PLAN DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL

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1 PLAN DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL

2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN...2 MARCO JURIDICO...2 CAPITULO I: CONFORMACIÓN EQUIPO DE EFICIENCIA Y CERO PAPEL...3 CAPITULO II: PLAN DE EFICIENCIA Y CERO PAPEL...4 LOS PROCESOS O PROCEDIMIENTOS SUSCEPTIBLES DE MEJORA...4 LAS BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL...5 HERRAMIENTAS QUE PERMITAN GARANTIZAR A LOS USUARIOS EL DERECHO DE ACTUAR ANTE LA ADMINISTRACIÓN UTILIZANDO MEDIOS ELECTRÓNICOS...6 CAPITULO III: EJECUCIÓN PLAN DE EFICIENCIA Y CERO PAPEL...6 CAPITULO IV: SEGUIMIENTO AL PLAN DE EFICIENCIA Y CERO PAPEL...7 MATRIZ DE SEGUIMIENTO...0

3 INTRODUCCIÓN Para la implementación de la política de Cero Papel en el Municipio de Zipacón, se ha estructurado el plan de eficiencia administrativa y cero papel, donde se plasman las iniciativas, actividades, responsables, recursos, cronograma y meta que se van a desarrollar. Estas acciones para mejorar la eficiencia administrativa están dirigidas en tres ámbitos: 1. Mejorar los procesos y procedimientos 2. Implementar buenas prácticas para la reducción del papel 3. Implementar herramientas que permitan garantizar a los usuarios el derecho de actuar ante la administración utilizando medios electrónicos Para elaborar dicho plan de eficiencia administrativa se ha elegido a un líder equipo de eficiencia administrativa quien coordinadamente establece las iniciativas a ejecutar en cada uno de los ámbitos anteriormente enunciados y es el encargado de hacerles seguimiento y evaluación. MARCO JURIDICO Dentro de las normas encargadas de reglamentar la presente política de eficiencia administrativa y cero papel podemos encontrar: El Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el decreto de gobierno en línea, el decreto de gestión documental y el decreto ley-antitrámites. La ley 1437 de 2011 por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo establece la importancia de avanzar en producción de documentos públicos y actos administrativos por medios electrónicos, habilitar los correos electrónicos para la recepción y emisión de mensajes de datos de las actuaciones administrativas, la implementación de mecanismos para la notificación electrónica y la disposición de información actualizada de la entidad en su sede electrónica. El decreto 2693 del 2012 encargado de reglamentar gobierno en línea estable como uno de sus componentes la transformación; en el cual se aborda la importancia de implementar cambios en la manera de operar de la administración, eliminando los límites entre sus dependencias y entre entidades públicas, intercambiando información por medios electrónicos haciendo uso del lenguaje común de intercambio de información,

4 automatizando sus procesos y procedimientos internos e incorporando la política de cero papel. Así mismo el decreto 2609 de 2012 que dicta disposiciones en materia de Gestión Documental tiene en cuenta los cambios y retos del Estado frente a las TIC, es así como toman fuerza términos como documento electrónico, archivo electrónicos y expediente electrónico. Este decreto reglamenta la preservación de los documentos en ambientes electrónicos, así como obliga a las entidades a garantizar su autenticidad, integridad y confidencialidad. Además establece las características del documento electrónico, los requisitos para su presunción de autenticidad, inalterabilidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad El Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, establece en los artículos 40 y 140 el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites y procedimientos ante la Administración Pública CAPITULO I: CONFORMACIÓN EQUIPO DE EFICIENCIA Y CERO PAPEL Se debe elegir un líder de eficiencia Administrativa y Cero Papel Puede ser el mismo líder GEL, será el responsable de coordinar la realización de las acciones necesarias para garantizar la adecuada implementación y avance de la política, así como de presentar los avances y resultados de las iniciativas y requerimientos en lo que respecta a Eficiencia Administrativa y Cero Papel al Alcalde municipal. El coordinador deberá formar un grupo o equipo con representantes de oficinas responsables de temas clave, tales como medio ambiente, sistemas de gestión de calidad, archivo y correspondencia, sistemas de información, compras, entre otros, para discutir cómo implementar mejor la estrategia para lograr la reducción de consumo de papel en su lugar de trabajo. Un equipo bien conformado le permitirá establecer sinergias con otras iniciativas que se desarrollen en la entidad, evitando sobrecargar a los empleados, y maximizando esfuerzos y recursos. Se incluirá en el desarrollo de la estrategia a los jefes de oficina y personal de apoyo. Una base de apoyo más amplia y entusiasta tendrá mayores probabilidades de cooperación y éxito.

