The Ultimate. Guide to MIS. in the printing industry

Transcripción

1 The Ultimate Guide to MIS

2 Introducción fue una de la primeras empresas en desarrollar y ofrecer Sistemas de Gestión para la Industria Gráfica; desde entonces hemos continuado impulsando el desarrollo de los Sistemas de Gestión (MIS por sus siglas en inglés) para la Industria Gráfica. Gracias al hecho de contra con usuarios de nuestro sistema en los diversos sectores de la Industria Gráfica, tales como Impresión Comercial en Plano y Rotativa, Estuchería (Packaging), Impresión Digital y otros, hemos podido acumular gran experiencia y conocimiento de las necesidades de cada uno de ellos, lo que nos permite ofrecer las soluciones que ayuden a la Industria en general a seguir avanzando. Nuestra Guía Definitiva del MIS, disponible para su descarga desde nuestro sitio Web desde el año 2002, ha sido tan exitosa que cuenta con más de 1000 descargas. Esta nueva versión actualizada habrá de ser tan útil como sus antecesoras para ayudar a cualquier persona que se encuentre en proceso de búsqueda de un sistema MIS para su Industria Gráfica. Esperamos que las páginas siguientes resulten tan útiles como las primeras guías demostraron serlo. Si no ha seguido en los últimos seis meses el desarrollo de la tecnología MIS, probablemente se sorprenderá de lo mucho que se ha avanzado y de lo que se puede alcanzar actualmente con la tecnología disponible. se enorgullece de de poder agrupar información de usuarios actuales y potenciales, expertos en la Industria Gráfica y otros proveedores de maquinaria y sistemas de la Industria Gráfica para asegurarles que MIS estará siempre a la vanguardia con nuevas funcionalidades y tecnología punta. Por ello lanzamos al menos cuatro actualizaciones anuales de nuestro sistema para garantizar a nuestros usuarios el aprovechamiento de los beneficios de la cambiante tecnología y de las crecientes funcionalidades. Agradecemos mucho su interés en este documento y nos encantará recibir sus comentarios acerca de esta guía. Nicola Bisset Group Managing Director Page 2

3 Qué es un MIS? En los años 1970, los primeros Sistemas de Gestión fueron introducidos en la Industria Gráfica. Los sistemas iniciales, organizados de forma modular, estaban principalmente enfocados en la creación de presupuestos y seguimiento de órdenes de trabajo en fábrica. Los beneficios de sistemas MIS ya se hicieron patentes en ese momento dada al gran cantidad de labores manuales que se automatizaron con esos sistemas y al beneficioso impacto que tuvieron en el control de las actividades, lo que produjo a su vez una significativa reducción de tiempos y costes de administración dentro de la empresa gráfica. La idea de contar con sistemas modulares que manejen áreas específicas del trabajo en la empresa continua hoy en día, lo que permite a la empresa gráfica contratar únicamente aquellos módulos que considera necesarios para sus procesos y operaciones, contando además con la seguridad de que estos sistemas está diseñados para enfrentar los cambios en el futuro para el usuario si algo cambia en la empresa; un buen proveedor de sistemas MIS será capaz de ofrecer módulos adicionales o ampliar los existentes para cubrir las nuevas necesidades. El número de módulos y funcionalidades se ha expandido en forma muy significativa dese aquellos primeros años. Los Sistemas de Gestión de alta calidad deben atender desde la creación de presupuestos para clientes y prospectos hasta la facturación, con automatización de procesos y acceso a información clave en cada módulo y funcionalidad ofrecida. Las funcionalidades de comercio electrónico (E-commerce) también se han desarrollado rápidamente para permitir a los clientes de las empresas gráficas acceder a datos de sus pedidos, estado de pruebas de color, presupuestos y facturas directamente través de una conexión en línea. Las ventajas de las nuevas funcionalidades ofrecidas por el comercio electrónico permiten a las empresas gráficas mejorar la automatización de los procesos de servicio al cliente y la reducción de los costes de estos procesos para la empresa gráfica. Además, estos servicios de información en línea, no solo aumentan la fidelización de los clientes sino que los mantiene perfectamente informados al minuto sin la necesidad de seguimiento teléfónico a los clientes o visitas personales. Todo buen Sistema de Gestión MIS debe proveer, de forma transparente, un alto nivel de integración entre todos los módulos que lo conforman. También es muy importante tomar en consideración que sea posible integrar el Sistema de Gestión con otros sistemas ya existentes en la empresa gráfica, como por ejemplo los sistemas de contabilidad o sistemas de recepción de pedidos en línea. Un proveedor capaz de satisfacer esta integración demuestra que está utilizando para su sistema MIS arquitectura abierta y actualizada. Demuestra también que cuenta con el conocimiento y la visión que le permitirá construir las soluciones más amplias, asegurando el mayor beneficio para el negocio de la empresa gráfica. Las consideraciones anteriores son muy importante a la hora de decidirse por un sistema MIS. A fin te cuentas, el sistema MIS elegido se convertirá en el equivalente al sistema nervioso de su empresa, controlando las ventas, producción y facturación. El sistema MIS le permitirá utilizar toda la información del negocio para sustentar la toma de decisiones tanto estratégicas como las del día a día. Por esto ha adoptado la metodología Lean Manufacturing, trabajando cercanamente con la institución inglesa Vision in Print en los últimos 5 años para asegurar que cuente con los Indicadores Calve de Desempeño que permitan al la dirección de la empresa gráfica monitorear y asegurar el progreso del negocio. Los más recientes desarrollos dentro de en los últimos 2 años han sido dirigidos a asegurar la disponibilidad de las herramientas que permitan a nuestros usuarios la promoción y aplicación de las prácticas del Lean Manufacturing. Page 3

