Fórmulas y funciones

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1 05... Fórmulas y funciones En este tema vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel, con el objetivo de agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones. Curso de: EXCEL 2010 BÁSICO 105

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3 5.1 Operaciones básicas... Este apartado sirve de introducción a las operaciones básicas que nos proporciona Excel. En él veremos cómo utilizar las operaciones de suma, resta, multiplicación y división. Los cálculos son el principal recurso del que dispone una hoja de cálculo. Antes de empezar, cabe destacar algo muy importante, todas las operaciones que se realicen con Excel deben estar compuestas por el signo igual seguido del cálculo a realizar. Para realizar operaciones simples se escriben fórmulas y para realizar cálculos complejos utilizamos las funciones. Veamos a continuación como diferenciarlas: Fórmulas simples: son todas aquéllas que realizan operaciones numéricas básicas, formadas por dígitos del 0 al 9 y operadores como +,-,*,/. Un ejemplo de fórmula podría ser: 25/4. Fórmulas con referencia: fórmulas cuyos datos hacen referencia y operan con información a otra celda o celdas. Por ejemplo: 25/A6. Funciones: estas operaciones son ecuaciones o cálculos implementados internamente por Excel, que nos permitirán realizar complicadas operaciones de una forma rápida y sencilla. Una vez definidas las operaciones, veamos algunos ejemplos de cálculos sencillos. 107

4 Primero, seleccionamos la celda donde queremos que aparezca el resultado de nuestro cálculo. En segundo lugar, escribimos la fórmula. Escribimos = y pulsamos la tecla <Intro>. Excel muestra el resultado de la fórmula en la celda. Recuerda que cualquier operación que realicemos en Excel debe ir siempre precedida del signo = (igual). Si ahora seleccionamos otra vez la celda donde se encuentra el cálculo y miramos la barra de fórmulas, veremos que aparece escrito = Es decir, Excel mantiene la sintaxis de la fórmula introducida. También podemos escribir la fórmula directamente en la barra de fórmulas. Veamos un ejemplo: Activamos la celda en la cual queremos realizar el cálculo. Ahora, hacemos clic sobre la barra de fórmulas. Vamos a escribir una fórmula para que Excel calcule la diferencia entre 80 y 60. Escribimos la operación en la barra de fórmulas y pulsamos <Intro>. Excel calcula el resultado de la operación en la celda activa. 108

5 Como ya sabemos, en cualquier momento podemos modificar el contenido de una celda. Para cambiarlo, basta activar la celda correspondiente y escribir el nuevo contenido. Si queremos añadir algún valor al contenido ya existente en una celda, debemos utilizar la barra de fórmulas. En primer lugar, activamos la celda correspondiente. A continuación, hacemos clic al final del contenido en la barra de fórmulas y añadimos el contenido. Por ejemplo, escribimos +2 y pulsamos el botón Introducir de la barra de fórmulas. El resultado de la celda queda modificado automáticamente. Para realizar las multiplicaciones y las divisiones, bastara con proceder exactamente igual que con la suma o la resta pero utilizando los operadores del teclado que sirven para multiplicar (asterisco*) o dividir (barra/). Pero qué sucede cuando en una fórmula tenemos diversas operaciones? Por ejemplo, si tenemos multiplicaciones, sumas y restas, divisiones y potencias en una misma fórmula, cuál se realizará primero? Primero se harán las potencias, a continuación se realizara la multiplicación y la división y, por último, las operaciones de suma y resta. Veamos unos ejemplos. El resultado de seis por cuatro más tres al cubo es 51. Es decir, primero se realiza la potencia, a continuación se multiplican el seis y el cuatro y, finalmente, se suman los dos resultados. En el caso de que se establezcan en una misma fórmula varios operadores del mismo nivel, Excel efectúa las operaciones de izquierda a derecha. 109

