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1 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 1 Sobre la Factura Ordinaria y Simplificada Cuestiones generales a considerar. Factura ordinaria y simplificada (antiguo ticket) Jose Ignacio González Gómez Departamento de Economía Financiera y Contabilidad - Universidad de La Laguna INDICE 1 Introducción Referencias legales básicas relacionadas con la factura Tipos de facturas, consideraciones generales Factura Ordinaria y Simplificada Factura Rectificativa Factura Recapitulativa Caso especial: Factura proforma Factura electrónica Copia y duplicado de la factura Esquema general de la factura Principales requisitos de la factura Datos que debe contener una factura Caso Del tícket a la factura simplificada Consideraciones generales Actividades que pueden emitir factura simplificada Qué datos debe contener una factura simplificada? Normativa-Regulación de la factura ordinaria Supuestos de expedición de factura. Obligación de expedir factura (Art. 2) Requisitos de la factura Remisión de las facturas Conservación de facturas, formas, lugar y documentos sustitutivos...18

2 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a Obligación de conservación de facturas y otros documentos (Art. 19) Formas de conservación de las facturas y otros documentos (Art. 20) Conservación de las facturas y otros documentos por medios electrónicos (Art. 21) Lugar de conservación de las facturas y otros documentos sustitutivos (Art. 22) 20 5 Bibliografía...21

3 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 3 1 Introducción 1.1 Referencias legales básicas relacionadas con la factura La obligación de generar una constancia documental de las operaciones sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido hace que se normalice y regule el formato que han de contener dichos documentos. Así el documento que soporta la operación que devenga la liquidación del impuesto no es otro que la factura, documento que ha de cumplir con una serie de requisitos formales para ser considerada como tal. La normativa que regula los requisitos formales de una factura es la siguiente: Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que sustituya al anterior Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre. Entrando en vigor el 1 de enero de Así con la entrada en vigor del nuevo Reglamento que regula las obligaciones de facturación y que se recoge en el Real Decreto 1619/2012 Esta normativa está dirigida a todos aquellos profesionales y empresas que emiten y/o reciben facturas derivadas de operaciones de su actividad y están obligadas a su presentación y conservación. La medida aprobada se adapta a las exigencias de la Unión Europea en materia de facturación, que pretenden armonizar los sistemas y normas de facturación de todos los estados miembros. Según el texto, los objetivos de la normativa pasan por reducir las cargas administrativas, garantizar la igualdad de trato entre las facturas en papel y las facturas electrónicas y el correcto funcionamiento del mercado interior, facilitar las transacciones económicas y dotar de una mayor seguridad jurídica de los agentes económicos Por ello, a partir del próximo mes, los autónomos, profesionales y pymes deberán tener en cuenta esta normativa a la hora de facturar. 1.2 Tipos de facturas, consideraciones generales Factura Ordinaria y Simplificada La factura ordinaria/simplificada es el tipo de factura que se usa con más frecuencia. Este tipo de factura documenta una operación comercial, bien sea de compraventa o de prestación de algún servicio. Debe contener todos los datos acerca de la operación que se lleva a cabo como son el número de factura, la fecha de expedición, nombre y apellidos o razón social, número de identificación fiscal, domicilio tanto del emisor como del destinatario, descripción de la operación llevada a cabo, el tipo impositivo del IVA, el porcentaje de retención del IRPF, la cuota tributaria, el importe total a pagar, y la fecha en que se haya producido la operación de que se trate.

4 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 4 Ejemplo de modelo Factura Ordinaria

5 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 5 Ejemplo de modelo Factura Simplificada Particular

6 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 6 Ejemplo de modelo Factura Simplificada Empresa Factura Rectificativa La factura rectificativa se usa cuando hay que hacer la corrección de una factura anterior porque la misma no cumpla los requisitos establecidos por la Ley o si se produce devolución de productos, de envases o embalajes, o bien cuando se producen descuentos o bonificaciones posteriores a la operación. También por resolución firme que deje sin efecto o modifique las operaciones realizadas, y por auto de declaración concursal del destinatario de la factura. Es decir, como consecuencia de la factura ordinaria puede producirse la factura rectificativa y la recapitulativa. Esta factura debe ser expedida en el momento que se tenga constancia de los motivos que dan lugar a su expedición, y siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió la factura que se va a rectificar. Además, existe la posibilidad de rectificar varias

7 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 7 facturas en una sola factura rectificativa. Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas Ejemplo de modelo Factura Rectificativa La factura rectificativa contiene los requisitos comunes de todas las facturas, pero además también contiene: Datos que identifican la factura rectificada como por ejemplo el número de factura y la fecha de expedición. La rectificación que se lleva a cabo.