4 Por qué los MIS son tan importantes para la Industria Gráfica? Efectivo & relevante Un sistema MIS debe ser efectivo en todos los aspectos del negocio gráfico gestión financiera y del negocio, ventas, servicio a clientes y producción. Aunque para la mayoría de los industriales gráficos es todavía más una herramienta de mejora de la eficiencia y rapidez de los procesos administrativos que un medio para mejorar el desempeño y rentabilidad del negocio. Tomemos por ejemplo a los presupuestos, sin duda un proceso crítico, que no debe ser solo un medio de generar ofertas sino también para transmitir toda la información necesaria para realizar ordenes de producción, establecer objetivos financieros y de producción que sirvan de base para el análisis subsecuente del desempeño y por lo tanto de la mejora del negocio. La clave está en establecer indicadores de desempeño y monitorizar las tendencias en el tiempo, compartiendo información con aquellas personas responsables del buen desempeño de forma de estimular la mejora general del negocio. Vision in Print aplaude la publicación de esta guía de buenas practicas en MIS. Si la lectura de esta guía le estimula a examinar el uso que hace hoy en día de sus sistemas de información, le sugiero visitar la página Web de ViP (www. visioninprint.co.uk) para revisar nuestra detallada guía Guide to effective MIS use for printers. Es totalmente gratuita (buscar bajo Best Practice Studies ). Richard Gray Vision in Print Marcar la diferencia Uno de los aspectos más importantes de un MIS es la elección del sistema adecuado para el trabajo a llevar a cabo. Si ésta es correcta, el MIS puede jugar un papel inestimable en la empresa. Incluso las empresas relativamente pequeñas pueden beneficiarse de forma importante al mejorar su capacidad para gestionar su negocio de forma más eficiente y ser más competitivos. He conocido muchas situaciones en las que la implementación ha sido la que ha marcado la diferencia. Al menos, los impresores deberían acercarse a la tecnología de los MIS y ver lo que puede hacer por ellos. Uno de los beneficios de 2020 es que proviene de una empresa dedicada a la impresión y, por tanto, comprende perfectamente las necesidades de los usuarios Peter Vincent, Consejero Técnico Nacional, BPIF (Federación Británica de Industrias Gráficas) Posicionamiento estrategico para el futuro No hay duda que la tecnología MIS hace posible una mejor gestión y control de la producción. Además, también permite a los impresores tener una mayor eficiencia en todas las áreas de la administración y de la planta. Los directivos pueden ver más fácilmente qué pedidos son rentables y cuáles no lo son, para posicionarse de forma estratégica en el mercado que mejor se adapte a sus capacidades y disponibilidad. Es posible detectar y prevenir un gran número de problemas como los cuellos de botella o las roturas de stock, permitiendo reducir la pérdida de tiempo y materiales. Los MIS van a adquirir una importancia cada vez mayor en la industria, con la llegada de JDF como impulsor en muchos sectores. John Birkenshaw, Manager, Pre-press and Print Group, PIRA. Page 4

