AYUDA A LAS PYMES A TRAVÉS DE LAS TIC APLICADAS A LA CONTABILIDAD A LA HORA DE DECIDIR EN AMBIENTE DE INCERTIDUMBRE ECONÓMICA. Yolanda Cuesta Altieri

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1 81G AYUDA A LAS PYMES A TRAVÉS DE LAS TIC APLICADAS A LA CONTABILIDAD A LA HORA DE DECIDIR EN AMBIENTE DE INCERTIDUMBRE ECONÓMICA Yolanda Cuesta Altieri Jefe administración y financiero empresa privada c/ Ebro 20 La Flecha Valladolid Área temática: G) Nuevas tecnologías y Contabilidad. Palabras Clave: Facturae, TIC, Electrónica, EDI, Contabilidad.

2 AYUDA A LAS PYMES A TRAVÉS DE LAS TIC APLICADAS A LA CONTABILIDAD A LA HORA DE DECIDIR EN AMBIENTE DE INCERTIDUMBRE ECONÓMICA Resumen En este trabajo se explica y se quiere hacer llegar a las PYMES el potencial que ya esta a su disposición en Internet y el software especifico para ayudarlas a integrar estas formulas en el día a día del proceso contable y que esto sirva para lograr información de forma ágil y la tenga disponible para poder tomar de decisiones en tiempo real y hacérsela llegar a terceros. A partir de la estructura de la cuenta de Pérdidas y Ganancias vamos a ir viendo herramientas e instrumentos para llevar a cabo de forma más eficiente, rápida y segura estos procesos.

3 1.-INTRODUCCION. 2.-DATOS Y ESTADISTICAS 3.-HERRAMIENTAS: GENERALES, CONTABLE-ADMINISTRATIVAS, OTRAS HERRAMIENTAS. 4.-OPCIONES ALGO MAS AVANZADAS. 5.-CASO PRACTICO: PYME PRESTACION SERVICIOS. 6.-SUBVENCIONES Y AYUDAS EXISTENTES AMBITO ESTATAL Y REGIONAL. 7.-CONCLUSIONES. 8.-BIBLIOGRAFIA. 1.-INTRODUCCION Tiempo atrás las tres grandes revoluciones: Agrícola, Industrial y de Servicios supusieron una renovación de la economía, un cambio en los medios de producción, en las sociedades,... Hoy en día la nueva revolución en la que estamos inmersos: La Revolución Tecnológica dará un vuelco a todas las estructuras en las que hoy nos desenvolvemos. En este trabajo se explica y quiere hacer llegar a las PYMES el potencial que ya esta a su disposición en Internet y el software especifico para ayudarlas a integrar estas formulas en el día a día del proceso contable y que esto sirva para lograr información de forma ágil y la tenga disponible para poder tomar de decisiones en tiempo real y hacérsela llegar a terceros. A partir de la estructura de la cuenta de Pérdidas y Ganancias vamos a ir viendo herramientas e instrumentos para llevar a cabo de forma más eficiente, rápida y segura estos procesos. La globalización obligada en el ámbito actual es un hecho en que las PYMES están ya inmersas. Existen una serie de aspectos en los que dichas empresas han de realizar esfuerzos en orden a conseguir, no solo la supervivencia en este entorno de crisis que estamos viviendo, sino también una posición de futuro importante en el contexto económico. En el ámbito contable de las empresas de menor tamaño no se debe dejar en desuso las nuevas tecnologías de la información. Existen mecanismos informáticos que con una mínima inversión, y en algunos casos totalmente gratuitos, pueden dar

4 lugar a ahorros de costes y mejora de procesos significativos; lo que conlleva a un aumento sustancial de la productividad. Es por ello por lo que los profesionales de la economía debemos fomentar, formar y ayudar a las Pequeñas Empresas en el cambio a la adopción de las TIC y trasmitir el uso de nuevas herramientas aplicadas al proceso contable en aras de un control y un mejor resultado empresarial, ya que muchas veces los instrumentos están ahí pero el desconocimiento empresarial frena su uso o bien el volumen de información existente es excesivo y se ha de homogeneizar y agregar. 2.-DATOS Y ESTADISTICAS Uno de los elementos en los que la empresa tiene que hacer mayor incidencia para alcanzar altas cotas de productividad y competitividad es lograr aumentos en la innovación. La innovación tecnológica, la inversión en I+D+I, la puesta en marcha de procesos basados en las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación, TIC,... con el fin de dar a los bienes producidos o a los servicios prestados ventajas diferenciadores del resto de los existentes en el mercado. Este será sin duda uno de los retos más importantes que deberán lograr las empresas para posicionar sus productos y servicios en la economía global. Al respecto a continuación se explican alguna serie de datos y estadísticas en cuanto a la situación tecnológica de las PYMES en España. España aun esta retrasada en tecnología según se desprende de un reciente estudio ( ranking) del Foro Económico Mundial sobre la implantación y el uso de la tecnología de la información y de la comunicación en el mundo rank Country/Economy Score 1 Dinamarca 5,85 2 Suecia 5,84 3 Estados Unidos 5,68 4 Singapur 5,67 5 Suiza 5,58 6 Finlandia 5,53 7 Islandia 5,50 8 Noruega 5,49 9 Holanda 5,48 10 Canadá 5,41 11 Corea 5,37 12 Hong Kong 5,30 13 Taiwan, China 5,30 14 Australia 5,29

