MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN FINANCIERA APLICADO A VERDILLANO CIA. LTDA. - EMPRESA FLORÍCOLA

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN FINANCIERA APLICADO A VERDILLANO CIA. LTDA. - EMPRESA FLORÍCOLA INTRODUCCIÓN: La Gerencia General de Verdillano Cia. Ltda., tomando en cuenta el crecimiento de la compañía, y en su afán de mejorar los controles administrativos financieros ha resuelto implantar procesos para las actividades de la gestión financiera. La firma de Auditoría Externa en su Informe a la Gerencia al 31 de diciembre del 2001, en lo referente a los Aspectos de Organización manifiesta textualmente lo siguiente: Manual de funciones y procedimientos La compañía no cuenta con manuales de procedimientos y funciones. Nuestra recomendación: Aunque la compañía sea relativamente nueva es importante que sea aprobado y puesto en funcionamiento bajo supervisión lo más pronto posible, ya que aportará entre otros los siguientes beneficios: 1

2 1. Que los procesos dentro de la compañía sean conocidos de manera rápida y oportuna por las personas que ingresan a la compañía. 2. Que haya claridad en las funciones que deben desempeñar los funcionarios de la compañía, sin embargo esto no significa que haya rotación de puestos entre el personal, sino por el contrario sabrán que funciones les corresponde desempeñar en caso de ser necesario. 3. Que se pueda identificar de manera rápida y oportuna la existencia de funciones de carácter incompatible y/o duplicidad en las funciones y tareas. 4. Que se pueda establecer grados de responsabilidad de cada funcionario en caso de incumplimientos. Este manual debe ser establecido de manera que se ajuste a sus necesidades es decir de acuerdo a su estructura organizacional. Por las razones expuestas, y debido a que desde el mes de noviembre del 2001 fui nombrado Gerente Administrativo Financiero de la compañía, el señor Gerente General, mediante oficio de enero 10 del 2002, me solicita que implante en el 2

3 menor tiempo posible los manuales de procedimientos para la gestión financiera que aún no cuenta la Administración. Por ser éste un tema relacionado a mi preparación y estudios superiores en la Universidad Tecnológica Equinoccial, Escuela de Contabilidad y Auditoría, me permito elevarlo en calidad de Tesis de Grado, cuyo contenido lo expongo en ocho capítulos: I. Aspectos generales II. Manual de procedimientos Fondos de Caja Chica III. Manual de procedimientos - Fondo Rotativo Plantación IV. Manual de procedimientos Ventas de Flor Nacional V. Manual de procedimientos Cuentas por Pagar VI. Manual de procedimientos - Desembolsos VII. Manual de procedimientos Inversiones Temporales VIII. Manual de procedimientos - Nómina Aspiro a que el presente trabajo sirva además, como fuente de consulta para estudiantes y profesionales afines de las empresas florícolas del país. 3

4 1.1 ANTECEDENTES CONSTITUCIÓN DE LA COMPAÑÍA Y ACTIVIDAD ECONÓMICA Verdillano Cia. Ltda., fue constituida el 6 de diciembre de 1996 en la ciudad de Latacunga, Ecuador. La Compañía se dedica a realizar actividades agroindustriales relacionadas con la producción y comercialización de flores frescas INFORMACIÓN TÉCNICA GENERAL DE LA PLANTACIÓN Localización: Provincia de Cotopaxi, Cantón Latacunga, Parroquia Tanicuchí Altitud: Superficie: Tipo de invernadero: metros sobre el nivel del mar 15.5 hectáreas Mixto Hectáreas sembradas: 3.75 Plantas sembradas: Plantas por hectárea: Hectáreas disponibles para proyectos futuros: 7.5 Tipo de flor sembrada : 26 variedades de rosas 4

5 1.1.3 COMPAÑÍA EN CRECIMIENTO Verdillano Cia. Ltda., empieza su producción en enero de 1998, con 2.75 hectáreas de rosas. En el año 2000, decide crecer 1 hectárea, producción que inició en febrero del En el año 2002, decide crecer 1 hectárea adicional, producción que se iniciará desde febrero del A continuación se presenta un cuadro de la producción de rosas en Verdillano Cia. Ltda.: AÑO PRODUCCIÓN DE TALLOS PROMEDIO MES CRECIMIENTO (con relación al año 1998) Origen de las cifras Histórico % Histórico % Histórico % Histórico % Estimado % Estimado % Estimado 5

6 Para las empresas florícolas, la producción de tallos constituye la variable independiente que incide directamente en el resto de actividades propias de la gestión financiera. En el cuadro anterior, en donde constan las cifras anuales de producción de Verdillano Cia. Ltda., podemos observar un crecimiento permanente año tras año. Esta situación ha incidido para un aumento de las operaciones y transacciones administrativas financieras, como consecuencia de: Incremento de las ventas exportación Incremento de las ventas de flor nacional Incremento del costo primo Incremento de los gastos variables de producción Incremento de los gastos de administración Incremento de los gastos variables de venta 1.2 OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ASPECTOS CONCEPTUALES Y DE ORGANIZACIÓN 6

7 Es de vital importancia para la Compañía, el contar con manuales de procedimientos que faciliten y garanticen el cumplimiento eficiente de las funciones a cargo de cada empleado. Los Administradores de las empresas implantan en sus compañías normas y procedimientos, tendientes a optimizar los recursos que posee, como un requisito para cumplir con sus objetivos estratégicos tales como: Consecución de lucro o beneficio representativo que garantice la autosuficiencia actual y futura de la empresa. Mantenimiento de la empresa en el mercado, bajo condiciones de creciente competitividad y productividad. Cumplimiento y compromiso con las necesidades y las aspiraciones de la sociedad a través de brindar productos y servicios de óptima calidad. Calificaciones con estándares internacionales. Los procedimientos permiten la ejecución adecuada de actividades de la empresa, la división funcional facilita el desarrollo de las actividades a cargo de los empleados, no obstante es importante elaborar rutinas de 7

