MANUAL DE USUARIO-SITOP PERFIL JURIDICO (INFRAESTRUCTURAS)

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO-SITOP PERFIL JURIDICO (INFRAESTRUCTURAS) 1

2 TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN OBJETIVO PROCESOS Módulo Jurídico Contrato Original Módulo Anexos Contractuales Módulo Convenios de Pago FLUJOS Flujo de Contratos INTERFAZ GRÁFICA Ingreso al Sistema Usuario del Sistema Estructura y Funcionalidad del Sistema Opciones generales del sistema Menú principal FUNCIONALIDADES GENERALES DEL MENU PRINCIPAL Jurídico (Estudios, Construcciones, Fiscalización, Aeronáutica, Concesiones, Microempresas, Proyectos Contratados, Convenios) Módulo Contrato Original Ingreso de Contrato Modificación de Contrato Módulo Anexos Contractuales Contratos Complementarios Orden de Cambio Costo más Porcentaje Justificación de Plazo Convenio de Pago Ingreso Convenio de Pago Modificar Convenio de Pago Contrato Archivos Reportes Jurídico CONTACTOS

3 1 INTRODUCCIÓN El presente documento es el manual de usuario sobre el sistema de SITOP-Módulo de Jurídico, herramienta informática que le apoyará en su proceso laboral y documental, al optimizar recursos y procesos. 2 OBJETIVO El presente manual tiene por objetivo brindar a los Funcionarios del Área Jurídica, una guía detallada para el registro de los contratos (Originales, Complementarios, Ordenes de Cambio, Costo más Porcentaje, Justificación de Plazo, Convenios de Pago) en el SITOP, para que conozca su funcionamiento y pueda obtener la mayor utilidad posible. 3 PROCESOS 3.1 Módulo Jurídico Permite administrar todos los contratos (Originales, Complementarios, Ordenes de Cambio, Costo más Porcentaje, Justificación de Plazo, Convenios de Pago), que se firman con el Ministerio de Transporte y Obras Públicas Contrato Original Se deben ingresar todos los contratos originales que suscribe el Ministerio de Transporte y Obras Públicas. Responsabilidades del Registro de Contratos: Responsable Jurídico Jurídico recibe la documentación. Jurídico debe verificar que se no se encuentre el contrato en el sistema. Jurídico ingresa la información en el sistema. Nota: La Administración de la información de cada contrato será responsabilidad del Administrador de Contrato (dentro de las Direcciones Provinciales). Responsable Financiero Financiero (Matriz o Provincia) realiza el pago del Anticipo. Financiero debe ingresar al SITOP y registrar: fecha de entrega del Anticipo, monto del anticipo, e-sigef, No. de proyecto en Finanzas, fecha de terminación original del contrato. Responsable Subsecretaria Regional Cuando se ingresó el contrato en el SITOP se coloca por defecto como Administrador del Contrato al Subsecretario Regional, será él el que entregue el contrato al Director Provincial. La Subsecretaria designará al Administrador del Contrato. 3

4 3.2 Módulo Anexos Contractuales Se deben ingresar todos los contratos adicionales que suscribe el Ministerio de Transporte y Obras Públicas. 3.3 Módulo Convenios de Pago Se deben registrar todos los Convenios de Pago que suscribe el Ministerio de Transporte y Obras Públicas. 4 FLUJOS 4.1 Flujo de Contratos 4

5 5 INTERFAZ GRÁFICA 5.1 Ingreso al Sistema Para el funcionamiento eficiente del SITOP (Sistema Integrado de Transporte y Obras Públicas). Se debe utilizar el navegador Mozilla Firefox, el cual lo puede descargar gratuitamente del Internet. Para el ingreso al sistema a través de Internet digitamos la siguiente dirección: y presionamos ENTER. clic Figura Usuario del Sistema Los usuarios del sistema son los usuarios creados por el administrador del Sistema de la Dirección de Tecnologías de la información y Comunicaciones. El usuario accederá al Sistema mediante su USUARIO y CONTRASEÑA que le serán proporcionados por el Administrador del Sistema, si el usuario no está creado, no podrá ingresar al sistema. Figura 2 5

