PUCV - Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

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1 PUCV - Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

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3 ÍNDICE INICIO IMB NOTES CORREO ELECTRÓNICO LIBRETA DE CONTACTO AGENDA Y TAREAS SAMETIME PROPIEDADES AVANZADAS IBM NOTES

4 INICIO IBM NOTES IBM Notes es una plataforma de comunicación que le permitirá operar en la ubicuidad y con mejores niveles de oportunidades. Esta plataforma contiene diversas herramientas de colaboración corporativa, las cuales se encuentran agrupadas en aplicaciones. ÍNDICE CÓMO INICIAR LOTUS NOTES? ESTRUCTURA GENERAL LOTUS NOTES (1) Abrir (2) Pestaña de Ventana (3) Botones de Atajo (4) Búsqueda (5) Barra de Acciones (6) Sametime (7) Opciones Avanzadas (8) Barra de Estado (9) Barra lateral derecha Botones CAMBIO Y RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA Cambio de contraseña Recuperación de contraseña

5 CÓMO INICIAR IBM NOTES? Para iniciar IBM Notes hacer doble clic sobre el ícono el cual se encuentra ubicado en su Escritorio. Inmediatamente, se desplegará una ventana emergente donde deberá ingresar sus datos, tal como se muestra en la siguiente figura: Nota: Cabe señalar que la cantidad de X que aparecen al digitar su contraseña, no corresponde al número de caracteres que la componen. Al finalizar, presionar Iniciar sesión, de esta manera ingresará a la página de inicio predeterminada de esta plataforma de comunicación. Allí encontrará dicersa información sobre la plataforma. 5_

6 ESTRUCTURA GENERAL LOTUS NOTES (1) Abrir Al presionar el botón,se desplegará una lista de accesos a las distintas aplicaciones y documentos que contiene esta plataforma de comunicación. (2) Pestaña de Ventana Cada pestaña muestra una aplicación o una parte de ésta. Podrá abrir varias al mismo tiempo y si la fila de pestañas supera el ancho de pantalla, aparecerán íconos de desplazamiento hacia la izquierda y hacia la derecha para acceder a las que no se encuentren visibles. (3) Botones de Atajo IBM Notes dispone de espacio para que pueda agregar los accesos directos a las diferentes aplicaciones de la plataforma. Por defecto viene con el Correo y Agenda. (4) Búsqueda Esta herramienta ofrece realizar búsquedas tanto en su correo como en la Web. Hacer clic en el selector para determinar el tipo de búsqueda, luego digitar la palabra y presionar el ícono. 6_

7 (5) Barra de Acciones Cada pestaña de ventana incluye, opcionalmente, una barra de acciones específicas de la aplicación o documento. (6) Sametime Esta herramienta le permite conversar con sus contactos en tiempo real; realizar reuniones en línea que incluyen audio y vídeo; compartir archivos y páginas web con los participantes de la reunión; y grabar la reunión para que otras personas puedan verla más tarde. (7) Opciones Avanzadas Este recuadro ofrece distintas opciones dependiendo de la aplicación que esté utilizando. (8) Barra de Estado La barra de estado muestra el selector de estado y que corresponde al historial interno de IMB Notes, el estado de Sametime (Chat), entre otras opciones. (9) Barra lateral derecha Esta barra lateral contiene diversas herramientas de trabajo y organización. Por defecto trae activadas los paneles de: Contacto de Sametime, Sala de reuniones, El Día de un Vistazo, Canales de información. Pero a través del siguiente procedimiento podrá agregar o eliminar los paneles a esta barra: 1. Presionar el botón Ver de la Barra Principal de la plataforma. 2. Desplegar las opciones del botón Paneles de la barra lateral derecha. 3. Seleccionar una o más de las siguientes herramientas: Contactos de Sametime_ Esta herramienta le permite conversar con sus contactos en tiempo real; realizar reuniones en línea que incluyen audio y vídeo; compartir archivos y páginas web con los participantes de la reunión; y grabar la reunión para que otras personas puedan verla más tarde. Contactos principales de Sametime_ Esta herramienta permite generar una lista de contactos alternativos debajo de la lista de contactos principales de Sametime, que se puede personalizar con varios tipos de listas y vistas. 7_

8 Reuniones de Sametime_ Esta herramienta permite gestionar y configurar las salas de reuniones de Sametime, las cuales proporcionan un lugar con todas las herramientas necesarias para desarrollar reuniones electrónicas. Canales de Información_ Esta herramienta le permite mantenerse al día de las noticias más recientes, desde diferentes aplicaciones y sitios web a los cuales el usuario se ha suscrito a través del sistema RSS. El Día de un Vistazo_ En este espacio encontrará las tareas y actividades agendadas para el día. También podrá revisar la agenda semanal o mensual, al seleccionar el día/mes directamente desde el calendario. Para ello presionar las flechas de desplazamiento ubicadas a los costados de la fecha actual. BOTONES Aplicación de Correo_Herramientas enfocadas en el uso y manejo de los correos electrónicos. Aplicación de Contacto_Herramientas enfocadas en el uso y manejo de los contactos. Aplicación de Agenda_Herramientas enfocadas en el uso y manejo de agenda. Aplicación de Tarea_Herramientas enfocadas en el uso y manejo de tareas. Aplicación de Sametime_Herramientas enfocadas en el uso de la mensajería instantánea. CAMBIO Y RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA IBM Notes se encuentra sincronizado con Universis, y será a través de esta donde se realizarán los cambios y recuperación de contraseña. A continuación se presentan los procedimientos para realizar ambas acciones: Cambio de Contraseña Para modificar su contraseña deberá realizar el siguiente procedimiento: (1) Ingresar la siguiente dirección en su navegador de internet: 8_

9 (2) Ingresar su Rut y su contraseña actual. Nota: de no recordar su contraseña diríjase al procedimiento de recuperación de contraseña. (3) Presionar el botón Ingresar. (4) Una vez dentro dirigirse a la pestaña Perfil. (5) Realizar el procedimiento correspondiente. (6) Al finalizar presionar el botón Guardar contraseña.