8 procedimientos para demostrar en forma más sencilla como se ejecuta una actividad, quiénes son los responsables de cada fase y qué instrumentos requiere para su cumplimiento. Cuando la empresa dispone de rutinas de procedimientos para realizar su trabajo, el personal más calificado puede dedicar mayor tiempo a funciones de supervisión, dejando al personal subordinado las actividades de menor importancia y repetitivas. Una vez definidos los procedimiento, es importante que éstos se respeten, ya que la omisión de alguno de ellos en lugar de favorecer, entorpece y obstaculiza todo el procedimiento. Al manual se lo considera como una guía flexible y útil, que puede ser objeto de modificaciones acorde con las necesidades de la compañía o por cambios y reformas de las Leyes por parte de las entidades de control OBJETIVO GENERAL Establecer procedimientos a ser considerados por los empleados involucrados en la ejecución de las actividades asignadas en el área administrativo financiera, cuya aplicación permitirá optimizar los recursos que posee. 8

9 1.2.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Establecer políticas de control interno para el área administrativo financiera, ya que la adherencia de esta práctica reduce significativamente el riesgo de error material. Proporcionar a los usuarios de los estados financieros, información más confiable y oportuna, como resultado de la aplicación de los procedimientos por parte del personal administrativo financiero. 1.3 IMPLANTACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTION FINANCIERA EN VERDILLANO CIA. LTDA PRINCIPALES DEBILIDADES DETECTADAS ANTES DE LA IMPLANTACIÓN Verdillano Cia. Ltda., no contaba con manuales de procedimientos ni asignación de funciones para el personal administrativo financiero. La falta de los normativos han permitido que no se desarrollen adecuadamente las actividades administrativo financieras ocasionando debilidades como: 9

10 No existe un procedimiento ni control de la facturación para las ventas de la flor nacional. No existe como política, la elaboración de flujos de efectivo periódicos que permitan establecer las disponibilidades de dinero, y los pagos a efectuarse. No existe firmas de responsabilidad y revisión en los comprobantes de egreso y diario general. Esta situación puede originar errores que pueden no ser detectados posteriormente. No se revisan y validan los comprobantes de venta entregados por los proveedores, previo al registro contable. No existe un archivo de comprobantes de retención en la fuente. Los cheques se emiten antes de los comprobantes de egreso y retenciones de impuestos tributarios situación que puede originar pagos en exceso. No existen controles independientes que permitan validar el adecuado manejo de fondos entregados a terceros (caja chica), 10

11 como por ejemplo: arqueos periódicos de fondos a los custodios encargados de su manejo. No se ha diseñado una política del uso de vales de caja chica prenumerados, deficiencia que no permite mantener un control adecuado de los valores entregados a los beneficiarios. Existen varios desembolsos efectuados con los fondos de caja chica y fondos rotativos, que no se encontraron adecuadamente soportados, pues únicamente tienen como evidencia del gasto, los recibos simples firmados por los beneficiarios. En la revisión realizada sobre las reposiciones de los fondos de caja chica, se observó que los comprobantes de venta y otros documentos soportes de gastos no tienen el sello de cancelado, una vez que han sido restituidos dichos fondos. No existe un procedimiento establecido para la emisión y manejo de nómina por pagar. No se emiten oportunamente los contratos de trabajo, avisos de entrada y salida. 11

12 La nómina elaborada no cuenta con firmas de revisión y aprobación. No existe un archivo secuencial de facturas emitidas. Los comprobantes de diario en su mayoría no cuentan con los documentos soportes que sustenten el registro contable PROCESO DE IMPLANTACIÓN Compilar la información e identificar las debilidades existentes. Elaborar el manual de procedimientos con la participación del personal involucrado. Hacer pruebas de rutina antes de formalizar la aplicación del procedimiento. Emitir los Manuales de Procedimientos. Aprobar el Manual de Procedimientos. Capacitar y entrenar a todos los involucrados. Aplicar con el carácter de obligatorio los procedimientos aprobados por la Gerencia General, en al área Financiera. Supervisar y verificar el cumplimiento de los procedimientos. 12

13 1.3.3 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Introducción Objetivos Políticas generales Flujograma Interrelación de cuentas Descripción de formatos implantados Anexos ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL En el mes de noviembre del 2001, la Gerencia General aprobó el organigrama estructural del área Administrativo Financiera, diseño bajo el cual se estructuraron las funciones del personal y manuales de procedimientos. 13

14 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL AREA ADMINISTRATIVO FINANCIERA - VERDILLANO CIA.LTDA. J. Gral de Accionistas Presidente Gerente General Gerente Financiero Gerente Plantación Contador Asist. Adm. Secret. Adm. Secret. Ventas Auxiliar Auxiliar Mensajero Mensajero 14

15 VERDILLANO CIA LTDA FUNCIONES DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO (Relacionadas a los Manuales de Procedimientos implantados) ACTIVIDADES Gerente Asistente Contador Secretaria Secretaria Mensajero Financiero Administ. General Administ. Ventas VENTAS NACIONALES - FACTURACIÓN Receptar los pedidos de clientes Preparar las órdenes de salida de flor nacional Revisar los ingresos por venta de flor nacional Facturar ventas nacionales Registrar y contabilizar las facturas Imprimir y archivar el comprobante de diario y soportes Archivar las copias de las facturas en orden secuencial numérico X X X X X X X CUENTAS POR PAGAR Receptar las facturas y validar los comprobante de venta autori. Cotejar las proformas y sumillar en las facturas Ingresar al sistema de proveedores Definir cuentas y montos de retención Revisar los cálculos aritméticos de facturas de proveedores Imprimir los comprobantes de diario Validar los comprobantes de diario Cancelar los comprobantes de venta Archivar los comprobantes de diario Imprimir los comprobantes de retenciones y notifica al proveedor Archivar provisionalmente los comprobantes de retención X X X X X X X X X X X DESEMBOLSOS Reportar los documentos pendientes de pago Preparar el Flujo de efectivo semanal Emitir los comprobantes de egreso y cheques Revisar los comprobantes de egreso y cheques Firmar conjuntamente con el Gerente General Pagar a Proveedores (Entrega del cheque y comp. de retención) Archivar los comprobantes de egreso y retenciones X X X X X X X "CAJA CHICA, FONDO ROTATIVO" Administrar y liquidar el Fondo de Caja Chica Administración Central X Administrar y liquidar el Fondo Rotativo Plantación X Emitir comprobantes de ingreso y egreso X Registrar ingresos y egresos del fondo rotativo plantación X Efectuar los depósitos de los ingresos fondo rotativo plantación X X Efectuar los pagos del fondo rotativo plantación X Revisar el fondo rotativo de la plantación X Revisar los fondo de cajas chicas X Autorizar el tramite de reposición de fondos X Contabilizar los gastos de caja chica y fondo rotativo X Imprimir los comprobantes de diario y archivo X "NÓMINA, ROLES DE PAGO" "Comunicar nuevos contratos, avisos de entrada/salida (Plantación)" Elaborar e inscribir contratos de trabajo X Autorizar el pago de las horas extras reportadas de Plantación X Recabar toda la información para descuentos en nómina Preparar los roles de pago (cambios mensuales e impresión) Revisar el rol y autorizar el envío de la carta al banco para acreditaciones Preparar reportes para pago de Aportes IESS Contabilizar la nómina y débitos bancarios Imprimir los comprobantes de diario y archivo Preparar las liquidaciones de ex-trabajadores "Preparar la carta para débito de cuenta corriente (Pago nómina, IESS)" X X X X X X X X X OTRAS ACTIVIDADES Realizar las inversiones temporales "Preparar, ejecutar y evaluar el presupuesto de la Compañía" Preparar e implantar manuales de proced competentes a su área Preparar flujos de fondos X X X X 15

