ALCANCE DEL SERVICIO Y PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS SERVICIOS AUXILIARES PARA TRABAJOS ADMINISTRATIVOS

Transcripción

1 ALCANCE DEL SERVICIO Y PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS SERVICIOS AUXILIARES PARA TRABAJOS ADMINISTRATIVOS

2 1.- OBJETO DEL CONTRATO El presente pliego tiene por objeto definir y establecer las condiciones mínimas para la contratación de Servicios Auxiliares para Trabajos Administrativos en el Centro Nacional de Investigaciones Oncológicas para la realización de actividades de digitalización, registro y precontabilización de facturas recibidas, albaranes y justificantes de pago, así como para la elaboración, comprobación y confección de la documentación soporte para las justificaciones económicas de los proyectos de investigación de que es beneficiaria y mantenimiento de base de datos y soporte a campañas de mailing. 2.- ALCANCE DE LOS TRABAJOS tareas: El desarrollo de las funciones indicadas implica, entre otras, las siguientes a) Recogida, en las oficinas del CNIO, de la documentación relativa a facturas recibidas, albaranes y justificantes de pago que diariamente se reciben en el Centro. b) Apertura y clasificación de la documentación recibida. c) Digitalización de los documentos en archivos independientes. d) Registro en la aplicación SAP y subida del documento digitalizado al correspondiente registro. e) Archivo de la documentación. f) Devolución de la documentación al CNIO, en sus correspondientes archivadores e identificando su contenido. g) Recopilación de la información básica soporte de la justificación económica de proyectos y preparación de las correspondientes bases de datos imprescindibles para su gestión. h) Incorporación de la información y documentación registrada en la herramienta SAP. i) Envío de la información procesada. j) Mantenimiento de base de datos y soporte a campañas de mailing

3 Facturas recibidas Dentro del correo que diariamente se recibe en el CNIO, están las facturas que sus proveedores le envían. Dichas facturas son identificadas y separadas para que la empresa que resulte adjudicataria proceda a su retirada diaria. El adjudicatario del servicio retirará a diario las facturas acumuladas y procederá a su apertura, clasificación, numeración, digitalización, registro y subida de imágenes en el módulo de la aplicación SAP correspondiente. El registro de las facturas implicará el siguiente proceso: La recepción de una factura es consecuencia de la previa emisión del correspondiente pedido desde el departamento de Compras y Logística a petición del Grupo, Unidad, Sección o Departamento correspondiente. En el módulo de logística, se registrarán los datos recibidos, concretamente: - Fecha de factura - Fecha de contabilización - Importe - Número de factura - Número de pedido que ampara la emisión de la factura - Moneda de la factura - Tipo de IVA aplicable - Número de Asignación Una vez incorporada esta información, el sistema devuelve la que dispone relativa al pedido correspondiente, donde se comprueba la coincidencia de los datos de pedido y factura. Se verificarán datos de pedido, albarán y factura y se procederá a su precontabilización, añadiendo el nombre del fichero que contiene su imagen previamente digitalizada. Con todo se retiene la factura y se obtiene el número de registro de documento, para a continuación incorporar el fichero cuya imagen corresponde con la factura que se acaba de retener.

4 En caso de que la factura recibida no disponga del previo pedido, igualmente se procederá a su registro en preliminar. El proceso a seguir será el mismo localizando el número de proveedor de la base de datos del CNIO. El proceso completo de apertura, clasificación, digitalización, registro, asociación de imágenes y verificación de cada factura estimamos que requerirá una media de cinco minutos de operario especialista en este tipo de trabajos de contabilización y registro. El número de anual de facturas se estima en unidades. La documentación generada será enviada semanalmente a las Oficinas del CNIO. Albaranes Respecto los albaranes, el proceso para el registro, control e introducción de los documentos escaneados en los correspondientes pedidos de compras es el siguiente: Dentro del correo que diariamente se recibe en el CNIO, están los albaranes que corresponden a las entradas de mercancías que han tenido lugar el día anterior. Dichos albaranes son identificados y apartados para que la empresa que resulte adjudicataria proceda a su retirada diaria. El adjudicatario del servicio retirará a diario dichos documentos y procederá a su apertura, clasificación, numeración, digitalización, registro y subida de imágenes en la aplicación SAP correspondiente. En la transacción de SAP correspondiente se indicará el número de pedido al que hace referencia el albarán que se quiere incorporar, para obtener la información registrada del propio pedido y poder verificar la coincidencia de la información entre el registro y el documento físico. A continuación se indicará la ruta en la que se encuentra el documento digitalizado para su vinculación con el pedido. El proceso completo de apertura, clasificación, digitalización, registro, asociación de imágenes y verificación de cada albarán estimamos que requerirá

