ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

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1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ANH-DAF-EXCEPCIÓN-S-N 002/2015 SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE LOS COMPROBANTES DE REGISTRO DE GASTOS, CONTABLES Y DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO GESTIÓN 2013 La Paz - Bolivia 1

2 PARTE I INFORMACIÓN GENERAL A LOS PROPONENTES SECCIÓN I GENERALIDADES 1 NORMATIVA APLICABLE AL PROCESO DE CONTRATACIÓN El proceso de contratación para la contratación de bienes o servicios se rige por el Decreto Supremo N 0181 de 28 de junio de 2009, de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y sus modificaciones. 2 POTENCIALES PROPONENTES En esta convocatoria podrán participar únicamente los siguientes proponentes: a) Empresas nacionales o extranjeras legalmente constituidas. b) Asociación Accidental de empresas legalmente constituidas. c) Micro y Pequeñas Empresas MyPES. 3 PREPARACIÓN DE PROPUESTAS SECCIÓN II PREPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deben ser elaboradas conforme a los requisitos y condiciones establecidos en el presente documento de especificaciones técnicas. 4 MONEDA DE LA OFERTA ECONÓMICA La oferta económica debe ser expresada en bolivianos. 5 VALIDEZ DE LA PROPUESTA La propuesta deberá tener una validez no menor a sesenta (60) días calendario, desde la fecha fijada para la apertura de propuestas. 6 DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA Los documentos de la propuesta son los siguientes: a) Formulario de Identificación del Proponente (el formato de presentación se encuentra adjunto al presente documento como anexo tanto para empresas como para Asociaciones Accidentales). b) Formulario de la propuesta técnica solicitada y propuesta en base a las especificaciones técnicas. (el formato de presentación se encuentra adjunto al presente documento como anexo). c) Formulario de presentación de la propuesta económica, descripción y validez de la propuesta. (el formato de presentación se encuentra adjunto al presente documento como anexo). d) Poder General Amplio y Suficiente del Representante Legal del proponente, con facultad para presentar propuestas y suscribir contratos. (Cuando corresponda). 2

3 7 PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS 7.1 Forma de presentación SECCIÓN III PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS La propuesta deberá ser presentada en sobre cerrado, dirigido a la Agencia Nacional de Hidrocarburos, según el siguiente rótulo de identificación: AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS LUGAR DE ENTREGA DE LA PROPUESTA: Correspondencia de la ANH ubicada en la Av. 20 de Octubre N 2685 esq. Campos Edif. Csapek. NOMBRE DEL PROPONENTE: CONVOCATORIA A PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE LOS COMPROBANTES DE REGISTRO DE GASTOS, CONTABLES Y DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO GESTIÓN Plazo y lugar de presentación Las propuestas deberán ser presentadas dentro del plazo (fecha y hora) fijado y en el domicilio establecido en la Convocatoria a Presentación de Propuestas, es decir en la Av. 20 de Octubre No esq. Calle Campos, Edif. Csapek, Área de Correspondencia, hasta hrs. 09:30 del día viernes 05 de junio de EVALUACIÓN DE PROPUESTAS SECCIÓN IV EVALUACIÓN DE PROPUESTAS La Comisión de Análisis de propuestas elaborará un Informe dirigido a la MAE detallando los nombres de los proponentes, las ofertas económicas y el cumplimiento de las características de las especificaciones técnicas, dando a conocer cuál de las propuestas se adecúa al requerimiento y constituye el menor precio. 3

