HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES

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1 HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES. LIBROS, HOJAS Y CELDAS. CONFIGURACIÓN. INTRODUCCIÓN Y EDICIÓN DE DATOS. FÓRMU- LAS Y FUNCIONES. GRÁFICOS. GESTIÓN DE DATOS. PERSONALIZACIÓN DEL ENTOR- NO DE TRABAJO HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES a) Concepto Una hoj a de cálculo es una aplicación que permit e manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de t ablas compuestas por celdas que se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas. La celda es la unidad básica de información en la hoj a de cálculo, donde se insert an los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habit ualment e es posible realizar cálculos complej os con fórmulas y funciones, y dibuj ar distintos tipos de gráficas. Las cuat ro operaciones básicas en plant illas: Suma, rest a, producto y cocient e. La mult iplicación se realiza por medio del operador *. La división se realiza por medio del operador /. Si se desea elevar el valor de una celda al exponent e n, debe ut ilizarse el símbolo circunflej o (^). Cuando se deben hacer operaciones combinadas (divisiones que se suman a una mult iplicación, por ej emplo), se pueden usar paréntesis, como en matemát icas, para separar una operación de otra. Sin embargo, y t ambién del mismo modo que en matemát ica, las operaciones t ienen un orden de prioridad nat ural de operación: primero se resuelven pot encias y raíces; después, cocient es y product os; y finalment e, sumas y rest as. Las subexpresiones ent re parént esis se evalúan primero. Las subexpresiones con parént esis anidados se evalúan desde el centro hacia los extremos. Dent ro de una expresión, los operadores se evalúan de la siguiente manera: Se analiza la expresión de izquierda a derecha. Si en la expresión exist en parént esis, lo que se encuent ra dent ro de est os se evalúan de izquierda a derecha según orden de prioridad de los mismos.

2 Si en la expresión se encuent ran más de un par de parént esis, la evaluación se realiza comenzando con el parént esis que se encuent ra más a la izquierda en la expresión hasta llegar al par de parént esis que se encuent ra más a la derecha de la expresión. Además, se pueden realizar operaciones con const ant es, operaciones con variables, et c. b) Hojas de cálculo más populares Las aplicaciones de hoj as de cálculo más populares son las siguient es: Microsoft Excel es una aplicación desarrollada y distribuida por Microsoft, y es ut ilizado normalment e en t areas financieras y cont ables. Las caract eríst icas, especificaciones y límit es de Excel han variado considerablemente de versión en versión, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el lanzamient o de su versión 12.0 mej or conocida como Excel Se puede dest acar que mej oró su límit e de columnas ampliando la cant idad máxima de columnas por hoj a de cálculo de 256 a columnas, fue ampliado el límit e máximo de filas por hoj a de cálculo de a filas, se amplió el número máximo de hoj as de cálculo que es posible crear por libro, que pasó de 256 a 1.024, y la cant idad de memoria del PC que es posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB. OpenOffice.org Calc es un open source y soft ware libre compatible con Microsfot Excel. Es parte de la suite ofimáticaopenoffice.org. Como con todos los componentes de la suite OpenOffice.org, Calc puede usarse a t ravés de una variedad de plat aformas: Mac OS X, Windows, GNU/ Linux, Solaris, etc. A las anteriores hay que añadir la proporcionada por Google Docs & Spreadsheets. LIBROS, HOJAS Y CELDAS. CONFIGURACIÓN. INTRODUCCIÓN Y EDICIÓN DE DATOS. FÓRMULAS Y FUNCIONES. GRÁFICOS. GESTIÓN DE DATOS. PERSONALIZACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO Para iniciar Excel tenemos que: 1. Hacer clic en el Botón Inicio. 2. Seleccionar Todos los Programas. 3. Hacer clic en Microsoft Excel.

3 El entorno de Microsoft Excel La pantalla de Excel: Const a de Filas Y las columnas est án en forma de let ras de A hast a IV Contiene Celdas cada una de ellas son separadas Puedes t rabaj ar y grabar varias hoj as de t rabaj o en un mismo archivo Por defect o, el nombre de la hoj a cuando abres Excel es Libro1 (puede modificar el nombre del Archivo al guardarlo por primera vez, con la opción Guardar como ) Para ver las herramientas con las que trabajar: Hacer clic en Ver Sel ecci onar Barra de Herramientas Tienen que estar act ivas las Barras Estándar, Barra de Formato, y la Barra de Dibujo. Barra Estándar:

4 Barra de formato: Barra de dibujo:

5 Para cambiar el nombre de la Hoja: 1. Haga clic con el botón derecho en Hoj a1 2. Haga clic en Cambiar Nombre 3. Introduzca el nuevo nombre (por ej emplo, Pract ica) 4. Haga clic fuera del cuadro o presione la t ecla ENTER Para insertar o eliminar una hoj a nueva: 1. Haga clic con el bot ón derecho en la pestaña con el t ít ulo de la hoj a (Practica, Hoj a2) 2. Haga clic en Insert ar o Eliminar 3. Si ha elegido Insertar, haga clic en Aceptar o presione la tecla ENTER (la hoj a se insertará j usto ant es de la hoj a sobre la que hizo clic con el bot ón derecho del ratón) Para ocultar hojas: 1. Seleccione la hoj a a ocult ar (por ej emplo, Hoj a2) 2. Haga clic en Format o 3. Seleccione la opción Hoj a y haga clic en Ocultar Para mostrar hojas ocultas: 1. Haga clic Format o

6 2. Seleccione la opción Hoj a y haga clic en Mostrar (se abrirá un cuadro de diálogo como el que se muestra a continuación) 3. Seleccione la hoj a que quiera que vuelva a most rarse y haga clic en Aceptar Para guardar un archivo: 1. Haga clic en Archivo 2. Haga clic en Guardar (o Guardar Como, si es la primera vez que guardamos el archivo con el que est amos t rabaj ando). 3. Seleccione la unidad donde quiera Guardar 4. Introduzca el nombre del archivo 5. Haga clic en Guardar Para guardar también funciona el at aj o de teclado Ctrl+G (Guardar). Para abrir un archivo de Excel: 1. Haga clic en Archivo 2. Haga clic en Abrir (también puede usar el bot ón Abrir de la Barra Estándar) 3. Seleccionamos la carpet a en la que est é guardado el archivo 4. Hacemos clic en abrir (o doble clic sobre el archivo) Para abrir un archivo también funciona el at aj o de teclado Ctrl+F12 (Abrir ). Para modificar el ancho de columnas y alto de filas: 1. Seleccione las columnas cuyo ancho quiere modificar (el ancho por defecto para t odas las columnas 10,71)

7 2. Haga clic con el bot ón derecho del ratón en cualquier parte de la zona sombreada y seleccione la opción Ancho de columna 3. Introduzca el Ancho de columna que quiera (por ej emplo, 25) y haga clic en ENTER. Si se t rat a de un número con decimales (por ej emplo, 25,14) el entero (25) est ará separado de los 2 decimales (14) por una coma (no por un punt o) Para modificar el alt o de una o varias filas, procederemos de igual forma (seleccionando la fila o filas cuyo alto desea modificar, haga clic con el botón derecho del rat ón en cualquier part e de la zona seleccionada y elij a Alto de fila, e int roduzca el alt o deseado para la fila). Puede ensanchar las filas y columnas poniendo el punt ero del ratón en uno de sus bordes y, haciendo clic sin soltar, arrastrando el rat ón hast a elegir el ancho o alt o que desee para la fila o columna.

8 Para Insert ar f ilas o columnas: 1. Seleccione la fila o columna correspondient e (en el caso de la fila, debemos seleccionar la fila inmediat amente posterior a la que deseemos insert ar; en el caso de la columna, hay que seleccionar la columna de la derecha de la que deseemos insert ar) 2. Haga clic en Insert ar 3. Elij a la opción deseada (fila o columna) Para Buscar y Reemplazar: 1. Haga clic en Edición 2. Haga clic en Reemplazar 3. En donde dice Buscar se escribe la palabra que se desea Buscar y Reemplazar 4. En donde dice Reemplazar se pone el t ext o que se desea introducir (en el ej emplo, 2014) y elegimos la opción Reemplazar t odos para hacer la sust i- t ución en t oda la hoj a act iva (t odas las veces en las que aparece 2014, se sust it uirá por 2015) o Reemplazar (para sust it uir sólo una vez 2014 por 2015), Buscar todo para que se sombree en toda la hoj a el texto que buscábamos (se most rarán t odas las celdas en las que aparece 2014) o Buscar siguient e (si excepcionalment e no queremos sust it uir una de las celdas en las que aparece 2014, pero sí las rest ant es). Para buscar y reemplazar t ambién funcionan los ataj os de teclado Ctrl+B (Buscar) y Ctrl+L (Reemplazar). Fuentes: Seleccionando en la barra de format o podemos seleccionar la fuent e que queramos (Arial, Times New Roman, Trebuchet MS, Consolas ) y poner el t ext o en negrita, en cursiva o subrayarlo.

