PASO 3: EL PLAN DE EMPRESA

Transcripción

1 PASO 3: EL PLAN DE EMPRESA El Plan de Empresa es un documento que identifica, describe y analiza una oportunidad de negocio. Este documento analiza la viabilidad técnica, económica y financiera de esta oportunidad de negocio, así como también desarrolla todos los procedimientos y estrategias necesarias para convertirla en un proyecto empresarial concreto. Objetivos Este documento permite, por un lado, llevar a cabo un exhaustivo estudio previo de todas las variables que pudieran afectar al emprendimiento, aportando además la información necesaria para determinar con bastante certeza la viabilidad del proyecto. Una vez que se ponga en marcha el proyecto, el Plan de Empresa servirá como herramienta interna para evaluar la marcha de la empresa y sus desviaciones sobre el escenario previsto. Un segundo objetivo del Plan de Empresa es ser la carta de presentación de los emprendedores/as y del proyecto ante terceras personas: bancos, inversores, organismos públicos y otros agentes implicados a la hora de solicitar cualquier tipo de colaboración y apoyo financiero. Dado que el Plan de Empresa actúa como una carta de presentación de la empresa o del proyecto, éste debe cumplir con unas exigencias mínimas que abarcan desde los aspectos formales, como vocabulario, estructura y presentación hasta aspectos de calidad y rigurosidad de la información y los datos utilizados. En este sentido, para que un Plan de Empresa sea una herramienta útil y válida, debe cumplir los siguientes criterios: 14

2 Tabla 1. Criterios que debe cumplir un Plan de Empresa. CALIDAD La información contenida debe ser veraz y comprobable. ACTUALIDAD TOTALIDAD CLARIDAD Los datos y la información deben estar actualizados. En algunos proyectos de negocio, sobre todo los de alto contenido tecnológico, un desfase de la información puede ser crucial. Deben cubrirse todas las áreas de la actividad empresarial, con el fin de que el Plan sea completo. Debe cuidarse la manera en que se presenta la información, empezando por la homogeneidad en la redacción de todos los capítulos, utilizando un lenguaje que sea comprensible para diferentes colectivos: inversores, bancos, proveedores, técnicos, etc. Más allá de estos requisitos mínimos, existe una gran libertad en la elaboración del Plan de Empresa, pudiendo encontrar diversas metodologías para el desarrollo del Plan. La idea es que este Plan se ajuste a las necesidades de cada caso, de manera que, dependiendo del sector y el tipo de actividad, la ubicación geográfica o del propósito mismo del Plan, se adapten la estructura y los contenidos según se requiera. A continuación se propone un modelo de índice y los contenidos principales de cada apartado de un Plan de Empresa, para un proyecto empresarial nuevo, seleccionado entre las distintas modalidades existentes. En esta estructura se plantean nueve apartados: 1. DATOS BÁSICOS DEL PROYECTO 2. PROMOTORES DEL PROYECTO 3. DESCRIPCIÓN DE LOS PRODUCTOS / SERVICIOS 4. PLAN DE PRODUCCIÓN 5. ANÁLISIS DE MERCADO 6. PLAN DE MARKETING 7. ORGANIZACIÓN Y PERSONAL 8. PLAN FINANCIERO 9. VALORACIÓN DEL RIESGO 10. CALENDARIO DE IMPLANTACIÓN 11. CONCLUSIONES 15

3 1. DATOS BÁSICOS DEL PROYECTO A continuación se revisan los principales contenidos de cada uno de los apartados señalados. El Plan de Empresa se inicia con un breve resumen de los aspectos más relevantes del proyecto del nuevo negocio. Estos datos básicos del proyecto deberán incluir una descripción de la idea empresarial y de la estrategia principal que se seguirá en producción y financiación, haciendo referencia a las ventajas competitivas del producto o servicio, así como de los riesgos que comporta la nueva actividad. La adopción de criterios responsables en la gestión de nuestro negocio puede suponer un valor añadido. Si bien este apartado se incluye al principio del Plan de Empresa, se irá redactando durante su elaboración, ya que se trata de una síntesis del proyecto y se acabará de perfilar una vez elaborado el documento final. Figura 1. Datos básicos del proyecto Resumen. DATOS BÁSICOS DEL PROYECTO - RESUMEN NOMBRE DE IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO Nombre de la futura empresa. UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE LA ACTIVIDAD Provincia, municipio, parcela. FECHA DE INICIO PREVISTA DE LA ACTIVIDAD Previsión de la fecha en que se iniciará la actividad. TIPO DE SOCIEDAD ELEGIDA Régimen de constitución de la empresa elegido. BREVE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Naturaleza del negocio, características del proyecto, sector de actividad en el que se encuadra el producto o servicio, sus ventajas competitivas, etc. Nº DE TRABAJADORES PREVISTO Estimación del número de trabajadores requerido INVERSIÓN NECESARIA Y FORMA DE FINANCIACIÓN Inversión total requerida especificando el montante que corresponde tanto a la financiación propia como a la ajena. 16