10 (7) Se le notificará que el cambio ha sido exitoso. Una vez realizado esto la nueva clave tendrá efecto en: Webmail luego de 30 minutos. Cliente luego de 12 horas. Mientras tanto siga utilizando su antigua clave. Recuperación de contraseña En el caso de olvidar su contraseña realizar el siguiente procedimiento: (1) Ingresar la siguiente dirección en su navegador de internet: (2) Seleccionar el link Olvidó su contraseña? 10_

11 (3) En la nueva ventana ingresar el Rut e ingresar el texto de la imagen que le aparezca. (4) Al finalizar presionar el botón Siguiente. (5) Al correo le llegará un correo a la cuenta que ingreso como respaldo. (6) Hacer clic en el link que ahí aparece, y se desplegará la siguiente ventana donde deberá: 11_

12 (7) Ingresar la nueva contraseña. (8) Presionar el botón Guardar contraseña. (9) Se le notificará que el cambio fue exitoso a través de la siguiente ventana. Una vez realizado lo anterior la nueva clave tendrá efecto en: Webmail luego de 30 minutos Cliente luego de 12 horas Tome las medidas pertinentes para evitar que estos tiempos de activación de la contraseña no interfiera en sus procesos. 12_

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14 CORREO ELECTRÓNICO Esta plataforma de comunicación ofrece una completa herramienta para el envío/recepción de correos electrónicos. No sólo podrá redactar un mensaje y enviarlo a sus destinatarios, sino también contará con funciones que permitirán crear plantillas, seguimientos de los correos, firmas predeterminadas y digitales, entre otros. ÍNDICE CÓMO ABRIR LA APLICACIÓN DE CORREO? CÓMO ACCEDER A LA BANDEJA DE ENTRADA? CÓMO CREAR UN CORREO ELECTRÓNICO? Qué hacer si no aparece la opción de Copias Ocultas? Cómo puedo agregar destinatarios a un nuevo mensaje desde la Libreta de Contacto? CÓMO INSERTAR UNA FIRMA AL CORREO? Cómo crear una firma predeterminada? CÓMO ADJUNTAR ARCHIVOS A UN NUEVO CORREO? CÓMO REVISAR LA ORTOGRAFÍA DE UN CORREO? CÓMO ESCRIBIR UN CORREO DESDE UN IMPRESO? (PLANTILLA) Cómo crear impresos (plantillas)? CÓMO DAR SEGUIMIENTO A UN CORREO? Cómo eliminar o modificar un seguimiento? CÓMO RESPONDER A UN CORREO? CÓMO REENVIAR UN CORREO?

15 CÓMO ABRIR O GUARDAR UN ARCHIVO ADJUNTO? CÓMO BORRAR ARCHIVOS ADJUNTOS? CÓMO CREAR UNA CARPETA DE CORREO? CÓMO ORGANIZAR LA BANDEJA DE ENTRADA? CÓMO BORRAR UNA CARPETA? CÓMO CREAR REGLAS DE CORREOS? EN QUÉ SE UTILIZA LA HERRAMIENTA AUSENTE DE LA OFICINA? CÓMO SE UTILIZA LA HERRAMIENTA AUSENTE DE LA OFICINA? CÓMO MODIFICAR LA VISTA DE LA BANDEJA DE ENTRADA?

16 CÓMO ABRIR LA APLICACIÓN DE CORREO? Para acceder a la Aplicación de Correo presionar el botón,ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla, luego, seleccionar Correo del menú desplegable. Automáticamente, se abrirá la siguiente pestaña: CÓMO ACCEDER A LA BANDEJA DE ENTRADA? Su Bandeja de Entrada siempre estará disponible como primera opción en la barra lateral izquierda de la Aplicación de Correo. Allí se encontrarán tanto los correos electrónicos leídos como los nuevos mensajes. 16_

17 CÓMO CREAR UN CORREO ELECTRÓNICO? Para crear un correo electrónico presionar el botón Crear, ubicado en la barra de acción de la Aplicación de Correo. Automáticamente, se abrirá una pestaña con el nombre de Nuevo mensaje, la cual contiene su propia Barra de Herramientas. Si se encuentra en otra aplicación podrá crear un Nuevo mensaje, al presionar el selector del botón Crear que ésta posea. Luego elegir la opción de Mensaje en el menú desplegable, para acceder a la pestaña del mensaje en donde deberá: (1) Seleccionar el destinatario(s) al cual enviará el correo electrónico. Para ello, ingresar la(s) dirección(es) electrónica(s) en los campos: Para _A los destinatarios principales. CC_ Aquellos destinatarios que recibirán una copia. CCO_ Aquellos destinatarios que recibirán una copia oculta. (2) Indicar en el campo Asunto, el propósito del mensaje enviado. (3) Redactar el contenido del mensaje que se enviará al destinatario(s). Dispondrá de herramientas de edición para la confección de su mensaje. Además podrá insertar textos, tablas e imágenes directamente desde otros programas. (4) Al finalizar la confección del mensaje podrá enviar y/o guardar, a través de los botones que ofrece la barra de acción. Además, podrá personalizar el modo de envió, mediante el botón Opciones de entrega, ubicado en la misma barra. Qué hacer si no aparece la opción de Copias Ocultas? En el caso de que no tener activada la opción de CCO, presionar el botón Mostrar de la barra de acción y seleccionar CCO de la lista desplegable. 17_

18 Cómo puedo agregar destinatarios a un nuevo mensaje desde la Libreta de Contacto? Para elegir destinatarios desde la Libreta de Contactos presionar el link Para que aparece en la pestaña Nuevo Mensaje. Automáticamente, se desplegará una ventana emergente; en donde deberá realizar los siguientes pasos: (1) Seleccionar el directorio de donde se buscará el contacto(s). Recordar que cada usuario podrá acceder a la libreta de direcciones personal e institucional. (2) Digitar el apellido de la persona(s) que se busca, o bien elegir el contacto desde el listado que corresponde al directorio seleccionado. (3) Clasificar los destinatarios seleccionados según corresponda (Para, principal; CC, copia visible; CCO, copia oculta). (4) Al finalizar presionar Aceptar. 18_

19 CÓMO INSERTAR UNA FIRMA AL CORREO? Las firmas corresponden aquellos datos que identifican al emisor de un correo electrónico. En Lotus Notes existen dos tipos de firmas digitales, las cuales se insertan en el mensaje al presionar el botón Firma, ubicado en la barra de acción de la pestaña Nuevo Mensaje. Éstas son: Firma Predeterminada_ Corresponde a aquellos datos (texto/imagen) que conforman la firma identificadora del usuario, ya sea de manera personal o institucional. Esta identificación, se inserta al final del mensaje de correo. Nueva Firma desde un archivo_ Corresponde a la firma digitalizada que puede ser insertada al final de cada mensaje de correo. Presionar Examinar para seleccionar el archivo que contiene su firma. Al finalizar pulsar Aceptar. 19_

20 Cómo crear una firma predeterminada? Para crear una firma predeterminada realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el botón Más, ubicado en la barra de acción de la Aplicación de Correo. (2) Seleccionar Preferencias desde el menú desplegable. (3) Hacer clic en la pestaña Firma de la ventana emergente. (4) Diseñar su firma en la sección en blanco de la parte inferior de la ventana emergente, a través de las opciones de formato avanzado que ofrece el botón. (5) Presionar Aceptar para guardar y finalizar. CÓMO ADJUNTAR ARCHIVOS A UN NUEVO CORREO? Para adjuntar un archivo realizar los siguientes pasos: 1. Hacer clic en el botón, ubicado en la barra de acción. 2. Seleccionar el archivo desde la ventana emergente. 3. Al finalizar presionar el botón Insertar. Nota: Para adjuntar de más de un archivo realizar los pasos cuantas veces sea necesario. 20_

