Manual Open Office Calc

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1 Manual Open Office Calc Departament: Societat de la Informació. Data del document: 11 de setembre de 2007 Actualizat: setembre de 2009 Esta obra está bajo la licencia Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 2.5 de Creative Commons. Puede copiarla, distribuirla y comunicarla públicamente siempre que especifique su autor y no la utilice para fines comerciales; y no haga con ella obra derivada. La licencia completa se puede consultar en:

2 OPEN OFFICE CALC: 1. Introducción 1. Que es Calc 2. Arrancar Calc 3. Descripción de los elementos de Calc 4. Desplazamientos 5. Selección 6. Rangos 7. Información en la barra de estado 8. Ayuda 2. Organizar Documentos 1. Crear un libro de trabajo 2. Guardar un libro de trabajo 3. Proteger libros de trabajo 4. Abrir un libro ya existente 5. Abrir varios libros de trabajo a la vez 6. Cerrar todos los libros abiertos y la aplicación 3. Formato de hojas de cálculo 1. Formato de celdas: Fuente 2. Alineación del contenido de celdas 3. Bordes 4. Fondo 5. Formato de Números y texto 6. Protección de celdas 7. Formato de filas y columnas 8. Aplicación de formatos existentes sobre otras celdas 9. Aplicación de formatos existentes sobre otras celdas 4. Operaciones Básicas de Edición 1. Traslado de información 2. Copiar información 3. Modos de pegar información 4. Creación de series 5. Borrado de contenido y formato de celdas 6. Inserción de celdas, filas y columnas 7. Eliminación de celdas, filas y columnas dentro de una hoja 8. Deshacer, rehacer 5. Ortografía 1. Auto corrección 2. Verificación de la ortografía 6. Diseño, impresión y visualización de documentos 1. Vista preliminar 2. Configurar página 3. Imprimir 4. Encabezado y pie de página 2

3 7. Operaciones Básicas. Fórmulas 1. Creación de fórmulas 2. Referencia a celdas 8. Funciones 1. Uso de funciones 2. Principales funciones 9. Herramientas Gráficas 1. Creación y modificación de gráficos 2. Formateado de los elementos de un gráfico 3. Edición de datos en gráficos 3

4 1 Introducción 1.1. Que es el Calc Para introducir el programa Calc deberíamos comenzar por definir lo que es una hoja de cálculo y podríamos decir que se trata de un programa que intenta aprovechar las ventajas informáticas y matemáticas para manejar y realizar cálculos sobre datos con bastante. Una hoja de cálculo no utiliza exclusivamente fórmulas matemáticas; son también muchas las funciones que usan texto y nos ofrece un gran abanico de posibilidades para trabajar, llevar una control sobre gastos e ingresos del hogar, organizar nuestro presupuesto mensual, Arrancar Calc Para entrar en Calc lo que haremos es ir a Inicio Programas OpenOffice.org 2.0 OpenOffice.org Calc 1.3. Descripción de los elementos de Calc Una vez dentro comprobamos la similitud del entorno de Calc con Writer. Las distintas barras son muy parecidas: también encontramos aquí la barra de menú, la barra de funciones, la barra de objetos, la barra de herramientas y muchos iconos son iguales a los que teníamos en Writer 4

5 Encontramos, además de las señaladas, una barra de fórmulas destinada a introducir las fórmulas con las que trabajaremos: medias, sumas, porcentajes,... A lo largo de este apartado leeremos algunos términos habituales cuando se maneja una hoja de cálculo y que es útil conocer. Los más importantes son: Libro: es el archivo que creamos, es decir, el conjunto de todos los datos y fórmulas. Hoja de cálculo: es cada una de las hojas que componen el libro, aparecen en la parte inferior izquierda. Celda: es la intersección entre una fila y una columna. Rango: es el conjunto de celdas que se usan para utilizar cierta función. Cuando abrimos Calc, como hemos visto en la imagen anterior, se nos muestra un archivo nuevo, que si nos interesa podemos empezar a rellenar y guardar con el nombre que deseemos Desplazamientos Una hoja de cálculo está compuesta de filas numeradas desde 1 hasta y de columnas con letras que van desde la A hasta la Z, AA hasta AZ y así sucesivamente; la última columna se designa con las letras IV. De esta forma se puede identificar cada celda de manera precisa por su línea y columna. Así por ejemplo la Celda A1 será la primera celda en la parte superior izquierda de la hoja. Con Calc es posible desplazarse por una hoja de cálculo utilizando tanto el ratón como el teclado de forma sencilla. Al hacer clic con el ratón en una celda de la hoja, está se selecciona y el selector de celda se desplaza hasta la posición que se ha indicado con el ratón. 5

6 Aunque utilizar el ratón es una forma muy cómoda de desplazarse por una hoja de cálculo, gracias a las barras de desplazamiento vertical y horizontal de que disponen cada una de las hojas del libro, si su trabajo requiere el uso constante del teclado, es probable que prefiera utilizar combinaciones de teclas para situarse en un área específica. Para ello dispone de las siguientes teclas y combinaciones: Inicio: Sitúa el cursor, dentro de la fila actual, en la primera columna A. Fin: Sitúa el cursor al final de la fila actual, en la última columna del área con datos. Ctrl + Inicio: Sitúa el cursor al principio de la hoja de cálculo, es decir, en la celda A1. Ctrl + Fin: Sitúa el cursor al final del área de la tabla en la que se hayan insertado datos. Av. Pág.: Desplaza el cursor una página de la pantalla hacia abajo. Re. Pág.: Desplaza el cursor una página de la pantalla hacia arriba. Alt + Av. Pág.: Desplaza el cursor una página de la pantalla hacia la derecha. Alt + Re. Pág.: Desplaza el cursor una página de la pantalla hacia la izquierda. Ctrl + Av. Pág.: Salta a la hoja de cálculo anterior. Ctrl + Re. Pág.: Salta a la hoja de cálculo siguiente. Flecha izquierda: Sitúa el cursor una celda más a la izquierda. Flecha derecha: Sitúa el cursor una celda más a la derecha. Flecha arriba: Sitúa el cursor una celda más arriba. Flecha abajo: Sitúa el cursor una celda más abajo Selección Podemos necesitar seleccionar una o varias celdas sobre las que estamos trabajando, para copiarlas, moverlas o aplicarles algún formato específico. Al igual que para moverse por las celdas, para seleccionarlas podemos usar tanto el ratón como el teclado. Si decidimos usar el ratón, sólo tenemos que hacer clic en la primera celda que queremos seleccionar y arrastrar hasta la última. Al soltar el botón del ratón las celdas quedarán marcadas y podremos aplicar el comando necesario. Otra forma de selección con el ratón es la Selección no adyacente. Este tipo de selección permite marcar celdas de forma alterna o salteada, es decir, celdas que se encuentran situadas en diferentes zonas de la hoja de cálculo Debe mantener pulsada la tecla Ctrl y con el ratón hacer clic y arrastrar sobre las diferentes celdas que queramos seleccionar Rangos Un rango es un conjunto de celdas que se utilizan para realizar una determinada función. A un rango se le puede asignar un nombre y utilizarlo como referencia para dirigirse a ese conjunto de celdas Información en la barra de estado La barra de estado se sitúa en la parte inferior de la ventana de la hoja de cálculo; en ella se indica el número de la hoja en la que nos encontramos; el estilo de la hoja; la escala a la que visionamos la hoja; la técnica de 6

