Microsoft. Febrero de 2006

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1 Microsoft Febrero de 2006

2 Tabla de contenido Información general de Microsoft Office OneNote Novedades de Office OneNote Recopile todo en un único lugar... 3 Encuentre rápidamente lo que busca... 5 Trabaje con otras personas de manera más eficaz... 6 Recopile todo en un único lugar... 8 Más allá de los límites del lápiz y el papel... 8 Escriba en cualquier sitio... 8 Nuevo: Uso mejorado de las tablas Un completo entorno para la recopilación de información Grabación de audio y vídeo Grabación de audio Grabación de notas de vídeo Captura de notas y dibujos escritos a mano Almacenamiento de las notas Guardado automático Cómo proteger el contenido de las secciones Encuentre rápidamente lo que está buscando Organizado por diseño La jerarquía de un bloc de notas de Office OneNote Fichas de las secciones del bloc de notas Características de las fichas de las páginas Busque rápidamente los detalles Resultados de las búsquedas resaltados Marcas de anotación Trabaje con otras personas de manera más eficaz Comparta notas mediante el correo electrónico Publique notas en un sitio Web o en un sitio Web de Windows SharePoint Services Uso compartido en tiempo real en Office OneNote Resumen Recursos Requisitos del sistema i

3 Información general de Microsoft Office OneNote 2007 Bienvenido al programa de toma de notas Microsoft Office OneNote 2007, incluido en la versión 2007 del sistema de productos Microsoft Office System. Office System es un sistema integrado de programas, servidores y servicios dirigido a profesionales de la información. Puede utilizar Office OneNote 2007 para recopilar prácticamente cualquier tipo de información, desde texto mecanografiado, audio y vídeo, hasta notas y dibujos manuscritos, gráficos técnicos e información procedente del Web y de otras aplicaciones. Office OneNote 2007 ofrece eficaces herramientas de búsqueda que permiten encontrar con rapidez la información, así como herramientas para el uso compartido fáciles de usar que ayudan a administrar el exceso de información y a trabajar con otras personas de manera más eficaz. En la era del exceso de información, Office OneNote 2007 ayuda a mantener las ideas y el trabajo organizados. Ofrece un lugar centralizado para la captura y la estructuración de las ideas. Ayuda a recuperar la información que se necesita con una rapidez desconocida hasta ahora y proporciona herramientas fáciles de usar que ayudan a compartir las ideas y a colaborar con otras personas. Lo fundamental: Office OneNote 2007 ofrece un conjunto de funciones único que le ayudan a trabajar de forma más eficaz en medio de este creciente volumen de información. 1

4 Novedades de Office OneNote 2007 Office OneNote 2007 incluye una serie de mejoras y herramientas nuevas que facilitan, como nunca antes se había hecho, la recopilación, la localización y la colaboración con la información. Microsoft ha realizado importantes inversiones con el objetivo de ayudarle a buscar el contenido con mayor rapidez y eficacia, incluso en varios tipos de contenido. Office OneNote 2007 ofrece una integración más sólida con otros productos de Office System y mejora la colaboración entre los miembros del equipo. Además, también le permite distinguir entre blocs de notas personales y de grupo, lo que le ayudará a organizar su información de manera más eficaz mientras trabaja con otras personas. Características nuevas y mejoradas para la recopilación de información: Selección de lazo (vea la página 10) Herramientas de dibujo (vea la página 11) Uso mejorado de las tablas (vea la página 12) Archivos incrustados (vea la página 16) Inserción de copias impresas en color procedentes de otras aplicaciones (vea la página 17) Integración mejorada con dispositivos móviles (vea la página 19) Interfaces de programación de aplicaciones para la importación y la exportación (vea la página 20) Analizador de tinta de última generación (vea la página 24) 2

5 Características nuevas y mejoradas para la búsqueda de información Hipervínculos a otras páginas de OneNote y a otras aplicaciones (vea la página 18) Uso del método de arrastrar y colocar en blocs de notas y secciones (vea la página 29) Características de desplazamiento y organización mejoradas en la interfaz de usuario (vea la página 29) Búsquedas más rápidas (vea la página 31) Búsqueda de contenido en las imágenes (vea la página 32) Búsqueda de contenido en audio y vídeo (vea la página 32) Integración mejorada con el cliente de mensajería y colaboración Microsoft Office Outlook 2007 (vea la página 34) Características nuevas y mejoradas para el trabajo en equipo Mejoras en el uso compartido de blocs de notas (vea la página 38) Posibilidad de situar blocs de notas en cualquier lugar (vea la página 25) Posibilidad de utilizar varios blocs de notas (vea la página 25) Recopile todo en un único lugar La mayoría de las personas no disponen de un único lugar en el que puedan situar toda la información que utilizan mientras trabajan. Parte de la información se encuentra en mensajes de correo electrónico, otra parte en sitios Web, y ciertos detalles pueden hallarse en presentaciones de vídeo o en cuadernos. Resulta complicado y lento transcribir notas e intentar sintetizar todos estos datos de naturaleza tan variada; sin embargo, todos ellos contribuyen a la realización de su trabajo. No sería estupendo poder recopilar toda la información en un único lugar y tenerla al alcance de la mano? 3

