Transcripción

1 Recomendaciones para la elaboración y exposición de un plan de empresa

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3 3 Recomendaciones La Confederación de Empresarios de Andalucía (CEA), consciente de que el éxito de un proyecto empresarial no depende exclusivamente de su contenido, sino también de la forma en que se presente, edita el documento Recomendaciones para la elaboración y exposición de un plan de empresa. La necesidad de plasmar por escrito un proyecto empresarial, en lo que se denomina Plan de empresa, obedece a dos razones fundamentales: En primer lugar un plan de empresa es un documento que refleja el proyecto empresarial en sus aspectos técnico, comercial, económico y financiero. Presenta, además, información relativa a los promotores, los recursos humanos y a cuestiones legales en la constitución de empresas. La amplitud de esta información requiere una adecuada estructuración, ya que el plan de empresa es un documento de trabajo para los promotores que les permite conocer en cada momento el estado del proyecto y las hipótesis que permiten deducir los resultados que el mismo presenta. En segundo lugar, un plan de empresa no es sólo un documento interno de trabajo para los potenciales empresarios, sino también una tarjeta de presentación del proyecto y de sus promotores ante terceros (clientes, proveedores, bancos, inversores, administraciones públicas, etc.).

4 Recomendaciones A través de los consejos que se reproducen a continuación se pretende orientar sobre cómo se redacta, presenta y expone el plan de empresa, tratando así de dar respuesta a las dos funciones mencionadas que debe cumplir el mismo. 4

5 5 Recomendaciones ÍNDICE ELABORACIÓN DE UN PLAN DE EMPRESA...9 Organización...10 Adaptación...10 Interés...11 Claridad...13 Fluidez...15 Reescritura...17 EXPOSICIÓN DE UN PLAN DE EMPRESA...21 Actitud...22 Imagen del promotor...26 Habilidades comunicativas...27 Cómo exponer un proyecto en público...30

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7 Elaboración de un plan de empresa

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9 9 Recomendaciones ELABORACIÓN DE UN PLAN DE EMPRESA Un proyecto empresarial debe estar escrito y presentado de forma que cualquier persona pueda entenderlo. El contenido es fundamental pero también hay que prestar atención a la forma. Hay que tratar en todo momento de ponerse en el lugar de la persona que va a leer el documento e imaginar que no sabe nada de nuestra idea. Para ello, debemos evitar dar cosas por supuesto y explicarnos con la mayor claridad posible. Es fundamental repasar cuantas veces haga falta el texto, poniendo especial atención a la ortografía y la gramática, ayudándonos de diccionarios y libros especializados y preguntando, cuando sea necesario, a otras personas.

10 Elaboración de un plan de empresa 1. ORGANIZACIÓN Índices y esquemas previos. Antes de comenzar la redacción de un escrito es ineludible la confección de un índice, aunque este sea provisional. La falta de organización en un documento puede llevar a un callejón sin salida. En los apartados conviene aplicar el mismo procedimiento que en el plan general. Un esquema previo permite esbozar, estructurar, desarrollar y desechar ideas. Estructuración explícita. No basta con que el texto esté ordenado lógicamente, sino que la estructura ha de ser percibida por el lector. De este modo se salvan ciertos escollos de comprensión y se facilita cualquier consulta posterior. 2. ADAPTACIÓN Adaptación al destinatario. Es difícil dar con el grado de profundidad y el tono adecuado para cada ocasión. A falta de un destinatario ideal, es recomendable pensar en un lector hipotético que aún no domina la materia, pero que estaría en condiciones de comprenderla con ayuda del texto. 10