4 PARTE II ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 1. ANTECEDENTES Y NORMATIVA LEGAL 1.1 ANTECEDENTES A partir de la emisión de la Nueva Constitución Política del Estado, la Agencia Nacional de Hidrocarburos (ANH) cuenta con nuevas atribuciones como Ente de Control y Fiscalización, de acuerdo con el artículo 365 de la Constitución Política del Estado que señala: Una institución autárquica de derecho público, con autonomía de gestión administrativa, técnica y económica, bajo la tuición del Ministerio del ramo, será responsable de regular, controlar, supervisar y fiscalizar las actividades de toda la cadena productiva hasta la industrialización, en el marco de la política estatal de hidrocarburos conforme con la ley. En este marco, uno de los objetivos establecidos en el Plan Estratégico Institucional de la ANH es el de Implementar herramientas tecnológicas agiles y oportunas para optimizar los procedimientos técnicos y administrativos que faciliten una gestión por resultados transparente. La Dirección de Administración y Finanzas (DAF) de la ANH, tiene como objetivo: Fortalecer la Gestión Administrativa de la institución a través de la planificación, organización, ejecución y control de los recursos económico-financieros, materiales y humanos con transparencia, economía, eficiencia y eficacia, para contribuir al logro de los objetivos institucionales, en el marco de la Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales, sus Normas Básicas, y otras disposiciones vigentes. El Área de Contabilidad dependiente de la Unidad de Finanzas y la Dirección de Administración y Finanzas, contribuyendo a los objetivos de la Dirección, desarrolla actividades de carácter recurrente y de vital importancia para el cumplimiento de la ejecución de recursos planificados en el Programa Operativo Anual de la Agencia Nacional de Hidrocarburos (ANH). El Sistema de Contabilidad Integrada; incorpora las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema común, oportuno y confiable, destino y fuente de los datos expresados en términos monetarios, con base en los datos financieros y no financieros generando información relevante y útil para la toma de decisiones. Por lo mencionado, la ANH utiliza como medio para procesar sus transacciones el Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa SIGMA que registra de manera única, simultánea, automática e integral información presupuestaria, de tesorería, de crédito público, patrimonial y económica, aplicando los preceptos de la teoría contable como los Principios de Contabilidad del Sector Público establecido en la R.S. Nº de 4 de marzo de 2005 y modificada mediante R.S. Nº de 31 de enero de 2007, y otras disposiciones complementarias y demás actividades señaladas en la normativa citada, optimizando constantemente los procedimientos inherentes a su ejecución, siguiendo los lineamientos establecidos por nuestro Gobierno a través del Ministerio de Transparencia y Lucha Institucional Contra la Corrupción. 1.2 NORMATIVA LEGAL Inciso b), artículo 1 de la Ley de Administración y Control Gubernamentales, Ley N 1178 de 20 de julio de 1990, que señala: La presente ley regula los sistemas de Administración y de Control de los recursos del Estado y su relación con los sistemas nacionales de Planificación y de Inversión Pública, con el objeto de: ( ) b) Disponer de información útil, oportuna y confiable, asegurando la razonabilidad de los informes y estados financieros. El artículo 32.- (Archivo de Comprobantes Contables y de Documentos de Respaldo) del Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada, aprobada mediante Resolución Administrativa ANH N 1087/2012 de 17 de mayo de 2012 señala que: El archivo y conservación de comprobantes y registros contables sean magnéticos o físicos, así como los documentos de respaldo, debe ser protegido, seguro y de fácil localización. 4

5 Los comprobantes y registros contables son producto del Sistema de Contabilidad Integrada. Las transacciones registradas en los comprobantes contables, deben estar suficientemente respaldadas por contratos, facturas, planillas, autorizaciones escritas y otros en originales o copias legalizadas. La Dirección de Administración y Finanzas es responsable del adecuado archivo de los comprobantes contables y sus documentos de respaldo, permitiendo su localización oportuna, para uso de los ejecutivos y personal de la ANH, para revisión por parte de los organismos que ejercen tuición, por el Órgano Rector, Auditoría Interna de la ANH y por las Instituciones que realizan Control Gubernamental. El acceso a la información contable y documentación de respaldo, será posible con autorización expresa del responsable de la Dirección de Administración y Finanzas. Los comprobantes de contabilidad y la documentación de respaldo, sean estos registros manuales o producto de procesos electrónicos, deben ser conservados por el tiempo de diez años, contados a partir del cierre del ejercicio fiscal que corresponda o desde la fecha del último asiento, documento o comprobante de la gestión.. Asimismo el artículo 33.- (Archivos Informáticos del Sistema) de la norma mencionada, señala que: La información del Sistema de Contabilidad Integrada es generada a través del SIGMA. La documentación financiera de la gestión pública y la información generada por el Sistema de Contabilidad, radican en un archivo constituido por un conjunto de procedimientos y equipos de tecnología digital. La documentación así archivada, de conformidad a norma legal vigente, constituye prueba de los actos administrativos y tiene como propósito economizar recursos y mejorar la calidad y eficiencia de las consultas de información. El archivo digital debe asegurar la perdurabilidad e inalterabilidad de la información.. Los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, en la norma NORMA GENERAL DE ACTIVIDADES DE CONTROL, establece en el párrafo tercero que: ( ) la dirección superior debe evaluar continuamente la mezcla óptima de las actividades de control desde la perspectiva de sus jerarquías. Esto significa equilibrar los controles gerenciales, lo cual implica contemplar aspectos cualitativos de la administración tales como: ( ) salvaguarda de activos, sistemas de información y archivos de documentación mediante mecanismos de restricción de acceso a las personas autorizadas y de rendición de cuentas de su custodia y utilización y control de las actividades de los centros de procesamiento de datos.. 2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA DIGITALIZACIÓN 2.1 OBJETIVO Contar con respaldo de toda la documentación de los comprobantes de registro de gastos (C-31, C- 34 y C-32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX) en formato digital, con el objeto de salvaguardar la información generada y tener una alternativa a la documentación física, permitiendo de esta forma, contar con una fuente de información de acceso ágil y oportuno, constituyéndose en una herramienta que contribuirá al cumplimiento de los objetivos institucionales, contemplando aspectos cuantitativos de administración en lo que respecta a la salvaguarda y archivo de documentación, según lo establecido en la Norma General de Actividades de Control de los Principios, Normas Generales de Control Interno y Normas Básicas de Control Interno de la Contraloría General del Estado. 2.2 ALCANCE El Proponente adjudicado deberá digitalizar toda la documentación generada por la ANH en los comprobantes de registro de gastos (C-31, C-34 y C-32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX) correspondientes a la gestión

