MODULO ADMINISTRATIVO

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1 MODULO ADMINISTRATIVO

2 2 Tipo: Estado: Disponibilidad: Copyright: Informe Ejecutivo Versión Final Publico 2013 Makrosoft Resumen Descripción del Sistema DocXFlow

3 3 Tabla de Contenido DocXFlow Sistema de Gestión Documental... 5 Modulo Administrativo - Descripción del Componente... 7 Descripción SubModular SubMódulo de Configuración del Sistema y la Organización SubMódulo de Unidad de Correspondencia: Ventanilla Única SubMódulo de Gestión de Documentos de Calidad: SubMódulo de Gestión de Documentos SubMódulo de Ejecución de WorkFlow Flexible: SubMódulo de Ejecución de WorkFlow Formal: SubMódulo de Reportes con Business Intelligence SubMódulo de Consulta de Documentos

4 4 Tabla de Ilustraciones Ilustración 1. Plataforma de Internet... 7 Ilustración 2. Gestión de la Organización... 8 Ilustración 3. Plantilla de Calidad... 9 Ilustración 4. Tablas de Retención Documental... 9 Ilustración 5. Planilla de distribución Ilustración 6. Soporte a Documento Digital Ilustración 7. Trazabilidad de Workflow Ilustración 8. Buscador Ilustración 9. Reporteador del Sistema Ilustración 10. SubMódulo de Configuración del Sistema y la Organización Ilustración 11. SubMódulo de Unidad de Correspondencia Ilustración 12. SubMódulo de Gestión de Documentos de Calidad Ilustración 13. SubMódulo de Gestión de Documentos Ilustración 14. SubMódulo de Ejecución de WorkFlow Flexible Ilustración 15. Trazabilidad de un Proceso Ilustración 16. Alarmas de atención para trámites Ilustración 17. SubMódulo de Ejecución de WorkFlow Formal Ilustración 18. SubMódulo de Reportes con Business Intelligence Ilustración 19. Módulo de Consulta de Documentos

5 5 DocXFlow Sistema de Gestión Documental Módulo Administrativo DocXFlow Gestión Documental está integrado por dos módulos que se complementan: 1. DocXFlow Gestión Documental Módulo de Registro: Está orientado al soporte de los procesos de registro, siendo éstos los procesos misionales de las Cámaras de Comercio. 2. DocXFlow Gestión Documental Módulo Administrativo: Está orientado a dar soporte a la gestión de los documentos diferentes a los procesos de registro. Este módulo se describe en el presente documento. DocXFlow Gestión Documental Módulo Administrativo integra todas las normas técnicas y prácticas para administrar la documentación en una organización: almacenamiento, búsqueda, recuperación, etc. El sistema permite automatizar la gestión, haciendo estas tareas más ágiles, más eficientes y con un ahorro sustancial de espacio físico. Entre los principales beneficios de DocXFlow Gestión Documental Módulo Administrativo, se

6 6 tiene: Gestión y control efectivo: la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación a través de la red de cómputo, con las ventajas de evitar la instalación de software innecesario, eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos, etc. Uso eficiente de los recursos: facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen situaciones de duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, duplicidad de grabación de datos, seguridad y fiabilidad de la información indexada. Los documentos de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.

7 7 Modulo Administrativo - Descripción del Componente Características: Plataforma de Internet: Al estar diseñado y construido sobre internet, la información puede ser accedida desde un navegador convencional en todo momento y desde cualquier lugar de la organización o fuera de ella, independiente del número de usuarios concurrentes. Ilustración 1. Plataforma de Internet Adaptable a la organización: Se considera la organización como una entidad que crece y se adapta a nuevas necesidades. La herramienta soporta el dinamismo de la organización mediante la creación, unión, eliminación de diferentes áreas de un cronograma.

8 8 Ilustración 2. Gestión de la Organización Integración con los programas de calidad: Se permite la creación de documentos en base a plantillas generadas por los programas de calidad, facilitando la producción documental y gestionando en un lugar centralizado la publicación de formatos.

9 9 Ilustración 3. Plantilla de Calidad Soporte a las Tablas de Retención Documental. Manejo de fondos, subfondos, series, subseries, tipos documentales e índices de consulta para la gestión y archivado de los documentos. Gestión de archivos personal, de gestión, central e histórico y soporte a transferencias documentales. Ilustración 4. Tablas de Retención Documental

10 10 Seguimiento físico de los documentos en base a planillas de distribución. Para el seguimiento de documentos que por su naturaleza deben ser manipulados como documentos físicos, el sistema genera planillas de entrega que sirven de medio de verificación para asegurar el traspaso de los documentos. Ilustración 5. Planilla de distribución. Soporte a las principales normas sobre archivística: La aplicación es compatible con la normatividad nacional del Sistema General de Archivos y normas internacionales, a saber: o ISO 9001: 2008 o Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) o Decreto 1382 de 1995 (T.R.D.) o Acuerdo 46 de 2000: Procedimientos para eliminación de Documentos o Acuerdo 47 de 2000: Restricciones por razones de conservación o Acuerdo 48 de 2000: Conservación Preventiva y Restauración Documental o Acuerdo 49 de 2000: Condiciones de Edificios y locales destinados para archivo.