21 CÓMO REVISAR LA ORTOGRAFÍA DE UN CORREO? En caso que el texto presente algún error ortográfico, inmediatamente, se destacará la palabra, tal como se muestra la siguiente figura: Existen varias opciones para la corrección de los errores ortográficos dentro del mensaje: Opción 1: Hacer clic derecho sobre la palabra destacada, para revisar las opciones de corrección que ofrece IBM Notes. Opción 2: Al presionar el botón de Corrección Ortográfica,ubicado en la Barra de Herramientas, se desplegará una ventana emergente que mostrará las palabras que presentan errores ortográficos en todo el texto. 21_

22 Opción 3: Al momento de enviar su correo electrónico, automáticamente, aparecerá una ventana emergente de corrección ortográfica, indicando los errores que aún persisten en el texto. El usuario deberá elegir si los corrige o envía el documento tal cual, para ello presionar el botón. Por cada palabra que no se encuentre en el diccionario predeterminado, IBM Notes ofrecerá sugerencias de corrección, las cuales se podrán omitir, reemplazar o agregar al diccionario. La finalización de la revisión ortográfica del documento será notificada, a través de un cuadro de diálogo. CÓMO ESCRIBIR UN CORREO DESDE UN IMPRESO? (PLANTILLA) IBM Notes permite crear plantillas de mensajes/respuestas predeterminadas, o bien mensajes de reportes mensuales que sólo varían los valores, pero el formato siempre es el mismo. Para utilizar una de estas plantillas realizar los siguientes pasos: (1) Abrir la Aplicación de Correo. (2) Hacer clic sobre Herramientas para desplegar las opciones de la barra lateral izquierda. (3) Seleccionar Impresos. (4) Hacer doble clic sobre la plantilla que desea utilizar, la cual se desplegará en una nueva pestaña. 22_

23 Cómo crear Impresos (plantillas)? IBM Notes ofrece dos alternativas para crear plantillas personalizadas: Opción 1: (1) Crear una plantilla como un Nuevo mensaje. (2) Presionar el botón Más, ubicado en la barra de acción de la pestaña Nuevo Mensaje. (3) Seleccionar Guardar como impreso desde el menú desplegable. Opción 2: 1. Abrir la Aplicación de Correo. 2. Hacer clic sobre Herramientas para desplegar las opciones de la barra lateral izquierda. 3. Seleccionar Impresos. 4. Seleccionar el botón Nuevo impreso, ubicado en la barra de acción. Elegir una de las siguientes opciones: 23_

24 Mensaje_ Para crear un impreso (plantilla) que sólo incluya texto. Personal_ Para crear un impreso que incluya texto, imagen o gráficos. En el cuerpo del mensaje encontrará niveles de edición señalados por corchetes. El primer nivel corresponde al encabezado personal; el segundo, al texto del mensaje; y en tercer lugar, el pie de página personal. 5. Al finalizar hacer clic en Guardar, definir nombre al impreso y presionar Aceptar. Consejo: La importación es la mejor manera de incluir gráficos. CÓMO DAR SEGUIMIENTO A UN CORREO? IBM Notes permite realizar seguimientos a correos electrónicos enviados/ recibidos por el usuario, sobre todo aquellos que requieren de una acción inmediata. Para determinar el seguimiento de un mensaje antes de ser enviado, realizar los siguientes pasos: 1. Crear un Nuevo mensaje, definir Asunto y Destinatario(s) 2. Previo el momento de guardar/enviar, hacer clic en de la barra de acción del Nuevo mensaje, lo cual desplegará la siguiente menú: 24_

25 Marca rápida_ Para otorgar automáticamente prioridad normal a su mensaje. Agregar o editar marca_ Para especificar las características del seguimiento al enviar el mensaje. Esta opción despliega la siguiente ventana emergente, en donde podrá determinar ciertas acciones/respuestas para los destinatarios, las cuales incluirán fecha de vencimiento. En caso que las tareas no se realicen a tiempo, se enviará a un recordatorio según lo indica la marca del mensaje. Para determinar el seguimiento de un mensaje recibido, realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar el mensaje recibido desde la Bandeja de Entrada. 2. Hacer clic en el selector de, ubicado en la barra de acción de la Aplicación de Correo. 3. Elegir una de las opciones ofrecidas y detalladas anteriormente. Todos los mensajes marcados aparecerán en la barra avanzada de correo, según la prioridad definida. 25_

26 Cómo eliminar o modificar un seguimiento? Para eliminar una marca o seguimiento de un correo realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar el mensaje desde la lista de seguimientos, ubicada en la barra avanzada de la Aplicación de Correo. 2. Presionar el botón Eliminar marca que aparece al comienzo de la misma barra. En caso de modificar un seguimiento: 1. Seleccionar el mensaje desde la lista de seguimientos, ubicada en la barra avanzada de la Aplicación de Correo. 2. Presionar el selector del botón, ubicado en la barra de acción de la Bandeja de Entrada. 3. Elegir Agregar o editar marca para editar las acciones, tareas, fechas o prioridades del seguimiento. 4. Al finalizar los cambios presionar Aceptar. CÓMO RESPONDER A UN CORREO? Para responder sus correos, Lotus Notes cuenta con dos botones en la barra de acción del mensaje o en la Bandeja de Entrada: Responder_ Este botón permite responder sólo al remitente del correo. Responder a todos_ Este botón permite responder al remitente y a los demás destinatarios del correo. Ambos ofrecen las mismas opciones, pero se diferencian en la cantidad de destinatarios del mensaje, como muestra la siguiente figura: 26_

27 Responder sólo con historial_ Se enviará el texto respuesta, los archivos que adjunte y la copia del texto que está respondiendo. Responder con historial y con anexos_ Se enviará el texto respuesta, los archivos adjuntos originales y los que se adjunten, y la copia del texto que está respondiendo. Responder_ Se enviará el texto respuesta más los archivos que adjunte. CÓMO REENVIAR UN CORREO? Para reenviar un correo realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar el botón Remitir, ubicado en la barra de acción del mensaje o desde la Bandeja de Entrada. 2. Seleccionar alguna de las opciones que muestra la siguiente figura: Remitir con anexos_ Reenviar el correo con todos los anexos que éste pueda traer. Remitir_ Reenviar sólo el texto del correo. CÓMO ABRIR O GUARDAR UN ARCHIVO ADJUNTO? Para abrir o guardar un archivo adjunto realizar los siguientes pasos: 1. Hacer doble clic en el ícono que indica el documento, imagen, audio o video, entre otr os, el cual se encuentra ubicado en el cuerpo del mensaje. 2. Seleccionar una de las acciones que ofrece la ventana emergente. 27_