5 15 Reino Unido 5,27 34 España 4,50 España ha bajado puestos estando ahora en el puesto 34, de las 134 naciones evaluadas, habiendo bajado de los puestos 32 y 31 en los años 2007 y 2006 respectivamente. El índice examina el grado de preparación de los países para usar con efectividad las tecnologías de la información en tres aspectos: el entorno regulatorio e infraestructuras; la capacidad de los individuos, las empresas y los gobiernos para usar y beneficiarse de los avances y la utilización actual de la sociedad de la información. En otro informe de abril de 2009, esta vez de la Comisión Europea, se cuestiona la existencia de una verdadera competencia en las telecomunicaciones nacionales y se advierte de que los precios son altos en comparación a la media Europea. Por tanto es necesario y urgente reducir la brecha digital tanto la que separa a España de los países mas avanzados del mundo y de la Unión Europea como la existente entre diferentes áreas territoriales dentro del país y colectivos empresariales y sociales. En la empresa española existe una gran diferencia entre las granes y medianas empresas que ya hacen un uso generalizado de las TIC y las pequeñas empresas y autónomos donde aun existe un largo camino por recorrer. Mientras que en las primeras podemos hablar de un 90% de penetración de la banda ancha en la empresa y del 98% de acceso a Internet, según datos de la Fundación Fundatec (Fundación para el Desarrollo Infotecnológico de Empresas y Sociedad), no se esta considerando el tejido empresarial de micropymes y autónomos que suman 3 millones y que suponen el 90% de las empresas en donde dichos indicadores no llegan al 70%. UTILIZACION DE LAS TIC (%). Fuente: INE encuesta sobre el uso de las TIC y el comercio electrónico Empresas que disponen de ordenadores 97,8 98,1 98,4 97,4 Empresas con conexión a Internet 94,9 94,3 92,6 89,9 Empresas con correo electrónico 93,3 92,3 90,4 85,6 Empresas que interactúan con las AAPP por Internet Empresas que obtienen servicios bancarios y financieros por Internet 67,1 61,7 62,8 61,5 86,0 85,7 85,1 90,1

6 A pesar de los tiempos de crisis que vivimos se prevé un crecimiento significativo del comercio electrónico rebasando los 5,6 billones de euros según la empresa analista informática IDC. La banda ancha va a seguir creciendo y el tiempo de uso en el hogar también gracias a la tarifa plana. Se desplazara a otras opciones de ocio y según los expertos los consumidores usaran Internet para realizar su compra dada la facilidad para comparar ofertas unido a la conveniencia de hacerlo desde casa. Ya durante el año 2008 se alcanzo un aumento significativo con respecto al año 2007 en lo que ha operaciones en Internet se refiere ya que se llegaron a realizar 66,2 millones de operaciones un 41,8% mas que el año previo. Esta es una oportunidad que hay que aprovechar ya que según datos recabados por el estudio Las tecnologías de la información y alas comunicaciones de la ciudad de Madrid realizado por Everis en 2008, en dicho territorio aunque el 46% de las empresas de la capital realiza de alguna manera transacciones online, solo un 8,8% vende a través de la red. Por tanto hay que mejorar esta situación y adaptarse a esta nueva forma de comercio para lograr la supervivencia en tiempos difíciles. 3.-HERRAMIENTAS: GENERALES, CONTABLE-ADMINISTRATIVAS, OTRAS HERRAMIENTAS. En empresas de tamaño importante se ha estandarizado la implantación en el proceso administrativo de las ERPs (Enterprise Resource Planning) o sistemas de gestión empresarial. Un ERP es un conjunto de aplicaciones que cubren, bajo un mismo programa, las necesidades de los usuarios en las diferentes áreas de una empresa: área económico-financiera, logística, comercial, producción y recursos humanos. Con ello se logra automatizar procesos, realizarlos en menor tiempo y con mayor precisión. Para las empresas de tamaño reducido estas aplicaciones suponen un desembolso a la que difícilmente pueden hacer frente debido a su elevado coste. Pero no por ello han de quedarse atrás en la innovación y mejora de procesos administrativos y contables, sino que con la combinación de una serie de herramientas que a continuación se explican pueden conseguir un procesos de trabajo muy similar al que consiguen las Grandes Empresas con entornos ERP HERRAMIENTAS: GENERALES Empezaremos por la World Wide Web, estar conectados nos permite el acceso a páginas web que abarcan información, no solo el ámbito regional o nacional, sino también mundial. En relación a la información económica uno de los lugares de

