DISPOSICIONES GENERALES

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1 TÍTULO I.- PLIEGO DE CLAUSULAS ADMINISTRATIVAS PARTICULARES QUE HABRÁN DE REGIR LA CONTRATACIÓN, POR PROCEDIMIENTO ABIERTO DEL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN, INDEXACIÓN Y ASIGNACIÓN DE METADATOS DE LOS DOCUMENTOS GESTIONADOS EN EL REGISTRO GENERAL Y EN LOS REGISTROS AUXILIARES DEL EXCMO. CABILDO INSULAR DE TENERIFE. I DISPOSICIONES GENERALES 1.- OBJETO DEL CONTRATO El presente pliego tiene por objeto la regulación de las Cláusulas Administrativas Particulares que habrán de regir en la contratación, por procedimiento abierto, del Servicio de Digitalización e Indexación de los documentos gestionados en el Registro, así como, proveer al Cabildo Insular de Tenerife (en adelante CIT) de un sistema de almacenaje de los documentos electrónicos y digitales, sus firmas y certificados digitales que se presenten en el CIT por medios electrónicos. La codificación correspondiente al presente contrato, según el Vocabulario Común de Contratos Públicos (CPV-2008) es , Servicio de Introducción de datos A los efectos de la presente contratación, se entienden incluidas en el objeto del contrato las siguientes tareas: La digitalización e indexación de los documentos que se describen a continuación: Los presentados por los interesados en el Registro General y en los Registros Auxiliares del Excmo. Cabildo Insular de Tenerife, que conformen los expedientes administrativos y vayan dirigidos a los distintos Servicios gestores de la Corporación. Los estadillos o minutas que acompañan a estos documentos para su entrega a los Servicios gestores destinatarios de la Corporación. Los oficios o minutas generados por los Servicios gestores de la Corporación para su Registro de Salida y distribución, una vez entregados a sus destinatarios y antes de su devolución a los Servicios de procedencia Las tareas de mantenimiento y soporte del módulo de consulta para el personal del Centro de Servicios al Ciudadano, que deberá contemplar la búsqueda, recuperación y validación de documentos, de acuerdo con los requerimientos técnicos fijados en el Pliego, por los campos de indexación 1

2 establecidos para cada tipo de documentación de los descritos en el apartado anterior Las tareas necesarias para la consideración de copia electrónica de los documentos digitalizados, de conformidad con lo previsto en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos Las tareas necesarias para disponer de un archivo digital en los Servicios gestores para el almacenaje y gestión de la documentación Las tareas necesarias para disponer por parte del personal de Cabildo Insular de Tenerife de los almacenes y las herramientas necesarias para almacenar los documentos electrónicos, firmas y sus certificados digitales que se presenten en la Corporación En el supuesto de que sea necesario la realización de trabajos de digitalización e indexación de otros documentos cuya naturaleza difiera de los descritos en esta cláusula, se entenderán incluido en el presente objeto utilizando el procedimiento negociado previsto en el artículo 158, letra c) de la LCSP y en la cláusula 20 de este pliego. Asimismo serán objeto de contratación por este procedimiento la digitalización de documentos que excedan del volumen máximo anual fijado en esta claúsula Los objetivos que se pretenden conseguir con la realización del servicio objeto de este pliego, son los siguientes: - Facilitar a los ciudadanos, en sus relaciones con esta Administración Pública, el ejercicio del derecho reconocido en el artículo 35, letra f) de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, así como en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, a no presentar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante. - Obtener una mayor eficacia y economía en la gestión y distribución de la documentación que tiene entrada y/o salida en la Corporación a través de las oficinas del Centro de Servicios al Ciudadano El presente servicio se realizará de acuerdo con lo establecido en los artículos 10 y 277 y siguientes de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público (LCSP, en adelante), y de conformidad con las características funcionales y técnicas establecidas en este pliego. A los efectos de lo previsto en este contrato, se establece un volumen máximo de documentos a digitalizar en la cantidad de documentos anuales, con independencia del número de imágenes/hoja que conforme cada documento. 2

3 3.- ÓRGANO DE CONTRATACIÓN El órgano de contratación, que actúa en nombre del Cabildo Insular de Tenerife es el Consejo de Gobierno Insular, según la distribución de competencias efectuada en el artículo 20 del Reglamento Orgánico del Cabildo Insular de Tenerife y en las Bases 27 y siguientes de las de ejecución del presupuesto corporativo El mencionado órgano tiene facultad para adjudicar el correspondiente contrato administrativo y, en consecuencia, ostenta las prerrogativas de interpretarlo, resolver las dudas que ofrezca su cumplimiento, modificarlo por razones de interés público, acordar su resolución y determinar los efectos de ésta, con sujeción a la normativa aplicable. Los acuerdos que a este respecto dicte, que serán aprobados con audiencia de la entidad adjudicataria y, previos los informes que procedan, pondrán fin a la vía administrativa y serán ejecutivos, sin perjuicio del derecho del contratista a su impugnación ante la Jurisdicción competente No obstante lo anterior, las adjudicaciones posteriores a las inicialmente contratadas, a realizar mediante procedimiento negociado sin publicidad, en las circunstancias previstas en la cláusula 1.3 del presente pliego y en el artículo 158, letra c) de la LCSP, serán acordadas por el Consejero Insular de Área de Presidencia y Hacienda, con sujeción estricta al presente pliego de cláusulas y a las estipulaciones determinadas en el contrato; siendo competente, en todo caso, el Consejo de Gobierno Insular para ejercitar las prerrogativas enunciadas en el apartado anterior. 4.- RÉGIMEN JURÍDICO La contratación que sirve de base al presente pliego tiene carácter administrativo, encontrándose su objeto incluido en el de los contratos de servicio regulados en los artículos 10 y 19 de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público (en adelante LCSP). El presente contrato queda sometido a dicha Ley, así como al Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, por el que se desarrolla parcialmente la misma, al Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley de Contratos, en tanto continúe vigente, o a las normas reglamentarias que le sustituyan, y a las cláusulas contenidas en el presente Pliego de cláusulas administrativas y prescripciones técnicas. Asimismo, serán de aplicación las demás disposiciones estatales que regulan la contratación del sector público, y las dictadas por la Comunidad Autónoma de Canarias, en el marco de sus respectivas competencias, así como por lo preceptuado en la Ley Reguladora de Bases de Régimen Local y el RD Legislativo 781/1986, de 18 de abril, por el que se aprueba el Texto Refundido de las Disposiciones Legales Vigentes en materia de Régimen Local, y demás disposiciones concordantes. El desconocimiento de este pliego en cualquiera de sus términos y de las instrucciones que puedan tener aplicación en ejecución de lo pactado, no exime al contratista de la obligación de su cumplimiento. 5.- CAPACIDAD PARA CONTRATAR Y SOLVENCIA Estarán facultadas para contratar las personas físicas y jurídicas, españolas y extranjeras, que teniendo plena capacidad de obrar no se hallen incursas en alguna de las causas previstas en el artículo 49 de la LCSP, extremo que se podrá acreditar por cualquiera de los medios establecidos en el artículo 62 de la LCSP. 3