16 Convenios con Proveedores Informar a la Gerencia General sobre la marcha financiera de la Cía Proceso contables mensuales en los módulos de contabilidad Preparar informes contables requeridos. X X X X NOTA: "A más de las funciones relacionadas a los Manuales de Procedimientos implantados, los trabajadores tendrán a su cargo " "las actividades y responsabilidades inherentes a su cargo, y las constantes en instructivos o disposiciones internas." 16

17 2.1 INTRODUCCIÓN: Este módulo se refiere a los procedimientos a ser utilizados para la creación y administración de los Fondos de Caja Chica. 2.2 OBJETIVOS: a) Establecer procedimientos a ser considerados en el manejo de los Fondos de Caja Chica. b) Establecer políticas de control interno. c) Optimizar la información contable. 2.3 POLITICAS: a) Este procedimiento se aplicará en todos los departamentos de la compañía en los que se haya asignado Fondos de Caja Chica. b) El Gerente Financiero comunicará al personal involucrado, el contenido y vigencia de este manual de procedimientos, así como también las modificaciones que puedan darse acorde con las necesidades de la compañía o por reformas a la Ley. 17

18 c) El Gerente Financiero, capacitará al Responsable del manejo del Fondo designado. d) El Gerente Financiero (o su delegado) realizará en forma sorpresiva y periódica, control de gestión a los Fondos de Caja Chica. 2.4 PERSONAL INVOLUCRADO: a) Gerente Financiero b) Asistente Administrativa c) Jefe de Departamento d) Contador e) Responsable del manejo del Fondo f) Usuario del Fondo ABREVIATURAS UTILIZADAS : (*) : Documento implantado - Anexo # 4 Vale de Caja Chica 2.5 PROCEDIMIENTOS DEL FONDO DE CAJA CHICA: CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA: 18

19 a) El Gerente Financiero analiza las necesidades para crear un fondo de Caja Chica, el mismo que no superará los 40 salarios mínimos vitales generales, y designará al Responsable del manejo del Fondo. b) El Gerente Financiero ordenará a la Asistente Administrativa que tramite la entrega del fondo. c) La Asistente Administrativa, preparará una carta dirigida al Banco, solicitando se efectúe un débito a la cuenta corriente de la compañía, con crédito a la cuenta del Responsable del manejo del Fondo. Solicitará dos firmas conjuntas autorizadas en la carta y enviará al Banco vía fax. d) La Asistente Administrativa confirmará en el Banco la realización de la transferencia y notificará al Responsable del Fondo, el depósito del valor asignado. e) La Asistente Administrativa firmará y enviará al Contador la carta de transferencia y soportes para contabilización, impresión del comprobante de diario y archivo. 19

20 f) El responsable del manejo del Fondo retira de su cuenta bancaria los valores asignados e inicia la administración del fondo MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA: a) El Usuario del Fondo que requiera dinero para cualquier actividad de la Compañía, solicitará al Responsable del manejo del Fondo, un Vale de Caja Chica (*), documento que es emitido en original y una copia, prenumerado y contiene la siguiente información: Número Fecha Cantidad en números y letras Descripción del gasto Aprobación del Jefe del Departamento. Firma del Usuario del fondo b) El Usuario del Fondo llena los datos del Vale de Caja Chica, y solicitará la autorización del Jefe del Departamento. Entrega el original del Vale de Caja Chica al Responsable del manejo del Fondo y la copia se la retiene para su control personal. 20

21 c) Aprobado el Vale de Caja Chica, el Responsable del manejo del Fondo, entrega el dinero y archiva el original del Vale de caja chica en orden secuencial numérico. d) El empleado interesado procede a la compra con el dinero del fondo. Tiene un máximo de tres días hábiles para entregar la documentación soporte de gasto. e) El Responsable del Manejo del Fondo, revisa que la documentación soporte del gasto entregado por el empleado interesado, cumpla con los requisitos del Anexo # 2 De los Comprobantes de Venta, verifica el valor entregado mediante el Vale de Caja Chica y el valor gastado, y efectúa o solicita el reembolso de la diferencia entre el anticipo entregado y el pago realizado. f) Cuando el fondo de caja chica se encuentre utilizado en un 70%, el Responsable del manejo del Fondo, solicitará la reposición del valor utilizado, para lo cual, preparará y enviará al Contador, un listado de pagos efectuados y adjuntará la documentación soporte respectiva, para que se efectúe el trámite de reposición. 21

22 g) El Contador, revisará y anulará con el sello de CANCELADO, todo comprobante de venta y soportes. h) El Contador remitirá los documentos de reposición del Fondo de Caja Chica a la Secretaria Administrativa para que proceda al trámite de reposición, conforme a los literales c) d) y e), de Creación del Fondo de Caja Chica. 22

23 2.6 FLUJOGRAMAS FONDOS DE CAJA CHICA CREACIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA Gerente Financiero Decide creación NO Toma otra alternativa SI Designa al Responsable del manejo del Fondo Ordena a la Asistente Administrativa tramite la entrega del Fondo Asistente Administrativa Prepara la carta y envía al Banco para crédito a cuenta del Responsable del Fondo Confirma la transferencia y notifica al Responsable del Fondo el depósito. 1 23

24 1 Entrega la carta al Contador Contador Contabiliza la carta e imprime el comprobante de diario Responsable del manejo del Fondo Retira el Fondo e inicia la administración Fin del proceso de creación del Fondo de Caja Chica 24