7 mayor utilidad son las distintas paginas de los medios de prensa, tanto prensa general como prensa económica. A través de ellas podemos acceder de forma instantánea no solo a la información más actual, sino también a ejemplares anteriores. Esto nos permitirá conocer en tiempo real gran diversidad de temas importantes para nuestra empresa. También en Internet podremos buscar proveedores y clientes potenciales y seleccionar los más adecuados para la actividad empresarial que llevemos a cabo. Otro grupo importante de información lo podemos encontrar en las páginas de las distintas entidades financieras. En dichas webs se recogen datos acerca de la situación económica del país y del mundo, la evolución de los distintos indicadores, por otro lado también es posible realizar la mayoría de operaciones bancarias que realizamos en nuestra sucursal. Aquí los empresarios pueden entrar en contacto con los distintos aspectos del ámbito bancario: Financiación, inversión,..., estudiar sus ventajas e inconvenientes, realizar comparaciones entre las ofertas de dos o mas entidades etc. Por otra parte instituciones tanto públicas como privadas reflejan gran cantidad de información económica en sus webs, por ejemplo los Ministerios, las cámaras de comercio, diputaciones, ayuntamientos, comunidades autónomas, colegios de economistas... En estas encontramos información puntual y precisa sobre los aspectos relevantes del territorio en que se enclavan. Con ello las empresas podrán estudiar y realizar comparaciones sobre la actividad y características económicas de diferentes sectores de todo el país, o inclusive de varios países del mundo. Además existen numerosas páginas web en donde se puede acceder gratis a formación sobre economía, hay cursos on line sobre contabilidad, fiscalidad, productos financieros, marketing, herramientas informáticas (muy útiles en el proceso contable)... Además las PYMES pueden tener su presencia en Internet mediante la creación de su propia página web en la que permitan al resto de usuarios de la red conocerles y proporcionarles información acerca de la actividad de negocio que desarrolla la empresa así como permitirles la realización de pedidos, la venta on line. Incluso seria interesante realizar un web con un blog corporativo o realizar presentaciones y promocionarse en redes sociales como Facebook, Twitter y Xing por ejemplo, esto es emplear recursos Web 2.0. También la empresa puede crear su propia Intranet, en donde se utiliza la tecnología Internet en un entorno cerrado circunscrito al ámbito de una compañía, se crea un canal de información interno al que tienen acceso los diferentes integrantes de la organización que les permite tener de forma segura, rápida y accesible información acerca de diferentes áreas de la organización. Existe otro tipo de web que

8 es la Extranet es cuando se permite el uso de ese canal que es la Intranet a los principales agentes externos de la empresa como son: clientes, proveedores, empresas asociadas, En momentos como el que estamos inmersos de crisis económica, el empresario debe seguir avanzando y potenciar su presencia en Internet ya que es un medio masivo que consulta prácticamente el 100% de la población y hay que estar donde esta el consumidor, una pagina web es un anuncio las 24 horas del día,7 días a la semana, los 365 días del año. Otro instrumento importante es el correo electrónico, , nos permite enviar y recibir en pocos segundos gran cantidad de información. El coste es considerablemente mas bajo que en otros medios de correo como el correo tradicional, el correo mediante compañías de correo privadas e incluso que el fax. A esto se une una ventaja adicional como es la sencillez de su uso. Aplicado a la empresa en particular tenemos las siguientes aplicaciones: podemos estar permanentemente en contacto con nuestros proveedores y clientes ya que no es necesario que en ese momento estén conectados a la red, bastara con que accedan a su correo en el momento en que enciendan su ordenador. A través de esta herramienta podemos tanto recibir como enviar pedidos para su tramitación, podemos preguntar y responder acerca todo tipo de cuestiones al respecto del producto o servicio demandado u ofertado, podemos imprimir sus respuestas una vez las hayamos recibido en nuestra dirección de correo, enviar y recibir facturas, podemos estar en contacto con los otros miembros de la empresa para intercambiar informaciones,... Por otro lado el va a permitirnos mantener una agenda en donde tienen cabida multitud de direcciones a las cuales remitirnos para pedir cualquier tipo de información, como pedir actualización de los datos necesarios para un pedido, podemos utilizarlo como herramienta en la búsqueda nuevos proveedores o clientes ya que permite enviar solicitudes en el mismo momento a diferentes empresas en un solo click, esta función se conoce con el nombre de lista de correo. Dentro del correo electrónico el empresario puede recibir información acerca de los temas de su interés a través de los grupos de noticias. Se puede suscribir a los grupos de noticias relacionados con el área del que se necesite información o estar al día, así instantáneamente recibirá comunicación sobre esta por parte de otros empresarios con los mismos intereses, igualmente el puede enviar sus aportaciones. Otra herramienta fundamental: los Chats y/o las Redes Sociales, en ambos casos se nos permite conversar a través del teclado en tiempo real con distintos usuarios que en ese momento están conectados a la red. Así podemos

