CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PASTO

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1 GESTIÓN DE CALIDAD de 16 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PASTO ANDRÉS CANAL FLÓREZ CONTRALOR

2 GESTIÓN DE CALIDAD de 16 CONTENIDO PRESENTACIÓN... 3 INTRODUCCIÓN CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD Misión Visión Función Constitucional Política de Calidad Objetivos de Calidad Clientes y Partes Interesadas Principios Éticos MATRIZ DOFA OBJETIVOS CORPORATIVOS SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN ANEXOS Mapa Estratégico... 14

3 GESTIÓN DE CALIDAD --08 PRESENTACIÓN 3 de 16 Tomando como marco de referencia y sustento normativo los parámetros descritos en la Constitución Política de Colombia, (Artículos 267 y ss.), el marco legal preceptuado en las leyes 42 de 1993, 136 de 1994, 610 y 617 de 2000, y bajo los criterios orientadores de la Planeación Estratégica y la Gerencia Moderna y amparados en los principios de transparencia, trabajo y respeto, se desarrolla la presente propuesta para elaborar el Plan Estratégico de la Contraloría Municipal de San Juan de Pasto, para el periodo

4 GESTIÓN DE CALIDAD --08 INTRODUCCIÓN 4 de 16 La Contraloría Municipal de Pasto, como órgano autónomo de control fiscal territorial, ejerce una función eminentemente técnica, representando a la Comunidad del Municipio de San Juan de Pasto y al servicio de la misma, comunidad que a su vez está reconocida como su cliente. El Plan Estratégico de la Contraloría Municipal de Pasto es un instrumento de Gerencia Publica, que servirá de orientación a la organización en la toma oportuna de decisiones, para hacer de la Gestión Pública del Control Fiscal una función eficiente, pertinente y efectiva, bajo los principios rectores de trabajo, transparencia, honestidad, responsabilidad y rectitud, que finalmente conduzca a obtener resultados, en la lucha contra la corrupción y la protección del Patrimonio Publico involucrando para ello la efectiva participación del ciudadano El Plan Estratégico de la Contraloría Municipal de Pasto está construido bajo los parámetros del Sistema de Gestión de Calidad, lo que implica desarrollar actividades de: Planeación, Ejecución, Verificación y Mejoramiento (ciclo P.H.V.A), con el propósito final de obtener la satisfacción de nuestro cliente y partes interesadas, consolidar la cultura del mejoramiento continuo, y de esta manera entregar un servicio obtenido con Estándares de Calidad, que cumpla con los requisitos establecidos por nuestro cliente. Este documento está dividido en cuatro partes: en la primera se enuncia la Misión, la Visión, la Función Constitucional, la Política de Calidad, Objetivos de Calidad y Clientes, Partes Interesadas y Principios Éticos, en la segunda se presenta el Diagnostico de la entidad utilizando la matriz DOFA, en la tercera se presentan los Objetivos Corporativos y Estrategias para alcanzarlos y en la cuarta la forma de efectuar la Evaluación y el Seguimiento. Se presentan como anexos el Mapa Estratégico y el Plan Financiero periodo

5 1.- CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD GESTIÓN DE CALIDAD de Misión La Contraloría Municipal de Pasto, es un organismo independiente de Control Fiscal, de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuestal, tiene como misión ejercer el Control Fiscal en representación de la comunidad, a la gestión fiscal de la administración y de los particulares que manejen fondos o bienes del Municipio de Pasto, fundamentado en la aplicación de principios de eficacia, eficiencia, economía, equidad y valoración de los costos ambientales, todo con el propósito de ofrecer un servicio que satisfaga las expectativas de la comunidad Visión Seremos una entidad Certificada en Calidad bajo la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, lograda con la aplicación de procesos calificados para mejorar el ejercicio del Control Fiscal, contribuir a mejorar la gestión pública y mantener la confianza de la comunidad 1.3. Función Constitucional Artículo 209 de la Constitución Política: La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad Artículo 267 de la Constitución Política: El control fiscal es una función pública, la cuál vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen, fondos o bienes de la Nación La Contraloría es una entidad de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuestal. No tendrá funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización Artículo 268 de la Constitución Política: El Contralor General de la República tendrá las siguientes atribuciones: 1. Determinar los métodos y la forma de rendir cuentas de los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse.