28 NOTA IMPORTANTE Se recomienda Guardar el archivo en el equipo y luego abrirlo para realizar cualquier tipo de modificación. CÓMO BORRAR ARCHIVOS ADJUNTOS? Cuando desee conservar el correo pero no el archivo adjunto, deberá realizar los siguientes pasos: 1. Abrir el mensaje que contiene el archivo adjunto. 2. Hacer clic derecho sobre el ícono del archivo y seleccionar Eliminar. 3. Al cerrar la pestaña del mensaje aparecerá una ventana emergente con instrucciones para guardar o no los cambios realizados. CÓMO CREAR UNA CARPETA DE CORREO? Para crear una carpeta existen dos formas: Opción 1: 28_

29 (1) Hacer clic derecho sobre el botón Carpetas, ubicado en la barra lateral izquierda de la Aplicación de Correo. (2) Seleccionar Nueva carpeta del menú desplegable opción que abrirá automáticamente la siguiente ventana emergente en donde deberá: (3) Determinar el nombre de la carpeta en el campo Nombre de la Carpeta. (4) Elegir la ubicación de la carpeta desde la lista que presenta la ventana. (5) Al finalizar presionar el botón Aceptar. Opción 2: 1. Presionar el selector del botón, ubicado en la barra de acción de la Aplicación de Correo. 2. Seleccionar Crear carpeta del menú desplegable. Esta acción abrirá la misma ventana emergente que en la Opción Repetir los pasos 3, 4 y 5 de la Opción 1. 29_

30 CÓMO ORGANIZAR LA BANDEJA DE ENTRADA? La Bandeja de Entrada de IBM Notes permite organizar los correos en carpetas para optimizar el flujo de información. Una buena forma de hacerlo es a través de carpetas identificadas por los temas o destinatarios claves. Existen varias alternativas para guardar un correo en carpetas, las cuales son: Opción 1: 1. Seleccionar el mensaje(s) desde la Bandeja de Entrada. 2. Arrastrar el mensaje(s) a la carpeta de destino, la cual ha sido creada previamente y se encuentra en la barra lateral de la Aplicación de Correo. Opción 2: (1) Presionar el selector del botón,ubicado en la barra de acción de un mensaje abierto. (2) Pulsar la opción Mover a una carpeta desde el menú desplegable. 30_

31 (3) Elegir la carpeta de destino del mensaje. (4) Seleccionar cómo desea almacenarlo, a través de las siguientes opciones: Mover_ Permite trasladar el mensaje a la carpeta de destino. Agregar_ Permite enviar sólo una copia del mensaje a la carpeta de destino. CÓMO BORRAR UNA CARPETA? Para eliminar una carpeta realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar la carpeta que desea eliminar desde la barra lateral izquierda de la Aplicación de Correo. 2. Hacer clic derecho sobre ella. 3. Presionar Eliminar carpeta del menú desplegable. 4. Al finalizar presionar Aceptar. 31_

32 CÓMO CREAR REGLAS DE CORREO? Las reglas de correos son filtros o acciones determinadas por el usuario, para organizar tanto la distribución de los mensajes en la Bandeja de Entrada, como también, la manera de responder a los destinatarios. Estas reglas permiten mover a carpetas, remitir y/o renviar respuestas predeterminadas o eliminar los mensajes nuevos, de acuerdo a las indicaciones establecida, previamente por el usuario. Para establecer los parámetros o filtros de correo realizar los siguientes pasos: 1. Abrir la Aplicación de Correo. 2. Hacer clic sobre Herramientas para desplegar las opciones de la barra lateral izquierda. 3. Seleccionar Reglas. 4. Presionar el botón Nueva regla, ubicado en la barra de acción de la pestaña. Automáticamente, se desplegará la siguiente ventana emergente: 32_

33 (5) Seleccionar aquella característica que desea filtrar de un correo electrónico al momento de su ingreso a la Bandeja de Entrada. Ej: El Remitente. (6) Elegir la condición que debe cumplir dicha característica. Ej: El remitente Es. (7) Definir el criterio que desea filtrar. Ej: El remitente es Pedro González (8) Presionar el botón Agregar. Esta acción desplegará nuevos campos, los cuales permitirán ingresar condiciones y/o excepciones a la regla, a través de las siguientes alternativas: Agregar más condiciones_ Marcar, seleccionar si la condición será restrictiva (O) o aditiva(y) y repitir los pasos anteriores. y realizar los mis- Agregar una o más excepciones_ Marcar mos pasos para crear condiciones. (9) Determinar cual(es) será(n) la(s) acción(es) que realizará IBM Notes con los mensajes que ha filtrado. (10) Al finalizar la nueva regla, presionar Aceptar. EN QUÉ SE UTILIZA LA HERRAMIENTA AUSENTE DE LA OFICINA? La herramienta Ausente en la oficina permite responder de manera automática los mensajes que se reciba mientras se encuentra fuera esta ya sea por vacaciones, permisos, licencias, etc. CÓMO SE UTILIZA LA HERRAMIENTA AUSENTE DE LA OFICINA? Para configurar y activar esta herramienta deberá realizar el siguiente procedimiento: (1) Abrir la Aplicación de Correo. (2) Presionar el botón Más, ubicado en la barra de acción. 33_

34 (3) Seleccionar Ausente de la oficina desde el menú desplegable. Automáticamente se desplegará la siguiente pestaña, Ausente de la oficina. Completar las secciones con los siguientes datos: En la sección (A), especificar entre que fechas se aplicará esta herramienta. En la sección (B), determinar si durante este periodo asistirá a reuniones. En la sección (C), ingresar el Asunto que llevará el correo automático. 34_

35 En la sección (D), determinar si el correo incluirá la fecha de retorno a la oficina. En la sección (E), ingresar el mensaje que llevará el correo automático. (4) Al finalizar, presionar el botón Activar y cerrar. Esta acción permitirá que cada vez que alguien le envié un correo entre los horarios configurados se responderán automática tal como muestra la siguiente imagen: En el caso de requerir que a un determinado grupo de remitentes reciba un mensaje distinto al general continúe con los siguientes pasos, sino continúe en el procedimiento en el paso 7: (5) Seleccionar la pestaña Notificación Alternativa. Se desplegará un nuevo cuadro en la parte inferior de la pestaña: Completar cada sección con los siguientes datos: En la sección (A), ingresar que remitentes recibirán este mensaje alternativo. En la sección (B), ingresar el Asunto que llevará el mensaje alternativo. En la sección (C), ingresar el mensaje que llevará el correo automático. (6) Al finalizar, presionar el botón Activar y cerrar. Esta acción permitirá que cada vez que alguno de los remitentes elegidos envíen un correo entre los horarios configurados se responderán automática tal como muestra la siguiente imagen: 35_

