PASO 5. Ahora nos encontramos en el modulo de gestion del tratamiento del paciente o cliente, lea con atención la descripcion del mismo.
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- Clara Plaza Ramos
- hace 8 años
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1 El siguiente manual nos enseñara la forma correcta de generar una atencion en cuanto a tratamientos de estetica facial y corporal desde el proceso realizado en caja hasta los esteticicastas en cavitacion y spa, se pide tener atento cuidado a la siguiente informacion ya que de ella depende el buen estado de nuestra base de datos la cual es un aspecto vital para la entidad en la que laboramos. El proceder de forma contraria a este manual puede acarrear sanciones por parte de los entes controladores de la compañia, por esta razon siga estrictamente los pasos mensionados a continuación.
2 PASO 1. Abra el sistema de gestión colocando los datos de conexión, ususario y contraseña que fueron suministrados por su administrador del sistema, seguidamente hacemos click en ACEPTAR. PASO 2. En la pantalla que nos aparece despues de realizar el anterior paso seleccionamos según nuestros permisos el modulo que dice CALL CENTER/FACTURACION y volvemos a hacer click en aceptar.
3 PASO 3. En la parte izquierda de el el sistema de gestión GCI, podremos encontrar los menus relacionados on la labor que desempeñamos, para la consulta de tratamientos que es el tema que nos compete por lo pronto, desplegamos el menu GESTION DE ADMISIÓN, y despues seleccionamos el módulo, CONSULTA DE TRATAMIENTOS DE ESTETICA, el cual se desplegara inmediatamente despues de hacer click sobre el mismo. PASO 4. Despues del paso anterior nos encontraremos en el modulo de tratamientos de estetica, en el cual podremos realizar la busqueda por numero de documento del paciente (recomendado), por nombre o por fecha del tratamiento en el menu de opciones (OPCIONES DE BUSQUEDA) despues de encontrar el item o paciente requerido debemos seleccionarlo haciendo click sobre el mismo y despues dando ENTER soble el item lo que nos llevara al paso 5.
4 PASO 5. Ahora nos encontramos en el modulo de gestion del tratamiento del paciente o cliente, lea con atención la descripcion del mismo DATOS DEL PACIENTE: en este menu encontraremos todos los datos correspondientes del paciente a tratar ademas de la utilidad para poder registrar la huella del paciente. 2. HISTORICO DE TRATAMIENTOS: como su nombre lo indica encontraremos toda la historia de los tratamientos que el paciente se esta o se ha realizado en la clinica, para ver los detalles de cualquiera de los tratamientos simplemente hcemos doble click sobre el que sea de nuestro interes, accesoriamente vemos el estado y el saldo del tratamiento, esto es importante para saber si el paciente se puede atender en caso de que no tenga saldo o si debe pasar por caja a cancelar el saldo de su tratamiento. 3. MENU DE UTILIDADES: en este menu encontraremos las siguientes utilidades, nuevo registro, guardar, vista previa de impresión, imprimir, regresar al menu anterior, buscar y cancelar tratamiento, este ultimo es de especial cuidado y lo veremos mas adelante. 4. DATOS DEL TRATAMIENTO: en este menu estan consignados todos los datos concernientes al tratamiento a realizar o a el nuevo tratamiento que va a tomar el pacinete, porejemplo, si hacemos click sobre cualquiera de
5 los tratamientos en el menu de HISTORICO DE TRATAMIENTOS, este menu nos mostrara todos los detalles del mismo, de la misma forma que si hacemos click en nuevo registro nos pedira que llenemos los datos tarifarios y particulares como la fecha de inicio y terminacion concernientes al tratamiento, estos datos deben ser tomados de los tarifarios existentes y aprobados por la institucion (para usuarios esteticistas esta pantalla no aplica ya que no se pueden modificar los datos de la atencion por parte de el personal asistencial) 5. REGISTRO DE SESIONES: en este menu estara el registro firmado de lo que pasa con el tratamiento, podremos crear una nueva sesion, borrar una sesion existente, firmar la sesion por parte del paciente y el esteticista y finalmente observar detalles como los abonos, saldos y el especialista quien realizo el ultimo tratamiento. PASO 6. En este paso veremos como crear un nuevo tratamiento de estetica, esta labor es exclusiva de el personal de caja ya que es hay donde el paciente paga el tratamiento. Ya que conocemos el modulo de gestion de tratamientos, debemos ingresar en el MENU DE UTILIDADES y seleccionar la opcion NUEVO REGISTRO o simplemente presionar la función F1. El sistema nos arroja una pantalla de verificacion del proceso, a los cual le hacemos click en YES para aceptar. Después de lo anterior, tendremos la pantalla de el modulo de tratamientos, en el cual podremos seleccionar el tratamiento que el paciente va a realizarse, en el ejemplo colocamos una breve descripción del tratamiento a buscar, seguido de el signo % el cual nos hace una búsqueda más extensa del ítem, seleccionamos el ítem haciendo doble click sobre el mismo o ENTER en su defecto. Seguido al anterior paso encontraremos habilitados los campos correspondientes a los DATOS DEL TRATAMIENTO en los cuales automaticamente queda consignado el nombre del tratamiento y debemos llenar los datos como nuemro de sesiones, plazo en dias de terminacion del tratamiento, valor total, abono inicial y ademas debemos seleccionar en las fechas el dia en que se inicia el tratamiento y la fecha en que termina el mismo dependiendo del tratamiento, una vez finalizemos de gestionar toda la informacion que requiere el sistema, grabamos el registro presionando el icono de guardar o la función F2.
