MANUAL DE PROCESOS V Sensei 2011

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1 MANUAL DE PROCESOS V Sensei 2011 CONTABILIDAD-LIQUIDACIÓN IVA MODELO 340 / MODELO 303 Este manual pretende servir de guía para la extracción de los modelos 340 y 303, necesarios para la liquidación de Iva mensual o trimestral. Configuración previa: -En las tablas de países deben de estar definidos todos los países. -En los datos adicionales de las cuentas deben estar configurados los campos: País Tipo de Libro: -Libro de Registro de Facturas Emitidas: Se seleccionará este Libro cuando la cuenta sea de tipo Cliente Libro de Registro de Facturas Recibidas: Se seleccionará este Libro cuando la cuenta sea de tipo Proveedor 4000 ó Libro de Registro de Bienes de Inversión: Se seleccionará este Libro para las inversiones que se realicen en el territorio español y para las inversiones como sujeto pasivo realizadas en territorio de la comunidad europea. -Libro de registro de Operaciones Intracomunitarias: Se seleccionará este Libro para determinadas operaciones que se realizan en la comunidad europea y que así designa la Agencia Tributaria en base a unos criterios especiales. Ver en la dirección web mas información aquí -Libro de Registro de Facturas Emitidas IGIC: Se seleccionará este Libro cuando la cuenta sea de tipo Cliente Se utilizará solo para las Islas Canarias. -Libro de Registro de Facturas Recibidas IGIC: Se seleccionará este Libro cuando la cuenta sea de tipo Proveedor 4000 ó Se utilizará solo para las Islas Canarias. -Libro de Registro de Bienes de Inversión IGIC: Se seleccionará este Libro para las inversiones que se realicen en el territorio español y para las inversiones como sujeto pasivo realizadas en territorio de la comunidad europea. Se utilizará solo para las Islas Canarias. Tipo de DNI/CIF: -Corresponde a un NIF: -NIF/ IVA (NIF Operador Intracomunitario) -Pasaporte -Documento Oficial de Identificación expedido por el país o territorio de residencia -Certificado de residencia fiscal

2 -Otro documento probatorio Tipo de Operación -Servicio de transportes entre miembros de CEE (Comunidad Europea) -Compra venta de mercancía y servicios Plazo de Operación Clave Declarado: Hay dos tipos: Destinatario, se utiliza para cuentas de tipo Cliente Remitente, se utiliza para cuentas de tipo Proveedor / Acreedor NOTA.- Al dar de alta una nueva cuenta, el programa define automáticamente los datos de esta pestaña. -En tablas/códigos de concepto se deben sustituir los códigos de apuntes del por el 21 (columna C.A.). En esta tabla se deben de definir los tipos de libros y las claves de Operación con el fin de que al introducir apuntes con esos conceptos ya aparezcan por defecto. Tipos de Libros: -Libro de registro de facturas recibidas: Solo para asientos de compras/abonos compras. -Libro de registro de facturas emitidas: Solo para asientos de ventas/abonos ventas. -Libro de registro de Bienes de Inversión: Solo para asientos de inversiones que se realicen en el teritorio español y para las inversiones como sujeto pasivo realizadas en territorio de la comunidad europea. -Libro de registro de operaciones intracomunitarias: Solo para asientos referidos a determinadas operaciones intracomunitarias que se realicen en la comunidad europea.

3 -Libro de Registro de Facturas Emitidas IGIC: Solo para asientos de operaciones ventas/ abonos ventas. Se utilizará para las Islas Canarias. -Libro de Registro de Facturas Recibidas IGIC: Solo para asientos de operaciones compras/ abonos compras. Se utilizará para las Islas Canarias. -Libro de Registro de Bienes de Inversión IGIC: Solo para asientos de inversiones que se realicen en el territorio español y para las inversiones como sujeto pasivo realizadas en territorio de la comunidad europea. Se utilizará solo para las Islas Canarias. Claves de Operaciones: -A Asiento resumen de facturas: Libro de facturas Expedidas: Pueden sustituirse los asientos individualizados de las facturas y documentos sustitutivos por un asiento resumen de los documentos correlativos expedidos en la misma fecha, siempre que no se trate de documentos en los que habría que identificar al destinatario y sean operaciones realizadas en el mismo mes natural a las que les sea de aplicación el mismo tipo impositivo. Libro de facturas Recibidas: se permiten asientos resúmenes de las facturas recibidas en una misma fecha con los mismos requisitos que se señalan para acumular las facturas expedidas, aunque ninguna de las facturas debe ser superior a 500 euros, ni superar los 6000 euros el total de operaciones objeto de acumulación, debiendo ser todas las facturas del mismo proveedor. -B Asiento resumen de tique: se marcará esta clave si la anotación individualizada de los tiques se sustituye por un asiento resumen, de acuerdo con lo previsto en los artículos 63.4 o 64.5 del RIVA. -C Factura con varios asientos (varios tipos impositivos): Se utilizará para asientos con varias bases imponibles y distintos tipos de Iva. -D Factura rectificativa: Se utilizará para los supuestos de rectificación de facturas. -F Adquisiciones realizadas por las agencias de viajes directamente en interés del viajero (Régimen especial de agencias de viajes).: Sólo debe utilizarse por las propias entidades que apliquen el Régimen Especial de Agencias de Viajes. Las facturas recibidas de Agencias de Viaje no precisan ninguna clave especial en su registro. -G Régimen especial de grupo de entidades en IVA o IGIC (Incorpora la contraprestación real a coste): Únicamente debe consignarse en las operaciones entre empresas del grupo cuando éste haya optado por la modalidad prevista en el artículo 163 serie cinco de la Ley 37/1992. En estos casos podrá cumplimentarse el campo "Base Imponible al coste". -H Régimen especial de oro de inversión: Solo será aplicable para las operaciones con oro de inversión.

