Guía Práctica de Tareas Diarias en QuickBooks

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1 Accounting 2Easy Guía Práctica de Tareas Diarias en QuickBooks En español By S.R.

2 Indice QuickBooks Función... 3 Home Page Cómo usar la Página Principal... 5 Usando los "Centers", Cómo se usan... 6 Los Formatos de QuickBooks... 7 Ventas y Cobranzas... 7 Creando Recibos de Ventas o "Sales Receipt"... 7 Creando Facturas (Invoices)... 8 Recibir Pagos (Receive Payments)... 9 Hacer Depósitos (Make Deposit) Registro y Pago de Deudas Hacer Pagos Registro de la Deuda (Enter Bill) Pago de las Deudas (Pay Bills) Emitir Cheques (Write Checks) Reportes (Reports) Glosario... 18

3 QuickBooks La ventaja de QuickBooks es que la mayoría de las transacciones que la empresa realiza, pueden ser generadas en por el mismo software (Invoices = Facturas, Checks = Cheques, Purchase Orders = Órdenes de Compra); quiere decir que simultáneamente que se efectúa la transacción, ya forma parte de los registros contables de la empresa. Los documentos mercantiles denominados documentos fuentes, se consideran de valor probatorio de la transacción comercial. Durante una auditoria, no importa lo que hayamos registrado en el sistema, son los documentos los que evidencian que la transacción se efectuó. Ejemplos de documentos: Cash receipts = Recibos de Caja Credit card receipts = Recibos de las tarjetas de crédito Cash register tapes = Recibos de las cajas registradoras Cancelled checks = cheques cancelados Customer invoices = Facturas hecha a los clientes Vendors invoices = Facturas de los Proveedores Purchase orders = Ordenes de Compra Deposit slips = Planillas de depósito Notes for loans = Notas de los créditos Como mínimo, cada uno de estos documentos deben contener: nombre, la fecha, la descripción de la transacción y la cantidad. Si la fuente del documento no existe, se sugiere que se haga un documento de relación en el cual se detalla la transacción y al que se le va a adjuntar otros documentos que la comprueben, como estados bancarios o de las tarjetas de crédito o cualquier otra documentación que sirva de respaldo legal. Una vez que la transacción se registra en el sistema, la fuente del documento deberá ser archivado en lugar seguro y capaz de ser identificado en el caso que necesite verificación posterior.

4 Home Page Usted puede usar el "Home Page" para efectuar en QuickBooks l os registros y las transacciones que se pueden realizar con el programa y que reflejan las operaciones regulares de su empresa. El "Home Page" le da una idea de cómo las transacciones que se efectúan en su empresa se conectan unas con otras Usted puede registrar todas sus operaciones usando el menú. El menú contiene las mismas tareas que el "Home Page" El "Icon Bar" o barra de iconos incluye atajos a las diferentes áreas del QuickBooks. Para personalizarlos a las necesidades de su negocio, haga click en "Customize Shortcuts". Para personalizar "Home Page" debe elegir Edit >Preferences >Desktop View, y entonces la etiqueta "Company Preference" Para ir a los "Centers" haciendo click en las etiquetas "Vendors", "Customers" o "Employees"

5 Usando los "Centers" En QuickBooks tiene 3 "Centers" o Centros de Control: uno para proveedores o "Vendors", otro para clientes o "Customers", y el último de empleados o "Employees". Estos centros están diseñados para editar, preparar las transacciones y suministrar información, sin necesidad de tener separadas estas funciones en diferente áreas. Todos los "Centers" Funcionan igual, ponemos de ejemplo "Customers". Todos sus clientes se muestra en esta área. En esta área podrá observar todas las transacciones del cliente La información del "Customer" o cliente aparece en esta parte superior del centro Para editar la información del cliente haga click en esta imagen.

6 Usando Las Formas Todas las transacciones diarias que usted necesita realizar, están contenidas en el QuickBooks y la manera que el programa las registra son las "Forms" o formas entre ellas están: "Invoices" = Facturas por cobrar, "Bills" = Deudas por pagar, "Checks" = Cheques. En el "Home Page" usted puede encontrar estas formas y desde allí al hacer click realizarlas; o en los centros de acuerdo al tipo de transacción, podrá hacerlas, ejemplo en "Customers" puede registrar "Invoices" = Facturas. Todas las formas como tiene la misma función, que es la de efectuar el registro, contienen el mismo sistema para hacerlo: En esta área se selecciona el "Customer" o cliente o el "Vendor" o Proveedor Cada uno de los íconos de esta área, representa una acción a realizar con la forma En esta área es donde se registrará la información: lo que vende o paga, descripción, precio, fecha, etc.