4 La capacidad de obrar de las empresas no españolas de Estados miembros de la Unión Europea, se acreditará mediante la inscripción en los Registros profesionales o comerciales que se indican en el anexo I del Reglamento General de la Ley de Contratos, aprobado por Real Decreto 1098/01, de 12 de octubre. Las restantes empresas extranjeras deberán acreditar su capacidad de obrar con informe de la Misión Diplomática Permanente u Oficina Consular de España del lugar del domicilio de la empresa, en el que se haga constar, previa acreditación por la misma, que figuran inscritas en el registro local profesional, comercial o análogo o, en su defecto, que actúan con habitualidad en el tráfico local en el ámbito de las actividades a la que se extiende el objeto del contrato, así como el informe de reciprocidad a que se refiere el artículo 44 LCSP Los licitadores deberán ser personas físicas o jurídicas, cuya finalidad o actividad tenga relación directa con el objeto del contrato, según resulte de sus respectivos estatutos o reglas fundacionales, y dispongan de una organización con elementos personales y materiales suficientes para la debida ejecución del contrato. No podrán acudir a esta licitación las empresas de trabajo temporal Además de los requisitos reseñados, será indispensable para concurrir a la presente contratación que los licitadores se encuentren debidamente clasificados conforme al siguiente detalle: Grupo V. Subgrupo 1. Categoría A) No obstante, las empresas no españolas de Estados miembros de la Unión Europea no necesitarán disponer de dicha clasificación, debiendo acreditar su solvencia técnica, económica y financiera a través de los medios de justificación, que al amparo de los art. 51, 64, y 67, se reseñan a continuación: Solvencia económica y financiera: habrá de acreditarse por cualquiera de los medios siguientes: a.- Informe de entidades financieras o, en su caso, justificantes de la existencia de un seguro de indemnización por riesgos profesionales, por importe mínimo igual al precio del contrato. b.- Declaración relativa a la cifra de negocios global de la empresa en el curso de los tres últimos ejercicios, por importe mínimo igual al precio del contrato. Solvencia técnica o profesional: La solvencia técnica o profesional de los licitadores podrá justificarse por cualquiera de los medios siguientes: a.- Titulaciones académicas y profesionales de los empresarios y del personal de dirección de la empresa y, en particular, del personal destinado a la ejecución del contrato. b.- Relación de los principales servicios o trabajos realizados en los últimos tres años que incluya importe, fechas y el destinatario, público o privado de los mismos, de la que se desprenda la experiencia en trabajos similares a los del objeto de la presente contratación. Estos servicios o trabajos efectuados se acreditarán mediante certificados expedidos o visados por el órgano competente, cuando el destinatario sea una entidad del sector público o, cuando el destinatario sea un sujeto privado, mediante un certificado expedido por éste o, a falta de este certificado, mediante una declaración del empresario. 4