6 5.3 Estructura y Funcionalidad del Sistema Para un manejo práctico y sencillo, la pantalla principal del sistema SITOP-Administración de Contratos, se encuentra dividida en 2 secciones principales que son: 1. Opciones generales del sistema 2. Menú principal 1 2 Figura Opciones generales del sistema Es el usuario habilitado para el uso del Sistema Esta opción permite salir de la sesión el momento que no se desea continuar utilizando el aplicativo. Esta opción me permite regresar al menú principal en cualquier momento, sin grabar. 5.5 Menú principal Figura 4 Figura 5 Jurídico (Contratos de: Estudios, Construcciones, Fiscalización, Aeronáutica, Concesiones, Microempresas, Proyectos Contratados, Convenios) En este Módulo se tendrán las siguientes funcionalidades: Registro de Contratos Originales, Complementarios, Órdenes de Cambio, Costo más Porcentaje, Justificación de Plazo, Convenios de Pago y Reporte de Jurídico. Infraestructura - Expropiaciones En este Módulo se tendrán las siguientes funcionalidades: Registro de Expropiaciones, Consulta de Expropiaciones. Seguridad Esta opción permite al usuario cambiar su contraseña para el ingreso al sistema. Cuando se realice un cambio de contraseña, se debe cerrar la sesión y volver a ingresar con la nueva clave. 6

7 6 FUNCIONALIDADES GENERALES DEL MENU PRINCIPAL 6.1 Jurídico (Estudios, Construcciones, Fiscalización, Aeronáutica, Concesiones, Microempresas, Proyectos Contratados, Convenios) Módulo Contrato Original En este módulo se registrarán todos los Contratos Originales suscritos por el MTOP, para lo cual se debe seguir el siguiente procedimiento: Juridico/Contrato Original/Ingreso de Contrato Figura Ingreso de Contrato El primer paso es dar clic en el botón MTOP., para que automáticamente cargue el proyecto General del Figura 7 En esta pantalla se debe dar clic en el botón, para registrar los datos del Contrato Original. 7

8 Figura Datos Generales Contrato Fecha de Suscripción Monto Original Porcentaje Anticipo Región Provincia Plazo Contratista Se ingresará el nombre del contrato tal como tenemos en el objeto del contrato original. (Campo tipo texto) Se registra la fecha en la que se firma el contrato (campo tipo fecha) Ingresar el valor total de la obra, los valores serán separados por (.) para los decimales, (Campo tipo numérico) Registrar el porcentaje del anticipo, (Campo tipo numérico) Valor calculado automáticamente al dar clic en Seleccionar la Región en la cual se encuentra el Proyecto Escoger la provincia con relación a la región seleccionada Ingresar el plazo que se da para la finalización del contrato (valor numérico) y seguidamente seleccionamos la unidad de tiempo (años, meses, días, etc) En este campo seleccionamos al contratista de la obra siempre y cuando esta persona conste como contratista en la base de datos, para esto hacemos clic en la lupa, e ingresamos los nombres del contratista 8

9 Tipo Contrato Seleccionar de la lista, el tipo de contrato al que haga relación el Objeto del Contrato Unidad Ejecutora (Administra Garantía) Seleccionar de la lista, la Unidad en la cual se pagará el valor del contrato y administrará las garantías. Una vez guardada se bloqueará y para modificar se deberá enviar un correo a sitop@mtop.gob.ec Unidad Administradora Administrador Contrato Ruta de Archivo Seleccionar de la lista, la Unidad Administradora del Contrato, por defecto está el Subsecretario Regional como Administrador, pero él puede delegar al Director Provincial. Una vez seleccionada la Unidad Administradora, automáticamente cargará el nombre del Administrador del Contrato (por defecto el nombre del Subsecretario) Este campo se llena automáticamente por el Sistema (campo bloqueado), y se refiere a la ruta donde se encuentra el archivo escaneado del contrato. En este campo se ingresará cualquier comentario relacionado al contrato registrado Financiamiento Los campos de la Pestaña Financiamiento son: Figura 9 9