11 Elaboración de un plan de empresa 3. INTERÉS Fórmulas de énfasis. Acerca del énfasis son útiles las siguientes indicaciones: Para destacar algo, es mejor redactar con oraciones simples y breves (1) que con oraciones compuestas y largas (2). 1. El uso incorrecto de la lengua es creciente. Esto se prueba cada día al leer los periódicos. 2. Cualquiera que lea los periódicos cada día puede comprobar que es una actitud muy extendida el uso incorrecto de la lengua. Un mensaje adquiere más relevancia en una oración principal que en una subordinada. En la oración La directora del departamento era una gran investigadora, aunque estuvo muchos años sin publicar, se destaca la capacidad intelectual, mientras que en La directora del departamento estuvo muchos años sin publicar aunque era una gran investigadora, se destaca la falta de publicaciones. El dinamismo de las oraciones activas las hace preferibles a las pasivas (1), salvo cuando se quiere resaltar el objeto directo, en cuyo caso se utiliza la pasiva para convertirlo en sujeto (2). 1.El viento avivó el incendio cuando estaba a punto de extinguirse 2.El incendio fue avivado por el viento cuando estaba a punto de extinguirse. 11

12 Elaboración de un plan de empresa Las ideas destacan más con oraciones afirmativas (1) que negativas (2). 1. Mañana se celebrará la conferencia prevista inicialmente para hoy 2. Hasta mañana no se celebrará la ponencia prevista inicialmente para hoy. Concisión. Cualquier idea se puede decir con menos palabras. Es importante evitar los arabescos lingüísticos y las digresiones insignificantes. Fragmentación del texto. Las oraciones, los párrafos y los capítulos de gran extensión invitan menos a la lectura que los cortos. Los epígrafes y las clasificaciones avivan el interés y facilitan la lectura. La fragmentación del escrito aligera el texto. Los textos concisos y bien estructurados se leen con mayor claridad 12

13 13 Elaboración de un plan de empresa 4. CLARIDAD Ideas transparentes. Hay que tener clara la idea que se quiere transmitir. En los escritos no literarios debe prevalecer la claridad de exposición. Hay que reflexionar sobre las construcciones idóneas para evitar enunciados ambiguos. Deben rechazarse las frases de interpretación dudosa. Las expresiones genéricas esto se debe, de lo anterior se desprende, por todo ello, y otras similares, producen ambigüedades si la idea a la que se refieren es compleja o consta de varios componentes. Es preferible precisar la referencia (estas ventajas se deben, de las características descritas se desprende, por estas tres razones...). Orden gramatical lógico. No existen reglas absolutas sobre el ordenamiento interno de las oraciones, pero conviene apoyarse en la seguridad que ofrece el orden sintáctico lineal que se plasma en el esquema: SUJETO + VERBO + COMPLEMENTOS (directo + indirecto + circunstancial de tiempo + circunstancial de lugar + otros circunstanciales). Ejemplo: Los interesados podrán retirar el dinero a principio de mes en el banco indicado. El orden lineal es recomendable para conseguir una expresión clara y elegante, aunque con él se obtenga un estilo neutro y objetivo.

14 Elaboración de un plan de empresa Naturalidad sintáctica. Un escrito es sencillo cuando en él abundan las oraciones simples, las coordinadas de pocos componentes y las subordinadas de primer nivel (dependientes directamente de la oración principal). El abuso de subordinadas, hipérbatos * e incisos se traduce en una puntuación tortuosa que dificulta la lectura. Puntuación inteligible. Teniendo en cuenta que un simple cambio de orden de los elementos permite eliminar comas, cuando pueda elegirse entre dos estructuras correctas, una con puntuación y otra sin ella, es preferible la oración limpia de signos. Ejemplo: Ayer, con el ordenador del departamento, estuvimos elaborando, durante dos horas, las listas del alumnado. Ayer estuvimos dos horas elaborando las listas del alumnado con el ordenador del departamento. Ayer estuvimos elaborando con el ordenador del departamento las listas del alumnado durante dos horas. Incisos. Los incisos complican la puntuación, obligan a emplear paréntesis o rayas y dificultan la lectura. Es conveniente reducirlos o suprimirlos si no aportan nada particular. Los incisos se colocan frecuentemente en el lugar menos indicado, separando elementos íntimamente vinculados. Ejemplo: La Administración contestó que, por falta de recursos disponibles, no subvencionaría el proyecto. La Administración contestó que no subvencionaría el proyecto por falta de recursos disponibles. 14 * Hipérbaton: figura literaria de construcción que consiste en alterar el orden lógico de las palabras en la oración.

