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1 DOCMA Docma es la solución para la gestión documental en las organizaciones. Docma mediante el ingreso, clasificación, consulta e integración de en un repositorio, convierte el archivo documental de una organización en una base de conocimientos que agrega valor a sus procesos, aumentando la productividad y reduciendo costos. Permite consultar los y la información asociada desde cualquier punto con acceso a Internet, con la versatilidad y velocidad que provee la tecnología, reduciendo tiempo y esfuerzo en tareas de clasificación, búsqueda y consulta. IBISCOM

2 GESTIÓN DOCUMENTAL La gestión documental es el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de de todo tipo, permite la recuperación de información, determinar el tiempo que los deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Facilita una administración conjunta tanto los físicos como digitales. Provee una administración y localización centralizada de los Permite consultar los en puntos geográficos distantes Facilita la clasificación de los asociados con la gestión de los diferentes procesos organizacionales y de la misma manera su consulta Permite controlar el ciclo de vida de los Permite consultar los en el momento en que se requieren sin pérdidas de tiempo en tareas de búsqueda, envío y tránsito. Reduce el riesgo de pérdida de en la medida en que los físicos dejan de ser el soporte primario de los procesos Reduce la complejidad del archivo físico, al proveer información de la ubicación física de los Soporta el incremento de la calidad del servicio al reducir esfuerzos y aumentar el nivel de disponibilidad de la información Convierte el archivo documental en una base de conocimientos que agrega valor a los procesos, aumentando la productividad.

3 DOCMA Un problema planteado correctamente es un problema prácticamente resuelto Albert Einstein Las compañías requieren ser cada día más competitivas y productivas para perdurar en el tiempo. Es ahí donde la tecnología juega un papel protagónico al facilitar las tareas y reducir los tiempos para alcanzar los objetivos. En el desarrollo de su gestión y específicamente en el manejo que hacen de sus, las organizaciones deben superar una serie de impactos a sus niveles de eficiencia. Un manejo inadecuado de los genera entre otros problemas: sobreproducción documental, sobrecostos en el manejo de la información, pérdida de conocimiento, mala calidad de la información, deterioro de la memoria institucional, ineficiencia administrativa y uso de sistemas aislados. Adicionalmente permite: Ingresar, clasificar y consultar y la información asociada desde cualquier sitio geográfico con acceso a Internet Almacenar en forma de imágenes digitales con una organización y/o agrupación definida Permitir la gestión y el acceso unificado de diferentes conjuntos o agrupaciones de. Manejar la captura de en distintos formatos:.tiff,.jpg,.gif,.bmp,.png, multi tiff, entre otros. Registrar la vigencia de los en el momento de su ingreso y generar reportes de control que avisan sobre la pérdida de vigencia en un momento determinado Controlar y administrar la localización física de cada documento en papel Controlar préstamos de Registrar los que son obligatorios y obtener informes de faltantes en un momento determinado Facilitar la búsqueda y recuperación de datos a través de diferentes atributos Registrar para cada tipo de documento una plantilla de indexación, donde se definen el conjunto de campos asociados a los de ese tipo, por los que se permitirán búsquedas indexadas IBISCOM