9 intercambiar con estos todo tipo de información. Por ejemplo con nuestros contactos comerciales si tenemos acceso a comunicarnos desde este sistema podemos recabar información sobre diferentes dudas que nos surgen, ampliar información, recabar su opinión sobre aspectos varios... También pueden crearse Chats/Redes Sociales de empresarios que persiguen los mismos intereses para comentar sus inquietudes y contrastar sus opiniones. Así mismo se pueden conectar a Chats/Redes Sociales donde se debatan temas de economía como por ejemplo temas acerca de la bolsa, de marketing, de evolución de la situación económica, de aspectos contables y fiscales etc. La principal ventaja es que es estas sesiones es obtener una comunicación fluida y evitar los costes de desplazamiento. Seguimos con la función File Transfer Protocol, FTP, (Protocolo de Transferencia de Archivos), con ella se consigue acceder a los diversos programas y archivos que están en la red y además nos permite copiar estos en el disco duro de nuestro ordenador o en una memoria Usb. Hay multitud de programas relacionados con la PYME en la red. Actualmente la copia o descarga de archivos esta mucho mas simplificada y se puede realizar desde las paginas web mas interesantes a través de un solo toque en el botón del ratón. Es importante aquí hablar de la compresión de los ficheros ya que esto nos dará lugar a tardar menos tiempo en descargárnoslos y por lo tanto a reducir el coste. Hoy en día existen multitud de recursos gratuitos en la red de compresión y posterior descompresión de programas y archivos que necesitamos bajarnos para poder realizar estas funciones cada vez que sea necesario. Por otra parte conviene apuntar la posibilidad que nos ofrece hoy en día la red de forma que con las conexiones remotas podemos acceder a nuestro ordenador de la oficina desde cualquier otro ordenador y trabajar en el sin tener que estar físicamente en la empresa. Y todo ello de forma gratuita. Otra herramienta imprescindible: las comunicaciones telefónicas y de fax vía Web, Vídeo conferencia, al respecto de las comunicaciones es importante destacar la posibilidad de realizar llamadas telefónicas a través de la web sin coste añadido con el uso de software específico como es el caso de Skype. Así mismo es posible el envío de faxes desde el propio ordenador sin necesidad de imprimir el documento con el consiguiente ahorro. En una video conferencia se unen sonido e imagen permitiendo en tiempo real la conexión de diferentes personas, es una verdadera sala virtual en donde pueden mantener reuniones desde un punto del planeta y ser seguidas a la vez por varias

10 personas en cualquier parte del mundo. Esta función es uno de los potenciales instrumentos en la red que mayor seguimiento tendrá en el futuro. Por ultimo hablamos de Cloud Computing o Computación en la red (Nube), es un avance informático de los de mayor potencial en estos tiempos de crisis, consiste en que los servicios y aplicaciones que gestiona internamente la empresa tales como el , las copias de seguridad, o las herramientas ofimáticas se externalicen en empresas que les ofrecen estos servicios a través de Internet; en otras palabras las aplicaciones se basan en servicios alojados de forma externa en la propia web. De esta forma se consiguen ahorros importantes a la hora de la adquisición de hardware y software, así como ventajas de accesibilidad HERRAMIENTAS: CONTABLE-ADMINISTRATIVAS Contabilización tecnológica Cifra de Negocios Actualmente existen en el mercado diversas herramientas para llevar a cabo el trabajo contable en relación a la facturación emitida por la empresa, estas son: EDI / XML Factura Electrónica Seguidamente vamos a explicarlas tanto en su concepto como en su aplicación contable. EDI / XML EDI, (Electronic Data Interexchange), significa Intercambio Electrónico de Datos. Permite automatizar gran parte de los procedimientos entre proveedores y clientes, se trata de que tanto los procesos de facturación como de pedidos y otros muchos sean realizados automáticamente con el formato normalizado EDI entre diferentes sistemas informáticos evitando errores de tecleado y logrando ahorro de costes. Los programas que manejan EDI están conectados con las aplicaciones de gestión empresarial, entre ellas los principales software contables, de forma que las transacciones se envían y reciben a través de Internet llegando a su destino y distribuyéndose entre los distintos programas de gestión. EDI maneja órdenes de compra, facturas, pedidos, cambios de diseño, comunicación de resultados etc.

11 XML, Actualmente EDI esta evolucionando al EDI/XML este es un sistema EDI a través de Internet que emplea formularios con el lenguaje XML. Sirve para el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas entre ellas: bases de datos, editores de texto, hojas de cálculo, etc. Permitiendo dicho intercambio de manera segura, fiable y fácil. Factura Electrónica. La facturación electrónica consiste en la transmisión por medios electrónicos de las facturas entre emisor y receptor firmados digitalmente mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido. Dicha transmisión de un ordenador a otro deberá recoger el consentimiento de ambas partes va a equivaler y va a tener la misma validez legal que la factura en papel. Los formatos validos son EDIFACT, XML, PDF, HTML, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros. El emisor debe conservar una matriz o copia de la factura definida por la legislación como: Se entiende por Matriz de una factura: un conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas... Igualmente es importante en la emisión de facturación electrónica que exista garantía de accesibilidad completa en cuanto a la visualización, búsqueda selectiva, copia, descarga en línea e impresión. Por su parte el receptor ha de verificar los contenidos mínimos exigibles y la firma electrónica. Debe conservar las facturas electrónicas tras asegurarse de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, de los datos asociados y de la verificación de la firma que lleva la factura. En la práctica contable vemos las ventajas al usar estos formatos para lograr reducir los procesos contables: *) Normalizando uso paquetes EDI/XML/ Factura electrónica conjuntamente a los software contables. A la hora de contabilizar los ingresos si estos han sido generados mediante este tipo de software o convertidos a estos formatos, teniendo en la aplicación informática contable la posibilidad de importarlos, esta los lee, interpreta y realiza los asientos en la contabilidad de la empresa de forma automática, con lo que en pocos minutos se contabilizan los documentos de ventas que de la manera tradicional era una de las tareas mas farragosas.