25 MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA Usuario del Fondo Solicita y llena el Vale de Caja Chica original y 1 copia Solicita autorización del Jefe del Departamento La copia del Vale se retiene para su control El original del Vale lo entrega al Responsable del Fondo Responsable del Fondo Entrega el dinero y archiva el Vale original 1 25

26 1 Usuario del Fondo Procede a la compra (máximo en 3 días) Entrega los soportes del gasto al Responsable Fondo Responsable del Fondo Revisa los soportes de gastos, y liquida el valor entregado Solicita reposición y envía listado de pagos al Contador Contador Revisa y Cancela los comprobantes de venta y soportes 2 26

27 2 Envía la reposición y soportes a la Secretaria Administrativa Secretaria Administrativa Inicia la reposición del Fondo de Caja Chica conforme a literales c),d),e) de Creación del Fondo de Caja Chica Fin del proceso de manejo del Fondos de Caja Chica 27

28 2.7 INTERRELACION DE CUENTAS FONDOS DE CAJA CHICA Se debita : Se acredita : Por los valores de apertura o incremento del Fondo de Caja Chica. Por la disminución o supresión del Fondo de Caja Chica. CREACION DEL FONDO DE CAJA CHICA Bancos XXXX Caja Chica Responsable del manejo del Fondo XXXX REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA Gastos Generales XXXX Bancos XXXX Cuentas por Cobrar XXXX 28

29 3.1 INTRODUCCIÓN: Este módulo se refiere a los procedimientos a ser utilizados para la creación y administración del Fondo Rotativo de la Plantación. 3.2 OBJETIVOS: a) Establecer procedimientos a ser considerados en el manejo del fondo Rotativo de la Plantación. b) Establecer políticas de control interno. c) Optimizar la información contable. 3.3 POLITICAS: a) Los recursos del Fondo Rotativo de la Plantación, se usarán exclusivamente para la adquisición de bienes o servicios destinados a las actividades de la plantación florícola. b) El Fondo Rotativo de la Plantación, se constituirá con un depósito inicial de $ 1.000,00, y se incrementará con los recursos provenientes de la venta de la flor nacional, ventas ocasionales de materiales, o por transferencias de la Administración Central, hasta un tope máximo de $ 3.000,00. 29

30 c) Cuando el Fondo Rotativo de la Plantación supere los $ 3.000,00, los excedentes se depositarán en la cuenta corriente de la Administración Central. d) El monto máximo del Fondo Rotativo será revisado por el Gerente Financiero en el mes de enero de cada año y podrá modificarlo de acuerdo al flujo de gastos de la Plantación. e) La compañía procederá a la apertura de una nueva cuenta corriente a nombre de la Compañía en la misma institución bancaria donde tiene la cuenta la Administración Central y registrará tres firmas autorizadas. Esta cuenta se utilizará única y exclusivamente para las transacciones monetarias del Fondo Rotativo de la Plantación. f) La Secretaria Administrativa recibirá capacitación permanente por parte del Gerente Financiero (o su delegado), sobre el contenido, procedimientos, normas contables tributarias y sus reformas. g) El Gerente Financiero (o su delegado) realizará en forma sorpresiva y periódica, control de gestión al Fondo Rotativo de la Plantación. 30

31 h) El Gerente Financiero notificará al Gerente General, las novedades significativas y materiales, determinadas en la revisión de la gestión del Fondo Rotativo de la Plantación. i) Los documentos implantados: comprobantes de ingresos y comprobantes de egreso, serán preimpresos y numerados. 3.4 NIVELES DE AUTORIZACIÓN: a) Gerente de la Plantación: Hasta el monto máximo del Fondo Rotativo de la Plantación. b) Jefe de Cultivo: Hasta quinientos dólares 3.5 FIRMAS AUTORIZADAS: a) Gerente de la Plantación y Jefe de cultivo b) Gerente de Plantación y Secretaria Administrativa 3.6 PERSONAL INVOLUCRADO: a) Gerente Financiero b) Secretaria Administrativa c) Asistente Administrativa d) Contador 31

32 e) Mensajero de la Plantación ABREVIATURAS UTILIZADAS : (*) : Documento implantado - Anexo # 5 Comprobante de Ingresos (**) : Documento implantado - Anexo # 6 Reporte de Ingresos y Gastos (***) : Documento implantado - Anexo # 7 Comprobante de Egreso 3.7 PROCEDIMIENTOS DEL FONDO ROTATIVO PLANTACIÓN: CREACION DEL FONDO ROTATIVO PLANTACIÓN a) El Gerente Financiero autorizará a la Secretaria Administrativa, tramitar la apertura de una cuenta corriente a nombre de la Compañía, en la Agencia del Banco más cercana a la Plantación. b) La Secretaria Administrativa preparará y entregará todos los documentos solicitados por el Banco y comunicará al Gerente Financiero la habilitación de la cuenta. 32

33 c) El Gerente Financiero ordenará y autorizará a la Asistente Administrativa tramite la transferencia de fondos por el valor inicial asignado. d) La Asistente Administrativa, preparará una carta dirigida al Banco, solicitando se efectúe un débito a la cuenta corriente de la compañía (Administración Central), con crédito a la cuenta corriente creada para el manejo del Fondo Rotativo de la Plantación. Solicitará dos firmas conjuntas autorizadas en la carta. e) La Asistente Administrativa enviará la carta vía fax y notificará a la Secretaria Administrativa el depósito inicial efectuado a la cuenta corriente del Fondo Rotativo de la Plantación. f) La Asistente Administrativa enviará la copia de la carta al Contador para contabilización de la transferencia y archivo INGRESOS AL FONDO ROTATIVO PLANTACIÓN a) La Secretaria Administrativa emitirá un Comprobante de Ingresos (*), en original y dos copia, por cada transacción que origine ingresos efectivos al Fondo Rotativo de la Plantación. 33