6 3. DETALLE APROXIMADO DE FOJAS A DIGITALIZAR La cantidad aproximada de fojas a ser digitalizadas, se expresa en el cuadro siguiente: GESTIÓN 2013 DETALLE C-31 y C-32 C-34 CONA-CONX- APGE TOTAL FOJAS Cantidad de Carpetas Promedio aproximado de fojas por Carpeta Total hojas aproximado gestión Nota: Al tratarse de datos aproximados el número de fojas a digitalizarse podrá variar. 4. PRECIO REFERENCIAL Y PRESUPUESTO DISPONIBLE El precio referencial unitario establecido para la presente convocatoria asciende a Bs0,35 por foja digitalizada. El presupuesto máximo con el que se cuenta para el servicio de digitalización asciende a Bs (Ciento Cincuenta Mil 00/100 Bolivianos). 5. CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN 5.1 ACTIVIDADES MÍNIMAS A DESARROLLARSE PARA LA DIGITALIZACIÓN ACTIVIDADES DE PREPARACIÓN a) Mantener organizado y realizar inventario de la documentación recibida por parte de la ANH. b) Entrega inventariada de documentos por parte de la empresa proveedora del servicio. c) Pegar los documentos pequeños en hojas blancas de papel bond tamaño carta (hojas a proporcionar por la Empresa adjudicada). d) Desengrapar documentación de respaldo pequeña adjunto al comprobante y re-pegar en hojas blancas de papel bond tamaño carta (hojas a proporcionar por la Empresa adjudicada). DIGITALIZACIÓN a) Digitalización de documentos. b) Escanear tarjetas telefónicas de aproximadamente 6.5 x 5 cm. c) Control de calidad de las imágenes escaneadas. d) Re-escaneo de las imágenes que lo requieran. e) Generación de índices de datos de los documentos. f) Organizar la documentación entregada, preservando los principios de procedencia y orden original. g) Aplicar las medidas de seguridad en el traslado de documentos. 5.2 CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN A SER DIGITALIZADA La documentación a ser digitalizada será entregada por la ANH debidamente foliada y de manera ordenada en archivadores de palanca numerados correlativamente. Al tratarse de documentación de comprobante de registro de gastos (C-31, C-34 y C-32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX) y el tamaño de la misma varía en tamaño carta, oficio y otros, considerando que también puede contener documentos (beneficiarios SIGMA, Actas de Recepción, Notas de Entrega, poderes, minutas de constitución, garantías, etc.). 6

7 5.3 RESOLUCIÓN DE IMAGEN MÍNIMA A UTILIZARSE PARA LA DIGITALIZACIÓN La resolución mínima que deberá aplicarse en la digitalización de documentos debe ser de 300dpi por imagen, consolidados en Formato PDF por comprobante de registro de gastos (C-31, C-34 y C-32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX). 5.4 PLAZO DE REALIZACIÓN DEL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN El trabajo de digitalización deberá efectuarse en un plazo máximo de 60 días calendario, computables desde la orden de proceder emitida por la Comisión de Recepción del Servicio, designada por la ANH, considerando los siguientes plazos de entrega parcial: 1 ENTREGA (PARCIAL) Hasta 30 días calendario desde la orden de proceder: Entrega de la documentación digitalizada de los comprobantes de registro de gastos (C-31, C-34 y C-32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX) y del informe correspondiente a la documentación de los comprobantes de registro de gastos (C-31, C-34 y C-32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX) del primer semestre de la gestión 2013 (inciso a) sub numeral 5.6) y los productos solicitados en el sub numeral 5.5 de las especificaciones técnicas. 2 ENTREGA (FINAL) Hasta 60 días calendario desde la orden de proceder: Entrega del informe final correspondiente a la gestión 2013 (inciso b) sub numeral 5.6) y los productos solicitados en el sub numeral 5.5 de las especificaciones técnicas. 5.5 PRODUCTOS QUE DEBE ENTREGAR LA EMPRESA PROVEEDORA DEL SERVICIO En cada entrega parcial de la gestión 2013, la empresa proveedora del servicio deberá hacer la entrega de lo siguiente: a) Inventario de la documentación impreso en 1 original y 2 copias. b) Dos copias del inventario en soporte electrónico en medio magnético. 5.6 INFORMES QUE DEBE PRESENTAR LA EMPRESA PROVEEDORA DEL SERVICIO La empresa proveedora del servicio deberá elaborar y presentar los siguientes informes durante y a la finalización de la ejecución de la digitalización de documentos: a) Informe parcial contra entrega de la digitalización de los documentos digitalizados correspondientes a los comprobantes de registro de gastos (C-31, C-34 y C-32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX) del primer semestre de la gestión b) Informe final que contemple la digitalización de documentos de los comprobantes de registro de gastos (C-31, C-34 y C-32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX) de la gestión LUGAR Y HORARIO DE TRABAJO LUGAR Considerando que la documentación a ser digitalizada es documentación oficial, el servicio de digitalización deberá efectuarse en las instalaciones (alquiladas o propias) de la ANH. Para el efecto se proporcionará al proponente adjudicado el ambiente de trabajo requerido HORARIO DE TRABAJO El personal que efectuará la digitalización dentro la ANH, deberá respetar las normas de seguridad de la entidad. 7

