DOCUMENTO BANCÓLDEX ADQUISICIÓN LICENCIAMIENTO VMWARE INDICE

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1 ADQUISICIÓN LICENCIAMIENTO VMWARE INDICE CAPITULO I - GENERALIDADES DE LA PROPUESTA ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL BANCO Régimen Jurídico Valores Institucionales AMBIENTE INFORMÁTICO ACTUAL DEL BANCO OBJETIVOS DEL SERVICIO A CONTRATAR ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR CONDICIONES PARA LA GESTIÓN DE LA PROPUESTA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA VALIDEZ DE LA PROPUESTA IDIOMA Y MONEDA DE LA PROPUESTA VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA CLÁUSULA DE PROPIEDAD INTELECTUAL RESPONSABILIDAD DE LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA POLÍTICAS DE SEGURIDAD FECHA Y LUGAR DE ENTREGA DE PROPUESTAS METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE PROPUESTAS ACLARACIONES DEL CONTENIDO DE LA PROPUESTA ACTIVIDADES ADICIONALES NO PREVISTAS CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA... 7 CAPITULO II. REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS SOLUCIÓN REQUERIDA... 8 CAPITULO III. PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE CAPITULO IV - CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONOMICA CARTA DE PRESENTACIÓN COSTOS FORMA DE PAGO CAPITULO V ELABORACIÓN DEL CONTRATO TÉRMINOS PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN Página 1 de 12

2 5.3 PÓLIZAS DE GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRAÍDAS DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA Página 2 de 12

3 CAPITULO I - GENERALIDADES DE LA PROPUESTA 1.1 ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR El banco en cumplimiento de su plan estratégico de tecnología ha ejecutado herramientas para la planeación y dimensionamiento de su infraestructura con el fin de adelantar un proceso de consolidación. Con los resultados de planeación se obtuvo la cantidad de licencias VMWARE necesarias para realizar la consolidación eficiente a fin de optimizar la plataforma de servicios de tecnología. 1.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL BANCO Los responsables del proyecto estarán en el Departamento de Sistemas y Departamento de Modernización, los cuales están a cargo de la Vicepresidencia de Operaciones Régimen Jurídico Bancóldex es una sociedad anónima de economía mixta, organizada como establecimiento de crédito bancario y vinculado al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, enfocado en la financiación de capital de trabajo, la inversión, el arrendamiento financiero o leasing y la creación, adquisición y capitalización de empresas. Página 3 de 12

4 Creado por la Ley 7 de 1991, la cual está reglamentada en el Decreto 2505 de Esta Ley dispuso la transformación del Fondo de Promoción de Exportaciones - Proexpo - en el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A Valores Institucionales El proponente deberá dar lectura al documento titulado Valores Institucionales y deberá diligenciar la carta sobre el conocimiento, aceptación y cumplimiento de dichos valores. Estos documentos se encuentran en el Anexo Valores Institucionales. 1.3 AMBIENTE INFORMÁTICO ACTUAL DEL BANCO Bancoldex cuenta con dos servidores host bajo la plataforma VMWARE con un licenciamiento standard 4.1 para 1 procesador, esta solución aloja a 10 servidores donde se encuentran ambientes de contingencia de correo, autenticación y aplicaciones de segundo impacto. 1.4 OBJETIVOS DEL SERVICIO A CONTRATAR Bancóldex, Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., invita a las entidades interesadas a cotizar el licenciamiento de VMWARE descrito en el numeral 1.5 Alcance del servicio a contratar. 1.5 ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR El Banco requiere adquirir licenciamiento de VMWARE descrito en el capítulo II, e incluir el servicio de soporte y mantenimiento. 1.6 CONDICIONES PARA LA GESTIÓN DE LA PROPUESTA Presentación de la propuesta Las propuestas técnicas y económicas deben ser presentadas en medio físico (impresas) debidamente foliadas, así como la carta de presentación de la oferta, el formato de vinculación de clientes y los documentos solicitados en él y la garantía de seriedad de la oferta, si es el caso, y sus respectivos anexos, La presentación completa de los documentos exigidos es un factor de calificación dentro del proceso. Ver página No se aceptarán propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre del presente proceso de contratación, salvo que hayan sido solicitadas por el Banco Carta de presentación de la propuesta La carta de presentación de la propuesta debe estar firmada por su representante legal o por el apoderado constituido para el efecto; diligenciar la Plantilla Carta de presentación de la propuesta. Página 4 de 12