6 GESTIÓN DE CALIDAD de Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado. 3. Llevar un registro de la deuda pública de la Nación y de las entidades territoriales. 4. Exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación. 5. Establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos de la misma. 6. Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Estado. 7. Presentar al Congreso de la República un informe anual sobre el estado de los recursos naturales y del ambiente. 8. Promover ante las autoridades competentes, aportando las pruebas respectivas, investigaciones penales o disciplinarias contra quienes hayan causado perjuicio a los intereses patrimoniales del Estado. 9. Presentar proyectos de ley relativos al régimen del control fiscal y a la organización y funcionamiento de la Contraloría General. 10. Proveer mediante concurso público los empleos de su dependencia que haya creado la ley. Esta determinará un régimen especial de carrera administrativa para la selección, promoción y retiro de los funcionarios de la Contraloría. 11. Presentar informes al Congreso y al Presidente de la República sobre el cumplimiento de sus funciones y certificación sobre la situación de las finanzas del Estado, de acuerdo con la ley. 12. Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial. Artículo 268 de la Constitución Política: La vigilancia de la gestión fiscal de los departamentos, distritos y municipios donde haya contralorías, corresponde a éstas y se ejercerá en forma posterior y selectiva Los contralores departamentales, distritales y municipales ejercerán, en el ámbito de su jurisdicción, las funciones atribuidas al Contralor General de la República en el artículo 268 y podrán, según lo autorice la ley, contratar con empresas privadas colombianas el ejercicio de la vigilancia fiscal..

7 1.4. Política de Calidad GESTIÓN DE CALIDAD de 16 La Contraloría Municipal de Pasto, ejercerá el control fiscal en el Municipio, a través de procesos calificados que mejoren la Gestión Publica con y para el beneficio de la comunidad Objetivos de Calidad Promover el Control Ciudadano y Articularlo al Control Fiscal Fortalecer el Control Fiscal. Promover la Modernización Institucional. Optimizar el Clima Laboral y Organizacional 1.6. Clientes y Partes Interesadas El cliente de la Contraloría Municipal de Pasto, es la comunidad en general y como parte interesada tenemos las entidades sujetas de control Principios Éticos Los Principios éticos son las normas internas y creencias básicas sobre las formas correctas como debemos relacionarnos con los otros y con el mundo, desde las cuales se erige el sistema de valores que profesan las personas y los grupos. Los recursos públicos tienen como destinación exclusiva el mejoramiento de La calidad de vida de la población El resultado del control fiscal, se fundamenta en hechos verificables Todos los sujetos de control son iguales ante la función fiscalizadora La ciudadanía tiene derecho a conocer la gestión y resultados de la función fiscalizadora. El control social es complemento fundamental del Control Fiscal. La Sostenibilidad medio ambiental es un criterio básico para el gasto público

8 2. MATRIZ DOFA GESTIÓN DE CALIDAD de 16

9 3. OBJETIVOS CORPORATIVOS GESTIÓN DE CALIDAD de PROMOVER EL CONTROL CIUDADANO Y ARTICULARLO AL CONTROL FISCAL Los Ciudadanos por norma Constitucional tienen el derecho de participar en la vigilancia de la Gestión Pública y su participación debe ser apoyada por las instituciones del Estado. En este sentido, el objetivo es la promoción del control ciudadano y buscar la vinculación de los ciudadanos por medio de sus organizaciones o de manera individual, a las actividades de control y vigilancia de la gestión fiscal. Objetivos Estratégicos 1.1. Formular programas de capacitación a ciudadanos y organizaciones civiles para que la ciudadanía participe en el control y vigilancia de la gestión fiscal y sea parte activa en el mejoramiento de la gestión pública Optimizar el Proceso de Participación Ciudadana con miras a obtener apoyo comunitario en procesos de verificación, sostenibilidad y resguardo de los recursos naturales, culturales y fiscales del Municipio Difundir a través de medios masivos de Comunicación locales la posibilidad que tiene el ciudadano de formular denuncias, ante la Contraloría Municipal de Pasto, sobre el manejo inadecuado de los recursos públicos Propender por articular a las organizaciones ciudadanas al control fiscal Optimizar la respuesta de la entidad a las denuncias formuladas por los ciudadanos y organizaciones civiles 2. FORTALECER EL CONTROL FISCAL Fortalecer el proceso auditor, enfocando su proyección hacia la evaluación de la Administración Municipal, personas y entidades públicas y privadas que manejan fondos y bienes públicos dentro de su jurisdicción; enfocando su propósito no solo a identificar fallas, sino en lo posible a prevenir sanciones, a través de auditorías integrales sistemáticas desechando la fragmentación e informes aislados y parciales y propendiendo por la articulación entre las diferentes actividades de la entidad, consolidadas como un todo.