8 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 8 La condición de factura rectificativa. Motivos que causan la rectificación. El tipo impositivo y la cuota repercutida tienen que reflejar la rectificación efectuada bien indicando directamente el importe de la rectificación (ya sea positivo o negativo) o bien consignándolas como quedan al rectificarlas en cuyo caso se especificará también el importe de la rectificación Factura Recapitulativa La factura recapitulativa permite incluir en una sola factura, varias operaciones dirigidas a un mismo destinatario y que estén comprendidas en distintas fechas pero en un mismo mes natural. Cuando el destinatario de la operación es empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones. En las entregas de bienes comprendidas en el artículo 75.Uno.8.º de la Ley del Impuesto, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente Caso especial: Factura proforma Otro tipo es la factura proforma, que documenta una oferta comercial, indicando los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador a un determinado precio, con lo cual su finalidad es que el comprador disponga del máximo posible de información relativa a la futura compra que va a realizar. Por ello no tiene valor contable ni sirve de justificante, por lo que no se numera, ni se aconseja firmarlas o sellarlas, salvo que el cliente lo solicite de forma explícita. Suele incluir la fecha máxima de validez. Además es importante incluir en el encabezamiento de la factura de forma visible la indicación proforma, de modo que no se confunda con la factura comercial, la cual será emitida cuando se realice la operación.

9 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 9 Ejemplo de modelo Factura Proforma Factura electrónica La factura electrónica, factura digital o factura telemática, sin lugar a dudas es el modelo de factura que predominará en breve. La creciente importancia en la utilización de nuevas tecnologías y la búsqueda de una mayor fiabilidad, seguridad y comodidad, está provocando que cada vez sea más frecuente el uso de factura mediante un soporte electrónico.

10 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 10 La factura electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel. La diferencia únicamente reside en que la transmisión es por medios electrónicos y telemáticos. De esta forma, la factura electrónica se define legalmente como aquella factura que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de facturación para cualquier factura en papel y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico. Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes. Con la aprobación del nuevo reglamento de facturación para 2013, ya no es necesario que la factura electrónica esté firmada mediante una firma electrónica avanzada basado a certificado reconocido, aunque sí que es recomendable hacerlo. La gestión informática y el sistema de envío usado en la factura digital permiten garantizar que la persona física o jurídica que firma la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no se ha alterado (integridad). La factura electrónica se realiza en dos fases: 1. Se crea la factura (al igual que se hace con la factura en papel) y se almacena en un fichero de datos. 2. Una vez creada la factura, se procede a firmarla electrónicamente mediante el certificado digital propiedad del emisor de la factura, si se desea. 1.3 Copia y duplicado de la factura La copia de una factura y el duplicado de la factura son variantes de estos tipos de factura. La copia de una factura contiene los mismos datos que la factura original, tan sola se diferencia en que tiene que venir especificada la expresión Copia, para así poder distinguirla de la factura original. La copia queda en manos del emisor de la misma, mientras que la factura original es la que se envía al cliente. El duplicado de una factura es igual que la factura original, y se hace cuando hay varios destinatarios o bien cuando se produce la pérdida de la factura original, razón por la cual se debe detallar que es un duplicado, ya que si aparece la factura original puede provocar confusión.

11 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 11 2 Esquema general de la factura 2.1 Principales requisitos de la factura Los principales requisitos para la confección de una factura son los siguientes: 2.2 Datos que debe contener una factura Tienes que reflejar todos y cada uno de los datos que te enumeramos a continuación: 1. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Pueden existir series separadas en los siguientes casos: varios establecimientos, operaciones de distinta naturaleza o facturas rectificativas. Normalmente se inicia una serie nueva para cada año. 2. La fecha de su expedición.