5 1.6.3 Validez de la propuesta Las propuestas deben tener una validez mínima de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de cierre de la Invitación Idioma y moneda de la propuesta Toda la información y datos que deba presentar el proponente en su oferta deberán estar en idioma castellano. En los casos en que deba aportar información que se encuentre en un idioma diferente, deberá presentar su correspondiente traducción al castellano a no ser que se trate de aspectos netamente técnicos que no permitan la traducción y que pueden ser entendidos en su enunciado original. La propuesta debe indicar claramente el precio unitario y total por cada ítem, discriminando el costo de la licencia y el costo del servicio de soporte y mantenimiento para el primer año. Los valores deben estar expresados en dólares americanos Veracidad de la información suministrada Tanto el Banco como los proveedores están obligados a responder por la confidencialidad de la información recibida y entregada durante el proceso de selección de proveedores. Bancóldex, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el proponente allegue a esta contratación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, la entidad podrá verificar la información suministrada por el proponente Cláusula de propiedad intelectual Los derechos de propiedad intelectual de toda clase de creaciones protegidas por esta disciplina (Derecho de Autor y Derechos Conexos, etc), que se generen con motivo de la ejecución de los trabajos y actividades objeto del contrato y que se concretan en el presente documento, en cuanto a Derechos patrimoniales (Reproducción, comunicación pública, transformación y distribución), resultados del contrato, conclusiones, productos desarrollados u obtenidos durante la ejecución del contrato o de explotación económica pertenecerán al Bancóldex. El proveedor recibirá a cambio de los trabajos contratados, la remuneración pactada y acordada y conservará los derechos morales respectivos a favor del equipo de trabajo conformado Responsabilidad de la elaboración de la propuesta El contrato será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente del Banco, o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de contratación o por cualquier otro motivo, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados. Página 5 de 12

6 La información que conozca el proponente durante el proceso debe ser entendida como confidencial y dará un adecuado tratamiento Políticas de seguridad El proponente deberá dar lectura al documento titulado Políticas de la información y deberá diligenciar la carta sobre la aceptación de dichas políticas. Estos documentos se encuentran en el Anexo Políticas Corporativas Fecha y lugar de entrega de Propuestas Las propuestas técnicas y económicas deberán ser entregadas debidamente firmadas, junto con los documentos exigidos en la Calle 28 #13A-15 Piso 39 Bogotá - Oficina de correspondencia dirigida al Departamento de Sistemas hasta el día 09 de julio de 2013 a las 04:00 PM. Las propuestas técnicas no deben incluir costos de ninguna naturaleza, pero si cantidades y especificaciones necesarias para calificar el diseño de la misma. La propuesta económica debe clarificar costos unitarios y globales de la solución. Las cantidades deben coincidir puntualmente en la propuesta técnica y económica. Las propuestas deberán ser entregadas en sobres cerrados, con su respectiva carta remisoria, la cual debe indicar con claridad el número de la invitación a cotizar a la cual hace referencia y si la propuesta es técnica o económica. BANCOLDEX S.A, se reserva el derecho de cerrar anticipadamente la presente convocatoria y de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los oferentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o rechazo se pudiera generar a alguno de los proponentes Metodología para la evaluación de propuestas Para que la propuesta pueda ser evaluada, debe encontrarse a paz y salvo por todo concepto en sus relaciones o vínculos comerciales con Bancóldex, aspecto que deberá declarar expresamente y por escrito. Todas las propuestas presentadas válidamente se analizarán bajo los mismos parámetros, garantizando con ello una selección objetiva, que le permita asegurar la escogencia del ofrecimiento más favorable para el Banco. Para ello, Bancóldex realizará una calificación, previo análisis comparativo de las propuestas, basado en los siguientes criterios de evaluación: CRITERIOS DE EVALUACIÓN a. Proveedor b. Presentación y contenido c. Propuesta económica a. Proveedor El Banco evaluará la situación financiera, administrativa y experiencia en el mercado del proponente. Página 6 de 12