7 Ventas y Cobranzas: Creando Recibos de Ventas o "Sales Receipt" Usted puede crear un recibo de venta cuando realiza una venta y recibe el pago al mismo tiempo. Para empezar debe ir a Customers > Sales Receipt o en el "Home Page" encontrará el ícono "Create Sales Receipt". También se usa si hace muchas ventas de contado de clientes a los que no necesita hacerle seguimiento resumiéndolas en una sola entrada 1. Seleccione el "Customer" o cliente 2. Indique el Artículo "Item" de lo que usted vende 6. Imprima o envíe por 3. Seleccione el Método de Pago 4. Seleccione la cantidad 5. Escriba el precio 7. Salve

8 Creando Facturas (Invoices) Si el cliente le paga una parte al inicio y otra al final, haga facturas para hacer el seguimiento de las cuentas por cobrar, de esta manera podrá tener el control de cuerdo la fecha de vencimiento de l transacción Vaya a: Customers > Create Invoices o en Home haga click en el ícono de "Create Invoices" 1. Seleccione el "Customer" o cliente 2. Indique el Artículo "Item" de lo que usted vende 6. Imprima o envíe por 3. Seleccione fecha de vencimiento 4. Escriba la cantidad de artículos 5. Escriba el precio manualmente si usted no lo hizo cuando creó la tarifa o "Rate" del "Item" o artículo 7. Salve

9 Recibir Pagos (Receive Payments) Cuando el cliente haga pagos, use "Receive Payments" para aplicarlo a la factura correspondiente Para empezar vaya a: Customers > Receive Payments o en "Home" haga click en el ícono "Receive Payments". 1. Seleccione el "Customer" o cliente 2. Introduzca la cantidad que el cliente está pagando y la fecha del pago 3. De acuerdo al método de pago, complete la información pertinente 4. Seleccione el "Invoice"(s) o Facura(s) que se están pagando 5. Salve el pago

10 Hacer Depósitos (Make Deposit) Una vez recibido el pago, usted necesita registrar en el QuickBooks el depósito en la cuenta de banco que corresponda, para hacerlo debe utilizar "Make Deposit" Para empezar vaya a: Banking > Make Deposit o en Home haga click en el ícono "Record Deposit" Cuando usted selecciona la opción de registrar el depósito, si usted tiene varios pagos recibidos, QuickBooks le hace un listado de todos los pagos por depositar, si está haciendo un depósito directo QuickBooks abre en la ventana del paso 2 1. Seleccione el pago a depositar y click OK 2. Seleccione el banco en donde se depositará 3. Registre cualquier depósito adicional 4. Salve la transacción 5. Para su control interno se recomienda imprimir el depósito

11 Registro y Pago de Deudas Para mantener el control de cuanto, a quien usted le adeuda, y el pago correspondiente, QuickBooks utiliza dos pasos Registro de la deuda en Vendors > Enter Bills Pago de la deuda usando Vendors > Pay Bills Hacer Pagos En QuickBooks, usted hace el registro de las compras y el pago de las mismas, utilizando las ventanas de: "Write Checks"= Escribir Cheques, "Enter Bills"= Registrar Cuentas por Pagar, o "Credit Card Charges" = Cargos en las Tarjetas de Créditos. Si usted usa su tarjeta de crédito o cash para comprar algo, utilice la ventana de "Write Checks" para registrar la transacción. Para mantener el record y control de lo que usted debe, utilice "Enter Bills" = Registrar la Factura del Proveedor. Cuando vaya a pagar utilice la ventana de "Pay Bills" = Pagar (nunca utilice en este caso la ventana de hacer cheques).

12 Registro de la Deuda (Enter Bill) Para esta acción debe usar la ventana de "Enter Bill" = Registro de Cuentas por Pagar. 1. Selecciones el Proveedor que debe pagar 3. Registre fecha y QuickBooks calculará la fecha de vencimiento. Se puede corregir manualmente tambien 2. Registre el monto de la deuda En esta ventana QuickBooks le muestra a simple vista, la información y del proveedor al que se le está registrando la nueva deuda 4. registro del gasto, se puede hacer en un todo o si se h de distribuir en diferentes cuentas 5. Cantidad o monto que va a registrarse en la cuenta correspondiente 6. Salve la deuda