12 *) Empleo del Excel y OpenOffice Existe la posibilidad en Excel, programa de Microsoft estándar, de guardar y abrir documentos XML desde Excel, así como asociar campos XML a las celdas de una hoja de cálculo de Excel, para poder importar datos desde un archivo XML o exportar los datos de Excel a un archivo XML. De esta forma conseguimos la misma funcionalidad que con paquetes EDI pero con un coste menor. La operativa en relación a la contabilidad una vez generado el archivo XML es igual a la descrita en el párrafo anterior. Así mismo Openoffice permite guardar en XML, una vez o generados los archivos o tras guardar los que teníamos en archivos xls. Para los no muy iniciados en informática existen programas que nos convierten los formatos de Excel, XLS, en XML tanto de código abierto como de pago como Convertir XLS que con un coste no muy elevado se puede adquirir en el mercado de forma sencilla. Para que estos procesos sean realidad en la práctica debemos presionar a los fabricantes de software contable para que incorporen como una utilidad más esta funcionalidad de importar y traducir. Contabilización tecnológica Aprovisionamientos y gastos explotación. Las herramientas con las que vamos a desarrollar el nuevo proceso contable en relación a la contabilidad de las operaciones de compra son: Lápiz Contable Contarapid Ambos pueden ser usadas en el apartado anterior y viceversa pero en el logro de un mayor eficacia consideramos mas adecuado esta forma de trabajar. Lápiz Contable, es una herramienta compuesta por un escáner tipo lápiz y una aplicación de software que, enlazada con una aplicación de contabilidad, permite crear los asientos contables, pasando el "lápiz" por encima de los datos que le interesen. En el programa de esta herramienta la información va apareciendo en pantalla según se va capturando, y una vez se haya completado, aparece el nuevo asiento. Terminada la generación de los asientos, se procesan y se ponen a disposición de su aplicación de contabilidad para que puedan ser importados. Es soportado por la gran mayoría de aplicaciones contables del mercado español Contarapid, en este caso se trata de un software que tras escanear los documentos los contabiliza de forma automática además va a permitir hacer búsquedas por importe, fecha, proveedor, etc. sin tener que introducir ningún dato de

13 forma manual. Una vez escaneado se exporta el asiento contable al programa de contabilidad de la empresa. Únicamente al recibir la primera factura de un nuevo proveedor, acreedor o cliente, se parametrizan los campos que contiene (Nombre, NIF, fecha, cuentas contables ). Este proceso no supera los 30 segundos sin que se requiera la presencia de una persona frente al ordenador, salvo para alimentar el escáner con facturas. Contabilización tecnológica Existencias. Existen muchos recursos fáciles de usar y gratuitos en la Web que nos ayudan a llevar un control de los inventarios de una manera fácil rápida y segura. Generalmente nos referimos a programas como Excel o Access. En la página de Microsoft office online tenemos plantillas para este control. Igualmente existen otra serie de recursos libres en Internet y por otro lado se puede diseñar fácilmente un recurso de este estas características por el propio usuario. Una vez obtenida la información en estos formatos es fácil hacer el traspaso a contabilidad para realizar el asiento de valoración de existencias bien de la forma tradicional o bien empleando las herramientas EDI o XML y configurando el software contable para que automatice el proceso. Contabilización tecnológica amortización e inmovilizado. Al igual que en el apartado anterior si no se encuentra esta herramienta integrada en el programa contable podemos acudir a plantillas disponibles en la web con esta utilidad. Así realizaremos el proceso de la amortización de forma rápida segura en los cálculos y sencilla. Contabilización tecnológica costes de personal. En la empresa puede que se realicen directamente las tareas referidas a las nominas, seguridad social contratación o puede que estén subcontratados con un tercero, en ambos casos podemos obtener de los programas de gestión laboral los archivos necesarios para contabilizar los costes de personal sin necesidad de generar manualmente los asientos. Por otra parte en el caso de que la empresa lleve directamente las tareas de recursos humanos, esta cuenta con herramientas imprescindibles como son Sistema

