Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7

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1 Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7 Copyright 2004 FRx Software Corporation. Todos los derechos reservados.

2 Historial de revisiones Número de doc. Fecha del documento Versión de software RDUG 1 de marzo de Avisos legales FRx Software Corporation no extiende ninguna garantía con respecto al contenido de este manual y específicamente rechaza cualquier garantía implícita de comerciabilidad o idoneidad para cualquier propósito en particular. Agradecemos los comentarios que nos hagan llegar los usuarios. La compañía se reserva el derecho de modificar esta publicación y de efectuar mejoras o cambios a los productos o programas descritos en ella sin previo aviso. Impreso en los Estados Unidos de América. Esta publicación no puede ser reproducida en forma total o parcial sin el previo consentimiento escrito de FRx Software Corporation. Aviso sobre copyright y marcas comerciales Copyright 2004 de FRx Software Corporation. Todos los derechos reservados. Microsoft, FRx, instant!olap y Drilldown Viewer son marcas comerciales registradas o marcas comerciales de Microsoft Corporation o FRx Software Corporation o sus afiliados en los Estados Unidos u otros países. El resto de marcas comerciales registradas y marcas comerciales son de sus respectivos dueños. FRx Software Corporation es una filial de Microsoft Corporation.

3 Contenido Prefacio... vii Destinatarios de esta guía... vii Organización de la guía... vii Novedades de Report Designer viii Mejoras de FRx ix Documentación de productos disponible... x Otra documentación... x Convenciones utilizadas en esta guía... xi Contacto con FRx Software... xi Licencia del software... xi Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer... 1 Uso de esta guía...2 Comandos del teclado...2 Comandos del mouse...3 Convenciones tipográficas...3 Notas y mensajes de advertencia...3 Requisitos del sistema...4 Instalación e inicio de Report Designer...4 Inicio de Report Designer...4 Report Designer: descripción general...5 Construcción del informe...5 Seguridad de usuario...7 Conjuntos de especificaciones de informes...7 Informes de presentación profesional...8 FRx DrillDown Viewer TM...9 Códigos contables...9 Navegando en Report Designer...10 Panel de control de Report Designer...10 Barra de herramientas...11 Técnicas básicas de Report Designer y comandos del teclado...12 Cuadros de control de registros...18 Comandos disponibles en todos los menús de Report Designer...19 i

4 Contenido Capítulo 2: Creación de informes básicos con FRx Report Designer Crear una compañía...23 Creación de un informe de ejemplo...26 Creación de un formato de filas a partir del plan de cuentas...27 Modificación del formato de fila...29 Filas de ingresos...30 Filas de gastos de explotación...36 Filas de ingresos...40 Guardar el archivo de formato de fila...43 Creación de una disposición de columnas...44 Trabajo con árboles de informes...47 Visualización de un árbol existente...48 Creación de un nuevo árbol de informes...49 Creación de un nuevo ID de Catálogo...51 Generación y visualización de un informe...55 Cómo completar su configuración...57 Capítulo 3: Creación de formatos de filas Funciones del menú de Formato de filas...59 Menú Archivo...59 Menú Editar...60 Menú Formato...64 Menú Enlace...66 Barra de herramientas de formato de filas...67 Segmentos de código contable...68 Generación de formato de filas...69 Creación de un formato de filas a partir del plan de cuentas...69 Definición de los segmentos de cuenta en un formato de fila...70 Apertura de un formato de fila...72 Modificar un formato de filas...73 Columna de código de filas...73 Columna Descripción...74 Columna Cód. fmto Columna Tipos de cambio/filas/unidades relacionados...82 Columna Saldo normal...84 Columna Control de impresión...85 Columna G...86 Columna Enlace...87 Totales y cálculos...87 Método estándar de calcular totales (TOT)...88 Método de calcular totales mediante fórmulas (CAL)...88 Uso del mouse para seleccionar las filas para calcular el total en la filas TOT y CAL...94 Códigos contables del libro mayor...95 Cuentas de saldo cero...96 ii