6 Office OneNote 2007 proporciona este lugar, para el texto, los gráficos, el audio, el vídeo, etc. Recopile prácticamente cualquier tipo de información: con Office OneNote 2007 puede recopilar texto mecanografiado, audio, vídeo, notas digitales manuscritas, diagramas e imágenes digitales hechos a mano, gráficos y fotografías de Internet, e información procedente de otras aplicaciones de Office System. Haga una copia de seguridad de la información importante: Office OneNote 2007, de forma automática, guarda toda la información contenida en los blocs de notas y hace una copia de seguridad de ella para que no tenga que volver a preocuparse por la posible pérdida de los datos. Capture y saque partido al contenido de una reunión: la flexibilidad de Office OneNote 2007 le permite capturar la creatividad y la energía que desprenden las reuniones y le proporciona un repositorio dinámico de información procedente de cada reunión, al tiempo que mantiene a todas las personas en la misma página. Recopile información más precisa y completa: sincronice las anotaciones escritas a mano o a máquina con el audio y el vídeo grabado. Anótelo todo: puede anotar cualquier contenido de Office OneNote 2007, y puede organizar la información en la página de la forma que mejor satisfaga sus necesidades. Las nuevas herramientas de dibujo y el uso mejorado de las tablas hacen que administrar la información en Office OneNote 2007 resulte más fácil que nunca. Sea más productivo fuera de la oficina: puede ver la información de OneNote en un Smartphone o en un Pocket PC; incluso puede recopilar información nueva, incluidas imágenes, e integrarla fácilmente en OneNote. Transfiera notas desde las aplicaciones de Office System y hacia ellas: copie, pegue o imprima la información en otra o desde otra aplicación de Office, como Microsoft Office Word 2007, Office Outlook 2007 y el programa de presentación de gráficos Microsoft Office PowerPoint

7 Conecte sus notas y su información con sistemas empresariales: una completa interfaz de programación de aplicaciones (API) de exportación proporciona un vínculo perfecto y fácil de usar a los sistemas empresariales. Puede reducir los errores y evitar introducir los mismos datos en varios sistemas conectando directamente Office OneNote 2007 con los sistemas que utilice. Encuentre rápidamente lo que busca Con demasiada frecuencia, el tiempo que invertimos en localizar la información en el sistema es tiempo que deberíamos estar invirtiendo en hacer algo productivo con dicha información, y eso, a la larga, reduce nuestra la capacidad de crear resultados brillantes. OneNote 2007 facilita la organización y localización de la información que usted y sus compañeros de equipo necesitan. Busque en todo OneNote: las eficaces características de búsqueda de palabras clave de Office OneNote 2007 le ayudan a localizar rápidamente la información que se encuentra guardada. Office OneNote 2007 busca en el texto mecanografiado, las notas manuscritas, el texto de las imágenes y los documentos digitalizados e, incluso, en el texto hablado de las grabaciones de audio. Organice la información de una manera flexible: puede desplazarse rápida y fácilmente por sus blocs de notas con el nuevo panel de desplazamiento y organización de Office OneNote Puede arrastrar y colocar blocs de notas y secciones de Office OneNote 2007 para organizar la información de la forma que mejor se ajusta a sus necesidades. Los hipervínculos le ayudan a vincular páginas de los blocs de notas, lo que le permite desplazarse con rapidez entre ideas relacionadas situadas en áreas diferentes de dichos blocs de notas. Administre las tareas, los contactos y las reuniones junto con Office Outlook 2007: la sincronización bidireccional de tareas entre Office OneNote 2007 y Office Outlook 2007 facilita el seguimiento de los elementos de acción y demás información importante. 5

8 Resalte los elementos y las tareas importantes: puede resaltar ideas o elementos de acción importantes con marcas de anotación personalizables. Puede revisar todas sus marcas de anotación en el panel de tareas Resumen de marcas de anotación y sincronizar automáticamente los elementos de tareas pendientes con sus listas de tareas de Outlook. Administre más fácilmente la información personal y de grupo: ahora, Office OneNote 2007 permite utilizar varios blocs de notas, lo que posibilita la creación de unos blocs de notas para el seguimiento de la información personal y otros para la información que se desea compartir. Puede situar sus blocs de notas donde su equipo de IT pueda realizar las copias de seguridad e indizarlos. Posteriormente, estos podrán pasar a formar parte de la base de conocimiento de su organización. Trabaje con otras personas de manera más eficaz Cada vez más, trabajar es sinónimo de colaborar con otras personas, ya sean compañeros dentro de la misma oficina o clientes repartidos por todo el mundo, pero puede resultar frustrante y complicado tener a todos en la misma página. Office OneNote 2007 le facilita la tarea de compartir información y trabajar con otras personas de manera más eficaz, tanto en el modo conectado como desconectado. Mejore el modo en que trabaja con otras personas: puede trabajar con otros utilizando blocs de notas compartidos, ya sea simultáneamente o en momentos diferentes desde ubicaciones diferentes. Cree una base de conocimiento para el equipo: OneNote facilita la creación de un repositorio de información compartido que permite instruir a los equipos nuevos, compartir las prácticas recomendadas y evitar el trabajo duplicado. Comparta la información con facilidad: puede compartir sus notas y sus blocs de notas utilizando Outlook. También puede publicar sus notas como páginas HTML en un sitio Web o en un sitio de la intranet. Trabaje con otras personas en tiempo real: puede utilizar una sesión compartida activa para trabajar en tiempo real con personas de otras ubicaciones. 6

9 Comparta sólo lo que desea y con quien lo desea: puede conservar el control de sus notas y blocs de notas especificando qué partes desea compartir y cuáles desea mantener privadas. La protección con contraseña y el cifrado de determinadas secciones de sus blocs de notas contribuyen a garantizar que sólo aquellas personas a quienes ha otorgado acceso podrán ver estas secciones. Office OneNote 2007 en acción Nicole Holliday es una directora de cuentas de Fabrikam, Inc., una empresa de fabricación. Está preparando una reunión con Robert Brown, el jefe de compras que ha contratado recientemente de una de sus grandes cuentas. Mientras viaja en avión hacia la empresa del cliente, refresca su memoria abriendo Office Outlook 2007 y localizando la cita de la última reunión que tuvo con el predecesor de Robert. Haciendo clic en un vínculo dentro de Outlook, Nicole puede acceder a todas las notas que tomó en Office OneNote 2007 relacionadas con esta reunión. Revisar estas notas le da una idea clara sobre la situación empresarial del cliente y le ayuda a preparar las respuestas a las preguntas que quedaron pendientes en la reunión anterior. La reunión con Robert se desarrolla con normalidad. Nicole hace anotaciones dentro de Office OneNote Ambos acuerdan reunirse periódicamente una vez al mes. Nicole abre un formlet crear cita en Office OneNote 2007 y escribe reunión con Robert a las 11 a.m. el primer jueves de cada mes" en los campos apropiados. Desde Office OneNote 2007, agrega una nueva reunión periódica a su calendario de Office Outlook 2007 y envía la solicitud de reunión a Robert. Nicole marca las preguntas de Robert para hacerles un seguimiento durante los dos próximos días y las agrega a su lista de tareas de Office Outlook

