UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO. Nombre del Proyecto: ANALISIS DEL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR PARA NEATON AUTO MEXICANA S.A DE C.

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1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del Proyecto: ANALISIS DEL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR PARA NEATON AUTO MEXICANA S.A DE C.V Empresa: NEATON AUTO MEXICANA S.A. DE C.V. Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: INGENIERO EN INNOVACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL LENIN MEZQUITE OLGUIN Asesor de la UTEQ Dr. J. Enrique Sierra Espinosa de los Monteros Asesor de la ORGANIZACIÓN CP. Daniel Martin Romero Mondragón Santiago de Querétaro, Qro. Mayo

2 Resumen La empresa en estudio es Neaton Auto Mexicana S.A de C. V a la cual se le hará una evaluación del Control Interno de las Cuentas por Pagar debido a que es importante que las empresas posean un control interno que satisfaga sus compromisos, por tal motivo se realizó la investigación, a fin de optimizar sus operaciones y transacciones comerciales, mediante la utilización de cuestionarios que fueron aplicados a los trabajadores que laboran en el Departamento de Cuentas por Pagar. Cuyos resultados permitieron encontrar debilidades en dicho Departamento como fallas en la recolección de facturas, cancelación a dis-tiempo a los proveedores de materia prima, sistemas computarizados desactualizados, todas y cada una de las debilidades encontradas da validez para un análisis e interpretación bien documentada que ayudaran a la realización de la investigación y a dar respuesta al problema en estudio. 2

3 Summary During my internship, I was in Neaton Auto Mexicana Company, and the first thing I did when I arrived at the company was to talk with the finance supervisor to identify their needs and one of the areas with more conflict was accounts payable. Therefore, he took the decision to assign me an analysis of internal control for this area. The next consisted on knowing the accounts payable procedure to identify each of the indirect and direct suppliers of the company to make each payment dates. Besides, I had to get involved with some procedures that were carried out in the MFG system, such as registration of invoices, credit memos, returns and payments to suppliers. Finally, with this acquired information, identify areas of opportunity developing proposals for improvements and in that way, suppliers complaints were reduced 3

4 Dedicatorias. A Dios por permitirme vivir hasta el día de hoy y tener la satisfacción de terminar mis estudios con esfuerzo y grandes enseñanzas. A mis padres Ernesto Mucio Mezquite Ramírez, María del Carmen Olguin Trejo, mis hermanos Lluviscel Mezquite Olguin y Ernesto Mezquite Olguin, por todo el apoyo y la oportunidad que me dieron para poder continuar con mis estudios, al igual que la educación y valores que me han inculcado durante toda mi vida, la cual me ha servido de base para luchar y cumplir mis objetivos. 4

5 Agradecimientos. Agradezco a mis Padres y Hermanos por el apoyo moral que me brindaron en este tiempo sin pedirme nada a cambio y gracias por todo el cariño y amor que tengo por parte de ellos. Agradezco a la Universidad Tecnológica de Querétaro y a todo el Personal Docente por brindarme los conocimientos y las enseñanzas necesarias para mi preparación profesional. Agradezco mi tutor de estadía Dr. J. Enrique Sierra Espinosa porel apoyo brindado en el desarrollo de mis prácticas. A usted Contador Daniel Martin Romero Mondragón y al personal del departamento de finanzas por permitirme realizar mis prácticas dentro de la empresa y al igual el tiempo que se me brindó para realizar este trabajo. 5

6 Índice Resumen... 2 Summary... 3 Dedicatorias Agradecimientos Índice... 6 I.- INTRODUCCIÓN... 8 I. ANTECEDENTES... 9 I.I Nombre y Logo de la empresa:... 9 I.II Filosofía I.III Historia I.IV. Misión: I.V. Visión I.VI. Valores I.VII. Política de Calidad I.VIII. Productos I.IX. Clientes I.X. Organigrama III. JUSTIFICACIÓN IV.- OBJETIVOS IV.I- Objetivo General IV.II- Objetivo Específicos V.- ALCANCE V.I- ANÁLISIS DE RIESGOS V.II.- FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA VIII.- PLAN DE ACTIVIDADES IX.-RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS X. DESARROYO DEL PROYECTO X.I.- Procedimientos administrativos de control interno de cuentas por pagar en la compañía Neaton Auto mexicana S.A de C.V