34 b) La Secretaria Administrativa entregará el original del Comprobante de Ingresos al interesado como evidencia del dinero recibido, la primera copia la archivará temporalmente y la segunda copia la archivará en el file numérico secuencial. c) La Secretaria Administrativa al final de la jornada de trabajo, registrará en el Reporte de Ingresos y Gastos (**), los Comprobantes de Ingreso emitidos durante el día. d) La Secretaria Administrativa guardará las recaudaciones y documentos soportes en la caja de seguridad hasta el día siguiente. e) La Secretaria Administrativa al día siguiente preparará la papeleta de depósito por el valor total de los ingresos del día anterior. f) La Secretaria Administrativa entregará al Mensajero de la Plantación la papeleta de depósito y valores para que los deposite en el Banco. g) El Mensajero de la Plantación, firmará un recibo provisional por el monto total de los valores recibidos. 34

35 h) El Mensajero efectuará el depósito, luego de lo cual entregará a la Secretaria Administrativa la copia de la papeleta de depósito sellada y firmada por el Cajero del Banco. i) La Secretaria Administrativa, adjuntará a la copia de la papeleta de depósito, a la primera copia del comprobante de ingresos y archivará provisionalmente. El último día laborable de la semana, las remitirá al Gerente Financiero junto al Reporte de Ingresos y Gastos. j) El Gerente Financiero, revisará y remitirá al Contador para registro de los movimientos de ingreso y archivo EGRESOS DEL FONDO ROTATIVO PLANTACIÓN a) La Secretaria Administrativa de la Plantación, recibirá las facturas originales por cada compra de contado autorizada y verificará: que cumpla con los requisitos del Anexo # 2 De los Comprobantes de Venta y que conste la firma del funcionario quien de acuerdo a los montos mínimos permitidos autorizó la compra. También autorizarán la entrega de anticipos a proveedores, desembolsos que se sujetarán al presente procedimiento. (literal c). al g)). 35

36 Las facturas por compras a crédito se tratarán conforme a los procedimientos de Cuentas por Pagar. b) La Secretaria Administrativa calculará el valor líquido a pagar y las retenciones en la fuente, en el caso que proceda de acuerdo con el Anexo # 3 - Normas sobre retención en la Fuente. c) La Secretaria Administrativa verificará el saldo disponible de la cuenta, en el Reporte de Ingresos y Gastos, previo a girar los cheques. Cuando el saldo del Fondo Rotativo de la Plantación sea inferior al monto de pagos, solicitará al Gerente Financiero, una transferencia de fondos por un monto que permita cubrir los cheques a girarse, conforme a los literales d) e) y f) de Creación del Fondo Rotativo. Cuando el saldo del Fondo Rotativo de la Plantación sea suficiente, continuará con el proceso de pagos. d) La Secretaria Administrativa emitirá en original y copia: Comprobante de Egreso (***); comprobante de retención en la fuente; y cheque. e) La Secretaria Administrativa registrará su firma en el Comprobante de Egreso, Retención en la fuente, y cheque; y solicitará adicionalmente firmas conjuntas autorizadas. 36

37 f) La Secretaria Administrativa entregará el cheque y el original del comprobante de retención en la fuente (si procede) al proveedor quién registrará su firma y sello en el original y copia del comprobante de egreso y copia del comprobante de retención en la fuente (si procede). g) La Secretaria Administrativa registrará el valor del cheque en el Reporte de Ingresos y Gastos (**), y en el talonario de la chequera. h) La Secretaria Administrativa, el último día laborable de cada semana, enviará al Gerente Financiero: el Reporte de Ingresos y Gastos; los originales de los comprobantes de egreso; y las copia de los comprobantes de retención en la fuente emitidos. i) El Gerente Financiero, tomará conocimiento de los movimientos y remitirá al Contador. j) El Contador revisará y anulará con el sello de CANCELADO, todo comprobante de venta, contabilizará los comprobantes de egreso, retenciones en la fuente. Imprimirá los diarios, firmará y archivará en el file correspondiente. 37

38 3.8 FLUJOGRAMAS DEL FONDO ROTATIVO PLANTACIÓN CREACION DEL FONDO ROTATIVO Gerente Financiero Autoriza la apertura de una cuenta corriente Secretaria Administrativa Prepara los documentos y entrega al Banco Comunica al Gerente Financiero la creación de la cuenta corriente Gerente Financiero Autoriza la transferencia de fondos a Secretaria Administrativa Asistente Administrativa 1 38

39 1 Prepara la carta de transferencia al Banco Envía la transferencia y notifica al Responsable del Fondo Envía al Contador la carta de transferencia Contador Contabiliza la carta e imprime el comprobante de diario Fin del proceso de creación del Fondo Rotativo Plantación 39

40 INGRESOS AL FONDO ROTATIVO Secretaria Administrativa Comprobante de Ingreso T Entrega el original al interesado y la copia lo guarda para registro y control Registra en Reporte de Ingresos y Egresos, los Comprobante Ingreso Guarda el dinero Prepara papeleta de depósito por el valor total de ingresos del día anterior Entrega al mensajero, papeleta depósito y valores para depósito 1 40

41 1 Mensajero Deja constancia de los valores recibidos y firma un recibo provisional Efectúa el depósito y entrega la copia del depósito sellado y firmada por Cajero. Retira el recibo provisional Secretaria Administrativa Adjunta a la copia del depósito, copias de los comprobantes de ingreso T 2 41

42 2 Al fin de semana, remite al Gerente Financiero, el Reporte de Ingresos y Gastos y soportes Gerente Financiero Revisa y remite al Contador para contabilización y archivo Contador Contabiliza e imprime los comprobantes de ingreso Fin del proceso de Ingresos al Fondo Rotativo 42

43 EGRESOS DEL FONDO ROTATIVO Secretaria Administrativa Recibe las facturas y efectúa verificaciones. Calcula el valor líquido a pagar y retenciones Verifica el saldo disponible de la cuenta corriente Fondos suficiente SI NO Solicita al Gerente Financiero transfiera fondos Prepara Comprobante de Egreso, Cheque y Retenciones en la Fuente. Registra firma en documentos y solicita firmas conjuntas 1 43

44 1 Entrega cheque y retenciones al Proveedor quien registra firmas Registra talonario valor de cheque y en Reporte de Ingresos y Gastos Al fin de semana, remite al Gerente Financiero el Reporte de Ingresos y Gastos Gerente Financiero Toma conocimiento de las transacciones y remite al Contador. Contador 2 44

45 2 Revisa y anula los comprobantes de venta con el sello Cancelado Contabiliza los comprobantes de egreso y retenciones Imprime, revisa y sumilla los comprobantes de diario Fin del proceso de Egresos del Fondo Rotativo 45