6 Por ejemplo, el resultado de la operación 15 multiplicado por 2, dividido por 3 y multiplicado por 7, es 70. Es decir, primero se multiplica 15 por 2 igual a 30; a continuación se divide 30 entre 3 igual a 10; y, finalmente, se multiplica por 7: 10 por 7 igual a 70. Si queremos alterar este orden a la hora de operar tenemos que utilizar los paréntesis () para enunciarle a Excel en que orden deseamos realizar las operaciones. Así, si en una celda introducimos el cálculo 3 multiplicado por 2 más 2 entre paréntesis, más 1 [3*(2+2)+1], el resultado será 13, ya que primero el programa calcula 2 más 2, que son 4; a continuación, efectúa la operación 3 por 4, que son 12 y, finalmente, suma 1. Veamos qué ocurre si introducimos el siguiente cálculo: 2+(1+6/2*3)*2. El programa empieza calculando las operaciones contenidas en el paréntesis. Primero realiza la división: 6 dividido entre 2 igual a 3; este resultado lo multiplica por 3, es decir, 3 por 3 igual a 9 y, finalmente, suma 1; por tanto, el resultado del paréntesis es 10. A continuación, multiplica el resultado del paréntesis por 2, es decir, 10 por 2 igual a 20; y, para terminar, suma 2. Así pues, el resultado final de esta operación es 22. Si en una misma operación hubiera varios paréntesis, se ejecutarán de izquierda a derecha y de dentro a fuera. 110

7 5.2. Las fórmulas con referencias... Hasta ahora hemos visto como realizar s con números escritos por nosotros mismos, pero en ciertas ocasiones nos interesará realizar una operación haciendo referencia ha alguna de las celdas de la hoja de cálculo que contengan el formato numérico. Existen tres tipos de referencias: relativas, absolutas y mixtas. Veámoslas. Como ya sabemos las fórmulas con referencia son aquellas cuyos datos hacen referencia y operan con información referida a otra celda o celdas. En esta tabla, hemos introducido una fórmula en la tercera celda de la columna D que nos permite calcular el total del material que tenemos en stock. 111

8 La ventaja que nos ofrece Excel con este sistema de referencias consiste en que si modificamos algún dato de las celdas a las que hacemos referencia, el resultado de la fórmula variará automáticamente. Por ejemplo, si modificamos la celda B3 por el número 600. El resultado en la celda D3 también ha sido modificado. Ahora imagina que estamos interesados en expandir esta fórmula al resto de las celdas de la misma columna, cómo lo haremos? Podemos hacerlo a mano, es decir, escribiendo la fórmula en cada una de las celdas; lo cual, sería un trabajo tedioso. O bien, podemos utilizar las referencias relativas. Mediante las referencias relativas, pegamos la fórmula de una manera más rápida. Lo primero que tenemos que hacer es activar la celda que contiene la fórmula y, a continuación, hacer clic en la esquina inferior derecha de la celda. El cursor adoptará la forma de una cruz negra. Ahora, arrastramos hasta la última celda en que nos interese copiar la fórmula. 112

9 En cada celda aparece la suma de la fila correspondiente. Si pulsamos encima de una de las celdas de la columna y observamos la barra de fórmulas, vemos que el contenido cambia, es decir, que se ha copiado la fórmula, pero Excel ha variado las referencias a las celdas. Esto es una referencia relativa. Otro tipo de referencias a las celdas son las referencias absolutas. Vamos a verlo. La siguiente tabla nos muestra el sueldo de diferentes trabajadores y tenemos que calcular la comisión de cada uno de ellos. Para ello, seleccionamos la celda E10, que será donde escribiremos la fórmula. 113

10 Ahora escribimos la fórmula correspondiente: =C10*E5, haciendo referencia a las ventas semanales (C10) y a la celda que contiene el tanto por ciento de comisión (E5). A continuación, copiamos la fórmula al resto de celdas, tal como hemos explicado anteriormente, y observamos que da como resultado 0 o un número muy elevado que no corresponde. Por qué ocurre esto? Porque Excel ha utilizado referencias relativas y, la referencia a la celda correspondiente al IVA es incorrecta, ya que hace referencia a las celdas E6, E7, E8, E9, etcétera. Para que Excel tome siempre el valor de la celda E5, que es la comisión, tenemos que utilizar una referencia absoluta, es decir, una referencia que no varíe. Para ello, escribimos el signo Dólar ($) delante de la referencia de la columna E y también delante de la referencia de la fila 5, de manera que la fórmula quede =C12*$E$5. Ahora ya podemos copiar la fórmula al resto de celdas. 114