7 X.II.- Descripción del Procedimiento genera le de Cuentas por Pagar de la empresa Neton Auto Mexicana S.A de C.V X.III.-Diagrama de flujo X.IV.- Requisitos generales del registro de facturas XV.- Fortalezas y debilidades de las Cuentas por Pagar de la empresa Neaton Auto Mexicana S.A de C.V X.VI.- Fortalezas X.VII.- Oportunidades X.VIII.- Debilidades X.IX.- Amenazas X.I.- RESULTADOS OBTENIDOS XII.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES XIII.- ANEXOS XIV.- BIBLIOGRAFIA 7

8 I.- INTRODUCCIÓN En la actualidad, las organizaciones se integran a la necesidad de revisar y mejorar sus operaciones para obtener resultados idóneos y convertirse en empresas sólidas. El Control Interno representa una pieza clave del éxito para mantener su continuidad y seguimiento a través de su función normativa como herramienta para la consecución de los objetivos por los cuales se creó la empresa. En este sentido, para asegurar el cumplimiento de los propósitos, políticas y normas de las compañías se hace necesaria la evaluación de sus controles internos, a fin de analizar, observar y verificar como se están llevando a cabo las actividades de la misma, y de existir algunas desviaciones, tomar las decisiones más precisas al caso. Sin embargo el Control Interno, no termina con la prueba de la conformidad con respecto a las políticas y normas de operación, sino que se extiende a las actividades prácticas que tienen que ver con las decisiones o acciones de los individuos o de grupos que, en forma intencional o de otra manera, caen dentro de la capacidad discrecional de los Directivos. La Compañía Neaton Auto Mexicana S.A DE C.V está ubicada en la Av. La Condesa No 6Parque Industrial El MarquesEl Marques Querétaro, se dedica a la fabricación de bolsas de aire y volantes para carros por lo que incursiona dentro del giro automotriz. 8

9 I. ANTECEDENTES I.I Nombre y Logo de la empresa: Neaton Auto Mexicana, SA de CV Av. La Condesa No 6 Parque Industrial El Marques El Marques Querétaro 9

10 I.II Filosofía 1.- Siempre creamos Productos de los que podamos sentirnos orgullosos para servir a nuestros Clientes y Contribuir con la sociedad. 2.- Perseguimos la Prosperidad Empresarial, para así mejorar la vida de nuestros empleados promoviendo continuamente una cultura de empresa joven y vibrante. I.III Historia A principios del mes de noviembre, la empresa Neaton Auto Mexicana S.A. de C.V., ubicada en el Parque Industrial El Marqués, fue inaugurada por ejecutivos de la propia empresa y autoridades estatales y municipales. En el evento estuvieron presentes el Presidente del Grupo NihonPlast, MakotoHirose; el Director General de Neaton Auto Mexicana, S.A. de C.V., KazuhikoNishikiori; el Vicepresidente de Neaton Auto Productos de Manufactura, David Gulling; el Gobernador del Estado de Querétaro, José Calzada Rovirosa; el Secretario de Desarrollo Sustentable del estado, Tonatiuh Salinas Muñoz; el Presidente Municipal de El Marqués, Querétaro, Rubén Galicia Medina y el Secretario General Adjunto del Sindicato Nacional del Transporte, Miguel Rodríguez Navarro; entre otros. 10