9 Además, podemos seleccionar el tamaño de la fuente: 11, 12, 14, 16, etc. Podemos t ambién alinear el t ext o: A la izquierda O cent rarlo en la página A la derecha Para elegir el formato de las celdas o de los números: 1. Seleccione los datos a configurar 2. Haga clic en Formato y después en Celdas 3. En la pestaña Número seleccione General, Número, Moneda y elij a el format o que desee (para elegir el número de decimales, hay que hacerlo desde la opción Número de la pestaña Número). De igual forma procederemos para dar formato a los bordes de las celdas, para cambiar la alineación de la celda (que el texto aparezca, por ej emplo, vertical, y no horizont al) y para elegir una trama (diseño de fondo) para las celdas. Para dar format o a la celda t ambién puede ut ilizar el at aj o de t eclado Ctrl+1.

10 Para copiar una celda o part e de su cont enido: 1. Seleccione la part e a copiar 2. Haga clic en le botón de copiar en la Barra Est ándar 3. Haga clic en la nueva posición 4. Haga clic en Pegar Para mover (cortar) todo o parte del contenido de una celda: 1. Seleccione la parte a Mover 2. Haga clic en le botón de Cortar (Mover) en la Barra Estándar 3. Haga clic en la nueva posición 4. Haga clic en Pegar Para borrar el contenido de una celda: 1. Seleccione la part e a Borrar. 2. Presione la t ecla Supr o ENTER y list o. Para copiar el formato de una celda en otra celda: 1. Seleccione la celda cuyo format o quiere copiar en ot ra celda 2. Haga doble clic en le botón de copiar en la Barra Estándar 3. Haga clic en la celda a la cual quiere aplicar el format o 4. Haga clic en el icono de la Barra Estándar Para Deshacer y Rehacer: 1. Haga clic en el Bot ón Deshacer en la barra Est ándar 2. Haga clic en el Botón Rehacer en la barra Estándar Para copiar, cort ar y pegar t ambién puede ut ilizar los at aj os de t eclado Ctrl+C (Copiar), Ctrl+X (Cortar) y CTRL+V (Pegar).

11 Para Ordenar Datos: 1. Seleccione los dat os a ordenar 2. Haga clic en Datos y elija Ordenar (se abrirá un cuadro de diálogo como el que aparece a cont inuación 3. Seleccione el crit erio o crit erios para Ordenar por (seleccionar varios crit e- rios a t ravés de las opciones Luego por sirve para los casos en los que coincida el criterio Ordenar por ), y si quiere que el orden sea ascendente o descendent e. Si el rango de dat os tiene fila de encabezamient o (es decir, criterio conforme al cual ordenar, como PAÍS o CIUDAD), habrá que seleccionar la opción Sí. En este caso, PAÍS y CIUDAD quedarían fuera del rango de datos a ordenar. 4. Haga clic en Aceptar

12 Filtros: Aplicar filt ros es una manera rápida y fácil de buscar un subconj unto de dat os de un rango y trabaj ar con el mismo. Un rango filt rado muestra sólo las filas que cumplen el crit erio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos: el Autofiltro (que incluye filtrar por selección, para crit erios simples) y el Fil t ro avanzado (para crit erios más complej os). A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado ocult a t emporalment e las f ilas que no se desea most rar. Para aplicar un Autofiltro: 1. Seleccione los dat os a ordenar 2. Haga clic en Datos, Filtro, Autofiltro, y aparecerá una flecha como la de la imagen 3. Haga clic en la flecha de la columna por la que desee filt rar (en el ej emplo, PAÍS) para que aparezca un desplegable como el que aparece en la imagen 4. Seleccione el criterio que quiera (ALEMANIA, BÉLGICA, ESPAÑA ). Aparecerán sólo las celdas que cumplan el criterio (en el ej emplo se ha elegido ESPAÑA)

13 Int roducir fórmulas básicas: Una vez int roducidos los dat os en las celdas (B2=5 ; B3=4 ; B4=7 ; B5=12), comenzaremos a ut ilizar las formulas. Para sumar: 1. Seleccione la celda en la cual quiere que aparezca el resultado de la suma (por ej emplo, B6). 2. Int roduzca el signo =, y seleccione las celdas que quiere sumar (por ej emplo, B2, B3 y B5), separadas por el símbolo Al hacer clic en ENTER, aparece en la celda B6 el resultado de la suma (en este caso, 21). Para restar, multiplicar y dividir: Hay que seguir los pasos 1, 2 y 3 vist os para Sumar, si bien ut ilizando el signo que corresponda: Restar, - ; Multiplicar, * ; Dividir, /.