11 11 Manejo digital de documentos: La gestión de documentos digitales en una organización agiliza los procesos de la entidad, ya que el documento viaja rápidamente por las redes de cómputo, permitiendo que los usuarios independientemente de su localización geográfica puedan realizar trabajo colaborativo para la atención de trámites. Además, conlleva al ahorro en recursos ya que disminuyen los costos de almacenamiento, consulta y gestión de documentos en papel. Ilustración 6. Soporte a Documento Digital Seguridad en los documentos generados: DocXflow permite la generación del firmado de documentos electrónicos mediante los certificados digitales. Cuando un certificado es generado por una entidad certificadora como Certicamaras, los documentos son válidos a nivel nacional.

12 12 Por otro lado los usuarios pueden encriptar los documentos de tal manera que ellos son los únicos que pueden visualizarlos mediante las claves de encripción. WorkFlow y Trazabilidad: El sistema permite la generación de flujos de trabajo para atender un trámite, integrado con los reportes de trazabilidad para hacer seguimiento en todo momento y en todo lugar sobre la ubicación de un documento. Ilustración 7. Trazabilidad de Workflow Escaneo de imágenes: El sistema permite integrar cualquier tipo de imágenes desde cualquier escáner con interfaces estándares, realizando automáticamente la conversión a formatos editables. Buscador de imágenes: Disponibilidad inmediata para consultar la información indexada y digitalizada que se ha integrado al sistema. El sistema de búsqueda puede ser integrado al portal web de la organización.

13 13 Ilustración 8. Buscador Reporte de seguimiento: El usuario puede realizar seguimiento de documentos o trámites relacionados en el sistema desde cualquier lugar de la organización o fuera de ella. Adaptación a los procesos de la organización: El sistema ofrece flexibilidad para integrarse a todos los procesos internos y ofrece seguimiento de tareas de cada uno de estos procesos. Integración con la página Web de la empresa: gracias a su naturaleza Web ofrece integración con cualquier portal institucional para obtener consultas o reportes. Informes de funcionamiento de los procesos: El sistema muestra los reportes de funcionamiento del sistema incluyendo ubicación de documento en un trámite, tiempos de tareas y de funcionarios. Los reportes pueden ser configurados por el usuario que administre el sistema.

14 Ilustración 9. Reporteador del Sistema. 14

15 15 Descripción SubModular. El Sistema de Gestión Documental Módulo Administrativo se encuentra submodularizado. Los diferentes submódulos pueden trabajar de una manera escalable adaptándose a las necesidades de la entidad. SubMódulo de Configuración del Sistema y la Organización. Ilustración 10. SubMódulo de Configuración del Sistema y la Organización. El SubMódulo de Configuración del Sistema, permite crear la estructura Organizacional de la entidad. Conociendo el continuo cambio y adaptación de la estructura organizacional, este SubMódulo permite crear secciones que en algún momento pueden dividirse, eliminarse, etcétera. La flexibilidad y adaptación a las necesidades de la organización, es uno de los

16 16 objetivos de la herramienta. El submódulo de configuración, está orientado a funcionarios administradores que definen el esquema de funcionamiento de la plataforma de acuerdo a las políticas de la institución. Entre otros parámetros se pueden configurar: usuarios, permisos, roles, secciones, flujos de trabajo, alarmas, etcétera. SubMódulo de Unidad de Correspondencia: Ventanilla Única. Ilustración 11. SubMódulo de Unidad de Correspondencia Dando cumplimiento a la normatividad del Archivo General de la Nación el Sistema contiene un submódulo de Unidad de Correspondencia con Ventanilla Única. Las Unidades de Correspondencia pueden ser configuradas por un administrador del sistema de acuerdo a las prioridades de la organización, de esta manera, se puede fácilmente adaptar a la distribución geográfica. En la Unidad de Correspondencia se maneja el despacho y envío de documentos. Se manejan códigos de radicación