5 una media de cuatro minutos de operario especialista en este tipo de trabajos de contabilización y registro. El número de anual de albaranes se estima en unidades. La documentación generada será enviada semanalmente a las Oficinas del CNIO. Documentos de pago Respecto los documentos de pago, el proceso para el registro, control e introducción de los documentos escaneados en los correspondientes documentos financieros es el siguiente: Con una periodicidad no superior a un mes, el departamento Financiero entregará en la Recepción del CNIO un sobre conteniendo los documentos de pago acumulados desde el anterior envío. La empresa que resulte adjudicataria del servicio procederá a su retirada. Recibidos los documentos se procederá a identificar cada uno de ellos con el número de documento financiero a que corresponda, de entre los pagos realizados por el CNIO, indicando en el extremo superior derecho del justificante bancario dicho número de documento financiero, antes de proceder a su digitalización para, a continuación, y a través de la aplicación SAP y de su transacción de visualización de documentos de la Gestión Financiera, localizar el documento cuyo justificante se quiere incorporar. En esta pantalla se verificarán los datos de importe y proveedor. Seguidamente se indicará la ruta en la que se encuentra el justificante digitalizado para su vinculación con el documento financiero. El proceso completo de apertura, clasificación, digitalización, registro, asociación de imágenes y verificación de cada documento de pago, requiere una media de cuatro minutos de operario especialista en este tipo de trabajos de contabilización y registro. El número de anual de documentos de pago se estima en unidades.

6 La documentación generada será enviada semanalmente a las Oficinas del CNIO. Justificaciones económicas de proyectos El trabajo a realizar por la empresa adjudicataria en relación con el apoyo administrativo en la preparación de la documentación necesaria para la presentación de las justificaciones económicas de proyectos será el siguiente: - Elaboración, comprobación y confección de un documento de trabajo depurado que permita el inicio del proceso de justificación de los proyectos de investigación de los que el CNIO es beneficiario. - Realización de controles de la situación de cada proyecto con indicación de los importes justificados y los periodos a que se refieren. - Comprobación y proceso de la documentación justificativa a presentar. - Elaboración del documento detallado de justificación que contendrá la siguiente información: o El proyecto a que se refiere o El tipo de gasto o El número de documento contable o La fecha de su contabilización o La cuenta contable de imputación o La descripción del gasto imputado o El importe correspondiente a dicho gasto o El número de documento de pedido o El proveedor que realizó el suministro, servicio u obra. o El C.I.F. del proveedor o El número de la factura que contiene el gasto imputado. o La fecha de la factura o Los importes de Base Imponible, IVA y Total de factura. o El número del documento de pago o La fecha efectiva de pago. - Verificación de la información incorporada a través del documento soporte de dicha información. - Alimentación y colaboración en la puesta en marcha de las aplicaciones y sistemas informáticos de seguimiento y control de las ayudas concedidas - Organización y seguimiento de los periodos e importes de cada uno de los proyectos tratados.