5 Contenido Definición de un código contable...96 Definición del código principal solamente...96 Definición del código contable completo...96 Introducción de los códigos del libro mayor...97 Uso de comodines y rangos...99 Enlaces con tipos de cuentas Conjuntos de cuentas Uso de modificadores de cuentas Combinación de varios modificadores de cuentas Restricción de filas con códigos de libros Uso de atributos de cuentas y atributos de transacción en Filas Asignación de códigos de monedas Redondeo automático de balances generales Capítulo 4: Enlaces con otras fuentes de información Creación de informes resumidos a través de enlaces de filas Formato de filas principal Formato de filas DetlBSIS Formato de filas SummryBS Disposición de columnas Árbol de informe Establecimiento de enlaces Creación de enlaces de formato de filas Enlazar filas a un informe resumido Enlaces a hojas de cálculo externas Referencias a las celdas de una hoja de cálculo externa Cómo identificar las celdas de la hoja de cálculo individual Asociación automática de las columnas de la hoja de cálculo en el período actual Uso de enlaces de una hoja de cálculo combinada Uso de un enlace separado de la hoja de cálculo Capítulo 5: Creación de disposiciones de columnas Abrir la ventana Disposición de columnas Funciones de los menús de disposición de columnas Menú Archivo Adición de encabezados de columna Creación de encabezados comunes Creación de encabezados dinámicos (condicionales) Adición de detalles de columnas Especificación de los tipos de columna Definición de las columnas de libro mayor Adición de fórmulas de cálculo Adición de opciones especiales de formato Adición de restricciones de columna iii

6 Contenido Selección de una unidad de informe Filtros de cuentas Filtros atributos Restricción de columnas a fechas específicas Justificación Adición de la descripción OLAP a la disposición de columnas Informes de detalles de transacciones Creación de informes de detalles de transacciones para varios períodos Creación de informes de detalles de transacciones acumuladas del año Creación de informes de débito/crédito Creación de informes tabulados Capítulo 6: Creación de un árbol de informes Descripción de los árboles de informes Estructura de la unidad de informe Múltiples árboles de informes Máscaras de cuenta Segmentos y estructura de la máscara de cuenta Ventana árbol de informes Árbol de informes gráfico Hoja de cálculo de árbol de informe Menús de árbol de informe e icono de barra de herramientas Menús del árbol de informe Icono de la barra de herramientas del árbol de informes Descripción de la creación de árboles de informes Descripción de la creación automática de árboles de informes Descripción de la creación manual de árboles de informes Creación manual de árboles de informes Creación de un árbol de informe con la hoja de cálculo de árbol de informe Creación de un árbol de informe con el cuadro de diálogo Unidades de informe Definición de las relaciones padre-hija Comprobación de la unidad padre de una unidad Creación automática de árboles de informes Adición de texto y enlaces de correo electrónico a un árbol de informe Adición de texto adicional en las unidades de informe de un árbol Adición de direcciones de correo electrónico a un árbol de informes Seguridad de unidades de árbol de informe Capítulo 7: Descripción del catálogo de informes Barra de menú del Catálogo de informes Menú Archivo Menú Edición Menú Catálogo Menú Ventana iv

7 Contenido Barra de herramientas del Catálogo de informes Identificación de catálogo Identificación de un nuevo informe Especificación de fechas y períodos de informes Fichas para crear y dar formato a los informes Ficha Construcción del informe Selección de formatos de fila Selección de disposiciones de columnas Selección de un árbol de informes Ficha Salida Selección de opciones de salida de informe Impresión de informes Envío de informes por correo electrónico Publicación de informe en la web Ficha Opciones de página Ficha Configurar página Ficha Encabezados/pies de página Ficha Opciones de informe Ficha Formato Ficha Detalle de cnta./trans Ficha Opciones de árbol Ficha Avanzadas Ficha Conversión de monedas Informes Creación de un informe Generación de un informe Impresión de la información del catálogo Encadenar informes Duplicación de informes Inclusión de texto adicional en un informe Programación del procesamiento de los informes Capítulo 8: Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) Descripción general del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) Cómo incluir elementos XBRL en el formato de filas Cómo crear un enlace con la taxonomía XBRL Cómo agregar etiquetas de elementos XBRL al formato de filas Cómo actualizar formatos de filas existentes para XBRL Cómo incluir elementos XBRL en la disposición de columnas Selección del tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes Selección del tipo de salida XBRL en el Catálogo de informes Selección del tipo de salida FRD para los informes XBRL Definiciones de XBRL v

