PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA FONDO ESPECIAL PARA EL DESARROLLO AGROPECUARIO (FEDA)

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1 PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA FONDO ESPECIAL PARA EL DESARROLLO AGROPECUARIO (FEDA) PLIEGO DE CONDICIONES PARA COMPARACIÓN DE PRECIOS PARA LA DIGITALIZACION MASIVA DE DOCUMENTOS DE AREA FINANCIERA. 1. ANTECEDENTES: CAPITULO I GENERALIDADES El Fondo Especial para el Desarrollo Agropecuario (FEDA), dependencia de la presidencia de la República, amparado en la Ley No. 367, de fecha 30 de Agosto del año 1972, ejecuta acciones de políticas para promover el desarrollo rural sostenible, con énfasis en mejorar la calidad de vida de las familias rurales de todo el país, contribuir a reducir la pobreza rural y mejorar la capacidad competitiva de la agropecuaria nacional, mediante la transferencia y difusión de innovaciones tecnológicas a pequeños y medianos productores. 2. SITUACION ACTUAL En la actualidad el Fondo Especial para el Desarrollo Agropecuario (FEDA) cuenta con un sistema de archivo manual convencional, que dificulta la localización de documentos para toma de decisiones en un momento oportuno. Ejemplo de lo antes expuesto, es las múltiples solicitudes de documentaciones físicas de la alta gerencia al archivo central ubicado en el departamento de Contabilidad. El crecimiento continuo de los volúmenes de documentos trae como consecuencia la dificultad para la localización de los documentos, que debido a la alta manipulación, por lo general, se traspapelan o se invierten los lugares que les corresponden. El sistema de administración documental que opera actualmente no integra herramientas de gestión electrónica, por lo que la preservación de la información es crítica ya que la institución no cuenta con un sistema de contingencia que permita recuperar la información ante cualquier evento de fuerza mayor (Terremotos, fuego, agua ).

2 La administración documental basada en papel, ha ocasionado el almacenamiento de grandes cantidades de documentos, que por un lado dificulta la recuperación de información para dar respuesta con oportunidad, y por el otro, obliga al uso de áreas de almacenamiento donde el precio por metro cuadrado es demasiado elevado como para que justifique el albergue de documentos físicos. Los documentos en papel también dificultan en gran manera el análisis de informaciones que se encuentran diseminadas en diferentes lugares, bajo criterios de organización impuestos por el manejo físico. Estas limitaciones dificultan llevar a cabo actividades que la institución tiene que realizar para cumplir con procedimientos institucionales y normas legales. Los volúmenes de documentos que hoy día alberga las áreas contempladas, es fruto de su memoria histórica que data de los años (1,400 millares de páginas estimadas). Las documentaciones físicas sirven de apoyo a las operaciones del día a día de las áreas: Financiera, Sección de Contabilidad y Legal. 3. PROPOSITO: El Fondo Especial para el Desarrollo Agropecuario en su proceso de modernización contratara los servicios de una empresa, para la ejecución de los trabajos de digitalización masiva de los documentos del Área Financiera y Legal. 3.1 Modalidad de la Contratación: Comparación de Precios. 4. OBJETIVO GENERAL: Facilidad para consultar la información, digitalizada a través de la red local. Disponer de informaciones de manera rápida y eficiente para la toma de decisiones. Incrementar los niveles de seguridad y control de acceso a informaciones. Contar con mecanismos de contingencia y recuperación de información en caso de desastres. Ahorro significativo de espacio físico. 4.1 Objetivos Específicos: La contratación de los servicios de una empresa para la preparación y clasificación de 1,400 millares de páginas de documentos del Área Financiera y Legal. La contratación de los servicios de una empresa para la digitalización de 1,400 millares

3 de páginas de documentos del Área Financiera y Legal. NOTAS: 1. La preparación, clasificación y limpieza de los documentos debe ser llevada a cabo por el proveedor, tamaño máximo de documentos 8.5 x 14 con asistencia del personal de archivo. 4.2 Fuente De Recursos: Presupuesto institucional correspondiente al año Cronograma de la Comparación: FECHA Desde 01/07/2014 Hasta 02/07/2014 El 03/07/2014 desde las 8:30 Am Hasta las 2:30 PM El 04/07/2014 ACTIVIDAD Comunicación y llamado a participar en la Comparación de Precios anexo el Pliego de Condiciones Específicas. Fecha para realizar consultas por parte de los Adquirentes. Fecha para emitir respuestas a los oferentes 07/07/2014 desde las 11:00 AM Hasta las 2:30 PM Desde el 08/07/2014 Hasta el 09/07/2014 Fecha límite para recibir ofertas. Verificación, Validación y Evaluación de las ofertas. 10/07/2014 Notificación de Adjudicación. Luego de concluido el proceso de adjudicación Firma del Contrato. 4.4 Disponibilidad y Adquisición de los Pliegos y Especificaciones Técnicas: FONDO ESPECIAL PARA EL DESARROLLO AGROPECUARIO (FEDA). En la Av. Independencia #601, edificio Banco Agrícola2do Piso, Santo Domingo, Departamento de Compras, de Lunes a Viernes en horario de 9:00 AM a 2:30 PM. Los días Indicados en el cronograma.

