Política de conflictos de intereses

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1 Política de conflictos de intereses Política global de Novartis 1 de Septiembre de 2015 Versión GIC 101.V1.ES

2 1. Introducción 1.1 Objetivo Novartis tiene el compromiso de dirigir sus negocios de modo que el criterio comercial y la toma de decisiones por parte de sus colaboradores no se vean influidos por intereses personales ilícitos. Cuando los intereses personales de un colaborador influyen, ya sea de forma real o aparente, o tienen la capacidad de influir en su toma de decisiones en Novartis, se produce un conflicto de intereses. En esta Política se recogen los principios y las normas pertinentes para prevenir y manejar conflictos de intereses, y se explica cómo han de aplicarse dichos principios y normas. 1.2 Ámbito de aplicación Esta Política se aplica a todos los colaboradores*. Esta Política incluye las normas globales de Novartis. En algunos países los principios expuestos en esta Política son sustituidos por leyes y normativas vigentes más estrictas. La presente Política entrará en vigor el día 1 de septiembre de 2015 y debe aplicarse en todas las filiales de Novartis. Sustituye a la versión anterior de la Política de conflictos de intereses, de fecha 1 de enero de *Consejeros, directores, ejecutivos y empleados de Novartis AG y sus filiales. 2 de 9

3 2. Principios y normas 2.1 Los colaboradores deben saber cuándo puede producirse un conflicto de intereses Principios y normas Se puede producir un conflicto de intereses cuando un colaborador antepone sus intereses personales a los de Novartis y cuando dichos intereses personales influyen de forma indebida en su criterio comercial, sus decisiones o acciones en la empresa. Estas situaciones pueden afectar tanto a las personas estrechamente vinculadas con el colaborador que se definen a continuación como a sus amigos. Emitir juicios, tomar decisiones o emprender acciones cuando nos enfrentamos a un conflicto de intereses puede dificultar el desempeño objetivo y eficaz de las labores en Novartis y puede tener consecuencias legales y regulatorias. Novartis define los conflictos de intereses de forma amplia: conflictos de intereses reales (el colaborador se enfrenta a un conflicto real y existente), potenciales (el colaborador se encuentra o podría encontrarse en una situación que podría dar lugar a un conflicto de intereses) y percibidos (el colaborador se encuentra o podría encontrarse en una situación que podría percibirse como conflictiva, aunque de hecho no sea así). Algunos ejemplos típicos de situaciones en las que pueden surgir conflictos de intereses son: relaciones personales en el lugar de trabajo (p. ej., contratación o supervisión de una persona estrechamente vinculada), mandatos externos (p. ej., formar parte del Consejo de Administración o del consejo de asesoramiento científico de un competidor de Novartis), empleo externo (p. ej., tener un segundo empleo en la empresa de un cliente, proveedor o competidor de Novartis), favorecer intereses financieros personales (p. ej., tener una participación importante en una empresa proveedora de Novartis y estar, a la vez, en situación de orientar los negocios de Novartis en esa dirección) y recibir honorarios, comisiones, descuentos, obsequios, invitaciones para actividades de entretenimiento o servicios (p. ej., recibir compensación en metálico de un socio comercial de Novartis). Los colaboradores deben reconocer cuándo tienen, podrían tener, o podría pensarse que tienen un conflicto de intereses. Los colaboradores deberán consultar a su superior si tienen dudas acerca de las circunstancias que podrían dar lugar a un conflicto de intereses. Definiciones Referencias Por «personas estrechamente vinculadas» se entiende familiares de los colaboradores, o personas con las que estos tienen una relación estrecha, así como las personas con las que conviven. En el siguiente enlace pueden encontrarse ejemplos actualizados regularmente de conflictos de intereses 3 de 9