6 Sabremos que nuestra atención terminó correctamente cuando nos salga el aviso mostrado en la imagen, en la cual debemos hacer click en OK. Inmediatamente en el menú de HISTORICO DE TRATAMIENTOS se activara nuestro nuevo tratamiento, el cual debemos seleccionar para poder gestionar las sesiones correspondientes al mismo, el tratamiento se coloca en estado ACTIVO inmediatamente después de creado, este estado se cambiara manualmente a cancelado desde el MENU DE UTILIDADES especificando el motivo del mismo. PASO 7. GESTION DE SESIONES DE LOS TRATAMIENTOS Despues de haber creado el tratamiento o en caso dado de que el paciente hay regresado por una nueva sesion del mismo, debemos seguir los siguientes lineamientos para poder generar una buena atención. Lo primero a realizar es verificar con el paciente el tratamiento que se va a afectar, como lo vimos en el paso 6, si el paiente va a realizarse una nueva sesion simplemente buscamos en el menu de REGISTRO DE SESIONES el vinculo NUEVA SESION, la cual como su nombre lo indica automaticamente iniciara, el modulo de la atención de la sesion. Obtendremos un menú de confirmación de la gestion, el cual aceptamos haciendo click en YES. Esto nos activara los campos del registro de sesiones. Los campos que nos activa el sistema son ABONO en el cual registraremos si la persona realiza algún tipo de abono a su tratamiento, TIPO DOC: en el cual elegiremos si es una factura o un recibo de caja para los cuales debemos colocar su número en NO DOC.
7 Posteriormente debemos guardar la gestion oprimiendo la función F2 la cual inmediatamente nos lanzara las siguientes 2 ventanas a las cuales les debemos hacer click en OK El sistema ahora nos pedirá que realicemos la firma por parte del paciente por lo que automáticamente nos abrirá la pantalla del registro de huella del mismo. GCI nos avisa por medio de una ventana si la verificación de la huella fue exitosa o fallida, esta ventana se cierra automáticamente, en caso de error basta con volver a intentar el registro de la huella. PARA USUARIOS DE CAJA: El sistema inmediatamente después de la firma del paciente nos pide la firma de el esteticista que va a realizar el procedimiento, este paso lo obviaremos ya que los esteticistas realizaran esta parte desde sus consultorios. También se lanza una ventana de error a la cual le hacemos click en ok para que se cierre.
8 PARA USUARIOS ESTETICISTAS O ESPECIALISTAS: El sistema nos pedirá la firma de el médico tratante, o especialista, en este caso ingresamos nuestro numero de cedula para firmar la atención realizada al paciente, OJO ( en caso de no aparecer registro de la huella del esteticista o especialista se tomara como un registro invalido y no se adjudicara a nadie la atención brindada. Después de colocar su número de cedula, hacemos click en OK o simplemente ENTER para continuar al registro de la huella en el cual colocaremos como lo dice el programa el índice derecho hasta que el sistema lance la ventana de VERIFICACION EXITOSA!!! Y finalmente una ventana que nos garantiza que la gestion culmino con éxito la cual dice FIRMAS ACEPTADAS a la que le daremos OK para continuar. Por ultimo podremos observar que en nuestro menú de REGISTRO DE SESIONES aparecerá el nombre de la persona que realizo el procedimiento, además de un CHECK en FIRMA PACIENTE lo cual nos garantiza que el paciente se realizo el procedimiento con el especialista que indica el sistema.
9 DESARROLLADO, DISEÑADO Y REVISADO POR: CARLOS ANDRES CHACON ANDRADE COORDINADOR I.T. SERGIO RADA AESTHETIC & SPA LTDA SERGIO RADA MEDICINA ESTETICA ESPECIALIZADA 2012 TODOS LOS DERECHOS RESERVADO *****************AVISO DE CONFIDENCIALIDAD***************** Este documento (incluyendo cualquier anexo) contiene información confidencial y se encuentra protegido por la Ley. Solo puede ser utilizada por la persona o compañía a la cual esta dirigido. Si usted no es el lector o receptor autorizado, o por error recibe este documento, favor borrarlo inmediatamente. Cualquier retención, difusión, distribución copia o toma de cualquier acción basado en ella, se encuentra estrictamente prohibido. *****************CONFIDENTIALITY NOTICE***************** This document (including any attachments) contains confidential information intended for a specific individual and purpose, and is protected by law. If you are not the intended recipient, you should delete this message. Any disclosure, copying, or distribution of this document, or the taking of any action based on it, is strictly prohibited.
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