FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA

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1 FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA MINUTA EJECUTIVA DE LA PROPUESTA: MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA SUBSECRETARÍA DE PESCA ASOCIADA A LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS BENTÓNICOS CON ÉNFASIS EN EL RÉGIMEN DE ÁREAS DE MANEJO Y EXPLOTACIÓN DE RECURSOS BENTÓNICOS (AMERB) PROPONENTE: SUBSECRETARÍA DE PESCA Elaborada por la Dirección de Presupuestos en base al informe final presentado por el proponente. Los juicios contenidos son de responsabilidad del autor y no representan necesariamente la visión de la DIPRES. SEPTIEMBRE 2008

2 Ministerio de Hacienda Dirección de Presupuestos 1. Antecedentes MINUTA EJECUTIVA N 2 1 FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA Nombre Propuesta: Modernización de la Gestión Administrativa de la Subsecretaría de Pesca asociada a la administración de recursos bentónicos con énfasis en el régimen de Áreas de Manejo y Explotación de Recursos Bentónicos (AMERB) Servicio(s) Público(s) sujeto(s) del mejoramiento: Subsecretaría de Pesca. Elaborada por: Subsecretaría de Pesca. Monto de la Propuesta: M$ en el año 2009 y M$ en el año 2010 y M$ de operación en régimen a partir del año Problema de Gestión Identificado A. Proceso de Gestión que aborda la propuesta. El proceso de administración de recursos bentónicos 2 se inicia con el establecimiento de Áreas de Manejo 3. En esta etapa se determinan las coordenadas de las áreas de manejo solicitando un pronunciamiento del Consejo Zonal de Pesca (CZP) respectivo y de la Subsecretaría de Marina (SSM), respecto de la factibilidad de decretar como tal el espacio marítimo en cuestión. Posterior al establecimiento, se realiza la autorización para la realización del proyecto del Área de Manejo donde la organización de pescadores artesanales (OPA) solicita la asignación de ésta, adjuntando la información que demuestra su constitución legal. Aprobados estos antecedentes, la OPA debe presentar a la Subsecretaría de Pesca (SSP) una propuesta metodológica para realizar el Estudio de Situación Base del Área de Manejo (ESBA), junto al contrato de asesoría técnica de su consultor 4, los cuales son visados por la Subsecretaría de Pesca. Aceptada la propuesta metodológica del ESBA, la consultora debe realizar el ESBA (con la participación de la OPA). Dicho estudio incluye aspectos físicos, biológicos y sociales, insumos para la elaboración de la Propuesta del Plan de Manejo, que da cuenta de la estrategia a utilizar para el manejo y explotación de dicha área. Una vez aceptados y aprobados por resolución de SSP, el área de manejo se entrega a la OPA mediante un convenio de uso con Sernapesca. Un año después que la OPA comienza a explotar su área de manejo, debe enviar un informe dando cuenta de las actividades realizadas. Los informes son confeccionados por un consultor y se envían 1 Esta Minuta ha sido elaborado por la Dirección de Presupuestos en base al informe final de la Propuesta Modernización de la Gestión Administrativa de la Subsecretaría de Pesca asociada a la administración de recursos bentónicos con énfasis en el régimen de Áreas de Manejo y Explotación de Recursos Bentónicos (AMERB) adjudicada por la Subsecretaría de Pesca en el marco del Fondo de Modernización de la Gestión Pública de la DIPRES. El contenido del informe final aprobado cumple con los Términos de Referencia y Bases Administrativas que reglamentan el Fondo. Al ser una propuesta elaborada por terceros, los juicios contenidos en el informe son de responsabilidad de quienes elaboraron la propuesta y no necesariamente representan la visión de la DIPRES. 2 Recursos Bentónicos: para estos efectos, se entiende por recursos bentónicos aquellos recursos marinos invertebrados que desarrollan la mayor parte de su ciclo de vida asociados al bentos o fondo marino. 3 El artículo N 1 del Reglamento sobre áreas de Manejo y Explotación de recursos bentónicos, indica la medida de administración denominada áreas de manejo y explotación de recursos bentónicos consiste en la asignación de áreas determinadas a organizaciones de pescadores artesanales (OPA) legalmente constituidas para su manejo y explotación, conforme a las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. 4 Universidades, empresas consultoras y profesionales del área de pesca y acuicultura que brindan apoyo técnico a la OPA para la confección de la solicitud de área de manejo. 1

