Manual de Procedimientos para la póliza colectiva estudiantil en caso de Accidentes a los Estudiantes de la UNED

Transcripción

1 Universidad Estatal a Distancia Vicerrectoría de Planificación Centro de Planificación y Programación Institucional Unidad De Procesos, Programación y Estructura Manual de Procedimientos para la póliza colectiva estudiantil en caso de Accidentes a los Estudiantes de la UNED Aprobado por el Consejo de Rectoría en sesión , Artículo IV, inciso 1) 2013

2 Contenido Aprobación... 2 Elaboración y Revisión... 4 Introducción... 5 Antecedentes Normativos... 6 Objetivo del Manual... 7 Alcance de la Póliza Colectiva Estudiantil para en caso de Accidentes de los Estudiantes de la UNED... 8 Actores y Responsabilidades... 9 Normas de Aplicación de Aplicación y Ejecución de la Póliza Cláusula xxv. Procedimiento en caso de reclamo El Asegurado o Beneficiario deberán presentar los siguientes requisitos para la presentación del siniestro: Cobertura de Muerte Accidental Cobertura de Incapacidad Total y/o Parcial Permanente por Accidente Conceptos Diagrama de Flujo de los Procedimientos Parámetros de Seguimiento, Actualización, Rediseño o Anulación del Manual Anexos... 21

3 Aprobación En concordancia al acuerdo del Consejo Universitario, en sesión , Art.11.insciso 2-a) celebrada el 23 de mayo del 2013, donde se solicita al Rector trascribir una póliza estudiantil colectiva, se trabaja en la elaboración del presente Manual de Procedimientos para la póliza, coordinación con el Centro de Planificación y Programación Institucional y la Licenciada Lorena Aguilar Solano como Coordinadora de Seguros. Pre-aprobación Aprobación final Juan Carlos Parreaguirre, Jefe del Centro de Planificación y Programación Institucional Consejo de Rectoría

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5 Elaboración y Revisión El Centro de Planificación y Programación Institucional, CPPI mediante su Unidad de Programación y Procesos y de conformidad al acuerdo al Manual Organizacional UNED-2012 tiene dentro de sus funciones Coadyuvar en la formulación de los procedimientos de trabajo de las unidades administrativas, académicas y técnicas que componen la UNED, para alcanzar, de manera eficiente, los objetivos que les corresponde dentro de la actividad institucional. En este sentido, Se brinda el acompañamiento para la elaboración de los manuales que se soliciten o que se consideren necesarios para la optimización de los recursos institucionales y/o el ordenamiento de los procesos del Macroproceso Institucional. Para la elaboración del manual se brindó asesoría mediante sesiones de trabajo y realizando las consultas necesarias a las partes que se consideran pertinentes por su nivel de participación en el procedimiento, por esta razón participaron la Licenciada Lorena Aguilar Solano (Coordinadora de Seguros-) y la Licenciada Susana Saborío Álvarez (Jefe de la Oficina de Registro y Administración Estudiantil- quien brinda observaciones a la versión preliminar). La coordinación y asesoría estuvo a cargo del firmante. Grettel Schonwandt Alvarado Centro de Planificación y Programación Institucional

6 Introducción Según los registros existentes, la Universidad Estatal a Distancia carece de póliza alguna que cubra a los estudiantes ante cualquier contingencia e imprevisto que pueda presentarse en cada una de las sedes de la Institución. El presente documento es una herramienta que permite facilitar a la administración el orden lógico y las responsabilidades respectivas de los actores (dependencias) involucradas, así como a los estudiantes regulares de la Universidad Estatal a Distancia hacer uso de la póliza en caso de ser necesario, detallando la información sobre su coberturas, ubicación de las instalaciones de atención médica a nivel nacional, normativa, actores y sus responsabilidades, perfiles y requisitos, y políticas de aplicación.

7 Antecedentes Normativos Es deber de la Institución brindarles seguridad a los estudiantes, en la realización de las actividades curriculares de los cursos, programas y carreras que ofrece la universidad; la representación en actividades artísticas y deportivas nacionales, así como en el cumplimiento de horas beca que deben realizar en horario de oficinas, o el programa de voluntariado La póliza estudiantil colectiva se concibe como una necesidad; tanto para la seguridad de los estudiantes como para proteger a la Institución de eventuales demandas en un futuro. Por lo tanto se toma acuerdo por el Consejo Universitario, en sesión , Art.11.insciso 2-a) celebrada el 23 de mayo del 2013, donde se solicita al Rector trascribir una póliza estudiantil colectiva.