17 17 automatizados e impresión de los stickers de recepción y envío. Se manejan planillas de distribución para realizar fácilmente la entrega y control de los documentos que por su naturaleza deben transitar físicamente. El submódulo de Correspondencia, está integrado con los submodulos de WorkFlow flexible de tal manera que los funcionarios siempre saben en todo momento en que momento se despacha sus documentos. SubMódulo de Gestión de Documentos de Calidad: Ilustración 12. SubMódulo de Gestión de Documentos de Calidad El SubMódulo de Gestión de Documentos de Calidad, permite incorporar los diferentes formatos que son aprobados por los procesos de Calidad. Los documentos de calidad sirven como maquetas para los documentos producidos en los procesos. De esta manera, hay una integración total entre los documentos producidos y los documentos que se manejan por los

18 18 estándares de calidad de la Organización. SubMódulo de Gestión de Documentos. Ilustración 13. SubMódulo de Gestión de Documentos. El SubMódulo de gestión de los documentos permite crear las Tablas de Retención Documental de la Organización. Este módulo gestiona las Series, las Subseries, tiempos en Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico, los tipos documentales y los índices de producción documental. El sistema es dinámico y la generación de series y subseries se configura de acuerdo la configuración de la entidad. En cuanto a la producción documental, los índices de las carpetas de los documentos son configurables de tal manera que la búsqueda sean muy intuitiva. En la producción de documentos, el sistema permite digitalización desde diferentes escanares con interfaces TWAIN. La indexación se basa en los índices de las carpetas creadas.

19 19 El sistema permite la gestión de préstamos de documentos sobre los diferentes tipos de archivos: personal, de gestión, central e histórico. SubMódulo de Ejecución de WorkFlow Flexible: Ilustración 14. SubMódulo de Ejecución de WorkFlow Flexible El SubMódulo de Workflow Flexible permite modelar y gestionar el flujo de tareas o rutas de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. La gestión de los procesos empresariales mejora la eficiencia y atención al usuario en la organización. El termino flexible, significa que nunca hay definido un siguiente paso en un trámite es responsabilidad del dueño del documento definir quién es el siguiente usuario que debe hacer atención del trámite. Es importante destacar que aunque los destinatarios siempre son dinámicos, los parámetros básicos que definen los tramites como tiempos de cumplimiento y tipos de trámite siempre son respetados.

20 20 Ilustración 15. Trazabilidad de un Proceso El motor de workflow presenta informes gráficos y en tablas del estado del trámite, que usuarios han intervenido en el flujo, tiempos, etcétera. El workflow permite hacer trazabilidad a los documentos y tramites, conociendo en todo momento el estado del trámite y que funcionario tiene el documento. Ilustración 16. Alarmas de atención para trámites El sistema maneja alarmas de cumplimiento y tiempo en los trámites priorizando aquellas tareas que están marcados como urgentes de atención.

21 21 SubMódulo de Ejecución de WorkFlow Formal: Ilustración 17. SubMódulo de Ejecución de WorkFlow Formal El WorkFlow formal se diferencia del Workflow flexible en que la ruta ya está definida, es decir, el destinatario ya está paremetrizado a nivel de perfil. De esta manera, el sistema siempre sabe cuál es el siguiente usuario. El WorkFlow formal permite definir cómo se deben manejar los procesos de acuerdo a los estándares de los programas de calidad. El Workflow flexible es fácilmente escalable al Workflow formal, para ello la entidad debe definir por medio de su sistema de calidad, cuales son los procesos que se encargan de atender los trámites, usuarios, tiempo de respuesta etcétera. El módulo de Workflow posee una interfaz de integración con Sistemas de la Organización, por ejemplo Software Financiero, Sistemas CRM, etcétera, mediante Web Services. De esta manera, el sistema puede consumir datos y

22 22 exponer servicios para facilitar la automatización de los procesos. SubMódulo de Reportes con Business Intelligence. Ilustración 18. SubMódulo de Reportes con Business Intelligence El SubMódulo de Reportes con Business Intelligence ofrece a los encargados de gestión de la compañía una herramienta de inteligencia de negocios para analizar los procesos de la organización. A través de este módulo, el usuario puede disponer en cualquier momento informes acerca de la cantidad de trámites en tiempo real, el estado de un documento, etcétera. También es posible generar reportes avanzados basándose en las necesidades de la empresa. De la misma forma, el módulo muestra reportes históricos para analizar la evolución del desempeño de la organización, los

23 23 trámites más frecuentes, la eficiencia de los empleados, los tiempos de respuesta, entre muchos otros datos. Los reportes pueden ser parametrizados de acuerdo a las necesidades de la organización. SubMódulo de Consulta de Documentos. Ilustración 19. Módulo de Consulta de Documentos. El Sistema de Gestión Documental DocXFlow, cuenta con un potente buscador de documentos y trámites. Las consultas se pueden realizar con números de radicación o realizar consultas avanzadas. Los usuarios pueden consultar los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento únicamente con un navegador estándar y una conexión a Internet.

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