Intuit QuickBooks Professional 2012

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1 Intuit QuickBooks Professional 2012 Centro Latino, Inc. Computer Technology Program Prof: Nestor Uribe, 267 Broadway, Chelsea, MA Tel. (617) ext

2 Introduction to Intuit QuickBooks PRO

3 Introducción: Términos Contables: Iniciando su Compañía Accounting Terminology Qué es la contabilidad? Conjunto de técnicas por las que a través del seguimiento y control de la actividad económica de la empresa nos proporcionan información respecto al patrimonio. Que es el Patrimonio? Formado por los bienes, derechos y obligaciones que tiene la empresa. Por tanto mediante la contabilidad, usted estudia el patrimonio de su empresa para llegar a conocer que rentabilidad real está obteniendo. Un empresario que lleva su contabilidad sabe, entre otras muchas cosas: qué tiene, qué debe, y qué gana. 3

4 Qué es QuickBooks? Base de datos financiera (Financial Database) que nos permite manejar y llevar la contabilidad de una empresa o a un nivel personal. Desarrollado por la empresa Intuit. Producido en diferentes versiones: QuickBooks Basic QuickBooks Pro QuickBooks Premier QuickBooks Premier: Accountant Edition. 4

5 Versiones de QuickBooks 5

6 Declaración de Impuestos (Taxes) Forma 1040 (Personal Income Taxes) Ingresos (Income) Horario B Ingresos de Intereses y Dividendos Horario C Ingresos de Negocios Horario D Ingresos de Inversiones Capitales Deducciones y Gastos (Expenses) Horario A Deducciones detalladas Child Credit Education Credit Earn Income Credit Other Credits Horario E Ingresos de Propiedades y Rentas Technology Program - CT106 QuickBooks 6

7 Qué se puede hacer con QuickBooks? (1) Llevar y manejar la contabilidad de una empresa-bookkeeping Transferir una contabilidad existente a QuickBooks Manejo de cuentas de una empresa: Gastos-Expenses, Ingreso-Income, Balance-Balance Manejo de listas: Clientes, Productos & Servicios, Proveedores, & Empleados Transacciones: Cuentas por Cobrar-Accounts Receivable Facturas de Cobro-Invoices Estimados-Estimates Recibos de pagos-receipts Depositos-Deposits Estados de Cuenta-Statements 7

8 Qué se puede hacer con QuickBooks? (2) Transacciones: Reportes Cuentas por Pagar Accounts Payable Entrar cobros de proveedores por servicios, inventario o productos Recibir inventario Inventory Órdenes de Compra -Purchase Orders Pagar cobros Bills Escribir Cheques Checks Remitir Impuestos de Ventas a las agencias de gobierno encargadas Remitting Sales Tax to Government Agencies Reportes & Estados de Cuentas Reports & Account Statements 8

9 Qué se puede hacer con QuickBooks? (3) Nomina de Pago Payroll Configurar empleados y respectivas deducciones Servicios de Payroll Payroll Services Tablas de Impuestos Tax Tables Reporte de Impuestos de Nomina al Gobierno Government Payroll Reporting Formas 941, W-2, 1099-Misc Manejos de horas de empleados - Timesheets Manejo de Inventario Inventory Conciliación de Cuentas Bancarias Reconciling Bank Accounts Presupuestos Budgets Diarios Journals Reportes Usando servicios en línea de Bancos Online Banking Services Y Muchísimo más!!!! 9

10 QuickBooks Key Components (Componentes Claves) Clients Clientes Productos Products Empleados Employees Servicios Services Empresa Company Transactions Transacciones Accounts Cuentas Proveedores Vendors Technology Program - CT106 QuickBooks 10

11 Qué hacer antes de Empezar? Decidir la fecha de inicio (Starting Date) Encontrar todos los archivos financieros (Financial Records), Recibos, Notas, Memos y cualquier otro documento que se ha estado usando para llevar y manejar la contabilidad de la empresa. Crear un balance de prueba (Trial Balance) para iniciar a entrar la información en QuickBooks 11

12 Datos que debemos tener antes de empezar (1) Cash balances: Balances de cuentas de banco después de hacer la conciliación. Además, cualquier transacción pendiente, tales como cheques de hechos a proveedores. Customer Balances: Se deben entrar los balances pendientes de clientes al empezar a crear la compañía en QuickBooks. Este proceso se puede hacer de dos formas: Durante la configuración inicial o Entrevista, o también se puede entrar después independientemente. Vendor Balances: Similar a los balances de clientes, se debe entrar los balances de proveedores. Quizás sea mas fácil pagar todo antes de iniciar si la cantidad no es mucha y así evitar el trabajo. Liability Balances: Determine la cantidad de sus responsabilidades y deudas financieras tales como préstamos (Loans) o hipotecas (Mortgages). Los cobros pendientes de proveedores determinan automáticamente el balance de las cuentas por cobrar (Accounts Payable) 12

13 Datos que debemos tener antes de empezar (2) Payroll Information: (Información de Nómina) Si se va a preparar y procesar el Payroll, es necesario colectar toda la información necesaria de empleados: Numero de seguro social (SSN) Datos Personales Estado Civil para declarar impuestos- Filing Status: (Soltero, Casado, Cabeza de Hogar, Número de Dependientes) Deducciones adicionales, tales como pensión, planes de ahorro o retiro (401k), seguro de salud Si no se ha hecho, prepare una forma W-4 para cada empleado! Cuidado! No entre los totales acumulados hasta la fecha del Payroll. Esta es una de las cuentas que debemos entrar detalladamente desde el primer día del año. Si necesitamos saber cual fue el total para el primer trimestre del año, sería difícil saber sino tenemos esta información detallada! 13

