U.T.2 ELABORACION DE COMUNICACIONES ESCRITAS BREVES

Transcripción

1 PCPI Servicios Auxiliares en Administración y Gestión Operaciones Básicas de Comunicación U.T.2 ELABORACION DE COMUNICACIONES ESCRITAS BREVES Elementos de la comunicación Los humanos y los animales tenemos la capacidad de comunicarnos a través del lenguaje: un sistema de signos. El lenguaje puede ser oral o escrito. El lenguaje oral es una expresión improvisada, espontánea, rápida y directa. Por el contrario el lenguaje escrito es más reflexivo, meditado, con una estructura lingüística más formal. Como elementos de la comunicación vamos a ver: EMISOR: es quien produce o transmite el mensaje RECEPTOR: es quien recibe el mensaje MENSAJE: es la información que se quiere transmitir CÓDIGO: signos y reglas que sirven para expresar el mensaje. Por ejemplo: la lengua usada para hablar, un timbre, una luz... CANAL: es el medio por el que se transmite el mensaje. Por ejemplo: el aire, el papel, el hilo telefónico, un correo electrónico CONTEXTO: se refiere al entorno lingüístico de una palabra, es decir, las otras palabras que las acompañan. Por ejemplo: Este banco está hecho de madera SITUACIÓN: es el entorno en el que se desarrolla la comunicación. Por ejemplo: en casa, la oficina, el colegio, la calle...

2 Las funciones del lenguaje: Representativa Emotiva o Expresiva Apelativa Fática o de contacto Metalingüística Metalingüística Se emplea el lenguaje para transmitir o pedir información. El emisor no valora lo que dice El emisor expresa sus sentimientos utilizando el lenguaje. El emisor envía un mensaje al receptor para influir en su comportamiento Para iniciar, mantener o finalizar la comunicación Se usa el lenguaje para hablar del propio lenguaje. El lenguaje se usa como elemento de creación poética. Muy utilizado en eslóganes publicitarios. Cuatro más uno son cinco Me gusta ver las noticias Sal de clase Hasta pronto. Me escuchas? Encantado de verte! La palabra comida es sustantivo Del Caserío me fío Wate, aquí hay tomate Normas básicas para la redacción de textos: Existen una serie de normas que deben tenerse en cuenta en la redacción de documentos comerciales escritos: Cada documento tiene una estructura definida El contenido debe estar ordenado La limpieza y la elegancia son fundamentales El escrito debe ser breve y directo, evitando lo innecesario El vocabulario usado debe ser correcto, además de sencillo, comprensible y adaptado al receptor. Deben usarse correctamente los signos de puntuación Debe evitarse la repetición de una misma palabra en el texto, usando sinónimos En general, es recomendable, una vez que se ha terminado la redacción, volver a leer el texto, para evitar errores ortográficos, de acentuación, sintácticos o de contenido.

3 Las tipografías Hace referencia al tipo de caracteres (signos, símbolos, letras en nuestro caso) escritos en una página. En la mayoría de las empresas cada empleado usa una tipografía diferente, sin embargo, el objetivo que muchas empresas plantean es que en cada puesto de trabajo se sigan las mismas normas de diseño y tipografía. Algunas normas a tener en cuenta serían: No utilizar más de tres fuentes tipográficas y tres tamaños diferentes en un mismo escrito Utilizar la tipografía oficial de la empresa para todos los comunicados La alineación del texto proporciona documentos agradables de leer: la justificada crea documentos estéticamente uniformes. La lectura fácil se consigue con el espacio entre líneas y utilizando párrafos cortos Usar negritas, subrayados y cursivas para destacar palabras del texto, evitando su abuso Rotulación de textos y letras: instrumentos y técnicas básicas La rotulación es la destreza para realizar un cartel o un rótulo en el que las letras del texto sean fáciles de leer. Puede ayudar a recordar una marca, un producto o la propia empresa. Para rotular textos en escritos breves contamos con la rotulación digital (con el ordenador) Como instrumentos de rotulación podemos citar: Rotuladores Lápices Borrador Regla

4 Técnicas de rotulación: La técnica más simple es la de mano alzada. Utiliza formas en bloques para crear las letras. Tiene siete líneas base, a partir de las cuales se forman todos los caracteres alfanuméricos. Para su trazado utilizamos un rotulador de punta biselada. Como recomendaciones: No inclinar mucho los palos Hacer las curvas poco pronunciadas Hacer la línea horizontal corta Utilizar el rotulador de arriba a abajo y de izquierda a derecha El grosor se elige en función del número de letras a usar y el espacio en el que se va a rotular Reducir el texto al máximo y complementarlo con imágenes gráficas Los colores de las letras deben resaltar del fondo (Blanco, amarillo, naranja...) El sombreado de los caracteres los hace más atractivos y los resalta. Se hacen en una sola dirección y con un color más oscuro que el de la letra.

