Guía útil para la. Javier Mateos López

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1 Guía útil para la elaboración De Propuestas de proyectos Europeos Javier Mateos López Esquema Desarrollo de la idea Búsqueda de socios Preparación de la propuesta: Documentación, presupuesto Proceso de evaluación: Criterios de valoración, expertos, recomendaciones

2 Desarrollo de la Idea CORDIS: portal de la investigación y el desarrollo de Europa:

3 Desarrollo de la Idea Idea innovadora que se ajuste al topic de alguna de las convocatorias o Convocatorias abiertas: Ficha de la convocatoria (Call Fiche) ) o Convocatorias futuras: Descripción general en el work programme de cada uno de los temas Elecciones a realizar: Tipo de proyecto (instrumento), limitado por la convocatoria (Leer detenidamente el documento Guide for Applicants ): o Proyecto coordinado (CP): Grande: IP (Integrated Project), >10 socios, >10 M Pequeño: STREP (Specific Targeted), <10 socios, <6 M o Acciones de coordinación Redes (CSA/NoE): >10 socios, <2 M Coordinador/Socio

4 Búsqueda de Socios Nuevo servicio de búsqueda en CORDIS: Newsletter OTRI Adeuropa Empresas cada vez más necesarias Los proyectos con más probabilidad de éxito se basan en relaciones ya establecidas

5 Preparación de la Propuesta Reuniones, si es posible al menos una presencial (o teleconferencia) para decidir: o Papel de cada socio en el proyecto o Workpackages con tareas y dedicación (nº person.month) o Cuestiones de propiedad intelectual y explotación de resultados (pensar en un consortium agreement) o Distribución de presupuesto Preparación de la documentación: Liderada por el coordinador con las contribuciones tib i de los socios o Parte A: Información administrativa o Parte B: Plan de Trabajo

6 Preparación de la Propuesta: Plan de trabajo Concepto, objetivos científico-técnicos (en el marco de la convocatoria) y state of the art Metodología y plan de implementación detallado: Workpackages, Deliverables y Milestones, con Gantt-chart y diagramas de colaboraciones Estructura y sistema de gestión: toma de decisiones, cuerpos ejecutivos Descripción del consorcio y los recursos Impacto esperado Plan de difusión y/o explotación Consideraciones éticas y de género Ciertas convocatorias prevén una evaluación en dos pasos: prepropuesta inicial (a veces anónima)

7 Preparación de la Propuesta: Presupuesto Importe Gastos de los Gastos + elegibles Directos del Indirectos proyecto x % de financiación i ió de la CE = Contribución Financiera i Comunitaria Gastos directos (pueden ser directamente atribuidos a un proyecto) o Personal: permanente o contratado (horas dedicadas al proyecto) o Viajes para asistir a las reuniones del proyecto o congresos: deben realizarse siguiendo las condiciones habituales del beneficiario o Consumibles: Compra de reactivos químicos, envíos, etc. o Equipos: teniendo en cuenta su tiempo de amortización y % de dedicación al proyecto o Subcontratación: debe ser prevista en la propuestap

8 Preparación de la Propuesta: Presupuesto Importe Gastos de los Gastos + elegibles Directos del Indirectos proyecto x % de financiación i ió de la CE = Contribución Financiera i Comunitaria Gastos indirectos (no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto, la imputación ió a cada actividad, id d departamento t y proyecto se realiza por medio de un criterio de reparto): o Suministro eléctrico, agua, teléfono o Alquileres o Personal de administración Gastos directos x 60% Flat Rate USAL

9 Preparación de la Propuesta: Presupuesto Importe Gastos de los Gastos + elegibles Directos del Indirectos proyecto x % de financiación i ió de la CE = Contribución Financiera i Comunitaria Gastos NO ELEGIBLES: o Impuestos indirectos identificables (incluido el IVA) o Gastos excesivos o extravagantes o Intereses, provisiones, pérdidas de cambio

10 Preparación de la Propuesta: Presupuesto Importe Gastos de los Gastos + elegibles Directos del Indirectos proyecto x % de financiación i ió de la CE Condicionado por = Contribución Financiera i Comunitaria Tipo de organización Grupo 1 Grupo 2 Resto de Entidades PYMEs Organismos públicos sin ánimo de lucro Universidades Organizaciones i de investigación ió no lucrativas 1 de gasto directo Actividad Investigación Otras y Desarrollo Demostración Actividades Tecnológico (gestión) 75 % 50 % 100 % Máximo para Universidades Contribución ió CE

11 Preparación de la Propuesta: Presupuesto Importe Gastos de los Gastos + elegibles Directos del Indirectos proyecto x % de financiación i ió de la CE = Contribución Financiera i Comunitaria Lo normal es hacer una aproximación Top-Down: En las reuniones se decide conjuntamente el presupuesto global l del proyecto y de cada uno de los socios así como el número de person.month y las cuentas se hacen hacia abajo Evaluación de la viabilidad del proyecto por la USAL Contribución CE> gastos totales (incluyendo IVA y overheads)

12 Proceso de Evaluación: Expertos La evaluación es realizada por expertos internacionales Firma de una declaración Estricta confidencialidad Darse de alta en: cordis.europa.eu/emmfp7 Evitar conflictos de intereses El experto participa en las evaluaciones de forma personal (no representa a ninguna organización) Bien pagado! 450 /día de trabajo La experiencia i conseguida No tiene Precio!