7 selección que varía en STD, AGR y EXT; y por último una variable suma que no indica la suma del rango seleccionado Ayuda La opción Ayuda de Calc ofrece diversas características que pueden dar respuesta a cualquier tipo de duda. El tipo de ayuda más básica es la información en pantalla o sugerencias, es una opción sensible al contexto disponible para la pantalla. Sólo tiene que situar el puntero del ratón sobre algún botón en una barra de herramientas o cuadro de diálogo durante unos segundos y una información aparecerá indicándole mediante una o dos palabras la función del botón. Esta opción se puede activar desde el menú Ayuda haciendo clic en la opción Ayuda emergente. Dicho menú también dispone de la opción Ayuda activa, que al igual que la opción anterior le ofrece una información por pantalla al situar el puntero del ratón encima de algún botón, pero en este caso aparece una breve descripción de la funcionalidad de dicho botón. Si pulsa la combinación de teclas Mayúsculas + F1, un pequeño símbolo de interrogación aparecerá junto al puntero del ratón y al situarlo encima de cualquier botón aparecerá una breve descripción de la función de dicho botón. Al hacer clic en cualquier barra o en el área de trabajo la interrogación desaparece. Esta combinación de teclas tiene el mismo cometido que la opción Ayuda activa del menú Ayuda. Calc dispone de un Ayudante que se mostrará en determinadas circunstancias para ofrecerle ayuda sobre la situación actual. Al hacer clic sobre él se abrirá la ventana de ayuda mostrando los temas relacionados. Quizás esta ayuda resulte insuficiente, por ello Calc dispone de una ayuda mucho más completa, a la que puede acceder seleccionando la opción Contenido del menú Ayuda. Esta opción le da acceso al cuadro de diálogo Ayuda de OpenOffice Calc, que ofrece 4 alternativas para buscar información: La sección Contenido incluye temas organizados por categorías que pueden abrirse y ofrecer más opciones dentro de cada categoría. La sección Índice le ofrece la posibilidad de introducir o seleccionar una palabra clave para buscar aquellos temas que estén relacionados. La sección Buscar le permite introducir los términos de búsqueda. La sección Marcadores incluye todas las páginas de Ayuda que haya ido marcando mediante el botón Añadir a Marcadores de la Barra de Herramientas de Ayuda, para poder consultarlas directamente cuando las necesite sin tener que buscarlas de nuevo. 7

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9 2. Organizar Documentos 2.1 Crear un libro de trabajo Crear hojas de cálculo en Open Calc es muy sencillo, en el caso de que Calc ya esté abierto: 1- Desde nuestra barra de menús Archivo Nuevo Hoja de cálculo 2. podemos utilizar nuestra barra de herramientas; haciendo un clic en Nuevo documento aparecerán todas las opciones disponibles para la categoría que hemos seleccionado. Hacemos clic en Hoja de cálculo y a continuación se abrirá Calc mostrando un nuevo libro en blanco. Una vez creado el libro solo tenemos que ir introduciendo los rótulos, valores y fórmulas que formarán parte de las diferentes hojas que componen el libro. Cuando pulsemos Intro, el selector de celda pasará a la celda que está justo debajo de la actual. 2.2 Guardar un libro de trabajo Para no perder la información debemos guardar el libro de trabajo y lo haremos pulsando en la barra de menús: Archivo Guardar y se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En dicho cuadro deberemos indicar el nombre del archivo, la ubicación y el formato deseado. 9

10 10 También nos permite crear nuevas carpetas para guardar los documentos o movernos por las carpetas que ya existen. Por defecto, Calc guarda los libros con la extensión.ods Al guardar una presentación, Calc nos ofrece la opción de protegerla con una contraseña o "password". Cada vez que intentemos abrir el documento, nos pedirá que se teclee la contraseña correctamente antes de permitirnos el acceso. Para guardar un documento con contraseña tendremos que activar la casilla Guardar con contraseña que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo Proteger libros de trabajo. Podemos proteger la estructura de la hoja del documento contra posibles modificaciones que impide insertar, borrar, mover, copiar o cambiar el nombre de hojas. Para acceder a esta opción: Menú Herramientas Proteger documento Documento

11 11 La estructura de los documentos de hoja de cálculo protegidos sólo se puede modificar si se inhabilita la opción Proteger. En los menús contextuales de las pestañas de hoja situadas en el borde inferior sólo se puede activar la opción Seleccionar todas. El resto de elementos del menú están desactivados. Para eliminar la protección debemos volver a ejecutar la orden Herramientas Proteger documento Documento. Si no le hemos asignado una contraseña, la protección queda inmediatamente desactivada. Si le hemos asignado una contraseña nos mostrará el diálogo Desproteger hoja, en el que deberemos escribir dicha contraseña. A continuación se podrá borrar la marca que indica que la protección está activada. Después de guardar un documento protegido, se debe utilizar la orden Archivo - Guardar como para volverlo a guardar. Se puede crear una contraseña para proteger un documento contra modificaciones no autorizadas o accidentales. Se puede proteger totalmente el trabajo mediante la combinación de ambas opciones en Herramientas Proteger documento, especificando el uso de una contraseña. Para impedir que otros usuarios abran el documento, seleccione Guardar con contraseña y pulse el botón Guardar. Aparece el cuadro de diálogo Introduzca la contraseña. Elija cuidadosamente su contraseña; si la olvida después de cerrar el documento no podrá acceder a él. También es posible proteger únicamente la hoja de trabajo en donde se protegen las celdas de la hoja actual contra posibles modificaciones. Para ello elegimos: Herramientas Proteger documento Hoja de cálculo para abrir el diálogo Proteger hoja, que permite especificar la protección de la hoja con o sin contraseña.

12 Abrir un libro de trabajo Para abrir un documento anteriormente creado y guardado contamos con diversas opciones: Hacer clic en el Botón Abrir ubicado en la barra de Menús. Utilizar la combinación de teclas Control + A Hacer clic en el Menú Archivo Abrir. Una vez hecho esto nos encontramos con el siguiente Cuadro de Diálogo: Donde debemos seleccionar el archivo que queremos abrir, para hacer esto nos movemos por toda la estructura de directorios hasta encontrar el archivo deseado y luego lo seleccionamos y presionamos el botón Abrir. Ahora nos encontramos con nuestro libro abierto y listo para trabajar. Además podemos observar que si queremos acceder a alguno de los libros recientes con los que hemos trabajado contamos con una opción llamada Documentos recientes que se encuentra en el Menú Archivo, una vez ubicados ahí nos encontramos un listado con todos los documentos con los que hemos estado trabajando, basta hacer clic sobre alguno de ellos y se abrirá.