8 Contenido Capítulo 9: Utilización de la conversión de moneda de FRx Administración de conversión de moneda de FRx: descripción general Configuración del sistema FRx para la conversión de monedas Diseño de informes de conversión de monedas Activación de la conversión de monedas DAX Utilización de códigos de conversión de monedas en un formato de filas Utilización de conversión de monedas en la disposición de columnas Uso de la ID de subtipo de cambio en disposiciones de columnas Configuración de las opciones de moneda en el Catálogo de informes Apéndice A: Respuestas a las preguntas más comunes Preguntas más frecuentes (FAQ) Salida incompleta del informe Informes que utilizan árboles de informes con números exagerados Datos de la hoja de cálculo externa que no se despliegan Cambio de descripciones del informe Títulos específicos para disposiciones de columnas específicas Balance general: Totales y números redondeados Restricción de las cuentas del estado de resultados en el informe de detalles de cuentas Mensaje Fuera de balance cuando se profundiza en los detalles de transacciones Restaurar una fila, columna o árbol eliminado o sobrescrito Mensajes de error Error de usuario de construcción del informe Error de disco o de red La seguridad de la base de datos del conjunto de especificaciones no coincide con el valor de seguridad actual archivo FRxSys Información del sistema FRx Tipos de instalaciones clientes Cambio de FRx a una nueva ubicación o servidor Permisos necesarios para los usuarios de FRx Mantenimiento de los archivos de datos de FRx y evitar que se dañen Glosario Índice vi

9 Prefacio Destinatarios de esta guía El objetivo de esta guía es explicar las funciones, características y capacidades de Microsoft Business Solutions for Analytics FRx. La guía incluye: Información general sobre la lógica y funcionamiento de FRx Report Designer para obtener datos financieros del libro mayor. Instrucciones detalladas para crear informes utilizando las distintas funciones de Report Designer. Información técnica de referencia que explica el objetivo, función y resultado de cada opción del producto. Esta guía está pensada para todos los usuarios de Report Designer que crean o ejecutan informes financieros de FRx. Organización de la guía La guía se divide en los siguientes capítulos: Capítulo 1, Bienvenido a FRx Report Designer Capítulo 2, Creación de informes básicos con FRx Report Designer Capítulo 3, Creación de formatos de filas Capítulo 4, Enlaces con otras fuentes de información Capítulo 5, Creación de disposiciones de columnas Capítulo 6, Creación de un árbol de informes Capítulo 7, Descripción del catálogo de informes Capítulo 8, Utilización del lenguaje extensible de presentación de informes comerciales (XBRL) Capítulo 9, Utilización de la conversión de moneda de FRx vii

10 Prefacio Novedades de Report Designer 6.7 Esta versión del software incluye las siguientes funciones nuevas. Nombre de producto y logotipo: se ha introducido un nuevo nombre de producto, logotipo y datos de demostración que vinculan el producto FRx y la propiedad del software FRx con una de las marcas más reconocidas del sector: Microsoft Corporation. Mediante esta asociación, los clientes actuales y los compradores potenciales conocerán cómo evolucionamos. Además de mantener nuestras raíces, contamos con el apoyo y la experimentada visión y solidez de nuestra empresa matriz. Nuestro objetivo es continuar reflejando estos ideales y cumplir con los estándares definidos por nuestra marca. FRx Report Manager: Report Manager es un potente módulo opcional que facilita la integración de informes FRx con otra información que los usuarios finales necesitan para realizar su trabajo, todo ello en un único y completo libro de informes. Automatiza el laborioso proceso manual de producción de libros de informes que contienen varios tipos de documentos y archivos. Report Manager ayuda a los usuarios a presentar información de una forma lógica, organizada y relevante. Por último, Report Manager permite a los usuarios crear libros de informes con información especializada de acuerdo con las necesidades de cada uno de los usuarios y, a continuación, agiliza la impresión y distribución de toda la presentación. Report Manager permite: Varios tipos de salida como archivos FRx DrillDown Viewer TM, documentos de Microsoft Office y otros informes producidos en distintos paquetes de generación de informes para unirlos y publicarlos en una red o sitio web o para enviarlos mediante correo electrónico o imprimirlos. Que los destinatarios vean todos los documentos contenidos en un libro de informes utilizando una versión mejorada del software DrillDown Viewer. Insertar encabezados, pies de página y numeración consecutiva de las páginas de todo el libro. Generación de informes localmente o mediante FRx Report Server. Guías de referencia previa solicitud: hay disponibles guías de usuario encuadernadas que se obtienen previa solicitud y que son una buena referencia para conocer las tareas comunes y la solución de problemas. La información se ha reorganizado en libros de tapa blanda, que incluyen: Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7, Guía del administrador de FRx Report Designer 6.7, Guía del usuario de FRx Report Server 6.7, Guía del usuario de FRx DrillDown Viewer y FRx Report Launcher 6.7, Guía del usuario de FRx Report Manager 6.7, Guía del administrador y usuario de FRx WebPort 6.7 y Informes de ejemplo de FRx 6.7. En cada envío del producto se incluye un documento útil diseñado para ayudar a los clientes a determinar qué guías del usuario deben adquirir. Además, todas las guías del usuario se incluyen en el CD del producto FRx 6.7. viii

