CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO Y DE ETICA DE FAVIM

Transcripción

1 CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO Y DE ETICA DE FAVIM El Fondo Mutuo De Ahorro Y Vivienda De Los Empleados de Monómeros Colombo Venezolano - FAVIM con el apoyo de su Junta directiva y con el fin de cumplir con las directrices establecidas por la Superintendencia Financiera De Colombia, adopta este Código de Buen Gobierno Corporativo y de Ética en su búsqueda por asegurar la efectividad y garantía de los derechos de los afiliados, la adecuada administración de sus negocios y el conocimiento que el público debe tener de su gestión. Este Código contribuirá a la permanencia del fondo debido a su manejo íntegro, ético, coordinado y estructurado, con respeto hacia sus grupos de interés, con alta vocación por la responsabilidad social, respetando, al mismo tiempo, los objetivos de eficiencia y rentabilidad empresarial hacia los que debe tender en desarrollo de su objeto social. Las prácticas de gobierno descritas en el Código, más allá de las disposiciones legales aplicables, complementan lo establecido en los Estatutos de la Sociedad y definen el marco de actuación para afiliados, Junta directiva, Asamblea General de Afiliados y Gerencia. Este código compila las normas, prácticas y principios éticos relacionados con los mecanismos de la alta Dirección, que permiten relaciones integrales, transparentes y objetivas, que a manera de disposiciones voluntarias de autorregulación son difundidas ante los diferentes grupos de interés (afiliados, directivos, funcionarios, autoridades y la comunidad en general), con el fin de generar confianza. FAVIM desarrolla un proceso de direccionamiento estratégico, a través del cual define estrategias y objetivos orientados a su mejoramiento continuo. Adicionalmente, basado en un ambiente de control, FAVIM cuenta con un sistema de gestión integral de riesgos (riesgo de mercado, riesgo operativo, riesgo de crédito y riesgo de liquidez), que es el apoyo integral al proceso de toma de decisiones con un enfoque esencialmente preventivo, sobre un evento que pueda ocurrir y sus consecuencias. CODIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO 1.- ORGANOS DE GOBIERNO. De conformidad con lo establecido en la Ley y los Estatutos Sociales, el máximo órgano de Gobierno es la Asamblea General de Afiliados y la administración de FAVIM será ejercida por la Junta Directiva, el Gerente y el Revisor Fiscal ASAMBLEA GENERAL. Es el órgano máximo de Gobierno de FAVIM, sus decisiones son obligatorias para todos los asociados siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas legales, estatutarias y reglamentarias. La Asamblea será presidida por un presidente, que podrá ser algún miembro de la Junta Directiva presente en las reuniones de la Asamblea General de Afiliados que designe la Junta, o por el Gerente de FAVIM, y a falta de éstos, la reunión podrá ser presidida por el afiliado que designe la mayoría de los asistentes de la misma JUNTA DIRECTIVA. La Junta Directiva es el órgano de administración permanente de FAVIM. Con miras a la realización del objeto social y estará subordinado a la ley, los estatutos, reglamentos y a finalidades y políticas trazadas por la Asamblea General de Afiliados. La Junta Directiva está integrada por cinco (5) Directores Principales con sus respectivos Suplentes personales, quienes reemplazarán a los Principales en sus faltas temporales o absolutas, elegidos asì: Dos (2) Directores Principales

2 con sus Suplentes seràn designados libremente por el representante legal de la Empresa (Monomeros Colombo Venezolanos S.A). Los otros dos (2) Directores Principales con sus Suplentes seran designados por los afiliados a FAVIM en Asamblea General de Afiliados. Los cuatro (4) Directores asi elegidos designarán por mayorìa al quinto (5º) Director con su respectivo Suplente. Si tales Directores dentro del mes siguiente a su elección, no hicieren la designacion, lo hará quien determine el Gobierno Nacional. La junta se reunirá en forma ordinaria por lo menos una vez al mes en el día, hora, y lugar que la misma Junta determine y en forma extraordinaria por