Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

Transcripción

1 Ministeri de Cultura de España Nº de Frmulari: 21 Dirección General del Archiv Nacinal de Csta Rica Fundación Pr-Rescate de Dcuments Frmulari para la aplicación del Cens Guía de Archivs en Csta Rica El Presente frmulari, tiene la finalidad de recpilar infrmación de diferentes Archivs Centrales del Sistema Nacinal de Archivs y dispner de instruments de descripción detallads para el adecuad servici de cnsulta al ciudadan, nrmalizand la descripción para su acces en Red. Además de garantizar la difusión de ls valiss fnds dcumentales que se cnservan en diversas institucines pertenecientes al Sistema Nacinal de Archivs de Csta Rica. DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO INFORMACIÓN GENERAL (*) Nmbre del Archiv: Archiv Central, Ministeri de Seguridad Pública. Frmas Excluidas: Nmbre Paralel: Archiv Central, Ministeri de Gbernación, Plicía y Seguridad Pública (*) Acrónim del Archiv: CR MGPSP-AC DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Gegráfica: X Iberamérica (*) País: Csta Rica (*) CCAA / 1 División Territrial: / Marcar cn X Prvincia de: X Alajuela Cartag Guanacaste Heredia Limón Puntarenas San Jsé Prvincia / 2 División Territrial (Cantón): Central (*) Municipi (Distrit): Zapte. 1

2 Núcle de Pblación Menr: Barri Quesada Durán Calle: Avenida Calle 13 Transversal. Códig Pstal: , San Jsé DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: Crre electrónic: Teléfn(s): 1. (506) (506) Fax: 1. Tele-fax: (506) Ext. 277 DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Hrari de Apertura: De Lunes a Viernes 7:00 a.m. a 15:00 hras Hrari de Cierre: Sábads, dmings y feriads de ley. Hras semanales de apertura: 40 hras Marque cn X X Acces Libre Acces restringid DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellids: Vargas / Álvarez Nmbre: Luis Enrique Carg: Encargad 2

3 Fecha de nmbramient (Día / Mes / Añ): 15/juni/1999 HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: Marque cn X X Públic Privad Tip de Archiv: Marque cn X Archiv General del Estad Archiv Ntarial Archiv Municipal Archiv de Registrs Públics Archiv Dicesan Archiv de Catedral Clegiata Archiv Parrquial Archiv de Institución Penitenciaria Archiv de Asciación Archiv de Clegi Prfesinal Archiv de Partid Plític Archiv Empresarial Archiv Hspitalari Archiv de Centr Benéfic Archiv de Centr Dcente Archiv Universitari Archiv de Institución Científica y de Investigación Archiv de Medis de Cmunicación Archiv de Organización Sindical Archiv de Organización Patrnal Archiv de Organism Internacinal Archiv Bancari Archiv de Cámara Agraria Archiv de Derechs Humans X N aplica a ninguna de las anterires Gestinad pr: Marque cn X X Administración Autnómica / territrial Administración Central Administración Lcal Otras administracines públicas 3