3 acompañados por carta de la OPA firmada por su representante, en la cual se solicitan las cuotas para el siguiente año. Adicionalmente, en el ámbito de las gestión administrativa de los recursos bentónicos existen otros procesos asociados relevantes, tales como: la solicitud de ampliación/modificación/reducción del área de manejo, proceso de establecimiento de medidas de administración pesqueras (MAP) tales como la definición de cuotas, vedas, tallas mínimas, cierres de acceso, etc., y el proceso de definición de pescas de investigación. B. Problema Identificado. El problema central identificado es el déficit en la gestión documental que no permite entregar resolución de área de manejo a los usuarios con la oportunidad y calidad requerida. Ello se fundamenta en las entrevistas realizadas 5 donde los actores (Subsecretaría de Pesca y Servicio Nacional de Pesca) manifiestan que el proceso de establecimiento y propuesta de plan de manejo es lento, demorando en la actualidad 3,6 años en promedio, según los registros de la SSP. Asimismo, la baja calidad se refleja en el exceso de documentos, los cuales se procesan solamente en forma física, generando grandes almacenamientos, extravíos de documentación en los traslados, etc. Por otro lado, se identifican las siguientes brechas en el proceso: i) descoordinación interna de las actividades en los procesos descritos, no existiendo una bitácora o registro donde se ingresen todas las solicitudes (minutas, informes, respuesta de correos electrónicos, entre otros) ingresadas a la Unidad de Recursos Bentónicos (URB) de la Subsecretaría de Pesca u otras áreas de ella; ii) descoordinación interna en relación a las bases de datos cartográficas utilizadas en diferentes áreas de SSP: por ejemplo, la URB utiliza una base de datos cartográfica distinta a la utilizada por el Departamento de Acuicultura. Ambas bases de datos tienen diferentes puntos de medición lo que genera diferencias espaciales en cálculo de superficies. La problemática descrita genera respuestas lentas a los usuarios, incentivando a los pescadores artesanales a trabajar fuera de la normativa vigente, con el consecuente efecto negativo sobre los recursos. A nivel institucional, se genera una duplicación de labores, entre funcionarios de la misma URB y de otras áreas de la SSP, como el departamento de acuicultura y departamento jurídico, generando pérdidas de tiempo y de eficiencia, respuestas imprecisas a usuarios, deterioro de la imagen de las Instituciones vinculadas al proceso, lo que se ve reflejado en reclamos 6, según consta en registros de la URB. Asimismo, se toman decisiones erróneas, tales como aprobación de áreas de manejo en áreas que no han sido establecidas para AM o existir sobre posición con otras actividades (concesiones de acuicultura, otras áreas de manejo, otras concesiones marítimas, zonas de interés indígena, etc.) Propuesta de Solución A. Objetivo de Gestión: La propuesta busca un mejoramiento de la calidad del servicio entregado por la Unidad de Recursos Bentónicos de la Subsecretaría de Pesca a los usuarios, disminuyendo tiempos de tramitación de un área de manejo solicitada. En particular, se busca mejorar de la gestión documental de la Unidad de recursos bentónicos y la homogeneización de la información cartográfica utilizada por la Subsecretaría de Pesca. 5 Se realizaron 22 entrevistas semiestructuradas a personal de la Subsecretaría de Pesca y Servicio Nacional de Pesca, tales como Directores Zonales, profesionales de área, encargados de pesca artesanal, entre otros. 6 Pese a las observaciones realizadas por Dipres, el informe presentado por el proponente no incorpora antecedentes cuantitativos que fundamenten los juicios emitidos. 2