13 Abrir varios libros de trabajo a la vez Calc nos permite trabajar de forma simultánea con varios libros. Es posible abrir dos o más documentos al mismo tiempo para comparar o para editarlos, de ese modo se podemos copiar fácilmente información de un documento a otro. Cuando tenemos varios libros abiertos todos los nombres de dichos documentos aparecen en la barra de tareas, y podemos acceder a ellos haciendo clic en el nombre del libro al que deseamos acceder Cerrar todos los libros abiertos y la aplicación. Una vez terminado el trabajo en el documento activo y en caso de no querer cerrar la aplicación procedemos a cerrar el documento, para esto seleccionamos del Menú Archivo, la opción Cerrar. Con esto conseguimos cerrar el documento pero la aplicación continua abierta, en caso de no haber guardado el documento, la aplicación nos preguntará si deseamos guardarlo. Si lo que queremos es cerrar la aplicación, el programa, contamos con varias opciones: Seleccionamos la opción Terminar, del Menú Archivo.

14 14 Presionamos la combinación de teclas Control + Q Hacemos clic en el Botón de Control de la ventana Cerrar o presionamos la combinación de teclas Alt + F4. Al igual que en el caso de cerrar un documento, Calc nos preguntará si deseamos guardar el/los archivo/s que se hayan modificado.

15 15 3. Formato de hojas de cálculo 3.1. Formato de celdas Fuente Para darle formato al contenido de las celdas nos iremos a Formato celda fuente y en esta pestaña es donde podremos configurar el tipo de fuente, estilo y tamaño de la letra Alineación del contenido de celdas Para alinear el contenido de las celdas lo que haremos es primero hacer una selección de aquellas celdas a las que queremos aplicar el formato, y luego nos vamos a formato celdas alineación

16 16 Donde vemos que podemos alinear las celdas horizontalmente a la izquierda, centrado, derecha, etc. Y verticalmente arriba, centrado o abajo. Además podremos orientar el texto al ángulo que aquí le especifiquemos. configurar: Ajustar texto automáticamente, automáticamente hace del tamaño del texto Y por último podremos también la celda se Reducir para ajustar al tamaño de la celda, automáticamente el texto se hace del tamaño de la celda 3.3. Bordes Podemos aplicar bordes a las celdas, nos vamos a Formato celdas Bordes Y en esta pantalla que nos muestra configuramos la disposición de las líneas, el estilo, la distancia de las líneas con respecto al texto, si queremos sombra. Y por último el color de las líneas 3.4. Fondo Con respecto al formato de las celdas podremos configurar también un color de fondo, para ello nos vamos a formato celdas fondo

17 17 Y en esta pantalla es donde configuraremos el color de relleno de fondo de la celda Números Al introducir un dato en una celda, OpenOffice Calc va a intentar, en primer lugar, interpretarlo como un número, y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda. Intentará, así mismo, aplicarle un formato. Por ejemplo, si escribe en una celda y pulsa la tecla <Enter> para fijar ese valor, OpenOffice Calc automáticamente interpreta ese dato como una fecha y lo transforma a 24/06/01. Si el número es muy grande y no es posible desplegarlo en la celda, OpenOffice Calc aplicará el formato científico, cuya apariencia es 5,73478E+9. La interpretación de esta expresión es fácil, el E+9 equivale a 10Exp(9), 10 elevado a 9, o lo que es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. Si aún de este modo, el numero no cupiese en la celda, ésta aparecerá rellena de los símbolos: ########### Lo normal será esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos. Para esto, en primer lugar seleccione la celda o celdas en cuestión y nos vamos a Formato - Celdas. Con esto, OpenOffice Calc mostrará siguiente cuadro de diálogo.

18 18 Desde la sección Categoría podemos definir si el contenido de la celda es de tipo Número, de tipo Porcentaje, Moneda, Fecha, Hora, Texto, etc. Desde la sección Formato definimos el formato de número o de la categoría que hayamos especificado. Si es número podemos concretar diversas opciones, como número de decimales, o número de ceros a la izquierda, etc Protección de celdas. También podremos proteger el contenido de las cedas y el formato de las mismas de cambios. Para ello lo primero es seleccionar las celdas a proteger y nos vamos a Formato Celdas Protección de celda Seleccionamos Protegida para impedir que se realicen cambios en el contenido y el formato de una celda. Seleccionamos Ocultar fórmulas para ocultar y proteger las fórmulas contra cambios. Seleccionamos Ocultar para la impresión para ocultar las celdas protegidas en el documento impreso. Las celdas no se ocultan en pantalla.

19 Formato de filas y columnas. Si seleccionamos una fila, haciendo clic sobre su número, o una columna, haciendo clic sobre su letra, podremos modificar su formato. Para ello nos iremos a Formato Fila Formato Columna, en función de lo que queramos modificar. El menú que nos ofrece es igual para ambas. Y vemos que tenemos cuatro opciones: Alto, donde podremos modificar el alto de las celdas que componen la/s fila/s o columna/s seleccionada/s Ancho óptimo, donde podremos modificar el ancho de las celdas que componen la/s fila/s o columna/s seleccionada/s Ocultar, nos ocultará la/s fila/s o columna/s seleccionada/s Mostrar, nos mostrará la/s fila/s o columna/s que estén ocultas Aplicación de formatos existentes sobre otras celdas Podremos aplicar el formato que tenga una celda sobre otras seleccionando la celda con el formato deseado, luego haciendo clic sobre el botón formato. y luego seleccionando las celdas sobre las que queremos aplicar el

20 20 4. Operaciones básicas de edición 4.1 Traslado de información Al trabajar con Calc, puede resultar necesario cambiar de posición o duplicar los datos introducidos en una o varias celdas, para ello no es necesario teclearlos otra vez, ya que Calc incluye comandos que nos permitirán realizar estas funciones de forma rápida y sencilla, mediante los conocidos comandos de Cortar, Copiar y Pegar. Cuando se copia o corta el contenido de una o varias celdas, seleccionadas, utilizando los comandos de menú, menús de atajo, combinaciones de teclas o botones, la información se coloca en un área de almacenamiento temporal y podemos pegarla en tantos lugares y tantas veces como necesitemos. Utilizaremos los comandos de cortar y pegar para mover el contenido de las celdas de un lugar de la hoja de cálculo a otro o incluso a otra hoja diferente. Sólo tenemos que seleccionar la celda que deseamos mover de sitio y utilizar alguna de estas opciones: 1. Hacemos clic en el botón Cortar de la Barra de Funciones, situamos el cursor en la nueva posición que adquirirá el contenido de la celda y hacer clic en el botón Pegar de la misma barra de herramientas. 2. Hacemos clic en la Barra de Menús Editar Cortar, situamos el cursor en la nueva posición que adquirirá el contenido de la celda y hacemos clic de nuevo en la Barra de Menús Editar Pegar. 3. También podemos utilizar las combinaciones de teclado Ctrl + X para cortar y Ctrl + V para pegar. Podemos utilizar un método u otro que el efecto será el mismo y podremos pegar el contenido de la celda tantas veces como se quiera. También podemos mover el contenido de la celda de una posición a otra dentro del mismo documento utilizando el método de arrastrar y soltar con el ratón. Simplemente seleccionamos la celda o celdas que queremos mover, hacemos clic, y manteniendo pulsado el botón arrastramos el contenido hasta la nueva posición. Al soltar, las celdas se desplazarán a la situación indicada.