4 Parte del conocimiento consiste en tener la información que se requiere en el instante en que se precisa, Docma mediante el ingreso, clasificación, consulta e integración de en un repositorio, convierte el archivo documental de una organización en una base de conocimientos que agrega valor a sus procesos, aumentando la productividad y reduciendo costos. Permite consultar los y la información asociada desde cualquier punto con acceso a Internet, con la versatilidad y velocidad que provee la tecnología, reduciendo tiempo y esfuerzo en tareas de clasificación, búsqueda y consulta. Adicionalmente permite: Ubicar y consultar los tanto por sus atributos como por su estructura de almacenamiento. Controlar la vigencia de cada documento de manera independiente y obtener informes o alarmas de faltantes. Administrar el préstamo de físicos y contar con administración y localización centralizada de la información. Permitir la consulta e impresión remota de los mismos. Controlar y administrar la ubicación física del papel. Administrar conjuntamente tanto los físicos como digitales. Capturar la información una sola vez e integrada en los sistemas de información de la compañía. Utilizar los para agregele valor a los procesos de negocio, integrándolos digitalmente dentro de los flujos de trabajo de la compañía utilizando nuestro i-bpm. Características de la Herramienta Desarrollada con las últimas tecnologías web usando integración entre componentes reusables, es de fácil implementación en un ambiente empresarial siendo extensible a todas las áreas de la empresa a través de clientes ligeros (Browsers). La herramienta está constituida por cinco componentes que se integran de manera cooperativa para soportar la administración estructurada de los de la organización Recepción de Indexar Selección Escanear Digitalizar Indexar Archivos.zip Base de Datos Docma Búsquedas Consultar Herramientas de Apoyo Administración Parametrización Digitalización Indexación Visor Estadísticas Digitalización A través de este componente se ingresan los a la base de datos de forma masiva o individual y acorde con la estructura definida de la configuración. Permite cambiar las imágenes marcadas como defectuosas en el proceso de indexación. Indexación Mediante este componente se asocian las imágenes con datos del documento, permitiendo relacionar imágenes con datos provenientes de archivos externos. La información registrada de los, puede ser utilizada posteriormente en el apoyo a otros procesos organizacionales.

5 DOCMA ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN Configuración Este componente permite definir el contexto o entorno de los de la organización, lo que incluye: Crear y asignar los usuarios del aplicativo de acuerdo con los perfiles establecidos Definir la estructura organizacional responsable de los Definir la estructura de las entidades, series o carpetas sobre las cuales se va a almacenar información Definir la estructura de los tipos de usados Relacionar los pertenecientes a cada entidad o serie. Diferenciando obligatorios y opcionales en la entidad Definir los datos a capturar de cada documento, identificando la fecha que determina la vigencia del documento. Los datos a capturar determinan la plantilla de indexación del documento y en consecuencia los parámetros de búsqueda Definir para cada dato a ser capturado, las coordenadas X y Y en la imagen, con el propósito de posicionarse en la imagen del documento y facilitar la captura de los datos Definir el zoom en cada dato del documento, para que además de ubicarse en la posición previamente establecida, aumente el tamaño de la imagen, si es necesario Visor Este componente permite realizar búsquedas de los con sus respectivas imágenes. Facilita entre otras las siguientes búsquedas: Por tipos de Por campos de indexación definidos para el tipo de documento, datos propios del documento (campos establecidos en la parametrización) Por organización lógica de los (archivos, carpetas y subcarpetas) Adicionalmente permite generar información para el control general del archivo, que incluye: Documentos obligatorios, faltantes Documentos vencidos Permite generar estadísticas de los faltantes o vencidos, paquetes procesados y estadísticas de cumplimiento

6 IBISCOM Acerca de IbisCom. Desde su fundación, IBISCOM ha venido consolidando la generación de una cultura organizacional que genera conocimiento colectivo explícito, de manera que ante las necesidades de nuestros clientes, podemos integrar una serie de elementos que aseguran la generación de soluciones reales. Con la convicción de desarrollar productos que aprovechen al máximo el potencial de la tecnología para satisfacer las necesidades de nuestros clientes, el equipo de IBISCOM ha desarrollado, involucrado y asimilado una serie de metodologías, estándares y técnicas que sumadas a una disciplina operativa le permiten fortalecer la generación de productos con factores diferenciadores. Desde el inicio, nuestro compromiso es el de buscar y merecer la confianza de nuestros clientes, mediante la entrega de productos y servicios que realmente contribuyan a soportar y mejorar sus niveles de gestión y por ende fortalezcan su crecimiento y su competitividad. Somos en esencia una compañía de servicio que busca permanentemente reforzar la confianza y lealtad de nuestros clientes IBISCOM LTDA Calle 125 No Of.401 Tel: Fax: Cel: jbeltran@ibiscom.net Bogotá D.C. - Colombia

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