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1 Código: PE-GE-2.2-PR-5 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 1 de 6 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: Gestión Estratégica/Dirección y Planeación Institucional 2. RESPONSABLE(S): Jefe de cada dependencia Académica o Administrativa 3. OBJETIVO: Dar a conocer a las partes interesadas el resultado de la gestión Institucional de la vigencia, respecto al plan de desarrollo institucional. 4. ALCANCE: Inicia con el oficio de solicitud de información y finaliza con la distribución del informe de gestión Acuerdo 105 de 1993 Estatuto Orgánico Institucional 5. MARCO NORMATIVO: Resolución R de 2011 Por medio de la cual se adoptan lineamientos para el desarrollo de Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía en la Universidad del Cauca. 6. CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de control 1 Envía oficio de solicitud de información, plantilla en blanco para el reporte del plan estratégico y plantilla diligenciada al corte (trimestre) para el plan operativo a cada eje estratégico Nota: PE-GE-2.2-FOR-3 Reporte de avance de gestión plan de acción institucional Verifica Oficio de solicitud, cada vez que sea necesario, técnico administrativo 2 Recibe el reporte por parte de los ejes estratégicos (dependencias académicas y/o administrativas) de la información de los planes de acción estratégicos y planes operativos, dentro de los primeros cinco días hábiles siguientes de cada trimestre vencido Nota: La información del plan operativo se reporta cada trimestre, y lo concerniente a los plan de acción estratégico se realiza un reporte por año Verifica plantilla diligenciada PE- GE-2.2-FOR-3 Reporte de avance de gestión plan de acción institucional, cada vez que sea necesario, técnico administrativo

2 Código: PE-GE-2.2-PR-5 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 2 de 6 Nota: El técnico de la Oficina de planeación y desarrollo institucional realiza acompañamiento para el diligenciamiento de las plantillas 3 Consolida la información recibida de los ejes estratégicos en un solo archivo digital y verifica que esta cumpla con lo requerido al periodo objeto de informe. Nota: Si al momento de verificar la información se determina que esta es incompleta o no cumple con lo requerido se solicita mediante oficio la modificación y/o corrección Verifica archivo digital consolidado, cada vez que sea necesario, técnico administrativo 4 Elabora documento borrador del informe de gestión Verifica documento borrador, cada vez que sea necesario, 5 Envía documento borrador al equipo de apoyo a la rendición de cuentas 6 Realiza correcciones y ajustes según observaciones recibidas del equipo de apoyo de rendición de cuentas Verifica documento final, cada vez que sea necesario, 7 Entrega informe de gestión al diseñador para su diagramación e impresión 8 Distribuye copias del documento en formato digital 7. FORMATOS: PE-GE-2.2-FOR-3 Reporte de avance de gestión plan de acción institucional

3 Código: PE-GE-2.2-PR-5 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 3 de 6 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: OPDI: Oficina de planeación y desarrollo institucional 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha Versión: No. Código Modificaciones OP-PR ME-GE-2.2-PR ME-GE-2.2-PR PE-GE-2.2-PR-5 Construcción : Procedimiento Rendición de informes de Gestión Ajuste de las actividades y codificación del procedimiento Actualización de las actividades del procedimiento. Actualización del código, proceso/subproceso relacionado y ajuste de las actividades. 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento

4 Código: PE-GE-2.2-PR-5 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 4 de 6 ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Cargo: Fecha: REVISIÓN Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Fecha: APROBACIÓN Nombre: Responsable Proceso Cargo: Rector Fecha: Fecha: Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

5 Código: PE-GE-2.2-PR-5 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 5 de 6 Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

6 Código: PE-GE-2.2-PR-5 Versión: 3 Fecha de actualización: Página 6 de 6 Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento TECNICO ADMINISTRATIVO JEFE OPDI DEPENDENCIA ACADEMICA Y/O ADMINISTRATIVA INTEGRANTES EQUIPO DE APOYO A LA RENDICIÒN DE CUENTAS INICIO Envía oficio de solicitud de información, para el reporte del plan estratégico y plantilla diligenciada al corte (trimestre) para el plan operativo a cada eje estratégico Oficio Reporte de avance de gestión plan de acción institucional Envia por correo electronico los documentos Revisa Oficio Diligencia plantilla de reporte del plan de acción Consolida la información recibida de los ejes estratégicos en un solo archivo digital verifica que esta cumpla con lo requerido al periodo objeto de informe. Elabora documento borrador del informe de gestión Borrador Revisa documento Envía documento borrador al equipo de apoyo a la rendición de cuentas Con mensajero y/o por correo electrónico Realiza revisión y sugerencias al documento Entrega informe de gestión al diseñador para su diagramación e impresión Realiza correcciones y ajustes según observaciones recibidas Distribuye copias del documento en formato digital FIN