4 CAPITULO II 5. PREPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS 5.1 Documentación General/Legal: a) Documentos constitutivos de la Compañía. b) Acta de la última asamblea. c) Copia de la cédula del presidente de la compañía o su representante legal. d) Certificación de Impuestos de pago de ITEBIS y ANTICIPO FISCAL. e) Certificación de pago de Seguridad Social (TSS). f) Instancia dirigida a la institución manifestando su intención de participar en el concurso de comparación de precios para la digitalización de los archivos del área Financiera, firmada por el Representante Legal. g) Constancia de estar inscritos en el Registro de Proveedores del Estado, o copia del formulario de solicitud de inscripción en el mismo con constancia de haber recibido por parte de la Dirección General de Contrataciones Públicas, de acorde con el Articulo 8, Capitulo 3, del Reglamento de la Ley y Contabilidad Gubernamental. h) Certificación del Banco con el número de Cuenta de la Compañía Documentación Técnica: Las empresas oferentes deben presentar conjuntamente con la documentación legal, sus ofertas técnicas y económicas Perfil De La Empresa: La empresa oferente requerida para tales fines, debe tener experiencia o estar dedicada a la ejecución de proyectos digitalización masiva de documentos. Las empresas oferentes deben presentar 3 referencias, recientes, de entidades públicas o privadas que hayan ejecutado proyectos de la misma naturaleza o similares. Las empresas oferentes deben estar acreditadas por organismos internacionales reconocidos y facultados para establecer estándares y buenas prácticas en todo lo concerniente a la digitalización masiva de documentos y gestión de contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés).

5 5.1.3 Supervisor: Profesional titulado en ingeniería o estudios técnicos similares, con más de cinco años de experiencia en levantamiento de campo. Coordinación de equipos de trabajo Cualidades Requeridas: Capacidad de gestión y planificación de tareas, dinamismo, dedicación y esfuerzo para lograr objetivos, responsabilidad, excelentes relaciones humanas y capacidad de coordinación con el personal técnico y capacidad de trabajo en equipo Digitadores: Estudiantes de digitación o estudios técnicos similares, con dominio del computador, con experiencia en áreas o trabajos similares Cualidades Requeridas: Capacidad de trabajo orientada a resultados y tareas planificadas, dinamismo y responsabilidad, dedicación y esfuerzo para alcanzar los objetivos, excelentes relaciones humanas y capacidad de trabajo en equipo. 5.2 Coordinación e Informes: La empresa contratada estará obligada a rendir informes técnicos de avances de los trabajos realizados, mismos que deberán ser debidamente aprobados por funcionarios designados por el FEDA antes de la tramitación de los pagos. CAPITULO III 6. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS 6.1 Lugar, Fecha y Hora Para La Presentación De Documentos: La presentación de documentos se efectuará en el Dpto. De Compras del FEDA, en horario de 9:00 AM 2:30 PM. En la fecha indicada en el cronograma. 6.2 Forma Para La Presentación De Documentos: Los documentos deberán ser presentados en original debidamente marcado como "ORIGINAL" en la primera página del ejemplar, junto con 2 fotocopia(s) simple(s) de la misma, debidamente marcada(s), en su primera página, como "COPIA", y firmada por el Representante Legal en la misma página. El original y las copias deberán firmarse en todas las páginas por el Representante Legal.

6 El sobre deberá contener en su cubierta las siguientes identificaciones: Nombre de la Entidad Dirección Presentación de Credenciales Propuesta Técnica y económica (Todo en un solo Sobre) Referencia Garantías 7. MONEDA DE LA OFERTA Y FORMA DE PAGO 7.1 Moneda De La Oferta: Todos los precios consignados en la Oferta Económica serán propuestos en pesos dominicanos. 7.2 Forma De Pago: La forma de pago será contra presentación de informe de los técnicos de la Institución que estarán a cargo de la supervisión y recepción de los mismos. CAPITULO IV 8. VALIDACION DE LAS OFERTAS 8.1 Confidencialidad del Proceso: Ninguna información relacionada con el proceso de licitación será comunicada después del momento de apertura de las propuestas a personas que no estén oficialmente involucradas con los procedimientos. 9. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS 9.1 Criterios de Evaluación Aplicables: La COMISIÓN EVALUADORA efectuará un cuidadoso análisis y avaluará las ofertas de los Oferentes calificados y determinará la propuesta más conveniente técnica y económicamente, tomando en cuenta los requisitos establecidos en la base.