15 15 Elaboración de un plan de empresa Mensajes directos. Desde el punto de vista lógico, son más comprensibles las expresiones afirmativas que las negativas (1); los mensajes simples (2) que las combinaciones estrafalarias de negaciones y vocablos de sentido negativo (3), y los sujetos concretos (4) que los abstractos (5). 1. El equipo directivo no consideró viable otra estrategia que la de crecimiento sostenido. 2. Me gustó su explicación. 3. No puedo negar que no me disgustó su explicación. 4. El documento estará redactado a las dos de la tarde. 5. La redacción final del documento estará terminada a las dos de la tarde. 5. FLUIDEZ Brevedad de párrafos. Es más fácil leer párrafos cortos. No hay por qué pensar que cada idea debe ser desarrollada en un único párrafo. Es posible e incluso recomendable, cuando se haga en beneficio de la comprensión, repartirla en varios párrafos. Adecuación del léxico. La elección inadecuada del léxico resta naturalidad al texto. Por ello, es mejor inclinarse por palabras usuales, huir de la jerga y, en escritos no destinados a especialistas, explicar los términos técnicos la primera vez que se utilicen, elaborando incluso un glosario cuando sea necesario.

16 Elaboración de un plan de empresa Uso de diccionarios. Para lograr una expresión correcta, precisa y variada siempre es aconsejable la consulta del diccionario. Existen diccionarios de todo tipo: académico, de sinónimos, de antónimos, de dudas, de extranjerismos Valor de los sinónimos. Los sinónimos se usan sobre todo con tres finalidades: evitar repeticiones de palabras, precisar los significados y perfeccionar la forma. La primera es la más elemental y la que más justifica el uso del diccionario para evitar la impresión de pobreza de los textos reiterativos. Errores ortográficos. Cuando se redacta un texto hay que prestar atención a la propia escritura. La acumulación de errores ortográficos produce desconfianza en el lector, que llega a poner en duda la veracidad de los contenidos del texto. Coherencia tipográfica. El requisito fundamental al plasmar una idea en un documento escrito es la coherencia, la armonía. La calidad tipográfica no se orienta sólo a la estética, sino también a la claridad y, por tanto, a la comprensión de los contenidos. Un texto mal presentado o con errores mecanográficos crea desconfianza. Síntesis. El esfuerzo de síntesis mejora la expresión, la estructuración e incluso el contenido de las ideas. Un escrito que se pierde en minucias y desarrollos hiperbólicos, por muy a cuento que vengan, será desechado rápidamente. 16

17 17 Elaboración de un plan de empresa 6. REESCRITURA Revisión. No debe darse a leer nunca un escrito que no se haya revisado varias veces. La revisión sirve, en primer lugar, para eliminar errores formales, corregir deficiencias gramaticales y reorganizar el contenido. Y, en segundo lugar, permite mejorar la calidad general del texto: pulir y armonizar el ritmo sintáctico, depurar y enriquecer el léxico, y ajustar el tono. Informatización. Los programas de tratamiento de textos son una herramienta de estilo de gran valor, porque garantizan un buen ahorro en horas de trabajo y una gran facilidad para corregir errores. Es decir, son instrumentos para trabajar más y, sobre todo, mejor. Nunca se debe presentar un texto manuscrito; ni con cinta correctora, tachones, colores estridentes, etc.; ni todo en mayúsculas

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21 21 Recomendaciones EXPOSICIÓN DE UN PLAN DE EMPRESA Si en el apartado anterior veíamos la importancia de plasmar una idea empresarial en un proyecto bien redactado y presentado, en este capítulo veremos que también es importante saber exponerlo. En el proceso de creación de una empresa, los promotores pueden tener que explicar su proyecto empresarial al objeto de acceder a una subvención o crédito que haga posible su empresa. Por tanto, es absolutamente fundamental que el futuro empresario sepa transmitir su conocimiento, la viabilidad de su proyecto y, sobre todo, su capacidad de llevarlo a cabo. A continuación se facilitan algunos consejos sobre cómo exponer un plan de empresa ante un grupo de personas o en una entrevista personal.