convocatoria del Gerente o del Revisor Fiscal del Fondo, o de (2) dos de los miembros Principales de la Junta Directiva o por el Presidente de la Junta Directiva, o quien designe para tales efectos el gobierno nacional. Sus funciones, los requisitos para ser elegido como miembros, así como los demás aspectos relacionados con dicho órgano, son las establecidas en los Estatuto Sociales del Fondo GERENTE. La representación legal de FAVIM estará a cargo del Gerente o de quien haga sus veces, quien será nombrado por la Junta Directiva del Fondo para períodos de dos (2) años y ejercerá sus funciones bajo la dirección inmediata de la Junta Directiva, y responderá ante ésta y ante la Asamblea General de Afiliados de FAVIM sobre la marcha de FAVIM, ejecutando las resoluciones, acuerdos y mandatos que le impartan la Asamblea y la Junta Directiva del Fondo. Sus funciones, requisitos para ser elegido, así como los demás aspectos relacionados con su cargo, son los establecidos en los Estatutos Sociales del Fondo COMITES La Asamblea General, la Junta Directiva y el Gerente, podrán crear comités o comisiones especiales que consideren necesarios para el cabal funcionamiento de FAVIM y la prestación de sus servicios. La Junta Directiva reglamentará la constitución, integración y funcionamiento de tales comités y comisiones. Actualmente contamos con el comité de control interno, comité de crédito y comité de Inversiones COMITE DE INVERSIONES Este comité esta conformado por el Gerente Financiero de la Empresa/s Patrocinadora/s, el Gerente de Tesorería y el Gerente del Fondo y su función es decidir sobre la compra y venta de activos financieros de acuerdo con las políticas definidas y dentro de los parámetros de riesgo y seguridad establecidos por la Junta Directiva del Fondo COMITÉ DE CREDITO Este comité esta conformado por cinco miembros principales y sus respectivos suplentes personales, todos nombrados por la Junta Directiva del Fondo y su función es aprobar o improbar las diferentes solicitudes de créditos, entre los que se encuentran, adquisición, remodelación, refinanciación y reparación de vivienda, que sean presentadas por los afiliados conforme al Reglamento De Crédito aprobado por la Junta Directiva COMITÉ DE CONTROL INTERNO Este comité esta conformado por tres (3) miembros de la Junta Directiva del Fondo y su función es propiciar prácticas reales de buen gobierno y una sólida cultura de control que sea sostenida en el tiempo. 2.- PRINCIPIOS DE LOS PROCESOS DE GOBIERNO PRINCIPIOS DE LA JUNTA DIRECTIVA Responder ante los asociados a través de la Asamblea General de Afiliados, en su calidad de órgano permanente de administración. No ejercer presión a la Gerencia para exigir preferencias o tratos diferentes a los de otras personas.

3 Mostrar una conducta ética individual y empresarial respetuosa de la ley dando ejemplo ajustado de la autoridad que el cargo otorga Actuar como equipo para que haya una mayor eficiencia y transparencia Respetar la independencia de la Gerencia. Seguir una agenda anual que permita el ajuste y redirección de las políticas, la eficacia de su protección ante el riesgo y el mejoramiento continuo de sus actuaciones y deliberaciones. Aprobar los presupuestos, el Plan Estratégico y establecer las políticas para las inversiones y para los créditos. Verificar siempre que los informes recibidos, cumplan con las políticas determinadas por la misma Junta. Evaluar permanentemente sus actividades con respecto a todas sus políticas de proceso de gobierno y de delegación Junta -Gerencia, plasmadas en el Plan Estratégico, haciendo uso de los Indicadores del mismo Plan, pudiendo para el efecto invitar a la Gerencia a participar en dicho proceso FUNCIONES DEL PRESIDENTE DE LA JUNTA DIRECTIVA Dirigir y moderar las deliberaciones de la reunión de junta directiva. Asegurar la integridad del proceso de la Junta Directiva y representarlo ante terceros cuando haya lugar a ello. Circunscribirse solo a aquellos temas que, según la política de la Junta son de su responsabilidad y no del Gerente, Velar porque las deliberaciones sean justas, abiertas, ordenadas, oportunas y limitadas al tema en discusión. No puede