7 b. Presentación y contenido Se refiere a la organización de la propuesta y al cumplimiento de los requerimiento exigidos por el Banco. c. Propuesta económica Se evaluará la propuesta económica. La mejor o mejores propuestas serán las que alcancen el mayor porcentaje de cumplimiento de la evaluación técnica, que para este caso es de 70 puntos las cuales pasarán a la evaluación económica que tiene un valor de 30 puntos; por tanto, la propuesta que obtenga un porcentaje de cumplimiento alto en la evaluación técnica, así como, una evaluación económica ajustada a las necesidades del Banco, será señalada como la mejor opción Aclaraciones del contenido de la propuesta El Banco solicitará por medio de la Dirección de Sistemas, mediante comunicación escrita de ser necesario, ampliar el contenido de su oferta o aclarar temas sobre la propuesta. Los proponentes podrán solicitar las aclaraciones y/o explicaciones que consideren necesarias para presentar su propuesta, para ello podrán formular por escrito vía correo físico o electrónico al contacto: Byron Alberto Arciniegas y Jonnathan Mora hasta la fecha (Máximo 4 días antes del cierre de la publicación) Actividades adicionales no previstas BANCOLDEX podrá ordenar, por escrito, la ejecución de las actividades adicionales no previstas por las partes siempre que las mismas resulten necesarias para el adecuado cumplimiento del objeto contractual y la debida atención de las finalidades de la contratación. El proponente no ejecutará dentro del desarrollo del contrato actividades adicionales no previstas que generen mayor valor del contrato sin la previa suscripción del respectivo contrato adicional y la ampliación y/o modificación de las garantías correspondientes. Cualquier actividad que se realice sin la suscripción del respectivo contrato adicional será asumida por cuenta y riesgo del proponente, de manera que Bancóldex no reconocerá su costo Causales de Rechazo de la propuesta BANCOLDEX S.A se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así lo conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes. Algunas causales de rechazo son: El proponente no cumpla con las condiciones mínimas de participación. El proponente no cumpla con los requisitos definidos los presentes términos de referencia. El proponente no aporte toda la documentación requerida en el presente documento. Página 7 de 12

8 Se haya presentado la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición. Se incluya información que no sea veraz. Se incluyan disposiciones contrarias a la ley colombiana. El proponente no entrega la propuesta en la fecha limite 09 de julio de 2013 a las 04:00 PM No se incluya la garantía de seriedad, o la garantía aportada no cumpla con los requisitos establecidos en los Términos de Referencia (cuando se hubiere requerido su presentación). Previo al proceso de Evaluación, EL BANCO hará la consulta de control previo de LAFT y centrales de riesgo de los proponentes. Si el proponente se encuentra reportado en alguna de las listas de consulta de Bancóldex, la propuesta se considera rechazada inmediatamente. El proponente ha sido condenado por delitos contra la Administración Pública, estafa y abuso de confianza que recaigan sobre bienes del Estado, utilización indebida de información privilegiada, lavado de activos y soborno transnacional. CAPITULO II. REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS 2.1 SOLUCIÓN REQUERIDA A continuación se relaciona el licenciamiento requerido por el Banco: PRODUCTO CANTIDAD VMware vsphere 5 Standard for 1 Processor 2 Production Support/Subscription for VMware vsphere 5 Standard for 1 processor 2 VMware vsphere 5 Enterprise for 1 processor 6 Production Support/Subscription for VMware vsphere 5 Enterprise for 1 processor 6 VMware vcenter Server 5 Standard for vsphere 5 (Per Instance) 1 Production Support/Subscription for vcenter Server 5 Standard for vsphere 5 1 Se deberá cotizar el mantenimiento por parte del fabricante con las opciones para uno, dos y tres años de forma separada en la propuesta y el Banco tomara la decisión según su conveniencia. CAPITULO III. PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE 3.1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA Los interesados deben (a título individual u oferente plural) realizar una presentación general de su empresa, en la cual se puede conocer el objeto de su negocio, su estructura organizacional y operacional para desarrollar el objeto de este proceso en diferentes ciudades del país, el talento humano con que cuenta a nivel interno y los instrumentos que dispone para contratar profesionales y técnicos, su capacidad de asociación, trayectoria en el mercado. En lo relativo con la estructura organizacional, es de especial interés conocer si la empresa cuenta con los siguientes documentos, los cuales debe adjuntar a la propuesta: Página 8 de 12