10 Recopile todo en un único lugar Hay tanta información repartida por tantos lugares. No sería fabuloso poder reunir en un único lugar todas las ideas y las notas de las reuniones, todo el trabajo de investigación realizado en el Web y todo aquello que necesita para llevar a cabo su trabajo? Este es el objetivo de Office OneNote 2007: poner a su disposición la capacidad de recopilar, organizar e integrar, en un bloc de notas virtual, toda la información que su trabajo requiere. Office OneNote 2007 puede mejorar las tareas cotidianas de recopilación y organización de la información, y puede facilitar la integración del trabajo y de las ideas en el tejido electrónico de su vida. Le ayuda a tomar notas, sí, pero Office OneNote 2007 también le permite superar las limitaciones del lápiz y el papel, al tiempo que mantiene la misma flexibilidad intrínseca de los mismos. Más allá de los límites del lápiz y el papel Escriba en cualquier sitio Cuando se toman notas con un lápiz y un papel, se puede colocar el lápiz en cualquier lugar de la página y empezar a escribir. Office OneNote 2007 ofrece la misma flexibilidad. Simplemente haga clic en cualquier lugar de la superficie de la página de OneNote y ya puede comenzar a capturar sus ideas. 8

11 Figura 1. Escriba en cualquier lugar de la pantalla. Con Office OneNote 2007, puede agrupar con facilidad temas relacionados. Por ejemplo, antes de asistir a una reunión puede crear un área para las notas (un contenedor ) denominada Orden del día, una segunda área denominada Asistentes y una tercera área denominada Tareas pendientes. Durante la reunión, puede agregar rápidamente la información importante a cualquiera de estas tres áreas, o hacer clic en alguna otra parte de la página si prefiere iniciar una idea completamente nueva. Incluso, puede mover los contenedores de notas completos haciendo clic en el contorno (visible al pasar el puntero sobre el contenedor) y arrastrándolos a cualquier lugar de la página. Si arrastra un contenedor hacia otro contenedor, puede combinarlos. Además, si selecciona texto o una imagen en un contenedor y lo arrastra fuera de él, puede dividir un contenedor en dos. También puede cortar o copiar un contenedor completo y pegarlo en otra página. 9

12 Nuevo: Herramienta Selección de lazo Una característica nueva de Office OneNote 2007 es la herramienta Selección de lazo, con la que puede seleccionar uno o varios contenedores e imágenes trazando una línea alrededor de ellos con el puntero. Una vez hecho esto, ya puede mover, cortar y copiar los elementos como considere oportuno. Figura 2. Puede utilizar la herramienta Selección de lazo para seleccionar y mover fácilmente texto y gráficos. 10

13 Nuevo: Herramientas de dibujo Office OneNote 2007 facilita la creación de dibujos sencillos en el bloc de notas. Puede utilizar el nuevo conjunto de herramientas de dibujo para agregar formas básicas y líneas, lo que le permite expresar y capturar visualmente sus ideas. Figura 3. Agregue con facilidad formas básicas y líneas a las páginas. 11

14 Puede crear y manipular fácilmente cualquiera de las formas básicas mediante el teclado y el mouse (ratón). Una barra de herramientas pone todas las herramientas de dibujo al alcance de su mano. Esta barra también incluye botones que puede utilizar para manipular con facilidad las formas y para volver a insertar la misma forma una y otra vez hasta que indique una forma diferente. Figura 4. La barra de herramientas de dibujo facilita la selección y la inserción de formas en las páginas de OneNote. Dado que Office OneNote 2007 trata a las formas como si fueran tinta, puede borrarlas fácilmente con la herramienta de borrador. Nuevo: Uso mejorado de las tablas Con la versión anterior de OneNote era fácil capturar texto, presentar ideas en forma de jerarquía anidada, y utilizar listas con viñetas y numeradas. Sin embargo, el funcionamiento de las tablas no estaba al mismo nivel. En Office OneNote 2007 esto se ha mejorado considerablemente. Ahora puede pegar tablas desde el Web o desde otras aplicaciones de Microsoft Office System sin que éstas pierdan su condición de tablas. También puede crear de forma rápida e intuitiva sus propias tablas presionando la tecla Tab entre las columnas que desea crear. Por ejemplo: si escribe la palabra Producto y, a continuación, presiona la tecla Tab, Office OneNote 2007 crea una tabla automáticamente. Escriba la palabra Cantidad, presione la tecla Tab una vez más y, por último, escriba la palabra Precio. Acaba de crear una tabla con tres columnas. 12

15 Podría continuar agregando columnas de esta manera. Cuando haya creado el número de columnas que necesita, presione la tecla Entrar para comenzar una nueva fila dentro de la tabla. El proceso completo se muestra en la Figura 5. Figura 5. Crear tablas es fácil en Office OneNote