4 2. PROMOTORES DEL PROYECTO Uno de los aspectos que marcan la viabilidad técnica del un proyecto es, en gran medida, el perfil del emprendedor que pretende poner en marcha la actividad. En este sentido, es fundamental disponer de la información que permita obtener una visión concisa de las características como emprendedor, por lo que se hace necesario disponer de un currículum en el que se debe detallar aspectos como: Experiencia empresarial: supone un elemento de referencia y seguridad para el desarrollo del proyecto. La exposición de los objetivos alcanzados en anteriores experiencias profesionales puede suponer un elemento a favor en el momento de solicitar ayudas económicas. La experiencia como empresario se puede adquirir por la puesta en marcha de un negocio propio pero también por haberla vivido en el ámbito familiar o el entorno social. La colaboración en otras iniciativas empresariales es un indicador de tu valor como empresario. Experiencia profesional: el conocimiento del sector, incluidos los contactos y habilidades relacionadas con el mismo, no sólo te permite disponer de una visión crítica del mismo, sino que pueden impulsar significativamente tu proyecto. Su exposición de manera detallada es imprescindible. Formación: se debe tratar siempre de relacionarla con el sector de tu negocio. La formación evidenciará tu capacidad para integrar nuevos conocimiento. Otra información: otros elementos que aportan valor al proyecto empresarial son todos aquellos datos de tu vida profesional, personal y social que te van a vincular con la idea de proyecto. Entre las capacidades emprendedoras que se valoran a la hora de la puesta en marcha de una actividad empresarial destacan: liderazgo, objetividad, capacidad de asunción de riesgos, dedicación, realismo, creatividad, etc. También es de interés detallar, si es el caso, la complementariedad del equipo fundador, incidiendo en las fortalezas tanto individuales de las personas que forman el equipo como del propio grupo. La organización empresarial es uno de los factores que repercute directamente en los objetivos 17

5 y resultados de la empresa. Por ello resulta clave realizar un cronograma para definir el nivel de implicación que tendrán los promotores en la empresa. Figura 2. Promotores del proyecto Resumen. PROMOTORES DEL PROYECTO RESUMEN IDENTIFICACIÓN DE LOS PROMOTORES DATOS PERSONALES Nombre y los datos personales de los promotores del proyecto (nombre, N.I.F., domicilio, ). PERFIL DE LOS PROMOTORES Breve historial profesional de los promotores, en el que se especifique para cada uno de ellos: su perfil formativo, experiencia profesional, éxito en el mundo laboral, etc., así como su experiencia o habilidades para llevar a cabo el proyecto. GRADO DE DEDICACIÓN FUTURA AL PROYECTO Descripción del grado de implicación que tendrán los promotores en el desarrollo del proyecto. 18

6 3. DESCRIPCIÓN DE LOS PRODUCTOS P Y SERVICIOS La descripción de los productos y servicios es un paso clave en el proceso de elaboración del plan de empresa. En este bloque se deberá describir de forma detallada el producto o servicio que va ofrecer tu empresa, especificando la marca, el diseño, la calidad, garantías, etc. delimitando la bolsa de productos y diferenciando los servicios complementarios de los que se ofrecen como principales. Figura 3. Descripción de los productos y servicios Resumen. DESCRIPCIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIO RESUMEN IDENTIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS / SERVICIOS Descripción en profundidad de los productos o servicios a ofrecer. DESCRIPCIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS Explicación detallada del concepto básico y de las características técnicas de los productos o servicios: cualidades más significativas, ventajas que aportan, soportes tecnológicos donde se apoyan, etc. ELEMENTOS INNOVADORES QUE INCORPORAN, CARACTERES DIFERENCIALES RESPECTO A LOS DE LA COMPETENCIA Especificaciones de los elementos innovadores que incorporan los productos o servicios que se van a lanzar, explicando claramente la diferenciación con la oferta actual de los del resto de competidores existentes en el mercado. 19