12 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. 4. Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura. 5. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. 6. Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto, es decir, el importe total de la contraprestación, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario. 7. El tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede, así como el porcentaje de retención en el IRPF igualmente si es que procede, como ocurre con los profesionales. 8. La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado. 9. El importe total a pagar. 10. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura. 2.3 Caso Un profesional autónomo se dedica a prestar servicios de mantenimiento informático y hace una factura a una empresa. La fecha de realización del trabajo es la misma fecha de emisión y cobro de la factura. El coste de la factura se construye a partir del precio unitario de hora trabajada. Al importe bruto de su trabajo se suma el 21% del IVA y se resta la retención de IRPF si procede, en este caso al tratarse de un profesional autónomo procede aplicar una retención del 21%. La liquidación del IVA de la factura le corresponde al trabajador autónomo y la retención del IRPF le corresponde a la empresa destinataria de la factura. La factura sería la siguiente:

13 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 13

14 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 14 3 Del tícket a la factura simplificada 3.1 Consideraciones generales Hasta ahora, era posible justificar mediante un ticket las actividades cuyo cliente era un consumidor final o gastos relacionados con pequeñas compras de material de oficina, comidas fuera del centro de trabajo o combustible (cuyo IVA no era deducible). En este nuevo marco legal eliminara el ticket y el nuevo sistema se reducirá a la emisión de facturas ordinarias y facturas simplificadas. De esta forma, las actividades que antes se justificaban por medio del famoso ticket quedan englobadas dentro de la factura simplificada que, además, necesita de nuevos requisitos para su emisión. En este caso, el importe máximo a facturar, IVA incluido, no podrá superar los euros. Igualmente, las facturas simplificadas podrán expedirse, si el emisor los desea, cuando el importe no supere los 400 euros o cuando deba expedirse una factura rectificativa. 3.2 Actividades que pueden emitir factura simplificada Es decir, se podrá emitir una factura simplificada: 1. Cuando el importe no exceda los 400 euros, IVA incluido 2. Cuando deba expedirse una factura rectificativa 3. Cuando el importe no supere los euros, IVA incluido, en actividades como la venta al por menor, los servicios de ambulancia, la venta a domicilio, transporte de personas o servicios de peluquería, entre otros. En concreto las actividades a las que se permite la emisión de factura simplificada son: 1. Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados 2. Ventas o servicios en ambulancia. 3. Ventas o servicios a domicilio del consumidor. 4. Transportes de personas y sus equipajes. 5. Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto. 6. Servicios prestados por salas de baile y discotecas. 7. Servicios telefónicos en cabinas telefónicas de uso público 8. Servicios de peluquería e institutos de belleza. 9. Utilización de instalaciones deportivas. 10. Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos. 11. Aparcamiento y estacionamiento de vehículos. 12. Alquiler de películas. 13. Servicios de tintorería y lavandería. 14. Utilización de autopistas de peaje 3.3 Qué datos debe contener una factura simplificada? Para la emisión de una factura simplificada, es necesario que ésta reúna una serie de requisitos mayores de los que se exigen con el ticket, como la inclusión del NIF y denominación del receptor, el detalle del producto o servicio prestado y el tipo de IVA que se impone. En concreto, en una factura simplificada tienes que reflejar todos y cada uno de los datos que te enumeramos a continuación:

15 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. 2. Fecha de expedición de la factura. En caso de que sea diferente, también habrá que incluir la fecha de realización del trabajo o en que se haya recibido el pago anticipado. 3. Número de identificación fiscal (NIF) del obligado a expedir factura. 4. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir factura. 5. Identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados. 6. Tipo impositivo de IVA aplicado y opcionalmente, también la expresión «IVA incluido». 7. El importe total a pagar. 8. NIF, domicilio del destinatario y cuota tributaria (retención IRPF), cuanto el destinatario sea empresario, profesional o no lo sea, así te lo pida para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales o para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria. Frente al ticket, la factura simplificada pretende ser un documento justificativo algo más formal, aunque sin llegar al nivel de una factura completa, evitando de esta forma la mayor complejidad administrativa que ello supondría.