16 Office OneNote 2007 también facilita la tarea de modificar y expandir las tablas mediante pulsaciones de teclas. A continuación, se indican algunos de los accesos directos mediante teclas más comúnmente utilizados para modificar las tablas. Acción Crear más líneas dentro de la última celda de una tabla Insertar una fila al final de la tabla Insertar una fila en cualquier lugar de la tabla Insertar una fila encima de la fila actual Eliminar una fila Eliminar una columna Intercambiar filas Dividir una tabla Combinar tablas Acceso directo Presione ALT+ENTRAR. Presione ENTRAR o TAB en la última celda. Presione CTRL+ENTRAR. Presione ENTRAR al principio de la fila. Seleccione la fila haciendo clic en el asa y presione SUPR o RETROCESO. Seleccione la columna haciendo clic en la flecha que aparece en la parte superior y presione SUPR o RETROCESO. Seleccione la fila, presione Cortar (CTRL+C); a continuación, presione Pegar (CTRL+V) al principio de la fila delante de la cual desea insertar la fila cortada. Presione RETROCESO o SUPR al principio de una fila vacía. Presione RETROCESO o SUPR en el espacio vacío que hay entre dos tablas. 14

17 Un completo entorno para la recopilación de información Office OneNote 2007 mejora la experiencia de recopilación de la información con características de creación y de procesamiento de textos avanzadas. Puede dar formato al texto utilizando fuentes y tamaños diferentes, así como negrita, cursiva y estilos de subrayado. Puede resaltar y aplicar colores al texto, y utilizar una amplia variedad de listas con viñetas y numeradas. Office OneNote 2007 reconoce las herramientas de autocorrección de entradas y de corrección ortográfica que usted utiliza en otras aplicaciones de Office System, incluidos los diccionarios personales que haya creado. Es posible hacer uso de esta completa experiencia de creación de contenido en cada contenedor. Las ventajas que ofrece la recopilación de información en Office OneNote 2007 resultan más evidentes cuando en el trabajo, además del texto, se utilizan otros elementos. Puede arrastrar los gráficos de su escritorio, desde una aplicación abierta o desde un sitio Web abierto hasta la página de OneNote y situarlos en cualquier lugar. También puede cortar y pegar información desde otras páginas de OneNote y desde otras aplicaciones de Microsoft Office System, incluyendo: Imágenes y texto de documentos de Office Word 2007 Gráficos, texto o, incluso, diapositivas completas de presentaciones de Office PowerPoint 2007 Columnas y filas de números y gráficos de hojas de cálculo de Microsoft Office Excel

18 De hecho, en Office OneNote 2007 puede pegar prácticamente todo lo que se puede capturar mediante las características estándar de cortar y pegar del sistema operativo Microsoft Windows, incluidos los hipervínculos a otros archivos y sitios Web. Cuando se copia y se pega información de un sitio Web en una página de OneNote, la dirección URL de origen se inserta automáticamente junto con la información, por lo que, si se necesita, se puede hacer clic en el vínculo y volver rápidamente al origen de la información. Esta característica le permite realizar su investigación de manera más eficaz, ya que le da la capacidad de capturar en un lugar toda la información que necesita. Cuando se copian y se pegan en otros programas notas escritas a mano con tinta digital creadas en OneNote en un Tablet PC, la escritura a mano se convierte en texto automáticamente. Los dibujos se pegan como archivos de imagen. Nuevo: Archivos incrustados Además de permitirle cortar y pegar entre las distintas aplicaciones de Office System, Office OneNote 2007 también le permite incrustar archivos enteros en un bloc de notas de OneNote. Puede arrastrar y colocar cualquier archivo de Windows en una página de OneNote, o puede insertar el archivo en la página utilizando la opción Archivo del menú Insertar. Si está administrando un proyecto grande, es probable que utilice tipos de documentos diferentes para realizar el seguimiento de las distintas partes del proyecto. Ahora puede mantener estos documentos en Office OneNote 2007 junto con todo lo demás. 16

19 Nuevo: Inserción de copias impresas en color Antes podía utilizar OneNote 2003 para insertar un documento como una imagen en blanco y negro en una página de OneNote. Office OneNote 2007 lleva esa función mucho más lejos. Ahora, puede insertar como imagen cualquier documento que su equipo pueda imprimir, y puede insertarlo como una imagen en color. Figura 6. Puede insertar como una imagen en color cualquier documento que su equipo pueda imprimir. 17

20 Nuevo: Hipervínculos Ahora puede insertar vínculos y desplazarse entre las distintas páginas de OneNote, tanto dentro del mismo bloc de notas como en blocs diferentes. De hecho, ahora puede crear hipervínculos a cualquier ubicación o documento desde OneNote. También puede crear vínculos a páginas de OneNote desde cualquier otro documento o ubicación. Figura 7. Office OneNote 2007 facilita la incrustación de hipervínculos. Office OneNote 2007 admite vínculos a partes concretas de otros documentos, presentaciones y páginas Web. También puede insertar vínculos a contactos, mensajes de correo electrónico y elementos de calendario específicos de Office Outlook 2007, con lo que creará una fuerte red de conexiones entre todas las personas, los lugares y los acontecimientos que necesita para hacer su trabajo. OneNote es el lugar donde convergen todas esas conexiones. 18

21 Otra mejora de Office OneNote 2007 es la capacidad de crear nombres descriptivos para los hipervínculos. Al igual que en otros programas de Microsoft Office System, podrá seleccionar un hipervínculo largo y cambiar su nombre por otro más sencillo y descriptivo, como Sitio de SharePoint del equipo. Figura 8. Office OneNote 2007 permite crear hipervínculos con nombres descriptivos. Mejorado: Integración con Smartphone y Pocket PC basados en Windows Mobile Office OneNote 2007 hace más fácil que nunca la integración de su Smartphone o Pocket PC basado en Windows Mobile en su conjunto de herramientas para la recopilación de información. Puede llevar consigo ciertas partes de su bloc de notas de Office OneNote 2007 cuando sólo disponga de su Smartphone. Puede capturar información nueva en su Smartphone o Pocket PC e integrarla rápidamente en el tejido de su bloc de notas de OneNote. Incluso puede utilizar la cámara de su Smartphone para capturar imágenes y almacenarlas en su repositorio de información de OneNote, con lo que cualquier texto existente en las imágenes se incorporará en el índice usado para las búsquedas. 19