8 6. REQUISITOS DEL PROPONENTE 6.1 EXPERIENCIA GENERAL DEL PROPONENTE El proponente deberá acreditar junto a su propuesta un experiencia general de trabajo de por lo menos 3 años de trabajo desde la emisión de su Registro de Comercio en FUNDEMPRESA. 6.2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE El proponente deberá acreditar junto a su propuesta una experiencia específica de por lo menos 4 trabajos de digitalización, a través de copias de contratos o certificados de trabajo. 6.3 PERSONAL REQUERIDO PARA EL TRABAJO DE DIGITALIZACIÓN Para la realización del servicio de digitalización de documentos, el proponente deberá contar mínimamente con: 4 digitalizadores 1 supervisor con Licenciatura en Informática o ramas afines que cuente con conocimientos en manejo de documentación archivística El proponente debe presentar junto a su propuesta el currículum vitae documentado de su personal, estableciendo claramente cuáles son digitalizadores y cuál es supervisor. Se deberá adjuntar a la propuesta fotocopia simple del Título en Provisión Nacional del Supervisor 6.4 EQUIPOS QUE DEBERÁ PROVEER EL PROPONENTE ADJUDICADO Para la realización del servicio de digitalización de documentos el proponente deberá contar mínimamente con los siguientes equipos: 3 escáner de alto tráfico con capacidad de escanear documentos anverso y reverso, cuya capacidad del hardware soporte escanear a resolución mínima de 300 dpi. 2 impresoras 6.5 EQUIPOS QUE PROPORCIONARÁ LA ANH 3 Equipos de computación 6.6 ENSERES QUE DEBERÁ PREVER EL PROPONENTE ADJUDICADO Para la digitalización de documentos el proponente adjudicado deberá prever de contar con todos los enseres y materiales requeridos para efectuar el trabajo en las condiciones y plazos establecidos, por ejemplo: Foliadores de documentos (simples o industriales). Engrapadoras (simples e industriales). Perforadoras (simples e industriales). Saca Grapas. Material de escritorio (hojas, bolígrafos, etc.). CD s, DVD s, disco externo. 7. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO El proponente adjudicado deberá presentar una de las garantías establecidas en el articulo nro. 20 del D.S del 28 de junio del 2009, (boleta de garantía, garantía a primer requerimiento o póliza de seguro de caución a primer requerimiento). 8

9 8. COMISIÓN DE RECEPCIÓN Una vez suscrito el contrato, la ANH designará una Comisión de Recepción para el seguimiento, control y recepción de la documentación digitalizada. 9. FORMA DE PAGO 1 PAGO (PARCIAL) Contra la 1ra entrega parcial, previa emisión de la factura correspondiente y del informe de conformidad de la Comisión de recepción. El importe a ser cancelado corresponderá al resultado de la multiplicación de la cantidad real de fojas digitalizadas por el precio unitario, mediante transferencia a beneficiario SIGMA. 2 PAGO (FINAL) Contra entrega del informe final de la documentación digitalizada de los comprobantes de registro de gastos (C-31, C-34 y C-32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX) correspondiente a la gestión 2013, previa entrega de la factura correspondiente y del informe de conformidad de la Comisión de recepción. El importe a ser cancelado corresponderá al resultado de la multiplicación de la cantidad real de fojas digitalizadas por el precio unitario, mediante transferencia a beneficiario SIGMA. 10. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Conforme a la normativa vigente el Proponente Adjudicado y el personal que efectuará la digitalización, deberán preservar absoluta confidencialidad de la información y documentación a su cargo, el incumplimiento generará aplicación de responsabilidades, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1178 (Responsabilidad por la Función Pública). Toda la información procesada y medios digitales generados son de completa propiedad de la ANH. 11. CONDICIONES COMPLEMENTARIAS REFERENTES AL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN 11.1 CONOCIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES Los proponentes deberán conocer las disposiciones legales vigentes en el Estado Plurinacional de Bolivia, las mismas que, en caso de adjudicarse la provisión del servicio, serán aplicables durante la vigencia del contrato PAGO DE IMPUESTOS Correrá por cuenta de la empresa proveedora del servicio el pago de todos los impuestos vigentes en el país a la fecha de presentación de la propuesta MULTAS Y SANCIONES La empresa proveedora del servicio se obliga a cumplir con el cronograma (forma de entrega establecida en el sub numeral 5.4) y el plazo de entrega establecido en las especificaciones técnicas, caso contrario será multado con el 1 % por día calendario de retraso tanto en las entregas parciales como en la final. La suma de las multas no podrá exceder en ningún caso el veinte por ciento (20%) del monto total del contrato, debiendo iniciarse el proceso de resolución del contrato. 9