46 3.9 INTERRELACION DE CUENTAS FONDO ROTATIVO PLANTACIÓN Se debita : Por los valores de apertura o incrementos al fondo rotativo Se acredita : Por su disminución o supresión del fondo. "Por los pagos realizados o en los casos pertinentes, por el valor" devuelto a la cuenta bancaria de Administración Central CREACION DEL FONDO ROTATIVO Bancos Fondo Rotativo Plantación Cuenta Corriente XXXX XXXX INGRESOS DEL FONDO ROTATIVO PLANTACIÓN Ventas Cuentas por Cobrar XXXX XXXX XXXX IVA en Ventas por Pagar Fondo Rotativo Plantación Cuenta Corriente XXXX XXXX 46

47 EGRESOS DEL FONDO ROTATIVO PLANTACIÓN Inventarios Gastos Retenciones por Pagar XXXX XXXX Fondo Rotativo Plantación Cuenta Corriente XXXX 47

48 4.1 INTRODUCCIÓN: Este módulo se refiere a los procedimientos a ser utilizados para las Ventas de Flor Nacional. 4.2 OBJETIVOS: a) Establecer procedimientos a ser considerados en las ventas de la flor nacional. b) Establecer políticas de control interno. c) Optimizar la información contable. 4.3 POLÍTICAS: a) Los precios serán fijados y revisados por el Gerente de la Plantación. b) Las ventas están gravadas con el Impuesto al Valor Agregado vigente. c) El Guardia de Seguridad seguirá registrando en el libro de novedades, la salida de la flor nacional, verificando con la factura (fecha, cantidad y nombre del cliente). d) Toda flor que no cumpla con los requisitos internacionales y la de exportación que haya cumplido su ciclo en cuarto frío, se 48

49 considerará como flor nacional y podrá ser vendida en el mercado interno. e) La Orden de salida de flor y facturas, serán preimpresas y numeradas. 4.4 PERSONAL INVOLUCRADO: a) Gerente de la Plantación b) Secretaria Administrativa c) Secretaria de Ventas d) Responsable de Poscosecha e) Guardia de Seguridad ABREVIATURAS UTILIZADAS : (*) : Documento implantado: Anexo # 8 Orden de Salida de Flor 4.5 PROCEDIMIENTO DE VENTA DE FLOR NACIONAL: a) El Gerente de la Plantación comunicará por escrito mensualmente a la Secretaria de Ventas, los precios unitarios de venta de la flor nacional. 49

50 b) La Secretaria de Ventas recibe los pedidos de los clientes, los cuales pueden efectuarse telefónica o personalmente. c) La Secretaria de Ventas comunica a los clientes las variedades disponibles para la venta y acuerdan el pedido. d) La Secretaria de Ventas prepara una Orden de Salida de Flor (*) en original y una copia, con los términos de venta, documento que contendrá los siguientes datos: Número Fecha Cliente Descripción de la variedad Cantidad Firma de la Secretaria de Ventas e) La Secretaria de Ventas entregará el original y copia de la Orden de Salida de Flor a la Secretaria Administrativa. f) La Secretaria Administrativa calculará el valor total de la venta y elaborará la factura en original y dos copias. Adicionalmente, adjuntará el original de la Orden de Salida de Flor al original de 50

51 la factura, y la copia de la Orden de Salida de Flor a la segunda copia de la factura. g) La Secretaria Administrativa cobrará al Cliente el valor de la venta, dinero que lo guardará provisionalmente en un cajón de seguridad y realizará el ingreso del efectivo conforme a los procedimientos del Manual de Ingresos al Fondo Rotativo Plantación. h) La Secretaria Administrativa luego del cobro, registrará su firma y sello de cancelado en el original y copias de la factura. Para las ventas a crédito omitirá los pasos de los literales g) y h), y la cobranza se realizará a través de la Administración Central. i) La Secretaria Administrativa entregará al cliente el original y primera copia de la factura para que retire el pedido de Poscosecha. La segunda copia la remitirá al Contador. j) El Responsable de Poscosecha recibirá el original y copia de la factura. Entregará el pedido al cliente junto al original de la factura y se retendrá la primera copia para su control de egresos de flor. 51

52 k) Finalmente el Guardia de seguridad solicitará al cliente el original de la Orden de Salida de Flor que se encuentra adjunto a la factura original y verificará la cantidad de flor que sale. Se retendrá el original de la Orden de Salida de Flor y archivará en orden secuencial numérico. 52

53 4.6 FLUJOGRAMA VENTAS DE FLOR NACIONAL Gerente de Plantación Comunica precios unitarios mensuales a la Secretaria Administrativa Secretaria de Ventas Recibe los pedidos de los clientes por teléfono o personal Comunica las variedades disponibles a cliente Emite Orden de salida de Flor Entrega el original y copia a la Secretaria Administrativa Secretaria Administrativa 1 53

54 1 Calcula el valor total de la venta Emite la factura en original y 2 copias Adjunta las Ordenes de Salida Flor a las facturas lit.f) manual procedimientos Cobra al cliente y guarda el dinero Registra su firma y sello en facturas original y copias Entrega al cliente original y 1ra copia. 2da copia entrega al Contador Responsable de Post cosecha 2 54

55 2 Recibe el original y copia de la factura Entrega el pedido y factura original. La 1ra copia su control Guardia de Seguridad Verifica la salida de flor se retiene y archiva la Orden Salida de Flor Fin del proceso Ventas de Flor Nacional 55

56 4.6 INTERRELACION DE CUENTAS VENTAS DE FLOR NACIONAL Ventas Nacionales Se acredita : Por el monto de los ingresos de venta de flor nacional Cuentas por Cobrar Clientes Se debita: Se acredita: Por el monto de las ventas "Por el monto de los abonos, pagos totales, retenciones tributarias, castigos." VENTAS NACIONALES CUENTAS POR COBRAR CLIENTE - XXXX XXXX XXXX Pago de la factura IVA en Ventas Fondo Rotativo Plantación XXX XXXX 56

57 5.1 INTRODUCCIÓN: Este modulo se refiere a los procedimientos a ser utilizados para el registro de obligaciones o Cuentas por Pagar. 5.2 OBJETIVOS: a) Establecer procedimientos a ser considerados en el registro de las cuentas por pagar. b) Identificar el control interno. c) Optimizar la información contable. 5.3 POLÍTICAS: Los obligaciones por pagar serán ingresadas por el módulo de Cuentas por Pagar, el mismo que asigna un número automático secuencial a cada comprobante de diario y comprobante de retención en la fuente. 5.4 PERSONAL INVOLUCRADO: a) Gerente Administrativo Financiero b) Gerente de la Plantación c) Contador d) Asistente Administrativa 57