11 Con una inversión inicial de 53 millones de dólares y generando 600 empleos directos a mediano plazo, Neaton Auto Mexicana comienza operaciones en el estado de Querétaro, perteneciente al Grupo NihonPlast, la empresa está dedicada a la elaboración de componentes de seguridad para automóviles como; bolsas de aire, volantes, así como la producción de componentes internos para la industria automovilística. En el marco de este acto, el Gobernador José Calzada Rovirosa señaló que la instalación de Neaton Auto Mexicana en la entidad, refrenda la confianza que la industria tiene en Querétaro, así como la importancia de la generación de empleos bien remunerados y con expectativa de crecimiento para el estado. En los dos años que llevamos en el Administración hemos generado 63 mil 218 empleos, pensamos cerrar este año 2011 con una inversión extranjera directa en nuestra entidad de mil 28 millones de dólares y en lo que va de la administración se han instalado más de 100 industrias en la entidad, 100 industrias y mil 500 empresas en la entidad El Presidente del Grupo NihonPlast, MakotoHirose, agradeció el apoyo y las facilidades del gobierno estatal y municipal para la rápida instalación de Neaton Auto Mexicana e indicó que esta es la octava planta del grupo, y la tercera en nuestro país Como todos ustedes saben, ( ) la situación del mundo está cada día más complicada, sin embargo confío plenamente en el desempeño diario de todo el 11

12 personal de NihonPlast y con el esfuerzo y apoyo de todos los presentes seguramente obtendremos el éxito El Director General de Neaton Auto Mexicana, KazuhikoNishikiori, aseguró que esperan que en un futuro, México sea el principal país proveedor de componentes para automóviles, siendo ellos mismos una parte importante de dicho desarrollo. Queremos ser un lugar en el que todos trabajando en equipo podamos contribuir al desarrollo de la producción en el estado de Querétaro, así como a nuestros clientes y proveedores y a todo el personal que está aquí, para ello nos gustaría seguir contando con el apoyo de todos. Finalmente el presidente municipal de El Marqués, Rubén Galicia Medina, aseguró que las empresas pueden estar tranquilas de invertir en el estado y en su municipio, eso nos permite a nosotros darles la bienvenida a los inversionistas que nos permiten transportar o trasladar su inversión para nosotros en beneficio de nuestras gentes, en beneficio de nuestros técnicos, de nuestros estudiantes, quienes forman parte ya de estas empresas, la fuente de trabajo que ellos ofrecen nos garantiza el crecimiento económico y el desarrollo social en este municipio y por supuesto en el estado de Querétaro 12

13 I.IV. Misión: La fabricación de partes de seguridad de automóviles cumpliendo con los requerimientos de nuestros clientes y generando un entorno sano y seguro de trabajo para nuestro personal, buscando la mejora continúa de la empresa. I.V. Visión Posicionarnos como líderes del mercado, comprometiéndonos con nuestros clientes, proveedores y con todo el personal que está involucrado en el proceso. Logrando consolidarnos como una empresa con crecimiento y desarrollo para fabricación de partes de seguridad de automóviles. I.VI. Valores Confianza Seguridad Orden Compromiso Honestidad Respeto Calidad 13

14 Disciplina Trabajo en equipo Satisfacción del cliente. I.VII. Política de Calidad En Neaton Auto Mexicana estamos comprometidos a ofrecer parte de seguridad para automóviles que contribuyan a salvar vidas, los cuales cumplen con los requerimientos del cliente y los marcos legales aplicables enfocados en el trabajo en equipo, calidad, costo y entrega puntual de nuestros productos mediante la mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:

15 I.VIII. Productos Neaton Auto Mexicana, S.A. de C.V., está dedicada a la Fabricación y Venta de partes de seguridad. Bolsas de aire Volantes I.IX. Clientes Honda de México. Nissan Mexicana. Neaton Autoproducts Manufacturing. Neaton Rome Industries. 15