decidir sobre las políticas y las limitaciones directivas. Interpretar razonablemente las disposiciones de las políticas del proceso de gobierno y delegación Junta Gerencia PRINCIPIOS DE GOBIERNO PARA LA GERENCIA. Para la Gerencia son vinculantes las directrices de la Junta Directiva oficialmente aprobadas. La Gerencia debe velar porque todos los actos y operaciones se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial las circulares y resoluciones de la Superintendencia Financiera. Todas las limitaciones directivas impuestas al Gerente son limitaciones impuestas a toda la dirección, por lo que su violación por parte de cualquier estamento del Fondo, es también una violación por parte del Gerente. Mantener informada a la Junta Directiva, para que pueda ejercer la supervisión y apoyo para el cumplimiento de sus funciones. De igual manera garantizará que todas las decisiones y acciones de la Junta Directiva sean debidamente informadas. La Gerencia deberá dirigir el Fondo de modo que cumpla con la normatividad vigente. El Gerente debe velar para que los activos del Fondo se mantengan adecuadamente y no se arriesguen innecesariamente. El Gerente garantizará la transparencia y objetividad en la selección y promoción de funcionarios. El Gerente debe acatar las decisiones tomadas por los comités del Fondo PRINCIPIOS DE LOS COMITÉS. Funcionar de acuerdo con las directrices de la Junta Directiva y bajo el control de esta. Cada comité es responsable y autónomo para tomar sus propias decisiones de manejo interno, sin excederse en sus funciones. Los comités cumplirán con sus funciones de forma puntual, buscando siempre, generar más beneficios para el Fondo. Los comités serán los responsables ante la Junta Directiva de las decisiones adoptadas en sus reuniones. 3.- LIMITACIONES DIRECTIVAS.

4 El Gerente no dará lugar, ni permitirá ninguna práctica, actividad, decisión que sea ilegal, o viole la ética organizacional y profesional generalmente aceptada o los principios de contabilidad generalmente aceptados. Las relaciones de la Dirección con los asociados no violarán los valores de transparencia, ni imposibilitarán la función de la Junta como representante de los afiliados. El Gerente no omitirá información a la Junta directiva y garantizará que se suministre los datos requeridos por la Junta de forma oportuna, exacta y comprensible. El Gerente se abstendrá de otorgar a los directivos, asociados o funcionarios, cualquier tipo de preferencia económica que esté por fuera de los parámetros y políticas establecidos por Fondo. El Gerente también se abstendrá de participar por interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con el Fondo en actos respecto de los cuales se configure un conflicto de interés. 4.- ORGANISMOS DE CONTROL. La inspección y vigilancia del Fondo estará a cargo de la Superintendencia Financiera, de las Empresas Patrocinadoras, del Revisor Fiscal y el comité de Control Interno. La inspección y vigilancia comprende el conjunto de actividades y medidas adoptadas para monitorear las actuaciones y resultados del Fondo, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos CONTROL INTERNO. El Fondo está sometido al control interno de sus propios afiliados a través del Comité de Control Interno, y al control de sus administradores y funcionarios. El control se ejerce, entre otros, sobre los resultados sociales, sobre los procedimientos para el logro de dichos resultados, y sobre los derechos y obligaciones de los afiliados PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO: Velar por el cumplimiento de las normas de este código, en lo que corresponde al control social. Procurar el cumplimiento de los objetivos trazados, en el desarrollo de las funciones y aplicación de los procedimientos operativos apropiados. Adoptar medidas preventivas, de vigilancia, seguridad, evaluación y seguimiento para garantizar el óptimo aprovechamiento de los recursos. Cumplir las disposiciones que le son aplicables: leyes, estatutos, reglamentos e instrucciones internas. Cuidar que sus acciones deban desarrollarse con fundamento en criterios de investigación y valoración, y que sus observaciones o requerimientos