INVITACION PÚBLICA SELECCIÓN DE MINIMA CUANTIA No. 002 DE 2012

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1 INVITACION PÚBLICA SELECCIÓN DE MINIMA CUANTIA No. 002 DE 2012 El Instituto de Estudios del Ministerio Publico INFORMA que dará curso a la Selección de Mínima Cuantía No. 002 de 2012, que comprende lo siguiente: 1. OBJETO Y CONDICIONES TECNICAS 1.1. OBJETO: SELECCIONAR LA COMPAÑÍA DE SEGUROS PARA CONSTITUIR LAS PÓLIZAS DE INCENDIO Y/O RAYO, CORRIENTE DEBIL, SUSTRACCION Y GLOBAL DE MANEJO OFICIAL CON EL FIN DE AMPARAR LOS BIENES DE PROPIEDAD DEL INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO UBICADOS EN LA CARRERA 5 NÚMERO PISO 16 Y AQUELLOS QUE ESTÉN BAJO SU RESPONSABILIDAD, SIEMPRE Y CUANDO SEAN DECLARADOS ANTE EL ASEGURADO, A SU VEZ AMPARAR LOS LIBROS, PUBLICACIONES Y ARCHIVO UBICADO EN LA OFICINA 202 EN LA CALLE 17 NO DE LA CIUDAD DE BOGOTÁ CONDICIONES TECNICAS: LOS SIGUIENTES SON LOS REQUISITOS MÍNIMOS NECESARIOS PARA PARTICIPAR Y COMPARAR LAS OFERTAS EN IGUALDAD DE CONDICIONES, LOS CUALES SE ENTENDERÁN ACEPTADOS CON LA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA, DE CONFORMIDAD CON EL INVENTARIO ANEXO DE LOS ACTIVOS PARA CADA AMPARO A LA PRESENTE INVITACIÓN QUE SE DESCRIBEN A CONTINUACIÓN. AMPARO INCENDIO Y/O RAYO BASICO Y SOFTWARE SUSTRACCION BASICO Y SOFTWARE EQUIPO ELECTRONICO BASICO Y MOVILIZACION VALOR ASEGURADO DEDUCIBLE TASAS PRIMA IVA TOTAL MANEJO PLAZO Y LUGAR DE EJECUCION:

2 2.1.1 PLAZO DE EJECUCIÓN las pólizas que se suscriban tendrán una duración de un año contado a partir del 17 de junio de 2012 El contrato deberá suscribirse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes contados a partir de la adjudicación del mismo LUGAR DE EJECUCIÓN En la ciudad de Bogotá, las pólizas deberán ser entregadas en las oficinas del instituto de estudios del ministerio público ubicados en la carrera 5 número piso. FORMA DE PAGO El Instituto de Estudios del Ministerio Publico cancelará el valor del contrato que se suscribe, de la siguiente forma: El 100% del valor total del contrato, una vez expedidas las pólizas firmadas por las partes, previa presentación de la factura y certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato, certificación del pago de los aportes al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales y disponibilidad del cupo Programa anual de caja PAC. 3. PRESUPUESTO: El presupuesto requerido para esta contratación es valor del contrato es la suma de $ (Once millones sesenta y tres mil sesenta y cuatro pesos con 20/100 moneda corriente) incluido el impuesto al valor agregado IVA, valor que se contempló en el presupuesto de funcionamiento rubro seguros del año 2012, del Instituto de Estudios del Ministerio Público amparados en el certificado de disponibilidad presupuestal N 4812 de fecha 2 de mayo de 2012, por valor de $ ,20 expedido por el área de presupuesto del IEMP 4. CAUSALES DE RECHAZO O DE DECLARATORIA DE DESIERTA 4.1 Causales de rechazo de la Oferta. Una propuesta será rechazada cuando: La oferta que no haya sido presentada oportunamente y/o no se ajuste a los términos de la Invitación Publica, a menos que las falencias sean subsanables de acuerdo con la Ley 1150 de 2007, artículo 5 y el Decreto 734 de 2012, artículo2.2.8, para lo cual El Instituto efectuará las solicitudes del caso, sin que ello constituya una oportunidad para el oferente de mejorar o complementar la oferta Cuando el proponente incumpla los requisitos exigidos en la Invitación Pública y que no sean susceptibles de subsanar, de conformidad con lo establecido en Ley 1150 de 2007, artículo 5 y el Decreto 734 de 2012, artículo2.2.8