10 GESTIÓN DE CALIDAD de 16 Sustanciar y agilizar los fallos en los procesos de responsabilidad fiscal, enmarcados en las premisas de equidad y justicia, evitando que operen fenómenos legales como la caducidad y la prescripción. En jurisdicción coactiva, implementar procesos de cobro y recaudo ágil y oportuno, llevando a la práctica y realidad los resultados plasmados en los diversos fallos fiscales. Objetivos Estratégicos 2.1. Mejorar la Planeación proponiendo metas razonables y medibles dentro del el Plan General de Auditorias de la respectiva vigencia Participar activamente formulando las modificaciones y/o acoplamientos a los sistemas modernos de Rendir Cuentas por parte de nuestros Sujetos de Control Realizar el seguimiento y la evaluación de los Planes de Mejoramiento suscritos por los sujetos de control con el propósito de establecer un Registro de los beneficios del Proceso Auditor Priorizar líneas de auditoría para que el proceso auditor tenga mayor efectividad Fomentar el rigor en el cumplimiento de procedimientos y términos legales para el ejercicio de las Auditorias Gubernamentales, Procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva para tener como resultado productos de calidad y ante todo efectividad en el Proceso Auditor, Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Participar en la elaboración de los Informes que legalmente debe presentar la Contraloría Municipal de Pasto, así como documentar al Contralor para atender los requerimientos del Honorable Concejo Municipal de Pasto u otra Entidad Pública. 3. PROMOVER LA MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL Este objetivo contiene estrategias de mejoramiento continuo, para afrontar los actuales y nuevos retos dirigidos al apoyo a los procesos Misionales de nuestra entidad. Las estrategias se relacionan con: sostenibilidad financiera, un posible ajuste de la estructura organizacional, modernización tecnológica e informática, implementar un sistema de comunicación e información interna y externa confiable, ágil y oportuno, el fortalecimiento del control interno, la consolidación del Sistema de Gestión de Calidad, todo con el fin de contribuir en la obtención de los mejores resultados de nuestros procesos misionales. Todas las estrategias que involucren recursos económicos serán desarrolladas con una previa estimación de

11 GESTIÓN DE CALIDAD de 16 los mismos, con una clara política de austeridad y de ser posible se buscará apoyo de otras instituciones. Objetivos Estratégicos 3.1. Proyectar el Plan financiero a cuatro años tanto de Ingresos como Gastos con el fin de garantizar la viabilidad económica y presupuestal de la Contraloría a largo plazo Planear, adquirir y distribuir los recursos físicos que se requieran, para garantizar que los diferentes procesos misionales y de apoyo se desarrollen adecuadamente Actuar con calidad, oportunidad y pertinencia en las Representaciones Jurídicas de la Entidad y Procesos Administrativos Sancionatorios Estudiar la posibilidad de llevar a cabo una reestructuración interna de la entidad, a fin de que los gastos se ajusten a los limitados ingresos Optimizar la red de trabajo interna para aprovechar más y de mejor manera los recursos informáticos Optimizar nuestra Pagina Web y darla a conocer con el fin de hacernos más visibles ante la comunidad Optimizar el manejo de la información interna y externa para acceder a ella con rapidez, facilitar que fluya sin ningún obstáculo y suministrar lo pertinente a la comunidad y organismos de control Establecer un procedimiento para el manejo de los medios de comunicación hacia la ciudanía, para hacer posible que los ciudadanos conozcan la gestión administrativa y proyectar la imagen de la entidad Implementar la Rendición de Cuentas en línea, que deben hacer nuestros Sujetos de Control con el fin alcanzar el propósito de un control fiscal en tiempo real Consolidar la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno y Gestión Ética con el propósito de: prestar mejores servicios, ser más eficientes, reducir costos, obtener satisfacción de los clientes, acrecentar los principios de Control Interno fundamentados en el autocontrol, autogestión y autorregulación, fomentar la cultura de la ética y de la moralidad en todas las actuaciones de los funcionarios públicos todo encaminado a la mejora continua de la gestión pública.