5 c.- Una declaración que indique el promedio anual de personal y plantilla de personal directivo durante los últimos tres años, con mención del grado de estabilidad en la empresa A los efectos previstos en esta cláusula, los certificados de clasificación o documentos similares que hayan sido expedidos por Estados miembros de la Unión Europea a favor de sus propios empresarios constituirán una presunción de aptitud en los términos reseñados en el artículo 73.1 de la LCSP. 6.- PRESUPUESTO DE LICITACIÓN Y EXISTENCIA DE CREDITO El presupuesto máximo de licitación, por el plazo de veinticuatro meses previsto para la ejecución del contrato, sin incluir IGIC, que deberá soportar la Administración, asciende a la cantidad DOSCIENTOS VEINTISÉIS MIL EUROS ( ,00 ) El precio del contrato será el que resulte de la adjudicación del mismo. En el citado precio del contrato se considerarán incluidos los demás tributos, tasas y cánones de cualquier índole, que sean de aplicación, así como todos los gastos que se originen para la entidad adjudicataria como consecuencia del cumplimiento de la obligaciones contempladas en el presente pliego Las obligaciones económicas que se deriven del presente contrato para esta Administración, correspondientes al plazo de ejecución inicialmente previsto de veinticuatro meses, se imputarán a la aplicación presupuestaria A y A del presupuesto corporativo de 2011 y Por ello, la adjudicación del contrato queda condicionada a la existencia de crédito adecuado y suficiente en los presupuestos de los ejercicios económicos de 2011 y 2012 para hacer frente a los gastos que del mismo se deriven, conforme al siguiente detalle: Importe correspondiente al año 2011, incluyendo IGIC: ,00 euros. Importe correspondiente al año 2012, incluyendo IGIC: ,00 euros. El importe del Impuesto General Indirecto Canario (IGIC) correspondiente es de ONCE MIL TRESCIENTOS EUROS ( ,00 ). De conformidad con el artículo 76.1 de la LCSP, el valor estimado del contrato, al que se incorpora las eventuales prórrogas, sin incluir el IGIC, asciende a CUATROCIENTOS CINCUENTA Y DOS MIL EUROS ( ,00 ). 7.- PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO 7.1. El contrato tendrá un plazo máximo de vigencia será de VEINTICUATRO (24) MESES, que comenzarán a computarse a partir de la fecha de formalización del mismo De conformidad con lo establecido en el artículo 279 de la LCSP, el plazo de vigencia del contrato podrá ser prorrogado de mutuo acuerdo, por período máximo de veinticuatro meses más. En el caso de que se prorrogue, se mantendrán 5

6 inalterados los precios del servicio estipulados, sin perjuicio de las posibles revisiones que procedan, de conformidad con lo establecido en la cláusula 8ª. 8.- REVISIÓN DE PRECIOS 8.1. El precio de la presente contratación podrá revisarse de acuerdo con el Índice de Precios al Consumo de Canarias, sin que, no obstante, la revisión pueda superar el 85 por 100 de variación experimentada por el índice adoptado. La revisión de precios tendrá lugar, en su caso, cuando el contrato se haya ejecutado al menos en el 20 por 100 de su importe y haya transcurrido un año desde su adjudicación, fecha que se tomará como referencia a fin de determinar el momento a partir del cual procede la revisión de precios y sus efectos, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 79.3 de la LCSP El importe de las revisiones que procedan se hará efectivo de oficio, mediante el abono o descuento correspondiente en los pagos parciales o, excepcionalmente, en la liquidación del contrato, cuando no hayan podido incluirse en dichos pagos parciales. II ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO 9.- PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN 9.1. A efectos de lo previsto en el artículo 76 de la LCSP y a efectos de determinar la publicidad y el procedimiento de adjudicación, el valor estimado de la contratación a realizar, incluida las posibles prórrogas, asciende a la cantidad de euros, IGIC no incluido El contrato se adjudicará mediante procedimiento abierto, tomando como base los criterios de adjudicación que se detallan en la cláusula siguiente, por ser los adecuados para evaluar las mejores condiciones en que se oferte la prestación del servicio CRITERIOS DE VALORACIÓN DE LAS OFERTAS Son criterios que han de servir para la adjudicación del contrato los siguientes, por orden decreciente de importancia con arreglo a la siguiente ponderación: CRITERIOS: PONDERACIÓN: Organización del servicio: controles de calidad. 30% Oferta económica. 30% Recursos técnicos a destinar al servicio. 18% Capacidad de respuesta. 8% Servicios extraordinarios. 9% Recursos humanos a destinar al servicio. 5% 6

7 Acreditación y valoración de los criterios de adjudicación Organización del servicio: controles de calidad (30%). Bajo este epígrafe se valorarán los documentos que presenten los licitadores relativos a los controles y evaluaciones de calidad a realizar por la empresa para la evaluación del concreto servicio de digitalización e indexación prestado al Cabildo Insular de Tenerife, la metodología y sistemas empleados, la periodicidad, los métodos de evaluación y transmisión de los resultados al Cabildo, etc Precio de la prestación del servicio (30%): Bajo este apartado deberá incluirse la oferta económica que realice la empresa para la prestación del servicio, conforme al contenido del presente pliego. En la oferta económica presentada se entenderán incluidos los gastos derivados de la presente contratación. El empresario que haya licitado en unión temporal con otros empresarios no podrá, a su vez, presentar proposición individualmente, ni figurar en más de una unión temporal participante en la licitación. El incumplimiento de esta prohibición dará lugar a la no admisión de todas las ofertas por él suscritas. - La oferta económica deberá cumplimentarse conforme al modelo que se adjunta al presente pliego como Anexo II, Serán consideradas desproporcionadas o temerarias las proposiciones que sean inferiores en más de 20 unidades porcentuales a la media aritmética de las ofertas presentadas. La valoración de la oferta económica se efectuará aplicando un sistema de proporcionalidad, respondiendo a la premisa básica de que las ofertas de precio inferior obtengan una mayor puntuación y, las de precio superior, una puntuación menor, con arreglo a la siguiente fórmula: P=(pm*mo)/O (donde "P" es la puntuación, "pm" es la puntuación máxima, "mo" es la mejor oferta y "O" es el valor cuantitativo de la oferta que se valora) Recursos técnicos a destinar al servicio (20%) Bajo este criterio se valorarán tanto el equipamiento de hardware como de software destinado al servicio, conforme al siguiente detalle: 7