11 Seguidamente, Excel calcula el tanto por ciento de comisión que percibirá cada trabajador, ya que la celda no cambia al copiar la fórmula. Otro tipo de referencias que podemos utilizar son las referencias mixtas, una combinación de referencias absolutas y relativas. En una referencia mixta, un componente, sea la fila o la columna, es siempre absoluto y el otro relativo. Por ejemplo, en la referencia $A3, la columna A es absoluta y la fila 3 es relativa. Por tanto, cuando incluyamos esta referencia en un cálculo y lo copiemos, la columna permanecerá invariable, mientras que la fila irá cambiando. En la referencia B$4, la columna B es relativa e irá variando al copiar el cálculo, y la fila 4 es absoluta, y será siempre la fila 4. Vamos a ver un ejemplo. Introducimos los números del 1 al 10 en las celdas B1 a K1 y, también, en las celdas A2 a A11. Con estos números vamos a crear las tablas de multiplicar. Activamos la celda B2 y escribimos la fórmula que, en este caso, será =A2*B1. Al validar la fórmula, Excel realiza el cálculo y nos muestra el resultado de multiplicar 1 por

12 Ahora copiamos la fórmula en el resto de las celdas de la misma fila y observamos que el resultado no es correcto. Esto es así porque hemos utilizado referencias relativas, que van cambiando en cada celda. Si, por el contrario, utilizamos referencias absolutas, el resultado será siempre el mismo, ya que las referencias a las celdas no variarán. Para obtener el resultado correcto debemos utilizar referencias mixtas. En este caso, la fórmula correcta a utilizar será =$A2*B$1. Si nos fijamos bien, veremos que la columna A no variará en los cálculos, por eso anteponemos a la referencia un signo dólar. Por otro lado, la columna B debe variar, pero no la fila 1 y, por ello, incluimos otro símbolo de dólar justo antes de la referencia a la fila 1. Vamos a copiar la fórmula en el resto de celdas de la misma fila. 116

13 Hacemos clic en la esquina inferior derecha de la celda y arrastramos hasta K2. Del mismo modo copiaremos el resto de filas, pero también podemos hacerlo por columnas, arrastrando hasta la celda B11. Como hemos utilizado las referencias adecuadas, podemos completar el resto de la tabla, sea copiando por filas o por columnas. Resumiendo, en Excel, tenemos tres tipos de referencia que tendremos en cuenta para las diferentes fórmulas. Estas son: Las referencias relativas se van actualizando al copiar la fórmula en cualquier dirección. Las referencias mixtas donde fijamos la columna pero las filas se van actualizando al copiar la fórmula en otra celda. Las referencias mixtas donde fijamos la fila pero vamos actualizando la columna al copiar la fórmula en otra celda. Las referencias absolutas donde fijamos la fila y la columna, es decir, nunca se actualiza, siempre apuntarán al mismo dato. 117

14 5.3. Las funciones... En este apartado, trataremos el concepto de Función, así como los pasos a seguir para insertar las funciones de Suma, Promedio, Cuenta, Máximo y Mínimo o funciones lógicas. Las funciones son ecuaciones o cálculos implementados internamente por Excel, que nos permitirán realizar complicadas operaciones de una forma rápida y sencilla. Las funciones ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual seguido del nombre de la función, paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma, o bien, por los dos puntos, si nos referimos a un rango y un paréntesis de cierre. Por ejemplo, si queremos sumar la celda E10 con la celda F15 tenemos que utilizar la función Suma y escribir los argumentos. La fórmula quedará de la siguiente manera: igual, suma, paréntesis, E10, punto y coma, F15 y cerramos paréntesis. En cambio, si queremos sumar el rango E10:F15, la fórmula es: igual, suma, paréntesis, E10, dos puntos, F15 y cerramos paréntesis. Para sumar un rango Excel también nos presenta una herramienta muy útil, el botón Autosuma que encontramos en la cinta de opciones Fórmulas. 118

15 Para utilizar la función Autosuma seguiremos los siguientes pasos: En primer lugar, nos situamos en la celda en la que deseamos obtener el resultado de la suma. A continuación, pulsamos el botón Autosuma del grupo de comandos Biblioteca de funciones. El rango a sumar se marca automáticamente, aunque si no es el correcto, podemos modificarlo. Para ello, bastará con seleccionar el rango con el ratón. En caso de que estemos de acuerdo con el rango que Excel ha seleccionado de manera automática, pulsamos <Intro>. La suma del rango aparece en la celda activa. A través del botón Autosuma podemos efectuar otras operaciones de una forma muy rápida. Pulsando la flecha que acompaña al botón Autosuma, aparece una lista con las funciones disponibles: suma (que ya hemos visto), promedio, contar números, máximo y mínimo. El Promedio calcula la media del rango; Contar números contará el número de celdas incluidas en el rango; y las funciones Máximo y Mínimo mostrarán el valor máximo y el mínimo incluidos en el rango. 119