4 Pder Judicial Pder Legislativ Administración Central: (*) Según el Cicl Vital: Marque cn X X Archiv Históric Archiv Intermedi Archiv Central Archiv de Gestión DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA Histria del Archiv: El Ministeri de Seguridad Pública tiene sus antecedentes en las anterires fuerzas militares que funcinarn en Csta Rica desde 1821 hasta el añ 1949, cuand se ablió el ejércit. Desde ese mment se gesta la creación de distintas unidades encargadas de velar pr la seguridad nacinal. Existen antecedentes de la existencia de un Archiv Plicial desde el añ 1924, cread cn el prpósit de atender denuncias de extravís de cédulas, pasaprtes, rbs, vagancia, slicitudes de captura, etc. (DGAN, DSAE, Expediente de asesrías). A fines de la década de 1980 surgiern varias iniciativas para cnfrmar un archiv centralizad debid a que en el Ministeri se estaba dand una fuga de infrmación y extraví de dcuments (fici DAYC de 19 de may de 1987 del Eficiencia Administrativa). De acuerd cn el infrme de asesría que brindó el Archiv Nacinal en 1992, se destinó un espaci de 50 m² per sin el equip necesari ni persnal a carg. En el mes de nviembre de 1995, a raíz de la fusión de ls Ministeris de Seguridad Pública y de Gbernación y Plicía se dan ls primers pass en la cnfrmación del Archiv Central, pues se recibió una gran cantidad de dcuments del Ministeris de Gbernación, l que bligó a las autridades a implementar medidas para la adecuada cnservación de ls dcuments. Inicialmente se instaló en el primer pis de la Intendencia del Ministeri de Seguridad. En un lcal de 66 m² per sin las cndicines adecuadas de seguridad. El día Lunes 27 de diciembre de 1999, se crea el Archiv Central del Ministeri de Seguridad Pública, según decret # S, publicad en La Gaceta Nº 251 y se nmbró al señr Luis Vargas Álvarez cm Encargad, est se fundamenta en ls incis 3 y 18 del artícul 140 de la Cnstitución Plítica, artícul 28 incis b) de la Ley General de la Administración Pública y la Ley del Sistema Nacinal de Archiv 7202, cread cn el fin de dictar nrmas que rdenen y faciliten a la administración y cntrl eficiente en el manej, medidas de cnservación, clasificación, facilitación y de tds ls dcuments prducids pr el Ministeri, cn el fin de garantizar la eficiencia y la buena administración de ls legajs. Su función principal, es centralizar la dcumentación tramitada de tdas las ficinas del Ministeri de acuerd cn ls plazs de remisión establecids en las tablas de plaz de cnservación y eliminación de dcuments, así cm velar pr la aplicación de plíticas 4

5 archivísticas implementadas pr la Junta Administrativa del Archiv Nacinal y asesrar técnicamente al persnal de la institución que labre en ls archivs de gestión. Fundación del Archiv: Fecha de Fundación: (Día / Mes / Añ): 27/12/ Nrma de Fundación (Día / Mes / Añ): Decret # S, publicad en La Gaceta Nº Supresión del Archiv EDIFICIO Fecha de Supresión: / / Nrma de Supresión: Descripción del Edifici: Está ubicad en la primera planta del edifici Presenta ds áreas de funcinamient: a) Área Administrativa b) Área Técnica. c) Área del Depósit Sus bases se cnstruyern en cement y perling sus paredes sn de fibrlit, ls piss sn de cement. La estantería: móvil y metálica fija. Se efectúa diariamente el cntrl de la humedad y temperatura, a través del Higrómetr. Metrs Cuadrads de Depósit: 135 m² (*) Metrs lineales de estantería: 320 mts. (*) Númer de puests de sala: 1 puest Facilidades para discapacitads: Marque cn X X Sí N DOCUMENTACIÓN (*) Metrs lineales de dcuments: 300 mts GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: N hay 5

6 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Estructura Administrativa: 6

7 Estructura rgánica MSP MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA Sanidad Guardia Civil (Adscrit) Plicía Encargada del Cntrl de Drgas n Autrizadas y de Actividades Cnexas (Adscrit) Departament Disciplinari Legal Guardia de Asistencia Rural (Adscrit) Plicía de Frnteras (Adscrit) Operacines Inteligencia Delegacines Reginales Reserva de las Fuerzas de Plicía (Adscrit) Dirección General de la Fuerza Pública Inspección General (Adscrit) Escuela Nacinal de Plicía Dirección de Seguridad Cmunitaria y Cmercial Dirección de Servicis de Seguridad Privads Dirección General de Armament Servici Nacinal de Guardacstas Asesría Jurídica Oficina de Relacines Públicas y Prensa Oficina de Planificación Institucinal Auditría General Rndalla de la Fuerza Pública (adscrita) Cntralría de Servicis Cnsej de Persnal Dirección General Administrativa y Dirección Administrativa Dirección Financiera Dirección Infrmática Plíticas y Estrategias institucinales Frmulación de planes, prgramas y pryects Evaluación institucinal Asesría y capacitación Unidad de Pryects de Infraestructura y Equipamient Plicial (adscrita) Dirección Recurss Humans Servicis Generales Tesrería Sistemas Reclutamient y Selección Prveeduría Cntabilidad Telemática Análisis y Evaluación Obras Civiles Presupuest Sprte Técnic Remuneracines y Cmpensacines Transprtes Cbrs Administrativs Capacitación y Desarrll Cntrl y Dcumentación Prpuesta elabrada pr Laura Espinza cn base en el Decret Ejecutiv N SP