21 Copiar información Si lo que deseamos es duplicar el contenido de una celda, utilizaremos los comandos de copiar y pegar. El método a emplear es similar al punto anterior. Debemos seleccionar la celda y a continuación utilizar una de estas opciones: 1. Hacemos clic en el botón Copiar de la Barra de Funciones, situamos el cursor en la nueva posición que adquirirá el contenido de la celda y hacemos clic en el botón Pegar de la misma barra de herramientas. 2. Utilizamos la Barra de Menús Editar Copiar, situamos el cursor en la nueva posición que adquirirá el contenido de la celda y hacemos clic de nuevo en la Barra de Menús Editar Pegar. 3. Combinamos las teclas Ctrl + C para copiar y Ctrl + V para pegar. Al igual que para mover celdas, se puede utilizar el ratón para copiarlas. Seleccionamos la celda o celdas y manteniendo pulsada la tecla Ctrl mientras arrastra, al soltar las celdas se habrán duplicado. 4.3 Modos de pegar información Calc cuenta con una opción llamada pegado especial, que consiste en insertar el contenido del portapapeles en el archivo actual, en un formato que puede especificarse. Para acceder a esta opción lo haremos desde el menú Editar Pegado especial.

22 22 Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo si el portapapeles de Calc contiene celdas de hoja de cálculo. Selección: seleccionaremos un formato para el contenido del portapapeles que se desee pegar. Pegar todo: pega todo el contenido de las celdas, las notas, los formatos y los objetos en el documento actual. Cadenas: inserta celdas que contienen cadenas de texto. Números: inserta celdas que contienen números. Fecha y hora: inserta celdas que contienen valores de fecha y hora. Fórmulas: inserta celdas que contienen fórmulas. Notas: inserta notas que se adjuntan a celdas. Formatos: inserta atributos de formato de celda. Objetos: inserta objetos contenidos dentro del área de celdas seleccionada. Puede tratarse de objetos OLE, objetos de diagrama u objetos de dibujo. Operaciones: seleccionamos la operación matemática que se debe aplicar al pegar celdas en el documento. Ninguno: no aplica ninguna operación al insertar el área de celdas desde el portapapeles. El contenido del portapapeles reemplazará al contenido actual de las celdas. Sumar: suma los valores de las celdas contenidas en el portapapeles con los de las celdas de destino. Restar resta los valores de las celdas contenidas en el portapapeles de los de las celdas de destino. Multiplicar: multiplica los valores de las celdas contenidas en el portapapeles por los de las celdas de destino. Dividir: divide los valores de las celdas de destino por los de las celdas contenidas en el portapapeles. Opciones: establece las opciones de pegado del contenido del portapapeles. Omitir celdas vacías: las celdas vacías del portapapeles no sustituyen a las celdas de destino. Si utiliza esta opción junto con la operación Multiplicar o Dividir, la operación no se aplica a la celda de destino de una celda vacía del portapapeles.

23 23 Si se selecciona una operación matemática y deselecciona la casilla de verificación Ignorar celdas vacías, las celdas vacías del portapapeles se tratan como si fuesen cero. Por ejemplo, si aplicamos la operación Multiplicar, las celdas destino se rellenan con ceros. Transponer: las celdas situadas en la columna izquierda pasan a ser la fila superior y ésta se convierte en la columna izquierda. Los objetos contenidos en el portapapeles se escalan para ajustarse al área de salida. Vínculo: inserta el área de celdas como vínculo, de modo que los cambios efectuados en las celdas en el archivo de origen se actualizan en el archivo de destino. Para garantizar que los cambios efectuados en las celdas vacías del archivo de origen se actualicen en el archivo de destino, compruebe que esté también seleccionada la opción Insertar todo. Desplazar celdas: define las opciones de desplazamiento de las celdas de destino cuando se inserta el contenido del portapapeles. No desplazar: las celdas insertadas sustituyen a las celdas de destino. Abajo: las celdas de destino se desplazan hacia abajo al insertar celdas desde el portapapeles. Derecha: las celdas de destino se desplazan a la derecha cuando se insertan celdas desde el portapapeles. 4.4 Creación de series Las opciones de este diálogo permiten crear series automáticamente. Puede definirse una dirección, un incremento, una unidad de tiempo o un tipo de serie. Antes de completar una serie, es preciso que esté seleccionada el área de celda que se va a rellenar. Para acceder a esta opción lo haremos desde nuestra barra de menús Editar Rellenar Serie

24 24 Si se utiliza la opción Serie con Relleno automático, OpenOffice.org completa automáticamente las series comenzadas conforme a la ley de construcción de filas que supone. Dirección: determina la dirección de creación de una serie. Abajo: crea una serie en sentido descendente en el área de celdas seleccionada de la columna, utilizando el incremento definido hasta alcanzar el valor final. Derecha: crea una serie de izquierda a derecha en el área de celdas seleccionada, utilizando el incremento definido hasta alcanzar el valor final.