22 Exposición de un plan de empresa 1. ACTITUD La gestión de una empresa supone poner a prueba todas las capacidades personales. Es un compromiso que exige una continua preocupación por mejorar conocimientos y aptitudes. Por ello, a la hora de exponer un proyecto de empresa debe quedar patente la capacidad e interés del promotor, así como su seguridad y conocimiento de la materia. De la forma de exponer se puede deducir o intuir cómo es la persona en el ámbito profesional. La expresión, la educación, la seguridad en las palabras, el conocimiento no sólo del proyecto que presenta sino de la realidad, serán fundamentales para conectar con la audiencia. El entusiasmo, la constancia, el sentido de la responsabilidad, el dinamismo, la iniciativa y el tacto son cualidades bien valoradas en un emprendedor. 22

23 23 Exposición de un plan de empresa Interés y convicción. Hay que tener en cuenta, en primer lugar, que si la persona que explica el proyecto no se muestra convencida, la persona que está escuchando tampoco lo estará y el discurso perderá interés. En una entrevista personal no hay que evitar las preguntas, pues éstas son en la mayoría de los casos un síntoma de interés y preocupación por resolver aspectos del proyecto o descubrir nuevas formas de llevarlo a cabo. Seguridad. En toda exposición se debe mostrar seguridad. Los titubeos y rectificaciones producen mala sensación. Para ello, es fundamental que el discurso sea fluido y ordenado. Iniciativa y creatividad. Hay que estar preparado para la búsqueda y aplicación de soluciones a los problemas que van surgiendo al llevar a cabo un proyecto empresarial. Esta actitud debe quedar patente de alguna forma en el discurso. A lo largo de la exposición, sobre todo si se trata de una entrevista personal, hay que saber admitir sugerencias y alternativas. Un proyecto de negocio siempre puede ser perfilado o reorientado ante nuevas informaciones o puntos de vista alternativos.

24 Exposición de un plan de empresa Dinamismo y flexibilidad. Hay que exponer los contenidos de una forma amena y dinámica. La persona que esté escuchando tiene que interesarse por el tema y hay que tener en cuenta que probablemente no sea la primera exposición que escucha. Por ello, es conveniente tener una actitud abierta y flexible, permitir a la audiencia que interrumpa y pregunte, ayudarse de ejemplos reales o inventados para la ocasión, mantener un tono de voz cambiante, hacer un descanso cuando se perciba una bajada de atención en el público, etc. Lo ideal es que una persona tenga la capacidad de transmitir a otras su discurso de una manera eficaz y sin sentirse incómodo. 24

25 25 Exposición de un plan de empresa Información general. Es importante que el promotor tenga más información preparada de la que puede exponer en el tiempo previsto. Además, lo ideal es que lea y se informe de aquellas noticias o acontecimientos de actualidad que estén relacionados con su proyecto. De esta forma, evitará comentarios desacertados y podrá responder con soltura a preguntas de actualidad relacionadas con su idea de negocio (intenciones políticas reflejadas en medios de comunicación, cambios en la normativa vigente, anécdotas, etc.) Exposiciones en grupo. Cuando el proyecto se presenta en grupo hay que dar la sensación de unidad. La idea de negocio debe estar suficientemente discutida antes de este momento. Puntualidad. La falta de puntualidad a la hora de asistir a una entrevista o de exponer ante un grupo de personas denota falta de interés y se puede interpretar como falta de respeto hacia el tiempo de las otras personas. Cuando se llega tarde el auditorio se predispone negativamente.

26 Exposición de un plan de empresa 2. LA IMAGEN DEL PROMOTOR Cuando se valora la viabilidad de un proyecto se tiene muy en cuenta a la persona que lo va a llevar a cabo. Por ello es fundamental, además de demostrar una actitud y capacidad adecuadas para desarrollar un proyecto, dar una buena imagen. Aunque se trata de un tema muy subjetivo, existen una serie de patrones que facilitan la aceptación de la imagen personal del promotor. Hay que elegir la vestimenta en función de la ocasión y siempre dentro del estilo propio. En cuanto a la vestimenta se recomienda que sea discreta, que no llame la atención. Hay que procurar que la ropa resulte cómoda ya que esto repercutirá en la movilidad a la hora de exponer. La persona que nos escuche debe estar pendiente de lo que decimos y de cómo lo decimos, el aspecto debe quedar en un segundo plano. 26