3 4.1.3 Cuando la oferta no contenga la propuesta económica Cuando siendo el único proponente habilitado, su oferta exceda el presupuesto oficial indicado en la Invitación Pública Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Ley. Así mismo cuando carezca de capacidad para desarrollar el objeto del contrato Cuando se presenten inconsistencias o inconformidades entre la información o documentación allegada por el proponente y lo verificado por el Instituto, sin perjuicio de las acciones legales que puedan iniciarse por este hecho Cuando para este mismo proceso se presenten varias propuestas por el mismo proponente, por si o por interpuesta persona, o cuando la misma persona forme parte de dos o más consorcios o uniones temporales Cuando la entidad determine con la información a su alcance que el valor de la oferta de menor precio resulta artificialmente bajo, previo agotamiento del procedimiento establecido en el articulo del Decreto 734 de Causales de declaratoria de desierta de la selección Cuando todas las ofertas presentadas excedan el valor del presupuesto Y/o se determine que su valor es artificialmente bajo, de acuerdo con lo establecido en el articulo del decreto 734 de Cuando no se presente ninguna oferta Cuando al momento del cierre se encuentre abierto el sobre de una o mas ofertas, de acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo 5 del articulo del decreto 734 de Cuando ninguno de los oferentes cumpla con los requisitos habilitantes y/o estos no sean subsanados de conformidad con el articulo del decreto 734 de CRONOGRAMA DEL PROCESO ACTIVIDAD 1.- Publicación de Aviso de Invitación Pública y Estudios Previos en las páginas Web del Portal Único de Contratación y de la Procuraduría General de la Nación vínculo de contratación, link Instituto de Estudios del Ministerio Público. FECHA 29 de mayo de 2012.

4 Presentación de ofertas desde las 8:00 a.m. del 30 de mayo de Plazo de la selección de Mínima Cuantía (Término y lugar para presentar ofertas). Fecha y hora de cierre junio 5 de Hora 10:30 a.m. Lugar: División Administrativa y Financiera del IEMP ubicada en la carrera 5 # 15-80, Piso 16 de la ciudad de Bogotá D.C. 3.- Plazo máximo para presentar solicitudes de aclaración. 1 de junio de Plazo máximo para expedir adendas. 4 de junio de Plazo para efectuar la verificación de los requisitos habilitantes de las ofertas. 6 de junio de Plazo para presentar documentos y aclaraciones solicitadas por los Comités verificadores. 6 de junio de 2012 hasta las 5:00 PM 7.- Publicación de la evaluación e informe de verificación de requisitos habilitantes. 7 de junio de Plazo para presentar observaciones a la evaluación. 9.- Publicación de respuesta a observaciones, comunicación de aceptación de la oferta y decisión de adjudicación. Desde las 8:00 AM hasta las 5:00 PM del día 8 de junio de de junio de CORRESPONDENCIA Y LUGAR FÍSICO DE RECIBO DE LAS OFERTAS Y ACLARACIONES El correo electrónico para esta contratación es: Las propuestas deberán ser depositadas en la urna reseñada con la Selección de mínima Cuantía No. 002 de 2012, la cual se encuentra localizada en la División Administrativa y Financiera del Instituto de Estudios del Ministerio Publico, dependencia ubicada en la carrera 5a. No piso 16 de la ciudad de Bogotá, D.C. Sólo se aceptan las propuestas que se presenten hasta la fecha y hora señalada en el cronograma. Después de esta hora y fecha límite no se recibirán propuestas, aún cuando su representante legal o la persona encargada de depositar el ofrecimiento, se encuentre en el lugar donde se halla la urna. No se admiten ofertas enviadas por correo electrónico. Son válidas las propuestas remitidas por correo certificado, siempre y cuando cumpla con todos los requisitos contemplados en el presente proceso y lleguen al sitio indicado con