8 RECURSOS TÉCNICOS Min valorable Max valorable Fórmula 18 Equipos: 12 Escáner: (NºOfertado *10/30)*(Su ma resto subcriterios ) Cantidad Máxima 2 3 Velocidad b/n a 250 dpi (menor o igual a 30 ppm: 0,66; entre 31 y 49 ppm: 1,32; superior o igual a 50 ppm: 2,00) 2 Capacidad del alimentador (de 20 a 34 hojas: 0,66; de 35 a 49 ojas: 1,32; superior o igual a 50 hojas: 2,00) 2 Tamaño documento superior al mínimo establecido en el pliego (a4) 2 Duplex 2 Resoluciones (200 dpi a 300: 1; de 300 a 600:2) 2 Equipos procesamiento información: 2 Nº de estaciones 2 2*(Nº Ofertado- Min)/ 3 (Max-Min) 2 Software: Módulo base documental: 6 4 Sistema de gestión de base de datos Corporativo (SQL Server 2000 o sup./oracle) 0,5 Sistema operativo Corporativo (Windows/Solaris) 0,5 Generación de informes 1 2*(Nº Ofertado- Nº de almacenes o Archivadores Mayor 5 Oferta Min)/ (Max-Min) 2 Módulo de consulta y Gestión de Documentos 2 Mayor Nº de usuarios 150 Oferta 2*(Nº Ofertado- Min)/ (Max-Min) Capacidad de respuesta (8%): Bajo este epígrafe, se valorará la capacidad de respuesta de la empresa ante una demanda de sustituciones o de modificación del servicio; este aspecto podrá acreditarse con la presentación de documentación relativa a los mecanismos empleados por la empresa para garantizar la sustitución del personal que presta el servicio ante incidencias que pudieran surgir, la incorporación de nuevo personal, la reposición de los equipos ante eventualidades, así como los plazos de respuesta en cada uno de los casos mencionados. La valoración se realizará conforme al siguiente detalle: CAPACIDAD DE RESPUESTA Min valorable Max valorable Fórmula 8 Capacidad de respuesta recursos humanos (inferior 12h.:4/superior 12h.:2) Plazo de incorporación personal que cumple los requisitos Capacidad de respuesta recursos técnicos (inferior 12h.: 4/superior 12h.:2) Plazo de sustitución de equipos /2 2 Plazo de sustitución de software /2 2 8

9 Servicios extraordinarios (7%): Bajo este criterio se valorará lo precios ofrecidos por los servicios no incluidos en el objeto contractual, conforme a la siguiente fórmula: SERVICIOS EXTRAORDINARIOS Precio por digitalización de documentos que por su naturaleza requiera especial tratamiento o utilización de escáner especial, tipo libro: Precio por documento por superar los anuales Precio por imagen editada y recortada (color formato tiff y PDF) Precio por hora de grabación de datos cuya extracción requiera un análisis pormenorizado del documento Precio por hora de grabación de datos cuya extracción requiera un análisis menor del documento Min valorable Max valorable Fórmula 9 3*mejor oferta/ 0 mejor oferta Oferta 2 2 1*mejor oferta/ 0 mejor oferta Oferta 1 1*mejor oferta/ 0 mejor oferta Oferta 1 1*mejor oferta/ 0 mejor oferta Oferta 1 3 Precio por digitalización de documentos de carácter administrativo con tratamiento diferenciado del objeto principal del contrato: Precio por imagen blanco y negro Precio por imagen color Precio por hora de grabación de datos cuya extracción requiera un análisis pormenorizado del documento Precio por hora de grabación de datos cuya extracción requiera un análisis menor del documento 1*mejor oferta/ 0 mejor oferta Oferta 1 1*mejor oferta/ 0 mejor oferta Oferta 1 1*mejor oferta/ 0 mejor oferta Oferta 1 1*mejor oferta/ 0 mejor oferta Oferta Recursos humanos a destinar al servicio (5%). Se valorará el número de efectivos destinados a la prestación de servicio conforme a la siguiente fórmula: RECURSOS HUMANOS Min valorable Nº de Operario escaneo 2 Max valorable Fórmula 5*(Nº Ofertado- Min)/ 3 (Max-Min) GARANTÍA PROVISIONAL De acuerdo con lo establecido en el artículo 91.1 de la LCSP, los licitadores no deberán constituir garantía provisional PLAZO Y PRESENTACIÓN DE PROPOSICIONES 9

10 12.1. Las proposiciones y la documentación complementaria se presentarán, en la forma indicada en los apartados siguiente. El plazo de presentación de proposiciones será de CUARENTA (40) DÍAS NATURALES contados desde la fecha del envío del anuncio del contrato a la Comisión Europea, de conformidad con el artículo de la LCSP, una vez aplicadas las reducciones de plazo de cinco y siete días previstas en dicho precepto legal, por concurrir los supuestos de hecho previstos en la norma. La presentación de las proposiciones y documentación que se presentarán en tres sobres cerrados y firmados por el licitador o persona que lo represente, puede efectuarse a través de los medios siguientes: a) En el Registro General del Cabildo Insular de Tenerife, situado en Plaza de España s/n, S/C de Tenerife, en el horario siguiente: - Horario General: en días hábiles de 8.30 a 18 horas, de lunes a viernes, y los sábados de 9 a 13 horas; - Horario Especial: del 15 de diciembre a 15 de enero: lunes, miércoles y viernes de 8.30 a 14, martes y jueves de 8.30 a 18 horas y sábados de 9 a 13 horas. b) También podrán presentarse las solicitudes mediante su remisión por correo, en cuyo caso el interesado deberá acreditar, con el resguardo correspondiente, la fecha de la imposición del envío en la Oficina de Correos, y anunciar en el mismo día al Cabildo Insular de Tenerife, por fax o telegrama, la remisión de la solicitud, con antelación suficiente para que la recepción del anuncio de remisión se produzca dentro del plazo de presentación de proposiciones. Sin la concurrencia de ambos requisitos, no será admitida la solicitud de participación en el caso de que la misma fuera recibida con posterioridad a la finalización del plazo fijado en el anuncio de licitación. No obstante, transcurridos diez días naturales desde la terminación del plazo, no será admitida ninguna solicitud enviada por correo. A los efectos anteriormente indicados la dirección y el nº de fax del Cabildo de Tenerife es la siguiente: EXCMO. CABILDO INSULAR DE TENERIFE PLAZA ESPAÑA, S/N SANTA CRUZ DE TENERIFE Islas Canarias ESPAÑA Número de fax: Los interesados podrán examinar el pliego en el Centro de Servicios al Ciudadano, (Plaza de España, s/n, Santa Cruz de Tenerife) y en el perfil del contratante al consultar la página web del Cabildo Insular de Tenerife: La presentación de proposiciones, supone la aceptación incondicionada por el empresario del contenido de la totalidad de las cláusulas o condiciones del presente Pliego, sin salvedad alguna Los licitadores están obligados a mantener sus ofertas durante un plazo de DOS (2) MESES desde la fecha del acto público de apertura de proposiciones Cada licitador sólo podrá presentar una proposición, sin que puedan presentar variantes o alternativas. Tampoco podrá suscribir ninguna propuesta con otros si lo ha hecho individualmente. La contravención de este principio dará lugar, automáticamente, a la desestimación de todas las proposiciones por él presentadas individualmente, así como aquellas en las que participe junto a otros licitadores. 10