4 -I Inversión del Sujeto pasivo (ISP). Solo se utilizará para las operaciones que se realizan fuera del territorio español pero a través de una empresa española, esta empresa española actuará como sujeto pasivo. Ejemplo: Como se registra una operación con inversión del sujeto? La auto factura emitida por el destinatario de la operación debe anotarse tanto en el Registro de Facturas Expedidas como en el Libro Registro de Facturas Recibidas, en ambos casos consignando clave de operación I. Además, deberá registrarse la factura recibida del proveedor asignándole también clave I. Los dos primeros apuntes deben ser de la factura original del proveedor intracomunitario con su definición de país y nif correspondiente al país de origen y se debe introducir con tipo de libro Bienes de inversión y clave de operación Inversión del sujeto pasivo. Los tres siguientes apuntes serán de la factura al cliente 43.0 que seremos nosotros mismos con nuestro Nif nacional y se introducen con tipo de Libro E. facturas expedidas y clave de operación I- Inversión del sujeto pasivo Los tres siguientes apuntes será el asiento de Compras y el proveedor 40.0 que seremos nosotros mismos con nuestro Nif nacional y se introducen con tipo de libro R. facturas recibidas y clave de operación I- Inversión del sujeto pasivo. -J Tiques: Puede expedirse un tique en las operaciones de cuantía inferior a 3000 euros enumeradas en el artículo 4 del Reglamento de facturación así como cuando lo autorice la A.E.A.T. No obstante, en ningún caso puede expedirse tique cuando sea obligatoria la expedición de factura, ni cuando el sujeto pasivo sea el destinatario de la operación (inversión de sujeto pasivo). Cuál debe ser el contenido de un tique? Número y, en su caso, serie. NIF y nombre y apellidos o denominación social completa del obligado a expedirlo. Tipo impositivo aplicado o la expresión: IVA incluido. Contraprestación total. Es obligatorio utilizar series diferentes si se expiden tiques y facturas. Pueden utilizarse series diferentes cuando el tique lo expida el destinatario o un tercero, cuando se trate de tiques rectificativos y cuando existan varios establecimientos.

5 -K Rectificación de errores registrales: Solo se podrán rectificar las anotaciones registrales cuando se hubiera incurrido en errores materiales al efectuar las mismas. La rectificación se efectuará al finalizar el período de liquidación mediante una anotación o grupo de anotaciones que permitan determinar, para cada período de liquidación, el correspondiente impuesto devengado y soportado. Tratándose de bienes de inversión, las rectificaciones, si afectan a la regularización de deducciones por adquisición de tales bienes, se anotarán en el libro registro de bienes de inversión junto a la anotación del bien al que se refieran -L Adquisiciones a comerciantes minoristas del IGIC. Con carácter voluntario, se podrán consignar asimismo las claves siguientes: -E IVA/IGIC devengado pendiente de emitir factura: Esta clave se utilizará sólo en el Libro Registro de Facturas Expedidas para registrar aquellas operaciones en las que ya se ha producido el devengo del IVA en el período de declaración pero la factura aún no ha sido emitida -M IVA/IGIC facturado pendiente de devengar (emitida factura). -N Facturación de las prestaciones de servicios de agencias de viaje que actúan como mediadoras en nombre y por cuenta ajena (disposición adicional 4ª RD 1496/2003) -O Factura emitida en sustitución de tiques facturados y declarados -P Adquisiciones intracomunitarias de bienes -Q Operaciones a las que se aplique el Régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección según los artículos del 135 al 139 de la Ley 37/1992 de 28 de Diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido

6 Utilización: Cómo se realiza el modelo 340? -Entrar en la opción Iva/IGIC 303 Mtto de Apuntes Iva/IGIC, pulsar el botón Exportar Modelo Rellenar los datos del declarante; Persona de Contacto, Tlf, Periodo de Presentación, Modo de Presentación, Tipo de Declaración y operación a realizar. En operación a realizar se debe seleccionar la opción de Rellenar Fichero de Apuntes Iva/IGIC por si ha quedado algún asiento fuera del registro de Iva. Una vez que aparezcan todos los registros en pantalla, se han de revisar para cumplimentar los datos necesarios en los que sean distintos a compras/ventas nacionales. Para ello hay que clikear en el icono para que nos muestre todos los asientos que tenemos creados en Mtto de Apuntes. Cualquier modificación que se realice de los asientos que hay en la pantalla de Mantenimiento de Apuntes Iva/IVIC no se verá reflejado en Mantenimiento de Apuntes.

7 Datos a Revisar: Si son Facturas ventas/compras debe de aparecer el tipo de Libro Facturas Expedidas o Libro de Facturas Recibidas y pueden o no llevar Clave de operación, dependiendo de lo mencionado en el apartado anterior a este respecto. Deben de tener tipo de Asiento, no puede estar en blanco, este dato lo recoge de la tabla de Códigos de Conceptos. Los asientos de Abonos hechos con los códigos 2 y 4 debe de tener el número de documento origen y el número de documento que ha generado esa rectificación. La base imponible de los abonos aparecerá con signo negativo en el Modelo 340/303 pero en la introducción del asiento debe ir con signo positivo. Si son facturas del tipo Bienes de inversión o definidas como Intracomunitarias, deben tener completos los datos adicionales de la pestaña correspondiente, en la parte inferior de esa pantalla. La fecha que comprueba el informe es la fecha de devengo de Iva, está fecha debe de estar comprendida entre el rango de fechas del listado. -Una vez revisados los asientos, volver a pulsar el icono del modelo 340 y en Operación a Realizar seleccionar Crear modelo 340 desde fichero de apuntes Iva/IVIC. Antes de crear el modelo 340 se puede hacer una revisión de los NIF/CIF de las cuentas, clickeando el icono genera. y revisando el fichero que Clickear el botón Generar Fichero Tras pulsar el botón, nos pedirá la confirmación para guardarlo. -Este mismo fichero se puede pasar a Txt, se puede ver un resumen del modelo 340 y pasar de txt al formato 340. Hay otros tipos de Operaciones que se pueden realizar: -Crear modelo 340 desde libro Emitidas/Recibidas: Genera el fichero desde los apuntes que hay en la pantalla de Mantenimiento de Apuntes. -Crear fichero XLS desde libro Emitidas/Recibidas: Genera un fichero con la información de las facturas Emitidas / Recibidas que hay en Mantenimiento de Apuntes. Este fichero se puede abrir con Excel.

8 -Crear fichero TXT desde libro Emitidas/Recibidas: Genera un fichero con la información de las facturas Emitidas / Recibidas que hay en Mantenimiento de Apuntes. Este fichero se puede abrir con cualquier procesador de texto. -Crear fichero XLS desde fichero Apuntes de IVA/IGIC: Esta opción genera un fichero con toda la información necesaria para la presentación del Modelo 340. Este fichero se puede abrir con el Excel. -Crear fichero TXT desde fichero Apuntes de IVA/IGIC: Esta opción genera un fichero con toda la información necesaria para la presentación del Modelo 340. Este fichero se puede abrir con cualquier procesador de texto.

9 Nota: Si se produjeran errores al generar el documento, estos se quedarán grabados en un fichero con el mismo nombre y extensión.errores guardado en el mismo directorio donde se encuentra la aplicación. Modelo 340 descuadrado? Al cargar el fichero generado en la página de la AEAT nos puede dar una serie de mensajes si algún registro no es correcto o está incompleto. Pinchando en cada mensaje nos indica la línea incorrecta o el registro que hay que modificar. En Contabilidad, debemos hacer las siguientes comprobaciones cuando el listado del modelo 340 nos descuadra: 1- Debemos sacar un test de NIF/CIF para comprobar que todas las cuentas tienen ese campo completo o el NIF/CIF que tiene introducido es el correcto para ese pais. Esto se realiza en la opción de Iva/IGIC 303- Mantenimiento de apuntes IVA/IGIC. Clikeamos en el icono de Exportar apuntes de Iva ( Modelo 340). Pinchamos en el Botón Test de Cif/Nif En esta pantalla podemos comprobar solo las cuentas que han tenido movimientos en un periodo de tiempo o todas las cuentas que tenemos dadas de alta. Esto nos generara un documento txt con todas las cuentas que tienen mal el pais o el NIF/CIF. 2- Una vez cambiado el NIF/CIF de la cuenta o el pais, la aplicación nos ofrece una serie de listados con los asientos desglosados para poder comprobar si hay algún asiento mal introducido.