8 Objetivo del Manual Establecer una herramienta que facilite la comprensión de la Póliza estudiantil a las partes involucradas de la universidad sobre todo a los estudiantes regulares de la Universidad, donde detalle los aspectos más relevantes como el uso de la cobertura, estableciendo los actores, responsabilidades, perfiles y requisitos, políticas de aplicación y la información necesaria para su uso.

9 Alcance de la Póliza Colectiva Estudiantil Accidentes de los Estudiantes de la UNED para en caso de Brindar a los/as estudiantes de la Universidad Estatal a Distancia una póliza colectiva estudiantil, para que cuenten en caso de accidentes con el seguro apropiado, buscando contribuir con la seguridad y estabilidad del estudiante en el proceso de estudio en esta Institución. La póliza estudiantil colectiva cubrirá a todos los estudiantes regulares que se encuentren debidamente matriculados cada cuatrimestre.

10 Actores y Responsabilidades ACTOR Estudiante Regular Oficina de Registro y Administración Estudiantil Instituto Nacional de Seguros Federación de Estudiantes Oficina de Orientación y Desarrollo Estudiantil Dirección de Tecnología de Información y Comunicación RESPONSABILIDADES 1. Cancela el rubro correspondiente en el periodo de matrícula por el pago de la Póliza Estudiantil. 1. Recibe la información del estudiante mediante matricula. 2. Envía la información a la. 1. Tramita la póliza con el INS 2. Tramita el pago al INS de la póliza 3. Asesora al estudiante 4. Intermedia con el INS cualquier asunto de la póliza. 1. Suscriptor de la póliza 2. Todo lo relacionado con la de la Póliza Colectiva Estudiantil. 1. Divulgación de la Póliza Colectiva Estudiantil. 1. Divulgación de la Póliza Colectiva Estudiantil. 1. Publica en la página Web la información de la Póliza Estudiantil. 2. Dar mantenimiento a la aplicación que administra la póliza a solicitud de la OR, cuya información de la póliza será suministrada por el Programa de Divulgación de la DAES.

11 Normas de Aplicación de Aplicación y Ejecución de la Póliza La Rectoría con la propuesta del Plan Presupuesto de cada año, informará al Consejo Universitario el monto del Arancel definido. Con el criterio de la, la Dirección de Asuntos Estudiantiles y la Federación de Estudiantes de la Universidad Estatal a Distancia, corresponderá la definición del arancel correspondiente, que se cobraría al estudiante por cuatrimestre. Cláusula XXV. Procedimiento en caso de reclamo Para gozar de los beneficios de esta póliza, el Asegurado o Beneficiario cuenta con los siguientes plazos: a. Para la cobertura de gastos médicos, un plazo máximo de siete (7) días naturales siguientes al accidente para su respectiva atención y valoración sea en un Centro Médico Regional del Instituto o en la clínica privada de su conveniencia. Si las consecuencias del accidente no se manifiestan en el momento del mismo, el Asegurado podrá beneficiarse de las prestaciones enumeradas hasta el límite contratado, siempre que las mismas se manifiesten y comuniquen al Instituto, a más tardar dentro de los siguientes sesenta (60) días, contados a partir de la fecha de ocurrencia de del accidente, limitándose a lo estipulado en la Cláusula de Período Máximo de Cobertura. b. En caso de que a consecuencia del accidente se determine una Incapacidad Total y/o Parcial Permanente, la misma se cubrirá siempre y cuando ocurra en un plazo máximo de trescientos sesenta y cinco (365) días posteriores a la fecha del accidente. c. Si a consecuencia del accidente ocurre la muerte del Asegurado, el deceso está cubierto siempre y cuando suceda de forma inmediata o dentro de los noventa (90) días siguientes a la ocurrencia del accidente.

12 Los plazos señalados en esta cláusula son los establecidos por el Instituto para verificar las circunstancias del accidente y orientar apropiadamente las acciones pertinentes para resolver el reclamo. El Asegurado o Beneficiario deberán presentar los siguientes requisitos para la presentación del siniestro: 1. Cobertura de Muerte Accidental a. Carta del beneficiario solicitando la indemnización. b. Certificado Oficial de Defunción expedido por el Registro Civil, donde se especifique la causa de la defunción. c. Fotocopia del documento de identificación, tanto del beneficiario como del fallecido (en caso de menor de edad debe presentar el certificado de nacimiento). d. Copia certificada del expediente judicial que contenga la descripción de los hechos y las pruebas de laboratorio forense sobre alcohol (OH) o tóxicos en la sangre. e. El Beneficiario debe firmar la boleta de autorización para revisar los expedientes clínicos donde el Asegurado ha sido atendido. 2. Cobertura de Incapacidad Total y/o Parcial Permanente por Accidente a. Carta del Asegurado solicitando la indemnización. b. Fotocopia del documento de identificación (en caso de menor de edad debe presentar el certificado de nacimiento). c. Diagnóstico médico en el que se determine que, por alteración o debilitamiento de su estado físico o mental por el accidente, el Asegurado perdiera el sesenta y siete por ciento (67%) o más de su capacidad orgánica o funcional que le impida desempeñarse en su profesión o actividad habitual y se indique que la