58 e) Mensajero 5.5 PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR: a) La Asistente Administrativa recibirá todas las facturas de proveedores, memorandos de solicitud de pago a empleados y terceros. Verificará: que cumplan con los requisitos del Anexo # 2 De los Comprobantes de Venta ; cálculos aritméticos; que todas las facturas de los proveedores y memorandos, tengan la firma del funcionario, quien de acuerdo a los montos mínimos permitidos, autorizó la compra o desembolso. Remite al Contador. b) El Contador registrará los montos de las obligaciones de la compañía en el módulo de Cuentas por Pagar, mediante el cual puede verificar que no exista duplicación de los documentos. En este proceso deberá aplicar los porcentajes de retención vigentes en la Ley de Régimen Tributario Interno, Reglamento y Resoluciones del SRI, de acuerdo con el Anexo # 3 Normas sobre retención en la Fuente. c) El Contador, imprimirá el comprobante de diario, documento al que adjuntará los soportes del registro de las obligaciones, firma y remite al Gerente Financiero. Es en este proceso que se contabilizan las obligaciones de la compañía, valores que posteriormente informará el Contador para el proceso de Desembolsos. 58

59 d) El Gerente Financiero revisará y firmará el comprobante de diario; Cancelará los comprobantes de venta y soportes, documentos que se entregarán al Mensajero para archivo. e) El Mensajero, archivará los comprobantes de diario en orden secuencial numérico. f) La Secretaria Administrativa ingresará diariamente al módulo de Cuentas por Pagar, e imprimirá dos ejemplares de retenciones en la fuente e IVA. g) La Secretaria Administrativa firmará, y notificará al proveedor la emisión del comprobante de retención, y archivará provisionalmente hasta que se realice el pago de acuerdo a los procedimientos de Desembolsos. 59

60 5.6 FLUJOGRAMA DE CUENTAS POR PAGAR Asistente Administrativa Recibe facturas, memorandos para pagos Verifica requisitos del Anexo # 2, autorizaciones Y cálculos Remite al Contador para contabilización Contador Contabiliza las obligaciones aplica retenciones Imprime el Comprobante de Diario y adjunta los soportes 1 60

61 1 Firma el Comprobante de Diario y remite al Gerente Financiero Gerente Financiero Revisa y firma el Comprobante de Diario Cancela el Comprobante de Diario y entrega al Mensajero Mensajero Archiva los Comprobantes de Diario en orden secuencial numérico Asistente Administrativa Ingresa diariamente al módulo de Cuentas por Pagar e imprime 2 comprobantes de retención 2 61

62 2 Firma y notifica al beneficiario la emisión del Comprobante de Retención T Fin del proceso de Cuentas por Pagar 62

63 5.7 INTERRELACION DE CUENTAS CUENTAS POR PAGAR (En el registro de obligaciones) Se acredita : Se debita : Por el monto de las deudas u obligaciones contraidas Por la extinción de la obligación (Ver Manual de Desembolsos) IVA Crédito Tributario Cuentas por Pagar XXXX XXXX XXXX Gastos XXXX Retención en la Fuente XXXX Inventarios XXXX Activo Fijo "Retención IVA en Compras (30,70,100)" XXXX XXXX Otros Activos XXXX 63

64 6.1 INTRODUCCIÓN: Este modulo se refiere a los procedimientos a ser utilizados para los pagos o Desembolsos que tenga que efectuar la Compañía. 6.2 OBJETIVOS: a) Establecer procedimientos a ser considerados para los desembolsos de la Compañía. b) Identificar el control interno. c) Optimizar la información contable 6.3 POLÍTICAS: Para los pagos, se consideraran los siguientes parámetros: a) La Compañía tiene como política, efectuar el pago a beneficiarios los días martes de cada semana. b) Los cheques siempre tendrán dos de tres firmas autorizadas. c) Los cheques en su mayor parte se emitirán en forma cruzada, se exceptuarán los casos en los cuales el beneficiario sea una persona natural y el monto del cheque sea menor a quinientos dólares. d) La Asistente Administrativa verificará los documentos de identificación del proveedor o beneficiario del cheque, y solicitará que este deje evidencia de su conformidad con su firma y sello en el 64

65 casillero correspondiente del comprobante de pago y comprobante de retención. e) Los pagos de nómina y reposición de fondos a empleados se realizarán mediante carta de transferencia bancaria. f) La Asistente Administrativa llevará un detalle de cheques no cobrados. g) La Asistente Administrativa preparará y entregará al Gerente Financiero, el reporte de saldos de cuentas bancarias. 6.4 PERSONAL INVOLUCRADO: a) Gerente General b) Gerente Financiero c) Contador d) Asistente Administrativa e) Mensajero de Administración 6.5 NIVELES DE AUTORIZACIÓN: Los desembolsos efectuados por la Compañía tendrán los siguientes límites de autorización: a) Junta General de Accionistas: Monto ilimitado b) Presidente: Hasta cien mil dólares c) Gerente General: Hasta cincuenta mil dólares 65

66 d) Gerente Financiero: Hasta diez mil dólares 6.6 FIRMANTES AUTORIZADOS: Los funcionarios autorizados para firmar sobre las cuentas corrientes de la Compañía son los siguientes: a) Presidente del Directorio b) Gerente General c) Gerente Financiero ABREVIATURAS UTILIZADAS : (*) : Documento implantado: Anexo # 9 Documentos pendientes de pago (**) : Documento implantado: Anexo # 10 Flujo de efectivo semanal 6.7 PROCEDIMIENTO PARA DESEMBOLSOS: a) El Contador, el día jueves de cada semana imprimirá, revisará, firmará y enviará al Gerente Financiero, el reporte de Documentos Pendientes de Pago (*) del sistema contable, que contiene la siguiente información: Identificación del Proveedor o beneficiario 66