4 2.2 Los colaboradores deben evitar los conflictos de intereses siempre que sea posible Principios y normas Como empleados de Novartis, los colaboradores tienen una obligación contractual de lealtad a la empresa. Por lo tanto, deberían prevenir los conflictos de intereses con Novartis. En algunos casos, dichos conflictos representan un riesgo especialmente alto para la reputación o los intereses comerciales de Novartis, y sus colaboradores deben necesariamente prevenir dichos conflictos (véase la tabla 4.1 en el anexo). Novartis respeta los derechos y las elecciones de sus colaboradores y no desea interferir en su vida privada. Sin embargo, la prevención de conflictos de intereses de los colaboradores es un elemento importante para mantener la integridad y sostenibilidad de nuestro negocio, y contribuye a reforzar la confianza y el apoyo entre los compañeros y también con nuestros principales interlocutores. Definiciones «Prevenir» un conflicto de intereses quiere decir que los colaboradores toman las decisiones o medidas necesarias para asegurarse de que dicho conflicto no se produzca, o de que no exista la posibilidad de que se produzca, en primer lugar. 2.3 Los colaboradores deben comunicar los conflictos de intereses Principios y normas Novartis es consciente de que no siempre es posible o práctico prevenir un conflicto de intereses. Lo que tiene que hacer un colaborador cuando no pueda prevenir un conflicto de intereses es comunicarlo. Tener un conflicto de intereses no es necesariamente algo malo, pero puede convertirse en un problema o asunto legal si un colaborador intenta influir en el resultado de las negociaciones comerciales en su propio beneficio, directo o indirecto. Por eso la transparencia, mediante la comunicación, es esencial y contribuye a proteger la integridad y reputación de Novartis y de sus colaboradores. Los colaboradores deben comunicar a su superior cualquier conflicto de intereses. Tan pronto como el colaborador comprenda que puede darse un conflicto de intereses deberá comunicarlo y, siempre que sea posible, antes de verse inmerso en él. Los colaboradores que se hayan incorporado recientemente a la empresa deberán comunicar cualquier conflicto de intereses que tengan con Novartis durante el proceso de contratación, de modo que este pueda aclararse con el responsable de contratación. A la hora de comunicar un conflicto de intereses, lo primero que debe hacer el colaborador es consultarlo con su superior. No obstante, el colaborador deberá presentar también a su superior el Formulario para la comunicación de conflictos de intereses estándar (o utilizar el sistema de comunicación online local, si existe) para asegurarse de que queda constancia de dicha comunicación. Los negocios tienen su propia dinámica y cuando las circunstancias cambian es posible que las comunicaciones de conflictos de intereses ya no sean exactas o completas. Cuando suceda esto, el colaborador deberá comunicar nuevamente dicho conflicto. 4 de 9

5 Definiciones «Comunicación» significa que el colaborador informa al superior de la existencia, naturaleza y todos los hechos relevantes de un conflicto de intereses. Por «superior» se entiende el director de operaciones del colaborador responsable del trabajo de este en el plano comercial u operacional. Los «colaboradores de reciente incorporación» son empleados (1) que se integran por vez primera a una empresa del Grupo Novartis o (2) que han sido transferidos internamente entre empresas del Grupo Novartis con una interrupción en el tiempo de servicio, sea cual sea su duración. Referencias El Formulario para la comunicación de conflictos de intereses estándar de Novartis está disponible en Los miembros del Corporate Executive Group (CEG) también deberían consultar las Directrices para mandatos externos del CEG en el siguiente enlace 2.4 Los superiores deben asegurarse de que los conflictos de intereses se abordan del modo adecuado Principios y normas La comunicación de conflictos de intereses, le ofrece a Novartis transparencia sobre los mismos, ya sean estos reales, potenciales o percibidos. Es un elemento necesario para reducir estos riesgos, pero la comunicación por sí sola no es suficiente. La presente Política requiere asimismo que se aborden los conflictos de intereses. Abordar un conflicto de intereses es responsabilidad del superior. Concretamente, Novartis espera del superior que: trate la información facilitada por el colaborador con la debida confidencialidad y de manera imparcial; evalúe de forma justa la situación en torno al conflicto de intereses comunicado por el colaborador, incluyendo los riesgos que dicho conflicto pueda albergar para los intereses comerciales y la reputación de Novartis; busque asesoramiento, si es necesario, del director funcional del colaborador y de otros departamentos de apoyo, incluyendo el departamento Jurídico, RR. HH., e Integrity & Compliance; tome una decisión pragmática para abordar el conflicto de intereses, de modo que se reduzcan al mínimo los riesgos para Novartis y se protejan, en la medida de lo posible, los intereses personales del colaborador; comunique la decisión y sus argumentos al colaborador y realice el seguimiento oportuno para asegurarse de que el colaborador la ha comprendido y se atiene a ella; documente su decisión haciendo uso, para ello, del Formulario para la comunicación de conflictos de intereses estándar y facilite una copia al colaborador (o utilice el sistema de comunicación online local). En muchos casos es posible abordar los conflictos de intereses de una forma sencilla y aceptable para ambas partes. Para ello es fundamental la actitud proactiva y el diálogo abierto entre el colaborador y su superior. 5 de 9

6 Definiciones «Abordar un conflicto de intereses» es el proceso de identificar e implementar estrategias y prácticas para reducir al mínimo los riesgos asociados a la comunicación de conflictos de intereses. Por ejemplo: si el cónyuge de un colaborador es ejecutivo sénior de un posible proveedor de Novartis, el superior del colaborador puede decidir que la mejor manera de atenuar posibles riesgos para los intereses comerciales y la reputación de Novartis es apartar al colaborador de cualquier puesto que le capacite para tomar decisiones o influir en el resultado de las actividades de dicho proveedor. Referencias Se insta a los superiores a que consulten con su responsable de RR. HH. o al Compliance Officer(http://complianceofficers.novartis.net/Pages/default.aspx) si tienen dudas sobre cómo evaluar y abordar un conflicto de intereses. Véase también la tabla 4.2 en el anexo. En el siguiente enlace se pueden encontrar recursos para la evaluación y mitigación de riesgos derivados de conflictos de intereses 6 de 9