10 11.4 CERTIFICACIONES DE LAS AFPs (LEY N 065, ARTÍCULO 100) Para la elaboración del contrato, el proponente adjudicado, con el objeto de dar cumplimiento al artículo 100 de la Ley de Pensiones 065 que establece: Para la contratación de Bienes y Servicios del Estado, el proponente deberá presentar la certificación emitida por la Gestora Pública de la Seguridad Social de Largo Plazo, de no adeudo por Contribuciones al Seguro Social Obligatorio de largo plazo y al Sistema Integral de Pensiones, debe presentar en fotocopia simple la citada certificación, considerando los siguientes aspectos: Certificado actualizado de no adeudo de ambas AFPS, en caso de que su personal esté inscrito en ambas AFPS. En caso de que su personal esté inscrito en una sola AFP, debe presentar la certificación actualizada de no adeudo de esa AFP (en la que se encuentra registrado) y el certificado de no registro de la AFP en la cual no se encuentra registrado. 10

11 ANEXOS FORMULARIO IDENTIFICACIÓN DEL PROPONENTE (Para Empresas) 1. DATOS GENERALES DEL PROPONENTE Nombre del proponente o Razón Social: Tipo de Proponente: Domicilio Principal: Empresa Nacional Empresa Extranjera Otro: (Señalar) País Ciudad Dirección Teléfonos: Número de Identificación Tributaria: (Valido y Activo) NIT Matrícula de Comercio: (Actualizada) Número de Matricula Fecha de Inscripción (Día Mes Año) 2. INFORMACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL Nombre del Representante Legal Cédula de Identidad del Representante Legal Poder del Representante Legal : : : Apellido Paterno Número de Testimonio Número Apellido Materno Lugar de Emisión Nombre(s) Fecha de Expedición (Día Mes Año) - Declaro en calidad de Representante Legal contar con un poder general amplio y suficiente con facultades para presentar propuestas y suscribir Contrato (Suprimir este texto cuando el proponente sea una empresa unipersonal y éste no acredite a un Representante Legal). - Declaro que el poder del Representante Legal se encuentra inscrito en el Registro de Comercio. (Suprimir este texto cuando por la naturaleza jurídica del proponente no se requiera la inscripción en el Registro de Comercio de Bolivia y cuando el proponente sea una empresa unipersonal y éste no acredite a un Representante Legal). 3. INFORMACIÓN SOBRE NOTIFICACIONES Solicito que las notificaciones me sean remitidas vía: Fax: Correo Electrónico: 11

12 FORMULARIO IDENTIFICACIÓN DEL PROPONENTE (Para Asociaciones Accidentales) 1. DATOS GENERALES DE LA ASOCIACIÓN ACCIDENTAL Denominación de la Asociación Accidental : Asociados : # Nombre del Asociado % de Participación Número de Testimonio Lugar Fecha de Expedición (Día mes Año) Testimonio de contrato : Nombre de la Empresa Líder : 2. DATOS DE CONTACTO DE LA EMPRESA LIDER Dirección Principal : País : Ciudad : Teléfonos : Fax : Correo electrónico : 3. INFORMACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL DE LA ASOCIACIÓN ACCIDENTAL Nombre del representante legal : Cédula de Identidad : Poder del representante legal : Dirección del Representante Legal : Paterno Materno Nombre(s) Número de Testimonio Número Lugar Teléfonos : Fax : Correo electrónico : Fecha de Expedición (Día mes Año) Declaro en calidad de Representante Legal Asociación Accidental contar con un poder general amplio y suficiente con facultades para presentar propuestas y suscribir Contrato. 4. INFORMACIÓN SOBRE NOTIFICACIONES Solicito que las notificaciones me sean remitidas vía : Fax Correo Electrónico 5. EMPRESAS INTEGRANTES DE LA ASOCIACIÓN Cada integrante de la Asociación Accidental deberá llenar el Formato para identificación de integrantes de Asociaciones Accidentales que se encuentra a continuación 12