sean documentadas debidamente CONTROL EXTERNO. Sometido a una Revisoría Fiscal y a unas Auditorias Especializadas REVISORIA FISCAL. El control fiscal y contable del Fondo estará a cargo de un Revisor Fiscal con su respectivo suplente, quienes son elegidos de la siguiente forma: Tres días antes de la fecha señalada para la elección, el Representante Legal de la Empresa Patrocinadora, presentara la correspondiente terna que se pondrá inmediatamente en conocimiento de los afiliados al Fondo. Es elegido como Revisor Fiscal el nombre que obtenga la mayoría de votos, y como Suplente del Revisor Fiscal aquel que le siga en el número de votos. Además de las funciones que corresponden a los Revisores Fiscales de conformidad con el código de comercio y las disposiciones que reglamentan el ejercicio de la profesión de Contador Publico, los Revisores Fiscales tendrán también que reunir los requisitos y cumplir las funciones que están definidas en los Estatutos Sociales del Fondo AUDITORIAS ESPECIALIZADAS. Cuando se considere que persisten dudas sobre determinadas actuaciones que hubieren sido objeto de informes e investigaciones por parte de algún ente de control, se podrá solicitar a la Gerencia la realización de Auditorias Especializadas, mediante documento escrito en el cual se indiquen las razones que la motivan, los hechos y las operaciones a auditar.

5 5.- CONFLICTO DE INTERESES Se configura un conflicto de interés en situaciones en virtud de las cuales, funcionarios del Fondo, deban tomar una decisión o realizar u omitir una acción en razón de sus funciones, donde exista la opción de escoger entre el interés del Fondo o sus asociados y su interés propio y el de un tercero, de forma tal que escogiendo uno de estos últimos se beneficiaría patrimonial o extrapatrimonialmente, para si o para un tercero, desconociendo su deber Ético, legal, contractual o estatutario u obteniendo así un provecho, que de otra forma no recibiría. Tanto los directivos como los asociados del fondo, deben revelar cualquier conflicto entre sus intereses personales y los del Fondo y los de cualquier persona que realice o pretenda ejecutar negocios con el fondo. Esta situación debe ser comunicada directamente a la Junta Directiva del Fondo o en su defecto, al Gerente General de la Empresa Patrocinadora u empresas patrocinadoras, dependiendo del caso de que se trate, quienes son los entes encargados de dirimir o decidir cualquier tipo de situación que se derive de un conflicto de interés PROHIBICIONES Los funcionarios y directivos de Fondo deben abstenerse de participar en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia del Fondo o en actos respecto de los cuales se configure un conflicto de interés, salvo autorización expresa del Gerente General de la Empresa Patrocinadora, estas personas suministrarán al Gerente General toda la información relevante para la toma de la decisión, que en todo caso no debe causarle perjuicios al Fondo. De conformidad con los principios y normas de conductas establecidos por este código, el Código de Ética y la legislación vigente, los funcionarios y directivos del Fondo deben abstenerse de: a) Participar en actividades, negocios u operaciones contrarias a la ley, los intereses del Fondo o que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o afectar el buen nombre del Fondo. b) Realizar cualquier negocio u operación con fundamento en sentimientos de amistad o enemistad. c) Abusar de la condición de directivo, administrador, funcionario o afiliado del Fondo, para obtener beneficios para si o para terceros, relacionado con los servicios del fondo. d) Otorgar a los directivos cualquier tipo de preferencia económica que esté por fuera de los parámetros y políticas establecidos por el Fondo y por la Empresa Patrocinadora. e) Todo administrador, afiliado, y en general todo funcionario con acceso a información privilegiada, tiene el deber legal de abstenerse de realizar cualquier operación que de lugar a un conflicto de interés en razón de tal información DE LOS REGALOS E INVITACIONES Los administradores, directivos, empleados y funcionarios del Fondo, no pueden dar, ofrecer, o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes, o