22 Nuevo: Interfaces de programación de aplicaciones para la importación y la exportación Microsoft está abriendo OneNote a muchas más oportunidades de uso compartido. Está publicando las interfaces de programación de aplicaciones (API) de Office OneNote 2007 para que los asociados y los programadores puedan extender aún más las funciones de Office OneNote Al estar publicadas estas API, los programadores pueden hacer que resulte sencillo importar contenido y datos directamente en Office OneNote 2007 desde sus aplicaciones. También es fácil mover información capturada en Office OneNote 2007 a otras aplicaciones, como las de administración de documentos y similares. Office OneNote 2007 en acción En la sala de espera del aeropuerto, Nicole se da cuenta de que tiene unos cuantos minutos libres. Utiliza la cámara de su Smartphone basado en Windows Mobile para capturar una imagen de un documento impreso que le dio Robert. Su Smartphone se conecta con su PC, y la imagen del documento se importa en Office OneNote 2007, donde toda la información se digitaliza utilizando tecnología de Reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El texto de la imagen se incluye en el índice de búsqueda incluso antes de que Nicole reciba el aviso para embarcar en su avión. De vuelta en la oficina, Nicole debe documentar su conversación con Robert en el sistema CRM de Fabrikam. Dado que capturó la información en Office OneNote 2007 utilizando una plantilla especial de OneNote que Fabrikam había creado con campos predefinidos como nombre del cliente, fecha, valoración de oportunidad, problemas de la reunión y pasos siguientes, Nicole simplemente envió la página completa a su sistema de CRM, lo que permite a los demás realizar el seguimiento del progreso de sus discusiones con el cliente. Antes tardaba una hora en hacer esto después de cada visita; ahora sólo requirió un momento, y Nicole está libre para centrarse en visitar nuevos clientes potenciales en lugar de rellenar más formularios. 20

23 Grabación de audio y vídeo Tradicionalmente, la recopilación de información se reducía al texto y los gráficos; Office OneNote 2007 rompe esta barrera al permitirle grabar notas de audio y de vídeo vinculadas. Las notas de audio y de vídeo son especialmente valiosas cuando no desea perderse nada de lo que dice o hace otra persona. Grabación de audio Si su PC tiene un micrófono conectado o incorporado, puede grabar audio haciendo clic en el botón Grabar sólo audio de la barra de herramientas Grabación de audio y vídeo. Office OneNote 2007 detecta el momento en que comienza la grabación de audio y, a medida que usted toma notas en la página, sincroniza lo que escribe con el audio. Con ello, Office OneNote 2007 realiza el seguimiento del audio que se estaba produciendo en el momento exacto en que escribía o mecanografiaba cada nota. Más adelante, si necesita aclarar una nota determinada, mueva el puntero del mouse sobre el texto en cuestión. Aparece un icono de un altavoz en el margen. Haga clic en este icono y Office OneNote 2007 reproducirá el audio que grabó mientras estaba escribiendo esa línea en su bloc de notas. También puede escuchar la grabación completa haciendo clic en el icono de altavoz situado junto al sello de fecha del contenedor o haciendo clic en el botón Reproducir de la barra de herramientas Grabación de audio y vídeo. Si selecciona el botón Ver reproducción en la barra de herramientas Grabación de audio y vídeo, Office OneNote 2007 resalta lo que haya escrito a medida que progresa la grabación. Si conecta su equipo a su teléfono mediante un económico adaptador, también podrá grabar llamadas de conferencia y vincular sus notas a dichas grabaciones. Grabación de notas de vídeo Si tiene una cámara de vídeo digital o una cámara Web conectada a su equipo, puede grabar vídeo (y audio, si tiene un micrófono) haciendo clic en el botón Grabar vídeo de la barra de herramientas Grabación de audio y vídeo. Office OneNote 2007 captura la fecha y hora en que comienza la grabación de vídeo, y sincroniza con el vídeo las anotaciones que haga. Si necesita aclarar algo que ha escrito, puede situar el puntero del mouse sobre el texto en cuestión y aparecerá un icono con un altavoz. Haga clic en 21

24 el icono, y Office OneNote 2007 reproducirá el vídeo que se grabó cuando se realizó la anotación. También puede volver a reproducir el vídeo completo haciendo clic en el icono de altavoz situado junto al sello de fecha del contenedor o haciendo clic en el botón Reproducir de la barra de herramientas Grabación de audio y vídeo. Si selecciona el botón Ver reproducción en la barra de herramientas Grabación de audio y vídeo, Office OneNote va resaltando lo que fue escribiendo a medida que progresa la grabación. Captura de notas y dibujos escritos a mano Si su equipo dispone de un dispositivo de entrada manuscrita, puede utilizar su lápiz digital para tomar notas escritas a mano o hacer dibujos y diagramas en Office OneNote 2007 (vea la Figura 9). Si está utilizando un Tablet PC, puede convertir su escritura a mano en texto (o dejarla como está, si lo prefiere). Si no está utilizando un Tablet PC, Office OneNote 2007 reconoce su escritura a mano como un gráfico, que no puede convertirse en texto. 22

25 Figura 9. Con Office OneNote 2007, puede escribir a mano e insertar dibujos con un dispositivo de entrada manuscrita. También puede mezclar con facilidad escritura a mano y texto en la misma página. Puede cambiar el orden de los elementos escritos a mano en una lista utilizando arrastrar y soltar, y también puede agregar viñetas y numeración a sus notas escritas a mano y marcarlas con Marcas de anotación. El motor de búsqueda de OneNote trata la escritura a mano introducida en un Tablet PC igual que el texto. Puede utilizar la función de búsqueda de Office OneNote 2007 para encontrar información escrita a mano o mecanografiada, y Office OneNote 2007 encontrará la entrada en cualquiera de los casos. 23