36 En el caso de requerir que un determinado grupo de remitentes no reciba ningún correo automático durante la ausencia realizar los siguientes pasos: (7) Seleccionar la pestaña Exclusiones. Se desplegará un nuevo cuadro en la parte inferior de la pestaña. En este recuadro especificar qué condiciones serán las que determinarán que correos no tendrán una respuesta automática, configurando dicha condición a través de los siguientes 3 criterios: Los correos son enviados a través de una página de internet. Los correos pertenecen a remitentes específicos. Los correos contienen una frase en específica, ejemplo: Dirección de Recursos Humanos. (8) Al finalizar, presionar el botón Activar y cerrar. Esta acción permitirá que cualquier correo que cumpla con la configuración ingresada no recibirá una respuesta automática. 36_

37 CÓMO MODIFICAR LA VISTA DE LA BANDEJA DE ENTRADA? IBM Notes permite cambiar la visualización de la Bandeja de entrada a través del botón Mostrar, ubicado en la barra de acción de la Aplicación de correo, el cual ofrece las siguientes opciones de personalización: Vista previa en la parte inferior_ Esta opción permite visualizar en la parte inferior de la pantalla, la información de un correo seleccionado, sin la necesidad de abrir este en otra pestaña. Vista previa al lado_ Esta opción permite visualizar en lado derecho de la pantalla, la información de un correo seleccionado, sin la necesidad de abrir este en otra pestaña. Ocultar vista previa_ Esta opción permite eliminar cualquier vista previa configurada. Mensajes individuales_ Esta opción permite visualizar cada correo de manera independiente. Conversaciones_ Esta opción permite visualizar los correos con el historial de Respuestas correspondiente. Sólo los no leídos_ Esta opción permite visualizar sólo los correos que no han sido abiertos. 37_

38 (G) Grupo por fechas_ Esta opción permite visualizar los correos agrupados por fechas. La cual no se podrá efectuar si se ha configurado previamente una agrupación por el historial de conversación. (H) Inicio del mensaje_ Esta opción permite visualizar de manera previa en el listado de correos, la primera línea del cuerpo del mensaje. Este se encuentra ubicado al lado del Asunto. 38_

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40 LIBRETA DE CONTACTO Esta Plataforma de Comunicación permite encontrar fácilmente la dirección de correo electrónico de una persona y seleccionarla como destinataria dentro de un mensaje. Entre las funciones de la Aplicación de Contacto, el usuario encontrará herramientas para administrar la información de su Lista de Contactos personal e institucional. ÍNDICE CÓMO PUEDO ACCEDER A MIS CONTACTOS? CÓMO PUEDO BUSCAR LA INFORMACIÓN DE MIS CONTACTOS? CÓMO AGREGAR UN NUEVO CONTACTO? CÓMO EDITAR LA INFORMACIÓN DE UN CONTACTO? CÓMO CREAR GRUPOS? CÓMO EDITAR UN GRUPO? CÓMO IMPORTAR CONTACTOS? CÓMO EXPORTAR CONTACTOS? QUÉ ES UN ARCHIVO VCARD? Cómo crear mi archivo vcard? Cómo eliminar la vcard de mi firma predeterminada? Cómo enviar mi archivo vcard a otro contacto? Cómo enviar la vcard de mis contactos a un destinatario? Cómo almacenar un archivo vcard de otra persona?

41 CÓMO PUEDO ACCEDER A MIS CONTACTOS? Para acceder a la Aplicación de Contactos presionar el botón ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla, luego, seleccionar Contactos del menú desplegable. Automáticamente, se abrirá la siguiente pestaña. CÓMO PUEDO BUSCAR LA INFORMACIÓN DE MIS CONTACTOS? Si desea revisar la información de un contacto específico, deberá abrir la Aplicación de Contactos y realizar los siguientes pasos: 41_

42 (1) Presionar el botón Buscar Contacto, ubicado en la barra de acción de la Aplicación de Contacto. (2) Elegir el Directorio que contiene al contacto que busca, esto se debe a que IBM Notes ofrece un directorio institucional, donde encontrará los datos de todas las personas pertenecientes la red PUCV, y un directorio personal, donde encontrará los contactos que usted haya ingresado a la Libreta de Direcciones. (3) Digitar la inicial del primer apellido de la persona. (4) Seleccionar el contacto desde la lista. (5) Presionar Enter para revisar la información. Además, podrá buscar un contacto manualmente, a través de las distintas clasificaciones que ofrece Lotus Notes, las cuales se encuentran en la barra lateral de la Aplicación de Contactos: Por categorías_ En esta opción, todos sus contactos estarán clasificados alfabéticamente. Contactos recientes_ En esta opción encontrará una lista con los contactos que ha establecido algún tipo de comunicación, a través de la plataforma. Grupos_ En esta opción encontrará una lista con los grupos de contactos que ha establecido previamente. Por categorías_ En esta opción encontrará una lista con sus contactos clasificados según categoría asignada al momento de ingresarlos a la Libreta de Contactos. Por empresa_ En esta opción encontrará una lista con sus contactos clasificados según según la empresa a la que pertenecen, criterio asignado al momento de ingresarlos a la Libreta de Contactos. Cumpleaños y aniversario_ En esta opción encontrará una lista con sus contactos clasificados según la fecha de cumpleaños y/o aniversarios, criterio asignado al momento de ingresarlos a la Libreta de Contactos. Papelera_ En esta opción, se encuentran todos los contactos eliminados. Otros contactos_ Esta opción permite controlar otras listas de contactos a las cuales tenga acceso autorizado. 42_

43 CÓMO AGREGAR UN NUEVO CONTACTO? Para agregar un contacto realizar los siguientes pasos: (1) Abrir la Aplicación de Contactos. (2) Seleccionar Mis contactos desde la barra lateral izquierda. (3) Presionar el botón Crear, ubicado en la barra de acción de la pestaña. Automáticamente tendrá acceso a una pestaña llamada Nuevo contacto. (4) Completar los datos del contacto. Nota: Al hacer clic en el titulo de cada sección aparecerán más opciones para complementar la información del contacto, y al hacer clic sobre el recuadro podrá agregar una imagen. 43_

