necesidades específicas, sin tenerse en cuenta cualquier otra consideración. Por ello, El Contratista, no se podrá negar a ejecutar cualquier actividad. Las horas serán variables mes a mes y se causarán de acuerdo con las necesidades expresas de los Procesos involucrados y serán informadas a la interventoría del contrato. Adicionalmente se debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Las actividades ejecutadas y recibidas a satisfacción por CHEC se liquidarán de acuerdo con los ítems del formulario de precios a los valores aceptados y pactados para el contrato en las cantidades requeridas y las demás estipulaciones de los términos, revisadas y aprobadas por la interventoría que designe CHEC. 18

19 2. Todos los oferentes, deberán entregar los análisis de precios unitarios detallados de tal forma que sean claramente determinados los recursos, componentes, elementos o dispositivos de cada una de las actividades, según Anexo 1 - anexo 3, dado que CHEC podrá demandar cualquier componente de alguno de ellos durante la ejecución del contrato como una actividad parcial, el cual se pagará al valor allí detallado. 3. En el Anexo 1 - anexo 2 Oferta Económica, las cifras obtenidas al realizar la operación indicada en el campo valor comparable deben ir en valores con dos decimales. 4. Los valores consignados en los anexos 2, 3, 4, en el CUADRO DE SALARIOS, deben ser valores enteros (con excepción de lo consignado en el campo valor comparable del Anexo 1 - anexo 2) y los valores de FACTOR PRESTACIONAL Y PARAFISCALES, deben estar dados en porcentaje con máximo dos (2) decimales. 5. En el Anexo 1 - anexo 2 Oferta Económica, se indican los precios de referencia prefijados por CHEC, por hora, para cada uno de los ítems o actividades. Tales valores establecen los límites del rango de los precios que CHEC estaría dispuesta a pagar por cada ítem. La oferta que presente algún ítem con un valor superior al precio referencia será rechazada. En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario. Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA El oferente deberá presentar el original de la póliza de seriedad de la oferta firmada por el oferente, tomada a favor de particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía de Seguros legalmente establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales, así mismo podrá presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono , Ext El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros. El valor asegurado será de CIEN MILLONES DE PESOS ($ ). La póliza debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. 19

20 Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos: - No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato o el convenio, para el cual el oferente Garantizado, presentó la oferta. - No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado. - El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC. - La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio, para el cual se ofertó. - Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC, referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último. En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado. La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del Sistema Konfirma, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces. La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más. Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad OTRAS CONDICIONES El oferente deberá examinar en detalle la presente solicitud de ofertas, allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con CHEC todos los puntos inciertos 20

21 e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos. En todo caso el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en la presente solicitud de ofertas y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma. La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada; por la no presentación de la cotización conforme a lo especificado o por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida. Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato APERTURA Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. El día de apertura se leerá el nombre de los oferentes y el factor multiplicador. La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura. El estudio pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que designe CHEC para tal efecto. CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, financieros, técnicos y económicos de las ofertas ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes. Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado 21

22 por CHEC ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a la solicitud de oferta. Se considera ajustada a la solicitud de oferta, la que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos: a. Cuando el oferente no tenga inscripción vigente en el registro de proveedores y contratistas grupo EPM. b. Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud pública de ofertas. c. Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta solicitud de ofertas. d. Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud de ofertas. e. Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos requeridos en la solicitud de ofertas que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por CHEC. f. Cuando definitivamente no se suscriba y se firme la carta de presentación de la oferta por el oferente o el representante legal de la firma, en las condiciones establecidas en la presente solicitud de ofertas o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales. g. Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o influir en el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta. h. Cuando CHEC al verificar la información presentada, encuentre que no corresponde a la realidad. i. Cuando el oferente presente precios reajustables. CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, financieras y técnicas exigidas en la solicitud de ofertas, y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando: 22

23 a. Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por la Empresa. b. En la fecha y hora de cierre de solicitud de ofertas y apertura no se presente ninguna oferta CLÁUSULA DE RESERVA CHEC se reserva el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes. Operará la devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia si el proceso termina por razones imputables a CHEC, mas no por la presentación de ofertas que no cumplan con los requisitos o no se ajusten a las necesidades de la Empresa. Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de CHEC EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS DESVIACIONES Los errores de carácter matemático, aritmético o formal que presenten las ofertas serán corregidos directamente por CHEC y son de forzosa aceptación por el contratista, salvo el rechazo de su oferta, de la siguiente manera: a) Si existiesen discrepancias entre un precio unitario y el precio total que se obtenga multiplicando ese precio unitario por las cantidades correspondientes, prevalecerá el precio unitario. El precio total será corregido a menos que exista un error evidente en el punto decimal del precio unitario, en cuyo caso prevalecerá el precio total cotizado y se corregirá el precio unitario. b) Si existiese un error en un precio total como consecuencia de la suma o resta de subtotales, prevalecerán los subtotales y el precio total será corregido. c) Si existiese discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras con sujeción a los literales (a) y (b) precedentes. Será causal de eliminación de la oferta, el hecho que el proponente, presente uno o varios valores mayores al valor máximo prefijado por CHEC para cada ítem, o ítems cotizados en cero o los ítems dejados en blanco. De igual manera se eliminará la oferta que cotice cualquiera de los precios unitarios con valor cero (Anexo 3), así el oferente pretenda aportar, por ejemplo, herramientas o materiales a título gratuito para la ejecución del contrato. 23