ELABORACIÓN DE MEMORIAS EN ONG PLATAFORMA DEL VOLUNTARIADO DE ESPAÑA

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1 Algunas ntas sbre ELABORACIÓN DE MEMORIAS EN ONG PLATAFORMA DEL VOLUNTARIADO DE ESPAÑA Juni de 2009

2 INTRODUCCIÓN Existen muchas frmas de presentar ls cntenids de las memrias de cada rganización. En esta guía, aprtams ideas guiándns sbre una primera decisión: cuál es el bjetiv de la memria de nuestra entidad. Las memrias, pr l general, sn dcuments que resumen las actuacines realizadas en un pryect u rganización durante un períd de tiemp determinad. Muy a menud -ya que para las rganizacines legalmente cnstituidas es un requisit su elabración- prducir ests dcuments se cnvierte en una práctica rutinaria que realizams sin plantearns cncienzudamente desarrllar una memria que además cumpla tr tip de fines. QUÉ OBJETIVOS TIENEN LAS MEMORIAS DE LAS ONG? Ls bjetivs más habituales que slems cnsiderar a la hra de elabrar memrias bien pueden ser ls siguientes: Difusión de infrmación de la entidad Rendición de cuentas Requisit legal Captación de fnds Captación de scias y scis Per, tras la revisión de unas cuantas memrias, pueden surgir alguns cuestinamients: quién lee las memrias realmente?, pdems ampliar el númer de persnas que las lee?, están pensadas cn la lógica quien las emite cn la lógica de quien las recibe?, están pensadas para gente vluntaria, gente del barri las persnas a las que se dirigen nuestras accines? Página 2 de rg

3 Qué públics va a tener nuestra memria? Alguns pueden ser: Las persnas a las que atendems Familias de las persnas a las que atendems Vluntariad Equip de la rganización Scias y scis Otras rganizacines del tercer sectr Cmunidad: lcalidad, barri, región en la que actuams Administracines públicas Empresas y bras sciales Sciedad en general Cóm sn ess públics? Qué tip de infrmación pueden desear sbre la rganización? Cóm se la presentarems mejr? De qué manera llegarems a ests públics? Si pensams en muchs tips de públics, nuestrs bjetivs se amplían: Transparencia: aprtar dats y cmentaris que den una visión real de cuáles sn ls éxits de la entidad, qué rets tiene, qué csas tiene que mejrar. Sensibilización y transfrmación: una memria pdría describir la situación del clectiv atendid, explicar las causas de exclusión y sensibilizar así a quien la lea para prvcar un cambi transfrmadr en la sciedad. La memria que sensibilice tendrá que ser bligatriamente muy pedagógica. Evaluación de actividades: una memria pdría -además de describir las actividades- evaluarlas de una frma en que el públic Página 3 de rg

4 entienda pr qué sn necesarias y qué recurss faltan para que se desarrllen cn mayr eficacia. Chesión: este dcument puede cnstituirse en una herramienta para unir más al equip directiv, técnic y atendid de la entidad, así cm a la cmunidad dnde se trabaja. Cercanía: redactándla cn un lenguaje sencill, de manera amena y sincera, la memria puede acercarns más a la sciedad. Reflexión: al elabrar la memria pdems plantearns e incluir en ella td tip de dats, preguntas y dudas éticas, plíticas, técnicas, etc... que ns surjan. Así fmentarems nuestra prpia reflexión y la del públic que la reciba. Autcrítica: la memria puede ser un buen mment para realizar un ejercici de autcrítica, apuntar qué csas se hacen mal y cóm se pueden mejrar, si hems cumplid ls criteris de calidad y cualquier tip de códic étic relacinad cn nuestr trabaj. Este ejercici n sól mejrará la calidad de nuestrs servicis, sin que mejrará nuestra imagen externa e interna. Testimnial: pdems incluir en la memria experiencias y testimnis sbre la causa en la que se ha implicad la rganización. Pdems dar vz a las persnas prtagnistas de esa situación, al vluntariad, a la cmunidad, etc. Prspectiva: la memria puede cntener apuntes sbre qué dirección tmará la rganización en el futur, cmentand tendencias, cambis en el cntext, adaptacines necesarias, ideas, etc. PROPUESTA DE CONTENIDOS Tras una breve reflexión de ls bjetivs de las memrias, pdems apuntar muchas prpuestas de cntenids que puede abarcar una memria. De entre tds, deberems seleccinar aquells que cumplan mejr ls bjetivs que hems decidid para nuestra memria. Página 4 de rg