44 (5) Al finalizar presionar el botón Guardar, ubicado en la Barra de Herramientas o, también, pulsar Guardar y Cerrar desde la barra de acción. CÓMO EDITAR LA INFORMACIÓN DE UN CONTACTO? Solo podrá editar la información que se encuentre en su Directorio Personal, a través del siguiente procedimiento: 1. Abrir la Aplicación de Contactos. 2. Seleccionar el contacto al cual desea modificar o actualizar la información. 3. Presionar el botón Editar, ubicado en la barra de acción. 4. Realizar los cambios en la pestaña del contacto. 5. Al finalizar presionar Guardar y Cerrar. En el caso de la modificación de la información contenida en el Directorio PUCV, se deberá realizar a través del Sistema de Recursos Humanos. CÓMO CREAR GRUPOS? Para crear un grupo deberá realizar los siguientes pasos: 1. Abrir la Aplicación de Contactos. 2. Seleccionar Grupo desde la barra lateral izquierda. 3. Presionar el botón Crear, ubicado en la barra de acción de la pestaña. Automáticamente tendrá acceso a una pestaña llamada Nuevo Grupo. 4. Ingresar el Nombre del grupo, los miembros y si desea asociarlo a una categoría. 5. Al finalizar presionar el botón Guardar, ubicado en la Barra de Herramientas o, también, pulsar Guardar y Cerrar desde la barra de acción. 44_

45 CÓMO EDITAR UN GRUPO? Para agregar, quitar miembros o modificar información sobre un grupo, realizar los siguientes pasos: 1. Abrir la Aplicación de Contactos. 2. Seleccionar Grupo desde la barra lateral izquierda. 3. Seleccionar el grupo al cual desea modificar o actualizar la información. 4. Presionar el botón Editar, ubicado en la barra de acción. 5. Realizar los cambios en la pestaña del grupo. 6. Al finalizar presionar Guardar y Cerrar. CÓMO IMPORTAR CONTACTOS? Para importar contactos, debe abrir la Aplicación de Contactos y realizar los siguientes pasos: 1. Presionar el botón Más, ubicado en la barra de acción. 2. Elegir Importar contactos desde el menú desplegable. Nota: Cabe mencionar que los contactos a importar deberán encontrarse almacenados en un archivo que se presente en cualquiera de los siguientes formatos: : *.123,*. cvs,*.str,*txt,*.vcf 3. Seleccionar el archivo que contiene los contactos, desde la ventana emergente que abre el paso anterior. 4. Presionar Abrir para importarlos. Inmediatamente se desplegará una vista previa de los contactos. 5. Para finalizar presionar Importar. Sus nuevos contactos aparecerán en su Libreta de Contactos automáticamente. 45_

46 CÓMO EXPORTAR CONTACTOS? Para Exportar Contactos, debe abrir la Aplicación de Contactos y realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar los contactos que requiera exportar. Nota: En caso de querer exportar todos sus contactos no es necesario seleccionarlos. 2. Presionar el botón Más, ubicado en la barra de acción. 3. Seleccionar Exportar Contactos desde el menú desplegable. 4. Personalizar el archivo que contendrá los contactos desde la ventana emergente que despliega el paso anterior. 5. Al finalizar presionar Exportar. El archivo se guardará en cualquiera de los siguientes formatos: *.123,*.cvs,*.str,*txt,*.vcf, según lo especificado por el usuario al igual que el lugar de almacenaje. QUÉ ES UN ARCHIVO VCARD? Un Archivo vcard corresponde a una tarjeta de presentación electrónica que contiene información sobre el contacto ya sea su cargo, los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico. Este tipo de Archivo permite agregar a otras personas a su Libreta de Contactos o viceversa. También puede usarlo para importar o exportar varios contactos. Cómo crear mi archivo vcard? El archivo vcard es parte de la Firma Predeterminada de un correo electrónico, por lo tanto para crearlo se deberá: 1. Abrir la Aplicación de Correo. 2. Presionar el botón Más, ubicado en la barra de acción. 3. Seleccionar Preferencias, obteniendo así acceso a una ventana emergente. 4. Seleccionar Firma entre las pestañas superiores. 46_

47 5. Presionar Agregar mi Vcard para editar o agregar los datos que estime conveniente destacar. 6. Al finalizar pulsar Agregar la vcard a la Firma. 7. En el recuadro blanco inferior aparecerá una vista previa que mostrará la Firma Predeterminada junto al archivo vcard. Allí podrá modificar la ubicación del archivo. 8. Al finalizar la creación de su firma con el archivo vcard, presionar Aceptar. 47_

48 Cómo eliminar la vcard de mi firma predeterminada? 1. Abrir la Aplicación de Correo. 2. Presionar el botón Más, ubicado en la barra de acción. 3. Seleccionar Preferencias, obteniendo así acceso a una ventana emergente. 4. Seleccionar Firma entre las pestañas superiores. 5. En el recuadro blanco inferior seleccionar el Archivo vcard, luego pulsar la tecla Suprimir desde el teclado de su computador. 6. Presionar Aceptar para salir de la ventana emergente. Cómo enviar mi archivo vcard a otro contacto? Para enviar su vcard a otro contacto tan solo deberá enviarle un correo electrónico con su Firma Predeterminada, a la cual ya le ha agregado su vcard. Esto se realiza a través de los siguientes pasos: 1. Crear un Nuevo Mensaje dirigido al contacto que desea enviar su vcard. 2. Presionar el botón Firma, ubicado en la barra de acción de la pestaña del Nuevo Mensaje. 3. Seleccionar Firma Predeterminada desde el menú desplegable. Cómo enviar la vcard de mis contactos a un destinatario? Para enviar la vcard de un contacto a otro destinatario realizar los siguientes pasos: 1. Abrir la Aplicación de Contacto. 2. Seleccionar el nombre de la (s) persona (s) cuyo (s) Archivo(s) Vcard enviará. 3. Presionar Remitir vcard, ubicado en la barra de acción. Se abrirá una pestaña de Nuevo Mensaje, en donde se adjuntarán los Archivos vcard de los contactos seleccionados. 4. Completar el correo y enviar. 48_

49 Cómo almacenar un archivo vcard de otra persona? Para poder guardar un Archivo vcard de un destinatario no registrado, realizar los siguientes pasos. (1) Abrir el correo que contiene el archivo. (2) Realizar un doble click sobre el Archivo vcard, donde se mostrará la información del contacto. (3) Al finalizar presionar Guardar. De este modo agregará un nuevo contacto a su Libreta de Direcciones de manera más rápida y con los datos que este mismo ha enviado.

50 AGENDA Y TAREAS Esta Plataforma de Comunicación permitirá al usuario programar y/o calendarizar sus actividades o tareas. Dentro de las funciones, se podrá organizar reuniones, citas, recordatorios, aniversarios, entre otros. ÍNDICE CÓMO ACCEDER A LA APLICACIÓN DE AGENDA? CÓMO PUEDO ORGANIZAR LAS ENTRADAS DE LA AGENDA? CÓMO PUEDO CREAR UNA ENTRADA EN LA AGENDA? CÓMO RECIBO LAS INVITACIONES DE OTROS CONTACTOS A UNA REUNIÓN? CÓMO ACCEDER A LA APLICACIÓN DE TAREA? CÓMO ASIGNAR TAREAS A OTROS CONTACTOS? CÓMO RECIBIR UNA TAREA? CÓMO PASAR DE UN CORREO A UNA TAREA? CÓMO FINALIZAR UNA TAREA?

