EJERCITO DEL PERÚ COMANDO DE EDUCACIÓN Y DOCTRINA DEL EJÉRCITO

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1 EJERCITO DEL PERÚ COMANDO DE EDUCACIÓN Y DOCTRINA DEL EJÉRCITO SECCION INVESTIGACIÓN Artículo Científico LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEL GRUPO REPSOL YPF DEL PERÚ S.A.C Mg. CPC PATRICIA ZUMAETA JULCA LIMA -PERU

2 LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEL GRUPO REPSOL YPF DEL PERÚ S.A.C THE ADMINISTRATIVE PROCESSES IN THE GROUP REPSOL AND ASSESS HOW AFFECTING THE MANAGEMENT OF DOCUMENTS PAYABLE. Autor: Patricia ZUMAETA JULCA RESUMEN: El objetivo de la presente investigación fue conocer las deficiencias que existen en los procesos administrativos en el Grupo Repsol y evaluar la forma cómo inciden en la gestión de los documentos por pagar. Para ello se ha realizado una revisión de la documentación teórica de diversos autores de ambas variables, las mismas que se plantean y desarrollan en el marco teórico, del mismo modo se ha realizado un trabajo de campo aplicando un cuestionario aplicado a personal del nivel gerencial, mandos medios y personal operativo del Grupo Repsol. El resultado indicó que existen problemas en la gestión de los documentos por pagar como por ejemplo las dificultades en el manejo de grandes volúmenes de documentos, que ocasionan retrasos en diversas áreas, así como el pago de las deudas 2

3 de la empresa sustentados con los documentos por pagar respectivos, lo que provoca retrasos tanto en el abastecimiento de insumos para la empresa, como una mala imagen empresarial. Estos problemas ocasionan o tienen efectos legales, contables y financieros, legales porque en algunos casos las empresas acreedoras toman medidas o acciones legales frente a la demora en el pago de sus deudas, contables porque se ocasionan registros en diversas cuentas o en cuentas que no son las que deben ser trabajadas, algunas cuentas contables se ven infladas con resultados que no reflejan la real dimensión de las obligaciones de la empresa. Y finalmente las repercusiones financieras porque la empresa definitivamente pierde no sólo dinero, sino tiempo y recursos humanos que ponen en dificultades su continuidad. Palabras Clave: Cuentas por pagar, empresa. 3

4 ABSTRACT The objective of this research was to identify the gaps that exist in the administrative processes in the group Repsol and assess how affecting the management of documents payable. We have conducted a review of documentation from various theoretical authors of these two variables, they posed and develop the theoretical framework, just as has done an outstanding job of implementing a questionnaire to apply to staff managerial level, middle managers and operational staff of the group Repsol. The result indicated that there were problems in the management of documents by paying such as difficulties in managing large volumes of documents, causing delays in several areas, as well as the payment of the debts of the company supported with documents respective pay, resulting in delays in the supply of inputs for the company as a bad corporate image. These problems cause or which are legal, accounting and financial, legal in some cases because the companies liabilities or legal action taken against the delay in payment of its debts, accounting records because they are causing in various accounts or accounts that are not they should be worked, some accountants are inflated accounts with results that do not reflect the real dimension of the obligations of the company. And finally the financial implications because the company definitely lose not only money but time and human resources that put difficulties in its continuity. KEY WORDS: Accounts Payable, Company. 4