11 Prefacio Mejoras de FRx 6.7 Generación de gráficos para Microsoft Excel mediante el software FRx instant!olap instant!olap ahora está incluido en todas las ediciones, desde FRx Desktop a FRx Enterprise. Las funciones adicionales incluyen la capacidad para utilizar el formato de salida del software instant!olap y exportar un informe directamente a una tabla dinámica para la generación de gráficos automática en Excel. XBRL Manteniéndose a la vanguardia de la tecnología XBRL (Extensible Business Reporting Language, lenguaje extensible de generación de informes comerciales), la compatibilidad de la taxonomía 1.0 se ha actualizado al estándar 2.0. El software FRx está dirigido a satisfacer la necesidad de los usuarios de transferir información financiera corporativa compleja y altamente confidencial a los reguladores, bancos, inversores y juntas directivas utilizando un estándar de comunicación financiera de confianza. Debido a esta circunstancia, continuaremos introduciendo avances en la compatibilidad con XBRL de FRx, asegurando el cumplimiento funcional a medida que las empresas y los consumidores de datos financieros importantes adoptan el lenguaje XBRL. Conversión de monedas de FRx El módulo de conversión de monedas se ha mejorado para permitir una mayor flexibilidad en el cálculo de los tipos de conversión. Ahora, existen dos formas de calcular los tipos de cambio promedio mensuales. Además, se pueden calcular los tipos de cambio promedio anuales, con lo que se agiliza el mantenimiento necesario para disposiciones de columnas al crear informes de FRx. Los usuarios pueden convertir las capas individuales que representan transacciones, a la vez que comparan la cantidad total en la tabla de tipos de cambio históricos con el total del libro mayor correspondiente. Esto asegura que todas las transacciones se han contabilizado al convertir los datos a los tipos de cambio históricos adecuados. Por último, se han implantado algunas solicitudes de modificación del software para mejorar el módulo de conversión de monedas en su conjunto. FRx WebPort FRx WebView se ha consolidado con FRx WebPort para formar un único módulo de producto que está disponible para todos los usuarios de FRx independientemente de la edición o libro mayor del producto. Los usuarios pueden publicar rápidamente documentos de Microsoft Word o Microsoft Excel con sus informes FRx para que otros usuarios puedan acceder fácilmente a estos documentos en un sitio Intranet seguro. Estabilidad y rendimiento Las mejoras introducidas en FRx 6.7 permiten una generación de informes y una exportación más rápida de los mismos a FRx DrillDown Viewer, así como mejores opciones de impresión. Además, FRx se ha actualizado para ser compatible con Microsoft Access 2002 y se han realizado modificaciones en la tecnología de acceso a la base de datos. Estas mejoras aseguran un entorno mucho más estable. Además, las mejoras realizadas a la forma en que se genera el índice del libro mayor (archivo G32) reducirán la probabilidad de daños en la base de datos. ix