13 Pago de las Deudas (Pay Bills) Cuando vaya a pagar utilice la ventana "Pay Bills", esta forma le permite establecer el pago y hacer el cheque correspondiente Vaya a: Vendors > Pay Bills. 1. Seleccione lo que va pagar, puede escoger uno o varios proveedores a pagar 2. Cambie la fecha si es necesario 3. Seleccione el método de pago y la cuenta 5. Haga click aquí para pagar 4. QuickBooks le muestra cuánto le quedaría en el banco cuando usted pague la deuda

14 Emitir Cheques (Write Checks) Utilice la ventana de "Write Checks" = Escribir Cheques si necesita emitir un cheque e imprimirlo, o si lo ha hecho manual, registrarlo en el sistema. Recuerde no utilizar esta opción para pagar una cuenta por pagar, en ese caso utilice "Create Paychecks" = Crear Cheques de Pago. 1. Selecciones el banco que va a usar en el pago 2. Selecciones el beneficiario del cheque 3. Dígale a QuickBooks qué está pagando distribuyendo la cantidad en diferentes gastos si es necesario. 4. Registre el monto total del cheque 5. Salve el cheque

15 Reportes (Reports) QuickBooks utiliza 5 tipos de categorías o cuentas, donde organiza las transacciones que realiza la empresa, estas cuentas se usan para el registro de la información financiera y las agrupa de acuerdo a su propósito final de información. La clasificación de QuickBooks es simple Income = Ingresos Expenses = Gastos Assests = Activos Liabilities = Pasivos Equity = Capital

16 Y cada una será sub-dividida de acuerdo a lo que se quiere reflejar de las operaciones de la empresa y los reportes que van a conformar. Toda la información registrada en QuickBooks puede encontrarse, puede organizarse y presentitas como reporte. QuickBooks tiene más de 100 reportes contando con un "Report Center" que le hará más fácil la utilización de los mismos Vaya a Report > Reports Center este centro muestra y explica cada reporte

17 Company Snapshot Si usted mantiene el registro de las transacciones al día, una de las herramientas de control que permite ver a simple vista ver información pertinente a las operaciones de la empresa. Vaya a Company > Company Snapshot. Allí podrá ver: Cuánto le deben Cuánto debe Distribución de los gastos y los ingresos Principales clientes Los balances en las cuentas, etc.

18 Glosario/Glossary El presente glosario, es terminología generalmente usada en QuickBooks, al entender el vocabulario, esperemos se les hagas más fácil comprender los procesos de registro del programa, se traduce al español los términos más usado en el programa. ACCOUNT = CUENTA: ENG: It is the accounting instrument used to reflect the increases and decreases of the assets, liabilities, equity, income, and expenses as result of the transactions of the company. Each transaction produces changes in value; they have to be registered; the numeric instrument used is the account. ESP: Cada transacción produce un cambio y estos cambios deben registrarse, la representación numérica utilizada en la contabilidad para reflejar esos cambios de acuerdo a su naturaleza es lo que se denomina cuenta. ACCOUNTING = CONTABILIDAD: ENG: is a service-based profession that provides reliable and relevant financial information useful in making decisions. Accounting also represents the process of recording, measuring, interpreting, and communicating financial data. ESP: El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), define la Contabilidad como: La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, transacciones y eventos que son en parte, por lo menos, de carácter financiero e interpretar los resultados de estos. ACCOUNTING PERIOD PERIODO CONTABLE: ENG: Constituted by the interval that goes since the transaction register, until the registered information is used to prepare the financial statements to show the results in this period. It is the normal calendar duration for reporting of financial information. ESP: Un ciclo contable es el periodo de tiempo que empieza desde el momento en que una transacción se registra de manera cronológica y sistemática hasta el momento en que esta información es utilizada por los Estados Financieros. Normalmente un ciclo contable es de un año, pero dependiendo de las necesidades de la empresa pueden ser mensuales, trimestrales y semestrales. ACCOUNTS PAYABLE = CUENTAS POR PAGAR: ENG: Money owed by the business to suppliers; amounts owed to others (creditors) for the purchases on credit of goods and services ESP: Es el dinero que la empresa debe a otros como consecuencia de la adquisición de bienes y servicios ACCOUNTS RECEIVABLE = CUENTAS POR COBRAR: ENG: Money owed by customers to the business; amounts owed to a business as result of goods and services sold on credit. ESP: Es el importe de dinero que los clientes deben a la empresa como resultado de los bienes y productos ofrecidos y vendidos a crédito. ASSETS = ACTIVOS:

19 ENG: Are all property or resources that an individual or company possesses ESP: Un activo son todos los bienes o recursos que la empresa posee y que es susceptible de convertirse en dinero BALANCE SHEET = BALANCE GENERAL: ENG: Is a financial statement that shows the assets, the debits, and the capital at one point in time. Reflects value of goods owned (ASSETS) the debts owed to others (LIABILITIES), and the difference is the amount owed to the owners (NET WORTH or OWNER S EQUITY). ESP: Es el estado financiero que refleja la situación de la empresa en un momento determinado; mostrando contablemente los Activos (lo que la empresa posee), los Pasivos (Lo que la empresa debe) y el Patrimonio (lo que la empresa posee que no debe) BANK - BANCO: ENG: Is a Financial Institution authorized by government to perform financial services like accept deposits, pay interest, clear checks, make loans, act as an intermediary in financial transactions, and provide other financial services to its customers. ESP: Entidad financiera que se dedica a la administración de dinero. El banco ofrece servicios como depósitos de dinero, cheques, préstamos de capital, intermediarios en transacciones financieras, etc. BANK ACCOUNT = CUENTA DE BANCO: ESP: Money deposited in a bank and subject to withdrawal by the depositor. The establishment of corporate checking and savings accounts should take place by corporate resolution. ENG: Es la cuenta que representa el dinero depositado en las entidades bancarias y que es utilizado en las transacciones de la empresa BANK RECONCILIATION = CONCILIACION BANCARIA: ENG: Is the process to compare bank information (from bank statements) with the company s records (Banks accounts), the bank statements is used for this process. ESP: La conciliación bancaria no se debe considerar como registro contable, sino que es una importante herramienta de control interno del efectivo. Es un proceso por el cual se comparan los valores y las transacciones que la empresa ha realizado y que están reflejados en cuentas de Banco, con los valores y transacciones que el banco muestra en los estados bancarios. BANK STATEMENT = ESTADO DE CUENTA BANCARIO: ENG: A statement that shows the balance in a bank account at the beginning of the month, the deposits, the checks paid and other debits and credits during the month, and the balance at the end of the month. ESP: Reporte que muestra el balance en la cuenta de banco al principio del mes y como ha variado por las transacciones y operaciones realizadas: depósitos, cheques y otros débitos y créditos realizados en el mes y que determinan la diferencia al final del mes. CASH = EFECTIVO: ENG: Cash is the liquid asset on the balance sheet. In accounting, everything equals to cash on hand, paper currency, coins, bank balances, negotiable money orders, and checks.

20 ESP: El dinero es el elemento más líquido que posee la empresa. En contabilidad es todo lo que sea efectivo en caja, dinero, monedas, balances del banco, documentos negociables, etc. CHART OF ACCOUNTS = PLAN o LISTADO DE CUENTAS: ENG: Is the classification system that shows the accounts structure in accordance with their nature: Assets, Liabilities, Equity, Income and Expenses, that are used for recording accounting transactions. ESP: Es el sistema de clasificación de las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos y egresos de acuerdo a la estructura y función que realiza la empresa; se utilizan para el registro de las operaciones de la empresa CREDIT = CREDITO: ENG: In accounting, is an entry on the right side of an account: that increases a liability, owner s equity or income, or an entry that decreases an asset or an expense. ESP: En contabilidad, es la entrada que se hace el lado derecho de una cuenta: incrementa un pasivo, el patrimonio o un ingreso, o si es un activo o un egreso lo disminuye CHECK = CHEQUE : ENG: Payment authorization pure and simple, negotiable instrument that authorizes a bank to pay money to the payee. A check identifies the date of issue, payee name and amount, and is signed by the issuer. ESP: Un cheque es una autorización de pago escrito que autoriza al banco pagarle a la persona que lo recibe la cantidad de dinero que está estipulada en el documento. DEBIT = DEBITO: ESP: In accounting, an entry, that increases an asset, an expense, or an entry that decreases liabilities, owner s equity, or increases an income. ENG: En contabilidad es una entrada que incrementa un activo, un gasto, o una entrada que representa una reducción de un pasivo, el capital o un ingreso. DEPOSITS IN TRANSIT = DEPOSITOS EN TRANSITO: ENG: Deposits recorded on the system by the company, but are not reflected on a bank statement. ESP: Depósitos registrados en los libros de la empresa pero que no aparecen reflejados en el estado bancario. DISBURSEMENT = DESEMBOLSO: ENG: Expenditure or exit of financial resources. Payments or exits of money by cash or checks. ESP: Pagos o salida de dinero en efectivo o con cheques DOUBLE ENTRY = DOBLE ENTRADA: ENG: It is the system used for keeping ACCOUNTING (recording, verifying and reporting financial information) records, where each transaction is listed twice (once for source and once for disposition of the transaction). The entries are called DEBIT and CREDIT. The creators of the doubly entry based in the underlying accounting equation: ASSETS = LIABILITIES + EQUITY.