5 INTRODUCCIÓN El manejo de documentos por pagar es un tema importante para las empresas que tienen un gran movimiento de volúmenes de estos documentos, tal como sucede en las empresas del rubro de hidrocarburos y combustibles, como es el caso de la Repsol S.A.C. Algunos de los problemas que se pueden apreciar en esta empresa están relacionados con la gestión y manejo de documentos por pagar, bien sea por los encargados o jefes de las áreas involucradas o por el personal subalterno. Existe mucho congestionamiento en la cantidad de documentos, acumulándose usualmente en un área donde no son ingresados en el momento oportuno al sistema o software de la empresa, como consecuencia de ello no se conoce la cantidad de documentos por pagar ni el importe que significan y mucho menos se puede hacer uso del crédito fiscal. Todo ello conlleva a pérdidas financieras para las empresas de este rubro, por el deficiente proceso administrativo y alto volumen de documentos por pagar en tránsito, lo que se agrega un desconocimiento integral y oportuno de lo que significa esta situación económica y financieramente. La investigación se plantea en cinco capítulos. En el Capítulo I: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA, se desarrolló la descripción de la realidad problemática, delimitaciones de la investigación, el planteamiento del problema, la factibilidad y viabilidad para el estudio del problema, la justificación e importancia de la investigación. En el Capítulo II: MARCO TEÓRICO se desarrolla toda la base teórica y doctrinaria sobre las variables materia de estudio, para ello se ha recurrido a diversos autores y bibliografías sobre el particular, así como estudios previos relacionados con nuestro tema de investigación. En el Capítulo III: METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN, se incluye el tipo y nivel de investigación, el universo y técnicas de investigación empleadas, se describen la técnica de muestreo, la forma de recolección de la información y procesamiento de datos, para todo ello se ha empleado o nos hemos apoyado en el Software Estadístico SPSS. En el Capítulo IV: PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS, se presentan los resultados de la encuesta tabulados se presenta el diagnostico de las variables y se incluye la prueba de contrastación de hipótesis. Finalmente en el Capitulo V se presentan las conclusiones y recomendaciones a las que se han llegado al final de la investigación. 5

6 El objetivo de la investigación fue conocer las deficiencias que existen en los procesos administrativos en el Grupo Repsol y evaluar la forma cómo inciden en la gestión de los documentos por pagar. MATERIAL Y METODOS La investigación por su naturaleza, reúne las características de un estudio descriptivo y tiene como objetivo demostrar que los procesos administrativos inciden en la gestión de los documentos por pagar en el departamento de Contabilidad del Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C. UNIVERSO Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN La población que fue sujeto de estudio estuvo comprendida por el personal que está relacionado directa o indirectamente con el manejo de documentos por pagar del Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C, los cuales fueron presentados en el Cuadro N 1 y que en total son 125 personas de las diversas áreas involucradas en el manejo de documentos por pagar. Cuadro N 1: Distribución de la población Tipo de trabajador Población Muestra Gerentes 6 Sub Gerentes 10 Jefes de áreas 14 Jefes de intervención 15 Jefes de división 12 Analistas 30 Asistentes 20 Coordinadores 9 6

7 Digitadores 9 Total La investigación abarca las empresas del Grupo Repsol YPF del Perú SAC: RELAPASA, RYCOPESA, RECOSAC. Se tomó como muestra a Gerentes, Sub Gerentes, Jefes de áreas (Cuentas por pagar, activos fijos y materiales), Jefes de intervención, Jefes de División, analistas, coordinadores, asistentes, digitadores y demás relacionados con el manejo de los documentos por pagar La muestra que se utilizó en la investigación, fue el resultado de la fórmula proporcionada por la Asociación Interamericana de Desarrollo (AID), a través del Programa de Asistencia Técnica 1 : n 2 ( p. q.) * Z * N 2 ( E) ( N 1) ( p * q) Z 2 Donde: N = El total del universo (población) n = Tamaño de la muestra p y q = probabilidad de la población que presenta una variable de estar o no incluida en la muestra, cuando no se conoce esta probabilidad por estudios se asume que p y q tienen el valor de 0.5 cada uno. Z = Las unidades de desviación estándar que en la curva normal definen una probabilidad de error Tipo 1=0.05, esto equivale a un intervalo de confianza del 95%. En la estimación de la muestra el valor de Z=1.96 E = Error estándar de la estimación que debe ser 0.09 o menos. 7

8 Conocida la fórmula, se determinó el tamaño de la muestra en un universo de 125 personas que trabajan en las medianas empresas de Lima Metropolitana, donde se aplicó un cuestionario preparado (Ver Anexo N 2). n 2 (0.5*0.5) *(1.96) *125 2 (0.09) (125 1) (0.5*0.5)(1.96) n n = 40 personas TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN EMPLEADAS Técnica de Muestreo La técnica de muestreo que se tuvo en consideración es el muestreo no aleatorio intencional, porque la intención fue seleccionar personal de diversas áreas que nos proporcionen información objetiva. Técnica de recolectar información Observación Global de Campo Se realizaron observaciones directas e indirectas a los ambientes del Área de Compras y el Área de Cuentas por Pagar del grupo Repsol YPF del Perú S.A.C., elaborándose una guía de observación para que los aspectos principales y secundarios recogidos no sean olvidados. Se utilizó la observación directa no participativa como un medio para poder realizar el planteamiento del problema, asimismo se utilizó una observación indirecta porque el investigador asumió como propios los datos tanto cuantitativos como cualitativos que fueron proporcionados por la empresa en estudio. 8

