INTA - Cambio Rural II. Instructivo Workflow: Presentación de Informes de Grupos Cómo cargar el Informe mensual. 8 y 9 de mayo de 2014 Santa Fe

Transcripción

1 INTA - Cambio Rural II Instructivo Workflow: Presentación de Informes de Grupos 8 y 9 de mayo de 2014 Santa Fe

2 INTA - Cambio Rural II INTRODUCCIÓN Se llega a esta instancia de presentación de informes una vez que el grupo recibió el alta administrativa por la comisión de evaluación mixta CNTyE - MAGyP. La presentación de informes es de carácter obligatorio y se encuentra en los Compromisos que ha aceptado el grupo. Estos son: un Informe Mensual y un Plan de Trabajo Grupal. El proceso de carga y envío de formularios deberá realizarse durante todo el tiempo que el Grupo permanezca trabajando. Por otra parte, paralelamente a este medio y también durante los primeros 6 meses, deberá descargar y completar un Plan de Mejoras de carácter individual y confidencial que cada productor integrante del Grupo debe completar. El Plan de mejoras se completa mediante una plataforma de gestión (software) que se puede descargar desde el siguiente link: material-de-interes/plan-de-mejoras/. Esto es requerido para todos los Grupos Tradicionales, exceptuando aquellos que desarrollan la actividad de Turismo Rural y Grupos VAO. El Promotor Asesor accede a esta plataforma a partir de un link que le envía procesos. cambiorural en un mail. La plataforma de gestión de trámites BPM-Worflow Cambio Rural II cuenta con un Panel de control, éste sirve para indicar qué tipo de información desea enviar/ cargar. 1

3 OTRA INFORMACIÓN A CARGAR/ VER En esta plataforma, incluimos un menú desplegable que se puede ir consultando/ completando independientemente de la fecha, es una suerte de bitácora, ayuda memoria, agenda, carpeta con la información del grupo. La idea de implementar este menú es de ayudar en la tarea del PA, que haciendo un seguimiento periódico o semanal, puede completar las opciones que brinda el menú. La utilidad de esta herramienta es que facilita la redacción del Informe Mensual y la redacción del Plan de Trabajo Grupal al tener registros del trabajo del grupo. Atención: se puede consultar, se puede completar, pero no se puede cambiar/borrar información que ya ha sido enviada con anterioridad. A medida que se va avanzando en la carga de datos, aparecen Botones resaltados en color azul que permiten ir agregando datos en una grilla. 2

4 Al final del formulario un Menú de guardado nos brinda las siguientes opciones: Enviar: se direccionan los datos cargados a la siguiente instancia del trámite. Cancelar: se cancela el envío de datos. Imprimir: se envían los datos a una impresora configurada. Guardar PDF: se guarda una copia de solo lectura para una posterior consulta offline o impresión. Guardar cambios: se guardan los datos con posibilidad de edición, que pueden seguir cargándose, previo a su envío definitivo. Ayuda: redirecciona a una instancia de consulta con un asesor. Atención: Sólo podrá borrar registros previos a Enviar (luego sólo podrá asignar nuevos estados de situación pero no borrar). Recomendaciones: Antes de cualquier envío, guarde el formulario en su PC con el botón Guardar PDF que se encuentra al pie. Guardar los datos correctos a medida que se vayan cargando ( Guardar cambios ). Por último, al pie del formulario (panel Trazabilidad) encontrará las observaciones que otras personas hicieron al respecto de lo enviado. 3

5 CÓMO CARGAR EL INFORME MENSUAL? Los informes mensuales se cargar todos los meses en los que funciona un grupo. Es responsabilidad del Promotor Asesor. Este informe es compartido y analizado entre el Agente de Proyecto y el Promotor Asesor. Procesos Cambio Rural envía un mail recordatorio al PA con un link de acceso a la plataforma para iniciar el trabajo, este link sólo se puede abrir desde el mail enviado. Para empezar, desde el Panel de control desplegar las opciones Qué desea enviar? y seleccionar Enviar informe mensual. Se abrirán, a continuación del panel de cambios, los siguientes paneles con sus opciones: Objetivos Efectos directos esperados e indicadores Estrategia Necesidades y Resumen de financiamiento Adjuntos y registro de envíos del PromotorACR Registro de Plan de Mejoras Cada uno de los paneles contienen instrucciones para ser completados y en algunos casos un botón azul que agrega la nueva información en una grilla, se pueden agregar tantas filas (avances, temas, como se requiera). 4