12 Prefacio Documentación de productos disponible Otra documentación La siguiente documentación está disponible para este producto. Guía de configuración e instalación de FRx 6.7: esta guía sirve de referencia para el personal de instalación del sistema; se trata de instrucciones prácticas para instalar los productos FRx. Guía de introducción a FRx Report Designer: esta guía ayuda a los nuevos usuarios a comprender cómo configurar Report Designer para que interactúe con los datos específicos del libro mayor de su empresa. Guía del usuario de FRx Report Designer 6.7: esta guía ayuda a los usuarios a aplicar los componentes de Report Designer para diseñar y generar informes. Guía del administrador de FRx Report Designer 6.7: esta guía sirve de referencia a los administradores del sistema FRx que configuran y administran Report Designer o que mantienen la base de datos de los tipos de conversión de monedas. Guía del usuario de FRx DrillDown Viewer y FRx Report Launcher 6.7: esta guía ayuda a los usuarios a mostrar, imprimir y exportar los informes financieros FRx a FRx DrillDown Viewer e iniciar informes desde FRx Report Launcher. Guía del usuario de FRx Report Server 6.7: esta guía ayuda a los usuarios a gestionar los informes que se ejecutan en el FRx Report Server y a usar el programa para crear, revisar y gestionar los programas y excepciones de los informes. Guía del usuario de FRx Report Manager 6.7: esta guía ayuda a los usuarios a generar, mostrar, imprimir, abonarse, exportar, guardar y enviar informes creados y guardados utilizando Report Designer. Guía del administrador y usuario de FRx WebPort 6.7: esta guía ayuda a los usuarios autorizados a enviar un informe FRx al repositorio FRx WebPort y a ver los informes mediante un navegador web. También ayuda a los administradores de WebPort a gestionar los archivos y carpetas de informes y a controlar el acceso de usuarios a WebPort. Informes de ejemplo de FRx 6.7: esta guía proporciona ejemplos de los principales informes a los usuarios utilizando una base de datos de demostraciones y Report Designer. Algunos componentes de FRx incluyen la ayuda en pantalla de dicho componente. Hay disponibles los siguientes volúmenes de ayuda: Ayuda en pantalla de FRx Report Designer Ayuda en pantalla de FRx DrillDown Viewer TM Ayuda en pantalla de FRx Report Launcher Ayuda en pantalla de FRx Report Server Ayuda en pantalla de FRx Report Manager Ayuda en pantalla de FRx WebPort x

13 Prefacio Convenciones utilizadas en esta guía En esta guía se utilizan las siguientes convenciones. Convención Negrita Cursiva Comando Nota Sugerencia Atención Advertencia Descripción Se usa en los procedimientos para indicar un elemento en pantalla, como un nombre de botón. Se utiliza para enfatizar. Se utiliza para indicar un comando, nombre de archivo o ruta. Se utiliza para indicar información que complementa al texto principal. Se utiliza para indicar información sobre cómo utilizar la aplicación de forma distinta. Se utiliza para indicar que la realización o no de una acción específica puede dar lugar a una pérdida de datos. Se utiliza para indicar que la realización o no de una acción específica puede dar lugar a daños físicos en el equipo o servidor. Contacto con FRx Software Dirección postal: FRx Software Corporation 4700 South Syracuse Parkway, Suite 150 Denver, Colorado Teléfono de servicio técnico de software: FRx-SOLV ( ) Gratuito (+1) Principal Sitio web: Correo electrónico: Documentación: Formación: Información general: Sugerencias de productos: Licencia del software El software FRx ha sido autorizado para nuestros clientes con configuraciones específicas y capacidades para cada instalación. La licencia de software controla el número de usuarios simultáneos autorizados, las fechas de vencimiento y las características específicas de la versión disponibles bajo los términos de su contrato de licencia. Póngase en contacto con su distribuidor para obtener más información sobre la adición de funciones en el contrato de licencia de FRx Software. xi

14 Bienvenido a FRx Report Designer Capítulo 1 Uso de esta guía Requisitos del sistema Instalación e inicio de Report Designer.. 4 Report Designer: descripción general... 5 Navegando en Report Designer Comandos disponibles en todos los menús de Report Designer Bienvenido a Microsoft Business Solutions for Analytics FRx. FRx elimina las limitaciones tradicionales de la generación de informes, permitiéndole ser más creativo y productivo a la hora de generar informes financieros de su libro mayor. FRx extiende la potencia de su sistema contable, simplificando y mejorando la generación y administración de informes financieros. FRx Report Designerextrae la información de su libro mayor y la combina, de manera opcional, con la información de Lotus o con las hojas de cálculo de Microsoft ExcelMicrosoft. A continuación, utiliza tanto sus formatos de informes como su jerarquía de administración del informe que tenga personalizado para producir los informes. Estos informes pueden visualizarse, imprimirse, enviarse como correo electrónico o exportarse a un archivo de texto o de hoja de cálculo. 1