14 Además, es posible combinar dist int as operaciones: B2 B3+B4+B5=20 ; (B2+B4)/ 12=1 ; etc. Es import ant e recordar el orden en el que se realizan las diferent es operaciones arit mét icas. Aut osuma: Para sumar varias celdas, t odas ellas seguidas, podemos ut ilizar la función Aut osuma de la barra estándar: 1. Seleccione la celda en la que debe figurar el resultado de la suma (por ej emplo, B6). 2. Haga clic en el bot ón Aut osuma, seleccione las celdas que desea sumar, t odas ellas seguidas (por ej emplo, B2 a B5) y haga clic en ENTER. 3. Al hacer clic en ENTER, aparece en la celda B6 el resultado de la suma (en este caso, 28). Operadores aritméticos: Para ej ecut ar las operaciones mat emát icas básicas como suma, rest a o mult iplicación, combinar números y generar result ados numéricos, ut ilice los siguient es operadores aritméticos. Operador aritmético Significado (Ejemplo) + (signo más) Suma (3+3) - (signo menos) Resta (3-1) Número negativo (-1) * (asterisco) Multiplicación (3*3) / (barra oblicua) División (3/ 3) %(signo de porcent aj e) Porcent aj e (20%) ^ (acento circunflej o) Pot encia (3^2)

15 Operadores de comparación: Se pueden comparar dos valores con los siguient es operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el result ado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparación Significado (Ejemplo) = (signo igual) Igual a (A1=B1) > (signo mayor que) Mayor que (A1>B1) < (signo menor que) Menor que (A1<B1) >= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1) <= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1) <> (signo distinto de) Distinto de (A1<>B1) Referencias en las fórmulas: Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoj a de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. Para hacer referencia a La celda de la columna A y la fila 10 El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. Utilice A10 A10:A20 B15:E15 Todas las celdas de la fila 5 5:5 Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10 Todas las celdas de la columna H Todas las celdas desde l a columna H hast a l a J El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. H:H H: J A10:E20 Funciones: La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un parént esis de apert ura, los argument os de la función separados por comas y un parént esis de cierre.

16 Para obt ener una list a de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3: Al hacer clic sobre la función seleccionada (en el ej emplo, ENTERO), el cuadro de diálogo t e explica: Cómo debe escribirse la función En qué consist e la función seleccionada Las f unciones más ut ilizadas son: ENTERO: Redondea un número hacia abaj o hast a el ent ero más próximo. ALEATORIO: Devuelve un número aleat orio entre 0 y 1. ALEATORIO.ENTRE: Devuelve un número aleat orio ent re los números que especifique. REDONDEAR: Redondea un número al número de dígitos especificado. REDONDEAR.MENOS: Redondea un número hacia abaj o, en dirección hacia cero. REDONDEAR.MAS: Redondea un número hacia arriba, en dirección cont raria a cero. SI: Especifica una prueba lógica que realizar.

17 Gráf icos: Los gráficos son visualmente llamat ivos y facilit an a los usuarios la visualización y la comparación de los dat os. Puede crear un gráfico en su propia hoj a o como obj et o incrustado en una hoj a de cálculo. Asimismo, puede publicarlo en una página Web. Para crear un gráfico: Seleccione los datos en la hoj a de cálculo. 1. Haga clic en Insert ar, Gráfico 2. Seleccione el t ipo y subt ipo de gráfico (en el ej emplo, se ha elegido t ipo Columnas y subt ipo Columna agrupada ) y haga clic en siguient e:

18 3. Seleccione (sombreándolo) el rango de dat os (dat os de origen) y haga clic en siguient e (Series en Filas o Columnas sólo afect ará a la forma de visualización del gráfico):

19 4. Elij a algunas opciones de gráfico (dar t ít ulo al gráfico, dar nombre a los ej es, que aparezcan o no líneas de división, horizont ales o vert icales, etc.) y haga clic en siguient e: 5. Elij a la ubicación del gráfico: en la misma hoj a o en ot ra distint a, cuyo nombre sería Gráfico1 (en el ej emplo, hemos elegido en la misma hoj a Practica) y haga clic en Finalizar Así quedaría el gráfico insertado como obj eto en nuestra hoj a de cálculo:

20 Para imprimir: 1. Seleccione toda el área que va imprimir 2. Haga clic en archivo 3. Haga clic en Área de Impresión 4. Est ablezca el Área de Impresión 5. Haga clic en el bot ón Vist a Preliminar de la Barra Est ándar 6. Elij a la orient ación de la página (vert ical u horizontal), la escala (100%, 80%, 75%...), el t amaño del papel (por defecto, viene predet erminado el DIN A4), la calidad de impresión (que dependerá de la impresora), etc. 7. Asimismo, en la pestaña Márgenes, podrá fij ar en cent ímetros el margen superior, inferior, derecho e izquierdo, o cent rar vertical y/ o horizontalmente el área a imprimir; en la pestaña Encabezado y pie de página, podrá introducir el t ítulo del document o, el número de página, et c., que aparecerán en los márgenes superior (Encabezado) e inferior (Pie de página), no en el área a imprimir 8. Haga clic en Aceptar Para imprimir, puede ut ilizar también el ataj o de teclado CTRL+P (Imprimir ).

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