6 Panel Objetivos En esta instancia el panel de objetivos no es modificable pero se muestra para que se tenga en cuenta los objetivos para trabajar con el grupo. Panel Avances 5

7 Panel Reuniones Panel Aportes percibidos y registrados por el Promotor 6

8 Panel Adjuntos y registro de envíos del PromotorACR El panel de adjuntos permite al usuario agregar documentos que deberán ser nombrados previo a su carga con identificaciones que permitan distinguir qué contienen. (Ejemplo: Aval_El_CeiboCoop.pdf) Para agregar adjuntos, hacer clic en examinar y buscar ubicación del archivo. Panel Solicitud de cambios (sólo si se requieren) Menú de guardado Enviar: se direccionan los datos cargados a la siguiente instancia de control/ tramite Cancelar: se cancela el envío de datos Imprimir: se envían los datos a la impresora configurada. Guardar PDF: se guarda una copia de solo lectura para una posterior consulta offline o impresión. Guardar cambios: se guardan los datos, que pueden seguir siendo cargados, previo a su envío definitivo. Ayuda: redirecciona a una instancia de consulta con un asesor. 7

9 PREGUNTAS FRECUENTES Estas son las preguntas habituales que nos hacen los usuarios, si esta información no soluciona su problema, póngase en contacto con Mesa de Ayuda: Recomendamos usar el navegador Google Chrome Qué datos necesito para gestionar una consulta con la Mesa de Ayuda: Alguno de estos datos según el tipo de consulta: Preguntas frecuentes Nro. de solicitud Nombre del Grupo CUIL de personas Usuarios únicos de personas INTA Mail que le ha llegado al usuario para gestionar su solicitud Captura de pantalla completa SIN recortes del momento del problema (que se vea la dirección electrónica desde donde entra el usuario). No puedo acceder a la Solicitud de Conformación de Grupo Si Ud es Agente de Proyecto Chequear que desde el portal pueda ver la carpeta Agente (AgentePCR), revisar si se encuentra lo que está buscando. Si la solicitud no se encuentra en su bandeja/ carpeta es porque está siendo revisada por otro actor del proceso de autorización/ trámite. Para ver quién está revisando la solicitud, buscar desde el portal en Buscar solicitud en el primer seleccionable que figura en el centro de la pantalla; colocar Cambio Rural II y después buscar por número de solicitud (donde dice Ingrese número de solicitud ) y hacer click en la lupa. El resultado de la búsqueda le puede informar en qué instancia se encuentra. 8

10 Si Ud es Promotor Asesor Le llegarán dos mails. En el asunto del mail podrá leerse: se ha creado la solicitud (sin link de acceso) y otro se ha creado la solicitud (con link de acceso) ; desde éste segundo mail puede acceder al portal y completar los campos que le corresponden llenar. Mail sin link (NO LE PERMITIRÁ TRABAJAR EN LA SOLICITUD) Preguntas frecuentes Mail con link (PODRÁ EDITAR Y COMPLETAR EL FORMULARIO) 9

11 Abro el formulario y está en un formato que no se puede editar, no puedo hacer selecciones. El link de acceso para edición sólo funciona desde el mail al que fue enviado al Promotor (no en copia), no se puede copiar/pegar, no se puede abrir desde un mail reenviado, etc. No llegó el mail de aviso Si Ud es Agente de Proyecto Chequear que desde el portal pueda ver la carpeta agente (AgentePCR) Preguntas frecuentes Buscar desde el portal en Buscar solicitud en el primer seleccionable colocar Cambio Rural II y después buscar por número de solicitud. Buscar en la bandeja de SPAM (correo basura) Si es Ud es Promotor Asesor ver No llego la solicitud en preguntas frecuentes. Hago clic en el link y no abre el formulario Me dice que no me está permitido entrar, aparece una leyenda que dice El usuario logueado no corresponde con el usuario que está configurado para autorizarla. En ese caso la solicitud la tiene otro de los usuarios del proceso. Si es Promotor Asesor y requiere consultar dónde se encuentra la solicitud, comunicarse con su Agente de Proyecto para que le informe el estado de la misma. En otras ocasiones, la entrada al sistema a veces puede tardar más de lo esperado. Si usted es Promotor Asesor, y al hacer click en el link de acceso, el sistema le solicita ingresar usuario y contraseña, coloque: usuario: procesos.invitado contraseña: invitado Si igualmente persisten las dificultades, pero le devuelve algún mensaje, por favor reenviarlo al mail de ayuda (procesos.cambiorural@inta.gob.ar), junto al mail que haya recibido con el link, número de solicitud y una impresión de pantalla completa donde se vea el mensaje que le da el sistema. También, hay paneles que se encuentran visibles pero que los completan distintos Perfiles. 10