51 CÓMO ACCEDER A LA APLICACIÓN DE AGENDA? Para acceder a la Aplicación de Agenda presionar el botón,ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla, luego, seleccionar Agenda del menú desplegable. Automáticamente, se abrirá la siguiente pestaña. CÓMO PUEDO ORGANIZAR LAS ENTRADAS DE LA AGENDA? La Agenda tiene 5 formas estándar de organizar las entradas: Un día, Dos días, Una semana laborable (lunes a viernes), de Lunes a Domingo o un mes. Para utilizar cualquiera de estas, seleccionar la opción que prefiera, desde la barra lateral izquierda como muestra la siguiente figura: 51_

52 CÓMO PUEDO CREAR UNA ENTRADA EN LA AGENDA? Para crear una entrada en su agenda tiene dos opciones: Opción 1: 1. Hacer doble clic en el día y la hora que se desea. Esta acción abrirá una pestaña con el nombre de Nueva entrada. 2. Configurar el tipo de entrada según las alternativas que ofrece IBM Notes. Nota: Sí el día no se encuentra visible en su Agenda, modificar la vista o buscar directamente la fecha en el calendario ubicado en la esquina superior izquierda de la pestaña de la Aplicación de Agenda. Opción 2: 1. Presionar el selector del botón Crear, ubicado en la barra de acción de la Aplicación de Agenda. 2. Seleccionar el tipo de entrada desde el menú desplegable. Esta acción abrirá una pestaña con el nombre de Nueva Entrada. 52_

53 Secciones de la Nueva Entrada Una entrada de Agenda cuenta con las siguientes secciones: En la sección (A) el usuario podrá marcar cualquiera de las siguientes alternativas: Privado_ Esta opción permite que ningún otro usuario tenga acceso a la información de la entrada. Notificarme_Esta opción permite recibir notificaciones para recordar la existencia de la entrada. Para configurar la notificación, se deberá presionar el botón, ubicado al costado derecho del nombre de esta opción. 53_

54 Marcar como disponible_esta opción permite al usuario aparecer con un estado disponible a pesar que la Agenda indique lo contrario. En la sección (B) podrá escribir el asunto por el cual quedará registrada la entrada en la Agenda. En la sección (C), Cuándo, podrá ingresar los datos respecto al día, hora y duración, de la actividad. Nota: Si su entrada se repetirá en los próximos días, semanas, mes, presionar el link de Repetir para personalizar esta opción. En la sección (D), Dónde, se podrá determinar la dirección en donde se realizará la actividad. También, se puede detallar información en caso de teleconferencias. En la sección (E), Descripción, podrá anexar documentos y/o comentarios. Al finalizar la configuración de la entrada, presionar Guardar. Esta acción calendarizara la entrada en su Agenda y, en caso de reuniones se le enviará a los invitados un correo electrónico para notificar la actividad. Nota: Exclusivamente en la Entrada de Reunión, deberá proporcionar mayor información sobre la actividad: En la sección Quién, podrá determinar la lista de invitados a la reunión, clasificándolos entre Obligatorios, Opcionales o A título informativo. Los contactos Obligatorios y Opcionales tendrán la opción de aceptar o rechazar la invitación, mientras que los clasificados como A título informativo podrán ver la entrada en el calendario pero no responder. Además usted podrá elegir si: No recibirá respuesta de los invitados Impedir contrapropuesta para la fecha u hora de la reunión No permitirá delegación por parte de los invitados. En la sección de Dónde, podrá reservar salas y recursos para realizar una reunión. 54_

55 CÓMO RECIBO LAS INVITACIONES DE OTROS CONTACTOS A UNA REUNIÓN? Cuando algún contacto lo invite a una reunión, esta notificación llegará a su Bandeja de Entrada, a través de un correo electrónico. Por lo cual para recibir la invitación deberá: 1. Abrir el correo electrónico que contenga la invitación. 2. Elegir desde la barra de acción del mensaje alguna de las siguientes opciones: Aceptar o Declinar_ Estos botones permiten responder de manera afirmativo o negativa a la invitación. Nota: No olvidar que estas opciones sólo las podrá ver si su clasificación de invitado se lo permite. Responder_ Este botón permite dar respuesta condicionada a la invitación. Solicitar Información_ Este botón permite solicitar al creador de la actividad, algún tipo de información sobre la reunión. Comprobar agenda_ Este botón permite revisar su Agenda, para ver su disponibilidad para asistir a la actividad. 55_

56 CÓMO ACCEDER A LA APLICACIÓN DE TAREA? Para acceder a la Aplicación de Tareas presionar el botón,ubicado en la esquina superior izquierda de su pantalla, luego, seleccionar Tareas del menú desplegable. Automáticamente, se abrirá la siguiente pestaña: CÓMO ASIGNAR TAREAS A OTROS CONTACTOS? El usuario podrá asignar tareas tanto para el mismo como a otros contactos, para ello realizar los siguientes pasos: 1. Abrir la Aplicación de Tareas. 2. Presionar el botón Crear, ubicado en la barra de acción. Automáticamente abrirá una pestaña llamada Nueva tarea. 3. Completar los datos sin olvidar marcar Mi u Otros, en la sección Quién. 56_

57 Nota: En caso de marcar la opción Otros deberá clasificar los contactos entre: Obligatorios, Opcionales o A título informativo. Los contactos Obligatorios y Opcionales podrán aceptar o rechazar la invitación, mientras que los clasificados como A título informativo soló podrán ver la entrada en el calendario pero no responder. Se notificará a los destinatarios de la(s) tarea (s) a través de un correo electrónico. 4. Al finalizar presionar Guardar y cerrar. CÓMO RECIBIR UNA TAREA? Cuando algún contacto le asigne una tarea, se notificará mediante un correo electrónico que llegará a la Bandeja de Entrada. Para verificar su contenido deberá: 1. Abrir el correo electrónico que contiene la tarea asignada. 2. Elegir desde la barra de acción del mensaje alguna de las siguientes opciones. 57_

58 Aceptar o Declinar_ Estos botones permiten responder de manera afirmativa o negativa a la tarea asignada. Nota: No olvidar que estas opciones sólo las podrá ver si su clasificación se lo permite. Responder_Este botón permite dar una respuesta condicionada a la tarea asignada. Solicitar Información_Este botón permite solicitar al creador de la actividad, algún tipo de información sobre la tarea asignada. Marcar como finalizada_este botón permite notificar al creador de la actividad que cumplió con lo asignado. CÓMO PASAR DE UN CORREO A UNA TAREA? Para transformar un correo electrónico en una tarea realizar los siguientes pasos: 1. Abrir la Aplicación de Correo. 2. Seleccionar el mensaje desde la Bandeja de Entrada. 3. Hacer clic derecho sobre el correo. 4. Seleccionar Copiar en desde el menú desplegable. 5. Elegir Tarea para abrir una pestaña de Tarea con las especificaciones del correo. 6. Al finalizar presionar Guardar y cerrar. 58_