10 Fuente Monto Plazo (Años) Porcentaje (%) Seleccionar de la lista la fuente de financiamiento para el proyecto Ingresar el Monto del Financiamiento, los valores serán separados por (.) para los decimales. Registrar el plazo en años para el desembolso del monto total Ingresar el porcentaje del monto devengado Verifica que no haya contratos duplicados, y nos despliega una lista de posibles coincidencias, las mismas que serán revisadas y si no tienen relación al contrato que está registrando, presionar el botón Cancela el ingreso del contrato y retorna a la pantalla anterior Al presionar este botón se limpia todos los datos ingresados y se procede a ingresar un nuevo contrato. Guarda la información ingresada del Contrato Original Modificación de Contrato En esta opción se podrá cambiar o aumentar cualquier información que se requiera, para esto primero debemos localizar el contrato ingresando los parámetros de búsqueda y dando clic en el botón Figura 10 En esta pantalla se debe dar clic en el botón Original que se requiera., para proceder a modificar la información del Contrato 10

11 Figura 11 En esta pantalla se corregirá la información pertinente y se verificará que esté ingresada la ruta de archivo, de no estar proceder con el registro de la misma, además se debe ingresar en el campo sobre la modificación realizada., algún texto Módulo Anexos Contractuales Contratos Complementarios Ingreso de Contrato Complementario Para el registro de los Contratos Complementarios primeramente se debe localizar al Contrato Original, para lo cual se debe ingresar alguno de los parámetros de búsqueda y dar clic en el botón Figura 12 11

12 En esta pantalla se debe dar clic en el botón Complementario., para registrar los datos del Contrato Figura 13 Contrato Contrato No. C. Complementario Fecha de Suscripción Monto Original C.C. Porcentaje Anticipo Región Provincia Plazo Contratista En este campo de despliega el nombre del Contrato Original, al cual se le va a realizar el respectivo contrato complementario. (Campo bloqueado) Se ingresará el nombre del contrato tal como tenemos en el objeto del contrato complementario. (Campo tipo texto) Ingresar el número de contrato complementario (campo numérico) Se registra la fecha en la que se firma el contrato (campo tipo fecha) Ingresar el valor total de la obra, los valores serán separados por (.) para los decimales, (Campo tipo numérico) Registrar el porcentaje del anticipo, (Campo tipo numérico) Valor calculado automáticamente al dar clic en Indica la Región en la cual se encuentra el Contrato Original Muestra la provincia con relación a la región seleccionada del Contrato Original Ingresar el plazo que se da para la finalización del contrato (valor numérico) y seguidamente seleccionamos la unidad de tiempo (años, meses, días, etc) En este campo aparece el contratista de la obra que consta en el Contrato Original Cancela el ingreso del contrato y retorna a la pantalla anterior Al presionar este botón se limpia todos los datos ingresados y se procede a ingresar 12

13 un nuevo contrato. Guarda la información ingresada del Contrato Complementario Modificación de Contrato Complementario En esta opción se podrá cambiar o aumentar cualquier información que se requiera, para esto primero debemos localizar el contrato ingresando los parámetros de búsqueda y dando clic en el botón Figura 14 En esta pantalla se debe dar clic en el botón Contrato Complementario que se requiera., para proceder a modificar la información del Figura 15 13

14 Orden de Cambio Ingreso Orden de Cambio Para el registro de las Órdenes de Cambio primeramente se debe localizar el Contrato Original o el Contrato Complementario según se requiera, para lo cual se debe ingresar alguno de los parámetros de búsqueda y dar clic en el botón Figura 16 En esta pantalla se debe dar clic en el botón, para registrar los datos de la Orden de Cambio. Figura 17 No. Orden de Cambio Ingresar el número de la Orden de Cambio (campo numérico) Fecha Se registra la fecha en la que se firma la Orden de Cambio (campo tipo fecha) Monto Ingresar el valor total de la Orden de Cambio, los valores serán separados por (.) para los decimales, (Campo tipo numérico) 14

15 Plazo esigef Ingresar el plazo que se da para la finalización de la Orden de Cambio (valor numérico) y seguidamente seleccionamos la unidad de tiempo (años, meses, días, etc) Se registrará el numero del esigef Cancela el ingreso del contrato y retorna a la pantalla anterior Guarda la información ingresada de la Orden de Pago Modificar de Orden de Cambio En esta opción se podrá cambiar o aumentar cualquier información que se requiera, para esto primero debemos localizar el contrato ingresando los parámetros de búsqueda y dando clic en el botón Figura 18 En esta pantalla se debe dar clic en el botón de Cambio que se requiera., para proceder a modificar la información de la Orden Figura 19 15