12 GESTIÓN DE CALIDAD OPTIMIZAR EL CLIMA LABORAL Y ORGANIZACIONAL 12 de 16 En este campo se orientará a buscar el bienestar laboral de sus funcionarios, con el fin de que se traduzca en un alto sentido de autoestima, crecimiento integral, que incluya el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes que conduzcan a un mayor y mejor compromiso con la Entidad. Objetivos Estratégicos 4.1. Diseñar e Implementar planes de bienestar laboral lo que permitirá la integración y optimización del clima laboral de los empleados de la entidad Gestionar la Financiación de Programas de Bienestar Social de la Controlaría Municipal de Pasto, a través de Convenios Interadministrativos Diseño e implementación de un plan de capacitación de acuerdo a las necesidades corporativas y específicas aplicando equidad en las oportunidades, con el fin de lograr un excelente desempeño en las funciones asignadas Aplicar el sistema de evaluación e incentivos de acuerdo a la normatividad vigente con el fin de afianzar las habilidades y competencias y contribuir así al eficiente y eficaz cumplimiento de los objetivos institucionales Aplicar talleres que conduzcan a prevenir conductas disciplinarias que afecten el normal desempeño de los funcionarios, recordando el cumplimiento de la ley disciplinaria, Cumplimiento de Ley de Acoso Labora, Códigos Internos de: Ética y Buen Gobierno, con el propósito de ejercer sus derechos, deberes al igual, que el conocimiento de las consecuencias de actos alejados de los principios que deben regir el comportamiento de los servidores públicos.

13 4. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN GESTIÓN DE CALIDAD de 16 En cumplimiento del ciclo mejoramiento continuo PHVA para medir los resultados del Avance del, se utilizarán los procedimientos de Seguimiento de los POA (Planes Operativos Anuales) que desarrollan los Objetivos estratégicos, así mismo se aplicarán los indicadores establecidos en la caracterización de cada uno de los procesos de la entidad tanto Misionales como Estratégicos y de Apoyo. El seguimiento y evaluación son otras herramientas que permitirán tomar decisiones acertadas para ajustar la gestión de los diferentes procesos, además de detectar las fortalezas y debilidades de las mismas.

14 5. ANEXOS 5.1 Mapa Estratégico OBJETIVO CORPORATIVO 1.PROMOVER EL CONTROL CIUDADANO Y ARTICULARLO AL CONTROL FISCAL 2.FORTALECER CONTROL FISCAL EL GESTIÓN DE CALIDAD --08 OBJETIVO ESTRATÉGICO 14 de Formular programas de capacitación a ciudadanos y organizaciones civiles para que la ciudadanía participe en el control y vigilancia de la gestión fiscal y sea parte activa en el mejoramiento de la gestión pública Optimizar el Proceso de Participación Ciudadana con miras a obtener apoyo comunitario en procesos de verificación, sostenibilidad y resguardo de los recursos naturales, culturales y fiscales del Municipio Difundir a través de medios masivos de Comunicación locales la posibilidad que tiene el ciudadano de formular denuncias, ante la Contraloría Municipal de Pasto, sobre el manejo inadecuado de los recursos públicos Propender por articular a las organizaciones ciudadanas al control fiscal Optimizar la respuesta de la entidad a las denuncias formuladas por los ciudadanos y organizaciones civiles Mejorar la Planeación proponiendo metas razonables y medibles dentro del el Plan General de Auditorias de la respectiva vigencia Participar activamente formulando las modificaciones y/o acoplamientos a los sistemas modernos de Rendir Cuentas por parte de nuestros Sujetos de Control Realizar el seguimiento y la evaluación de los Planes de Mejoramiento suscritos por los sujetos de control con el propósito de establecer un Registro de los beneficios del Proceso Auditor Priorizar líneas de auditoría para que el proceso auditor tenga mayor efectividad Fomentar el rigor en el cumplimiento de procedimientos y términos legales para el ejercicio de las Auditorias Gubernamentales, Procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva para tener como resultado productos de calidad y ante todo efectividad en el Proceso Auditor, Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva Participar en la elaboración de los Informes que legalmente debe presentar la Contraloría Municipal de Pasto, así como documentar al Contralor para atender los requerimientos del Honorable Concejo Municipal de Pasto u otra Entidad Pública.