5 Para esta guía, rganizams ests cntenids en tres áreas (quiénes sms, qué hacems y cóm l hacems), aunque la estructura final que se escja para cada memria puede ser muy diferente. Recmendams arduamente también n lvidar la pedaggía: explicar claramente cada situación y detalle que pueda plantear dudas. Quiénes sms Histria Principis Ideari Perfiles de las persnas a las que atendems: quiénes sn, qué necesitan, qué causas tiene la situación en la que se encuentran... Pdems incluir sus prpis testimnis sbre l que curre. Perfiles del vluntariad que prmueve: cóm sn, qué piensan, etc. Perfiles prfesinales (sin lvidar cperantes) de su equip: quiénes sn, qué experiencia tienen, etc. Descripción de las cntrapartes, inclus apartad para su prpia visión de l realizad pr la entidad de la que elabrams la memria Funcines del equip de gbiern, técnic (remunerad vluntariad)... Frma jurídica de la entidad Organigrama Cndicines labrales Cmpetencias Escalas salariales Mapa de alianzas Página 5 de rg

6 Qué dicen que sms, es decir, testimnis de persnas que integran la cmunidad en la que actuams Sedes Qué hacems Guía rápida muy básica sbre nuestr trabaj. Pr ejempl, qué es la acción scial, para qué sirve, pr qué hay rganizacines sin ánim de lucr, etc. Glsari básic, si vams a emplear términs muy técnics en la memria. Pdems escger un pryect cm hil cnductr, si hay muchs y n pdems describir en prfundidad tds ls pryects. Actividades realizadas pr tds ls perfiles: junta directiva, equip técnic remunerad, vluntariad, scias y scis, persnas atendidas... Metdlgía Obstáculs Éxits Cntextualización: pr qué es necesari ese pryect Qué hacen trs actres sciales en este camp: gbierns, tras rganizacines, etc. Evaluación pre y pst pryect Cóm se prduce la tma de decisines Alguna frma de medir la participación real en el diseñ, ejecución y evaluación del pryect. En est pueden haber participad las persnas a las que atendems, vluntariad, equip técnic, junta directiva. Página 6 de rg

7 Testimnis de las cntrapartes, papel y valración del trabaj cnjunt Mencinar la incidencia plítica realizada y sensibilización Cóm l hacems Qué se habría necesitad y qué hems cnseguid cn ls recurss que finalmente hems btenid Análisis sbre la adecuación de ls medis Cmunicación realizada Detallar quién ha financiad qué exactamente Cste ecnómic, cste eclógic y cste scial del pryect Hems realizad cmpras justas para el pryect? Segur de vluntariad N lvidar la cuantificación del valr del trabaj realizad pr el vluntariad Prces de captación de fnds cóm fue? pr qué así? FORMATO DE LA MEMORIA L habitual es que tda esta infrmación se desarrlle en un dcument de text, per si tenems en cuenta que ls perfiles del públic pueden crrespnder perfectamente a -pr ejempl- un públic jven que quizá valrará más la infrmación si se emite en un frmat multimedia e interactiv. Algunas prpuestas: Página 7 de rg