7 4. PLAN DE PRODUCCIÓN Independientemente de la actividad a desarrollar, los aspectos técnicos y organizativos tienen especial relevancia a la hora de establecer el proceso de producción o de prestación de servicios. Por ejemplo, se debe tomar la decisión de si la prestación del servicio o la fabricación se lleva a cabo íntegramente o se externaliza parte, cómo se realizará el proceso de fabricación (etapas necesarias, características del producto), de compra, las necesidad de personal, etc.. Este apartado debe incluir, en el caso de que la actividad esté basada en el desarrollo, producción y comercialización de un producto, las dos primeras fases citadas: el desarrollo y producción. Si es un servicio, al no existir proceso productivo como tal, se hablará de descripción técnica limitándose a realizar una descripción detallada de los procedimientos y las necesidades técnicas en las que incurrimos a la hora de prestar el servicio concreto. Los objetivos del plan de producción son: Detallar los aspectos relacionados con las operaciones de producción. Identificar los recursos técnicos, humanos, infraestructuras, etc. para desarrollar la actividad empresarial. Determinar los costes. Describir la tecnología implantada, la protección de los puestos de trabajo y la gestión de la calidad Localización Otro elemento a definir es la ubicación de la nueva empresa, que dependerá fundamentalmente de las características de la actividad empresarial y sus necesidades de espacio. Para su elección deberán analizarse diversas variables incluidas aquellas que condicionarán el desarrollo de la actividad, como: Proximidad de las distintas partes interesadas: clientes, proveedores, mano de obra, etc. 20

8 Infraestructuras de comunicación y de equipamiento. Los viveros de empresas, centros para nuevas empresas o espacios de coworking pueden ser una alternativa para el inicio de la actividad. Normativa aplicable (legislación urbanística, ordenanzas municipales tasas por licencia de apertura, impuesto de bienes inmuebles) existencia de ayudas públicas e incentivos fiscales. Costes (materia prima, mano de obra, impuestos, etc.) 4.2. Edificios y terrenos El primer paso es realizar un esquema de las instalaciones necesarias, definiendo los recursos mínimos en cuanto a espacio, instalaciones, etc. Las instalaciones deben dar respuesta y adaptarse a la idea de negocio y adecuarse al uso para el que está previsto, tomando en consideración necesidades futuras de la actividad. Las variables a considerar son: Superficie (m2) Distribución del uso de las instalaciones. En el anexo se pueden incluir los planos de las instalaciones. Cumplimiento de las exigencias normativas necesarias para el desarrollo del negocio. Instalaciones existentes y adecuación o nueva construcción. La alternativa de comprar o alquilar el establecimiento será otra cuestión a valorar. Otro factor a considerar de cara a la elección de la ubicación son las futuras necesidades ligadas al espacio por diversificación, aumento de la actividad, etc. 21

9 4.3. Equipamiento La puesta en funcionamiento del negocio empresarial requerirá de un equipamiento que permita desarrollar la actividad. El tipo de producto o servicio, la ubicación, el perfil del cliente, la normativa aplicable, definirán las características de dicho equipamiento. Este es el momento de detallar los recursos necesarios: Equipamiento: equipos técnicos, informáticos y de comunicación, maquinaria, herramientas, mobiliario, medios de transporte. Suministros 4.4. Estrategia del proceso productivo En este bloque se definirá el plan de producción en términos de volumen, coste, mano de obra, materias primas, gestión de existencias, etc. Atendiendo a estas variables, los aspectos más destacados que deberán tratarse son: Aprovisionamiento: se deben detallar todos los datos disponibles acerca del sistema de aprovisionamiento de los productos y de los proveedores: empresas, tipo de proveedor (mayorista, minorista, productor), ubicación, sistema de transporte, modo de venta y de cobro, facilidades de pago, productos que suministran, productos alternativos, plazos de entrega, volumen del pedido, responsable de compra y plazo para efectuar la compra. Almacenamiento y distribución: modo y ubicación del almacenamiento de los productos, responsable de la gestión del almacén, plazo de almacenamiento de la mercancía almacenada, sistema (informatizado) de gestión de almacenes, sistemas de entrega y reparto. Servicio Post - Venta: este sistema, que dependerá principalmente del tipo de empresa, asegura el mantenimiento del producto o actualizado el servicio, al tiempo que puede suponer una fuente adicional de ingresos. Planificación y Control: determinación de valores de producción, desviaciones, acciones correctoras, indicadores de seguimiento, responsables y periodicidad. Costes Operativos. Se deberá desglosar el coste del producto en costes fijos y variables, directos e indirectos, que servirán de base para determinar el coste unitario del producto. El siguiente paso es cuantificar el margen que puede soportar los diferentes tipos de costes y generar beneficio para la empresa. Subcontratados con su cualificación y coste. 22