11 12.6. El empresario que haya licitado en unión temporal de empresas con otros empresarios no podrá a su vez, presentar proposiciones individualmente, ni figurar en más de una unión temporal participante en la licitación. El incumplimiento de esta prohibición dará lugar a la no admisión de todas las proposiciones por él suscritas Los licitadores indicarán de forma expresa aquella documentación que el órgano de contratación ha de considerar como confidencial, a los efectos de lo establecido en la cláusula 25ª de estos Pliegos y del artículo y de la LCSP. Toda la documentación a presentar por los licitadores habrá de ser documentación original o bien copias que tengan carácter de auténticas o compulsadas conforme a la legislación vigente en la materia. Asimismo, los licitadores presentarán su documentación en castellano. Igualmente, los licitadores deberán remitir copia de sus proposiciones en formato digital CONTENIDO DE LOS SOBRES En el exterior de cada uno de los sobres se hará constar su respectivo contenido y los siguientes datos del licitador, teniendo en cuenta que los datos que figuren en el sobre serán los que, en su caso, se tomarán en cuenta a los efectos de las comunicaciones y notificaciones oportunas, así como de la devolución de la documentación pertinente, salvo que en el mismo se haga constar expresamente otro lugar distinto para las mismas: -Nombre o razón social del licitador. -Dirección completa. -Nº de teléfono. -Nº de fax. -Correo electrónico. Los sobres incluirán el contenido que se indica seguidamente Sobre número 1: Deberá tener el siguiente título: "SOBRE Nº 1: DOCUMENTACIÓN GENERAL Contratación, mediante procedimiento abierto, del servicio de digitalización e indexación de los documentos gestionados en el Registro General y en los Registros Auxiliares del Excmo. Cabildo Insular de Tenerife." Su contenido será el siguiente: El documento o documentos que acrediten la personalidad del empresario y la representación, en su caso, del firmante de la proposición, en la forma siguiente: Documento Nacional de Identidad, cuando se trate de empresarios individuales. Si se trata de personas jurídicas deberán presentar escritura de constitución, o de modificación en su caso, inscrita en el Registro Mercantil, cuando este requisito fuera exigible conforme a la legislación mercantil que le sea aplicable. Si no lo fuere, deberán presentar el documento de constitución, estatutos o acto fundacional en el que consten las normas por las que se regula su actividad, inscritos, en su caso, en el correspondiente Registro oficial que fuera preceptivo. Las empresas no españolas de Estados miembros de la Unión Europea o signatarios del Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo, habrán de acreditar su capacidad de obrar mediante presentación de certificación de estar inscritas en alguno de los registros que se indican en el Anexo I del R.G.L.C.A.P. 11

12 Cuando el licitador actúe mediante representante, éste deberá aportar documento fehaciente y considerado bastante por la Mesa de Contratación, acreditativo de la existencia de la representación y del ámbito de sus facultades para licitar Si varios empresarios acuden a la licitación como una unión temporal, cada uno de ellos deberá acreditar su personalidad y capacidad, indicando los nombres y circunstancias de los empresarios que la suscriban, la participación de cada uno de ellos, así como la designación de un representante o apoderado único de la unión con poderes bastantes para ejercitar los derechos y cumplir las obligaciones que del contrato se deriven hasta la extinción del mismo, sin perjuicio de la existencia de poderes mancomunados que puedan otorgar las empresas para cobros y pagos de cuantía significativa Testimonio judicial, certificación administrativa o declaración responsable del licitador (cumplimentada conforme al modelo que se adjunta a este Pliego como Anexo I), de no estar incurso en las prohibiciones para contratar con la Administración conforme al artículo 49 de la LCSP, comprendiendo expresamente la circunstancia de hallarse al corriente del cumplimiento de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social impuestas por las disposiciones vigentes. Cuando se trate de empresas de Estados miembros de la Unión Europea y esta posibilidad esté prevista en la legislación del Estado respectivo, podrá sustituirse por declaración responsable, otorgada ante una autoridad judicial Certificado de la clasificación de la empresa, de conformidad con lo establecido en la cláusula 5.3 del presente Pliego, expedida por la Junta Consultiva de Contratación Administrativa o en su caso, por el Organismo comunitario correspondiente. El certificado de de clasificación deberá ir acompañado, en todo caso de una declaración responsable en la que el licitador manifieste que los datos de la clasificación no han tenido variación. No obstante, para los empresarios no españoles de estados Miembros de la Unión Europea, será suficiente que acrediten, en su caso, ante el órgano de contratación correspondiente su solvencia económica, financiera y técnica, conforme a lo establecido en la cláusula 5.3 de estos Pliegos. Los licitadores que liciten en unión temporal, deberán acreditar que todas las empresas que integran la unión temporal de empresas han obtenido clasificación como empresa contratista de servicio. En tal caso, se acumularán las clasificaciones individuales de los miembros de la U.T.E, a efectos de poder acreditar la clasificación global exigida en el presente Pliego. Si concurren uniones de empresarios nacionales, extranjeros no comunitarios o extranjeros comunitarios, los dos primeros deberán acreditar su clasificación y los últimos, en defecto de ésta, su solvencia económica, financiera y técnica Los contratistas están exentos de presentar los documentos probatorios de su personalidad y capacidad jurídica, así como de su capacidad económica, financiera y técnica cuando, en su lugar, presenten el certificado de inscripción en el Registro de Contratistas de la Comunidad Autónoma, siempre y cuando del correspondiente certificado del Registro de Contratistas de la Comunidad Autónoma, se deduzca que reúne el interesado las condiciones mínimas de capacidad exigibles para este contrato. En todo caso, será preceptiva la presentación de la declaración a la que se refiere la cláusula (relativa a no estar incurso en las prohibiciones de contratar con la Administración conforme al artículo 49 de la LCSP, comprendiendo expresamente la circunstancia de hallarse al corriente del cumplimiento de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social impuestas por las disposiciones vigentes). 12