5 Cómo puede beneficiarse mi negocio con un sistema MIS? Actualmente, la información es la clave y cualquier forma que permita utilizarla de manera más efectiva para tomar decisiones más rápidamente, basándose en datos precisos y actualizados, puede marcar la diferencia entre ser rentable o no serlo. Un buen sistema MIS le permite almacenar información de trabajos, stocks, costes, cash flow, etc., de forma que pueda ser recuperada instantáneamente por cualquier usuario con acceso y que necesite realizar su trabajo de forma más efectiva. Una empresa que utilice un amplio rango de módulos, puede automatizar el control sobre un gran número de funciones y, por tanto, mejorar su productividad de forma significativa. Por ejemplo, si la empresa tiene unos niveles de stock demasiado bajos o si son necesarios materiales para un pedido determinado, el sistema se lo notificará a la persona adecuada, mientras que los datos del planning le facilitarán la identificación de los cuellos de botella y la capacidad disponible. Un MIS debe además contra con funcionalidades que ayude a la empresa gráfica la monitorización de tendencias dentro del negocio. Estas funcionalidades deben manejar una gran variedad de información vital. Como ejemplo tenemos: Conversión de Presupuestos cuántos presupuestos se convierten en pedidos y por qué razón Tiempos productivos y no productivos fichados en la planta y las razones de estos últimos Utilización de Maquinaria por cuánto tiempo está realmente la máquina produciendo trabajo bueno y qué está pasando en el tiempo en que la máquina no está produciendo trabajo bueno. La Captura de Datos en Planta, mediante Terminales de Taller, elimina la necesidad de introducir manualmente los partes de trabajo y, si se trata de equipos de producción modernos, es posible recoger información de producción sin la intervención de ningún operario. En cualquiera de los dos escenarios, los trabajadores tienen más tiempo para dedicárselo a la producción. Estos son sólo algunos de los beneficios obtenidos mediante la utilización de un sistema MIS: Reducción de errores. Eliminación de la necesidad de reintroducir datos. Consistencia y veracidad de la información. Fácil acceso a la información de producción en tiempo real. Más rápida respuesta a los clientes. Capacidad de producir más ofertas. Mayor retención de clientes. Mayor precisión en los precios. Facturación más rápida. Mejora de los plazos de cobro. Page 5

6 Cuáles son los beneficios económicos? Un buen sistema MIS permitirá al personal poder concentrarse en aumentar la producción, ya sea de presupuestos o de pliegos impresos. Esto se consigue eliminando las tareas manuales que consumen más tiempo como la reintroducción de información, o los paseos a lo largo del taller para averiguar la situación de un trabajo. Además, se pueden consultar todos los datos del coste real de cada trabajo en cualquier estado de su producción, lo que sin duda contribuirá a analizar qué pedidos son los más rentables y cuáles aportan menor rentabilidad. La automatización de funciones como la presupuestación supone, en la mayoría de los casos, que las ofertas se puedan producir más rápidamente, con más precisión y por personal menos cualificado. Esto significa que se pueden realizar más presupuestos y, por tanto, habrá más oportunidades de obtener un mayor número de pedidos. La tecnología también facilita que las personas puedan ejercer diversas funciones, lo cual es una gran ventaja para las empresas más pequeñas, con menos personal. Es conocida la máxima que indica que es mucho más efectivo conservar los clientes actuales que tratar de ganar clientes nuevos. Un sistema MIS debe tener las funcionalidades que permitan una respuesta de servicio al cliente más rápida y precisa y además permitir que los mismos clientes puedan acceder a su información clave en el sistema MIS. Por ejemplo, información de tiempos de entregas o finalización de pedidos puntos clave de satisfacción de clientes. Hay un gran número de beneficios en la implantación de un sistema MIS y por este motivo, el número de empresas que los utilizan crecen cada año. La siguiente lista enumera algunas de las principales ventajas económicas que se obtienen: Optimización de la capacidad productiva. Reducción de las horas extraordinarias. Mayor número de pedidos. Fidelización de clientes. Reducción de mermas y perdidos. Mejora de la eficiencia del personal. Eliminación de la duplicación de esfuerzos. Page 6