16 I.X. Organigrama 16

17 III. JUSTIFICACIÓN Toda empresa requiere de la eficiencia en sus Controles Internos, para optimizar sus operaciones y transacciones comerciales y tomando en cuenta la normativa y metas fijadas por la organización, donde las Cuentas por Pagar, representan uno de los ejes fundamentales para la adquisición de bienes y/o servicios que necesita la compañía para su funcionamiento, de lo que se justifica la realización de este documento técnico. En tal sentido, el Control Interno de las Cuentas por Pagar, constituye un aporte relevante en la empresa Neaton Auto Mexicana S.A de C.V, para mejorar su dinámica, administración financiera e imagen de la empresa ante sus distribuidores. Por tal motivo se realizara este trabajo, a fin de evaluar el Control Interno de las Cuentas por Pagar en la empresa Neaton Auto Mexicana S.A de C.V,, mediante la utilización de cuestionarios que serán aplicados a los trabajadores que laboran en el Departamento de Cuentas por Pagar, además se tomaron en cuenta los procedimientos y la normativa que se aplica en la empresa para gestionar las cancelaciones de las facturas a créditos de sus proveedores, cuyos resultados permitirán la realización de las conclusiones y recomendaciones que servirán en la elaboración de propuestas necesarias para solventar la problemática en estudio. 17

18 En el desarrollo de esta memoria se pondrán en práctica todas las herramientas teóricas - metodológicas adquiridas en el proceso formativo de la carrera de Ingeniería en Innovación y desarrollo empresarial. 18

19 IV.- OBJETIVOS IV.I- Objetivo General Evaluar el Control Interno de las Cuentas por Pagar de la empresa Neaton Auto Mexicana S.A de C.V. IV.II- Objetivo Específicos Describir la situación de las Cuentas por Pagar de la empresa Neaton Auto Mexicana S.A de C.V.. Describir la base teórica referente al Control Interno de las Cuentas por Pagar. Analizar los recursos humanos, técnicos y financieros utilizados en el proceso de Cuentas por Pagar. Determinar la eficiencia de las normas y procedimientos que aplica la empresa para el Control Interno de las Cuentas por Pagar. Determinar la distribución de las actividades en el Departamento de Cuentas por Pagar, para optimizar su Control Interno. Analizar las fortalezas y debilidades en materia de Cuentas por Pagar en la empresa Neaton Auto Mexicana S.A de C.V.. 19

20 V.- ALCANCE La empresa en estudio es la Compañía Neaton Auto Mexicana S.A de C.V a la cual se le hará una evaluación del Control Interno de las Cuentas por Pagar debido a que es importante que las empresas posean un control interno que satisfaga sus compromisos ante terceros, por tal motivo se pretende realizar tal evaluación, a fin de optimizar sus operaciones y transacciones comerciales, mediante la utilización de cuestionarios que serán aplicados a los trabajadores que laboran en el Departamento de Cuentas por Pagar. Cuyos resultados permitieranencontrar debilidades en dicho departamento como fallas en la recolección de facturas, cancelación a destiempo a los proveedores de materia prima, sistemas computarizados desactualizados, todas y cada una de las debilidades encontradas da validez para un análisis e interpretación bien documentada que ayudaran a la realización de la investigación y a dar respuesta al problema en estudio 20

21 V.I- ANÁLISIS DE RIESGOS. Al analizar el proyecto se observó que puedan existir estas limitantes: Riegos de que no se realice el proyecto: El tiempo, ya que la estadía dura 4 meses y es probable que no se lleve a cabo la implementación del proyecto. No exista la información necesaria. Riesgos de que no se implemente el proyecto: El departamento de cuentas por pagar no cuenta con el presupuesto para realizar el proyecto. Poco interés por parte del personal de cuentas por pagar. Falta de tiempo suficiente para la implementación del proyecto a cusa de la carga de trabajo. 21

22 VII.- FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA. Durante la realización de la investigación se tomaron en cuenta algunas referencias bibliográficas, las cuales sirvieron de sustentos y base para la comprensión de los términos y procedimientos concernientes al Control Interno de las Cuentas por Pagar, que se tocaron durante el desarrollo y culminación de este trabajo de grado Cuentas por pagar Las cuentas por pagar son deudas que tiene su empresa por concepto de bienes y servicios que compra a crédito. Llevar un registro de lo que debe y cuándo son los vencimientos le permitirá gozar de una buena situación crediticia y retener su dinero el mayor tiempo posible (SifCAD- Cuentas por pagar, s.f.) Control El control es una actividad o acción o un grupo de acciones realizadas por uno o varios elementos, humanos y tecnológicos, para poder prevenir, detectar o corregir irregularidades que afectan al funcionamiento de algo(jesus Francico Molinera Mateos) 22