9 a. Misión, visión, objetivos b. Responsabilidad social y ambiental. c. Estados financieros que permitan acreditar el estado económico en el que se encuentra la empresa; en caso de tener estados financieros negativos, explicar por qué y cómo soportarán la participación en la contratación. d. Presentar el certificado de inscripción Registro Único tributario RUT. e. Certificado de existencia y representación legal, o sus documentos equivalentes en caso de personas jurídicas, expedidos dentro del mes anterior a la fecha señalada para la presentación de las manifestaciones de interés. f. Tiempo de permanencia en el mercado. g. Experiencia en implementaciones o servicios similares al solicitado en este documento. h. Informar si ha tenido o tiene contratos u órdenes de servicio con el Banco y en caso afirmativo indicar los números y fechas de los mismos. i. Diligenciar el formato de Vinculación, Actualización de clientes, naturales o jurídicos, con todos los documentos anexos correspondientes. j. Actualización de los documentos, en el caso de las empresas que tienen contrato vigente con el Banco. Si aplica. k. Diligenciamiento del formato Certificación/cuestionario sobre la prevención del lavado de activos y financiación al terrorismo exigido por el gobierno para procesos de contratación. l. Incluir resumen ejecutivo de la propuesta Deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del representante legal de la persona jurídica cuyas facultades deberán constar en los documentos antes mencionados y ser suficientes para presentar la propuesta y celebrar y ejecutar el contrato. En caso de resultar necesario, deberán adjuntar las autorizaciones adicionales que se requieran. Como complemento de este documento, la empresa podrá adjuntar el catálogo de presentación o portafolio de servicios de la empresa, así como la dirección de la página Web si dispone de ella. Se acepta la participación de Proponentes asociados bajo la figura de consorcios o uniones temporales. En el evento de presentarse haciendo uso de alguna de estas figuras tendrán aplicación las siguientes reglas: - Presentar copia del acuerdo consorcial o documento de la conformación de la unión temporal según se trate en el que expresamente se deberá designar a un representante de los miembros del consorcio o de la unión temporal para todos los efectos de la presentación de la propuesta de la eventual suscripción y ejecución del contrato (en el evento que se les adjudique la convocatoria). - No se acepta ninguna limitación de responsabilidad, por lo que la responsabilidad de los miembros será solidaria tanto para la presentación de la propuesta como para la eventual celebración y ejecución del contrato. - La garantía de seriedad de la oferta y demás garantías que se pidan para la eventual celebración del Contrato, deberán otorgarse por, y cubrir a todos y cada uno de los integrantes de la unión temporal o consorcio, aportándose además el recibo de pago de la prima. - Cada uno de los requisitos de tiempo de existencia, experiencia y capacidad financiera deberá acreditarse en su totalidad por al menos uno de los miembros del consorcio o unión temporal, no pudiendo ser acumulable entre los distintos participantes. Página 9 de 12