7 Qué trabajos previos hay que realizar antes de invertir en un MIS? Como con cualquier otra inversión, es necesario realizar un análisis previo para evitar posibles problemas. Lo primero es determinar qué queremos conseguir del MIS. Intente también involucrar al mayor número posible de trabajadores, de cualquier nivel de responsabilidad, para que nadie sienta que el nuevo MIS será como un gran hermano que únicamente servirá para ejercer mayor control sobre el personal. Nombre un Jefe de Proyecto que comprenda la tecnología y las implicaciones de ésta y, si es posible, cree un grupo de trabajo. A menos que la instalación sea muy pequeña, la implantación tendrá una duración de varios meses, y podría verse afectada por periodos vacacionales, etc. Prepare una lista de actividades a realizar y un calendario en donde se especifique quién hará qué, y cuándo. Si sigue las sugerencias que le presentamos, tendrá un buen arranque. Asegúrese de que los usuarios compran la idea de la implantación del MIS. Nombre un Jefe de Proyecto o un grupo de trabajo. Decida, con el asesoramiento de su consultor, los objetivos a alcanzar a corto, medio y largo plazo. Negocie el plan de implantación y establezca una fecha de arranque del sistema. Decida cómo se van a gestionar los diferentes procesos de negocio durante el periodo de implantación. Disponga los recursos necesarios. Decida qué KPI (Indicadores Clave del Desempeño) necesita. Decida qué información debe manejar cada director. Page 7

8 Qué prestaciones debe tener un MIS? Lo primero es asegurarse de que se está adquiriendo un sistema adecuado a sus necesidades, tanto presentes como futuras. En las páginas anteriores hemos hablado sobre un buen sistema MIS, pero esto también incluye el concepto de sistema apropiado. Hay varios buenos sistemas MIS en el mercado, pero es posible que no todos ellos satisfagan sus necesidades. Asegúrese de conocer realmente qué es lo que desea conseguir. Cualquier proveedor con el que contacte, debería realizar un profundo estudio, in situ, para determinar cómo está trabajando en la actualidad y qué cambios desea realizar en el futuro. Los sistemas de gestión líderes son muy sofisticados, pero esto no implica que no deban ser fáciles de manejar. La complejidad debe estar entre bastidores, en segundo plano. Usted necesita un sistema que pueda actualizarse fácilmente y que le permita añadir módulos adicionales sin esfuerzo. Por supuesto, asegúrese de que el proveedor realmente comercializa todos los módulos que su empresa puede necesitar. Puede tener un excelente módulo de presupuestos, pero ser débil en otros módulos. Revise los contratos de servicio y mantenimiento. Asegúrese que el servicio de atención al cliente le permitirá tener su sistema MIS en condiciones de máxima disponibilidad. Busque la flexibilidad. Cada empresa tiene sus propias necesidades y éstas son cambiantes a lo largo del tiempo. Mientras para algunas empresas el factor más importante es la facturación, para otras lo es la rentabilidad o la producción. Usted puede necesitar establecer sus indicadores clave por operario, turno o valor del pedido, pero difícilmente podrá hacerlo de forma sencilla si su sistema MIS no es lo suficientemente flexible. Page 8

