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1 EXCEL Objetivo: Identificar la funcionalidad general de Excel, sus herramientas y recursos Excel Objetivo Particular: Conocer los métodos básicos de trabajo de Excel, para el manejo de registros, datos y cálculos Palabras Clave Hoja de Calculo Columna Fila Celda Grafico Formula Valor Rango Función Introducción a Excel Excel, es una hoja de cálculo, que a través de columnas y filas permite la realización de cualquier tipo de operaciones entre números, valores, operadores y funciones En ella podemos efectuar ejercicios aritméticos como balances contables, determinar los promedios escolares, elaborar un presupuesto, costear un proyecto, calcular las fechas de vencimiento de un préstamo y todo aquello similar a estos procedimientos Introducción a Excel Este programa fue desarrollado y distribuido por Microsoft Se emplea generalmente en tareas administrativas, financieras y contables Es una herramienta de cálculo muy poderosa, que permite la sistematización del trabajo Conceptos básicos de Excel La hoja de cálculo está organizada en columnas y filas Es posible trabajar con textos y números La intersección de una columna y una fila se llama celda El nombre se compone de su letra de columna seguida de su número de fila (a1, para la primer celda) Las planillas de cálculo se llaman hojas de cálculo Conceptos básicos de Excel Página 1 de 5

2 Los componentes de su ventana de aplicación son: La barra de titulo La barra de menú La barra de herramientas La barra de formulas La barra de estado Introducir y corregir datos En una hoja de cálculo, se utiliza el texto para organizar e identificar la información numérica En las celdas, el texto aparece justificando hacia la izquierda en forma predeterminada De esta forma, podemos introducir datos en nuestra hoja de calculo Informática I Las fórmulas son instrucciones que se ingresan para realizar cálculos Estas instrucciones, requieren un orden y una lógica, para obtener el resultado que buscamos Excel sigue una secuencia específica cuando realiza cálculos A esta secuencia, se le conoce como Jerarquía de Operaciones y se ejecuta de la siguiente forma: Paréntesis Exponentes Multiplicación y división Suma y resta Empleamos formulas, para calcular un dato, a partir de una o más variables y de una o más constantes Lo que vemos en una celda, es la representación del valor de la variable, constante o formula de esa celda Para conocer el contenido real de una celda, después de seleccionarla, vea la barra de fórmulas Para mostrar las fórmulas en lugar de sus resultado, elija herramientas, opciones, haga clic en la ficha ver y verifique las fórmulas en el cuadro de opciones de la ventana. En una formula, la estructura o el orden de sus elementos, determinan el resultado final del cálculo Página 2 de 5

3 Las fórmulas Excel siguen una sintaxis específica, que inicia con un signo de igual (=) seguidos de los elementos que van a calcularse (variables o constantes) y que están separados por operadores de cálculo Ejemplo de una operación =(A6/1000)*A7+1 Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo Excel realiza las operaciones de izquierda a derecha, siguiendo el orden de precedencia de los operadores, comenzando por el signo igual (=) Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo utilizando paréntesis para agrupar las operaciones que deben realizarse en primer lugar Por ejemplo, la siguiente forma da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado =5+2*3 Por el contrario, si se utiliza paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2, a continuación, multiplica el resultado por 3, obteniéndose 21 =(5+2)*3 Trabajar con Rangos Un rango es un grupo de celdas adyacentes en una hoja de cálculo Un rango, puede estar formado por una celda, o por un conjunto de estas Los rangos, son espacios que se consideran para una operación Para seleccionar un rango, debe utilizar el mouse o el teclado Las funciones comienzan con un signo de igual (=) y generalmente están compuestas de: nombre de la función y los argumentos. En la mayoría de las funciones los argumentos son un rango de las celdas Una forma de asignar funciones a una hoja de cálculo es mediante el botón modificar fórmula, se hace desde la barra que da el (=) Página 3 de 5

4 Otra manera de agregar fórmulas a nuestra hoja de cálculo de Excel es mediante el uso del cuadro de diálogo, pegar función, Este cuadro muestra un listado de cada función por categoría Una función es una fórmula ya preparada por Excel, que simplifica el cálculo y produce un resultado Excel soporta de manera predefinida 327 funciones en diversas categorías Al emplearlas, ahorramos tiempo y garantizamos certeza en la operación Las funciones permiten optimizar el resultado de nuestra hoja de calculo Funciones en Excel Complemento y automatización De cubo De base de datos De fecha y hora De ingeniería Financieras De información Lógicas De búsqueda y referencia Matemáticas y trigonométricas Estadísticas De texto Modificar el contenido de las celdas Al igual que en Word, podemos cambiar el contenido de una celda, editándola Al editar cambiamos sus valores, o sus operadores También podemos emplear referencias a alguna otra celda, o usar valores absolutos Insertar filas y rangos Dentro de lo que podemos modificar en una hoja de calculo, están las columnas o filas Esto lo hacemos al dar clic en el título de la columna Al insertar filas, columnas o celdas vacías en un rango de nuestra hoja, no se afecta el resultado de la hoja de cálculo Para hacer esto; primero debemos seleccionar el rango donde queremos insertar la celda vacía Página 4 de 5

5 Al insertan filas o columnas, se actualiza el rango de las celdas incluidos en las formulas Mover y copiar datos Dependiendo de los cálculos en nuestra hoja, es posible que necesitemos mover datos en ella En Excel, existen dos formas de mover datos: Arrastrar los datos desde una ubicación hacia otra Cortar los datos de una ubicación y pegarlos en otro Esto servirá para no re-escribir el contenido Opciones de impresión Al concluir, seguramente requerimos imprimir nuestro trabajo, y dependiendo de la impresora que tengamos disponible, concretaremos en un documento, nuestro trabajo, con muy alta calidad en su presentación Utilizar un libro con varias hojas Un libro de trabajo de Excel contiene en forma predeterminada tres hojas de cálculo, de la hoja 1 a la 3 El nombre de la planilla se ve en la pestaña de la hoja. Cuando una hoja está activa, su nombre aparece en negrilla Usamos un libro, para mantener integrados nuestros cálculos y acceder a ellos sin complicaciones Excel Como herramienta Web Cuando se guardan los datos de Excel como página Web, se guardara como un archivo HTML, al que se asigna la extensión. Luego se puede publicar este archivo en un sitio Web de Internet o en un sitio de Internet Esto nos permite visualizar datos en cualquier navegador, aunque no podemos modificarlos en ese ambiente Página 5 de 5

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