13 incapacidad se otorga NO SUJETA A REVISION, el diagnóstico y la fecha exacta de la valoración médica que dispuso la incapacidad. d. En el caso de Incapacidad Parcial Permanente por Accidente, diagnóstico médico en el que se indique el porcentaje de alteración o pérdida de su estado físico o mental por el accidente. e. Certificado del médico tratante en el que se indique causa y lesión determinada, nombre del miembro afectado y lateralidad. f. El Asegurado o su Representante Legal según corresponda, debe firmar la boleta de autorización para revisar los expedientes clínicos donde el Asegurado ha sido atendido. En caso de una incapacidad parcial el Instituto designará un médico para la valoración del Asegurado. Cuando la indemnización sea por Incapacidad Total y Permanente, del pago de la suma asegurada se le deducirán los montos que se hubiesen pagado al Asegurado por concepto de incapacidad parcial previo a ésta declaratoria. 3. Cobertura de Gastos Médicos por accidente a. El formulario Solicitud de Beneficios debidamente cumplimentado, con el diagnóstico y la evolución en tiempo (días). b. Las facturas originales timbradas y canceladas de los gastos efectuados, con el detalle de cada uno de los bienes y/o servicios recibidos por el Asegurado y el costo respectivo, deberán ser aportados al momento de presentar la reclamación. c. Recetas de medicamentos, prescripciones de exámenes de laboratorio, radiológicos u otro examen para diagnóstico. d. El Asegurado o su Representante Legal según corresponda, debe firmar la boleta de autorización para revisar los expedientes clínicos donde el Asegurado ha sido atendido.

14 Será responsabilidad del Instituto disponer las medidas necesarias para comprobar la autenticidad de la información recibida, sin que esto signifique solicitar requisitos adicionales al Asegurado. Conceptos Accidente: Acontecimiento inesperado, repentino, súbito y ajeno a la voluntad del asegurado. Diagrama de flujo: Es una representación gráfica de un procedimiento. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos del procedimiento y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso. Estudiante Activo: Condición de estudiante que se adquiere mediante la matrícula en alguno de los programas o carrera definidos, una vez cumplidos los requisitos establecidos. La matrícula confiere a cada estudiante todos los derechos estudiantiles. Estudiante Regular: Según el Reglamento General Estudiantil, Artículo 6: Cada estudiante que ha cumplido con todos los requisitos y procesos de admisión, empadronamiento y matrícula en alguna carrera o programa de la UNED definidos para esos efectos en este Reglamento. Exclusivo para los estudiantes de grado; quedan excluidos los estudiantes de posgrado, extensión, educación abierta, etc. Gastos médicos: son los erogados por el asegurado y aprobados por el Instituto, que resulten de la ocurrencia de un evento. Póliza: Documento que sirve para demostrar la validez de un contrato, en seguros. Prima: Es el precio que debe satisfacer el tomador al asegurador, como contraprestación por la cobertura de riesgo que el asegurado asume. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

15 Abreviaturas, Nombres ABREVIATURA ER OR DF INS FEUNED ODE DTIC NOMBRE Estudiante Regular Oficina de Registro y Administración Estudiantil Instituto Nacional de Seguros Federación de Estudiantes Universidad Estatal a Distancia Oficina de Orientación y Desarrollo Estudiantil Dirección de Tecnología de Información y Comunicación

16 Matriz Descriptiva de los Procedimientos y Responsabilidades 1. Procedimiento de Inscripción de Estudiantes a la Póliza Paso Descripción de la Actividad Responsable Destino 1.1 Matricula periodo lectivo ER Remite lista de estudiantes del periodo lectivo a la OR Remite lista de estudiantes del periodo lectivo al INS DF Registra Estudiantes en póliza INS Tramita cobro de la póliza a la UNED INS Analiza y tramita pago de la póliza al INS DF Divulga información y contrato de la póliza a los estudiantes DF FEUNED DAES DTIC 1 Coloca el Contrato de la Póliza en la página web de la UNED.