5 El equipo de eficiencia administrativa y cero papel de la Alcaldía de Zipacón está conformado por: Nombre Cargo Rol en el Equipo Harold Vargas Líder de Eficiencia Sistemas de información Oscar Orozco Tesorero Medio ambiente Carlos Barriga Secretario de Gobierno Gestión de calidad, Archivo CAPITULO II: PLAN DE EFICIENCIA Y CERO PAPEL En el plan de eficiencia administrativa y cero papel se plasman las iniciativas, actividades, responsables, recursos, cronograma y meta que se van a desarrollar. Estas acciones para mejorar la eficiencia administrativa están dirigidas en tres ámbitos: 4. Mejorar los procesos y procedimientos 5. Implementar buenas prácticas para la reducción del papel 6. Implementar herramientas que permitan garantizar a los usuarios el derecho de actuar ante la administración utilizando medios electrónicos LOS PROCESOS O PROCEDIMIENTOS SUSCEPTIBLES DE MEJORA Para implementar la iniciativa de la mejora se debe tener cuatro componentes que son 1. Los procesos y procedimientos 2. La cultura organizacional 3. El componente normativo y de gestión documental 4. El componente de tecnología El Gobierno Nacional se encargará de promover la adquisición e implementación de las herramientas de tecnología y los ajustes normativos necesarios. Por su parte las entidades deberán promover activamente el cambio de cultura y los ajustes a nivel de procesos y procedimientos que se requieran. Como parte de la preparación de la implementación del modelo de cero papel se recomienda seguir las siguientes indicaciones básicas:

6 Diseño de un programa de gestión documental que incorpore la gestión electrónica de documentos Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel Formulación de indicadores: facilitarán posteriores tareas de diagnóstico a la vez que permite controlar los avances e identificar oportunidades de mejora. Equipo humano: Identificar e involucrar a las personas líderes en la implementación de cero papel en las entidades. Comunicación. Difundir la iniciativa por múltiples canales y promover el cambio de cultura organizacional en cuanto a la utilización de documentos y procedimientos normalizados LAS BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL Existen importantes oportunidades para lograr reducciones en el consumo de papel en la Administración Pública. Fotocopiar e imprimir a doble cara. Un mecanismo eficaz para reducir el consumo de papel en la oficina es utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de solo una. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envíos, espacio de almacenamiento, se reduce el peso, son más cómodos para engrapar, encarpetar y transportar. Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar. Elegir el tamaño y fuente pequeños Muchas de las impresiones fallidas se deben a que no verificamos la configuración de los documentos antes de dar la orden de impresión. El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de árboles para la fabricación de papel reciclado, así como la emisión de elementos contaminantes.