9 Análisis Documental Este análisis comprende un sin número de fichas bibliográficas, fichas de investigación (revistas, periódicos e internet) y estudios amplios de libros y tesis referidos al tema de la investigación. Además se utilizaron el cuestionario y la entrevista como instrumentos directos para obtener información. Técnicas para el procesamiento de datos Para el procesamiento de datos se utilizó el software SPSS 15.0, en el que se introdujeron los datos obtenidos en la aplicación de la encuesta y se procedió a obtener los resultados debidamente procesados. Instrumentos: Los instrumentos a emplear son: a) Cuestionario (Ver Anexo Nº 2) Se aplicó un cuestionario a los siguientes grupos de trabajadores de la empresa: 1. Jefe de Cuenta por Pagar, Activos fijos y Materiales del Grupo Repsol YPF del Perú S.AC. 2. Jefe de Intervención del Grupo Repsol YPF del Perú S.AC. 3. Jefe de Estados Financieros del Grupo Repsol YPF del Perú S.AC. 4. Analistas de Intervención 5. Coordinadores de las empresas del Grupo Repsol YPF del Perú S.AC. 6. Asistente de Operaciones Bancarias del Grupo Repsol YPF del Perú S.AC. 7. Digitadores del Grupo Repsol YPF del Perú S.AC. 9

10 Los resultados de la encuesta aplicada han sido ingresados y procesados en el software SPSS for Windows 15.0, los mismos que nos han permitido obtener los resultados estadísticos y a su vez hemos realizado la contrastación de las hipótesis a través del estadístico chi-cuadrado, el mismo que nos permite verificar el grado de relación entre las variables. RESULTADOS DE LA ENCUESTA A continuación se presenta el resultado obtenido de la encuesta aplicada utilizando el Software Estadístico SPSS 15.0 Pregunta N 1: En su área o dependencia se manejan documentos por pagar o pendientes de pago? Cuadro N 6: Tabla de Frecuencias Pregunta N 1 Categoría Frecuencia Porcentaje Si No No sabe, no opina Total Del resultado obtenido se puede indicar que el 25% del total de personas encuestadas indicaron que en su área si se manejan documentos por pagar o pendientes de pago, el 32.5% indicó que no es así y el 42.5% refirió que no sabe ni opina al respecto. Este resultado nos permite indicar que se tiene desconocimiento del manejo de documentos por pagar en las diversas áreas de estas empresas. 10

11 Pregunta N 2: Cuál es el conocimiento sobre los documentos por pagar que tienen la o las personas encargadas del manejo de estos documentos? Cuadro N 7: Tabla de Frecuencias Pregunta N 2 Categoría Frecuencia Porcentaje Básico Suficiente No están capacitados Total Del resultado obtenido se puede indicar que el 85% del total de personas encuestadas indicaron que el grado de conocimiento que tienen las personas encargados en el manejo de documentos es básico, el 7.5% indicó que el conocimiento es suficiente de estas personas y el 7.5% refirió que no están capacitados para este manejo de documentos. 11

12 Pregunta N 3: Cómo son los volúmenes de documentos por pagar que se manejan en su área? Cuadro N 8: Tabla de Frecuencias Pregunta N 3 Categoría Frecuencia Porcentaje Básicos (1-100 Und.) Moderados ( Und.) Altos (1001- a más Und.) Total Del resultado obtenido se puede indicar que el 17.5% del total de personas encuestadas indicaron que los volúmenes de documentos por pagar que se manejan en su área son básicos, el 70% refirió que son moderados y el 12.5% manifestó que son altos los volúmenes de documentos por pagar manejados. Este resultado nos permite deducir que el volumen de manejo de documentos por pagar es generalmente moderado. 12