5 CÓMO ROTULAR: CÓMO SOMBREAR: De cara a prevenir posibles dolencias y riesgos sobre la salud, el lugar de trabajo debe cumplir unos requisitos mínimos: La luz, en lo posible, natural o blanca, que se encuentre al lado contrario de la mano que usemos para rotular, evitando realizarnos sombras en el papel. La mesa de trabajo ideal será la que tenga una inclinación entre 30 y 45 grados. La postura de las espalda debe ser recta, sin arquear el cuerpo ni bajar la cabeza en exceso. El lugar de trabajo no debe ser ruidoso y debe estar bien ventilado y a una temperatura cómoda

6 DOCUMENTOS DE INFORMACIÓN INTERNA Sirven para transmitir información de la organización a sus empleados, o entre ellos así como para promover los valores culturales de la organización. Deben ser: Claros Breves Concisos y racionales No existen modelos con formato definido y cada empresa los adapta a sus necesidades y gustos 1. ROTULOS Son utilizados para dar a conocer y diferenciar un establecimiento de otro, o para indicar o anunciar algo. Pueden ser Exteriores (más grandes, utilizados para que se vea a gran distancia el logotipo de la empresa) o interiores (empleados para el nombre de los departamentos, el de los responsables de los departamentos o para algunas normas generales, como prohibiciones) Por ejemplo el rótulo con el nombre de la empresa, o el rótulo que en la puerta de un despacho dice el nombre de quien lo ocupa. 2. CARTELES Sirven para informar de qué se puede o no hacer, la forma de hacerlo, o como llamadas de atención. Tienen una eficacia corta en el tiempo pues cuando se exhiben más de una semana pierden su efectividad. Por ejemplo un cartel para llamar la atención sobre una zona recién pintada.

7 3. CUADROS A diferencia de los carteles en los cuadros la información es más permanente. Sirven para informar sobre el personal y las infraestructuras de la empresa. Por ejemplo: un directorio del lugar en el que se encuentra cada departamento en un edificio. 4. AVISOS Son comunicaciones breves que se realizan con el objeto de informar a gran número de destinatarios. Se usa un lenguaje sencillo y se destacan los puntos más importantes del comunicado. Llevan la palabra AVISO o ANUNCIO resaltando en el texto. Debe terminar con la fecha, el nombre del departamento y la firma del responsable Su colocación es importante: un tablón de anuncios o un espacio muy transitado Membrete de la empresa AVISO Texto del mensaje: Población y fecha... CARGO Y DEPARTAMENTO nombre de quien firma

8 MEMORANDUM o NOTA INTERNA Son informaciones escritas internas que utiliza la empresa para transmitir órdenes, exponer temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etc. La estructura del memorandum consta de: CABECERA: incluye el membrete de la empresa (alineado a la izquierda), así como una línea que comienza por DE: (donde dice el departamento que lo envía) y otra línea que comienza por A: (que dice al departamento o persona que está destinado). CUERPO: Exposición de las peticiones, comentarios, cuestiones, etc... PIE: incluye la fecha y la firma y nombre de quien la hace. Membrete de la empresa DE:... A:... Texto del mensaje: Población y fecha... CARGO Y DEPARTAMENTO nombre de quien firma

9 INVITACIÓN Documento de carácter formal para invitar a alguien a un acto. Se escribe en tercera persona. Debe indicarse: Motivo de la invitación Destinatario de la invitación Hora, fecha y lugar donde se celebra el acto y otros datos de interés para el mismo La referencia S.R.C. En la parte inferior izquierda, que significa (se ruega confirmación), seguida del teléfono o dirección a la que dirigir la contestación. Debe contestarse al secretario de la empresa u organismo que invita, no directamente al anfitrión. Las invitaciones deben hacerse y enviarse con suficiente tiempo de antelación INVITACIÓN Texto del mensaje: Población y fecha... Se ruega confirmar asistencia

10 SALUDA Documento de carácter breve, ceremonioso, utilizado con motivo de agradecimientos, felicitaciones, ofrecimientos, notificaciones, invitaciones u otro acto de carácter social. Su estructura: ENCABEZADO: Cargo de la persona que lo remite, y la palabra SALUDA resaltado CUERPO: Nombre de la persona saludada (centrado y diferenciado) y contenido de la comunicación. CIERRE: Nombre y apellidos del remitente, frase cortés de despedida, Localidad y fecha. PIE: nº de teléfono donde confirmar la asistencia y algún dato de interés como vestuario, o dirección... CARGO DE QUIEN REMITE SALUDA a Don... receptor del saluda y cargo si lo tuviera Texto del mensaje: Nombre y apellidos del remitente Población y fecha... Dirección del lugar Confirmar asistencia Antes del 15 de noviembre de 2010 Tfno:

11

12