5 antelación en la fecha y hora límite de presentación de ofertas. La hora que se tendrá en cuenta para el cierre de la selección de mínima cuantía, será la que señale el link de hora legal colombiana que se encuentra en la página Web de la Superintendencia de Industria y Comercio e indique en voz alta el funcionario el Instituto encargado del proceso, ya que de conformidad con lo consagrado por el Decreto No de 1992, artículo 20, numeral 5, este órgano es el que mantiene, coordina y da la hora legal en la República de Colombia. 7. ADENDAS Cualquier modificación a los Términos de la Invitación se efectuará a través de ADENDAS, las cuales se incorporarán a la Invitación que se encuentra para consulta en el Instituto y en las páginas Web del portal único de contratación y de la de la Procuraduría General de la Nación Vínculo de contratación, link Instituto de Estudios del Ministerio Público En el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, la adenda deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el proceso. 8. FORMA DE ADJUDICACIÓN Los proponentes deben presentar su oferta en forma total el Instituto de Estudios del Ministerio Público adjudicara el presente proceso de igual forma. De acuerdo con lo establecido en la Ley 80 de 1.993, Artículo 30, numeral 6º, los proponentes pueden presentar propuestas alternativas técnicas y económicas siempre y cuando ellas no signifiquen condicionamientos para la adjudicación. Los proponentes podrán presentar estas propuestas alternativas, adicionalmente a la propuesta básica, que será la única objeto de evaluación. Cuando un proponente presente una alternativa, deberá adjuntar toda la información necesaria para su análisis. Todos los costos necesarios para desarrollar la alternativa deberán estar incluidos en la oferta. Sólo serán consideradas las propuestas alternativas del proponente que en la evaluación de las propuestas básicas haya quedado en primer orden de elegibilidad, y la selección de la alternativa será potestad del Instituto. La entidad podrá adjudicar el contrato cuando solo se haya presentado una oferta, y esta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública. 9. REQUISITOS HABILITANTES. 9.1 Participantes Bajo los parámetros establecidos en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, y el Titulo III Capitulo V del Decreto 734 de 2012, podrán participar en el presente proceso contractual, todas las personas jurídicas, en forma individual o conjunta (consorcio o unión temporal), que dentro de su actividad comercial u objeto social se halle comprendido el objeto del presente proceso de Selección de Mínima Cuantía y además cumplan con todos los requisitos exigidos en la Invitación Pública.

6 9.2 Capacidad jurídica El oferente persona jurídica deberá, presentar Certificado de Cámara y Comercio en el que figure que desarrolla objeto de la contratación, con fecha de expedición no superior a quince (15) días hábiles de antelación al cierre del proceso Certificación Expedida por la Superintendencia financiera de Colombia sobre la existencia y representación legal de la compañía de seguros autorizada para operar en Colombia En caso que el proponente se presenta en Consorcio o Unión Temporal, deberá allegar el documento de constitución del mismo en los términos del art. 7 de la Ley 80 de En caso de consorcios y/o uniones temporales, cada uno de sus integrantes deberá presentar este documento Certificación expedida sobre pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscal, en la que se debe acreditar encontrarse al día en los seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre de la presente Selección de Mínima Cuantía. En caso de consorcios y/o uniones temporales, cada uno de sus integrantes debe presentar este documento Registro Único Tributario. El proponente debe allegar fotocopia del Registro Único Tributario RUT, en el que indique a qué régimen pertenece. En caso de consorcios y/o uniones temporales, cada uno de sus integrantes debe presentar este documento El Instituto de Estudios del Ministerio Publico se reserva el derecho de verificar si el proponente se encuentra reportado en el último boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República o si aparece como inhabilitado para contratar en el Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad "SIRI" de la Entidad. 9.3 Experiencia mínima. El proponente deberá relacionar de conformidad con el Anexo No. 4 Experiencia Requerida, dos (2) contratos celebrados y ejecutados con entidades públicas o privadas, relacionados con el objeto del proceso contractual, cuyos montos no podrán ser inferiores al presupuesto oficial, y cuya fecha de terminación no podrá ser superior a 2 años anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección. No se tendrán en cuenta contratos en ejecución, y para los efectos con el diligenciamiento del anexo de experiencia se entenderá bajo juramento que los contratos relacionados han sido ejecutados. 10. FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE, Parámetros generales para la verificación y calificación de los criterios de evaluación El cumplimiento de los requisitos y de la documentación solicitada se analizará de conformidad con lo establecido en el Titulo III Capitulo V del Decreto 734 de 2012 En desarrollo de lo establecido en dicho artículo, Parágrafo del decreto 734 de 2012 el Instituto dentro del plazo de verificación y evaluación de las propuestas, verificará el cumplimiento de los requisitos al proponente con el precio más bajo, al cual le solicitará que en el término que se le fije en el cronograma del proceso, realice las aclaraciones,