10 4.5. Proceso de producción o de operaciones Para la comprensión global del proyecto se debe describir el conjunto de actuaciones relativas a la fabricación del producto o prestación del servicio así como los recursos que serán necesarios. Por ello, resulta imprescindible disponer de un amplio conocimiento sobre el producto y el proceso. En concreto se definirán: Capacidad productiva. Recursos materiales: elementos a utilizar en fabricación o prestación del servicio: instalaciones, maquinaria o equipamiento, materias primas o componentes. Recursos humanos: cuantificación de las necesidades de mano de obra, perfiles requeridos, organización interna, descripción de los puestos de trabajo, etc. Proceso productivo: descripción del proceso productivo y de su distribución, el nivel de automatización, el grado de subcontratación, etc. Programa de control de la calidad: se debe definir cómo se va a realizar el control de calidad de la producción o del servicio y la tasa previsible de defectos. Subcontratación de servicios: se debe indicar las partes del proceso de producción que se externalizan o subcontratan a otras empresas. 23

11 Cuando se trate de la prestación de un servicio, se detallarán sus características más relevantes, teniendo en cuenta factores como: Fases para la prestación del servicio. Recursos disponibles. Frecuencia y Tiempo para la prestación de cada servicio. Diseño de las instalaciones donde se prestará el servicio Control de la calidad La calidad de la empresa está orientada a la mejora continua de las actividades desarrolladas en la empresa con el último fin de cumplir las expectativas del cliente. El control de la calidad se realizará mediante variables que sean cuantificables, fáciles de identificar y concretar y que sean evaluables en términos económicos. El control de la calidad deberá contemplar las distintas áreas de la empresa: Producto / servicio. Clientes. Proveedores. Proceso de producción. Desempeño, coordinación y productividad. Figura 4. Descripción del proceso productivo Resumen. 24

12 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO RESUMEN Localización geográfica de las instalaciones Descripción de la localización geográfica de las instalaciones, ventajas y desventajas de la opción elegida en términos de mano de obra cualificada, coste de la misma, incentivos a la ubicación, normativa medioambiental, proximidad a las materias primas, accesibilidad de las instalaciones, etc. Edificios y terrenos Descripción de los edificios y terrenos elegidos, posibilidades de expansión, régimen de adquisición, gastos de mantenimiento, diseño de la planta y coste estimado de las instalaciones. Equipos Equipos necesarios para la fabricación de los productos o la venta de los servicios, características, modelos, fórmulas de adquisición, capacidad de producción, coste estimado, calendario de las adquisiciones y duración de los equipos productivos. Estrategia del proceso productivo Decisiones de subcontratación, definición de los subcontratados con su cualificación y coste, descripción del plan de producción en términos de volumen, coste, mano de obra, materias primas, gestión de existencias, etc. Descripción del proceso productivo Descripción detallada del proceso productivo, desde la recepción de las materias primas hasta el almacenaje y expedición de los productos. Se hará una comparación con otras empresas del sector que serán presumiblemente competencia directa, resaltando las ventajas de la nueva inversión. Control de la calidad Descripción de los procesos de control de calidad, control de inventarios y procedimientos de inspección que garanticen mínimos costes y eviten problemas de insatisfacción en los clientes. 25

13 5. ANÁLISIS DE MERCADO En este bloque se analizarán las características concretas del sector de actividad en el que se va a desarrollar la actividad de la empresa, determinando el grado de importancia de los diferentes segmentos (demanda, clientes y competencia) e incluyendo el análisis de todas las fuerzas económicas que intervienen. El desarrollo futuro del mercado está condicionado a factores jurídicos y legales, políticos, demográficos, económicos, tecnológicos, sociales y culturales, etc. que pueden ofrecer oportunidades de negocio o por el contrario frenar proyectos empresariales. Las fuentes de información secundaria que pueden facilitar la recogida de datos que sustente este análisis de mercado son entre otras: Estadísticas oficiales en el ámbito central (INE, Ministerios, etc.). Estadísticas autonómicas o locales (consejerías de las CC.AA., concejalías del Ayuntamiento, etc.) Memorias de empresas competidoras Estadísticas e informes de asociaciones de empresarios (internacionales, nacionales y locales). Periódicos y prensa especializada. Bancos de datos existentes Boletines oficiales (BOE, etc.) Registros y anuarios de empresas Internet Otras. Además puede ser necesario investigar datos primarios, a través de observación, de experimentación y de encuestas, entrevistas o reuniones. Entrevistas con potenciales clientes Encuestas a clientes Entrevistas o encuestas con posibles proveedores Entrevistas con profesionales que trabajen en el sector 26