13 Para las empresas no españolas, declaración de someterse a la jurisdicción de los Juzgados y Tribunales españoles de cualquier orden, para todas las incidencias que de modo directo o indirecto pudieran surgir del contrato, con renuncia, en su caso, al fuero jurisdiccional extranjero que pudiera corresponder al licitante SOBRE Nº 2.- Deberá tener el siguiente título: SOBRE NÚMERO 2: PROPOSICIÓN RELATIVA AL CRITERIO Nº 1 ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO: CONTROLES DE CALIDAD, para la contratación, mediante procedimiento abierto, del servicio de digitalización e indexación de los documentos gestionados en el Registro General y en los Registros Auxiliares del Excmo. Cabildo Insular de Tenerife Los licitadores incluirán en este sobre la proposición relacionada con el mencionado criterio, detallando respecto del mismo, los medios de los que disponen y ofertan de acuerdo con lo expresado en la cláusula 10 de este pliego. En concreto, se incluirá en el sobre número 2 los documentos siguientes: - Documentos que certifiquen los controles de calidad realizados por la empresa para la evaluación del servicio a contratar, de conformidad con lo expresado en la cláusula de este pliego: metodología y sistemas empleados, la periodicidad, los métodos de evaluación y transmisión de los resultados al Cabildo Para ser tenida en cuenta, dicha documentación deberá estar suscrita en su totalidad por el licitador, o ir acompañada de una relación de los documentos que la integran firmada por el mismo, en la que declare, bajo su responsabilidad, ser ciertos los datos aportados. La Administración se reserva la facultad de comprobar en cualquier momento su veracidad, bien antes de la adjudicación definitiva del contrato, o bien durante su vigencia, pudiendo realizar tal comprobación por sí misma, o mediante petición al licitador adjudicatario de documentación o informes complementarios. La falsedad o inexactitud de tales datos provocará la desestimación de la oferta o, en su caso, la resolución del contrato, con pérdida de la garantía constituida, así como la exigencia de las responsabilidades e indemnizaciones que de tal hecho se deriven SOBRE Nº 3: Deberá tener el siguiente título: "SOBRE NÚMERO 3: DOCUMENTACIÓN TÉCNICA Contratación, mediante procedimiento abierto, del servicio de digitalización e indexación de los documentos de entrada y salida gestionados en el Registro General y en los Registros Auxiliares del Excmo. Cabildo Insular de Tenerife." Los licitadores incluirán en este sobre la documentación relacionada en los criterios de adjudicación evaluables mediante aplicación de fórmulas, enumerados en la cláusula 10, detallando respecto de cada uno de los criterios de adjudicación, los medios de los que disponen y ofertan de acuerdo con lo expresado en la cláusula 10 de este pliego. En concreto, se incluirá en el sobre número 3 la documentación acreditativa de los siguientes criterios: - Precio de la prestación del servicio. La oferta económica, tal y como establece la cláusula , habrá de cumplimentarse conforme al modelo que se adjunta como Anexo II al presente pliego. 13