14 Red, Contrata, etc. Que nos puede ser de utilidad en el departamento contable por ejemplo a la hora de domiciliar los pagos a la seguridad social o a la hora de elaborar presupuestos o comparar los gastos de periodos distintos llevando estas informaciones a una tabla de Excel se puede trabajar con los datos y sacar conclusiones importantes. Contabilización tecnológica tesorería. En relación a la banca electrónica, aspecto relevante es la información de la que disponemos acerca de todos los productos bancarios existentes como: depósitos, leasings, préstamos, factoring, Podemos comparar las ofertas que existen en el mercado de todas las entidades que nos interesen y así elegir la que mejor se adapte a nuestras necesidades. Además los bancos ofrecen a través de la banca electrónica la descarga de programas de forma gratuita de gestión de remesas tanto de cobro como de pago, de manera que no es necesario hacerlo de forma manual y nos ayuda también a ser mas rápidos en este proceso ya que los datos son guardados y no es necesario darlos de alta cada vez, este útil es muy practico ya que generalmente los proveedores a pagar y los clientes a cobrar se vienen repitiendo en las PYMES. Existe otro instrumento al que tenemos acceso desde la banca electrónica que es de gran utilidad y aplicación en la práctica contable: generar los ficheros electrónicos de los extractos bancarios mediante la generación desde la página Web de los bancos de un archivo específico llamado cuaderno 43 que descargarnos el directamente y en tiempo real a nuestro ordenador y desde nuestro programa contable atrapamos esa información para que se convierta en asientos automáticamente. Esto nos va a permitir realizar la conciliación bancaria a la vez que los asientos tanto de cobro y pago como cualquier otro de una mayor complejidad. Y como resultado podemos conocer en tiempo real la situación del circulante de la empresa en un menor tiempo de plazo que hasta ahora para poder prever las necesidades reales y así optimizar los flujos de tesorería. Contabilización tecnológica Obligaciones fiscales. La Agencia Tributaria de España nos ha introducido en el empleo de las herramientas de las nuevas tecnologías desde tiempo atrás. En su página Web encontramos la oficina virtual que nos permite acceder, con el correspondiente

15 certificado digital, a un número importante de trámites e información que nos agiliza en el proceso diario del contable. Podemos realizar las declaraciones trimestrales y su pago, consultar declaraciones, obtener certificados, interposición de recursos, aplazamiento de deudas,.. la integración de los programas contables con la AEAT es prácticamente general y total en la mayoría de los software contables del mercado. Estos generan los ficheros que luego son importados en la página Web de la AEAT y podemos realizar estos trámites. Cabe destacar también el trabajo realizado por la AEAT en relación a la facturación digital y la facilidad y disponibilidad de los documentos y programas al respecto. Igualmente sin necesidad de certificado las herramientas que pone la administración tributaria son muy importantes como por ejemplo la descarga de programas para cumplimentar las declaraciones fiscales desde el programa de renta de las personas físicas hasta las declaraciones anuales del IVA por poner un par de ejemplos y por supuesto toda la legislación y consultas tributarias existentes. Contabilización tecnológica: Legalización libros y Cuentas anuales. Los Registros Mercantiles ponen a disposición de los usuarios los programas necesarios para el depósito de cuentas anuales y la legitimación de los libros contables. Asimismo es posible presentar estos documentos por vía telemática para ello generalmente los programas de contabilidad disponen de la posibilidad de crear los libros contables en formato digital para luego ser remitidos al Registro Mercantil bien tras copiarlos en un CD para luego llevarlos al Registro pertinente o bien telematicamente, sin tener que trasladarse, tras obtener el correspondiente certificado digital del Registro. De igual forma se puede realizar idéntico proceso a la hora de elaborar y presentar las cuentas anuales. En ambos casos nos evitamos los farragosos procesos de la impresión de innumerables páginas y la trascripción de datos, con el consiguiente ahorro de costes tantos económicos como de tiempo HERRAMIENTAS: OTRAS HERRAMIENTAS. Muchos programas contables nos proporcionan una serie de informes como son Balances, cuadros de costes, listados de bienes, etc., si bien algunos casos estos no son suficientes para el empresario o terceros que muchas veces demandan mayor información como son ratios, diagramas, comparativas. Para satisfacer estas

16 necesidades tenemos en la web distintas aplicaciones gratuitas en donde a partir de la introducción de datos obtenidos del balance de situación y de la cuenta de pérdidas y ganancias nos realiza varios análisis financiero, de rentabilidad y de gestión. También existe software especializado y accesible a un coste reducido para la realización del Cuadro de Mando Integral, (CMI), o Balance Scorecard es un sistema de gestión estratégica con esta herramienta se nos indica la visión y la estrategia a todos los niveles de la empresa, complementa los indicadores financieros de los hechos pasados con indicadores financieros y no financieros de los aspectos clave que influirán en los resultados del futuro, con ello la empresa gestiona su estrategia a largo plazo y lleva a cabo procesos decisivos. 4.- OPCIONES ALGO MAS AVANZADAS. Las PYMES con un tamaño mayor que una pequeña empresa pueden necesitar de unas herramientas algo más homogéneas en su uso y aplicación. Así podemos volver a hablar de los ERP s pero de una gama de productos mas sencilla y mas económica. Ya definimos que un ERP es un conjunto de aplicaciones que cubren las necesidades de los usuarios en las diferentes áreas de una empresa: área económico-financiera, logística, comercial, producción y recursos humanos. Que se consigue con estas herramientas?: Tres importantes objetivos que son: - Toma de decisiones y compartir la información, se busca obtener una información contable financiera y de operaciones eficiente, de forma que se accede a información integra y posibilite y mejore la toma de decisiones. - Optimización Procesos Integrados: reducción de tiempo y de costes y mejora de la productividad. - Mejora del servicio de atención al cliente Suelen abarcar todas o casi todas las áreas de la empresa, si bien inicialmente se puede implementar los módulos básicos y luego ir ampliando. Los módulos para el Área Económico-Financiera son: Módulos de Gestión financiera, Contabilidad de costes, gestión de inversiones, Tesorería, Informes para el controller. Para el Área logística: Modulo de logística general, control de materiales, mantenimiento planificación y control de la producción, control de la calidad, ventas y distribución, sistemas de gestión de proyectos. Y para el Área de Recursos Humanos: Módulos de control y gestión nominas, seguros sociales, contratos, etc. Por ejemplo existen multitud de recursos en la web que nos ofrecen este tipo de productos de forma totalmente gratuita o bien con un coste de mantenimiento