14 Entrevistas con expertos en el sector A partir de la información recopilada se realizará un análisis exhaustivo del escenario macroeconómico, del mercado (tanto en su aspecto Oferta como en el de la Demanda), los diversos condicionantes que le afectan y los diferentes factores que intervienen en la situación competitiva (competidores, clientes, proveedores, canales de distribución, etc.). Aspectos generales. Análisis de las previsiones y el potencial de crecimiento del sector: tamaño actual del mercado, porcentaje de crecimiento o decrecimiento, comportamientos de compra de los clientes potenciales. Demanda. Clientes potenciales. Análisis de los clientes potenciales: clasificación en grupos relativamente homogéneos con características comunes, grado de receptividad de los clientes potenciales a los productos o servicios ofertados, descripción de criterios de compra (precio, calidad, distribución, servicio, etc.), existencia actual de clientes interesados. Competencia. Características, fortalezas y debilidades de los competidores: localización, características de sus productos o servicios, precios, calidad, eficacia de su distribución, cuota de mercado, estrategias comerciales, identificación de líderes en cada aspecto analizado, importancia que otorgan a estos aspectos los clientes potenciales. Barreras de entrada. Análisis de las barreras de entrada presentes y futuras en el mercado para poder determinar la viabilidad previa del acceso al mismo y la fortaleza del producto o servicio en él. Asimismo puede resultar muy útil estudiar la situación actual y los cambios previstos del entorno próximo al proyecto (microentorno), en el ámbito geográfico local, o en el subsector objetivo. 27

15 6. PLAN DE MARKETING El objetivo del plan de marketing es describir el posicionamiento de la empresa ante las condiciones del mercado así como los aspectos competitivos del producto o servicio que permita generar ventas. Este plan debe ir más allá de la explicación de la idea de negocio y presentar a la futura empresas como una atractiva oportunidad de inversión. Esta sección del Plan de Empresa es crítica ya que establece desde la delimitación previa del negocio hasta cómo se accederá al mercado potencial, es decir la captación de los clientes donde se sustenta el éxito del proyecto empresarial. La estructura del Plan de Marketing se articula sobre los siguientes puntos: Figura 5. Estructura del Plan de Marketing Resumen. PLAN DE MARKETING RESUMEN Delimitación previa del negocio Descripción del producto o servicio: principales atributos a nivel físico, estéticos, grado de mecanización, plazos, etc., a nivel funcional como son envase, servicio post venta, y a nivel psicológico como calidad, marca, fase del ciclo de vida. Estrategia de precios Determinación de precios y análisis comparativo con los de la competencia argumentando el porqué de las diferencias encontradas. Cálculo del margen bruto y análisis de beneficios para la empresa. Política de ventas Descripción del equipo de ventas (cualificación, forma de contratación, etc.). Descripción de la política de márgenes comerciales y medidas de promoción ofrecidas a distribuidores, representantes y comerciales, y análisis comparativo con las políticas de la competencia. Estimación de ventas para cada miembro del equipo de ventas, incentivos diseñados y costes totales de la actividad de ventas y su porcentaje respecto a la facturación total estimada. Descripción de períodos de cobro a clientes, descuentos, etc. Promoción y publicidad Descripción de fórmulas que utilizarán para atraer a los clientes potenciales: medidas promocionales (mailings, presentaciones en ferias, artículos y anuncios en revistas especializadas, uso de redes sociales, etc.). Presupuesto y Acciones Futuras Cuantificación económica de las acciones contempladas en el plan así como por las acciones futuras previstas 28

16 6.1. Delimitación previa del negocio En este apartado además de describir el producto o servicio que va a producir o prestar, debe indicarse la parcela del mercado objetivo así como las demandas del sector que se cubren. En cuanto al producto, se deberán definir los principales atributos a nivel físico, estéticos, grado de mecanización, plazos, etc., a nivel funcional como son envase, servicio post venta, y a nivel psicológico como calidad, marca, fase del ciclo de vida en la que se encuentra el producto. Por lo que se refiere al mercado, deben conocerse sus límites a nivel territorial, demográfico, socioeconómico, cultural, etc. que servirán de punto de partida para definir, entre otros, el alcance geográfico justificando la razón por la que se prevé que el producto o servicio tenga salida. De mismo modo, se deberá concretar si el mercado es potencial (al que puede dirigirse el producto o servicio) o real (formado por demandantes concretos) Estrategia de precios El siguiente objetivo es concretar la estrategia de precios así como la modalidad de cobro a los clientes. El sistema de determinación de los precios puede establecerse en función de: Los costes de fabricación. Su debilidad es que no atiende al volumen de la demanda. El mercado y los consumidores, es el precio máximo aceptado. Otros agentes (la Administración marca precios fijos, el proveedor, por ejemplo en las franquicias). Política de descuentos y de rebajas. Rentabilidad esperada por la empresa. Es habitual que el precio del producto, más allá de su venta, incluya otros factores que en algunos casos son susceptibles de prestarse de forma separada. Por ello, se deben definir los elementos que se incluyen en el precio. Por ejemplo: Garantías. Instalación. Transporte. Seguro. Devolución si no queda satisfecho. Se debe realizar un análisis comparativo con otros productos similares con diferente precio y observar las diferencias que permitan argumentar el incremento del precio. Habitualmente los productos con precios más altos justifican el incremento acreditando el empleo de materiales de mejor calidad, diseño y técnica novedosa. Todo ello afecta a la demanda y en determinados casos un segmento de clientes puede estar dispuesto a pagar más por el producto o servicio. 29

