MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EMISION Y CONTROL DE LA CANCELACION DE FACTURAS Y SU REFACTURACION
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- Samuel Blanco Lagos
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1 MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EMISION Y CONTROL DE LA CANCELACION DE FACTURAS Y SU REFACTURACION
2 MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION Y CONTROL DE LA CANCELACION DE FACTURAS Y SU REFACTURACION I N D I C E 1. INTRODUCCION 2. MARCO JURIDICO 3. OBJETIVO 4. POLITICAS 5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
3 INTRODUCCION: EL PRESENTE PROCEDIMIENTO HA SIDO ELABORADO CON EL PROPOSITO DE SER UNA GUIA CLARA Y PRECISA, ACERCA DEL PROCESO INTERNO DEL CONTROL DE LAS FACTURAS CANCELADAS Y REFACTURADAS.
4 MARCO JURIDICO LEY FEDERAL DE PRESUPUESTO Y RESPONSABILIDAD HACENDARIA. LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PUBLICOS. LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA. LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO. LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA FEDERAL. NORMAS DE INFORMACION FINANCIERAS, (NIFS). REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE PRESUPUESTO Y RESPONSABILIDAD HACENDARIA. REGLAMENTO DE LA LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA. REGLAMENTO DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PUBLICO. ESTATUTO ORGANICO DE TALLERES GRAFICOS DE MEXICO. ARTICULO 26
5 OBJETIVO: ESTABLECER EL PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACION DE FACTURAS Y SU REFACTURACION, ASI COMO PARA SU ADECUADO CONTROL.
6 POLITICAS LA GERENCIA GENERAL COMERCIAL, DEBE SOLICITAR POR ESCRITO BAJO SU RESPONSABILIDAD Y CON LA JUSTIFICACION CORRESPONDIENTE, LA CANCELACION DE FACTURAS Y SU REFACTURACION, POR LAS SIGUIENTES CAUSAS. POR DIFERENCIA EN LOS PRECIOS COTIZADOS. POR DIFERENCIA EN CANTIDAD DE IMPRESOS ENTREGADOS SEGÚN CONTRATO Y/O PEDIDO. POR CAMBIO DE DENOMINACION Y/O RAZON SOCIAL DEL CLIENTE, ANEXANDO COPIA DEL RFC. Y JUSTIFICANDO EL MISMO. POR CAMBIO DE DOMICILIO FISCAL DEL CLIENTE. POR DIFERENCIA ENTRE LA FECHA DE ELABORACION DE LA FACTURA Y CONTRATO Y/O PEDIDO. POR CRITERIO EN LA AMORTIZACION DE LOS ANTICIPOS OTORGADOS POR LOS CLIENTES. POR ALGUNA CAUSA ANALOGA A LAS ANTERIORES. PARA TODA CANCELACION DE FACTURAS SE REQUISITARA EL FORMATO REPORTE DE CANCELACION DE FACTURAS EL CUAL ESTARA DEBIDAMENTE PREFOLIADO. LA ASIGNACION Y CONTROL DEL FOLIO SERA RESPONSABILIDAD DE LA. EL REPORTE DE FACTURAS CANCELADAS CONTIENE LA SIGUIENTE INFORMACION: NUMERO DE FOLIO FECHA DE FACTURA A CANCELAR No. DE FACTURA IMPORTE FECHA DE NUEVA FACTURA NUMERO DE FACTURA IMPORTE MOTIVO DE LA CANCELACION: FIRMA DE AUTORIZADO FIRMA DE ELABORADO FIRMA DE SOLICITADO FECHA DE ELABORACION
7 LA GERENCIA GENERAL COMERCIAL SOLICITARA LA CANCELACION DE FACTURAS Y SU REFACTURACION POR ESCRITO AL GERENTE GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS, QUIEN SOBRE SU AUTORIZARA Y TURNARA A LA GERENCIA DE FINANZAS. LA GERENCIA DE FINANZAS TURNA SOLICITUD A LA QUIEN EFECTUARA LA CANCELACION DE FACTURA Y REFACTURACION JUNTO CON EL REPORTE CORRESPONDIENTE, EN UN PLAZO NO MAYOR DE 30 DIAS HABILES. EL REPORTE DE CANCELACION DE FACTURAS ANEXO A LA FACTURA CANCELADA DEBERA FIRMARCE POR LA GERENCIA GENERAL SOLICITANTE, EL GERENTE DE FINANZAS Y LA. LA, POR ERRORES EN EL PROCESO DE FACTURACION Y PREVIA FORMULACION DEL REPORTE DE CANCELACION DE FACTURAS PODRA CANCELAR Y REFACTURAR CUANDO SE TRATE DE: ERRORES MECANOGRAFICOS. ERRORES DE CAIDA EN IMPRESIÓN. REDONDEO DE CENTAVOS. DIFERENCIA ENTRE LOS IMPORTES EN NUMEROS Y LETRAS CUALQUIER OTRO ERROR INHERENTE A LA FORMULACION DE FACTURA, LOS REPORTES DEBERAN ESTAR AUTORIZADOS POR LA GERENCIA DE FINANZAS Y LA COMO RESPONSABLE. DICHA CANCELACION SE EFECTUARA INVARIABLEMENTE DURANTE EL MISMO MES DE SU FACTURACION.