7 Aplicación 3.1 Formación y concienciación Los colaboradores deben familiarizarse con esta Política y participar en las sesiones de formación que se organizan regularmente. Los superiores deberían, además, recibir formación sobre su responsabilidad particular de evaluar y abordar eficazmente conflictos de intereses. 3.2 Denuncia de posibles conductas indebidas / Protección ante represalias Cualquier colaborador que tenga conocimiento de un caso de infracción de las leyes aplicables o de la presente Política deberá comunicar su sospecha de inmediato, conforme al apartado del Código de conducta de Novartis titulado «Cómo informar de una posible conducta indebida». Véase Los colaboradores que denuncien posibles conductas indebidas, faciliten información o presten algún otro tipo de ayuda en una investigación sobre posibles conductas indebidas, recibirán protección frente a represalias. 3.3 Incumplimiento de esta Política No se tolerarán incumplimientos de esta Política. En caso de producirse, estos podrán dar lugar a medidas disciplinarias y de otra índole, incluido el despido. 3.4 Responsabilidades e implementación Es responsabilidad de todos los cargos directivos de Novartis cumplir con la presente Política en su área de responsabilidad funcional, sentar ejemplo y orientar a los colaboradores que tengan a su cargo. Todos los colaboradores son responsables de seguir los principios y las normas establecidos en esta Política. Es responsabilidad de RR. HH. asegurar que los empleados recién contratados comuniquen sus conflictos de intereses durante el proceso de contratación. El titular de la presente Política de conflictos de intereses es Group Integrity & Compliance. 7 de 9

8 3. Anexo Tabla 4.1 Conflictos de intereses de alto riesgo que los colaboradores deben prevenir o que deben eliminarse Tipo de conflicto Relaciones personales en el lugar de trabajo Compromisos externos, incluido el empleo Intereses financieros personales Relaciones con socios comerciales y competidores Obsequios, invitaciones, viajes, entretenimiento* Honorarios, comisiones, servicios y otros favores Qué debe prevenirse o eliminarse Los colaboradores deben evitar: encontrarse en una relación de supervisión, subordinación o control (p. ej., tener autoridad para influir en las condiciones de empleo) con personas estrechamente vinculadas a ellos; tomar parte en las decisiones de contratación de personas estrechamente vinculadas (incluidas la contratación interna/externa y las transferencias internas). Los colaboradores no deben tener ningún tipo de compromiso externo, retribuido o no, con: socios o competidores de Novartis, a menos que sea para cumplir un objetivo comercial de Novartis o no influya (y no pueda percibirse como factor influenciador) en el criterio comercial del colaborador; cualquier otra persona o compañía si esto tiene algún impacto sobre su rendimiento en Novartis. Los colaboradores deben evitar: tener intereses igual o superior al 1% en empresas que compitan o mantengan una relación comercial con Novartis negociar en nombre de Novartis con entidades en las que tengan un interés sustancial o con las que tengan una relación estrecha; actuar como responsable, asesor o consejero de cualquier organismo gubernamental con potestad reguladora o supervisora sobre Novartis. Los colaboradores no deberán solicitar ni aceptar, directa o indirectamente, de ningún socio comercial o competidor de Novartis: compensaciones en metálico o equivalentes (p. ej., acciones, tickets regalo, descuentos no derivados de acuerdos colectivos, etc.). Aquí se incluyen los socios comerciales y competidores actuales y potenciales; obsequios. Si, a pesar de todo, se reciben regalos, estos deben devolverse si influyen o podría percibirse que influyen en el criterio comercial del colaborador; invitaciones, viajes o actividades de entretenimiento, salvo que cumplan fundamentalmente un objetivo comercial de Novartis, se realicen en compañía de un representante de la empresa que los ofrece y no influyan (ni pueda percibirse que influyen) en el criterio comercial del colaborador. La aceptación de invitaciones para actividades de entretenimiento de carácter extraordinario o excepcional requiere la aprobación del superior. Los colaboradores no deben: solicitar ni recibir honorarios, comisiones, servicios u otros favores de socios comerciales o competidores actuales o potenciales de Novartis. *Los Country Presidents (o el responsable de Región o del Cluster, en aquellos países donde no exista la figura del Country President), pueden establecer guías más específicas de las que se definen en esta Política (ej. Prohibiendo a los colaboradores de Novartis recibir invitaciones de comidas procedentes de compañeros de negocio o competidores, estableciendo baremos fijos para gastos de viajes, etc). Esos requerimientos han de hacerse por escrito. 8 de 9

9 Tabla 4.2 Personas de contacto para solicitar asesoramiento Tipo de conflicto Relaciones personales en el lugar de trabajo Mandatos externos** Compromisos externos, incluido el empleo Intereses financieros personales Relaciones con socios comerciales y competidores Obsequios, invitaciones, viajes, entretenimiento Honorarios, comisiones, servicios y otros favores Otras situaciones Persona de contacto para recibir asesoramiento adicional Responsable de RR. HH. Compliance Officer Compliance Officer ** Los miembros del Corporate Executive Group (CEG) también deberían consultar las Directrices para mandatos externos del CEG en el siguiente enlace 9 de 9

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