26 En una reunión, puede dibujar un diagrama para ilustrar un punto, o dejar que sus ideas se desplieguen por toda la página como si se tratara de una pizarra. Si no tiene un dispositivo de entrada manuscrita, puede utilizar el mouse para dibujar y esbozar diagramas con la característica de lápiz de Office OneNote 2007, que le ofrece diversos estilos de tinta, con los que incluso podrá elegir colores y grosores diferentes. Office OneNote 2007 incluso le proporciona marcadores en diversos colores y un borrador que puede controlar con el mouse o el dispositivo de entrada manuscrita para borrar sus errores. Nuevo: Analizador de tinta de última generación Si bien la mayoría de las personas ejecutan Office OneNote 2007 en un equipo de escritorio o portátil, algunas lo hacen en un Tablet PC. Dado que Office OneNote 2007 hace uso del nuevo analizador de tinta de Tablet PC, la sensación al introducir datos manuscritos en Office OneNote 2007 es mejor que nunca. Office OneNote 2007 evalúa y revisa continuamente los datos manuscritos. Es posible que se creen, se destruyan y se vuelvan a crear estructuras manuscritas mientras escribe, pero no notará nada. Este análisis continuado de sus actividades de entrada manuscrita proporciona un reconocimiento de escritura a mano y una experiencia de conversión de la misma en texto más precisos y robustos que nunca. Almacenamiento de las notas Todos hemos sufrido la frustración que supone buscar un archivo determinado que sabemos que se encuentra en nuestro equipo, y no encontrarlo, bien porque no recordamos dónde lo guardamos o porque lo guardamos accidentalmente en una ubicación incorrecta. Office OneNote 2007 elimina esta frustración automatizando las operaciones de guardado y haciendo un seguimiento del lugar en que se encuentra la información de sus blocs de notas. 24

27 Guardado automático Una vez que se escribe algo en un papel, queda ahí para siempre. OneNote proporciona un funcionamiento similar. No hay ningún botón Guardar en OneNote: todo se guarda automáticamente a medida que se escribe. Aunque apague el equipo o cierre rápidamente el programa, no debe preocuparse por si se pierde información importante: ya está guardada. Nuevo: Posibilidad de utilizar varios blocs de notas Puede utilizar Office OneNote 2007 para crear varios blocs de notas, por lo que le resultará fácil organizar su trabajo por proyectos, temas especiales, o cualquier otro criterio. Nuevo: Blocs de notas en cualquier lugar Puede situar sus blocs de notas de Office OneNote 2007 donde desee, incluso en un servidor de archivos. Si tiene carpetas de archivos en un disco local que utiliza para trabajar con clientes o proyectos concretos, puede situar en la misma carpeta el bloc de notas de Office OneNote 2007 relacionado con ese cliente o proyecto. Eso facilita en gran medida la labor de mantener junto todo su trabajo. También facilita la labor de hacer copias de seguridad de todo su trabajo cuando las haga con los demás archivos de su proyecto. Sus blocs de notas siempre están disponibles, independientemente de si los guarda en su equipo o en alguna ubicación de la red. Si piensa que va a usar equipos diferentes en distintos momentos, guardar sus blocs de notas de Office OneNote 2007 en una red le servirá para estar seguro de que siempre podrá tener acceso a su bloc de notas, sin tener en cuenta el sistema utilizado para ello. Si un bloc de notas se suele guardar en una ubicación de red, Office OneNote 2007 mantiene una copia completa sin conexión del mismo en el equipo donde se abre. De ese modo, si viaja con el bloc de notas, tendrá una copia del mismo con usted; Office OneNote 2007 combina automáticamente cualquier cambio cuando vuelva a conectarse a la red. 25

28 Cómo proteger el contenido de las secciones Puede proteger secciones confidenciales de su bloc de notas con contraseñas. Al utilizar la protección de secciones de Office OneNote 2007, se cifran las mismas. Cuando intente tener acceso a una sección protegida, antes de ver el contenido de la página deberá escribir su contraseña. Office OneNote 2007 guarda su contraseña en memoria para que no tenga que volver a escribirla cada vez que regrese a la sección. Si deja sin usar Office OneNote 2007 más de cierto tiempo (el período predeterminado es de 10 minutos, pero puede configurarlo en las preferencias de OneNote), Office OneNote 2007 volverá a bloquear las secciones protegidas y deberá escribir la contraseña para abrirlas. Office OneNote 2007 en acción Jane Clayton, una directora de marketing de productos de Fabrikam, debe crear una presentación para la reunión anual del consejo. En Office OneNote 2007, en su equipo de escritorio, reúne información procedente de diversas fuentes: recorta secciones de páginas Web, copia tablas de ingresos de hojas de cálculo, digitaliza varios documentos de papel, arrastra presentaciones y archivos PDF (Portable Document Format) anteriores, graba entrevistas de audio con los principales expertos, e incluso agrega un vínculo a un vídeo del sitio Web de un competidor. Office OneNote 2007 le permite buscar en todo el contenido que ha capturado, por lo que Jane puede encontrar rápidamente información específica del proyecto, independientemente de su formato. Incluso puede realizar una búsqueda dentro de una grabación de audio o de vídeo, si fuera necesario. A medida que Jane va copiando este contenido, cuando desea tomar notas relacionadas, puede vincularlas en Office OneNote 2007 al contenido correspondiente. Estas notas mantienen vínculos con el documento, la página Web o la secuencia de vídeo correspondiente, por lo que siempre puede hacer referencia al contexto en que se basan sus notas. En muchos casos, decide agregar las notas en los propios documentos de Office OneNote 2007, o al lado de los mismos; en otros casos, toma las notas y, a continuación, agrega un vínculo al documento. Office OneNote 2007 también ayuda a Jane a organizar con facilidad sus pensamientos e ideas en un esquema lógico para su presentación. 26