7 precisiones y/o allegue los documentos que se le requieran en relación con el proponente o la futura contratación, sin que con ello se pretenda adicionar, modificar o completar lo insubsanable. En la verificación y evaluación de las ofertas primará lo sustancial sobre lo formal. La omisión de los requisitos, documentos e información necesarios para la verificación de las ofertas relacionados con la falta de capacidad para presentar la oferta y aquellas circunstancias que se acrediten con posterioridad al cierre del proceso no podrán subsanarse. En caso de que éste no cumpla con los requisitos, procederá a la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente, de no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso. En el evento que el adjudicatario sea un consorcio o unión temporal que dentro de los términos de la asociación haya pactado la facturación a nombre del consorcio o unión temporal deberá allegar para la firma del contrato, el RUT correspondiente. En atención a lo establecido en el articulo del decreto 734 de 2012, la entidad cuando de conformidad con la información a su alcance, estime que el valor de la oferta del menor precio resulte artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustentan el valor por el ofertado. Analizadas las explicaciones el comité asesor recomendara el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso explicando sus razones en todo caso para estos eventos se aplicara lo dispuesto en el articulo del decreto 734 de Calificación de los criterios de evaluación Para evaluar las propuestas presentadas dentro del presente proceso de selección se tendrá como único factor de escogencia el menor precio, el cual se seleccionará en la diligencia de cierre, teniendo en cuenta las reglas y el procedimiento señalado en el presente Aviso. 11. FACTORES DE DESEMPATE Con fundamento en lo establecido por el parágrafo 1 del articulo del Decreto 7734 de 2012, en caso de existir empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas. 12 SUPERVISIÓN El supervisor del Contrato deberá ser un funcionario que tenga conocimiento en el ramo y en especificaciones técnicas, de acuerdo con la naturaleza de este contrato. En cumplimiento de lo anterior y para garantizar la ejecución satisfactoria del contrato. La supervisión del contrato será ejercida por el funcionario que designe el Director del IEMP quien deberá dar cumplimiento a las Resolución Interna nos.006 del 1 de marzo de 2006 "Por medio de la cual se fijan parámetros y criterios para el ejercicio de la interventoría y la supervisión de los contratos que celebre el Instituto de Estudios del Ministerio Público y

8 a lo estipulado en la Ley 1474 de 2011, artículo 82 y siguientes en cuanto al seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del objeto del contrato Se incluirá en el texto contractual una cláusula de indemnidad, así: INDEMNIDAD: Será obligación del CONTRATISTA mantener indemne al INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PUBLICO, de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes. Dado en Bogotá a los 29 días del mes de mayo de 2012 CHRISTIAN JOSE MORA PADILLA Director del Instituto de Estudios del Ministerio Publico

9 Bogotá, D.C., _ de _ ANEXO 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Señores Carrera 5ª. No Piso 16 Bogotá, D.C. Ref.: SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA No 002 DE 2012 SELECCIONAR LA COMPAÑÍA DE SEGUROS PARA CONSTITUIR LAS PÓLIZAS DE INCENDIO Y/O RAYO, CORRIENTE DEBIL, SUSTRACCION Y GLOBAL DE MANEJO OFICIAL CON EL FIN DE AMPARAR LOS BIENES DE PROPIEDAD DEL INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO UBICADOS EN LA CARRERA 5 NÚMERO PISO 16 Y AQUELLOS QUE ESTÉN BAJO SU RESPONSABILIDAD, SIEMPRE Y CUANDO SEAN DECLARADOS ANTE EL ASEGURADO, A SU VEZ AMPARAR LOS LIBROS, PUBLICACIONES Y ARCHIVO UBICADO EN LA OFICINA 202 EN LA CALLE 17 NO DE LA CIUDAD DE BOGOTÁ. El suscrito; Representante Legal de la sociedad ; representante del Consorcio o Unión Temporal, integrado por ; o como apoderado de según poder debidamente conferido y que adjunto a la presente), de acuerdo con las condiciones que se establecen en los documentos de la Selección de Mínima Cuantía de la referencia, cordialmente me permito presentar propuesta para la contratación de los seguros en el proceso, previamente referenciado. En caso que esa Entidad me adjudique dicho proceso, me comprometo a suscribir el contrato correspondiente y efectuar los trámites de legalización a cargo del contratista, dentro del término señalado para el efecto. Así mismo declaro: Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse sólo compromete al oferente. Que ninguna otra persona fuera del proponente tiene interés comercial en esta propuesta ni en el contrato que de ella se derive. Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a suscribir el contrato dentro de los términos señalados para ello. Que conozco la información general y especial y demás documentos que integran la Proceso de mínima cuantía N 002 y los requisitos en ellos contenidos. Que el suscrito afirma bajo la gravedad del juramento, que no existe ninguna causal de inhabilidad, incompatibilidad y/o prohibición, de las señaladas en la Constitución Política, en la Ley, especialmente en el artículo 8º de la Ley 80 de