4 B. Componentes de la propuesta 7. a) Realización de un estudio 8 y análisis de los procesos y procedimientos de las unidades, área, divisiones o departamentos, que tienen relación directa e indirecta con las solicitudes / requerimientos emanados del sector pesquero artesanal. Puesto que se ha detectado la existencia de procedimientos duplicados, procesos que no tienen tiempos asociados por normativa y tiempos que se pierden en espera de pronunciamientos de terceros (internos o externos de SSP), aún cuando se podría seguir avanzando en forma paralela. b) Sistema de Información Geográfico (SIG) 9 : Diseñar un SIG para apoyar la toma de decisiones de los profesionales involucrados en cada una de las diferentes etapas y las autoridades pesqueras, desde el establecimiento de áreas de manejo y para toda la actividad del Servicio pues, entre otros, normalizaría el sistema cartográfico de la SSP, se podrían integrar estadísticas, parámetros socioeconómicos y ambientales de todo el sector pesquero, que además permitiría llevar un control claro de todos los recursos y pesquerías del país. c) Implementación de Sistema Workflow: esta herramienta permitiría tener la trazabilidad de todos los documentos que ingresan al sistema, permitiendo hacer seguimiento o monitoreo de las solicitudes, conociendo los responsables en cada etapa, identificando status en que se encuentra, grado de avance, tiempos asociados y permitiendo además el envío manual / automático de cualquier tipo de notificaciones (según definiciones que se determinen en el momento de la configuración). Además permite la elaboración de estadísticas de cargas de trabajo, tiempos de respuesta, solicitudes por responsable, solicitudes por status, etc. C. Estrategia de Implementación de la propuesta de solución. La estrategia de implementación considera las siguientes etapas: Año 2009 Diseño: Estudio para conocer a cabalidad los procesos que se requiere intervenir. Definición de requerimientos y desarrollo de herramienta tecnológica. Para el caso del sistema SIG esta etapa tiene una duración de 12 meses, en tanto que para sistema Workflow tiene una duración de 6 meses. Implementación: Implica el pleno funcionamiento las herramientas tecnológicas implementadas. Para el sistema SIG tiene un duración de 10 meses y para el sistema Workflow una duración de 8 meses. Difusión: Socialización y difusión de las herramientas tanto al interior de la Subsecretaría de Pesca como entre sus usuarios externos (pescadores artesanales). Tiene una duración de 8 meses para ambos sistemas. Documentación: Confección de diferentes manuales, orientados a personal del área de tecnología y demás usuarios. Tiene una duración de dos meses para ambos sistemas Mantenimiento: Mantener los sistemas en óptimo funcionamiento, con evaluaciones periódicas y la incorporación de mejoras y/o nuevas funcionalidades. 7 El proponente no explicita cuál será la articulación y sinergia con los componentes tecnológicos solicitados en la propuesta Mejoramiento de la gestión institucional asociada al acceso a las actividades de acuicultura por parte del sector privado presentado y adjudicado por la Subsecretaría de Pesca en el marco del Fondo de Modernización de la Gestión Pública. 8 Este estudio en detalle, se basaría en lo desarrollado hasta ahora en el marco de la presente propuesta. 9 Dipres no considera pertinente la implementación de este componente, dado que la propuesta no considera la articulación con otros SIG s que poseen servicios públicos tales como la Subsecretaría de Marina y el Servicio Hidrográfico y Oceanográfico de la Armada. 3

5 D. Recursos solicitados, totales y por etapas o años. Año 2009 Año 2010 En régimen Items Sistema de Información Geográfico Personal Bienes y Servicios Adq, Act. No financieros Bienes de Inversión Implementación Sistema Workflow Personal Bienes y Servicios Adq, Act. No financieros Bienes de Inversión TOTAL Personal Bienes y Servicios Adq, Act. No financieros Bienes de Inversión Resultados esperados A. A nivel Institucional Procesos precisos y ordenados, los que de por sí contribuirán a una mejor gestión y a trabajar de forma más eficiente, favoreciendo la detección de ineficiencias, vale decir, identificar los puntos que traban el proceso. La implementación de los dos sistemas (Workflow y SIG), permitirá disponer de información que actualmente se pierde, mayores volúmenes de información, con mayor calidad, con mejores herramientas de análisis, en forma oportuna, orientada a los distintos niveles de usuarios (internos y externos). Todo esto podría dejar en evidencia situaciones que antes no se habían logrado detectar (ej.: los envíos oportunos, dentro del plazo, de los informes de seguimiento). B. A nivel de los usuarios/beneficiarios/clientes Disminución en los tiempos de respuesta a sus solicitudes de establecimiento de áreas y planes de manejo, con un mayor acceso a la información relativa a solicitudes/trámites y posibilidad de seguir la trazabilidad de documentos. Asimismo, implementando un Sistema de Información Geográfico, se posibilita la disposición de mapas y toda la información geográfica necesaria para solicitar un área de manejo por parte de OPA s, sin riesgo de que sea rechazada ni devueltos los antecedentes por no haber claridad respecto de las coordenadas que delimitan el área, pues toda la información geográfica y de mapas estaría estandarizada y disponible para los usuarios vía Web. 4