DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

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Sofia Santos Naranjo
hace 8 años
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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS G Shabel es una empresa dedicada a la administración, digitalización y control de documentos, mediante un moderno sistema que permite almacenar millones de documentos en

1 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS G Shabel es una empresa dedicada a la administración, digitalización y control de documentos, mediante un moderno sistema que permite almacenar millones de documentos en pocos DVD s, CD s y disco duro portátil; y de la misma manera permite tener acceso cuando se necesite y de la manera inmediata, al mismo tiempo garantiza la conservación de la información en perfecto estado por el tiempo que exige la ley. Actualmente muchas de las empresas de la zona cuentan con un grave problema en el archivo de su documentación, ya que estas generan y reciben mucha información día con día, la cual al no contar con personal especializado para archivo, ya que se incurriría en un costo fijo para la empresa, es cada vez más difícil procesarla adecuadamente, y por consiguiente es muy difícil garantizar su conservación por el tiempo que lo exige la ley.

Dpto. de Digitalización de Documentos QUÉ ES LO QUE HACEMOS? Procesos a seguir con la finalidad de cumplir plenamente en la transformación de un archivo físico a un electrónico.

2 Dpto. de Digitalización de Documentos QUÉ ES LO QUE HACEMOS? Procesos a seguir con la finalidad de cumplir plenamente en la transformación de un archivo físico a un electrónico. - Plan de Trabajo - Recepción Documental - Preparación de Archivo - Digitalización de documentos - Control de Calidad de las Imágenes - Control de Calidad - Carga de Imágenes al sistema de Administración de Imágenes - Entrega de la Documentación en formato PDF Elimina la perdida de documentos.

A QUIÉN VA DIRIGIDA? La digitalización de documentos esta dirigida a todo tipo de empresas, industrias, instituciones educativas, dependencias gubernamentales, etc.

3 A QUIÉN VA DIRIGIDA? La digitalización de documentos esta dirigida a todo tipo de empresas, industrias, instituciones educativas, dependencias gubernamentales, etc.; interesadas en sustituir el uso del papel por imágenes digitales que pueden ser consultadas de manera instantánea, sin riesgo de perdida o deterioro como ocurre con los documentos en papel. Hoy en día la digitalización de imágenes se encuentra integrada a los procesos operativos y administrativos de una gran cantidad de empresas como bancos, afores, compañías de seguros y fianzas, universidades, secretarias de estados, laboratorios farmacéuticos, hoteles, hospitales, registros civiles, bibliotecas, etc.; apoyando las funciones de arreas de atención a clientes, recursos humanos, finanzas, contabilidad, facturación, operaciones, sistemas e informática, departamentos jurídicos, métodos y procedimientos entre otros. Evita el desgaste de los documentos por el paso del tiempo.

BENEFICIOS CONSULTA DOCUMENTAL: Gran Eficiencia en la consulta de documentos y expedientes. Consulta simultanea de documentos digitales con una gran cantidad de usuarios.

4 BENEFICIOS CONSULTA DOCUMENTAL: Gran Eficiencia en la consulta de documentos y expedientes. Consulta simultanea de documentos digitales con una gran cantidad de usuarios. Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistema y aplicaciones diversas o base de datos, a diferencia del papel. ARCHIVO FÍSICO: Reducción de áreas de archivos físico y ahorro monetarios. Reducción de riesgos por perdida de documentos. Ahorro de papel, tonners, copiadora, impresora, mobiliario y archivos, etc. A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo. Localización en segundos de la información.

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN El Proceso de Digitalización consiste en: 1. Recibir por parte del Cliente la documentación que se va a digitalizar, la cual es entregada en cajas de archivo muerto. 2.

5 PROCESO DE DIGITALIZACIÓN El Proceso de Digitalización consiste en: 1. Recibir por parte del Cliente la documentación que se va a digitalizar, la cual es entregada en cajas de archivo muerto. 2. El personal de Grupo Shabel revisa el contenido de las mismas, para verificar que la documentación recibida es la correcta. 3. Una vez revisada, se lleva a las instalaciones de Grupo Shabel para someterlas aun proceso de fumigación para evitar plagas que puedan dañar los documentos. 4. El personal del área de digitalización ordena y selecciona la documentación para ser digitalizada. 5. Una vez digitalizado se guarda en un disco duro y en el servidor de la empresa para respaldar la información. 6. Por ultimo se entrega al cliente los documentos en una caja especial de guarda. Protege los documentos contra cualquier contingencia.

6 Laguna de Zayula No Col. Las Quintas C.P Culiacán, Sin. Tel. ( 667 ) c o n t a c t o@s ha b e l.c o m.m x w w w. s h a b e l. c o m. m x

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