15 (continua mapa estratégico) OBJETIVO CORPORATIVO 3.PROMOVER MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL LA GESTIÓN DE CALIDAD --08 OBJETIVO ESTRATÉGICO 15 de Proyectar el Plan financiero a cuatro años tanto de Ingresos como Gastos con el fin de garantizar la viabilidad económica y presupuestal de la Contraloría a largo plazo Planear, adquirir y distribuir los recursos físicos que se requieran, para garantizar que los diferentes procesos misionales y de apoyo se desarrollen adecuadamente Actuar con calidad, oportunidad y pertinencia en las Representaciones Jurídicas de la Entidad y Procesos Administrativos Sancionatorios Estudiar la posibilidad de llevar a cabo una reestructuración interna de la entidad, a fin de que los gastos se ajusten a los limitados ingresos Optimizar la red de trabajo interna para aprovechar más y de mejor manera los recursos informáticos Optimizar nuestra Pagina Web y darla a conocer con el fin de hacernos más visibles ante la comunidad Optimizar el manejo de la información interna y externa para acceder a ella con rapidez, facilitar que fluya sin ningún obstáculo y suministrar lo pertinente a la comunidad y organismos de control Establecer un procedimiento para el manejo de los medios de comunicación hacia la ciudanía, para hacer posible que los ciudadanos conozcan la gestión administrativa y proyectar la imagen de la entidad Implementar la Rendición de Cuentas en línea, que deben hacer nuestros Sujetos de Control con el fin alcanzar el propósito de un control fiscal en tiempo real Consolidar la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno y Gestión Ética con el propósito de: prestar mejores servicios, ser más eficientes, reducir costos, obtener satisfacción de los clientes, acrecentar los principios de Control Interno fundamentados en el autocontrol, autogestión y autorregulación, fomentar la cultura de la ética y de la moralidad en todas las actuaciones de los funcionarios públicos todo encaminado a la mejora continua de la gestión pública.

16 (continua mapa estratégico) OBJETIVO CORPORATIVO 4.OPTIMIZAR EL CLIMA LABORAL Y ORGANIZACIONAL GESTIÓN DE CALIDAD --08 OBJETIVO ESTRATÉGICO 16 de Diseñar e Implementar planes de bienestar laboral lo que permitirá la integración y optimización del clima laboral de los empleados de la entidad Gestionar la Financiación de Programas de Bienestar Social de la Controlaría Municipal de Pasto, a través de Convenios Interadministrativos Diseño e implementación de un plan de capacitación de acuerdo a las necesidades corporativas y específicas aplicando equidad en las oportunidades, con el fin de lograr un excelente desempeño en las funciones asignadas Aplicar el sistema de evaluación e incentivos de acuerdo a la normatividad vigente con el fin de afianzar las habilidades y competencias y contribuir así al eficiente y eficaz cumplimiento de los objetivos institucionales Aplicar talleres que conduzcan a prevenir conductas disciplinarias que afecten el normal desempeño de los funcionarios, recordando el cumplimiento de la ley disciplinaria, Cumplimiento de Ley de Acoso Labora, Códigos Internos de: Ética y Buen Gobierno, con el propósito de ejercer sus derechos, deberes al igual, que el conocimiento de las consecuencias de actos alejados de los principios que deben regir el comportamiento de los servidores públicos ELABORO: Andrés Canal Flórez Contralor Municipal REVISO : APROBÓ: ORIGINAL COPIA X

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