25 25 Arriba: crea una serie en sentido ascendente en el área de celdas seleccionada de la columna, utilizando el incremento definido hasta alcanzar el valor final. Izquierda: crea una serie de derecha a izquierda en el área de celdas seleccionada, utilizando el incremento definido hasta alcanzar el valor final. Tipo: esta área permite elegir entre los tipos de fila Aritmético, Geométrico, Fecha y Relleno automático Aritmético: crea una serie aritmética utilizando el incremento y el valor final definidos. Geométrico: crea una serie geométrica utilizando el incremento y el valor final definidos. Fecha: crea una serie de fechas utilizando el incremento y la fecha final definidos. Relleno automático: genera una serie directamente en la hoja. La función Relleno automático tiene en cuenta las listas personalizadas. Por ejemplo, si escribimos Enero en la primera celda, la serie se completa según la lista definida en Herramientas - Opciones - OpenOffice.org Calc - Ordenar listas. Relleno automático intenta completar una serie de valores según un modelo definido. La serie 1,3,5 se completa automáticamente con 7,9,11,13, etc. Las series de fechas y horas se completan según corresponda; por ejemplo, después de y se emplea un intervalo de 14 días. Unidad de tiempo: en esta área se puede especificar la unidad de tiempo deseada. Esta área sólo se activa si se ha seleccionado la opción Fecha en el área Tipo. Valor inicial: determina el valor inicial de la serie. Utilice números, fechas u horas. Valor final: determina el valor final de la serie. Utilice números, fechas u horas. Incremento: el término "incremento" se refiere a la cantidad en la que aumenta un valor determinado. Determina el valor en el que se incrementa con cada paso la serie del tipo seleccionado. Sólo se pueden generar entradas si se ha seleccionado uno de los tipos de serie siguientes: aritmético, geométrico o fecha. Por ejemplo introducimos el valor 2 en la columna D y seleccionamos nueve celdas, ahora nos vamos al menú Editar Rellenar

26 26 Introduciremos los siguientes valores: Inicial 2 Final 8 Incremento 1 Al presionar Aceptar automáticamente rellenará las celdas. 4.5 Borrado de contenido Especifica el contenido que se debemos borrar de una celda o área de celdas seleccionadas. Si se seleccionan varias celdas, quedan afectadas todas ellas.

27 27 Para acceder a esta opción lo haremos desde nuestra barra de menús Editar Eliminar contenidos El cuadro de dialogo nos ofrece diferentes posibilidades para seleccionar los contenidos que se desean eliminar: Eliminar todo: borra todo el contenido del área de celdas seleccionada. Cadenas de caracteres: borra únicamente las cadenas de caracteres. Los formatos, fórmulas, números y fechas no se ven afectados. Números: borra únicamente los números. Los formatos y las fórmulas no cambian. Fecha y hora: borra los valores de fecha y hora. Los formatos, el texto, los números y las fórmulas no cambian. Fórmulas: borra las fórmulas. El texto, los números, los formatos, las fechas y las horas no cambian. Notas: elimina las notas agregadas a las celdas. Todos los demás elementos se conservan. Formatos: borra los atributos de formato aplicados a las celdas. El contenido de las celdas no cambia. Objetos: borra los objetos. El contenido de las celdas no cambia. Otro modo de eliminar contenidos es utilizando el teclado: Si pulsamos la tecla (Supr) del teclado mientras el cursor de celda está activado dentro de la hoja eliminaremos su contenido. La tecla para borrar (retroceso) situada encima de la tecla Entrar elimina los contenidos sin que se muestre ningún diálogo; sin embargo, conserva los formatos. Con el símbolo Cortar de la barra estándar se eliminan los contenidos y formatos sin el diálogo. 4.6 Inserción de celdas, filas y columnas Otra de las funciones que incluye Calc es la de insertar y eliminar celdas de forma rápida y sencilla, el proceso en ambos casos es similar y se describe a continuación.

28 28 Insertar celdas Para insertar una celda situamos el selector en la posición en la que se desea insertar la nueva celda. 1- Abrimos el cuadro de diálogo Insertar celda, para ello tenemos dos opciones: a. Hacer clic en la Barra de Menús Insertar Celdas... b. Hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Insertar celdas... del menú contextual que aparece. 2- Seleccionamos algunas de las opciones que aparecen: a. Desplazar celdas hacia abajo: la nueva celda se insertará en la posición actual y la celda seleccionada se moverá una posición hacia abajo. b. Desplazar celdas a la derecha: la nueva celda se insertará en la posición actual y la celda seleccionada se moverá una posición hacia la derecha. c. Insertar filas completas: una nueva fila se insertará en la posición actual, desplazando la fila actual hacia abajo. d. Insertar columnas completas: una nueva columna se insertará en la posición actual, desplazando la columna actual hacia la derecha. 3- Hacemos clic en Aceptar y aparecerán las nuevas celdas en blanco.

29 29 Insertar filas y columnas A la hora de trabajar con una hoja de cálculo puede ser necesario insertar nuevas filas y columnas o eliminar aquellas que ya no son útiles. El método a seguir en estos procesos es el siguiente. 1- Situamos el selector de celda en la posición en la que deseamos que se inserte la nueva fila o columna. 2- Hacemos clic en la Barra de Menús Insertar y elegimos la opción Fila o Columnas. Para insertar varias filas al mismo tiempo, es necesario seleccionarlas haciendo clic en sus encabezados, a continuación hacemos clic con el botón derecho del ratón en uno de los encabezados seleccionados y elegimos Insertar filas. Se insertarán tantas filas como encabezados haya seleccionado. Para insertar varias columnas al mismo tiempo el procedimiento es igual al caso anterior. Al hacer clic con el botón derecho del ratón en los encabezados seleccionados elegimos la opción Insertar columnas. Aparecerán tantas nuevas columnas como encabezados hubiese seleccionado. 4.7 Eliminar celdas, filas y columnas Si deseamos eliminar celdas podemos hacerlo siguiendo los siguientes pasos: 1- Seleccionamos la celda o celdas que desea eliminar. 2- Abrimos el cuadro de diálogo Eliminar celda, para ello tenemos dos opciones: a. Hacer clic en la Barra de Menús Editar Eliminar celdas...

30 30 b. Hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Eliminar celdas... del menú contextual que aparece. 3- Seleccionamos algunas de las opciones que aparecen: a. Desplazar celdas hacia arriba: la celda seleccionada se eliminará y las celdas de abajo se moverán una posición hacia arriba. b. Desplazar celdas a la izquierda: la celda seleccionada se eliminará y las celdas contiguas se moverán una posición hacia la izquierda. c. Eliminar filas completas: una fila completa se eliminará y la fila de abajo se desplazará una posición hacia arriba. d. Eliminar columnas completas: una columna completa se eliminará y la columna contigua se desplazará una posición hacia la izquierda.

31 31 4- Pulsamos Aceptar y desaparecerá la celda o celdas seleccionadas. Para eliminar filas y columnas lo haremos de la siguiente forma: 2. Hacemos un clic con el botón derecho del ratón en el encabezado que de la fila o columna que se desea eliminar y elegimos la opción Eliminar filas o Eliminar columnas. Según tengamos seleccionada una fila o una columna, aparecerá una opción u otra. Al pulsar sobre la opción Eliminar desaparecerá de nuestra hoja de trabajo dicha columna o fila y perderá la información que contenía. 4.8 Deshacer y rehacer La opción deshacer invierte el último comando o la última entrada escrita. Para aplicar éste comando podremos hacerlo de diferentes modos: 1- Haciendo clic en la flecha que hay junto al icono Deshacer de la barra de herramientas. 2- Desde nuestra barra de menús Editar Deshacer 3- Utilizando la combinación de teclas Control + Z Para cambiar el número de comandos de deshacer, desde nuestra barra de menús Herramientas Opciones OpenOffice.org->Memoria y especificamos un valor nuevo.