pagos en desarrollo de las actividades realizadas en el Fondo que puedan influir en sus decisiones para facilitar negocios u operaciones en beneficio propio o de terceros. CODIGO DE ETICA También denominado Código De Conducta, está relacionado con el comportamiento personal que todos los integrantes de FAVIM, independientemente del cargo o función que ocupen, deben tener para gestionar la ética en el día a día de la entidad. El Código de Ética sintetiza principios, valores y directrices que en concordancia con el código del Buen Gobierno, todos los funcionarios y directivos de FAVIM deben observar en el ejercicio de sus funciones trabajando bajo los parámetros de su objeto social buscando fomentar el ahorro entre sus afiliados. 6.- VALORES: Los valores son formas deseables de ser y actuar de las personas, por cuanto posibilitan la construcción de convivencia para resguardar la dignidad humana. Las actuaciones de

6 todos los integrantes de FAVIM se enmarcan dentro de los valores de: Solidaridad, Responsabilidad, Honestidad, Respeto, y Sentido de Pertenencia Solidaridad: Tendencia humana a asociarse en busca de bienes comunes. Es la inclinación a sentirse vinculados con otros, lleva a la Unión, para crecer en conjunto y mantener un interés por los demás, procurando siempre mejorar la calidad de vida y la equidad social Responsabilidad: La responsabilidad es un valor que esta en la conciencia de la persona, que le permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en el plano de lo moral y ético Honestidad: Es un valor humano que consiste en comportarse y expresarse con coherencia y sinceridad, y de acuerdo con los valores de verdad y justicia. Se trata de vivir de acuerdo a como se piensa y se siente. En su sentido más evidente, la honestidad puede entenderse como el simple respeto a la verdad en relación con el mundo, los hechos y las personas; en otros sentidos, la honestidad también implica la relación entre el sujeto y los demás, y del sujeto consigo mismo Respeto: El respeto a las personas es una aceptación y valoración positiva del otro por ser persona. Lleva consigo una aceptación incondicional de la persona tal y como es. Es decir, una aceptación sincera de sus cualidades, actitudes y opiniones; una comprensión de sus defectos. En el plano humano, el respeto a las personas implica no considerarse superior a nadie Sentido de pertenencia: Aptitud a considerarse y sentirse como parte integrante de un grupo, de una familia o de un conjunto. 7.- PRINCIPIOS: Se aplican a todas las actuaciones y describen el comportamiento esperado de cada uno de los integrantes del Fondo, sobre la forma correcta de relacionarnos interna y externamente: La verdad está por encima de todas las acciones y relaciones del Fondo. Los Directivos son ejemplo de transparencia, eficiencia y eficacia. El cumplimiento de los compromisos adquiridos, normas y procedimientos, guía la gestión de mejoramiento del Fondo. Las actividades se ejecutan con profesionalismo para satisfacer las perspectivas de los afiliados en términos de calidad y oportunidad. Las relaciones interpersonales reflejan el respeto hacia los integrantes del Fondo. La exigencia y responsabilidad por los resultados mantiene la viabilidad económica del Fondo. La cordialidad y puntualidad es símbolo de respeto por los demás. La seguridad en el trabajo y la integridad de nuestro personal, las instalaciones y el ambiente forman parte de nuestras prioridades. Para un fortalecimiento de las competencias de los funcionarios del fondo, se brinda capacitación, entrenamiento y formación periódica logrando un desarrollo integral en lo personal e institucional. El servicio que presta el fondo es eficiente, ágil y acorde a las necesidades y demandas de los afiliados, teniendo como principios rectores la transparencia y la imparcialidad. La rendición de cuentas permite demostrar la transparencia, la calidad de la gestión y el buen uso de los recursos, prevaleciendo el bien común por encima de los intereses particulares. 8- CONDUCTAS QUE CARACTERIZAN NUESTROS VALORES Y PRINCIPIOS La conducta es el reflejo de lo que somos los seres humanos y las organizaciones. Todas las personas que tienen vínculos o representan a FAVIM deben tener en cuenta las siguientes conductas basadas en valores y principios: 8.1. SE ACTUA CON SOLIDARIDAD CUANDO:

7 Cuando se comparte de manera natural los conocimientos y experiencias con los compañeros, sin egoísmos y sin recelo. Cuando se facilita la adaptación a nuevos miembros del Fondo. Cuando las actuaciones preserven y mejoran el medio ambiente y el entorno social. Cuando se mantiene una actitud sincera y positiva que permita generar sentimientos de solidaridad y colaboración SE ACTUA CON RESPONSABILIDAD CUANDO: Cuando se colabora activamente en los grupos de trabajo en los que se participa y las actuaciones sirvan de ejemplo para los demás. Cuando se acoge y se promulga un ambiente cordial y positivo, expresando con responsabilidad y respeto los desacuerdos, que se presenten entre los miembros de Fondo. Se evita emitir conceptos o publicaciones de carácter personal, que vayan en contra de la imagen del Fondo o de algunos de sus funcionarios. Se cumple y se responde por las acciones y omisiones realizadas en el ejercicio del cargo que se este desempeñando, de acuerdo al nivel de responsabilidad asignado. Existe preocupación por el mejoramiento de la comunicación interpersonal y el ambiente laboral. Se evita aceptar o generar comentarios malintencionados o imprecisos que afecten a los funcionarios o que vulneren el buen nombre de FAVIM. Se aprende de los errores y se trabaja para evitar que se repitan, promoviéndolos como una lección aprendida. Se conserva, se protege y se usa de manera eficiente los recursos asignados, incluyendo el cumplimiento de la jornada laboral y su uso exclusivo en labores relacionadas con mis funciones. Se presenta de forma clara, oportuna y verificable la información y los resultados de la gestión, dentro de las atribuciones que me fueron asignadas. Se cumplen los deberes y las prohibiciones contenidas en el marco constitucional, legal y normativo que nos rige SE ACTUA CON HONESTIDAD CUANDO: Las decisiones y acciones se realizan con objetividad, lealtad, justicia, rectitud y transparencia. Existe rechazo y denuncia a cualquier forma de corrupción, promoviendo acciones para fomentar la transparencia en las actuaciones. Las actuaciones son de forma objetiva sin buscar privilegios o beneficios propios o de terceras personas. El actuar del Fondo responde a los imperativos del bien común, por encima de los intereses particulares. No se aceptan dádivas de parte de ningún grupo de interés relacionado con procesos a cargo del Fondo, excepto atenciones u objetos promocionales claramente identificados sin ningún valor comercial representativo. Los funcionarios se declaran impedidos cuando están involucrados en una decisión donde se genere un conflicto de interés SE ACTUA CON RESPETO CUANDO: Existe trato cortés y cordial con los compañeros, los afiliados y con todas las personas en general. Se respeta el tiempo de los demás, siendo puntuales con las citas, y reuniones de trabajo. Se hace un buen uso de los derechos sin abusar de ellos, respetando los derechos de los demás. Se reconocen y aceptan las tradiciones y costumbres de las comunidades con las que se interactúa. Se escucha con atención, se es tolerante, se reconoce y acepta que los demás pueden tener diferentes puntos de vista y comportamientos. No se discrimina a las personas por su condición social, económica, sexual o religiosa.

8 No se utiliza la posición en el Fondo, como mecanismo para exigir preferencias o tratos diferentes. Se reconocen los derechos y necesidades de los diferentes grupos o personas con los que me relaciono, dando respuesta oportuna a esas necesidades SE ACTUA CON SENTIDO DE PERTENENCIA CUANDO: Los funcionarios se sienten plenamente identificados con el Fondo y con el recurso humano que lo integra. Se actúa cumpliendo con un propósito común. Los funcionarios se sienten orgullosos del trabajo que desempeñan y del aporte que se hace al desarrollo de la organización. Se evalúan todos aquellos aspectos que generan confianza, seguridad y compromiso. Las relaciones interpersonales, están llenas de afecto, confianza y comunicación.