17 Por su parte, la estrategia de precios puede verse afectada por diversos aspectos que condicionarán tanto el monto, como la seguridad o el plazo en que se cobren las ventas, por ello es importante definir el sistema de cobro que empleará la empresa: Contado (metálico, tarjeta, talones). Aplazado (con documento ejecutivo o sin él, incluyendo gastos financieros o no). En definitiva, el propio producto, la demanda y los objetivos de beneficio marcados serán los factores determinantes a considerar a la hora de establecer la política de precios Política de ventas En este apartado se debe estudiar la manera de aprovechar las oportunidades que brinda el mercado, y definir conceptos como: Canales de Comercialización, Gestión de Ventas: se trata de describir los mecanismos y medios para hacer llegar los productos o servicios a los clientes. La idoneidad del canal se deduce de los condicionantes de la empresa, del mercado y de las normas de distribución del sector. Se cuantificarán y caracterizarán los canales de comercialización (identificación, funcionamiento, apoyo). También se determinará el local o punto de venta (oficina, la tienda, el establecimiento abierto al público) en que se va a desarrollar la actividad, concretando: Zona en que se encuentra: mapa de la zona, tipo de zona (Residencial, industrial, comercial,...), principales locales circundantes, atractivos de la zona (Parada de autobús o metro, grandes almacenes, hospital, organismos públicos,...). Descripción del local: Plano, distribución interior, decoración, cambios previstos, tipo de contrato, adecuación al uso previsto. El transporte es un aspecto con un elevado impacto sobre un negocio que requiere una especial atención. Las variables a definir son: Medio de transporte, priorizando el que mejor se adapte tanto a las compras 30

18 como a las ventas. Capacidad y tarifas. Seguridad en el traslado de la mercancía y en las operaciones de carga y descarga y manipulación de la misma, Regularidad y puntualidad del servicio y en la cobertura del riesgo de la mercancía. Objetivos: este apartado servirá para definir en detalle las ventas por tipo de producto o servicio y por segmento de mercado, que se detallarán por meses y se recogerán en el Pronóstico de Ventas de la empresa para el primer año de actividad. Los conceptos a definir serían: Ventas por período: ventas en función del tiempo, presentando el crecimiento previsto y la estacionalidad supuesta. Mix de ventas: ventas por grupos homogéneos de producto o familias. Ventas por grupo de clientes. Plantilla comercial: Se debe decidir el número de personas dedicadas a la venta, forma de pago, de selección, etc. El empresario es el primer comercial de la empresa sobre todo en la etapa inicial. La tarea de ventas necesita prepararse adecuadamente ya que recaerá en importante proporción sobre él o sobre otra persona del equipo promotor. Cuota de mercado:, es decir, el porcentaje sobre el total de ventas en el mercado que la empresa espera captar. Si la magnitud del mercado es elevada y la trascendencia de la empresa aislada es insignificante, este elemento tendrá una importancia pequeña. Cabe incidir en que la estimación del volumen de mercado es uno de los aspectos más complicados, pudiendo obtener conclusiones muy distintas sobre el mercado potencial dependiendo de la fuente de información. Se debe tratar de determinar las fuentes más solventes o rechazar los valores extremos y suponer que el volumen de mercado se encontrará en valores próximos a la media. La exportación es otro de los aspectos a valorar, siendo necesario informarse y asesorarse. El entorno europeo es ya nuestro mercado y quizá el éxito de la empresa 31

19 resida fuera de nuestras fronteras Promoción y publicidad En este punto se definirán los objetivos de comunicación y del mensaje a transmitir. Campañas publicitarias. Identificación de los medios a utilizar: Prensa, Radio, Televisión, mailings, buzoneo, telemarketing, Páginas Amarillas, tarjetas de visita, página Web. Promociones previstas, tanto de lanzamiento como de mantenimiento. Relaciones públicas. Inauguración de la actividad. Merchandising: Animación del Punto de Venta para conseguir que sea más atractivo y favorezca la venta. Imagen de la empresa. Marcas, colores, logotipos, papelería, rótulos, uniformes, catálogos, Presupuesto y Acciones Futuras En este apartado se presentará por un lado, la cuantificación económica de las acciones contempladas en el plan y por otro las acciones futuras previstas relacionadas por ejemplo con la expansión a mercados internacionales. 32