17 bastante ajustado tales son los casos de: Abanq, Openbravo, OpenERPSpain, OpenXpertya. Así mismo es de destacar el esfuerzo de algunas empresas como es el caso del periódico Expansión que junto con la empresa de software GoldenSoft en el mes de abril de 2009 ofertaron a precio realmente asequible un ERP que abarcaba la gran parte de los módulos descritos: marketing y CRM, Customer Relationship Management, (sirve para conocer a fondo los clientes de una empresa), Gestión laboral, Plan contable, Gestión de productos, Software de ventas, Almacén logística e informes, Software TPV y Gestión de tesorería. 5.- CASOS PRACTICOS: PYME PRESTACION SERVICIOS. El protagonista de nuestro caso práctico es un empresario que se dedica a la prestación de servicios de limpieza a edificios y locales, actualmente dispone de varios ordenadores en las oficinas de la empresa. Las tareas que realizan informaticamente son las básicas: dispone de los programas de oficina mas usuales como son Word y Excel, un programa de contabilidad estándar. Emplea el correo electrónico esporádicamente y en cuanto a la banca electrónica se limita a consultar los movimientos de las cuentas corrientes. A consecuencia de la grave crisis económica por la que estamos pasando en la empresa se ha constatado la disminución de las ventas así como un retraso en los cobros de clientes. El empresario ha decidido dar un impulso a la actividad y para ello ha pensado en las nuevas tecnologías de la información aplicadas a la administración empresarial y a la contabilidad. Para ello gracias a un Asesor Tecnológico al que ha tenido acceso gracias al proyecto Asesores TIC han realizado las siguientes acciones. En cuanto a las Herramientas Generales: Ha creado junto al asesor una pagina web desde la pagina Googlepages así como ha abierto unas nuevas cuentas de correo gratuitas desde gmail, también ha realizado un Blog corporativo en Blogger en el que van a ir incorporando noticias sobre la actividad que realizan. Además se ha registrado en Facebook con el objeto de pertenecer a una comunidad virtual en la que reunir a gente con intereses comunes a la empresa. Por ultimo ha empezado a desarrollar una Tienda on line en la que ofertar sus productos a un amplio numero de clientes potenciales que están en la red, para ello se ha decidido por PRESTASHOP que presta esta funcionalidad de forma totalmente gratuita.

18 A continuación han seguido adentrándose en la red y con la ayuda de las funciones de bases de datos que ofrece Excel ha realizado una base de datos de clientes potenciales así como de proveedores a estudiar. Con respecto a las entidades financieras ha solicitado el alta de la empresa para realizar transferencias de forma electrónica así como ha solicitado información sobre las programas para generar remesas tanto de pago como de cobro. Además se ha informado de la utilidad de disponer de los extractos bancarios en formato electrónico. En relación a los tramites con las Administraciones Publicas se ha procedido a dar de alta la empresa en las webs de la comunidad autónoma en la que realiza su actividad y de la Diputación y Ayuntamiento de forma que mediante RSS le suministra como suscriptor de información la información de su interés actualizada frecuentemente. Así mismo ha solicitado información en la Cámara de Comercio de su provincia acerca de que tramites se pueden realizar en Internet en relación a la Administración Digital y cuales son las oficinas virtuales de las Administraciones que le corresponden. En el ámbito de Formación ha encontrado y van a realiza el empresario y sus trabajadores unos cursos on line gratis sobre los siguientes contenidos: Organiza la agenda de tu negocio a través de las herramientas de correo electrónico, Utiliza el procesador de texto para realizar un mailing a tus clientes y Nuevas tecnologías en la Sociedad Digital del conocimiento: Software libre y Web 2.0. En cuanto a las comunicaciones ha reorganizado las bandejas de entrada de las cuentas de la empresa de forma que todos tengan el mismo esquema y sea más fácil e intuitivo el trabajo con los mensajes electrónicos. Se ha dado de alta en Skype de forma que ahora puede realizar llamadas gratis entre usuarios de Skype sin restricciones de tiempo ni si el tipo de llamada sea local, nacional o internacional, igualmente ha logrado con el uso de este software abaratar los costes de llamada a teléfonos fijos y móviles gracias a las tarifas que le han ofertado. Además ha instalado el software de Videollamadas de forma que puede organizar reuniones virtuales con sus colaboradores sin tener que desplazarse físicamente. Por ultimo nuestro empresario se ha registrado y descargado de forma gratuita el software LogmeinFree (Programa que da soluciones de acceso remoto) de forma que ahora tiene la posibilidad de acceder y trabajar en el ordenador de la oficina desde cualquier ordenador que tenga conexión a Internet. Con todas estas herramientas generales ha conseguido una presencia mucho mas relevante en el mercado dando a conocer su empresa a una gran cantidad de