16 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 16 4 Normativa-Regulación de la factura ordinaria 4.1 Supuestos de expedición de factura. Obligación de expedir factura (Art. 2) 1. Los empresarios o profesionales, están obligados a expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas del IVA. También deberán expedir factura y copia de ésta por los pagos recibidos con anterioridad a la realización de las entregas de bienes o prestaciones de servicios, por las que deba cumplirse esta obligación. No incluye las entregas de bienes exentas de IVA. 2. Deberá expedirse factura y copia de ésta: a. Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, así como cualquiera otras en las que el destinatario lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria. b. En las entregas de bienes destinados a otros Estados miembros. c. En las entregas de bienes que sean sujeto de impuesto especiales. d. En las entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la Comunidad Europea, excepto las efectuadas en las tiendas libres de impuestos. e. En las entregas de bienes que han de ser objeto de instalación y montaje antes de su puesta a disposición. f. Aquellas en que los destinatarios sean personas jurídicas que no actúen como empresarios o profesionales. 3. Los sujetos pasivos por inversión del sujeto pasivo (regla especial que establece que los empresarios o profesionales para quienes se realicen las entregas de bienes o prestaciones de servicios serán sujetos pasivos cuando éstos se efectúen por personas o entidades no establecidas en el territorio de aplicación del impuesto) deberán expedir factura en las operaciones de las que sean destinatarios en las que sean sujetos pasivos del IVA. Esta factura se unirá al justificante contable (cualquier documento que sirva de soporte a la anotación contable de la operación) de cada operación 4.2 Requisitos de la factura 1. Principales requisitos Toda factura y sus copias contendrán los siguientes datos o requisitos, sin perjuicio de los que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones: a. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen, entre otros supuestos, que el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones y realice operaciones de distinta naturaleza. Será obligatoria la expedición en series específicas de las facturas siguientes: En los casos de inversión del sujeto pasivo, en las que constarán como datos del expedidor los del destinatario. Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta. Las rectificativas.

17 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 17 Las emitidas por los adjudicatarios de bienes y derechos en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa. b. La fecha de su expedición. c. Nombre y apellidos, denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Se consignarán como datos del expedidor los del sujeto pasivo destinatario de los bienes o servicios. Asimismo deberán constar los del proveedor. d. Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Comunidad Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura. será obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del destinatario en los siguientes casos: 1. Que se trate de una entrega de bienes destinados a otro Estado miembro que se encuentre exenta. 2. Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del Impuesto correspondiente a aquélla. 3. Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio. e. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Cuando dispongan de varios lugares fijos de negocio, deberá indicarse la ubicación de la sede de actividad o establecimiento en los casos en que dicha referencia sea relevante para la determinación del régimen de tributación de las operaciones. Cuando el destinatario de las operaciones sea una persona física que no actúe como empresario o profesional, no será obligatoria la consignación de su domicilio. f. Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto; su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario. g. El tipo impositivo o tipos impositivos aplicados a las operaciones. h. La cuota tributaria que se repercuta deberá consignarse por separado. i. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura. j. En el supuesto de que la operación esté exenta o no sujeta al IVA o de que el sujeto pasivo del IVA sea su destinatario, se deberá incluir en ella una referencia o indicación de que la operación está exenta o no sujeta o de que el sujeto pasivo del impuesto es el destinatario de la operación. Se aplicará asimismo cuando se documenten varias operaciones en una única factura y las circunstancias que se han señalado se refieran únicamente a parte de ellas. k. En las entregas de medios de transporte nuevos se deberá hacer constar en la factura, además de los datos y requisitos ya mencionados, sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega. l. En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención "facturación por el destinatario". m. En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención "inversión del sujeto pasivo". n. En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención "régimen especial de las agencias de viajes". o. En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención "régimen especial de los bienes