7 - Elaboración de bases de datos complementarias y estadísticas de resultados - Otras tareas complementarias de las funciones indicadas en el presente pliego, como el archivo, localización y aportación de la documentación soporte de las justificaciones (muy puntualmente). El proceso completo de apoyo administrativo en la preparación de la documentación necesaria para la presentación de las justificaciones estimamos que requerirá una media de 6 minutos de operario especialista en este tipo de trabajos por cada línea de justificación. El número de líneas de justificación se estima en unidades. Mantenimiento de Base de Datos y Soporte a Campañas de Mailing Los trabajos consistirán en la validación final de su base de datos de contactos del CNIO compuesta por Universidades, Centros de Investigación, Hospitales, Clínicas y Particulares de todo el mundo. El tamaño de esta base de datos internacional es de registros. Se estima que el tiempo medio que se emplea por la revisión de cada registro es de 5 minutos. El proceso de revisión deberá hacerse por mecanismos indirectos (bases de datos públicas o internet) siempre que su fiabilidad sea elevada, o por procedimiento directo a través de contacto telefónico o por correo electrónico. Periódicamente, se realizarán diversas campañas de mailing en base a los requisitos establecidos por el CNIO. Las campañas de comunicación se realizarán tanto por vía telemática como en soporte físico. La estimación inicial es de cuatro campañas de mailing/papel de destinatarios carta estándar destino: 70% internacional 30% nacional. Se realizarán ocho campañas telemáticas de entre y registros que deberán incluir las pertinentes medidas tecnológicas para evitar su consideración como spam. El tiempo de respuesta para la ejecución de cada campaña deberá ser inferior a una semana. Tanto los costes de los materiales como los de la impresión y el envío correrán a cargo del CNIO y no están incluidos en la presente oferta.

8 Elaboración del Informe de Control Mensual de Presencia Los trabajos consistirán en la confección mensual de una hoja de cálculo en la que, tras recibir (el primer día hábil del mes posterior a tratar) la información de cada empleado que presta sus servicios en el Centro relativa a la hora diaria de entrada y salida así como de sus absentismos: vacaciones, asistencia a cursos, enfermedades, otros, etc. muestra el porcentaje efectivo de ocupación de la jornada laboral mensual de cada empleado. Dicha hoja de cálculo deberá ser entregada con los datos relativos al mes anterior no más tarde de la primera semana del mes en curso. El proceso completo de elaboración de dicho informe, requiere el cálculo de presencia para una media de en torno a los quinientos empleados mensuales. Cada empleado registra al menos dos movimientos diarios (entrada/salida), que multiplicado por una media de 22 días laborables al mes arroja un total de unos veintisiete mil movimientos mensuales, a lo que habría que adicionar lo relativo a absentismos (por días/horas). Para la confección del informe mensual estimamos que se requerirá una media de 40 horas de operario especialista en este tipo de trabajos. El número total de informes anuales se estima en 14, uno por mes más un informe semestral en el que se plasma lo acumulado durante los seis anteriores y para cuya elaboración también estimamos en 40 horas.. 3. DESARROLLO DE LOS TRABAJOS 3.1. Aspectos Generales. Para la correcta ejecución de la asistencia que se solicita, el adjudicatario realizará las funciones y tareas descritas, para lo cual recibirá de la Fundación Centro Nacional de Investigaciones Oncológicas Carlos III, las instrucciones y orientaciones que sean precisas. El adjudicatario informará de lo realizado a la

9 Fundación, y podrá proponer la realización de aquellas actuaciones que, a su juicio, puedan contribuir a un mejor logro de los objetivos perseguidos Personal. La entidad adjudicataria dedicará una unidad dotada con el personal necesario para la correcta ejecución del Servicio. Dicha unidad se estima que deberá estar compuesta por cinco administrativos, de los cuales, al menos dos, deberán contar con titulación superior y un nivel de inglés avanzado y el resto con titulación mínima de formación profesional o equivalente, conocimiento básico del idioma inglés y con dedicación exclusiva. Asimismo, se valorará el conocimiento acreditable de los módulos de SAP relativos a Materials Management, Financial, Warehouse Management, y Project System. Adicionalmente, se considerará positivamente la experiencia y el conocimiento avanzado en herramientas de hoja de cálculo (Excel) para la elaboración de informes, consultas, auditoría de datos, etc. La entidad adjudicataria nombrará un Jefe de Equipo, que tendrá absoluto control sobre las funciones y tareas descritas en este Pliego, y ejercerá de coordinador de los trabajos, planificándolos y supervisando su ejecución Lugar de realización. Dadas las características de los trabajos a realizar, éstos se realizarán en las oficinas de la empresa que resulte adjudicataria. Los gastos de envío y recogida de la documentación serán a cuenta del adjudicatario Material a emplear. Los trabajos se realizarán con el equipamiento informático y demás medios materiales puestos a disposición por el adjudicatario Dirección e interlocución de los trabajos. Todas las actuaciones que realice la entidad adjudicataria deberán llevarse a cabo bajo la supervisión del representante del adjudicatario, que actuará de interlocutor con los representantes de las distintas áreas de la