14 Forma W-4 (IRS) Employee s Withholding Allowance Certificate 14

15 Datos que debemos tener antes de empezar (3) Asset Balances: (Balances de Bienes y Propiedades) Además de cuentas de banco, se debe saber información de depreciación (Devalúo de la propiedad) acerca de algunos bienes tales como maquinaria, herramientas, muebles, autos, camiones, aparatos eléctricos y digitales y edificios. Inventory Information: (Información de Inventario) Debemos de saber el nombre de cada producto que tenemos y vendemos, la cantidad pagada por cada uno, y la cantidad que tenemos guardada (In Stock) para la fecha de inicio. Información Adicional: Quizás sea una buena idea tener una copia de los Impuestos (Taxes) del año anterior si sean hecho antes! QuickBooks necesita saber que tipo de forma se utiliza para declarar (Forma 1040, 1120 Horarios-Schedules A, B, C, E, D ) 15

16 Importancia de Entrar datos al Empezar Si no se prepara correctamente la información al empezar no se logrará obtener todas las ventajas de este sistema de contabilidad. La información que se entra al empezar es la fundación o las bases de todo el trabajo en QuickBooks. Datos erróneos nos perseguirán durante todo nuestro uso y aplicación de este programa. 16

17 Where to Start? Donde Comenzar? Para iniciar una compañía en QuickBooks se recomienda usar la Entrevista de Inicio, o Easy Step Interview, la cual contiene una serie de preguntas que se acomodan a las necesidades del usuario, ya sea para uso personal o comercial. Algunas de las preguntas tienen que ver con el tipo de negocio o industria, la fecha para iniciar el año fiscal, el tipo de cuentas que se van a manejar, el manejo de empleados, clientes, proveedores, Nomina de Pago, estimados y presupuestos etc. 17

18 Entrevista de Inicio, o Easy Step Interview (1) 18

19 Pantalla Principal de QuickBooks (Home Screen) 19

20 QuickBooks Navigator Centers El QuickBooks Navigator Center es un menú de navegación que permite tener acceso a los componentes del programa mas importantes y representa la actividades de cada sección: Clientes, Proveedores, Empleados, y Reportes. 20

21 Customer Center Navigator 21

22 Customer Center Navigator (Ventas y Clientes) Customers: Lista o base de datos de clientes. Permite el manejo de estos, agregar, editar o borrar información. Adicionalmente permite obtener reportes de transacciones tales como ventas, balances y pagos. Items & Services: Lista o base de datos de productos y servicios ofrecidos por la empresa. Permite agregar, editar, borrar y obtener información acerca de estos. Ciclo de Procesamiento de Clientes: Estimates -> Invoices -> Finance Charges -> Refund and Credits -> Receive Payments ->Cash Sales -> Deposits. Estimates: Permite crear estimados de trabajos, servicios, o venta de productos. Invoices: Permite crear facturas de cobro a clientes. Algunas facturas se pueden generar basadas en los estimados previamente creados. Finance Charges: Permite agregar costos de financiamiento a facturas de cobro pendientes. Refund and Credits: Permite entrar reembolsos, créditos o rebajas a facturas pendientes. Receive Payments: Permite entrar pagos recibidos de clientes de facturas pendientes. Cash Sales: Permite crear Recibos de Venta de transacciones. Deposits: Permite depositar dinero recibido (Efectivo, cheques o tarjetas de Crédito) a cuentas de banco de la empresa. Reports: Ofrece una gran variedad de reportes sobre actividades de clientes. Reportes de perdidas y ganancias, Cuentas por recibir, Ventas, Proyectos y presupuestos. 22

23 Vendors Center Navigator (Centro de Proveedores) 23

24 Vendors Center Navigator (Centro de Proveedores) Vendors: Lista o base de datos de vendedores o proveedores. Permite el manejo de estos, agregar, editar o borrar información. Adicionalmente permite obtener reportes de transacciones tales como compras, balances y pagos pendientes. Items & Services: Lista o base de datos de productos y servicios ofrecidos por la empresa. Permite agregar, editar, borrar y obtener información acerca de estos. P.O. List: (Purchase Orders) Ordenes de compra de productos y servicios recibidos por la empresa. Permite crear ordenes y mantener un control de estas. Adjust Quantity on Hand: Ajustar la cantidad de productos actualmente en el inventario. Ciclo de Transacciones de Proveedores: Enter Bills -> Pay Bills Purchase Orders -> Receive Items -> Receive Bills -> Pay Bills Purchase Orders -> Receive Items & Bills -> Pay Bills Bills: Facturas o cuentas de Cobro de proveedores Purchase Orders: Ordenes de Compra Receive Items: Recibir productos y ordenas inventario Pay Bills: Pagar cuentas o facturas de cobro Reports: Reportes de perdidas y ganancias, cuentas por pagar, compras, Inventario, transacciones por proveedor. 24

25 Employee Center Navigator 25

26 Employee Center Navigator Transactions (Transacciones Comunes) 26

27 Employee Center Navigator Payroll (Nómina de Pago) 27

28 Report Center Navigator Centro de Reportes Financieros 28

29 Help & Support (Learning Center) Centro de Capacitación 29

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