9 Qué preguntas debería hacer? No pregunte solamente sobre los potenciales proveedores. Pregúntese también sobre usted mismo. No merece mucho la pena invertir en tecnología simplemente para hacer de forma electrónica las mismas tareas que hacía ya de forma manual. A menos que esto sea realmente lo que desea. Si su personal no ha utilizado ordenadores con anterioridad, es necesario llevar a cabo la formación necesaria antes de empezar a utilizar ningún sistema MIS. Instalar este tipo de sistemas es la oportunidad ideal pararevisar los procedimientos que se llevan a cabo en toda la empresa. Probablemente, el mayor peligro a la hora de implantar un sistema MIS es que no se adapte al su tipo de negocio, o que después de su instalación no se utilice correctamente para aprovechar todo su potencial. Si un sistema, tal cual viene en el CD, cumple con sus necesidades, perfecto, pero casi todos los impresores necesitan algún tipo de personalización, y un buen proveedor deberá esforzarse en comprender realmente sus necesidades particulares, desde los primeros pasos de la negociación. Asegúrese que el software podrá correr en su hardware. Asegúrese de la disponibilidad de contratos de servicio para cada plataforma en la que deba operar. Averigüe hasta qué punto es abierto el sistema si, por ejemplo, necesita enlazarlo con otro software que ya esté utilizando actualmente, como la contabilidad. Compruebe la facilidad de uso del sistema, y los servicios de formación que se incluyen en el precio de compra. Piense cómo podrá formar a futuros nuevos miembros de su equipo. Una buena señal es la existencia de referencias de clientes similares a usted, que públicamente están dispuestos a hablar sobre el sistema y apoyar al suministrador. Si le dan alguna referencia de otro impresor, asegúrese de que es importante en su mercado o, que al menos, ese usuario realiza un trabajo similar al de su empresa. Acuerde un calendario de implantación y asegúrese de que es realista, una implantación completa puede llevar desde seis semanas a seis meses (o incluso más) dependiendo de la complejidad del sistema y de su empresa. El proyecto de instalación, formación, implementación, apoyo postventa, etc. debe estar bien estructurado. La mayoría de las dudas de los nuevos usuarios pueden resolverse telefónicamente, por tanto es vital que el proveedor del MIS cuente con un servicio de asistencia técnica con buenos profesionales con experiencia también en artes gráficas. No estaría de más profundizar un poco en la estabilidad del proveedor con el que negocia. La industria de los MIS se ha visto sacudida por varias absorciones y fusiones en los últimos años y puede verse forzado a reinvertir en nuevos equipos poco después de haberlos comprado debido a que su proveedor haya sufrido una adquisición. Asegúrese de incluir en su lista las siguientes preguntas: Cuál es el alcance de los distintos módulos? Hay actualizaciones frecuentes y gratuitas? Cuáles son los costes de servicio/mantenimiento? En qué consiste el servicio de postventa? Hay un grupo de usuarios? Existen referencias relevantes de otros clientes? Qué nivel de personalización se ofrece? Cómo es de abierta la arquitectura? Page 9

10 Por qué es importante la conectividad y JDF? JDF se está convirtiendo en el estándar de la industria para describir trabajos de impresión de forma electrónica. Esto nos afectará a todos, aunque no se implante hasta dentro de unos años, ya que prácticamente todos los fabricantes importantes de pre-impresión, impresión y post-impresión están integrando esta tecnología en sus productos. Las ventajas para la industria serán significativas, con una preparación más rápida, menos errores y reducción de mermas, eliminación de muchas tareas manuales y un mayor control en cada fase de producción. El núcleo de la revolución JDF es el MIS. Muchas de las características del JDF, tales como la automatización de tareas y el uso común de los datos electrónicos a través de toda la producción, ya están funcionando en el entorno MIS. Pocos pondrían en duda que los sistemas de gestión MIS no proporcionan el entorno ideal en el que JDF puede funcionar, mandar y recuperar información al equipo de producción de la planta, a otros departamentos del edificio, e incluso a clientes y proveedores. Los proveedores de MIS líderes son miembros del grupo de trabajo MIS dentro de CIP4 (el director internacional de Optichrome es el presidente de este grupo). Están promoviendo esta tecnología desde el punto de vista del MIS, mientras trabajan estrechamente con los fabricantes para integrar sus equipos. Los sistemas de gestión han aumentado su popularidad durante los últimos años, con impresores de todos los sectores beneficiándose de la tecnología, y la implementación de JDF acelerará la inversión en la industria. sabe que cuando sus clientes hablan de JDF están hablando de conectividad. se planteó hace ya varios años que no todos los sistemas y equipos presentes en la industria serían JDF (por antigüedad tecnológica), es por eso que en hablamos de Conectividad y hemos desarrollado otras formas de recoger datos y complementar así el entorno JDF, para equipos que no pueden usar el estándar. Page 10