13 FORMULARIO IDENTIFICACIÓN DEL PROPONENTE PARA INTEGRANTES DE LA ASOCIACIÓN ACCIDENTAL 1. DATOS GENERALES DEL PROPONENTE Nombre del proponente o Razón Social: Número de Identificación Tributaria: (Valido y Activo) NIT Matricula de Comercio: (Actualizada) Número de Matricula Fecha de expedición (Día Mes Año) 2.. INFORMACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL Nombre del Representante Legal Cédula de Identidad del Representante Legal Poder del Representante Legal : : : Apellido Paterno Número de Testimonio Número Apellido Materno Lugar de emisión Nombre(s) Fecha de Expedición (Día Mes Año) 13

14 FORMULARIO DE LA PROPUESTA TECNICA SOLICITADA Y PROPUESTA EN BASE A LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS # Característica Solicitada (*) 1 OBJETIVO Contar con respaldo de toda la documentación de los comprobantes de registro de gastos (C-31, C-34 y C-32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX) en formato digital, con el objeto de salvaguardar la información generada y tener una alternativa a la documentación física, permitiendo de esta forma, contar con una fuente de información de acceso ágil y oportuno, constituyéndose en una herramienta que contribuirá al cumplimiento de los objetivos institucionales, contemplando aspectos cuantitativos de administración en lo que respecta a la salvaguarda y archivo de documentación, según lo establecido en la Norma General de Actividades de Control de los Principios, Normas Generales de Control Interno y Normas Básicas de Control Interno de la Contraloría General del Estado. Para ser llenado por el proponente al momento de elaborar su propuesta Característica Propuesta (**) Aceptación) Proponente n Cumple No Cumple 2 ALCANCE El Proponente adjudicado deberá digitalizar toda la documentación generada por la ANH en los comprobantes de registro de gastos (C-31, C-34 y C-32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX) correspondientes a la gestión DETALLE APROXIMADO DE FOJAS A DIGITALIZAR 3 La cantidad aproximada de fojas a ser digitalizadas, se expresa en el cuadro siguiente: DETALLE C-31 y C-32 C-34 CONA-CONX- APGE TOTAL FOJAS GESTIÓN 2013 Cantidad de Carpetas Promedio aproximado de fojas por Carpeta Total hojas aproximado gestión Nota: Al tratarse de datos aproximados el número de fojas a digitalizarse podrá variar. PRECIO REFERENCIAL Y PRESUPUESTO DISPONIBLE 4 El precio referencial unitario establecido para la presente convocatoria asciende a Bs0,35 por foja digitalizada. El presupuesto máximo con el que se cuenta para el servicio de digitalización asciende a Bs (Ciento Cincuenta Mil 00/100 Bolivianos). CARACTERISTICAS DEL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN 5 ACTIVIDADES MINIMAS A DESARROLLARSE PARA LA DIGITALIZACIÓN ACTIVIDADES DE PREPARACIÓN a) Mantener organizado y realizar inventario de la documentación recibida por parte de la ANH. b) Entrega inventariada de documentos por parte de la empresa proveedora del servicio. c) Pegar los documentos pequeños en hojas blancas de papel bond tamaño carta (hojas a proporcionar por la Empresa adjudicada). d) Desengrapar documentación de respaldo pequeña adjunto al comprobante y re-pegar en hojas blancas de papel bond tamaño carta (hojas a proporcionar por la Empresa adjudicada). DIGITALIZACIÓN a) Digitalización de documentos. b) Escanear tarjetas telefónicas de aproximadamente 6.5 x 5 cm. c) Control de calidad de las imágenes escaneadas. d) Re-escaneo de las imágenes que lo requieran. e) Generación de índices de datos de los documentos. f) Organizar la documentación entregada, preservando los principios de procedencia y orden original. g) Aplicar las medidas de seguridad en el traslado de documentos. 6 CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN A SER DIGITALIZADA La documentación a ser digitalizada será entregada por la ANH debidamente foliada y de manera ordenada en archivadores de palanca numerados correlativamente. Aceptación) (Indicar) 14