32 32 El comando Deshacer se puede cancelar si elige Editar - Rehacer. Al trabajar con tablas de base de datos, sólo se puede deshacer la última orden.

33 33 5. Ortografía 5.1. Auto corrección En el menú Herramientas - Corrección Automática, En la pestaña de Remplazar existe una serie de palabras para que en el caso que se escriban sean reemplazadas por las gramaticalmente escritas correctamente. En la pestaña de Excepciones tenemos una lista de palabras que aunque gramaticalmente no estén correctamente escritas las reconozca y no las sustituya. Dentro de opciones diversas opciones que podemos configurar. En la pestaña de Comillas tipográficas nos marca que tipo de comillas son las que van a principio de palabra que qué tipo de comillas a final de palabra Verificación de la ortografía Podremos revisar la ortografía cuando queramos, accediendo a Herramientas Revisión ortográfica

34 34 A través de esta ventana nos marcará los errores ortográficos que tenga nuestro texto y nos facilitará la posibilidad de corregirlos. 6- Diseño, impresión y visualización de documentos 6.1 Vista Preliminar La vista preliminar nos proporciona una vista completa de las páginas del documento para que podamos realizar una revisión antes de imprimirlo. Esta característica nos permite previsualizar hasta 4 páginas a la vez, esto nos dará opción a revisar el diseño, el formato y los saltos de página. Accedemos a ésta opción desde el botón Vista preliminar o bien desde el menú Archivo Vista Preliminar. Al activar esta opción también se abre la barra de herramientas de la vista preliminar.

35 35 Esta barra contiene, entre otros, botones para desplazarse por documentos de varias páginas o para visualizar simultáneamente varias páginas. Para desplazarnos por la vista, utilizamos las combinaciones de teclas AvPág y RePág. En la vista preliminar no es posible modificar los documentos. Página: permite definir diseños para documentos de una página o de varias, así como los formatos de numeración y de papel. Hoja: especifica los elementos que se deben incluir en la impresión de todas las hojas con el Estilo de página actual. Asimismo, permite configurar el orden de impresión, el número de la primera página y la escala de página. Para volver a la vista normal pulsaremos el botón Cerrar la vista preliminar. 6.2 Configurar página Al abrir Calc aparece un nuevo libro en blanco que dispone de 3 hojas de cálculo con un formato ya predefinido. Si este estilo se adapta a lo que su trabajo requiere puede tomarlo como predeterminado, pero si por el contrario necesitamos modificar todas o algunas de las características que aparecen por defecto podemos hacerlo desde el cuadro de diálogo Estilo de hoja al que se accede desde la Barra de Menús Formato Página... Desde este cuadro podremos seleccionar opciones para cambiar márgenes, tamaño, orientación del papel y en general el diseño de la página.

36 36 Al establecer los márgenes, tendremos cuidado ya que muchas impresoras no imprimen los primeros 6 milímetros del borde de la página debido a que utilizan esa área para pasar el papel por la impresora. Entre las opciones que ofrece este cuadro de diálogo podemos encontrar: Administrar: define el nombre del estilo y se describe brevemente las características que lo integran. Por defecto el estilo que aparece es el predeterminado. Página: permite establecer el formato del papel (A3, A4, B5, etc...), el ancho, el alto, la orientación, los márgenes, etc... Borde: permite establecer las características del borde de la página: estilo y grosor de línea, sombra, color, etc... Fondo: permite establecer como fondo una imagen o un color. Encabezamiento: permite establecer los atributos del encabezado de la página, entre ellos: los márgenes, el espaciado, estilo y color de línea del borde, el estilo de sombras, etc... Pie de página: permite establecer los atributos del pie de la página, entre ellos: los márgenes, el espaciado, estilo y color de línea del borde, el estilo de sombras, etc... Hoja: permite establecer el orden de las páginas, los atributos que deseamos que aparezcan al imprimir, como por ejemplo: los títulos de las filas y columnas, la cuadrícula, etc. Son muchas las posibilidades de configuración de página que Calc le ofrece, sólo tendremos que seleccionar aquellas que mejor se ajusten a nuestras necesidades y al pulsar Aceptar para que todos los cambios tengan efecto. Al dar formato a una página tal vez nos interese cambiar el nombre que tienen asignadas cada una de las hojas de un libro, para ello, sólo tenemos que hacer clic con el botón derecho sobre la pestaña de la hoja que se desea modificar y seleccionar la opción Cambiar nombre... del menú contextual que aparece.

37 37 Se abrirá el cuadro de diálogo Cambiar nombre de hoja, tecleamos el nuevo nombre y pulsamos Aceptar. Observamos que el cambio es automático. Puede suceder que al trabajar con las hojas disponibles, el libro se nos quede pequeño, por ello Calc, incluye la opción de insertar nuevas hojas, a la que puede acceder de dos maneras: 1. Hacer clic en la Barra de Menús: Insertar: Hoja de cálculo Hacer clic con el botón derecho del ratón en la sección destinada a las pestañas de las hojas y seleccionar la opción Insertar... del menú contextual que aparece. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar hoja pidiendo algunos datos, como el número de hojas que se van a insertar, la posición de las mismas, etc... Seleccionamos las opciones que necesite y pulsamos Aceptar. Las nuevas hojas se sumarán a las existentes. 6.3 Imprimir Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente, realizar una vista preliminar, para obtener una perspectiva de cómo quedaría la hoja impresa. Para obtener una vista preliminar seleccionaremos Vista Preliminar desde el menú Archivo. Una vez que esté listo el documento procederemos a imprimirlo, para ello hay tres maneras diferentes de hacerlo obteniendo los mismos resultados: Hacemos clic en el botón imprimir situado en la barra de herramientas. Desde el Menú Archivo Imprimir Utilizando la combinación de teclas: Control + P

38 38 Las dos últimas opciones nos llevan al siguiente cuadro de diálogo, a continuación describimos algunas de sus funciones principales Impresora: Nombre: nos muestra el nombre de la impresora que se está utilizando como predeterminada. Si desplegamos el menú, podremos seleccionar otra impresora de la lista, siempre que tengamos otras impresoras instaladas. Propiedades: cambia la configuración de la impresora para el documento actual. Las propiedades de la impresora varían según la impresora seleccionada. Imprimir en un archivo: al imprimir un documento en un archivo en lugar de la impresora, el documento se guarda en un formato que otra impresora puede utilizar. Por ejemplo, si desea llevar el documento a un servicio de impresión comercial que utilice impresoras de mayor resolución, podrá imprimir el documento en un archivo y llevar ese archivo a la impresora comercial. Para activarlo pulsaremos en la casilla de verificación Imprimir a un archivo En el cuadro Nombre de archivo del cuadro de diálogo Imprimir a un archivo, escribimos el nombre del archivo. Al imprimir un documento en un archivo, conserva la información como, por ejemplo: saltos de página, columnas, justificados, etc. Área de Impresión: Todo: imprime el libro, es decir todas las hojas del libro de trabajo. Páginas: imprime únicamente las páginas especificadas. Para imprimir un rango de páginas, utilizaremos el formato 2-9.