27 27 Exposición de un plan de empresa 3. HABILIDADES COMUNICATIVAS Una vez redactado y bien presentado el proyecto será necesario darlo a conocer, esto es, exponerlo para solicitar información, asesoramiento, buscar socios, negociar con entidades financieras, etc. Para defenderlo con eficacia no basta con conocerlo a fondo, sino que será importante poner en marcha otro tipo de habilidades: las habilidades comunicativas. Al comunicar se ponen en marcha muchos componentes que no son propiamente verbales y que, o bien podemos utilizar para dotar de convicción a nuestro mensaje, o bien actúan de forma inconsciente. Lo más importante de todo es que éstas habilidades se pueden aprender. Para conseguir un discurso convincente es necesario que se exponga con una actitud adecuada.

28 Exposición de un plan de empresa Entre las habilidades comunicativas podemos distinguir los componentes paralingüísticos y los componentes no verbales: Componentes paralingüísticos: Son cualidades fónicas que añaden significado a las palabras. Volumen de voz. Un volumen alto de voz, sin excederse, puede indicar seguridad y dominio de la materia. También se puede utilizar un tono ligeramente más alto para dar énfasis a ciertos aspectos del proyecto. Entonación. Sirve para comunicar sentimientos y emociones. Una entonación adecuada puede dar seguridad a la exposición y debe servir para modular el mensaje (un tono que no varía llega a ser aburrido y monótono). Cuando se cambia la entonación se percibe a las personas como más dinámicas y extrovertidas. Fluidez. Las vacilaciones, falsos comienzos, repeticiones y uso excesivo de muletillas son muy habituales en nuestras conversaciones cotidianas, pero es necesario evitarlos a la hora de hablar en un contexto más formal ya que pueden causar una impresión de inseguridad, incompetencia, poco interés o ansiedad. Pausas. Son otro elemento que se puede utilizar para dar énfasis al discurso ya que utilizadas correctamente causan expectación. No conviene abusar de este recurso pues puede ser percibido como falta de conocimiento o desconcentración. 28

29 29 Exposición de un plan de empresa Velocidad. Ésta debe ser la adecuada a cada momento del discurso. Si se exponen demasiados datos de carácter técnico, habrá que detenerse más para que el interlocutor los asimile con mayor facilidad, y si se trata de un ejemplo o anécdota, se puede agilizar el ritmo. Claridad. Se debe utilizar un lenguaje claro, adaptado al interlocutor, evitando emplear excesivos tecnicismos y si se emplean, hay que explicarlos. Hay que eludir expresiones que puedan tener varias interpretaciones, exageraciones o imprecisiones. A la hora de hablar con claridad también será importante vocalizar, no arrastrar las palabras. Componentes no verbales La mirada. Es un canal comunicativo paralelo al lenguaje hablado, tanto que la forma de mirar puede afianzar o desmentir aquello que estamos diciendo. Retirar la mirada puede denotar desinterés, timidez, sumisión, vergüenza. Mantener la mirada fija y continua puede molestar o intimidar al interlocutor. La expresión facial. La cara es un importante emisor de señales. Una comunicación eficaz requiere una expresión facial que denote seguridad. La sonrisa es un componente importante, puede suavizar una objeción, comunicar una actitud amigable, etc. Los gestos. Un gesto adecuado a la palabra, acentuará el mensaje y le dará mayor énfasis y franqueza. Un gesto inadecuado puede provocar confusión o desconfianza, una gesticulación excesiva puede denotar nerviosismo

30 Exposición de un plan de empresa La postura. La forma en que una persona se sienta, anda o se mantiene de pie ante su auditorio, puede reflejar emociones muy específicas. Por ejemplo, unos hombros encogidos pueden indicar indiferencia o desinterés, un acercamiento excesivo puede resultar incómodo. Se aconseja presentar el proyecto de pie si se está ante un auditorio amplio y sentado si se está en una entrevista. Cuando se está sentado hay que procurar estar cómodo pero no recostado. 4. COMO EXPONER UN PROYECTO EN PÚBLICO A continuación se facilitan una serie de consejos básicos sobre cómo exponer en público. A estas orientaciones hay que añadir todos los aspectos antes mencionados, como son, la actitud, la imagen personal y las habilidades comunicativas. Planificación. Antes de preparar el discurso en sí, hay que informarse sobre una serie de aspectos que permitirán afrontar la exposición desde una postura más ventajosa. En primer lugar, es importante conocer ante quién se va a exponer el proyecto: tipo de auditorio, número de personas, cargo, entidad a la que pertenecen, etc. Esta información servirá para adaptar el discurso al receptor. Para planificar la exposición hay que intentar determinar el tiempo del que se dispone, pero también estar preparados por si el tiempo disponible no coincide con el previsto 30