15 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS Al tratarse de documentación de comprobante de registro de gastos (C-31, C-34 y C-32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX) y el tamaño de la misma varía en tamaño carta, oficio y otros, considerando que también puede contener documentos (beneficiarios SIGMA, Actas de Recepción, Notas de Entrega, poderes, minutas de constitución, garantías, etc.). Para ser llenado por el proponente al momento de elaborar su propuesta Proponente n 7 RESOLUCIÓN DE LA IMAGEN MÍNIMA A UTILIZARSE PARA LA DIGITALIZACIÓN La resolución mínima que deberá aplicarse en la digitalización de documentos debe ser de 300dpi por imagen, consolidados en Formato PDF por comprobante de registro de gastos (C-31, C-34 y C- 32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX). 8 PLAZO DE REALIZACIÓN DEL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN El trabajo de digitalización deberá efectuarse en un plazo máximo de 60 días calendario, computables desde la orden de proceder emitida por la Comisión de Recepción del Servicio, designada por la ANH, considerando los siguientes plazos de entrega parcial: 1 ENTREGA (PARCIAL) Hasta 30 días calendario desde la orden de proceder: Entrega de la documentación digitalizada de los comprobantes de registro de gastos (C-31, C-34 y C-32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX) y del informe correspondiente a la documentación de los comprobantes de registro de gastos (C-31, C-34 y C-32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX) del primer semestre de la gestión 2013 (inciso a) sub numeral 5.6) y los productos solicitados en el sub numeral 5.5 de las especificaciones técnicas. 2 ENTREGA (FINAL) Hasta 60 días calendario desde la orden de proceder: Entrega del informe final correspondiente a la gestión 2013 (inciso b) sub numeral 5.6) y los productos solicitados en el sub numeral 5.5 de las especificaciones técnicas. 9 PRODUCTOS QUE DEBE ENTREGAR LA EMPRESA PROVEEDORA DEL SERVICIO En cada entrega parcial de la gestión 2013, la empresa proveedora del servicio deberá hacer la entrega de lo siguiente: a) Inventario de la documentación impreso en 1 original y 2 copias. b) Dos copias del inventario en soporte electrónico en medio magnetico. 10 INFORMES QUE DEBE PRESENTAR LA EMPRESA PROVEEDORA DEL SERVICIO La empresa proveedora del servicio deberá elaborar y presentar los siguientes informes durante y a la finalización de la ejecución de la digitalización de documentos: a) Informe parcial contra entrega de la digitalización de los documentos digitalizados correspondientes a los comprobantes de registro de gastos (C-31, C-34 y C-32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX) del primer semestre de la gestión b) Informe final que contemple la digitalización de documentos de los comprobantes de registro de gastos (C-31, C-34 y C-32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX) de la gestión LUGAR Y HORARIO DE TRABAJO LUGAR Considerando que la documentación a ser digitalizada es documentación oficial, el servicio de digitalización deberá efectuarse en las instalaciones (alquiladas o propias) de la ANH. Para el efecto se proporcionará al proponente adjudicado el ambiente de trabajo requerido. 12 HORARIO DE TRABAJO El personal que efectuará la digitalización dentro la ANH, deberá respetar las normas de seguridad de la entidad. REQUISITOS DEL PROPONENTE 13 EXPERIENCIA GENERAL DEL PROPONENTE El proponente deberá acreditar junto a su propuesta un experiencia general de trabajo de por lo menos 3 años de trabajo desde la emisión de su Registro de Comercio en FUNDEMPRESA Detallar y adjuntar a la propuesta) 15