13 Proceso de Evaluación: Expertos 1 er Paso: Evaluación remota del proyecto por parte de al menos 3 expertos (5 para IPs y NoEs) y preparan sus informes individuales (Individual Evaluation Reports, IERs) 2º Paso: Panel de revisión formado por los expertos que realizaron los IERs encargado de elaborar un informe de Consenso (Consensus Report, CR) o por todos los expertos del área que elaboran un informe de evaluación (Evaluation Summary Report, ESR) Moderados por un representante de la Comisión (neutral, no evalúa, aunque puede tener un papel importante) Un Rapporteur se encarga de escribir el CR o ESR 3º Paso: Hearings. Si es necesario, se convoca a los coordinadores de los proyectos para aclarar las dudas que hayan aparecido en la evaluación.

14 Proceso de Evaluación: Expertos Resultado: Ordenación de mayor a menor valoración de las propuestas que superan el umbral Los expertos no saben exactamente si serán financiadas ya que depende del presupuesto total del programa a evaluar Ciertas convocatorias tienen un doble proceso de revisión: ió 1. Evaluación de prepropuestas (anónimas, máximo 5 páginas) 2. Evaluación de propuestas completas Llegan 150 prepropuestas en cada fecha de corte (cada 6 meses) y se financian entre proyectos (<10% tasa de éxito) En algunas convocatorias proactivas con temas más restrictivos (sin prepropuestas) la tasa de éxito puede llegar al 50%

15 Criterios de Valoración de los Proyectos 1.- Scientific and technical quality: Valoración Umbral Implementation: Valoración Umbral Impact: Valoración aoacó Umbral 3-4 Umbral para puntuación total 10-12/15 (Se pueden dar medios puntos) 0 The proposal fails to address the criterion under examination or cannot be judged due to missing or incomplete information 1 Very poor The criterion is addressed in a cursory and unsatisfactory manner 2 Poor There are serious inherent weaknesses in relation to the criterion in question 3 Fair While the proposal broadly addresses the criterion, there are significant weaknesses that would need correcting 4 Good The proposal addresses the criterion well, although certain improvements are possible 5 Excellent The proposal successfully addresses all relevant aspects of the criterion in question. Any shortcomings are minor

16 Criterios de Valoración de los Proyectos 1.- Excelencia científica y tecnológica (Umbral 4/5) En relación con los temas a los que se dirige i la convocatoria: cuando una propuesta sólo sea relevante en parte, se reflejará en la puntuación de este criterio Solidez del concepto y calidad de los objetivos Medida en que la propuesta p es un avance más allá del state-of-the-art Calidad y eficacia de la metodología científico-técnica y del plan de trabajo asociado EL CRITERIO MÁS IMPORTANTE DE LOS 3 RECOMENDACIONES Explicar claramente los objetivos evitando vaguedades (dando números si es posible) En FET no preocuparse demasiado si al final no se consiguen los objetivos, es suficiente con que las previsiones estén correctamente motivadas

17 Criterios de Valoración de los Proyectos 2.- Calidad y eficacia de la implementación y de la gestión del proyecto (Umbral 3-4/5) Medida en que la estructura y procedimientos de gestión son adecuados Calidad y experiencia relevante de los participantes individuales Calidad d del consorcio en conjunto, incluyendo complementariedad d y equilibrio Medida en que la asignación y justificación de los recursos propuestos son adecuados (presupuesto, personal, equipamiento) RECOMENDACIONES No excederse en complicaciones y explicaciones del management pueden perjudicar más que beneficiar (los expertos son científicos) Fijarse en la calidad, experiencia y complementariedad CIENTÍFICA de los partners, y no en su distribución geográfica (intentando que no haya sólo un pais que reciba la mayoría de la financiación)

18 Criterios de Valoración de los Proyectos 3.- Impacto potencial basado en el desarrollo, difusión y utilización de los resultados del proyecto(umbral 3-4/5) Contribución a nivel europeo e internacional del proyecto a los elementos de impacto esperados que se especifican en el Programa de Trabajo de la convocatoria Medida en que las acciones propuestas de difusión y explotación de los resultados, así como de gestión de la Propiedad Intelectual son adecuadas RECOMENDACIONES Relacionar el impacto con frases que aparezcan en el work programme de la comisión y en el texto de la convocatoria Es bueno explicar el posible impacto incluso a muy largo plazo, el efecto inmediato no es demasiado importante (en FET) No olvidar la gestión de la propiedad intelectual, a pesar de que no se esperen resultados patentables

19 Extracto del Briefing para los Expertos RECOMENDACIONES Cuidar la presentación de la propuesta Darle un nombre y diseñar un logotipo atractivos al proyecto Insertar figuras explicativas Intentar que no se noten diferencias de estilo en diferentes apartados de la propuesta (cuidado con cortar y pegar) Revisar cuidadosamente la versión final 6 Julio 2009 Evaluación proyectos TIC en los Programas Marco Javier Mateos

20 Recomendaciones generales Estilo de redacción simple y claro, pero sin perder calidad A tener en cuenta: Los evaluadores no tienen (habitualmente) el mismo grado de experiencia en el área que el solicitante Enviar con antelación una versión de la propuesta (aunque no sea definitiva) en la aplicación telemática Utilizar los servicios de ayuda de la Universidad de Salamanca (Plataforma Prometheus que se lanzará próximamente ), puntos de contacto nacionales y servicio de consulta europeo ( Gracias por su atención

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