15 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Uso de esta guía Uso de esta guía Figura 1-1: Flujo de información en FRx Las siguientes páginas describen las convenciones utilizadas en esta guía del usuario. Comandos del teclado Comandos del mouse Convenciones tipográficas Notas y mensajes de advertencia Comandos del teclado Esta guía utiliza los comandos de teclado, como escribir, introducir, seleccionar y pulsar. Escribir significa escribir los datos especificados en las instrucciones. Introducir significa escribir los datos y luego pulsar la tecla ENTRAR Seleccionar significa marcar las opciones de los menús y submenús, resaltar texto y elegir opciones de menús desplegables. Pulsar significa pulsar una tecla o una combinación de teclas del teclado. Si necesita pulsar una combinación de teclas simultáneamente, las teclas aparecerán con el signo más (+) entre ellas. Por ejemplo: Ctrl+D significa mantener presionada la tecla Ctrl y luego pulsar la tecla D. En algunos casos, deberá pulsar una tecla, soltarla, y luego pulsar otra. Cuando éste sea el caso, las teclas aparecerán con una coma (,) entre ellas. Por ejemplo: Pulsar Alt, F, N es el acceso directo para abrir el menú Archivo y luego seleccionar Nuevo. Algunas veces, una tecla existe en más de un lugar del teclado. Generalmente, es mejor utilizar las teclas del panel numérico cuando tenga activada la tecla NumLock. 2

16 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Uso de esta guía Comandos del mouse Los comandos del mouse utilizados en esta guía son hacer clic, hacer doble clic, hacer clic con el botón secundario y seleccionar. Hacer clic significa pulsar el botón izquierdo del mouse. En esta guía del usuario hará clic sobre botones, casillas de verificación, cuadros dentro de ventanas y cuadros de diálogo. Hacer doble clic significa presionar rápidamente el botón del mouse dos veces, sin mover el mouse. Hacer clic con el botón secundario significa pulsar el botón secundario del mouse. Seleccionar significa marcar las opciones de los menús y submenús, resaltar texto y seleccionar las opciones de los menús desplegables. Convenciones tipográficas En los pasos de este manual, encontrará en negrita las opciones de pantallas (como por ejemplo, menús, cuadros y botones) y la información que debe escribir. Por ejemplo: En el cuadro Descripción, escriba Balance General Tabulado. El tipo cursiva indica énfasis. Por ejemplo: Este código define la fila base para las columnas que calculan un porcentaje de la fila base. Notas y mensajes de advertencia Las notas y advertencias indican información adicional en los siguientes formatos: Se indican en los siguientes formatos: Nota Esta nota indica una información adicional en las secciones de descripción general que puede ser importante. Nota: Esta nota indica una información adicional en los pasos de procedimiento que puede ser importante. Advertencia Esta advertencia le indica la realización o no de una acción específica en las secciones de descripción general. Advertencia: Esta advertencia le indica la realización o no de una acción específica en las secciones de descripción general. 3

17 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Requisitos del sistema Requisitos del sistema Los requisitos para instalar y ejecutar FRx se definen en las Directrices de instalación y requisitos del sistema incluidas en el CD-Rom de Microsoft Business Solutions for Analytics FRx. Instalación e inicio de Report Designer El programa de instalación despliega varios indicadores utilizados para configurar el Report Designer en el entorno que esté utilizando. Por ejemplo, aparecerá un directorio y subdirectorio predeterminados donde se instalará FRx. Consulte las Directrices de instalación y requisitos del sistema en el CD-ROM Microsoft Business Solutions for Analytics FRx Para obtener más información sobre cómo instalar Report Designer. Puede anular los valores predeterminados durante la instalación. Para obtener más información, consulte Guía de introducción a FRx Report Designer. El archivo README.TXT FRx se proporciona con un archivo Readme que describe información de último momento no descrita en esta guía Puede abrir este documento desde el CD-ROM de instalación de FRx o después de la instalación, en la carpeta de programa FRx 6.7. Compañías de ejemplo FRx FRx incluye datos e informes de ejemplo de dos compañías ficticias: Fabrikam Works, Inc. (FW) y Fabrikam Works Canada, Inc. (FWC). Para obtener más información sobre el uso de estos datos de ejemplo, abra el archivo READSAMP.PDF ubicado en el CD-ROM de instalación de FRx. Inicio de Report Designer Report Designer siempre debe iniciarse desde Windows. Para iniciar Report Designer en Windows 1 Haga clic en Inicio, seleccione Programas y luego FRx 6.7 y haga clic en el icono Report Designer para acceder al cuadro de diálogo Seleccionar compañía con que trabajar. 2 Seleccione una de las compañías de ejemplo de FRx, FW o FWC y haga clic en Aceptar. 4