16 Basta activar la celda en la que queremos que aparezca el resultado, abrir esta lista de funciones, elegir la deseada (que aparecerá en la celda activa) y pulsar <Intro> para aceptar. El resultado de la función elegida aparece inmediatamente en la celda activa. En Excel existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así pues, hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Una función, como cualquier dato, se puede escribir directamente en la celda, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, y así nos resultará más fácil trabajar con ellas. Veamos cómo insertar las funciones de suma, promedio, contar números, máximo y mínimo, utilizando el asistente. Lo primero que tenemos que hacer es situarnos en la celda donde queremos introducir la función. Ahora, abrimos la cinta de opciones que contiene las fórmulas. Seleccionamos la opción Matemáticas y trigonométricas que es donde se encuentra la función Suma. En cambio, las funciones Contar, Máximo, Mínimo y Promedio pertenecen a la categoría de funciones Estadísticas, situada en el botón Más funciones. 120

17 Pulsamos sobre la opción Suma y se abre un cuadro de diálogo en el que la parte superior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de la función en la parte inferior. En el caso que necesitemos más ayuda sobre la función, podemos hacer clic sobre el enlace Ayuda sobre esta función situado en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo Argumento de función. En el recuadro Número1 tenemos que indicar el primer argumento que generalmente es una celda o rango de celdas y, en el recuadro Número2, el segundo argumento, si existe. Para introducir el primer argumento tenemos que hacer clic sobre el botón Contraer diálogo, para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo. Ahora seleccionamos el rango de celdas E3:E5 como primer argumento, y pulsamos la tecla <Intro> para volver al cuadro de diálogo. 121

18 Podemos observar que, en la parte inferior del cuadro, aparece el resultado de la fórmula. Pulsamos Aceptar para acabar. Si queremos usar la función Promedio, tenemos que abrir el grupo de funciones de Estadística situado en el comando Más funciones. Para ello activamos la celda en la que queremos calcular el promedio. Abrimos la ficha Fórmulas, Más funciones y Estadística. En la lista desplegable y seleccionamos la opción Función, o pulsamos el botón Insertar función de la barra de fórmulas. 122

19 En el cuadro de diálogo Insertar función, buscamos la función Promedio, que se encuentra en la categoría Estadísticas, y pulsamos Aceptar. A continuación, indicamos los argumentos y pulsamos, de nuevo, Aceptar. Para calcular el valor máximo y mínimo de un rango de celdas, y también para contar las celdas que incluye el rango, tendremos que seguir exactamente el mismo proceso, explicados en la función promedio. Pulsamos sobre el comando Más funciones, Estadística y escogemos la función según cuál sea el cálculo ha realizar. Una vez se nos abra el cuadro de diálogo escribimos los argumentos y pulsamos Aceptar y veremos el resultado de la fórmula en la celda. Otro tipo de funciones existes en Excel son las funciones lógicas que comparan dos valores, dos funciones, dos fórmulas etc., dando como resultado un valor lógico VERDADERO o FALSO. Los operadores para comparar los valores son: (= ) igual, (>) mayor que, (<) menor que, (<=) menor o igual que, (>=) mayor o igual que y (<>) distinto de. 123

20 Una vez sabemos que son las funciones lógicas, y que operadores son los más comunes, veamos la función lógica SI a modo de ejemplo. La sintaxis de esta función es igual, SI, abrimos paréntesis, prueba_lógica, punto y coma, valor_si_verdadero, punto y coma, valor_si_falso y cerramos paréntesis. La prueba lógica es posible que sea cualquier valor que pueda evaluarse como verdadero o falso. Por ejemplo A1=4 es una de estas expresiones, puesto que si el valor de la celda A1 es 4, la expresión será verdadera; en caso contrario, será falsa. El siguiente argumento de la función SI, al que llamamos valor_si_verdadero, es el valor que la función debe devolver si la prueba lógica, previamente indicada, es verdadera. 124