23 Cuentas por pagar Las cuentas por pagar (o cuentas comerciales por pagar) son cantidades que se deben a los proveedores. Más del 90% de las grandes empresas estadounidenses las presentan en un renglón aparte de su balance general, debajo del piso circulante. Pero algunas las cambian con el pasivo acumulado. El pago de estos adeudos tiende a realizarse frecuentemente a los mismos proveedores. Grande sumas fluyen a otras de estos sistemas de cuentas por pagar. De ahí que se diseñen, de manera rigurosa, el procesamiento de datos y los sistemas de control interno para estas transacciones.(charles T Horngren ) Control interno El control interno busca ante todo, vincular las decisiones ordinarias a las estrategias corporativas. El control interno significa proteger los activos de la empresa contra hurtos y pérdidas.(charles T Horngren ) Control Interno. Como un proceso, ejecutado por los directivos, administrador u otro jefe de departamento de la organización, el cual está diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos y metas 23

24 propuestas, mediante la efectividad y eficacia de las operaciones basada en las normativas internas por las cuales se rigen.(rodríguez, 2003) Sistema de Cuentas por Pagar. Conformado por una serie de pasos y procedimientos orientados a controlar en forma eficiente y eficaz todos los desembolsos realizados por la empresa, entre los cuales se pueden mencionar los registros de pasivos de la empresa, definición de condiciones de pago, cálculo de intereses en caso de aplicarlos, manejo de cancelaciones totales o parciales, proyecciones de tipo financieros, análisis de los pagos a realizar, envió de estados de cuentas, control de retenciones de impuesto, emisión de órdenes de pago, generación de notas de crédito.(catacora, G, 1999) Normas Administrativas de Cuentas por Pagar. aquella consideradas por la organización como la manera de comportarse, donde cada miembro del grupo debe estar de acuerdo (Rosemberg, W (1999)) 24

25 Políticas Administrativas de las Cuentas por Pagar. sistema de valoración o de decisión que al definir y puntualizar los objetos de la empresa pueden guiar, regular, los métodos y políticas de la organización.(rosemberg, W (1999)) Ambiente de Control Interno. Lo constituyen tres factores fundamentales que son: la integridad, los valores y la competencia de la gente de la organización.(hernandez, J) Accounts Payable Accounts payable (A/P) is money owed by a business to its suppliers and creditors. It is typically shown on its balance sheet as a current liability. In addition to its disclosure on the balance sheet, accounts payable is recorded in the A/P sub-ledger at the time an invoice is vouchered for payment. Vouchered, or vouched, means that an invoice is approved for payment and has been recorded in the general ledger or A/P sub-ledger as an outstanding, or open, liability because it has not been paid. Payables are often categorized as trade payables, or purchases of physical goods that are recorded in inventory. Another category is expense payables, or purchases of goods or services that are expensed. Common examples of expense payables are advertising, travel, 25

26 entertainment, office supplies, and utilities. A/P is a form of credit that suppliers offer to their customers by allowing them to pay for a product or service after it has been received.(boundless, 2014) Accounts Payable The accounts payable entry is found on a balance sheet under the heading current liabilities. Accounts payable are debts that must be paid off within a given period of time in order to avoid default.(helping You Learn Accounting, 2014) Internal control Internal control is broadly defined as a process, effected by an entity's board of trustees, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories: 1. Effectiveness and efficiency of operations 2. Reliability of financial reporting 3. Compliance with applicable laws and regulations 4. Safeguarding of assets Internal control consists of five interrelated components: 26