11 Por qué es importante el comercio electrónico? El comercio electrónico es el camino lógico que debe seguir la tecnología MIS. Cada vez son más los clientes del impresor, que quieren realizar sus transacciones comerciales a través de o Internet ya que aporta muchas ventajas. Con un sistema MIS el cliente puede solicitar un presupuesto vía , completar los detalles en el formulario que le devuelven y recibirlo sin que el impresor tenga que realizar prácticamente ninguna acción. Puede realizarse pedidos vía y, si el trabajo es sencillo como por ejemplo una tarjeta de visita, el cliente puede incluso insertar los datos del contenido, lo que le ahorra gastos al cliente y tiempo al impresor. El cliente puede recibir pruebas en PDF automáticamente y puede comprobar en qué fase se encuentra su pedido, en cualquier momento de la producción. Actualmente, algunas grandes organizaciones insisten en que sus impresores les faciliten sus servicios a través de comercio electrónico, por tanto, además de conseguir varios contratos, usted podría beneficiarse también de lo siguiente: Un tiempo de respuesta más rápido Menor intervención manual Respuesta más rápida a las peticiones de los clientes Menor número de errores Mayor fidelización de los clientes Mayor rendimiento del trabajo Reducción de costes Page 11

12 Por qué es importante la personalización? La demanda de una respuesta rápida ejerce gran presión en todas las áreas de la fábrica, y también en el flujo de trabajo. Por tanto, es esencial que cualquier sistema MIS adquirido se ajuste a su flujo de trabajo y no se vea forzado a alterar sus procedimientos de trabajo para adaptarse a las limitaciones del MIS. La capacidad para personalizar los sistemas de gestión es crucial ya que se van a dar pocas ocasiones de que un paquete tal cual viene de fábrica cumpla exactamente con sus necesidades. Cada sector tiene sus particularidades y el proveedor del MIS tiene que ser capaz de diseñar una interfaz que se adapte, además, a sus necesidades individuales. Generalmente, las alteraciones son producidas por el cliente del impresor. Sin embargo, pueden ser simplemente cambios en los diseños documentos, así que personalizar el paquete no tiene porqué ser caro. Lo importante es contar con la opción de hacer modificaciones, sin comprometer las futuras actualizaciones del software estándar. El sistema MIS debe tener un núcleo fuerte para evitar que tenga que pagar por programar, cada vez que necesita realizar un cambio. Antes de acercarse al mercado del MIS es crucial que sepa qué es lo que quiere conseguir, y qué se va a necesitar del MIS: diferencie entre lo que es esencial y lo que simplemente le gustaría tener. Page 12

13 Qué pasará en un futuro con los Sistemas MIS? Los MIS tienen un futuro prometedor y muy pocos ponen en duda que van a ser una de las áreas de mayor crecimiento en industria, particularmente con el creciente uso de JDF. Los impresores consideran cada vez más el MIS como una herramienta para ser más eficientes y la demanda del mercado asegurará que esta tendencia continúe, ya sea en el sector offset de pliego, rotativa, serigrafía, flexografía o impresión digital. Ya existe tecnología para crear aplicaciones muy interesantes en los próximos meses. Por ejemplo, el MIS puede ya enviar automáticamente un mensaje de texto SMS al teléfono móvil del personal clave cuando una pieza vital del equipo de la fábrica se avería, o se produce algún evento que requiere su atención. Algunas empresas ya están planeando enlazar los partes de trabajo de producción con el sistema de control de presencia, etc. Una de las tendencias a observar es el uso de la tecnología utilizada fuera de la fábrica. El primer ejemplo de esto son probablemente los comerciales, que utilizan sus teléfonos móviles para conectar sus portátiles al sistema MIS en la empresa. La tecnología se extenderá más allá de la propia fábrica, para incorporar a los clientes y todos los actores del proceso de fabricación de un producto impreso, en una red digital integrada. Page 13

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