67 Número de la factura Fecha de emisión Fecha de vencimiento Días plazo Días vencimiento Valor b) El Gerente Financiero elaborará un Flujo de efectivo semanal (**), en el cual se determinará y controlará la previsión de efectivos requerida (o excedentes temporales de efectivo disponibles para su inversión), en base al reporte de Facturas Pendientes de Pago e informe de ingresos recibidos. c) El Gerente Financiero todos los días viernes enviará al Gerente General el Flujo de efectivo semanal, para su aprobación. d) Una vez aprobado el Flujo de Efectivo semanal, se enviará a la Asistente Administrativa quien emitirá e imprimirá los comprobantes de egreso y cheques desde el módulo de Contabilidad. El sistema contabiliza y numera automáticamente cada comprobante de egreso. 67

68 e) La Asistente Administrativa recabará las firmas autorizadas en los cheques (firmas autorizadas) y comprobantes de egreso (visto bueno del Gerente Financiero). f) La Asistente Administrativa guardará provisionalmente los comprobantes de egreso y cheques en la caja fuerte, hasta que se realice el pago. g) La Asistente Administrativa, los días martes procederá a la entrega de cheques a los beneficiarios. h) La Asistente Administrativa enviará las copias del comprobante de egreso y retención al Mensajero para que proceda a archivarlas en función al orden secuencial numérico. 68

69 6.8 FLUJOGRAMA DE DESEMBOLSOS Contador Imprime, revisa, firma el Reporte Documentos pendientes de pago Envía al Gerente Financiero Gerente Financiero Elabora el Flujo de Efectivo Semanal Envía al Gerente General para aprobación Gerente General 1 69

70 1 Decide aprobar NO Sugiere cambios SI Aprueba y envía a la Asistente Administrativa Asistente Administrativa Contabiliza e imprime los comprobantes de egreso y cheques Recaba las firmas, autorizadas en cheques y comprobantes de egreso T 2 70

71 2 Paga a los beneficiarios los días martes Envía las copias al Mensajero Mensajero Clasifica y ordena en forma secuencial numérico Fin del proceso de Desembolsos 71

72 6.9 INTERRELACION DE CUENTAS DESEMBOLSOS (En el pago de obligaciones) Se debita : Se acredita : Por los pagos parciales o totales u otras formas de extinción. Ver manual de Obligaciones por Pagar Cuentas por Pagar XXXX Bancos XXXX 72

73 7.1 INTRODUCCIÓN: Este módulo se refiere a los procedimientos que serán considerados al realizar Inversiones Temporales. 7.2 OBJETIVOS: a) Establecer procedimientos a ser considerados al realizar inversiones temporales. b) Establecer políticas de control interno. c) Optimizar la información contable. 7.3 NIVELES DE AUTORIZACIÓN: a) Inversiones temporales inferiores a diez mil dólares serán autorizadas por el Gerente Financiero. b) Inversiones temporales superiores a diez mil dólares serán autorizadas por el Gerente General. 7.4 PERSONAL INVOLUCRADO: 73

74 a) Gerente General b) Gerente Financiero c) Asistente Administrativa d) Contador ABREVIATURAS UTILIZADAS : (*) : Documento implantado: Anexo # 11 Listado de Inversiones temporales vigentes 7.5 PROCEDIMIENTOS PARA INVERSIONES TEMPORALES: APERTURA DE LA INVERSIÓN a) De acuerdo a las disponibilidades de efectivo que tenga la Compañía, las cuales se determinarán en función a los flujos de efectivo semanales, el Gerente Financiero establecerá la posibilidad de realizar inversiones temporales. b) Cuando la inversión sea menor a diez mil dólares continuará con el proceso de inversión y notificará por escrito al Gerente General. Caso contrario remitirá para aprobación del Gerente General previo a efectuar la inversión. 74

75 c) El Gerente Financiero se comunicará con las Instituciones Financieras con las cuales trabaja y solicita información respecto a las tasas de interés. d) El Gerente Financiero seleccionará la mejor opción (seguridad y rentabilidad) para la colocación de excedentes de liquidez y confirma su decisión a la Institución Financiera seleccionada, mediante la emisión de una carta, en original y una copia, en la cual se detalla la siguiente información: Monto a invertir Plazo de la inversión Tasa pactada Tipo de inversión efectuada e) El Gerente Financiero preparará y enviará por fax la comunicación a la Institución Financiera, se archivará el original en el file de documentación enviada-recibida, y a la copia se adjuntarán los documentos emitidos por la Institución Financiera, que respalden la transacción. 75

76 f) El Gerente Financiero mantendrá un Listado de Inversiones Temporales Vigentes (*), en hoja electrónica en la cual controlará las inversiones efectuadas y sus vencimientos. g) El Gerente Financiero entregará al Contador, la copia de la carta de confirmación enviada a la Institución y soportes. h) El Contador procederá a la contabilización de la inversión en el diario respectivo y archivará en la carpeta de Diarios Generales del mes correspondiente CANCELACION DE LA INVERSIÓN a) Terminado el plazo de la inversión, y si la Institución Financiera no se ha comunicado con el Gerente Financiero de la Compañía, se realiza el seguimiento oportuno, a fin de obtener la documentación soporte emitida por la Institución Financiera, por la cancelación de la inversión. b) El Gerente Financiero entregará a la Asistente Administrativa, los documentos soporte de la cancelación de la Inversión, para que emita un Comprobante de Ingreso (preimpreso y numerado), en original y copia. 76

77 c) La Asistente Administrativa archivará el original del Comprobante de Ingresos en el file de Inversiones Temporales y a la copia adjuntará los soportes. d) La Asistente Administrativa entregará al Contador la copia del Comprobante de Ingreso para que proceda a contabilizar la cancelación de la inversión, impresión del Diario de Ingresos (numeración automática) y archivo. 77

78 7.6 FLUJOGRAMA DE INVERSIONES TEMPORALES APERTURA Gerente Financiero Inicia proceso de inversión de los excedentes de fondos Decide aprobar NO Inversiones superiores a $ son autorizadas por el Gerente General SI Inversiones inferiores a $ continúa el proceso de inversión Obtiene información de tasas de interés y riesgos y selecciona mejor opción de inversión 1 78

79 1 Prepara la carta dirigida al Banco PRE comunicando la confirmación de la inversión Archiva el original y a la copia adjunta soportes Ingresa en hoja excel, en Listado de Inversiones Temporales vigentes la inversión. Entrega al Contador la copia de la carta y soportes 2 79

80 2 Contador Contabiliza la inversión Imprime el comprobante de diario y firma Fin del proceso de Apertura de Inversiones Temporales 80