8 SERVICIOS TÉCNICOS RESTAURACIÓN Marque cn X Taller de restauración: Sí X N REPRODUCCIÓN. Marque cn X Servicis de reprducción dcumental X Sí N Servicis de ftcpias X Sí N Servicis de ftgrafías X Sí N Servicis de micrfrmas X Sí N Servicis de reprduccines digitales X Sí N BIBLIOTECA Marque cn X Bibliteca auxiliar X Sí N Nº de mngrafías: 100 Nº de Títuls de publicacines periódicas: N

9 INFORMATIZACIÓN Marque cn X Funcines infrmatizadas: X Sí N Gestión de usuaris: Sí X N Descripción de fnds X Sí N Lenguajes Dcumentales X Sí N Otra infrmación: Se utilizan 4 bases de dats: Infrmix, Oracle, Sybase, Access. El md de ingres de dats es en línea multiusuari, se recupera la infrmación a través de índices llaves de acces. Ls mds de respald de la infrmación es pr medi de cintas y duplicación de las bases en ls servidres. El us del crre electrónic está regulad pr la Dirección de Infrmática. ESTRUCTURA DE LOS FONDOS AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadr de Clasificación Denminación de la agrupación: Orgánic. Agrupación Superir: Fnd: Ministeri de Seguridad Pública CUESTIONARIO DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Añ): 25/02/2008 Dats del infrmante: Apellids: Vargas / Álvarez Nmbre: Luis Enrique Carg: Encargad FUENTE EMPLEADA: Entrevista persnal

10 Dirección General del Archiv Nacinal, Departament Servicis Archivístics Externs, Expediente de asesría e infrmes archivístidcs del Ministeri de Seguridad Pública OBSERVACIONES Observacines: Elabrad pr Laura Espinza Rjas Revisión: juni 2008 (*) Camps Obligatris

11 MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA CUADRO DE CLASIFICACION SUBFONDO 1 SUBFONDO 2 SUBFONDO 3 SUBFONDO 4 Tip dcumental Despach Ministr Leyes Reglaments Decrets Acuerds Reslucines Crrrespndencia Asesría Jurídica Cntrats Reglaments Leyes Acuerds Reslucines Recurss Desahucis Administrativs Jurídic Administrativ Pryects de resluición Desahucis Pryects de reslución Recurss de apelación Infrmes Dictámenes Directrices Pryectes de ley

12 Jurídic Cntractual Cntrats Expedientes de carteles de licitación Cnvenis de cperación Certificacines Oficina de Relacines Públicas y Prensa Material de divulgación Oficina de Planificación Institucinal Plan Estratétic Planes Anuales Operativs Expedientes de presupuest Pryects Plíticas y Estrategias institucinales Frmulación de planes, prgramas y pryects Organigramas Memrias Autevaluación del Sistema de Cntrl Intern Plan Nacinal de Desarrll Marc General de la Estructura Básica del Plan Anual Operativ Institucinal

13 Matriz de Desempeñ Institucinal Matriz de Desempeñ Prgramátic Evaluación institucinal Asesría y capacitación Planes Anuales Operativs Marc General de la Estructura Básica del Plan Anual Operativ Institucinal Matriz de Desempeñ Institucinal Matriz de Desempeñ Prgramátic Expedientes de capacitación Material de curss Auditría General Cntralría de Servicis Cnsej de Persnal Expedientes de Auditría Infrmes Infrmes Listas de servidres pliciales elegibles Cncurss de antecedentes

14 Dirección General Administrativa y Financiera Plan Operativ Anual Institucinal Infrmes Expedientes de presupuest Unidad de Pryects de Infraestructura y Equipamient Plicial (adscrita) Rndalla de la Fuerza Pública (adscrita) Dirección Recurss Humans Pryects de infraestructura Pryects de equipamient Estudis de prefactibilidad Presupuests Manuales de prcedimients Expedientes de persnal Manuales de Clasificación de puests Circulares Departament Reclutamient y Selección Expedientes de cncurss interns y externs Manual de Clasificación de puests Bletines Expedientes de ferentes

15 Expedientes de prgramas de rientación al emplead Evaluacines Nóminas de elegibles Análisis y Evaluación Remuneracines y Cmpensacines Estructura cupacinal de puests Manual de Clases Institucinal Estudis de clasificación de puests Evaluacines Estudis Infrmes Expedientes de persnal Planillas de pag Denuncias Capacitación y Desarrll Estudis técnics Expedientes de becas Cntrl y Dcumentación Infrmes Expedientes de persnal Certificacines