16 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 14 EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE El proponente deberá acreditar junto a su propuesta una experiencia específica de por lo menos 4 trabajos de digitalización, a través de copias de contratos o certificados de trabajo. 15 PERSONAL REQUERIDO PARA EL TRABAJO DE DIGITALIZACIÓN Para ser llenado por el proponente al momento de elaborar su propuesta Detallar y adjuntar a la propuesta) Proponente n Para la realización del servicio de digitalización de documentos, el proponente deberá contar mínimamente con: 4 digitalizadores 1 supervisor con Licenciatura en Informática o ramas afines que cuente con Detallar y adjuntar conocimientos en manejo de documentación archivística a la propuesta) El proponente debe presentar junto a su propuesta el currículum vitae documentado de su personal, estableciendo claramente cuáles son digitalizadores y cuál es supervisor. Se deberá adjuntar a la propuesta fotocopia simple del Título en Provisión Nacional del Supervisor 16 EQUIPOS QUE DEBERÁ PROVEER EL PROPONENTE ADJUDICADO Para la realización del servicio de digitalización de documentos el proponente deberá contar mínimamente con los siguientes equipos: 3 escáner de alto tráfico con capacidad de escanear documentos anverso y reverso, cuya capacidad del hardware soporte escanear a resolución mínima de 300 dpi. 2 impresoras 17 EQUIPOS QUE PROPORCIONARAN LA ANH 3 Equipos de computación 18 ENSERES QUE DEBERÁ PREVER EL PROPONENTE ADJUDICADO Para la digitalización de documentos el proponente adjudicado deberá prever de contar con todos los enseres y materiales requeridos para efectuar el trabajo en las condiciones y plazos establecidos, por ejemplo: Foliadores de documentos (simples o industriales). Engrapadoras (simples e industriales). Perforadoras (simples e industriales). Saca Grapas. Material de escritorio (hojas, bolígrafos, etc.). CD s, DVD s, disco externo. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO 19 El proponente adjudicado deberá presentar una de las garantías establecidas en el artículo Nro. 20 del D.S del 28 de junio de 2009, (Boleta de Garantía, Garantía a Primer Requerimiento o Póliza de Seguro de Caución a Primer Requerimiento). COMISIÓN DE RECEPCIÓN 20 Una vez suscrito el contrato, la ANH designará una Comisión de Recepción para el seguimiento, control y recepción de la documentación digitalizada. FORMA DE PAGO 21 1 Pago (Parcial) Contra la 1ra entrega parcial, previa emisión de la factura correspondiente y del informe de conformidad de la Comisión de recepción. El importe a ser cancelado corresponderá al resultado de la multiplicación de la cantidad real de fojas digitalizadas por el precio unitario, mediante transferencia a beneficiario SIGMA. 2 Pago (Parcial) Contra entrega del informe final de la documentación digitalizada de los comprobantes de registro de gastos (C-31, C-34 y C-32) y Asientos Contables Manuales (APGE, CONA y CONX) correspondiente a la gestión 2012, previa entrega de la factura correspondiente y del informe de conformidad de la Comisión de recepción. El importe a ser cancelado corresponderá al resultado de la multiplicación de la cantidad real de fojas digitalizadas por el precio unitario, mediante transferencia a beneficiario SIGMA. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN 22 Conforme a la normativa vigente el Proponente Adjudicado y el personal que efectuará la digitalización, deberán preservar absoluta confidencialidad de la información y documentación a su cargo, el incumplimiento generará aplicación de responsabilidades, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1178 (Responsabilidad por la Función Pública). Toda la información procesada y medios digitales generados son de completa propiedad de la ANH. CONDICIONES COMPLEMENTARIAS REFERENTES AL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN 23 CONOCIMIENTO DE DISPOCISIONES LEGALES Los proponentes deberán conocer las disposiciones legales vigentes en el Estado Plurinacional de Bolivia, las mismas que, en caso de adjudicarse la provisión del servicio, serán aplicables durante la vigencia del contrato. 16

17 AGENCIA NACIONAL DE HIDROCARBUROS 24 PAGO DE IMPUESTOS Correrá por cuenta de la empresa proveedora del servicio el pago de todos los impuestos vigentes en el país a la fecha de presentación de la propuesta. 25 MULTAS Y SANCIONES La empresa proveedora del servicio se obliga a cumplir con el cronograma (forma de entrega establecida en el sub numeral 5.4) y el plazo de entrega establecido en las especificaciones técnicas, caso contrario será multado con el 1 % por día calendario de retraso tanto en las entregas parciales como en la final. La suma de las multas no podrá exceder en ningún caso el veinte por ciento (20%) del monto total del contrato, debiendo iniciarse el proceso de resolución del contrato. Para ser llenado por el proponente al momento de elaborar su propuesta Proponente n 26 CERTIFICACIONES DE LAS AFPs (LEY N 065, ARTÍCULO 100) Para la elaboración del contrato, el proponente adjudicado, con el objeto de dar cumplimiento al artículo 100 de la Ley de Pensiones 065 que establece: Para la contratación de Bienes y Servicios del Estado, el proponente deberá presentar la certificación emitida por la Gestora Pública de la Seguridad Social de Largo Plazo, de no adeudo por Contribuciones al Seguro Social Obligatorio de largo plazo y al Sistema Integral de Pensiones, debe presentar en fotocopia simple la citada certificación, considerando los siguientes aspectos: Certificado actualizado de no adeudo de ambas AFPS, en caso de que su personal esté inscrito en ambas AFPS. En caso de que su personal esté inscrito en una sola AFP, debe presentar la certificación actualizada de no adeudo de esa AFP (en la que se encuentra registrado) y el certificado de no registro de la AFP en la cual no se encuentra registrado. METODOLOGÍA CUMPLE/NO CUMPLE (señalar si cumple o no cumple) 17

18 FORMULARIO DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA, DESCRIPCIÓN Y VALIDEZ DE LA PROPUESTA 1. DATOS DEL OBJETO DE LA CONTRATACIÓN DESCRIPCION DEL SERVICIO OFERTADO: 2. MONTO Y PLAZO DE VALIDEZ DE LA PROPUESTA (en días calendario) (El proponente debe registrar el monto de su oferta) DESCRIPCIÓN MONTO UNITARIO NUMERAL (Bs.) MONTO UNITARIO LITERAL PLAZO DE VALIDEZ 18

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