16 Costo más Porcentaje Ingreso Costo más Porcentaje Para el registro del Costo más Porcentaje primeramente se debe localizar el Contrato Original o el Contrato Complementario según se requiera, para lo cual se debe ingresar alguno de los parámetros de búsqueda y dar clic en el botón Figura 20 En esta pantalla se debe dar clic en el botón, para registrar los datos del Costo más Porcentaje. Justificación Autorización No. Fecha Figura 21 Ingresar algún texto relacionado con la autorización del Costo más Porcentaje Registrar el número de memo u oficio con el cual se autorizó el Costo más Porcentaje Se registra la fecha en la que se firma el Costo más Porcentaje (campo tipo fecha) Monto Ingresar el valor total del Costo más Porcentaje, los valores serán separados por (.) para los decimales, (Campo tipo numérico) 16

17 Cancela el ingreso del contrato y retorna a la pantalla anterior Guarda la información ingresada del Costo más Porcentaje Modificación Costo más Porcentaje En esta opción se podrá cambiar o aumentar cualquier información que se requiera, para esto primero debemos localizar el contrato ingresando los parámetros de búsqueda y dando clic en el botón Figura 22 En esta pantalla se debe dar clic en el botón más Porcentaje que se requiera., para proceder a modificar la información del Costo Figura 23 17

18 Justificación de Plazo Ingreso de Justificación de Plazo Para el registro de la Justificación de Plazo primeramente se debe localizar el Contrato Original o el Contrato Complementario según se requiera, para lo cual se debe ingresar alguno de los parámetros de búsqueda y dar clic en el botón Figura 24 En esta pantalla se debe dar clic en el botón, para registrar los datos de la Justificación de Plazo. Figura 25 No. Just. Por plazos Fecha Registrar el número de la Justificación de Plazos Se registra la fecha en la que se realiza la Justificación de Plazos (campo tipo fecha) 18

19 Plazo Ingresar el plazo que se da para la finalización de la Justificación de Plazos (valor numérico) y seguidamente seleccionamos la unidad de tiempo (años, meses, días, etc) Cancela el ingreso del contrato y retorna a la pantalla anterior Guarda la información ingresada de la Justificación de Plazos Modificar Justificación de Plazos En esta opción se podrá cambiar o aumentar cualquier información que se requiera, para esto primero debemos localizar el contrato ingresando los parámetros de búsqueda y dando clic en el botón Figura 26 En esta pantalla se debe dar clic en el botón Justificación de Plazos que se requiera., para proceder a modificar la información de la Figura 27 19

20 6.1.3 Convenio de Pago Ingreso Convenio de Pago Para el Ingreso del Convenio de Pago, primeramente se debe localizar el Contrato Original o el Contrato Complementario según se requiera, para lo cual se debe ingresar alguno de los parámetros de búsqueda y dar clic en el botón ningún contrato previo, dando clic en el botón., o también se podrá registrar un nuevo Convenio de Pago que no esté atado a Figura 28 En esta pantalla se debe dar clic en el botón, para registrar los datos del Contrato Original. Figura 29 20

21 Objeto del Convenio Contratista Región Provincia Autorizacion No. Fecha de Orden Fecha de Convenio Se ingresará la descripción tal como tenemos en el objeto del Convenio. (Campo tipo texto) En este campo se indica al contratista de la obra. Seleccionar la Región en la cual se encuentra el Proyecto Escoger la provincia con relación a la región seleccionada Registrar el número del documento con el cual fue autorizado el Convenio de Pago Se ingresará la fecha en la que fue emitida la orden para firmar el convenio (campo tipo fecha) Se registra la fecha en la que se firma el Convenio de Pago (campo tipo fecha) Monto Ingresar el valor total del Convenio de Pago, los valores serán separados por (.) para los decimales, (Campo tipo numérico) Tipo Contrato Seleccionar de la lista, el tipo de contrato al que haga relación el Objeto del Convenio Unidad Ejecutora Seleccionar de la lista, la Unidad en la cual se pagará el valor del Convenio. Unidad Administradora Administrador Contrato Ruta de Archivo Una vez seleccionada la Unidad Administradora, automáticamente cargará el nombre del Administrador del Contrato (por defecto el nombre del Subsecretario) Este campo se llena automáticamente por el Sistema y se refiere a la ruta donde se encuentra el archivo escaneado del contrato para el caso de Convenios de Pago nuevos. Si el Convenios de Pago fue registrado con anterioridad debe ingresar por la opción de modificación y registrar la ruta de archivo Retorna a la pantalla anterior Guarda la información ingresada del Convenio de Pago Seleccionar de la lista, la Unidad Administradora del Convenio, por defecto está el Subsecretario Regional como Administrador, pero él puede delegar al Director Provincial Modificar Convenio de Pago En esta opción se podrá cambiar o aumentar cualquier información que se requiera, para esto primero debemos localizar el contrato ingresando los parámetros de búsqueda y dando clic en el botón 21