17 2. Procedimiento en caso de un accidente Nº Descripción de la Actividad Responsable Destino 2.1 Trasladarse al Centro Médico más cercano. En caso de servicios en INS salud o Centros Regionales del Instituto. ER 2.2 En caso de trasladarse a otros centros ir al paso Se presenta a las oficinas del INS (Sedes) para que se le otorgue la orden de atención Médica. Finaliza en 2.4 ER Paga servicios médicos por su cuenta ER Brinda atención médica INS (Sede)/ Otros Completa Solicitud de Beneficios en el INS o sedes, para reconocimiento de gastos. ER FIN 2 Estudiante debe de presentar solamente el documento de matrícula, documento de identificación vigente en caso de que no tuviera la boleta de matrícula debe comunicarse a la UNED (DF) para la verificación de que está matriculado. 3 Estudiante debe de presentar documento de identificación vigente y el Recibo de Matricula del Periodo Académico correspondiente.

18 Diagrama de Flujo de los Procedimientos La simbología para la elaboración del diagrama de flujo que se toma en cuenta la siguiente:

19 1. Procedimiento de Inscripción de Estudiantes a la Póliza Estudiante Regular Oficina de Registro y Administración Estudiantil Instituto Nacional de Seguros DF/FEUNED/ODE/ DTIC Manual de Política y Procedimiento para la Póliza accidentes a los Estudiantes de la UNED INICIO 1.1 Matricula periodo lectivo 1.2 Remite lista de estudiantes del periodo lectivo a la 1.3 Remite lista de estudiantes del periodo lectivo al INS 1.6 Analiza y Tramita pago de la póliza al INS 1.4 Registra estudiantes en póliza 1.5 Tramita cobro de la póliza a la UNED 1.7 Divulga información y contrato de la póliza a los estudiantes FIN

20 Manual de Política y Procedimiento para la Póliza accidentes a los Estudiantes de la UNED Manual de Procedimientos para la póliza 2. Procedimiento en caso de un Accidente Estudiante Regular INS/(Sede) Otros INICIO 2.1Trasladarse al Centro Médico más cercano. No Asiste a Centros de Salud INS o Centros Regionales del INS Si 2.2 Solicita Orden de Atención Médica. 2.4 Brinda Atención Médica FIN 2.3 Paga Servicios Médicos por su cuenta 2.4 Brinda Atención Médica 2.5 Completa Solicitud de Beneficios para reconocimiento de Gastos. FIN

21 Parámetros de Seguimiento, Actualización, Rediseño o Anulación del Manual Dirección Financiera Centro Panificación Programación Institucional de y Otras s de los Procedimientos de este manual Parámetro Debe velar por el seguimiento de los procedimientos aquí establecidos, de modo que controle la necesidad de realizar un análisis sobre los mismos. Debe realizar la/las actualizaciones a este manual y solicitar de ser necesario el acompañamiento al CPPI. Debe enviar cualquier cambio para valoración al CPPI, si son de forma puede enviarse de forma digital sin necesidad de oficio y si son de fondo (Actores, responsabilidad o modificaciones al procedimiento así como la anulación-eliminación- del manual o su rediseño) debe ser enviado mediante oficio. Cumplir con las demás responsabilidades establecidas en este manual. Deberá velar por la divulgación del documento y la publicación en la página web de la UNED. Brindará el acompañamiento necesario de ser solicitado. Como dependencia competente de considerarlo necesario comunicará cualquier cambio que recomiende necesario para ser implementado previo consenso con las partes. Realiza por medio de la jefatura la pre-aprobación según criterio técnico correspondiente. Deberán de acatar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas en el procedimiento. De considerar necesario una modificación de la/las actividades asignadas en el procedimiento, deberá coordinar previamente con la.