20 7. ORGANIZACIÓN Y PERSONAL En el Plan de Organización y Personal se estudiarán todos los factores ligados a la política de personal: perfiles de los puestos de trabajo, organización funcional, organigrama, dimensión de la plantilla, selección, contratación, formación y retribución de la plantilla, incluidos otros aspectos como identificación de conflictos y definición de estrategias de solución. Las cuestiones a dilucidar en este punto son: Figura 6. Plan de Organización y Personal Resumen. PLAN DE ORGANIZACIÓN Y PERSONAL - RESUMEN Organización funcional Política laboral Organigrama 7.1. Organización funcional Para lograr aplicar eficazmente las estrategias definidas y conseguir los objetivos propuestos, los recursos humanos deben integrarse con los recursos materiales y financieros. El éxito del negocio no depende sólo de la eficacia de los promotores sino también de la organización funcional. Existen números ejemplos de proyectos empresariales que han fracasado debido a la falta de conjunción de sus promotores y empleados. Plantillas y perfiles: En este punto habrá que definir la plantilla y los perfiles del personal de cada área de la empresa. En el caso de equipo directivo / socios, puede ser útil adjuntar en anexo su historial profesional. Organización de las tareas /descripción de puestos de trabajo. Para cada puesto de trabajo se definirán las tareas tanto cualitativamente (qué tareas) como cuantitativas (cuántas tareas). Asimismo se especificarán el número de horas de trabajo necesarias para desarrollar dichas tareas, el tipo de horario (partido o continuado) que deba aplicarse. Finalmente debe asegurarse el número de empleados necesarios para cumplir con cada función específica. Determinar el nivel de importancia de cada tarea, que repercutirá en el nivel de exigencia durante el proceso de selección de personal, la distribución del espacio de trabajo, la asignación de los sueldos. 33

21 7.2. Política laboral En este apartado se presentará todo aquello que tenga referencia con temas contractuales, salariales y formación y especialización para todo el personal. Contratación: se definirá el tipo de contrato para cada uno de los trabajadores, las condiciones generales del contrato y su coste. Cabe reflexionar sobre el tipo de jornada de trabajo (a tiempo indefinido, parcial) o si es suficiente un acuerdo de consulta o asesoramiento periódico. Salario: se definirán los salarios para cada puesto de trabajo teniendo en cuenta el grado de cualificación y la experiencia, los convenios colectivos, el mercado de trabajo, los costes, etc. En este bloque también se contemplará una previsión anual del aumento salarial y los regímenes de Seguridad Social para cada categoría de trabajador. Todo ello mostrará las necesidades económicas para gastos de personal, imprescindible para elaborar el plan financiero. Otros aspectos relacionados con el personal: como son selección, formación y especialización, fórmulas de promoción y ascensos, y todo aquello que tenga referencia con temas sociales en la empresa y que permita realizar una planificación de recursos humanos y también estimar posibles costes vinculados a su puesta en marcha Organigrama Resulta frecuente que pequeñas empresas funcionen basándose en esquemas informales, sin que ello implique falta de profesionalidad sino que dado el bajo grado de complejidad, no son necesarios instrumentos formales como el organigrama. El grado de desarrollo de este apartado debe ser el adecuado; una elevada complejidad evidencia la falta de experiencia de los promotores y su simplicidad es muestra de descuido. 34

22 8 PLAN FINANCIERO El objetivo de esta etapa es formular unas estimaciones de carácter económico y financiero referente al proyecto para determinar su viabilidad económica. La elaboración de un Plan Financiero requiere la determinación de los siguientes elementos: Figura 7. Plan financiero Resumen. PLAN FINANCIERO RESUMEN Plan de inversiones El Plan de Inversiones detallará los elementos que permitirán concretar las inversiones totales de la empresa: inversiones en activos fijos e inversiones en capital circulante. Plan de financiación El Plan de Financiación de la empresa recoge los fondos de los que va disponer la empresa para lanzar su actividad. Proyección de resultados Cuenta de resultados En base a la previsión de Ingresos y de los gastos variables que correspondan se obtendrá una Cuenta de Resultados Previsionales Plan de Inversiones El Planteamiento Financiero de la empresa vendrá determinado por la estrategia adoptada a la hora de invertir en el proyecto. La relación que se establezca entre el activo y el pasivo es de determinante para la estabilidad a corto y largo plazo de la empresa. A. Inversiones en activos fijos Los activos fijos constituyen una inversión a largo plazo y es una parte de la inversión global de 35