29 Encuentre rápidamente lo que está buscando Cuanto más tiempo pasa buscando información en su sistema, menos tiempo le queda para hacer algo valioso con ella tras encontrarla. Pero, qué puede hacer para resolver ese problema? Probablemente tiene información almacenada en mensajes de correo electrónico, documentos, diapositivas y hojas de cálculo. La existencia de varias versiones dificulta aún más la labor de encontrar exactamente la información que desea. Y cómo puede encontrar y recuperar con facilidad la información contenida en los archivos de audio y de vídeo? Office OneNote 2007 facilita la tarea de organizar y recuperar rápidamente la información que usted y sus compañeros de equipo necesitan. Organizado por diseño Como se ha indicado anteriormente, puede hacer clic en cualquier parte de la superficie de la página de Office OneNote 2007 y comenzar a escribir. Pero qué es una página de OneNote y cuáles son sus características principales? Echemos un vistazo a la distinción entre paginas y secciones de OneNote, que simplemente son distintos tipos de contenedores para organizar la información. 27

30 Figura 10. Una página de Office OneNote 2007 La jerarquía de un bloc de notas de Office OneNote 2007 Un bloc de notas de Office OneNote 2007 contiene una o varias secciones; las secciones contienen una o varias páginas. Las secciones aparecen como fichas coloreadas en la parte superior de la superficie de la página de Office OneNote 2007 (vea la Figura 10). Las páginas de una sección determinada aparecen como fichas a lo largo del eje vertical de la superficie de la página de OneNote. Fichas de las secciones del bloc de notas Cerca de la parte superior de la página de OneNote se encuentran las fichas que representan las secciones de un bloc de notas, que son algo muy parecido a las secciones de una carpeta de anillas. Puede crear tantas secciones como necesite y personalizarlas asignándoles nombres basados en los distintos proyectos, tipos de reuniones o en cualquier otra cosa. Por ejemplo, los jefes de proyecto podrían tener un bloc de notas diferente para cada proyecto, con secciones distintas para cada componente de un proyecto (como reuniones con proveedores, reuniones con clientes y calendarios del proyecto). 28

31 Nuevo: Funciones de desplazamiento y organización mejoradas Office OneNote 2007 dispone de una barra flotante y un panel de exploración, y ambos facilitan las labores de organización y exploración en Office OneNote La barra flotante (situada en el lado izquierdo en la Figura 10) muestra los blocs de notas que están abiertos cada momento. Para desplazarse con facilidad entre los blocs de notas abiertos, basta con que haga clic en el icono de un bloc de notas. A lo largo de la parte superior del área de trabajo de OneNote todavía puede ver las conocidas fichas asociadas a cada una de las secciones del bloc de notas. Si hace clic en la flecha de la parte superior de la barra flotante, puede expandir la barra flotante en el panel de exploración, lo que le proporcionará más detalles sobre los blocs de notas y las secciones incrustadas. Puede hacer clic en una sección de un bloc de notas para pasar a la misma; esto facilita en gran medida el desplazamiento por varios blocs de notas y secciones. Nuevo: Organización del bloc de notas mediante arrastrar y colocar Office OneNote 2007 dispone de una intuitiva interfaz de arrastrar y colocar, que puede utilizar para reorganizar rápidamente sus blocs de notas, secciones y páginas. Por ejemplo, puede hacer clic en la ficha de una sección y, a continuación, arrastrarla a otra ubicación entre las fichas de las secciones. Si desea mover secciones completas a ubicaciones concretas entre varios blocs de notas, puede utilizar Office OneNote 2007 para abrir varios paneles de exploración y, a continuación, arrastrar con facilidad una o varias secciones entre los blocs de notas. Características de las fichas de las páginas En el lado derecho de la página de Office OneNote 2007 se encuentran las fichas que representan cada una de las páginas de cada sección del bloc de notas. Al hacer clic en una ficha, tendrá acceso a la página correspondiente. Si sitúa el puntero del ratón o del lápiz sobre estas fichas, verá rápidamente información sobre cada página, como su título y su fecha de creación. 29

32 Si hace clic en la flecha de la esquina superior derecha de la superficie de la página (junto al botón Nueva página de la Figura 10), puede elegir si desea ver las páginas de acuerdo con los nombres introducidos en la zona del encabezado de página o bien, en el formato contraído, por números de página. Si lo prefiere, puede mover las fichas de las páginas al lado izquierdo de la página; para ello, haga clic en Opciones en el menú Herramientas, elija la categoría Presentación en el cuadro de diálogo Opciones, y seleccione Fichas de página a la izquierda. Esto le resultará especialmente útil si es zurdo y emplea un Tablet PC. Puede reorganizar las fichas de las páginas con sólo arrastrarlas y soltarlas en el orden que desee. También puede cambiar el tamaño de las fichas de las páginas arrastrando hacia la derecha o hacia la izquierda el borde situado entre ellas y la superficie de la página de OneNote. Busque rápidamente los detalles La función Buscar de Office OneNote 2007 le ayuda a realizar un seguimiento de la información importante. Cuando escribe una palabra clave en el cuadro Buscar situado en la parte superior la página, Office OneNote 2007 localiza rápidamente la información, no sólo en la página que está viendo, sino también en cualquier página de cualquier sección y en cualquier bloc de notas que esté abierto. 1 También puede limitar el ámbito de la búsqueda mediante el menú desplegable Buscar en. Resultados de las búsquedas resaltados Office OneNote 2007 resalta en amarillo las fichas de las páginas que contienen la cadena de búsqueda. Si presiona Entrar o hace clic en la flecha coincidencia siguiente, Office OneNote 2007 salta rápidamente a la coincidencia siguiente, independientemente de la sección del bloc de notas donde se encuentre, lo que facilita la búsqueda simultánea en varias secciones. 1 La función Buscar de OneNote no busca en las secciones ni en las carpetas que se han archivado con el comando Cerrar del menú Archivo. También puede restringir el ámbito de la búsqueda a un intervalo de páginas. 30