21 ESP: Sistema utilizado para el registro contable de las transacciones, las cuales tienen doble entrada (una para lo que entra y la otra para lo que sale). Estas entradas se denominan DEBITO y CREDITO, y están basados en la Ecuación Patrimonial ACTIVOS = PASIVO + CAPITAL o PATRIMONIO EXPENSES = GASTOS: ENG: They are the Goods and services consumed by the company s operations in the process of obtaining revenue. It is the cost of generating revenues. They normally fall into different categories: cost of goods sold, selling expenses, general and administrative expenses, and variable expenses. The Capital account is decreased by these accounts. ESP: Son los bienes y servicios que son consumidos por la empresa en el proceso que obtener ingresos. El costo de generar ingresos. Están categorizados de diferente manera: costo de mercancía vendida, gastos de ventas, gastos generales y administrativos, gastos fijos, gastos variables. Los gatos disminuyen la cuenta de Capital. FINANCIAL STATEMENTS = ESTADOS FINANCIEROS: ENG: They are the final product of the Accounting process providing the vision the financial position of the business has. The most common are the BALANCE SHEET, the INCOME STATEMENT and the CASH FLOW STATEMENT. ESP: Producto final del proceso contable, son los reportes que recopilan información sobre los resultados de las operaciones económicas de la empresa, cuyo objetivo es dar una visión general de la posición financiera de la misma. Dentro de los Estado Financieros se incluyen: Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas y el de Flujo de Caja. INCOME INGRESO: ENG: Assets received by a business in a given period of time as a result of the goods and services sold. ESP: Renta, entrada, utilidad y beneficio que recibe un negocio en un periodo de tiempo como resultados e los bienes o servicios vendidos LIABILITIES PASIVOS: ENG: The total of all debts and obligations OWED by a business or an individual. Liabilities are often divided into classes: shortterm that is due to be paid in less than one year, and long-term that is due to be paid over a period of more than one year. ESP: El total de todas las deudas y obligaciones que se deben. Se dividen el corto plazo (periodo menor o igual a un año) y largo plazo (periodo mayor de un año). OWNER S EQUITY OR COMPANY S EQUITY = CAPITAL o PATRIMNONIO: ENG: Is what the business owes the owner or owners ESP: Es el valor de los bienes que poseen la empresa (que no debe) y los aportes que realizan los socios o el socio.. POSTING REGISTRO: ENG: Is the act of recording in the system the information from the transactions in the appropriate accounts. ESP: es el proceso de registrar en el sistema, la información de las transacciones en las cuentas correspondientes. PURCHASE = COMPRA: ENG: To obtain goods or services in exchange for money; to procure; to buy; to acquire products or services not available within the business.

22 ESP: Es la adquisición de bienes y servicios necesarios para las operaciones de la empresa PURCHASE ORDER = ORDEN DE COMPRAS: ENG: Written authorization that the buyer sends to the seller specifying the goods that he wants to buy, at a specified price, the conditions of payment and, in some cases, the date, and the form of mailing of the merchandise. A document does not generate any accounting record, but can be prepare by QuickBooks. For the acquisition of goods or services, once accepted by the seller becomes a legally binding purchase contract. ESP: Autorización escrita que el comprador envía especificándole los bienes o servicios que necesita comprar, a un precio establecido y con condiciones de pago y entrega determinados. No genera un record contable, pero puede ser generado por QuickBooks. Una vez aceptadas las condiciones por el vendedor se convierte en documento legal. RECEIPT = RECIBO: ENG: A document that acknowledges payment received. ESP: Documento que comprueba un pago recibido. REVENUE = GANANCIA: ENG: This is what earns the company for what it does. Normally the account categories are: service or sales revenue. ESP: Es la ganancia obtenida por la empresa por las operaciones que realiza. Incrementa el Capital TRANSACTION = TRANSACCION: ENG: A transaction is doing business. What the company does that involves exchange of money for it, is called also financial transaction. ESP: Es el Intercambio comercial que realiza la empresa al vender sus productos o servicios, que puede medirse en dinero y que se registra en los libros de contabilidad.

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