13 Prueba de Hipótesis N 1 1. H 0 : Si se conocen las dificultades que se tienen al administrar grandes volúmenes de documentos por pagar y se realiza un buen control sobre éstos, entonces SI se puede mejorar la gestión de los documentos por pagar en el departamento de Contabilidad del Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C. 2. H 1 : Si se conocen las dificultades que se tienen al administrar grandes volúmenes de documentos por pagar y se realiza un buen control sobre éstos, entonces NO se puede mejorar la gestión de los documentos por pagar en el departamento de Contabilidad del Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C. 3. Nivel de Significación α = 5%, X 2 t Prueba Estadística X 2 c ( oi ei ) 2 / ei Donde: oi Valor observado X 2 c ei Valor esperado X 2 c Valor del estadístico calculado con datos provenientes de las encuestas que han sido procesados mediante el Software Estadístico SPSS, y se debe comparar con los valores asociados al nivel de significación que se indica en el cuadro de Contrastación de la Hipótesis Nº

14 Decisión. Ho se rechaza. Figura N 4: Contrastación Hipótesis 1 Interpretación: X 2 t = X 2 c = Como el valor calculado (X 2 c 7.813) cae en la zona de rechazo, podemos concluir que a un nivel de significación del 5% y se rechaza la hipótesis nula confirmándose la hipótesis planteada, es decir que si se conocen las dificultades que se tienen al administrar grandes volúmenes de documentos por pagar y se realiza un buen control sobre éstos, entonces se puede mejorar la gestión de los documentos por pagar en el departamento de Contabilidad del Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C., con lo que se demuestra la hipótesis planteada. Cuadro N 21: Recuento Contrastación Hipótesis N 01 El volúmen de documentos por pagar es:? Regular Eficiente Deficiente Total Se plantea algún tipo de plan de contingencia cuando se acumulan demasiado los documentos por pagar o cuando no se les ha dado el curso o trámite respectivo? Si No No sabe, no opina Total

15 Pruebas de chi-cuadrado Valor gl Sig. asintótica (bilateral) Chi-cuadrado de Pearson 7.813(a) Razón de verosimilitudes Asociación lineal por lineal N de casos válidos 40 a 7 casillas (77.8%) tienen una frecuencia esperada inferior a 5. La frecuencia mínima esperada es.60. Prueba de Hipótesis N 2 1. H 0 : Si se implementa una política de pagos de cumplimiento puntual de obligaciones entonces SI se podrá mejorar la gestión de los documentos por pagar cumpliendo con los cronogramas de pagos en el departamento de Contabilidad del Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C. 2. H 1 : Si se implementa una política de pagos de cumplimiento puntual de obligaciones entonces NO se podrá mejorar la gestión de los documentos por pagar cumpliendo con los cronogramas de pagos en el departamento de Contabilidad del Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C.. 3. Nivel de Significación α = 5%, X 2 t Prueba Estadística X 2 c ( oi ei ) 2 / ei X 2 c Donde: oi Valor observado ei Valor esperado X 2 c Valor del estadístico calculado con datos provenientes de las encuestas que han sido procesados mediante el Software Estadístico SPSS, y se debe comparar con los valores asociados al nivel de significación que se indica en el cuadro de Contrastación de la Hipótesis Nº

16 Prueba de Hipótesis N 3 1. H 0 : Si se conocen los efectos legales entonces SI se puede evitar el incumplimiento en el pago a los proveedores y las consiguientes sanciones en el manejo de documentos por pagar en el departamento de Contabilidad del Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C. 2. H 1 : Si se conocen los efectos legales entonces NO se puede evitar el incumplimiento en el pago a los proveedores y las consiguientes sanciones en el manejo de documentos por pagar en el departamento de Contabilidad del Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C. 3. Nivel de Significación α = 5%, X 2 t Prueba Estadística X 2 c ( oi ei ) 2 / ei Donde: oi Valor observado X 2 c ei Valor esperado X 2 c Valor del estadístico calculado con datos provenientes de las encuestas que han sido procesados mediante el Software Estadístico SPSS, y se debe comparar con los valores asociados al nivel de significación que se indica en el cuadro de Contrastación de la Hipótesis Nº

17 5. Decisión. Ho se rechaza. Figura N 6: Contrastación Hipótesis 3 Interpretación: X 2 t = X 2 c = Como el valor calculado (X 2 c 9.649) cae en la zona de rechazo, podemos concluir que a un nivel de significación del 5% y se rechaza la hipótesis nula confirmándose la hipótesis planteada, es decir que si se conocen los efectos legales entonces se puede evitar el incumplimiento en el pago a los proveedores y las consiguientes sanciones en el manejo de documentos por pagar en el departamento de Contabilidad del Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C., con lo que se demuestra la hipótesis planteada. Cuadro N 23: Recuento Contrastación Hipótesis N 03 Se han establecido responsabilidades claras en el manejo de documentos por pagar? Si No No sabe, no opina Total Cuál es el conocimiento que tienen la o las personas encargadas del manejo de estos documentos? Basico Suficiente No están capacitados Total