14 - Recursos técnicos a destinar al servicio. De conformidad con lo dispuesto en la cláusula , este criterio de adjudicación se cumplimentará por la empresa siguiendo el modelo del Anexo III de este pliego. - Capacidad de respuesta De conformidad con lo dispuesto en la cláusula , este criterio de adjudicación se cumplimentará por la empresa siguiendo el modelo del Anexo III de este pliego. - Servicios extraordinarios. De conformidad con lo dispuesto en la cláusula siguiendo el modelo del Anexo III de este pliego. - Recursos humanos a destinar al servicio. De conformidad con lo dispuesto en la cláusula siguiendo el modelo del Anexo III de este pliego Para ser tenida en cuenta dicha documentación deberá estar suscrita por el licitador, e ir acompañada de una relación de los documentos que la integran firmada por el mismo, en la que declare, bajo su responsabilidad, ser ciertos los datos aportados. La Administración se reserva la facultad de comprobar en cualquier momento su veracidad, bien antes de la adjudicación definitiva del contrato, o bien durante su vigencia, pudiendo realizar tal comprobación por sí misma, o mediante petición al licitador adjudicatario de documentación o informes complementarios. La falsedad o inexactitud de tales datos provocará la desestimación de la oferta o, en su caso, la resolución del contrato, con pérdida de la garantía constituida, así como la exigencia de las responsabilidades e indemnizaciones que de tal hecho se deriven Si algún licitador no aporta la documentación relativa a alguno de los criterios de adjudicación, o la misma no contiene todos los requisitos exigidos, la proposición de dicho licitador no será valorada respecto del criterio de que se trate Los licitadores habrán de presentar sus proposiciones referidas a la totalidad del servicio objeto del contrato Cada licitador podrá presentar sólo una proposición en relación con el objeto del contrato, sin que se puedan presentar variantes o alternativas El empresario que haya licitado en unión temporal con otros empresarios no podrá, a su vez, presentar proposiciones individualmente, no figurar en más de una unión temporal participante en la licitación. El incumplimiento de esta prohibición dará lugar a la no admisión de todas las proposiciones por él suscritas MESA DE CONTRATACIÓN La Mesa de Contratación estará integrada por: - Como Presidente: El Consejero Insular del Área de Presidencia y Hacienda, o persona en quien delegue. - Como Vocales: El Vicesecretario General por acumulación de tareas del Excmo. Cabildo Insular de Tenerife, o funcionario en quien delegue. El Interventor General, o funcionario en quien delegue. 14

15 Un Técnico de Administración General del Área de Presidencia y Hacienda o del Área de Recursos Humanos y Defensa Jurídica. Un Analista de Sistemas adscrito al Área de Presidencia y Hacienda. - Como Secretario: La Jefa del Servicio Administrativo de Modernización y Calidad de los Servicios, o funcionario en quien delegue. La Mesa de Contratación se regirá por lo dispuesto en los artículos 21 a 24 del RD 817/2009, de 8 de mayo, y en cuanto a su funcionamiento, por lo dispuesto en los artículos 81 a 84 del RGLCAP CALIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN GENERAL El primero día hábil siguiente, que no sea sábado, a la finalización del plazo de presentación de proposiciones, la Mesa de contratación procederá a la calificación de la documentación general contenida en los SOBRES NÚMERO UNO presentados por los licitadores, y si observase defectos materiales en la documentación presentada, procederá a comunicar verbalmente éstos a los interesados al finalizar la sesión, en el supuesto de que estén presentes. Sin perjuicio de lo anterior, tal circunstancia se notificará por fax, telegrama o correo electrónico al licitador correspondiente, dejando constancia de dicha notificación en el expediente, concediéndole un plazo no superior a TRES DÍAS HÁBILES para que lo subsane. Ahora bien, si la documentación de un licitador contuviese defectos sustanciales o deficiencias materiales no subsanables, no será admitido a la licitación Al margen de la subsanación a que se refiere el párrafo anterior, la Mesa de Contratación, a efectos de completar la acreditación de la solvencia de los licitadores, podrá recabar de éstos las aclaraciones que estime oportunas sobre las certificaciones y documentos presentados, así como requerirlos para la presentación de otros documentos complementarios, requerimiento que deberá ser cumplimentado en el plazo máximo de cinco días naturales y siempre antes de la declaración de admisión de las proposiciones APERTURA DE PROPOSICIONES Y PROPUESTA DE ADJUDICACIÓN La Mesa de contratación, una vez calificada la documentación del sobre nº 1 y realizadas las subsanaciones y, en su caso, aportadas las aclaraciones o documentos complementarios requeridos, o transcurrido el plazo que se hubiere conferido al efecto, realizará en acto público, a celebrar en el lugar y hora señalados en el anuncio de licitación, la apertura de los SOBRES NÚMERO DOS (que contiene la documentación relativa a los criterios de adjudicación no evaluables mediante cifras o porcentajes a que se refiere la cláusula 10), con arreglo al siguiente procedimiento: En primer lugar, el Presidente dará cuenta a los asistentes del número de proposiciones recibidas y del nombre de los licitadores, comunicando el resultado de la calificación de la documentación general presentada en los sobres nº 1, con expresión de los licitadores admitidos y de los excluidos, y de las causas de su exclusión, invitando a los asistentes a que formulen las observaciones que estimen oportunas, que serán reflejadas en el acta, pero sin que en este momento pueda la Mesa hacerse cargo de documentos que no hubiesen sido entregados durante el plazo de admisión de ofertas, o el de subsanación de defectos u omisiones. 15