18 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Report Designer: descripción general Report Designer: descripción general En Report Designer, se mantiene el diseño de los informes completamente independiente del libro mayor. Por consiguiente, puede cambiar fácilmente un informe sin modificar el libro mayor de su sistema contable. A medida que utiliza Report Designer, verá que cada parte del sistema se ha diseñado teniendo presente la flexibilidad. Dispone de muchas opciones y de varias formas distintas de lograr los resultados deseados. Puede usar la configuración predefinida de Report Designer para crear rápidamente informes o puede personalizar sus informes y cambiar las definiciones en todo Report Designer. Esta sección contiene información e instrucciones sobre: Construcción del informe Además, puede generar un informe resumido, a nivel de empresa, de unidades seleccionadas de un árbol de informes. Puede luego personalizar este informe según el formato de filas y la disposición de columnas que utilice. Cuando se activa la seguridad opcional de FRx, el administrador del sistema puede limitar a cada usuario de forma individual y/o a grupos de usuarios para que tengan acceso únicamente a elementos específicos de FRx. El sistema de seguridad de FRx funciona conjuntamente con la seguridad del sistema contable subyacente. Informes de presentación profesional FRx DrillDown Viewer TM Códigos contables Construcción del informe La filosofía del diseño que subyace en Report Designer es simple: todos los elementos se pueden separar hasta llegar al más mínimo componente y luego se combinan y asocian según sea necesario. Con el planteamiento de las construcciones del informe puede combinar fácilmente texto, cantidades, cálculos y resúmenes de forma ilimitada. Este método le ayuda a crear los informes que necesite. E igualmente importante, el sistema fomenta la creatividad al facilitar que sus operaciones puedan verse de formas distintas. La construcción del informe individual de un informe funciona de forma parecida a una hoja de cálculo tridimensional pero con más alcance. Formato de filas. Se trata de líneas descriptivas (por ejemplo, salarios o ventas) en un informe. 5

19 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Report Designer: descripción general Disposición de columnas. Se trata de los importes monetarios y cálculos reales, más los períodos de informes y códigos de libros. Árbol de informes. Son similares a un gráfico de organización. Contiene unidades de informes individuales que representan cada cuadro del gráfico. Estas unidades pueden ser los departamentos individuales del libro mayor o las unidades más altas que resumen datos de otras unidades de informes. El siguiente informe de ejemplo ilustra la forma en que se combinan las construcciones del informe para crear un informe. Esta unidad de informe se definió en la construcción del informe Árbol de informes. Estas columnas se definieron en la construcción del informe Disposición de columnas. Estas filas se definieron en la construcción del informe Formato de filas. Figura 1-2: Informe de ejemplo 6

20 Capítulo 1: Bienvenido a FRx Report Designer - Report Designer: descripción general Catálogo de informes. Los informes de FRx se guardan en el Catálogo de informes.frx Cada entrada de catálogo se compone de una fila, una columna y un árbol (elemento opcional) que definen el informe. Una vez que se definan estos elementos podrá ejecutar un informe. En el catálogo de informes también puede especificar el tipo de informe que desea imprimir: Informes financieros Informes de detalles de cuenta Informes de detalles de transacciones Cualquier combinación de estos tipos de informes Además, puede generar un informe resumido, a nivel de empresa, de unidades seleccionadas de un árbol de informes. Puede luego personalizar este informe según el formato de filas y la disposición de columnas que utilice. Seguridad de usuario Cuando se activa la seguridad opcional de FRx, el administrador del sistema puede limitar a cada usuario de forma individual y/o a grupos de usuarios para que tengan acceso únicamente a elementos específicos de FRx. El sistema de seguridad de FRx funciona conjuntamente con la seguridad del sistema contable subyacente. Conjuntos de especificaciones de informes Todas las especificaciones de los informes de FRx (formatos de filas, disposiciones de columnas, árboles de informes y catálogos) se guardan en bases de datos relacionales denominadas conjuntos de especificaciones. En los sistemas cliente/servidor, guarde los conjuntos de especificaciones en la red para que varios usuarios puedan tener acceso a los informes de cada compañía. Si desea obtener más información, consulte Creación de conjuntos de especificaciones en el Capítulo 2 de Guía del administrador de FRx Report Designer

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