10 Para ello podemos pinchar en el icono, filtrar por los campos correspondientes y seleccionar el informe clickeando en el logotipo de sensei 3- El descuadre puede deberse a que uno de los asientos que se han introducido en Mantenimiento de Apuntes no lo ha reconocido el modelo 340. Puede ser porque el código de Concepto que hemos utilizado para introducir ese asiento no esté configurado correctamente. Para ello tenemos que entrar en la tabla de Códigos de Concepto y comprobar los siguientes datos: 3.1- El campo C.A (Código de Apunte), debe de tener los tipos del 1 al 4 o el código 21 (que es un nuevo tipo de asiento que nos permite introducir asientos afectos a Iva de cualquier tipo, con varias bases, suplidos, retención ) 3.2- El campo Tipo de Libro, debemos seleccionar a qué tipo de libro queremos que vayan los asientos que llevan ese código de concepto, para ello pincharemos en el desplegable para poder seleccionar el tipo. es 3.3- El campo Clave de Operación solo se debe de seleccionar cuando los asientos que se van a realizar con ese código de Concepto son especiales, decir, intracomunitarios, de varias bases Cualquier modificación que se realice en Mantenimiento de Apuntes no se verá reflejada en Mantenimiento de Apuntes IVA/IGIC y viceversa, para realizar cualquier cambio hay que borrar los apuntes en Mantenimiento de Apuntes o bien modificarlos donde corresponda.

11 MODELO 303 Configuración previa: Ver idéntico apartado definido anteriormente para el Modelo 340. Cómo se lista el Modelo 303?. -Iva/IVIC 303 Liquidación Modelo 303: Este modelo lo podemos presentar por diferentes períodos: mes, trimestre o anual y Resumido, esto es, con los totales de Bases Imponibles y las cuotas de Iva de cada Tipo de Iva, o con Detalle. En el Detalle nos presentará además la relación de facturas según los diferentes grupos definidos en la estructura del modelo por la AEAT y dentro de cada grupo, agrupadas por cada Tipo de Iva.

12 Modelo 303 descuadrado? El modelo 303 nos debe coincidir con los libros de facturas emitidas y recibidas y con el extracto de las cuentas de Iva soportado y repercutido. Los libros registro de facturas emitidas y recibidas los pedimos por la opción Iva/IGIC 303 Liquidación modelo 303, botón Este informe nos presenta una serie de filtros que podemos utilizar para sacar el registro y poder compararlo con el modelo 303. Podemos filtrar Emitidas o Recibidas, dependiendo del tipo de Iva que queremos comprobar, Nacionales, Intracomunitarias, Exportaciones, Inversiones, Canarias-Ceuta-Melilla. También podemos incluir o no los Abonos y elegir el Orden que deseamos presentar. Aparte de estos filtros, también aparecen: Cuenta Desde / Hasta Fecha Devengo Iva: Esta fecha no tiene por qué ser igual a la fecha del Apunte. Es la que se tiene en cuenta para las liquidaciones de los modelos 340 y 303. Desde / Hasta Fecha Apunte Desde / Hasta Importe Desde / Hasta Documento

13 También debemos comprobar la tabla de Códigos de Concepto, ya que el modelo 303 tiene en cuenta el Tipo de Asiento y el Tipo de Apunte que hay en cada uno de ellos. -Tipos de Asientos: Ventas / Ingresos Devoluciones de Ventas Compras / Gastos Devoluciones de Compras -Tipos de Apuntes: Ingresos, Pagos Ventas Intracomunitarias Ventas Extranjero Ventas Islas Canarias Compras Intracomunitarias Compras Extranjero Compras Islas Canarias Apertura Inversión Regularización y Cierre Los extractos de las cuentas de Iva los podemos pedir por la opción Apuntes / Extractos de Cuentas o por Informes / Balances / Extractos de Cuentas. Filtraremos por cuenta y por fecha y sacaremos el informe para compararlo con el modelo 303.

14 Tambien debemos comprobar si las cuentas están asignadas al Tipo de Libro correcto en el caso de que detectemos que alguna factura aparece en el libro erróneo, es decir, si es emitida y aparece en el libro registro de recibidas o viceversa. Para comprobarlo, debemos de entrar en esa cuenta, datos adicionales, pestaña modelo 340 y asignarle el Tipo de Libro correcto. En estos mismos datos, aparece el Pais de la cuenta para poder revisarlo, que es otro valor importante, ya que afecta a que la factura aparezca en un grupo del modelo 303 o en otro. No obstante, disponemos de la opción de Informes parametrizables de Apuntes de Iva donde desde el departamento de Soporte se puede diseñar un informe según la necesidad del usuario.

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