10 1993, y demás normas concordantes, que impidan la participación del oferente en el presente proceso y en la celebración y ejecución del respectivo contrato. Que los activos y recursos que conforman el patrimonio del proponente provienen de actividades lícitas Que el valor total de la propuesta es : Que declaro que conozco, entiendo y acepto los requisitos técnicos mínimos exigidos por la Entidad para el presente proceso contractual, contenidas en todos y cada uno de las características de los servicios mínimos requeridos, (especificaciones, condiciones mínimas) y me comprometo a cumplir con ocasión de la ejecución del contrato. Que me comprometo a cumplir con las especificaciones ofrecidas. Que la propuesta consta de folios numerados en forma consecutiva tanto en el original como en las copias. Atentamente, NOMBRE Y FIRMA (persona natural; representante legal de la sociedad; representante del consorcio o unión temporal o apoderado según el caso) C.C. No. Expedida en (aportar copia) Nit Dirección Número de Teléfono Número de fax Buzón del Correo electrónico Celular:

11 ANEXO N 2 ESPECIFICACIONES TECNICAS LOS SIGUIENTES SON LOS REQUISITOS MÍNIMOS NECESARIOS PARA PARTICIPAR Y COMPARAR LAS OFERTAS EN IGUALDAD DE CONDICIONES, LOS CUALES SE ENTENDERÁN ACEPTADOS CON LA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA, DE CONFORMIDAD CON EL INVENTARIO ANEXO DE LOS ACTIVOS PARA CADA AMPARO A LA PRESENTE INVITACIÓN QUE SE DESCRIBEN A CONTINUACIÓN. AMPARO INCENDIO Y/O RAYO BASICO Y SOFTWARE SUSTRACCION BASICO Y SOFTWARE EQUIPO ELECTRONICO BASICO Y MOVILIZACION VALOR ASEGURADO DEDUCIBLE TASAS PRIMA IVA TOTAL MANEJO

12 ANEXO 3 PROPUESTA DE PRECIO AMPARO INCENDIO Y/O RAYO BASICO Y SOFTWARE SUSTRACCION BASICO Y SOFTWARE EQUIPO ELECTRONICO BASICO Y MOVILIZACION MANEJO VALOR ASEGURADO DEDUCIBLE TASAS PRIMA IVA TOTAL NOTA: Todos los precios relacionados en la propuesta económica están basados en las características técnicas solicitadas. Cualquier característica adicional que sea ofrecida, no le deben incurrir costos adicionales a la entidad. Serán de exclusiva responsabilidad del proponente los errores u omisiones en que incurra al indicar el valor de su propuesta, debiendo asumir los mayores costos y/o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones, sin que por esta razón haya lugar a alegar ruptura del equilibrio contractual. Para efecto del señalamiento del precio ofrecido, el proponente debe tener en cuenta todos los costos, gastos, impuestos, seguros, pago de salarios, prestaciones sociales y demás emolumentos que considere necesarios para la fijación de la propuesta económica.

13 ANEXO 4 EXPERIENCIA REQUERIDA RELACIÓN DE CONTRATOS EJECUTADOS N Contrato N Contratante Objeto Valor Fecha de inicio Fecha de terminación Tiempo AA/MM/DD 1 2 Total $ AA/MM/DD NOTA: 1. Serán válidos contratos, órdenes de compra, ordenes de servicio, facturas, entre otros. 2. Con el diligenciamiento de este anexo de experiencia acreditada, se entenderá bajo juramento que los contratos relacionados han sido ejecutados.

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