10 Fundación Centro Nacional de Investigaciones Oncológicas Carlos III, para las que se presten los servicios a contratar Condiciones del personal que preste servicios. El personal que preste la asistencia dependerá exclusivamente de la entidad adjudicataria, por cuanto ésta tendrá todos los derechos y deberes inherentes a su calidad de patrono y deberá cumplir las disposiciones vigentes en materia laboral, de seguridad social y de seguridad e higiene en el trabajo, referidas al propio personal a su cargo, sin que en ningún caso pueda alegarse derecho alguno por dicho personal en relación con la Fundación Centro Nacional de Investigaciones Oncológicas Carlos III, ni exigirse a éste responsabilidades de cualquier clase, como consecuencia de las obligaciones existentes entre la entidad adjudicataria y sus empleados, aun en el supuesto de que los despidos o medidas que adopte se basen en el incumplimiento, interpretación o resolución del contrato. Es por ello por lo que, en ningún caso, existirá relación laboral alguna entre la Fundación Centro Nacional de Investigaciones Oncológicas Carlos III y el personal que presta la asistencia técnica. Las condiciones de trabajo del personal son responsabilidad de la entidad adjudicataria, si bien han de ser compatibles con la correcta ejecución del contrato. Queda expresamente prohibida la ejecución de este contrato por parte de la entidad adjudicataria utilizando trabajadores de otras entidades, o subcontratando la ejecución del contrato. La entidad adjudicataria adoptará las medidas necesarias para la protección, seguridad y salud de sus trabajadores, incluida la prevención de riesgos profesionales, cumplimiento con el deber de información y cooperación, en los términos regulados en la Ley 31/1995 de 8 de noviembre de Prevención de Riesgos Laborales.

11 4. INFORMES PERIÓDICOS Y PLAZO DE REALIZACIÓN Además de los informes a que se ha hecho referencia en los apartados anteriores, el adjudicatario deberá presentar los siguientes documentos, necesarios para la realización de los diversos pagos del contrato: Una propuesta inicial, con un calendario lo más detallado posible, de las actuaciones a realizar desde el momento de la firma del contrato hasta el final. Esta propuesta deberá presentarse dentro de los treinta días siguientes a la formalización del contrato Informes trimestrales de ejecución Un informe final conteniendo la descripción y el análisis de toda la asistencia prestada y de los resultados obtenidos. 5. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN La entidad adjudicataria se compromete a observar confidencialidad sobre los hechos, informaciones, conocimientos, documentos y otros elementos que le hayan sido facilitados por las Administraciones, entidades y organismos que participen en las actuaciones objeto de este contrato, y velará porque los trabajadores que ejecuten este contrato observen dicha confidencialidad. El artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de carácter personal, establece que no se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento. El personal aportado por la entidad contratista para la prestación de la asistencia técnica únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable de su tratamiento y no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figura en este contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas.

12 El personal aportado por la entidad adjudicataria para la prestación de la asistencia técnica vendrá obligado, asimismo, a respetar las medidas necesarias de índole técnica y organizativa para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal, establecidas en cada caso por el responsable del fichero. En el caso de que la entidad adjudicataria destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del presente contrato, será considerada también responsable del tratamiento, y responderá personalmente de las infracciones en que hubiera incurrido. 6. INFORMACIÓN ADICIONAL En caso de que las empresas licitadoras requieran información adicional para la elaboración de sus ofertas, el CNIO se pone a su disposición a través de: Persona de Contacto: D. Miguel Ángel Araujo Tfno.: , ext El CNIO agradece de antemano el esfuerzo técnico realizado para la elaboración de su oferta.