8 PROCEDIMIENTO: PARA LA CANCELACION DE FACTURAS Y LA REFACTURACION POR DIFERENCIA RESPONSABLE NO. ACT. ACTIVIDAD CLIENTE 01 EL CLIENTE SOLICITA A LA GERENCIA GENERAL COMERCIAL LA MODIFICACION DE LA FACTURA INDICANDO EL MOTIVO DE SU REQUERIMIENTO. FORMATO O GERENCIA GENERAL COMERCIAL 02 EVALÚA LA SOLICITUD DEL CLIENTE Y EN SU CASO BAJO SU RESPONSABILIDAD SOLICITA Y JUSTIFICA POR ESCRITO A LA GERENCIA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, LA MODIFICACION DE LA FACTURA Y/O REFACTURACION, GERENCIA GENERAL DE ADMON. Y FINANZAS 03 RECIBE SOLICITUD Y LA TURNA A LA GERENCIA DE FINANZAS PARA SU OPINION,. DE NO PROCEDER REGRESA SOLICITUD A LA GERENCIA GENERAL COMERCIAL GERENCIA DE FINANZAS GERENCIA GENERAL COMERCIAL 04 ANALIZA LA SOLICITUD TURNA A LA DE TESORERÍA PARA SU TRAMITE. 05 EFECTUA LA CANCELACION Y REFACTURACION SOLICITADA Y ELABORA REPORTE DE CANCELACIÓN DE FACTURA PREFOLIADO EN CUATRO TANTOS ANEXANDO DOCUMENTACIÓN, Y EN SU CASO REMITE A LA GERENCIA GENERAL COMERCIAL PARA SU FIRMA COMO ÁREA RESPONSABLE. 06 FIRMA EL REPORTE DE CANCELACIÓN DE FACTURAS Y LO REGRESA A LA DE TESORERÍA. 07 TURNA PARA SU AUTORIZACIÓN A LA GERENCIA DE FINANZAS. GERENCIA DE FINANZAS 08 FIRMA EL REPORTE DE CANCELACIÓN DE FACTURAS Y LO REGRESA A LA CON LA FACTURA CANCELADA.
9 09 SACA COPIA DE LA FACTURA CANCELADA Y CON UN TANTO DEL REPORTE DE FACTURAS CANCELADA ARCHVA. 10 SE TURNA A LA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD LA FACTURA CANCELADA EN ORIGINAL Y TODAS SUS COPIAS ASÍ COMO EL REPORTE DE CANCELACIÓN AUTORIZADO PARA SU CONTROL Y REGISTRO.
10 PROCEDIMIENTOS: PARA LA CANCELACION DE FACTURAS Y LA REFACTURACION POR ERRORES EN EL PROCESO DE FACTURACION RESPONSABLE NO. ACT. ACTIVIDAD 1 CUANDO EXISTAN ERRORES MECANOGRAFICOS O DE IMPRESION, SE PROCEDE DE INMEDIATO A REFACTURAR Y EMITIR EL REPORTE DE FACTURAS CANCELADAS ANEXANDO FACTURA CANCELADA Y SUS COPIAS AL CITADO REPORTE Y SE TURNA A LA GERENCIA DE FINANZAS. FORMATO O GERENCIA DE FINANZAS 2 VERIFICA DOCUMENTACIO Y EN CASO DE PROCEDER FIRMA AUTORIZANDO EL REPORTE DE CANCELACION DE FACTURAS, DEVUELVE DOCUMENTACION. 3 SACA COPIA DE LA FACTURA CANCELADA Y CON UN TANTO DEL REPORTE DE FACTURAS CANCELADAS ARCHIVA. 4 TURNA A LA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD LA FACTURA CANCELADA EN ORIGINAL Y TODAS SUS COPIAS ASI COMO EL REPORTE DE CANCELACION AUTORIZADO PARA SU CONTROL Y REGISTRO.
11 PROCESO DE FACTURAS CANCELADAS Y SU REFACTURACION jueves, 13 de octubre de 2011 Inicio Cliente solicita a Gerencia General Comercial modificación de factura Gerencia de Finanzas recibe, analiza envía a Subgerencia de Tesorería Gerencia General Comercial recibe solicitud y justifica modificación de factura Si Subgerencia de Tesorería recibe solicitud de modificación de factura No Gerencia General de Administración y Finanzas recibe justificación y valida envía a la Gerencia de Finanzas Facturación elabora Reporte de Facturas Canceladas, anexa soporte documental y lo envía a la Gerencia General Comercial Soporte documental completo Gerencia General Comercial recibe reporte y firma de responsable, lo regresa a la Subgerencia de Tesorería Subgerencia de Tesorería lo envía a la Gerencia de Finanzas para su autorización Subgerencia de Tesorería turna documentación a la Subgerencia de Presupuestos y Contabilidad Subgerencia de Presupuesto y Contabilidad recibe expediente completo de facturas canceladas
12 CANCELACION DE FACTURAS POR ERRORES EN EL PROCESO DE FACTURACION jueves, 13 de octubre de 2011 Inicio Subgerencia de Tesorería emite factura con error Subgerencia de Tesorería cancela y Refactura, emite Reporte de Facturas Canceladas y turna a la Gerencia de Finanzas. Gerencia de Finanzas recibe, analiza y Autoriza, Reporte de Facturas Canceladas y devuelve documentación Subgerencia de Tesorería recibe autorizado, Reporte de Facturas Canceladas, archiva y turna documentación Subgerencia de Presupuesto y Contabilidad, recibe expediente completo de facturas canceladas y registra
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