21 En cambio, valor_si_falso, que es el siguiente argumento, es el valor que debe devolver si la prueba lógica es falsa. En esta hoja de cálculo hemos incluido tres columnas: Producto, Cantidad y Pedido. En las dos primeras hemos introducido datos, mientras que en la columna Pedido vamos a utilizar la función Si. Concretamente, vamos a indicar que si la cantidad es inferior a 400, debe aparecer el texto Sí, en caso contrario, aparecerá No. Activamos la celda en la que debe aparecer el resultado de la función. Abrimos la ficha Fórmulas, pulsamos sobre lógicas y escogemos SI. En el cuadro Argumentos de función debemos especificar la prueba lógica y los valores que debe devolver si esa prueba es verdadera o falsa. 125

22 Recuerda que queremos indicar que si la cantidad es inferior a 400, aparezca Sí en la columna Pedido y No en caso contrario. Por tanto, la prueba lógica a especificar será: Si el valor de la celda correspondiente a la cantidad es menor a Para introducirla, pulsamos el botón Contraer diálogo. Ahora, hacemos clic sobre la celda correspondiente a la cantidad y pulsamos <Intro> para volver al cuadro Argumentos de función. Incluimos el signo menor que (<) seguido del valor 400. Si la condición especificada se cumple, debe aparecer el texto Sí ; por tanto, escribimos Sí en el cuadro Valor_si_verdadero. Y si la condición no se cumple, debe aparecer el texto No ; por tanto, escribimos No en el cuadro Valor_si_falso. Observa que las condiciones van siempre entre comillas para que Excel pueda leerlo. 126

23 Pulsamos Aceptar para que se ejecute la función. Como en este caso la prueba lógica introducida se cumple, ya que la cantidad es inferior a 400, en la columna Pedido aparece Sí. Recuerda que una vez introducida la fórmula en la columna Pedido podemos utilizar las referencias relativas para expandirla a toda la tabla. 127

24 5.4. Mensajes de error asociados a fórmulas... Cuando introducimos las fórmulas nos pueden aparecer algunos mensajes de error, esto sucede porque no hemos escrito correctamente la fórmula, o porque esta no cabe en la celda, etc. Los errores en Excel 2010 aparecerán referenciados con un código que nos indicará que en esa celda se está produciendo un error. Solo sabremos identificar los errores si conocemos los códigos correspondientes. Por tanto si Excel nos muestra una serie de signos almohadilla ( #####), nos está indicando que la columna no tiene el ancho suficiente para alojar todo el contenido de la celda. Para solventar este error, bastará con ampliar el ancho de la misma. Si el programa nos muestra un error de división por cero (# DIV/0!), quiere decir que la fórmula está dividiendo por el valor cero. En este caso, tendremos que repasar la sintaxis de la fórmula y detectar donde se encuentra el error. Un error de referencia (# REF!) nos indica que no se pueden localizar las celdas a las que se hace referencia en la fórmula, es decir, aparece cuando una referencia de celda no es válida. Si aparece un error de nombre (# NOMBRE?) significa que Excel no reconoce texto en una fórmula. Se produce cuando la fórmula se refiere a un nombre no válido o inexistente en Excel. Por tanto, para solventarlo tenemos que modificar en la barra de fórmulas el nombre de la fórmula. 128

25 El error Nulo (# NULO!) nos indica que se ha utilizado un operador incorrecto o una referencia de celda incorrecta que podremos modificar si nos colocamos en la barra de fórmulas. Si Excel nos muestra un error de número (# NÚM!) nos está indicando que hay un problema con algún número de la fórmula o función. Un error de valor (# VALOR!) aparece cuando se utiliza un tipo de argumento u operando incorrecto, o bien si la función Autocorreción de fórmulas no puede corregir la fórmula. Y, por último, el error No disponible (#N/A) se da cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. Si hacemos clic sobre una celda que muestra un mensaje de error, aparecerá, a su lado, un botón. Situando el puntero del ratón sobre este botón, aparece una etiqueta que muestra la posible causa del error. Pulsando sobre este botón, aparece un menú con diversas opciones relacionadas con los errores. Entre ellas, podemos obtener ayuda sobre el error, ver los pasos de cálculo, omitir el error, modificarlo desde la barra de herramientas, etcétera. 129

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