27 Control environment - The control environment includes the integrity, ethical values, and competence of the entity's people and is the foundation for all other components of internal control. Risk assessment - Every entity faces risks that must be identified, analyzed, and managed to achieve its objectives. Control activities - Control activities are the measures used to help ensure that management directives are carried out and that risks are addressed. They take many forms including policies and procedures, approvals, verifications, reconciliations, performance reviews, security measures, and segregation of duties. Information and communication - Information systems must be in place to identify, capture, and communicate relevant information in a form and timeframe that enables people to carry out their responsibilities and maintain accountability for the entity's assets. Monitoring - The entire internal control process must be monitored and the quality of its performance assessed as a part of regular management and supervisory activities. Corrective actions must be taken whenever the system does not perform as intended. Internal control is broadly defined as a process, effected by an entity's board of trustees, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories: 27

28 5. Effectiveness and efficiency of operations 6. Reliability of financial reporting 7. Compliance with applicable laws and regulations 8. Safeguarding of assets Internal control consists of five interrelated components: Control environment - The control environment includes the integrity, ethical values, and competence of the entity's people and is the foundation for all other components of internal control. Risk assessment - Every entity faces risks that must be identified, analyzed, and managed to achieve its objectives. Control activities - Control activities are the measures used to help ensure that management directives are carried out and that risks are addressed. They take many forms including policies and procedures, approvals, verifications, reconciliations, performance reviews, security measures, and segregation of duties. Information and communication - Information systems must be in place to identify, capture, and communicate relevant information in a form and timeframe that enables people to carry out their responsibilities and maintain accountability for the entity's assets. Monitoring - The entire internal control process must be monitored and the quality of its performance assessed as a part of regular management 28

29 and supervisory activities. Corrective actions must be taken whenever the system does not perform as intended.(principles, 2014) Internal control Internal control is all of the policies and procedures management uses to achieve the following goals. Safeguard University assets - well designed internal controls protect assets from accidental loss or loss from fraud. Ensure the reliability and integrity of financial information - Internal controls ensure that management has accurate, timely and complete information, including accounting records, in order to plan, monitor and report business operations. Ensure compliance - Internal controls help to ensure the University is in compliance with the many federal, state and local laws and regulations affecting the operations of our business. Promote efficient and effective operations - Internal controls provide an environment in which managers and staff can maximize the efficiency and effectiveness of their operations. Accomplishment of goals and objectives - Internal controls system provide a mechanism for management to monitor the achievement of operational goals and objective.(financial ACOUSTING, s.f.) 29

30 N Actividades 1 2 Reunión para estipular los parámetros correspondientes de calificaciones, revisiones, visitas, etc. Curso de inducción y en Seguridad e Higiene de la Empresa y avance de 2 semanas de proyecto (Desarrollo de Antecedentes y Justificación) VIII.- PLAN DE ACTIVIDADES Enero Febrero Marzo Abril 1er 2da 3ra 4ta 1er 2da 3ra 4ta 1er 2da 3ra 4ta 1er 2da 3ra 4ta 3 Determinar el proyecto ANALISIS DEL CONTROL INTERNO DE CUENAS POR PAGAR ; actividades a realizar, Primera Visita por parte del Tutor de Estadía hacia la empresa y 3er avance de proyecto (Desarrollo de Objetivos) 4 Entrega final del 1er capitulo completo de proyecto (Taller 1) 5 Desarrollo de los Análisis de Riesgos Desarrollo de la Fundamentación Teórica. Desarrollo del Plan de Actividades Desarrollo de los Recursos Humanos, Materiales y Financieros y entrega final del 2do capítulo del proyecto (Taller 2) 9 Desarrollo del Description/Summary 10

31 10 Realizar el Desarrollo del Proyecto 11 Continuar con el Desarrollo del Proyecto 12 Entrega final del 3er capitulo completo del proyecto (Taller 3) 13 Desarrollo de la Introducción 14 Desarrollo de los Resultados Obtenidos Desarrollo de las Conclusiones, Recomendaciones y Anexos Desarrollo de la Bibliografía y entrega final del 4to capitulo completo del proyecto (Taller 4) 17 Ajustes y Revisión final del proyecto 11