23 la empresa. Éstos se pueden clasificar en: Gastos amortizables o de establecimiento (gastos de constitución, formalización de préstamos, asesoramiento y promoción publicitaria), Inmovilizado material (terrenos, edificios, instalaciones, maquinaria, mobiliario, equipos informáticos, etc.), Inmovilizado inmaterial (gastos en I+D, propiedad industrial, patentes, marcas, etc.) El inmovilizado financiero (participaciones, depósitos y fianzas a largo plazo). En este apartado se detallarán las inversiones necesarias en cada uno de los activos fijos descritos, así como su naturaleza y características. B. Inversiones en capital circulante La inversión vinculada al ciclo de explotación de la empresa se denomina capital circulante, y determina el volumen de recursos financieros que un proyecto necesita tener de forma permanente para hacer frente a las exigencias del proceso productivo. El capital circulante se calcula como el resultado de restar al activo circulante (caja y bancos, clientes, deudores y efectos a cobrar, existencias de materias primas, existencias de productos semielaborados, existencias de productos terminados, inversiones financieras de corto plazo), el pasivo circulante (proveedores y acreedores, efectos a pagar, anticipo de clientes, préstamos a corto plazo, impuestos a pagar). En este apartado se calculará el capital circulante, especificando los conceptos correspondientes tanto a activos como pasivos circulantes Plan de financiación En este bloque se especificarán los fondos requeridos agrupándolos según las fuentes de financiación, es decir, según su origen. Debe indicarse de dónde proceden, cómo se consiguen, cuál es su reparto, qué garantías se aportan, en qué condiciones se obtienen y en qué plazo deben devolverse Recursos propios: En el lanzamiento de la actividad, constituidos básicamente por la aportación inicial de los socios. Recursos ajenos: Bancarios: tipo de crédito, plazo, cuantía, tipo de interés, garantías. Acreedores: de suministradores de maquinaria o equipos normalmente. Subvenciones. Otros ingresos 8.3. Proyección de resultados Cuenta de Resultados 36

24 La cuenta de resultados es aquella que recoge las diferencias surgidas en el transcurso de un período contable entre las corrientes de ingresos y gastos. Resume las operaciones de la empresa durante el período considerado, generalmente un año, indicando los ingresos por ventas y otras procedencias, el coste de los productos vendidos, todos los gastos en que ha incurrido la empresa y el resultado económico. La proyección de resultados, consiste en estimar la cuenta de resultados que podría tener la nueva empresa. Esta estimación debe ser lo más realista posible, considerando todos los factores que puedan anticiparse al ejercicio. Una vez iniciada la actividad, la proyección de resultados realizada podrá compararse con la cuenta de resultados real al cierre del año. La cuenta de resultados no sólo recoge el dato numérico del beneficio o la pérdida, sino que desgranando sus componentes se llega a conocer el por qué de dicho resultado. El análisis de la cuenta de resultados, y de su distribución, ofrece una información imprescindible para el análisis de la gestión realizada, la evolución de la situación actual y la previsión sobre el futuro de la empresa. 37

25 9. VALORACIÓN DEL RIESGO En este bloque se presentará una descripción de los riesgos y de las posibles circunstancias adversas que afecten a la empresa, al personal, a la aceptación de nuestro producto o servicio por parte del mercado, a retrasos en el lanzamiento del producto o servicio, o a la obtención de los recursos financieros necesarios. Del mismo modo, la valoración de riesgos debe hacer referencia a factores externos como recesión, restricciones crediticias, aparición de nuevas tecnologías, reacción de los competidores, cambios en la demanda, etc., y también en las posibles medidas correctoras que se puedan aplicar. 38

26 10. CALENDARIO DE IMPLANTACIÓN En el calendario se programarán las actividades a realizar para poder ejecutar el proyecto empresarial y cumplir los objetivos establecidos. Una correcta calendarización incluirá las acciones más relevantes en el desarrollo del proyecto, la fecha prevista (es aconsejable que se indiquen las fechas concretas especificando los meses a partir del inicio de cualquier gestión relacionada la actividad empresarial) para su ejecución y el responsable de la realización de cada actividad. La relevancia de cada acción estará condicionada por la naturaleza del negocio. Por ejemplo, la adquisición o alquiler de un local no será determinante para una empresa que no tenga una ubicación física concreta. Como hechos relevantes destacan: Acuerdos de financiación. Contratación de personal. Desarrollo de un prototipo de producto o servicio. Primer test de mercado. Adquisición o alquiler de locales. Comienzo de fabricación o prestación y ventas. Durante la planificación y con el fin de realizar una implantación más práctica y metódica de las estrategias y las actividades es conveniente preparar programas detallados que permitan guiar y controlar la puesta en marcha. 39