22 Anexos LISTA DE SEDES DE SALUD DEL INS CENTRO MEDICO DEL INS CONTACTO INS CHACÓN JIMÉNEZ ROLANDO Servicios Médicos Regionales SUPERVISOR ADMINISTRATIVO CMR DE ALAJUELA PIZARRO JORGE Servicios Médicos Regionales CMR DE ALAJUELA CMR DE BATAAN CARBALLO SAMAEL Servicios Médicos Regionales CMR DE BATAAN CMR DE CAÑAS RODRIGUEZ HEYDI Servicios Médicos Regionales CMR DE CAÑAS CMR DE CARTAGO PERLAS RONALD Servicios Médicos Regionales CMR DE CARTAGO CMR DE CIUDAD NEILLY PARRA SONIA Servicios Médicos Regionales CMR DE CIUDAD NEILLY CMR DE CIUDAD QUESADA ALVARADO IVETH Servicios Médicos Regionales CMR DE CIUDAD QUESADA CMR DE DESAMPARDOS SOLANO LORENA Servicios Médicos Regionales CMR DE DESAMPARADOS CMR DE FILADELFIA ACEVEDO HEILYN Servicios Médicos Regionales CMR DE FILADELFIA CMR DE GRECIA PIZARRO SUSAN Servicios Médicos Regionales CMR DE GRECIA CMR DE GUADALUPE SIERRA JAQUELINE Servicios Médicos Regionales CMR DE GUADALUPE CMR DE GUAPILES CHAVEZ ELVIA Servicios Médicos Regionales CMR DE GUAPILES CMR DE HEREDIA GUEVARA MINOR Servicios Médicos Regionales CMR DE HEREDIA CMR DE JACO ALVARADO STEPHANIE Servicios Médicos Regionales CMR DE JACO CMR DE LIBERIA HUERTAS CLARA Servicios Médicos Regionales CMR DE LIBERIA CMR DE LIMON PICADO JAZMIN Servicios Médicos Regionales CMR DE LIMON CMR DE NICOYA CERDAS RICARDO Servicios Médicos Regionales CMR DE NICOYA CMR DE PITAL SABORIO MARLEN Servicios Médicos Regionales CMR DE PITAL CMR DE PUNTARENAS BRAVO TERESITA Servicios Médicos Regionales CMR DE PUNTARENAS CMR DE SAN ISIDRO PZ FALLAS LAURA Servicios Médicos Regionales CMR DE SAN ISIDRO PZ CMR DE SAN RAMON VILLALOBOS MAURICIO Servicios Médicos Regionales CMR DE SAN RAMON CMR DE SANTA ANA JIMÉNEZ CAROLINA Servicios Médicos Regionales CMR DE SANTA ANA CMR DE SIQUIRRES GUTIERREZ MIRIAM Servicios Médicos Regionales CMR DE SIQUIRRES CMR DE TURRIALBA THIERE LORENA Servicios Médicos Regionales CMR DE TURRIALBA CMR GOLFITO GONZÁLEZ KARLA Servicios Médicos Regionales CMR Golfito CMR PEREZ ZELEDON REUBEN NELLY Servicios Médicos Regionales CMR PEREZ ZELEDON CMR PUERTO VIEJO AVILA JORGE Servicios Médicos Regionales CMR PUERTO VIEJO CONEJO ABARCA ALFREDO Servicios Médicos Regionales JEFATURA ADMINISTRATIVA GUTIÉRREZ ARAYA JOSÉ MIGUEL Servicios Médicos Regionales ENFERMERO GUTIERREZ SOLANO JONATHAN Servicios Médicos Regionales SUPERVISOR ADMINISTRATIVO ISRAEL GUEVARA LAILA Servicios Médicos Regionales SUPERVISORA DE FARMACIA JIMÉNEZ CHAVES ALEJANDRA Servicios Médicos Regionales SUBJEFATURA MÉDICA JIMENEZ JIMENEZ JUAN CARLOS Servicios Médicos Regionales SUPERVISOR ADMINISTRATIVO LEÓN LIZANO FERNANDO Servicios Médicos Regionales SUPERVISOR DE CONTRATOS MOLINA MADRIZ MANUEL Servicios Médicos Regionales SUPERVISOR ADMINISTRATIVO MORA RODRÍGUEZ CARLOS Servicios Médicos Regionales ASISTENTE SERVICIOS SALUD MORALES VARGAS ROBERTH Servicios Médicos Regionales SUPERVISOR DE ENFERMERÍA RODRÍGUEZ CAMPOS CARMEN MARÍA Servicios Médicos Regionales JEFATURA ADMINISTRATIVA RODRÍGUEZ ROJAS DAVID Servicios Médicos Regionales SUPERVISOR MEDICO SALAS ROJAS OLMAN Servicios Médicos Regionales ENCARGADO DE ESTADÍSTICA TAYLOR BRYAN LIZETTE Servicios Médicos Regionales SUPERVISORA MEDICA TORRES GONZALEZ RAÚL Servicios Médicos Regionales SUPERVISOR TERAPIA VARGAS CAMBRONERO JAIME Servicios Médicos Regionales COORDINADOR ADMINISTRATIVO VARGAS VARGAS ALBERTO Servicios Médicos Regionales COORDINADOR TELEFONO