33 Figura 11. Encuentre la información importante con sólo unos clics. Aparte de saltar por las coincidencias, también puede hacer clic en el botón Ver lista. Office OneNote 2007 muestra una lista de las páginas de OneNote que contienen el término que busca. De forma predeterminada, estos resultados se agrupan según el orden de las secciones, pero pueden reagruparse por fechas o por títulos con sólo hacer clic en los botones Fecha o Título del panel de tareas Lista de páginas. Nuevo: Búsquedas más rápidas y eficaces Office OneNote 2007 mejora espectacularmente su capacidad para encontrar información en sus blocs de notas. OneNote ahora guarda en un índice la información que contienen sus blocs de notas, lo que le permitirá encontrar la información fácilmente con rapidez. Es más, Office OneNote 2007 le proporciona eficaces características de búsqueda con las que podrá restringir los resultados rápidamente. Puede utilizar NEAR en la expresión de búsqueda si sólo desea encontrar las páginas que contienen en un mismo párrafo los términos que busca. Por ejemplo, si busca búsqueda NEAR rápida sólo encontrará las páginas en las que búsqueda y rápida se encuentran en el mismo párrafo. 31

34 Nuevo: Búsqueda de contenido en las imágenes Si bien Office OneNote 2007 trata como imágenes los gráficos importados y las copias impresas de archivos importadas, también incorpora un motor de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que explora automáticamente cada imagen en busca de texto. Si el motor de OCR encuentra texto dentro de una imagen, asocia ese texto a esa imagen y lo guarda en el índice de búsqueda. Esto le permitirá buscar en el contenido de las imágenes insertadas, independientemente de si son archivos de CAD con nombres de piezas, páginas Web tomadas de Internet o cualquier otro tipo de copias impresas. Si inserta una fotografía de una tarjeta de presentación y, a continuación, pide a Office OneNote 2007 que busque el nombre de la empresa que aparece en la tarjeta de presentación, en el panel de resultados de búsqueda aparecerá un vínculo a la imagen de la tarjeta de presentación. Nuevo: Búsqueda de contenido en las notas de audio y de vídeo Además de permitirle buscar texto en las imágenes, Office OneNote 2007 puede buscar texto dentro de los archivos de audio y de vídeo. Office OneNote 2007 hace uso de sofisticadas herramientas de reconocimiento de voz e intenta analizar archivos de audio y de vídeo en busca de contenido reconocible. Por ejemplo, si graba una emisión por Internet que incluye un debate sobre el Astrodome, una búsqueda de referencias sobre el Astrodome daría como resultado un vínculo al archivo de audio en el que se hablaba sobre el Astrodome, así como un vínculo a la página Web de la Figura 12. Si hace clic en el vínculo de la ventana de resultados de búsqueda, Office OneNote 2007 abre la página con el archivo de sonido incrustado y empieza a reproducir la grabación en el punto donde se comenzó a hablar sobre el Astrodome. 32

35 Figura 12. Una búsqueda en Office OneNote 2007 de la palabra "Astrodome" le llevaría a la copia impresa de esta imagen, guardada en una página de Office OneNote 2007 a partir del sitio Web MSNBC. Marcas de anotación Tal como se ha mencionado en la página 23, OneNote ofrece un conjunto de Marcas de anotación que pueden utilizarse para marcar elementos clave, notas urgentes o notas que requieren un seguimiento. Puede personalizar los iconos y los nombres de sus Marcas de anotación, aplicar cualquier combinación de color y resaltado de fuente a una Marca de anotación, y agregar casillas de verificación para que aparezcan junto a la nota. 33

36 Además de dar prioridad a las notas y marcarlas, puede utilizar las Marcas de anotación para organizar su información. El panel de tareas Resumen de marcas de anotación permite administrar y ver fácilmente todos los elementos para los que ha creado Marcas de anotación, agrupados por páginas, por secciones del bloc de notas, o los de todas las secciones del bloc de notas juntas. Si hace clic en una nota marcada en el panel de tareas Resumen de marcas de anotación, podrá ver dicha nota en sus secciones del bloc de notas. De esta manera, podrá desplazarse por las notas de acuerdo con las marcas. Por ejemplo, podría personalizar una Marca de anotación como supervisor y, después de una reunión, recordar todos los elementos de acción mencionados por su supervisor. Nuevo: Encuentre más rápidamente las anotaciones marcadas La característica de indización de Office OneNote 2007 también le ayuda a ver un resumen de todas sus marcas de anotación más rápido que nunca. Mejorado: Integración mejorada con Office Outlook 2007 Office OneNote 2007 le ofrece una sincronización bidireccional más perfeccionada con Office Outlook Puede sincronizar las tareas marcadas entre Office OneNote 2007 y Office Outlook 2007, por lo que puede estar tranquilo de que un elemento marcado como tarea en Office OneNote 2007 aparecerá automáticamente como una tarea en Office Outlook 2007 (y viceversa). Puede vincular notas de reunión a los elementos de su calendario de Office Outlook 2007 o puede vincular una nota de Office OneNote 2007 sobre un cliente a la entrada correspondiente a dicho cliente en la lista de contactos de Office Outlook Podría tener acceso fácilmente a la información sobre la reunión en su calendario o a los detalles de contacto relacionados con su cliente con sólo hacer clic en la interfaz de Office OneNote 2007; o también, tener acceso a la información de Office OneNote 2007 con sólo hacer clic en un vínculo en su calendario o lista de contactos. 34