18 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 18 usados", "régimen especial de los objetos de arte" o "régimen especial de las antigüedades y objetos de colección". 2. Deberá especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura en los siguientes casos: a. Cuando se documenten operaciones que estén exentas o no sujetas al IVA y otras en las que no se den dichas circunstancias. b. Cuando se incluyan operaciones en las que el sujeto pasivo del IVA sea su destinatario y otras en las que no se dé esta circunstancia. c. Cuando se comprendan operaciones sujetas a diferentes tipos del IVA. 3. Los empresarios o profesionales que realicen las entregas subsiguientes a las adquisiciones intracomunitarias, deberán indicar expresamente en las facturas correspondientes a dichas entregas que se trata de una operación triangular o en cadena y consignar en ellas el número de identificación a efectos del IVA, con el que las realizan, así como el número de identificación a efectos del mencionado impuesto suministrado por el destinatario de la entrega subsiguiente. El Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria podrá autorizar, previa solicitud del interesado, que en la factura no consten todas las menciones, siempre y cuando las operaciones que se documenten sean entregas de bienes o prestaciones de servicios que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto. No obstante, dichas facturas deberán contener: a. La fecha de su expedición. b. La identidad del obligado a su expedición. c. La identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados. d. La cuota tributaria o los datos que permitan calcularla. Únicamente tendrá la consideración de factura aquella que contenga todos los datos y reúna los requisitos mencionados anteriormente. 4.3 Remisión de las facturas Obligación de remisión de las facturas o documentos sustitutivos (Art. 17) Los originales de las facturas o documentos sustitutivos expedidos deberán ser remitidos por los obligados a su expedición o en su nombre a los destinatarios de las operaciones que en ellos se documentan, a excepción de las que los destinatarios sean a la vez los sujetos pasivos del IVA. Plazo para la remisión de las facturas o documentos sustitutivos (Art. 18) La obligación de remisión de las facturas o documentos sustitutivos deberá cumplirse en el mismo momento de su expedición o bien, cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, en el plazo de un mes a partir de la fecha de su expedición. 4.4 Conservación de facturas, formas, lugar y documentos sustitutivos Obligación de conservación de facturas y otros documentos (Art. 19) 1. Los empresarios o profesionales deberán conservar, los siguientes documentos: a. Las facturas y documentos sustitutivos recibidos. b. Las copias o matrices de las facturas expedidas y las copias de los documentos sustitutivos expedidos.

19 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 19 c. Las facturas expedidas así como sus justificantes contables. d. Los recibos tanto el original de aquel, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación. e. Los documentos acreditativos del pago del Impuesto a la Importación. Esta obligación es aplicable además, a los empresarios, profesionales acogidos a los regímenes especiales del IVA, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del impuesto. 2. Los documentos deben conservarse con su contenido original, ordenadamente y al menos durante 4 años y con las condiciones fijadas. 3. Las obligaciones se podrán cumplir materialmente por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo, el cual será, en cualquier caso, responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen. 4. Cuando el tercero no esté establecido en la Comunidad Europea, únicamente cabrá el cumplimiento de esta obligación a través de un tercero previa autorización de la Agencia Estatal de Administración Tributaria Formas de conservación de las facturas y otros documentos (Art. 20) 1. Los diferentes documentos se deberán conservar de forma que se garantice el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. 2. Esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos. A estos efectos, se entenderá por conservación por medios electrónicos la conservación efectuada por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica, y almacenamiento de datos, utilizando medios ópticos u otros medios electromagnéticos Conservación de las facturas y otros documentos por medios electrónicos (Art. 21) 1. La conservación por medios electrónicos de los documentos se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. La Administración tributaria podrá exigir en cualquier momento al remisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible. 2. Los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada. Se entenderá por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión. Así el reglamento equipara las facturas en papel y la factura electrónica, con el objetivo de impulsar esta segunda modalidad de facturación y promover la igualdad y competitividad de las empresas en este ámbito. Para ello, sólo es necesario que estas facturas reflejen la realidad de la operación, aunque serán los sujetos pasivos los que deberán garantizar la autenticidad de los datos. Sin embargo, el intercambio electrónico de datos (EDI) y la firma electrónica avanzada son

20 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 20 reconocidos en la nueva normativa como garantes de la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas electrónicas, aunque su uso deja de ser obligatorio. Además, se podrá seguir comunicando a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, los medios y tecnologías que se utilizarán para la emisión y recepción de facturas electrónicas para que sean validados por ésta con carácter previo a su utilización Lugar de conservación de las facturas y otros documentos sustitutivos (Art. 22) 1. El empresario o profesional o el sujeto pasivo obligado a la conservación de las facturas o documentos sustitutivos podrá determinar el lugar de cumplimiento de dicha obligación, a condición de que ponga a disposición del órgano de la Administración tributaria que esté desarrollando una actuación dirigida a la comprobación de su situación tributaria, ante cualquier solicitud de dicho órgano y sin demora injustificada, toda la documentación o información así conservada. 2. Cuando la conservación se efectúe fuera de España, tal obligación únicamente se considerará válidamente cumplida si se realiza mediante el uso de medios electrónicos que garanticen el acceso en línea, así como la carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria de la documentación o información así conservada

21 w w w. j g g o m e z. e u P á g i n a 21 5 Bibliografía

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