18 Pruebas de chi-cuadrado Valor gl Sig. asintótica (bilateral) Chi-cuadrado de Pearson 9.649(a) Razón de verosimilitudes Asociación lineal por lineal N de casos válidos 40 a 7 casillas (77.8%) tienen una frecuencia esperada inferior a 5. La frecuencia mínima esperada es.15. CONCLUSIONES Luego de concluida la investigación se arribaron a las siguientes conclusiones: a. Las principales dificultades que se presentan al administrar grandes volúmenes de documentos por pagar son: errores en la carga de documentos al sistema de la empresa, demoras en el pago a proveedores, pérdidas en el uso del crédito fiscal, dificultades y retrasos en áreas conexas que utilizan estos documentos. b. Tampoco existe una política de pagos que permita controlar los egresos de la empresa, el manejo de los documentos por pagar y cumplir con los cronogramas de pagos establecidos tanto por la empresa como por los proveedores. c. Existe poco o nulo conocimiento sobre los efectos legales referidos al incumplimiento en el pago a los proveedores y las sanciones provocadas por el deficiente manejo de documentos por pagar, estos problemas se ven reflejados en los reclamos judiciales o notariales que presentan los acreedores, las sanciones económicas cuando se incumple un contrato, entre otros problemas. d. No se tiene un exacto detalle y conocimiento sobre los efectos financieros relacionados con los gastos financieros, notariales, por procesos y por descuentos que ocasiona a las empresas de este rubro. e. Los principales efectos contables están relacionados con la revisión errónea de documentos, el retraso en la formulación de EE.FF. y el alto procesamiento de documentos por pagar, esto se debe a que no se tiene conocimiento apropiado ni personal especializado para este manejo tan delicado y que ocasiona pérdidas a las 18

19 empresas. f. No se realizan en forma periódica acciones de control interno en el departamento de contabilidad orientadas a detectar los errores o deficiencias en el tratamiento de cuentas y documentos por pagar a pesar del gran volumen de dichos documentos y la importancia que tienen para la empresa. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA 1. ARANGO, G (1997). La auditoría financiera y los papales de trabajo. Guatemala, Editorial Uniónm tipográfica, 376p. 2. ARNOLDO C. Max; Edgard H. SCHEIN. (1989) Consultoría de Procesos: Recomendaciones para Gerentes. México. Ediciones MSHI. 226p. 3. AZPUR, M. (1999). Banca y Algo Más, Lima. Editorial Desco. 149p. 4. BRAVO, M. (1994). Contabilidad financiera Básica. Lima. Editorial San Marcos. 296p. 5. BRAVO, M. (1996). Auditoria integral. Lima. Editorial San Marcos. 605p. 6. CHIAVENATO, I. (1985). Introducción a la teoría general de la administración. México. Editorial Mc Graw Hill. 589p. 7. CHOLVIS, F. (1977) Diccionario de contabilidad. Buenos Aires. Editorial Atenea. 415p. 8. CONASEV Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores. (2006). Reglamento para la preparación de Información Financiera e. Información Auditada. Lima. Ediciones CONASEV. 116p. 9. DIAS, J (1988). Diccionario y Manual de Contabilidad y Administración. Lima. Editorial de Libros Técnicos. 207p. 10. DRUCKER, P. (1993). El ejecutivo eficaz. Colombia. Ediciones Mc Graw Hill. 316p. 11. FLORES, J. (2000) Contabilidad Gerencial. Lima. Editorial San Marcos. 289p. 12. FLORES, J. (1999) Normas de Control Interno. Lima. Editorial San Marcos. 276p. 13. GIRALDO, D. (2006). Estados Financieros. Lima. Editorial San Marcos. 238p. 14. Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C. (2005a). Informe de Situación Departamento de Contabilidad. Lima. 257p. 15. Grupo Repsol YPF del Perú S.A.C. (2005b). Planeamiento estratégico. Lima. 69p. 16. HAMMER, M & CHAMPY, J. (1995) Reingeniería. Madrid. Editorial Diaz de los Santos. 307p. 19

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