32 IX.-RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS. Para la realización de este proyecto se necesitan los siguientes recursos: Humanos, Materiales y Financieros, para la realización del proyecto: Recursos Humanos: Recursos Materiales: Hojas blancas, plumas. Humanos, Materiales y Financieros, para la implementación del proyecto: Recursos Humanos: Supervisor de Cuentas por Pagar: Asignación de proyecto, tareas y/o actividades, revisión de los avances de proyecto y trabajo, consulta de información. Jefe del Departamento de Finanzas: Consulta de información Recursos Materiales Computadora Dell Optiplex 3010 Escritorio Internet Páginas Web 10

33 Manuales. Materiales de oficina (impresora, silla, copias, calendario, etc.) Herramientas/Refacciones del almacén de Mantenimiento. Recursos Financieros El presupuesto es proporcionado por la misma empresa (Neaton Auto Mexicana). 11

34 X. DESARROYO DEL PROYECTO X.I.- Procedimientos administrativos de control interno de cuentas por pagar en la compañía Neaton Auto mexicana S.A de C.V. La compañía Neaton Auto Mexicana,es una empresa que se dedica procesamiento de bolsas de aire para automóviles, sus principales clientes son Honda y Nissan, Siendo el departamento de cuantas por pagar el encargado de verificar las órdenes de compra y/o servicios emitidas por sus proveedores. Con sus respectivas facturas, a fin de que se certifique y proceda a registrarlos en los libros auxiliares y al sistema MFG, cuyos reportes agilizarán los procesos de cancelación de facturas y notas de crédito por parte del departamento. Por tanto, se procedió con la descripción de las Cuentas por Pagar de la empresa Neaton Auto Mexicana, tomando en cuenta las funciones que debe cumplir el recurso humano, tecnológico y financiero, además de la aplicación de las normas y actividades que desempeña el Departamento de Cuentas por Pagar, permitiendo así efectuar un análisis crítico, para determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, de los procedimientos que se realizan para su Control Interno. A continuación se detallarán cada uno de estos aspectos: 12

35 X.II.- Descripción del Procedimiento generale de Cuentas por Pagar de la empresa Neton Auto Mexicana S.A de C.V. Buscadetallar cada uno de los procesos y requisitos que deben realizar las personas involucradas en la tramitación y posterior cancelación de las compras y/o servicios correspondientes a las operaciones que efectúa esta empresa. Los cuales son: Procedimiento general de Cuentas por Pagar RESPONSABLE El usuario Departamento de Compras Departamento de Compras Proveedor Proveedor Departamento de Cuentas por ACTIVIDADES 1. Realizar la requisición de un bien y/o El usuario Servicio. 2. Realizar la oren de compra 3. Localizar al proveedor 4. Se realiza el servicio o se surte el Material. 5. Llevar la factura a revisión para Proceder el pago. 6. Recibir la factura. Pagar Departamento de Cuentas por Pagar Departamento de Cuentas por 7. Verificar que cumpla con los requisitos Necesarios para su captura. 8. Enviar facturas (fletes). Pagar 13

36 Departamento de Cuentas por 9. Verificar datos de la factura Pagar Departamento de Logística Departamento de Cuentas por 10. Enviar factura. 11. Proceder a pago. Pagar Departamento de Cuentas por 12. Archivar factura Pagar Departamento de Cuentas por 13. Seleccionar facturas para el pago Pagar Departamento de Cuentas por 14. Realizar pago Pagar Departamento de Cuentas por Pagar Departamento de Cuentas por Pagar 15. Se archiva con su póliza Correspondiente. 16. Si existen correcciones; solicitar Re facturación. Proveedor 17. Enviar factura para próxima revisión. 14

37 X.III.-Diagrama de flujo Procedimiento general de Cuentas por Pagar 15

38 16

39 X.IV.- Requisitos generales del registro de facturas Facturas de Servicios (Gastos) y Facturas de Materia Prima (Costos) I. Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave de registro federal de contribuyente de quien los expida. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, deberán señalar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes. II. Contener impreso el número de folio. III. Lugar y fecha de expedición. IV. Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien expida. V. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen. VI. Valor unitario en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, desglosado por tasa de impuesto, en su caso. VII. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por al cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. 17

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