22 Figura 30 En esta pantalla se debe dar clic en el botón Convenio de Pago que se requiera., para proceder a modificar la información del Figura Contrato Archivos Se deberá escanear todos los documentos que hagan referencia al Contrato (Originales, Complementarios, Ordenes de Cambio, Convenios de Pago, Costo más Porcentaje, Justificación de Plazo, Actas y el resumen de la planilla mensual), en formato.pdf, y grabarlo con un nombre relativo al documento escaneado. Formato para nombres de archivos: [ID CONTRATO ORIGINAL]_[REFERENCIA DEL CONTRATO]_[NRO], ejemplos: 22

23 Para la carga de archivos escaneados al Servidor de Archivos, se debe seguir el siguiente procedimiento: Juridico/Contrato Archivos Figura 32 El primer paso es buscar el Nombre del Contrato, para lo cual se puede ingresar un criterio de búsqueda en el Nombre del Contrato y luego dar clic en el botón Buscar Figura 33 En esta pantalla debe dar clic en el botón documentos escaneados., para confirmar o registrar la ruta archivo y cargar los 23

24 Clic para carga de archivos Revisar ruta de archivo Figura 34 Una vez verificado la Ruta de Archivo, dar clic en la pestaña documentos escaneados. para proceder con la carga de los Figura 35 Al dar clic sobre este botón, nos permite seleccionar la ruta en la que se encuentra el archivo escaneado en formato.pdf, y seguidamente aparece el botón Subir Archivo 24

25 Clic Figura 36 Permite cargar archivos en formato pdf. Al dar clic en Subir Archivo, empieza a cargar el documento seleccionado, pudiendo parar la carga presionando el botón Stop En caso de que quiera eliminar la carga del archivo, tiene unos pocos segundos para hacerlo, caos contrario se subirá el archivo seleccionado en el Servidor de Archivos Una vez cargados los documentos escaneados en el servidor de archivos, podremos visualizarlos dando clic en el botón 25

26 Clic Figura 37 Permite descargar o visualizar el archivo escaneado en formato pdf Reportes Jurídico Contratos Generales Esta opción nos permite obtener un detalle de todos los contratos registrados en el SITOP, para lo cual debemos seguir el siguiente procedimiento: Juridico/Reportes Juridico/Contratos Generales Figura 38 Figura 39 26

27 Para consultar los contratos registrados debemos ingresar los parámetros de búsqueda en uno o varios campos de esta pantalla y luego dar clic en el botón Buscar Contratista Fecha Inicio Contrato Hasta Clase Contrato Dar clic en el icono, e Ingresar el nombre del contratista registrado en el SITOP Seleccionar en el calendario las fechas de inicio y fin, de la consulta que se requiere Seleccionar de la lista, la clase de contrato que requiere consultar Estado Contrato Seleccionar de la lista, el estado de los contratos que requiere consultar Tipo Contrato Seleccionar de la lista, los tipos contratos que requiere consultar Provincia Unidad Ejecutora Seleccionar de la lista la provincia de la que se requiere la consulta Seleccionar de la lista la Unidad Ejecutora de la que se requiere la consulta Una vez llenados los parámetros de búsqueda, presionamos el botón consultar Descarga un reporte en formato excel de la consulta realizada Consulta de Archivos de Contratos Esta opción nos permite obtener el detalle de un contrato específico de la información registrada en el SITOP para lo cual debemos ingresar los parámetros de consulta y dar clic el botón Figura 40 27

28 Una vez consultado el contrato debemos dar clic en el botón visualizar los archivos y actas escaneadas. para verificar la información del mismo y clic Figura 41 Figura 42 7 CONTACTOS DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Coordinación de Aplicaciones Informáticas Correo electrónico: sitop@mtop.gob.ec Número telefónico PBX: (02) Extensiones: 1832, 1834, 1843,