12 El sistema indica una leyenda Falta cargar.. Pueden ser objetivos, asp (problemas y oportunidades), etc. El error de carga puede producirse por dos factores: 1) Falta cargar al menos un registro en la grilla indicada en la leyenda. 2) Se requiere que todos los datos (que se relacionan con otros) sean cargados. Ejemplo: la Grilla SITUACIÓN INICIAL está relacionada con la de PROBLEMAS y OPORTUNIDADES y esta, a su vez, con la Grilla OBJETIVOS. Entonces, por ejemplo, si cargó 3 productos, necesariamente debe asignarle al menos un problema / oportunidad a cada uno de ellos. Preguntas frecuentes El sistema indica una leyenda Cargue correctamente los integrantes. Existen distintos perfiles de integrantes: Perfil A: Integrante representante de grupo, B: Datos bancarios (CBU), C: Integrante - Persona física, el perfil D: Personas jurídicas. E: Promotor/a Asesor/a, F:(Agente de Proyecto) y G:(Coord PRET) En Grupos Tradicionales no se permitirá cargar como integrantes a personas jurídicas (Perfil D) Quiénes cargan los Integrantes El Agente de Proyecto (Agente PCR) carga el perfil A: (Integrante representante de grupo), E: Promotor/a Asesor/a, F:(Agente de Proyecto) y G:(Coord PRET) Promotor carga el B: (Datos Bancarios) y C:(Personas físicas). Y D (personas jurídicas) (en los casos de grupos VAO que tengan este tipo de integrantes) El sistema requiere CBU o datos bancarios CBU requerido No está cargando Perfil B: Datos bancarios en grilla del panel Integrantes o no está incluyendo el comprobante de CBU (clic en el Botón Examinar ) ubicado en Panel Adjuntos. Tenga en cuenta que no se podrán cargar un CBU en los datos del representante del grupo (PERFIL A) 11

13 El sistema muestra la leyenda No se encuentra JefeA en RRHH. El sistema verifica que el mail indicado para el jefe de Agencia y su usuario único (apellido.nombre) sean de personal INTA. En caso de que la agencia no posea jefe de agencia, dar avisos a procesos.cambiorural@inta.gob.ar para dar el alta a la persona que cumple la función, con el asunto: solicitar alta JefeA de Agencia No puedo cargar más objetivos Preguntas frecuentes El portal acepta hasta 3 objetivos en la grilla. Para cargarlos, a medida que se va avanzando en la carga de datos, utilizar el Botón resaltado en color azul que permite agregar los objetivos en la grilla. Estos datos se pueden editar mientras no se envíe la información, sólo se guarden los cambios. El portal no me deja cargar una persona El sistema funciona con un controlador que no deja cargar un Integrante de Grupo en dos grupos activos (en perfil C: persona física), o un Promotor Asesor en más de dos grupos en el caso del Perfil E: Promotor Asesor (excepto puna catamarqueña, jujeña, salteña y en meseta patagónica que pueden ser 3), Agente de Proyecto (perfil F) con más de 10 grupos. Para cargar los integrantes, a medida que se va avanzando en la carga de datos, utilizar el Botón resaltado en color azul que permite agregar los datos en la grilla. Estos datos se pueden editar mientras no se envíe la información, es decir, sólo se guarden los cambios. En caso que aparezca la leyenda: Perfil ya cargado, dar aviso a procesos.cambiorural@inta.gob.ar adjuntando el Perfil del Integrante (Persona física, Promotor, Agente, etc) y el número de CUIL. 12

14 Si no encontró la respuesta aquí ver: Quiénes cargan los integrantes No puedo cargar más Avances, Reuniones, etc. Avances y reuniones no tienen límite de carga. Para cargarlos, a medida que se va avanzando en la carga de datos, utilizar el Botón resaltado en color azul que permite agregar los datos en la grilla. Estos datos se pueden editar mientras no se envíe la información, sólo se guarden los cambios. Preguntas frecuentes 13