19 usuarios potenciales, así mismo en la búsqueda de la reducción de costes el estudio que va a realizar sobre proveedores potenciales, si llega a buen puerto, le supondrá una reducción de costes importantes en relación a las compras, e igualmente va a lograr una importante reducción en el coste de las comunicaciones. Además la posibilidad de trabajar con conexión remota le proporciona flexibilidad a la hora de poder acceder a sus archivos e informaciones mientras esta en casa, en el trayecto de un viaje, en reuniones fuera de la oficina Todo ello con un coste prácticamente nulo. En cuanto a las Herramientas Contable - Administrativas: Nuestro empresario empieza a realizar cambios en la contabilización de ingresos y ha decidido estudiar la incorporación de la e-factura en el medio plazo, si bien asesorado por el técnico en TIC en el corto plazo se ha decidido a automatizar el trabajo contable. Así se va a implantar el sistema de registro contable de los ingresos a través del traspaso contable desde el programa de facturación al de contabilidad a través de la creación de ficheros XML que son importados por el software contable, para ello han hablado con los proveedores de la solución informática contable y han logrado implantar ese funcionalidad, de esta forma la laboriosa tarea de contabilizar los ingresos mensuales queda reducida a unos segundos. Para la contabilización de los gastos la empresa se decanta por la adquisición de un software de reconocimiento de facturas de forma que estas se escanean y automáticamente se crea el asiento contable. En relación al registro de existencias se ha optado por una de las plantillas existentes en la pagina de Microsoft office online, allí tenemos varias plantillas útiles para este cometido por ejemplo en: Página principal > Plantillas > Categorías de plantillas > Bases de datos > Access 2007 > Trabajo. Análogamente para el control de los inmovilizados y de sus respectivas amortizaciones que hasta ahora se venían registrando de forma manual en papel. Respecto a la contabilización de los costes de personal se ha definido con la empresa externa que le suministra este servicio los parámetros para que en vez de recibir la información por papel sea de forma informática y así poder importar los ficheros para la realización de los asientos de nominas evitando así hacerlo de forma manual. Esta utilidad estaba presente en el programa contable que tenia la empresa pero lo desconocían. Tras hablar con su banco y solicitar las funcionalidades electrónicas existentes, se generan las remesas con el programa solicitado por el banco logrando un ahorro de tiempo importante. Así mismo los extractos bancarios se los baja de la pagina web de su banco con el formato del Cuaderno 43 lo que le va a permitir la conciliación prácticamente automática a la hora de realizar las tareas de contabilizar los

20 movimientos de tesorería tanto de cobros como de pagos, prestamos, leasings, etc. Todo ello gracias a un modulo que existía también en su programa de contabilidad y en el que no habían reparado nunca. Si bien la empresa cuenta con el certificado digital y realiza algunas de las tareas con relación a la Administración Tributaria con esta funcionalidad (básicamente descarga de impresos y envío de impuestos), el asesor Tic muestra al empresario y a sus trabajadores nuevas funcionalidades de la pagina Web de la AEAT como son la consulta integra de declaraciones: Por ejemplo para obtener un certificado de estar al corriente en las obligaciones tributarias sin necesidad de acudir a solicitarlo ni a recogerlo a la Delegación: Oficina Virtual Otros Tramites Certificaciones tributarias. Otro ejemplo para consultar sus impuestos e incluso hacérselos llegar a terceros telematicamente sin necesidad de fotocopiar ni enviar faxes además de lograrlo de forma mas rápida y segura a través de: Oficina Virtual Consultas de Declaraciones Consulta integra de modelos presentados o el pago de impuestos en línea mediante la opción: Oficina Virtual Pago de Impuestos Pago mediante cargo en cuenta. Estas son solo algunas de las posibilidades existentes. Así mismo el empresario junto al asesor acuden a la página Web del Registro Mercantil y solicitan el certificado para poder enviar las cuentas anuales y los libros oficiales mediante la opción informática con esto se evita la presencia física en el registro y el abaratamiento de costes en relación a la impresión de todos estos documentos. Por último y con el fin de disponer de informes al respecto de la situación de la empresa han descargado desde la página siguiente: economia-excel.blogspot.com la aplicación que les reporta informes económicos y financieros de forma automática tras introducir los datos de los balances y cuenta de pérdidas y ganancias. También destacar la información al respecto existente en la página en modelos económicos y financieros con Excel, donde el empresario dispone de herramientas gratuitas para el cálculo del umbral de rentabilidad o análisis de las fuentes de financiación entre otros. Con el ahorro de tiempo que consigue el personal administrativo contable, el empresario redefine el trabajo de este personal de forma que ahora el trabajo pesado al haber quedado reducido al máximo permite un ahorro de tiempo que lo van a dedicar a potenciar la información obtenida por estas herramientas y así poder prestar mayor atención a aspectos estratégicos de la empresa y a su gestión de forma más eficaz.

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