16 Dirección Administrativa Registr y cntrl de vehículs Servicis Generales Prveeduría Institucinal Obras Civiles Transprtes Bletas de Mantenimient Facturas Licitacines Expedientes de activs Registr Inmbiliari Expedientes de pryects de cnstrucción Slicitudes de transprtes Inventaris Dirección Financiera Expedientes de presupuest Caja chica Tesrería Expedientes de presupuest

17 Cntabilidad Presupuest Librs cntables Inventaris financiers Expedientes de presupuest Antepryects de prespuest Cbrs Administrativs Expedientes de cbr Expedientes de indemnización Dirección Infrmática Manuales técnics Licitacines Facturas prfrma Expedientes de capacitación Sistemas Telamática Sprte Técnic Sanidad

18 Estudis Infrmes Capacitación Departament Disciplinari Legal Reglaments Leyes Expedientes de persnal Recurss de revcatria Dirección General de la Guardia Civil (Adscrit) Dirección General de la Guardia de Asistencia Rural (Adscrit) Plicía Encargada del Cntrl de Drgas n Autrizadas y de Actividades Cnexas (Adscrit) Operacines Inteligencia Delegacines Expedientes de cass

19 Reginales Plicía de Frnteras (Adscrit) Reserva de las Fuerzas de Plicía (Adscrit) Inspección General (Adscrit) Dirección General de la Fuerza Pública Infrmes Investigacines Circulares Vicaría Episcpal Centr de Servicis de Transprte Cnsej Superir de Oficiales (Órgan de apy) Cntrl de vehículs Asesría Departament Seguridad Aerprtuaria Listads de persnal Crrespdencia

20 Plan de emergencia de desastres aéres Guardia Presidencial Cntrles Administracines Reginales (Órgan de apy) Centr de Servicis Pliciales (Órgan de apy) Dirrección de Operacines Listads de suministrs Infrmes Diagnóstics peracinales Planes y Operacines Pryects Infrmes Inventari de activs Análisis y Tratamient de la Infrmación Infrmes Estadísticas

21 Enlace y Cmunicacines Manuales de prcedimients Dirrección de Unidades Especializadas Unidad Especial de Apy Unidad de Intervención Plicial Unidad Canina Unidad de Operacines en Armas y Explsivs Unidad de Incidentes Radilógics, Bacterilógics y Químics Unidad de Zapadres Unidad de Seguridad Interna Unidad Especial de Prtección Mapas Cntrles

22 Dirrección de Plicial de Apy Legal Dirrección de Servici de Vigilancia Aérea Dirrección de Investigación Especializada Operacines Departament Técnic Aernáutic Estudis Cntrles Expedientes de investigación Investigación del Rb de Vehículs Expedientes de investigación de denuncias Investigación Penal Juvenil Expedientes de investigación de denuncias

23 Investigación de Prpiedad Intelectual Investigación de Expltación Sexual Cmercial Delegacines Reginales Expedientes de investigación de denuncias Expedientes de investigación de denuncias Expedientes de investigación de denuncias Direccines Reginales Planes Anuales Operativs Expedientes de investigación Escuela Nacinal de Plicía (Órgan Dcente) Planes de estudi Prgramas de curss Listad de estudiantes Cnsej Académic Planes anuales de capacitación

24 Prgramas de curss Departament Administrativ Investigación y Evaluación Departament Académic Academia del Servici Nacinal de Guardacstas Expedientes de ejecución presupuestaria Expedientes de persnal Manuales de prcedimients Hraris Material de curss Certificads Planes de estudi Planes de instrucción Prgrama de resistencia al abus de drgas Expedientes de capacitación Dirección de Seguridad Cmunitaria y Cmercial

25 Seguridad Cmunitaria Seguridad Cmercial Diagnóstics cmunitaris Investigacines Dirección de Servicis de Seguridad Privads Registr y Licencias Inspección Listads de trabajadres en empresas privadas Expedientes de Inspección Dirección de la Reserva de las Fuerzas de Plicía Dirección General de Armament Arsenal Nacinal Cntrl de Armas

26 Explsivs y Registr de Armas Muse de Armas Servici Nacinal de Guardacstas