31 31 Exposición de un plan de empresa (interrupciones, aplazamiento, etc.). A falta de experiencia, siempre es bueno ensayar cuanto más mejor. Documentación. Debe estar ordenada de manera que sea fácil encontrar cualquie dato durante la exposición. Hay que llevar suficiente información, no sólo la imprescindible, por si surge alguna duda. Si hay que citar muchos datos numéricos puede ser útil llevar copias para entregar en mano, o bien llevar gráficas para poder exponerlo con más facilidad. Comenzar por los datos positivos. Si hay que presentar un dato negativo, es mejor hacerlo con naturalidad, pero estando preparado para responder a objeciones. Siempre resultará útil prever posibles preguntas y estar preparados para responderlas sin titubear. Puede ser muy útil ensayar previamente la exposición ante alguien.

32 Exposición de un plan de empresa Estructuración del discurso. Al igual que en la presentación de un proyecto escrito, el guión es fundamental. Hay que esbozar un índice provisional sobre todos los temas que se van a tratar para luego organizar las ideas y el tiempo. Conviene ir de lo general a lo particular, es decir, hacer una introducción de lo que se va a tratar y en qué orden. Cuando la exposición se alargue demasiado en el tiempo es conveniente volver atrás y recapitular antes de seguir. Para evitar que durante la exposición queden sin tratar aspectos fundamentales, es conveniente tener marcado en el guión los puntos clave. Así si el tiempo del que se dispone se acorta, se puede eliminar lo accesorio y pasar a lo imprescindible. El discurso. Para que una exposición o discurso sea fluido es imprescindible conocer la materia de la que se habla. Partiendo de esta base, cuanto mayor habilidad comunicativa se utilice mejor. Hay que controlar la velocidad y claridad del discurso. Se recomienda no recitar de memoria el proyecto, pero tampoco leerlo literalmente. Hay que entender lo que se dice y contarlo en el tono adecuado. Durante la exposición es conveniente observar al interlocutor para conocer sus reacciones. Esto es importante pues puede ocurrir que durante el transcurso de la exposición la atención decaiga. En este caso será oportuno utilizar estrategias para recuperar su interés, como son, la inclusión de ejemplos, comentarios o anécdotas que relajen el discurso. 32

33 33 Exposición de un plan de empresa Cuando se habla en público, mover los pies nerviosamente, jugar con las manos, lápices o papeles o mantener la mirada fija en las notas se pueden interpretar como falta de confianza y de competencia. Es aconsejable dirigir la atención a toda la sala. Para ello, se aconseja elegir a unas cuantas personas distribuidas aproximadamente a la misma distancia en la sala y mirarlas de forma pausada y sin rodeos mientras se habla. Durante la intervención puede haber interrupciones y éstas no deben percibirse con ansiedad ni deben obstaculizar la comunicación. Si se trata de una pregunta y no se conoce la respuesta, se aconseja no facilitar nunca información falsa o inexacta, es mejor consultar el dato. Al finalizar la presentación, es conveniente hacer una recapitulación de las ideas expuestas. Hay que intentar finalizar dentro del tiempo convenido, de lo contrario el auditorio se puede ver incomodado. La preparación de la presentación debe ser aún más exhaustiva cuando se trata de proyectos innovadores, ya que pueden generar mayor desconfianza. En este tipo de exposiciones se valorará aún más la seguridad y el dinamismo. Si el proyecto es percibido como arriesgado debido a su novedad, puede ser útil hablar de proyectos similares igualmente innovadores que sí han tenido éxito.

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