8 Presentación cn mayr pes de las imágenes. Si tenems buena dcumentación gráfica y sms capaces de resumir la infrmación, pdems publicar y difundir una memria cm si fuera una galería ftgráfica cn texts que acmpañen las imágenes. Ftcómic cómic. Es una prpuesta muy atractiva si nuestr públic es muy jven aprecia este tip de frmat. N lvidems que la memria -pr así decirl- es un relat. Tenems que cntar la histria de un pryect. Víde institucinal. A l larg del añ pdems grabar fragments de actividades y acmpañarls cn explicacines a cámara del vluntariad, scias y scis, plantilla, etc. Blg. Pdems ir desarrlland la memria pc a pc en un blg, de manera que se dsifique la infrmación y se realice el trabaj de frma gradual. Es una pción recmendable para quienes quieran cntar además cn aprtacines externas a través de ls cmentaris que se reciban en cada artícul. Sbre estil, recmendams un lenguaje sencill, direct y muy cncret. Debems evitar tecnicisms y -si n hay más remedi que utilizarls- incluir su definición. En cuant a las imágenes, recmendams utilizar ftgrafías variadas de frmación, ftgrafías de la ficina, de reunines, de actuacines, de manifestacines, etc. COMPARATIVA DE MEMORIAS DE ONG Tras ver una prpuesta de cntenids para la memria de una rganización y una reflexión sbre ls bjetivs de ests dcuments, pdems cmparar algunas memrias existentes. Así ns hacerns una mayr idea sbre cóm las hacen tras entidades y apuntar qué es l más valrable de cada un de ests dcuments para desarrllar estas ideas en nuestra prpia memria. Página 8 de rg

9 Ls siguientes sn esquemas rápids de memrias del añ Memria de Felem Cntenids Carta de la presidenta Qué es la esclersis múltiple Qué es la Felem Visión Misión Objetivs Actividades Entidades miembr Algunas ntas La memria cmienza cn una nta explicativa, que sensibiliza y que además es tan breve. Utiliza bastante las negritas y ls esquemas. El lenguaje es breve y direct. Apenas cmenta financiación, cuentas, cndicines labrales, equip, etc. En este sentid, parece un tríptic en versión extensa. Utilizan ftgrafías de las actividades de la entidad y tras de tip publicitari. Memria de Cáritas Cntenids Página 9 de rg

10 Presentación del presidente Quiénes sms: identidad, estructura, rganización 60 aniversari de Cáritas Españla Recurss humans: vluntariad, remunerad, scis y dnantes Áreas de trabaj Fuentes de financiación y aplicación de ls recurss ecnómics Publicacines Ntas Sn casi 300 páginas de memria. En ests cass es recmendable cntar cn una versión resumida. Curisidad. Realizan una enumeración del persnal vluntari y remunerad pr autnmías, distribución pr sex, edades y estad eclesiástic (sacerdtes, religiss, seculares, laics, n cnsta ). AECC Madrid Cntenids Salud presidenta Equip de la junta, equip técnic, cmité Organigrama Actividades de ls órgans de gbiern Actividades del cmité técnic Prgramas Vluntariad Investigación Página 10 de rg

11 Entidades miembr Relacines externas Infrme financier Directri Ntas Srprende que hagan una sección sbre la actividad realizada pr ls órgans de gbiern, n suele presentartse. Demasiad prtagnism de la junta directiva en la memria. Debems equilibrar más. En la sección de vluntariad n se muestra ninguna declaración de una persna vluntaria. El balance financier está bastante detallad, cmparand las cuentas cn las del añ anterir. Estaría bien que el infrme incluyera alguna valración interna y externa, una interpretación de las tablas cn númers que se muestran. Fundación Atenea Grup Gid Cntenids Carta del presidente Valres Clectivs que atiende Equip human (en una línea, sól dice el númer y prfesines que tienen) Lcalidades en las que trabajan (sin aprtar frmas de cntact) Principis de su plan estratégic y sistema de calidad Premis y recncimients Página 11 de rg

12 Accines: descripción, lugares y entidades financiadras, n indica fechas En red: entidades cn las que clabra Cuentas: tablas, valración e indicación de qué prensa ha auditad las cuentas Ntas La sensación que dan las memrias suele ser bastante alejada, impersnal. En la carta de esta memria, el presidente recnce un temr al crecimient exagerad. Una buena idea es que las memrias incluyan este tip de reflexines sinceras: temres, precupacines, mieds, rets, csas que n ns acaban de salir bien Nta Ests apuntes han sid elabrads gracias a la participación en un taller sbre elabración de memrias rganizad pr la Federación Catalana de ONGD (www.fcngd.rg) y cntienen aprtacines de tdas las persnas que asistiern. Licencia de autría La Platafrma del Vluntariad de España hace devlución expresa del cntenid de esta guía al dmini públic. Página 12 de rg

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