59 CÓMO FINALIZAR UNA TAREA? Para dar por finalizada una tarea asignada realizar los siguientes pasos: 1. Abrir la Aplicación de Tareas 2. Elegir No finalizadas desde la barra lateral izquierda. 3. Hacer clic sobre la clasificación En Curso para desplegar las tareas que esta contiene. 4. Seleccionar la tarea que desea finalizar. 5. Presionar Marcar como Finalizado desde la barra de acción. 59_

60 SAMETIME Sametime corresponde a la aplicación de mensajería instantánea, la cual le permite al usuario establecer conversaciones con sus contactos en tiempo real; realizar reuniones en línea que pueden incluir audio y video; compartir archivos; entre otras funciones. ÍNDICE CÓMO ACCEDER A LA APLICACIÓN SAMETIME? CÓMO AGREGAR CONTACTOS A SAMETIME? CÓMO AGREGAR UN GRUPO DE CONTACTOS A SAMETIME? QUÉ ES UN ANUNCIO Y CÓMO ENVIARLOS? QUÉ ES Y CÓMO UTILIZAR CAPTURAR DE PANTALLA? CÓMO REALIZAR UNA CONVERSACIÓN? Botones CÓMO REALIZAR UNA CONVERSACIÓN CON MÁS DE UNA PERSONA? CÓMO CONFIGURAR EL HISTORIAL DE LA CONVERSACIÓN?

61 CÓMO ACCEDER A LA APLICACIÓN SAMETIME? La aplicación de Sametime, se encuentra disponible al costado derecho de su pantalla. Para comenzar a utilizar esta aplicación deberá: (1) Hacer clic sobre el link Iniciar sesión. Automáticamente se desplegara la siguiente ventana: 61_

62 (2) Digitar la misma clave que usa para ingresar a IBM Notes. (3) Opcionalmente seleccionar el Estado de inicio de sesión y el Mensaje de estado. (4) Al finalizar presionar Iniciar sesión. CÓMO AGREGAR CONTACTOS A SAMETIME? Para agregar un nuevo contacto Sametime, realizar los siguientes pasos: Nota: El usuario podrá agregar sólo personas o grupos que pertenezcan a la Red PUCV. (1) Presionar el selector de. (2) Elegir Nuevo contado de Sametime, desde el menú desplegable. (3) Digitar a lo menos las dos primeras iniciales del nombre de la persona que se busca. (4) Seleccionar de la lista aquel contacto que busca (5) Al finalizar presionar Agregar. 62_

63 CÓMO AGREGAR UN GRUPO DE CONTACTOS A SAMETIME? Los grupos de contactos son una clasificación en la Lista de Contactos de Sametime. Para añadir uno, realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el selector de. (2) Elegir Nuevo grupo de Sametime desde el menú desplegable. 63_

64 (3) Marcar Agregar un nuevo grupo personal. (4) Ingresar el nombre de la nueva clasificación en el campo Nuevo grupo. (5) Marcar la opción en caso de corresponder a un subgrupo. (6) Al finalizar presionar Aceptar. QUÉ ES UN ANUNCIO Y CÓMO ENVIARLOS? Los Anuncios son un modo de entregar, de manera masiva, información de interés general. Para utilizar esta herramienta realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el botón Más de la barra de acción de Sametime. (2) seleccionar la opción Enviar. (3) Presionar la opción Anuncio, acción que desplegara la siguente ventana emergente, en donde deberá: 64_

65 (4) Ingresar la información que publicará el anuncio. (5) Agregar los contactos que lo recibirán. (6) Al finalizar presionar Enviar. QUÉ ES Y CÓMO UTILIZAR CAPTURAR PARTE DE LA PANTALLA? Capturar parte de la pantalla corresponde a la herramienta que permite seleccionar una sección de la pantalla para trabajarla, guardarla o imprimirla. Para utilizar esta herramienta realizar los siguientes pasos: (1) Presionar el botón Más de la barra de acción de Sametime (2) Seleccionar la Capturar parte de la pantalla. Seleccionar, con el cursor del mouse, la sección de la pantalla que desea compartir. Con lo cual se desplegará una ventana con la imagen seleccionada. 65_

66 Seleccionar, con el cursor del mouse, la sección de la pantalla que desea compartir. Con lo cual se desplegará una ventana con la imagen seleccionada. Opcionalmente editar a través de las herramientas que ofrece la barra de acción. Para finalizar, seleccionar la acción que desea realizar con esta imagen, a través del botón Archivo. 66_

67 CÓMO REALIZAR UNA CONVERSACIÓN? Para comenzar una conversación a través de mensajería instantánea, Sametime ofrece las siguientes alternativas: Opción 1: Seleccionar la persona con la cual desea conversar desde la Lista de Contactos de Sametime, luego presionar el botón. Opción 2: Seleccionar la persona con la cual desea conversar desde la Lista de Contactos de Sametime, luego hacer doble clic sobre el. Opción 3: Seleccionar la persona con la cual desea conversar desde la Bandeja de Entrada en la Aplicación de Correo, luego presionar el botón. Opción 4: Seleccionar la persona con la cual desea conversar desde la Libreta de direcciones en la Aplicación de Contacto, luego presionar el botón. Al realizar cualquiera de las opciones, se desplegará una ventana de conversación, la cual se conforma por cuatro secciones que se detallan a continuación: 67_

68 En la sección (A), se encuentra la barra de acción, la cual contiene las siguientes herramientas: BOTONES Invitar a otras personas_ Este botón permite hablar con más de una persona a la vez. Abrir historial de conversaciones_ Este botón permite revisar las conversaciones que ha mantenido con el contacto. Esta herramienta debe ser configurada. Videollamada_ Este botón permite realizar una conversación de audio y video con uno o más contactos Sametime. Opciones de llamada_ Este botón da diferentes opciones para comunicarse con sus contactos. Invitar a la sala de reuniones_ Este botón permite invitar a la sala de reuniones, a través de una plataforma online. Agregar compañero de conversación a la lista de contactos_ Este botón permite agregar aquellas personas que establezcan una conversación con el usuario, pero que no pertenecen a su Lista de Contactos. Compartición Instántanea_ Este botón permite compartir acciones que usted esta realizando a sus contactos, en donde puede encontrar diferentes opciones. En la sección (B), se muestra la conversación que se genera instantáneamente con el otro contacto. En la sección (C), se encuentran las herramientas de texto y el botón Capturar de Pantalla. En la sección (D), se redacta el contenido que se enviará a la conversación. 68_