10 - La carta de presentación de la propuesta deberá presentarse suscrita por el apoderado designado por cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal. El formato de vinculación de clientes deberá ser diligenciado en su totalidad por cada uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal además de entregarse toda la información de cada uno de los participantes exigida en los presentes términos de referencia y el formato de vinculación de clientes. 3.2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE El proponente deberá certificar mediante carta emitida por el fabricante el nivel de canal otorgado por Vmware para la distribución de sus productos. El proponente deberá presentar tres certificaciones (emitidas por clientes) de implementaciones en los últimos tres años que contengan soluciones de Vmware que incluyan licenciamiento para virtualizacion de servidores. Diligenciar Formato Anexo Experiencia del proponente. CAPITULO IV - CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONOMICA 4.1 CARTA DE PRESENTACIÓN. El proveedor presentará por separado su propuesta económica, con carta dirigida a la Dirección del Departamento de Sistemas de Bancóldex. En caso que el valor de fábrica se exprese en moneda extranjera debe quedar expresado en dólares americanos. 4.2 COSTOS. La propuesta debe indicar claramente precios unitarios y totales para cada ítem, discriminando IVA y descuentos. Diligenciar el formato Propuesta económica del proponente. 4.3 FORMA DE PAGO El Banco realizara el pago una vez se reciba a satisfacción el licenciamiento solicitado, con la firma del acta respectiva. CAPITULO V ELABORACIÓN DEL CONTRATO 5.1 TÉRMINOS PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO Una vez se adjudique el Contrato, el Banco informará por escrito de dicha decisión al Proponente favorecido, quien procederá a la firma y devolución del contrato junto con los demás documentos requeridos para su legalización, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de envío del documento. En caso de negativa u omisión del adjudicatario a suscribir el Contrato en el plazo previsto, o en el evento de presentarse cualquier otra circunstancia por la cual el adjudicatario no esté en condiciones Página 10 de 12

11 de firmar conforme a estos términos de referencia, el Banco podrá contratar con el Proponente siguiente en el orden de calificación mayor a menor, y así sucesivamente. En caso de presentar garantía de seriedad de la oferta, el Banco podrá hacer efectiva la garantía sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía. 5.2 REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN El contrato se entenderá legalizado, una vez se cumpla con los siguientes requisitos: Reconocimiento notarial del texto y de la firma por parte de un Representante Legal de el Contratista. Aprobación por parte del Departamento Jurídico del Banco, de los seguros constituidos por el contratista de acuerdo con lo dispuesto en el contrato. Si el valor de este contrato supera las autorizaciones dadas al representante legal para suscribir contratos, anexar la autorización del órgano legal de la compañía, que le habilite para suscribir el respectivo contrato según la propuesta presentada. 5.3 PÓLIZAS DE GARANTÍA El proveedor seleccionado deberá constituir a favor de Bancóldex garantías, que podrán consistir en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia o garantía bancaria expedida por un Banco local De cumplimiento de las obligaciones contraídas. Será constituida para garantizar el cumplimiento del contrato. Por un monto equivalente al diez por ciento (10 %) del valor del contrato, por el término de vigencia del contrato y tres (3) meses más. Esta cobertura también debe incluir el cumplimiento del pago, por el asegurador, de la cláusula penal pecuniaria y multas, en los porcentajes señalados en el contrato. Esta garantía permanecerá vigente hasta la liquidación final del contrato De calidad de los servicios Por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato y por el término de dos (2) años contados a partir de la fecha de recibo del informe final, previo recibo a satisfacción de la totalidad del objeto contractual de la contratación. Su aprobación por BANCOLDEX será condición previa para realizar el último pago del contrato. Página 11 de 12

12 Garantía de seriedad de la oferta El Proponente deberá incluir una garantía de seriedad de la oferta con una suma asegurada equivalente al veinte por ciento (20%) del valor de la propuesta, la cual podrá consistir en una garantía bancaria a primer requerimiento (on-demand) o en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, que sea satisfactoria para BANCÓLDEX. La garantía deberá ajustarse a los presentes Términos de Referencia y a las disposiciones legales vigentes. Las compañías de seguros que otorguen la garantía deberán estar legalmente establecidas en Colombia, los establecimientos bancarios que otorguen la garantía podrán ser nacionales legalmente establecidos en Colombia, o extranjeros siempre que tengan límite de exposición crediticia con BANCOLDEX (cupo de crédito aprobado con BANCÓLDEX). La garantía deberá ser válida por un periodo de ciento ochenta días (180) días calendario, contados a la fecha de cierre de la convocatoria. La garantía de seriedad de la oferta deberá ser otorgada a favor del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. BANCÓLDEX, NIT , en formato para entidades particulares, la cual se hará efectiva si el proponente retira su propuesta dentro del período de validez estipulado, o si habiéndosele adjudicado el contrato no cumple con los requisitos establecidos para la firma del mismo o se niega a celebrar el contrato respectivo o no presenta las garantías del Contrato establecidas en estos Términos de Referencia o en el Contrato. Página 12 de 12

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