7 9.2 Informe de Evaluación Final: Al término de realizadas las tareas indicadas en los numerales anteriores, la COMISIÓN EVALUADORA redactará el Informe de Evaluación Final con la correspondiente adjudicación de la Buena Pro. Este resultado será notificado a los Oferentes. 9.3 Comparación Desierta: LA COMISIÓN EVALUADORA declarará desierta la Comparación en los siguientes casos: a) Si ninguna oferta responde substancialmente a lo solicitado en los documentos de Comparación; b) Si no se hubiese producido una comparecencia efectiva entre los participantes o si en la opinión del COMITÉ EVALUADOR, las ofertas no se ajustan a las condiciones generales del mercado. CAPITULO V 10. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO 10.1 Derechos del Comité de Comparación: EL COMITÉ DE EVALUADOR, en los casos en que se justifique, se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier propuesta, total o parte, de rechazar todas las propuestas y/o de anular el proceso de Comparación de Precios, en cualquier momento, antes de la firma del Contrato, en especial en los casos de los Oferentes que hubieran registrado y/o registren incumplimientos o malos antecedentes en Contratos anteriores suscritos con el FONDO ESPECIAL PARA EL DESARROLLO AGROPECUARIO o con otras entidades del Estado Dominicano Aviso Del Resultado De La Licitación: EL COMITÉ EVALUADOR comunicará a las firmas participantes el resultado de la Comparación de Precios. El contrato será adjudicado a la oferta de menor precio después de realizar las revisiones y correcciones Anulación De La Adjudicación: Si el Oferente se negara a presentar la Fianza de Cumplimiento de Contrato, dentro de los cinco (5) días laborables, después de haber recibido la notificación oficial del COMITÉ EVALUADOR, éste tendrá derecho de anular la adjudicación. El FONDO ESPECIAL PARA EL DESARROLLO AGROPECUARIO informará a las Autoridades competentes de la República Dominicana, a fin de que sea registrado como contratista incumplidor.

8 11. OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA 11.1 Intrasferencia Del Contrato: El Contrato no podrá ser transferido total ni parcialmente a favor de terceros Garantías: La garantía de los trabajos deberá ser equivalente al 20% del valor total del monto a pagar por el servicio. Los oferentes deben contemplar en sus propuestas un periodo de garantía de 90 días después de concluidos los trabajos Reclamos, Impugnaciones y Controversias: Toda reclamación, impugnación o controversia que realice el CONTRATISTA, referente a este proceso de Comparación, el FONDO ESPECIAL PARA EL DESARROLLO AGROPECUARIO deberá hacerse por escrito. La resolución de dicho reclamo, impugnación o controversia, se hará conforme al procedimiento descrito en el Art. 67, de la Ley. Criterios de Calificación Las Propuestas deberán contener la documentación necesaria, suficiente y fehaciente para demostrar los siguientes aspectos que serán verificados bajo la modalidad cumple/no cumple : Elegibilidad: Que el Proponente está legalmente autorizado para realizar sus actividades comerciales en el país o en su país de origen. Experiencia: Que cuenta con una experiencia mínima de 3 (Tres) años en la realización de servicios de las mismas características, demostrada mediante las prestaciones reflejadas de actividad. Capacidad Técnica: Que cuenta con una representación local con suficiente capacidad y personal técnico para cumplir con los compromisos contractuales referentes a instalación, repuestos, garantías y servicio de reparación.

9 Proceso de Evaluación Para la evaluación de las ofertas y la selección del adjudicatario se considerarán, la calidad de la Oferta Técnica y el costo de la Oferta Económica. Para la evaluación de las Ofertas Técnicas se tomarán en cuenta, entre otras consideraciones, el plan de trabajo, la metodología, la experiencia, los antecedentes del equipo de trabajo, las facilidades y equipos etc., en función de la naturaleza de la licitación de que se trate. La puntuación asignada para cada uno de los renglones a evaluar es la siguiente: Experiencia puntos Personal a utilizar en el proyecto. Experiencia de la empresa en el área de las tecnologías. Facilidades, equipos y costo puntos Son obligaciones de El Consultor: a) Emplear únicamente técnicos competentes y experimentados en sus especialidades respectivas, así como personal y jefes de equipo capaces para garantizar la debida ejecución del servicio. b) Emplear mano de obra especializada, semi-especializada y no especializada que permita el cabal cumplimiento de todas sus obligaciones en virtud del Contrato con estricto cumplimiento de los plazos de ejecución. c) Garantizar la seguridad de las personas, los bienes y protección del medio ambiente. d) Proteger a la Entidad Contratante frente a cualquier reclamación de terceros por concepto de indemnización por daños de cualquier naturaleza o lesiones corporales producidas como consecuencia de la ejecución del presente Contrato por El Consultor, y su respectivo personal. e) Contratar todos los seguros obligatorios previstos por la reglamentación vigente, para la ejecución del servicio.

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