39 39 Para imprimir páginas concretas, usamos el formato 5;8;14. Si lo que deseamos, es combinar ambos modos lo haremos mediante el formato 3-6;8;10;12. Selección: imprime únicamente las áreas o los objetos seleccionados del documento actual. Copias: Ejemplares: indicaremos el número de copias que se deseamos imprimir. Área de impresión, dispone de las siguientes opciones: Todo: imprime todo el libro, es decir, todas las hojas del libro de trabajo basándose en el área de impresión definida para cada una de ellas. Páginas: imprime el área de impresión definida en cada una de las hojas seleccionadas. Selección: imprime el rango de celdas seleccionadas de las diferentes hojas. Si las zonas seleccionadas no son adyacentes, cada zona se imprimirá en una hoja. Propiedades...permite comprobar o modificar la configuración de la impresora. 6.4 Encabezado y pie de página Cuando está creando un documento puede ser necesario incluir elementos comunes en las diferentes páginas que lo componen, como por ejemplo, datos de la empresa, logotipos, número de página, etc... Todos estos elementos se configuran como parte del encabezado o pie de las páginas, de forma que aparecerán impresos en las mismas. En ocasiones, es posible que los encabezados y pies no sean iguales en todas las páginas e incluso que en alguna de ellas no aparezca, normalmente en la primera. Calc incluye los atributos para configurar estas acciones, permitiendo por ejemplo que los encabezados y pies de las páginas pares e impares sean distintos. Para acceder a esta orden... Menú Editar Encabezamientos y pies de página Ficha Encabezamiento/Pie de página Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo en donde tendremos que introducir los campos de encabezamiento.

40 40 Área izquierda: escribimos el texto que se desea mostrar a la izquierda del encabezado o pie de página. Área central: escribimos el texto que desea mostrar en el centro del encabezado o el pie de página Área derecha: escribimos el texto que desea mostrar a la derecha del encabezado o pie de página. Encabezado/pie de página: nos permite seleccionar un encabezado o pie de página predefinidos en la lista. Encabezado personalizado Atributos de texto: permite asignar atributos de formato a un texto nuevo o al texto seleccionado Nombre de archivo: Inserta un comodín de nombre de archivo en el área seleccionada Nombre de la hoja: inserta un marcador de posición en el área de encabezado/pie de página seleccionada, que se sustituye por el nombre de la hoja en el encabezado/pie de página del documento. Página: inserta un marcador de posición en el área de encabezado/pie de página seleccionada, que se sustituye en el documento por el número de página. Esto permite numerar las páginas del documento de forma continua. Número de páginas: inserta un marcador de posición en el área de encabezado/pie de página seleccionada, que se sustituye en el documento por el número total de páginas del mismo. Fecha: inserta un marcador de posición en el área de encabezado/pie de página seleccionada, que se sustituye en el documento por la fecha actual; ésta se repetirá en cada uno de los encabezados/pies de página del documento Hora: inserta un marcador de posición en el área de encabezado/pie de página seleccionada, que se sustituye en todos los encabezados/pies de página del documento por la hora actual.

41 41 7. Operaciones Básicas. Fórmulas Creación de fórmulas. En las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir distintos tipos de datos y también fórmulas. Cuando se introducen datos en una celda estos datos aparecen en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, Para ingresar una fórmula debe escribir como primer carácter de la celda un signo igual ("="), lo que siga a continuación de ese signo, debe ser una expresión matemática válida, ya sea formada a partir de las operaciones básicas (+,,/, x) o de funciones. Es importante entender algunos conceptos básicos de las fórmulas antes de empezar a crearlas: En primer lugar debemos teclear el símbolo de igual a =, esto informa a Calc de que está introduciendo una operación matemática o una fórmula en la celda, y no un valor o un rótulo. A continuación del signo igual podemos teclear las referencias a las celdas (los operandos) y separar los operandos con operadores de cálculo. No debemos incluir ningún espacio en las fórmulas, ya que si pulsamos la barra espaciadora mientras se introduce una fórmula, Calc, mostrará un mensaje de error y tendremos que corregirlo. Debemos introducir primero los valores en la hoja de cálculo y después las fórmulas, ya que crear fórmulas basadas en celdas vacías es confuso y el programa nos mostrará un mensaje de error. El orden apropiado para introducir los componentes de una fórmula es: 1-Teclear el símbolo de igual a =. 2-Introducir un operando. 3-Teclear un operador matemático. 4-Introducir otro operando El resultado sería algo similar a: =B10+C5*(D2/A7)-B3 Dentro de la barra de fórmulas existen 3 iconos: Piloto automático de funciones: Este icono activa el asistente para funciones, que le permite utilizar funciones matemáticas de diferente índole dentro de la hoja de cálculo. Aplicar: Es el botón con la marca de verificar verde de la barra de fórmulas. Al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda.

42 42 Rechazar: Este icono restaura el contenido de la celda a su valor inicial. De este modo no se introducen los datos y la celda mantendrá el valor anterior Referencia a celdas Para hacer referencia a una celda hay que identificarla por la letra de la columna y el número de la fila, por ejemplo C2 hace referencia a la celda que está en la intersección de la tercera columna y la segunda fila. Para hacer referencia a todas las celdas de un área rectangular, se indican la primera y la última celdas separadas por dos puntos, por ejemplo B2:C6. Fórmula Notas =B5 Traslada a la celda donde se encuentre los datos o el resultado de la fórmula de la celda B5 =A1+A2-A3 Suma los valores numéricos de las celdas A1 y A2 y resta el valor numérico de la celda A3 =(2*B3)/B4 El asterisco es el operador de multiplicación y la barra inclinada el operador de división =SUMA(D5:D10) Suma los valores numéricos de todas las celdas desde D5 a D10, ambas inclusive

43 43 8. Funciones 8.1 Uso de funciones Para realizar cálculos dentro de una hoja, podemos hacer uso de las fórmulas creándolas en función de nuestras necesidades, sólo será necesario que conozcamos la estructura que deben tener y los operandos existentes. Combinándolos inteligentemente podremos crear fórmulas complejas y realizar los cálculos rápidamente. Si se comete algún error al introducir los datos, no necesitamos volver a escribir la fórmula de nuevo, sólo debemos teclear el dato correcto y las fórmulas se calcularán automáticamente. Aunque se puede escribir una fórmula explícita, como por ejemplo: =A3+A4+A5+A6, para calcular un total, resulta mucho más efectivo el uso de funciones. La estructura de una función comienza por el signo igual a =, seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Los elementos de una función son los siguientes: Nombre de función: Para obtener una lista de funciones disponibles, hacemos clic en una celda y pulsamos Ctrl + F2. Argumentos: Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices o referencias de celda El cuadro de diálogo Autopiloto de funciones nos ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Antes de hacer uso de él debemos seleccionar en la hoja de cálculo una celda o conjunto de celdas como punto de inserción de la fórmula. Una vez seleccionado, tenemos que abrir el AutoPiloto de funciones, que puede hacerse de tres formas distintas: 1- Desde nuestra Barra de Menús Insertar Función 2- Utilizando el botón AutoPiloto de funciones. 3- Pulsando la combinación de teclas Ctrl + F2. Este cuadro se compone de dos fichas, Funciones y Estructura, en la primera podremos crear las fórmulas y en la segunda comprobar la estructura de las mismas.