7 HERRAMIENTAS QUE PERMITAN GARANTIZAR A LOS USUARIOS EL DERECHO DE ACTUAR ANTE LA ADMINISTRACIÓN UTILIZANDO MEDIOS ELECTRÓNICOS La mayoría de las entidades deben aprovechar al máximo sus servicios de red interna y sus portales de Intranet. Dentro de alcance y uso de estos servicios se puede evitar la impresión está la posibilidad de publicar o compartir documentos, incluso aquellos de gran tamaño que no admiten el correo electrónico. El correo electrónico institucional o personal debe constituir la herramienta preferida para compartir información evitando el uso de papel, pero es necesario que las entidades establezcan y promuevan políticas de uso apropiado entre los servidores públicos para evitar que se transformen en repositorios de basura digital, por ejemplo: No imprimir correos electrónicos a menos que sea estrictamente indispensable. Herramientas de colaboración tales como espacios virtuales de trabajo, programas de mensajería instantánea, aplicaciones de teleconferencia, calendarios compartidos, aplicaciones para uso y edición de documentos compartidos, entre otros, pueden ofrecer oportunidades significativas para intercambiar información de forma rápida y efectiva, evitando la utilización del papel. CAPITULO III: EJECUCIÓN PLAN DE EFICIENCIA Y CERO PAPEL Las actividades indicadas en el Plan se deben desarrollar cuidando cumplir con los tiempos e indicadores allí planteados. El rol del líder de Eficiencia y Cero Papel es importante, pero contar con un equipo de colaboradores y la participación de todos los funcionarios en la entidad será determinante para el buen logro de las metas de eficiencia. El plan de eficiencia administrativa y cero papel tiene de la alcaldía de Zipacón iniciativas las cuales tiene como periodo de ejecución los periodos anuales y se establecieron como metas: Disminuir un 10% el uso del papel Utilizar un 100% los correos para evitar el uso del papel

8 Implementar un 50% las buenas prácticas para el consumo de papel dentro de la entidad CAPITULO IV: SEGUIMIENTO AL PLAN DE EFICIENCIA Y CERO PAPEL Es importante llevar un control de las actividades, cronogramas y porcentajes de avance señalados en el Plan de Eficiencia. Así mimo evaluar el compromiso de los responsables designados para la ejecución de las actividades incluidas en el Plan. El seguimiento lo llevará a cabo el equipo de eficiencia y cero papel mensualmente, trimestralmente y anualmente de acuerdo con los estipulado para cada iniciativa en el plan, que se encuentra en la matriz adjunta.

9 MATRIZ DE SEGUIMIENTO 2. DATOS DE PROYECTOS O ACCIONES A DESARROLLAR No. Nombre iniciativa Descripción iniciativa Tipo de intervención 1 Disminucion de papel Revisar los procesos y procedimientos de soporte y estratégicos con el fin de disminuir el uso de papel, mejorar el proceso, disminuir el tiempo de respuesta, optimizar el espacio físico y establecer la línea base para disminuir el uso del papel. Proceso en el que se enmarca Tipo Proceso en el que se enmarca Racionalización Transversales Estratégico/Gerenciales Actividades que se llevan a cabo para desarrollar la iniciativa 1. Línea Base Responsable Equipo eficacia administrativa 2 Uso de correos electronicos compartir información evitando el uso de papel, pero es necesario que las entidades establezcan y promuevan políticas de uso apropiado entre los servidores públicos para evitar que se transformen en repositorios de basura digital Automatización Transversales De apoyo 1.No imprimir correos electrónicos a menos que sea estrictamente indispensable. 2.Compartir la mayoria de informacion por este medio. Jefes de dependencias 3 Buenas prácticas Revisar y controlar el consumo de papel de las diferentes áreas Racionalización Transversales Estratégico/Gerenciales 1. Linea Base Jefes de dependencias Áreas involucradas Recursos Fecha inicio Fecha fin Indicador Unidad de medida Periodicidad medición del indicador Línea base Meta 2014 Avance 2014 Meta 2015 Meta Avance acumulado acumulada ( ) ( ) Todas las Dependencias Personal de las dependencias Número de procedimientos revisados Procedimientos Bimensual 15 50% 20% 100% Todas las Dependencias Almacenamiento virtual Numero de correos correos Trimestral 0 Todas las Dependencias Personal de las dependencias Número de hojas por persona Hojas Trimestral 0 10% 0%

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