44 44 Ficha de Funciones La ficha funciones se compone de los siguientes campos: Categoría: este menú desplegable contiene todas las categorías disponibles, seleccionando una de ellas, el cuadro función se actualiza mostrando todas las funciones correspondientes al área seleccionada. Por defecto, aparece seleccionado Todas que muestra un listado de todas las funciones existentes independientemente de la categoría a la que pertenezcan. Función: este listado contiene todas las funciones correspondientes a la categoría seleccionada. Al hacer un solo clic en alguna de las funciones aparecerá una breve descripción de la misma. Matriz: si se activa esta casilla, en un área de celdas seleccionadas se crea una matriz, la fórmula se introduce a modo de fórmula matricial. Área de entrada de argumentos: al hacer doble clic en alguna de las funciones, se activa la parte derecha del cuadro de diálogo del AutoPiloto para introducir los argumentos. Botón Reducir/Aumentar: al hacer clic en este botón el tamaño del cuadro de diálogo se reduce para que pueda marcar mejor las referencias deseadas. Al hacer clic de nuevo en él, el tamaño del cuadro se restaura. Subtotal: al introducir los argumentos de la función, en este campo se realizan los cálculos mostrando si los argumentos son válidos. Si los argumentos provocan un error, mostrará el código de error correspondiente. Botón f(x): al pulsar uno de estos botones, se baja un nivel en el AutoPiloto de funciones. En este caso se utiliza para registrar, en el campo junto a este botón, una función en lugar de un valor o una referencia. Argumento/Parámetros/Referencia de celda (según la función elegida): la cantidad de cuadros de texto depende de la función. Los argumentos se pueden introducir directamente con el teclado en los campos de argumento y también puede pulsar directamente en una celda de la hoja. Resultado: muestra una vista preliminar del resultado de la función. Fórmula: muestra la fórmula que ha creado.

45 45 Ficha de Estructura La ficha Estructura presenta de forma jerárquica la estructura detallada de una función. Para mostrar u ocultar los argumentos es posible abrir y cerrar las entradas de fórmula (la carpeta) con los signos + y -. Los argumentos se señalan con un punto azul si están correctamente introducidos. Cuando sólo se selecciona una celda, la función Suma, inserta los argumentos y Calc espera a que el usuario confirme la entrada. Cuando se selecciona un rango, la función Suma, calcula automáticamente las filas y las columnas, mostrando los resultados sin pedir confirmación alguna. 8.2 Principales funciones COCIENTE Esta función sólo está disponible si se ha instalado el add-in de análisis. Devuelve el resultado entero de una operación de división. Sintaxis: COCIENTE(Numerador;Denominador) Ejemplo =COCIENTE(11;3) da como resultado 3. El resto de 2 se suprime. CONTAR BLANCO Devuelve el número de celdas vacías. Debemos escribir las referencias de las celdas separadas por dos puntos en el campo de texto de área. Sintaxis: CONTAR.BLANCO(Área) área es el área de celdas en la que se cuentan las celdas vacías. Ejemplo: Si escribe = CONTAR.BLANCO (A1:C3) en un área de celdas vacía, el resultado es 9. CONTAR SI Devuelve el número de elementos de un área de celdas que cumplen determinados criterios. La función de búsqueda admite expresiones regulares. Puede escribir "tod.*", por ejemplo, para buscar la primera aparición de "tod" seguido de cualquier carácter. Si deseamos buscar texto que también sea una expresión

46 46 regular, cada carácter debe ir precedido de una doble barra inversa (\). Puede activar y desactivar la evaluación automática de expresión regular en Herramientas -->Opciones-->OpenOffice.org Calc-->Calcular. Sintaxis: Área es el área donde deben aplicarse los criterios. Criterios indica los criterios en forma de número, expresión o cadena de caracteres. Estos criterios determinan las celdas que se cuentan. Un criterio de búsqueda puede formularse como una expresión regular, por ejemplo "b.*" para todas las palabras que empiecen por "b". También es posible indicar un área de celdas que contenga un criterio de búsqueda. Si busca texto literal, delimite el texto con comillas dobles. CONVERTIR Esta función permite convertir en euros un valor de moneda europea. Sintaxis: CONVERTIR(Valor; Texto; Texto) Valor es el importe de la moneda a convertir Texto es la abreviatura oficial de la unidad monetaria en cuestión (por ejemplo, "EUR"). El primer parámetro Texto especifica el valor fuente que se debe convertir; el segundo parámetro Texto especifica el valor destino. SUMA Suma todos los números de un área de celdas. Sintaxis: SUMA(Número 1; Número 2;...; Número 30) Número 1 - Número 30 constituyen el máximo de 30 argumentos cuya suma debe calcularse. Ejemplo: Al introducir los números 2, 3 y 4 en los cuadros de texto Número 1, Número 2 y Número 3, se obtiene como resultado 9. SUMAR.SI Agrega las celdas especificadas por un criterio determinado. Esta función se usa para buscar en un área un determinado valor.

47 47 9. Herramientas Gráficas 9.1. Creación y modificación de gráficos Para insertar un gráfico con Calc lo primero que haremos es seleccionar el área que contengan los datos que queramos representar en el gráfico. Y luego nos vamos al menú Insertar - Diagrama o hacemos un clic sobre el botón: Una vez hecho esto se nos abrirá una ventana como la siguiente, Si no hemos seleccionado las celdas que contengan los datos deseados que queremos reflejar en nuestro gráfico podemos hacerlo ahora Si activamos primera fila y columna como etiquetas del diagrama, la primera fila y columna las cogerá como títulos. Y seguimos el asistente presionando siguiente. Se desplegarán los tipos de gráficas

48 48 Donde seleccionaremos el tipo de gráfica y si se graficarán las filas o las columnas Representación de texto en previsualización, esto permite ver las opciones que se van eligiendo al elaborar la gráfica Presionamos botón Avanzar Y Si queremos seleccionamos un tipo de variante y cuadrícula en eje X y Y Y por último definimos el título del diagrama, y los títulos para los ejes X y Y

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