16 A continuación, el Secretario de la Mesa procederá a la apertura de los sobres nº 2 de los licitadores admitidos, dando lectura a la relación de los documentos aportados respecto a los criterios de adjudicación a que se refiere el citado sobre. Concluida la apertura de las proposiciones, el Presidente de la Mesa invitará a los licitadores asistentes a que expongan cuantas observaciones o reservas estimen oportunas en relación con el acto celebrado, informándoles, en caso de producirse éstas, de la posibilidad de presentar reclamaciones escritas ante el órgano de contratación, en el plazo máximo de dos días hábiles, o bien interponer el recurso especial a que se refiere el artículo 310 de la LCSP. A continuación, se dará por concluido el acto público celebrado, de cuyo desarrollo se dejará constancia en el acta de la reunión de la Mesa Realizada por la Mesa de contratación la evaluación de los criterios a que se refiere la cláusula anterior, tras solicitar, en su caso, los informes técnicos que estime oportunos, se notificará por escrito vía fax a todos los interesados la fecha y lugar en que se llevará a cabo la apertura del SOBRE NÚMERO TRES conteniendo la oferta económica y la documentación relativa a los criterios de adjudicación evaluables en cifras y porcentajes Constituida la Mesa de contratación en la fecha señalada, e iniciado el acto público, el Presidente dará cuenta del resultado de la evaluación relativa a las proposiciones contenidas en el sobre nº 2, invitando a los asistentes a que formulen las observaciones que estimen oportunas, que serán reflejadas en el acta A continuación, el Secretario de la Mesa procederá a la apertura de los sobres nº 3 de los licitadores admitidos, dando lectura a la oferta económica y a la relación de los documentos aportados respecto a los restantes criterios de adjudicación evaluables mediante cifras o porcentajes. Concluida la apertura de las proposiciones, el Presidente de la Mesa invitará a los licitadores asistentes a que expongan cuantas observaciones o reservas estimen oportunas en relación con el acto celebrado, informándoles, en caso de producirse éstas, de la posibilidad de presentar reclamaciones escritas ante el órgano de contratación, en el plazo máximo de dos días hábiles, o bien interponer el recurso especial a que se refiere el artículo 310 de la LCSP. A continuación, se dará por concluido el acto público de apertura de proposiciones, de cuyo desarrollo se dejará constancia en el acta de la reunión de la Mesa La Mesa de contratación, tras solicitar, en su caso, los informes técnicos que estime oportunos, elevará al órgano de contratación la propuesta de adjudicación razonada que estime adecuada, que incluirá en todo caso la ponderación de los criterios indicados en la cláusula 10 del presente pliego, acompañada de las actas de sus reuniones y de la documentación generada en sus actuaciones y, en su caso, de los informes emitidos. Dicha propuesta no crea derecho alguno mientras el órgano de contratación no dicte la resolución de adjudicación. Asimismo la Mesa determinará los licitadores que deban ser excluidos del procedimiento por no acreditar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de cláusulas administrativas particulares A la vista de la propuesta de la Mesa de Contratación, el órgano de contratación, clasificará por orden decreciente, las proposiciones presentadas y que 16

17 no hayan sido declaradas desproporcionadas o anormales y requerirá, a través del Consejero responsable del Área que impulsa la presente contratación, al licitador que haya presentado la oferta económicamente más ventajosa para que, dentro del plazo de DIEZ días hábiles, a contar desde el siguiente a aquel en que hubiera recibido el requerimiento, presente la documentación justificativa de hallarse al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social, así como de haber constituido la garantía definitiva. Se le requerirá también la presentación de la declaración responsable del cumplimiento de los requisitos en materia de prevención de riesgos laborales. No obstante ello, al objeto de obtener los Certificados acreditativos de la situación de estar al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias con el Estado y con la Tesorería General de la Seguridad social de los licitadores en el procedimiento de contratación, y en virtud de Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos, con la presentación de plicas a este procedimiento se entenderá que se autoriza expresamente a la Corporación Insular para solicitar y obtener en nombre de los licitadores en el procedimiento de contratación, de oficio y por vía telemática, los certificados acreditativos de la situación de estar al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias del Estado y con la Seguridad Social. Cuando, como consecuencia de problemas técnicos, o cualquier otra circunstancia, sea imposible para esta Corporación obtener vía telemática los Certificados acreditativos de la situación de estar al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias del Estado y de la Seguridad social, se requerirá al propuesto adjudicatario para que sea éste el que en el plazo de 5 días hábiles presente las mismas. - La acreditación de estar al corriente en el cumplimiento de las obligaciones tributarias se realizará presentando la siguiente documentación, de acuerdo con los artículos 13 y 15 del Reglamento General de la LCAP: Último recibo del Impuesto sobre Actividades Económicas o el documento de alta en el mismo, cuando ésta sea reciente y no haya surgido aún la obligación de pago. El alta deberá adjuntarse en todo caso cuando en el recibo aportado no conste el epígrafe de la actividad. Esta documentación deberá estar referida al epígrafe correspondiente al objeto del contrato que les faculte para su ejercicio en el ámbito territorial en que las ejercen, debiendo complementarse con una declaración responsable del licitador de no haberse dado de baja en la matrícula del citado Impuesto. Certificación administrativa expedida por el órgano competente de la Administración del Estado, por lo que respecta a las obligaciones tributarias con este último. Certificación administrativa expedida por el órgano competente de la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias, por lo que respecta a las obligaciones tributarias con la misma. Certificación administrativa emitida por el órgano competente del Cabildo Insular de Tenerife por lo que respecta a las obligaciones tributarias con el mismo. Dicha certificación será expedida de oficio. El licitador que no esté obligado a presentar todas o alguna de las declaraciones o documentos correspondientes a las obligaciones tributarias que se relacionan en el 17

18 artículo 13 del Reglamento General de la LCAP, habrá de acreditar tal circunstancia mediante declaración responsable. - La acreditación de estar al corriente en el cumplimiento de las obligaciones con la Seguridad Social se realizará mediante certificación expedida por la autoridad administrativa competente. En el supuesto que haya de tenerse en cuenta alguna exención, se habrá de acreditar tal circunstancia mediante declaración responsable. - Los extranjeros, sean personas físicas o jurídicas, pertenecientes o no a Estados miembros de la Unión Europea que no tengan domicilio fiscal en España, deberán presentar certificación expedida por autoridad competente en el país de procedencia, acreditativa de hallarse al corriente en el cumplimiento de las correspondientes obligaciones tributarias. Así mismo, habrán de presentar certificación, también expedida por autoridad competente, en la que se acredite que se hallan al corriente en el cumplimiento de las obligaciones sociales que se exijan en el país de su nacionalidad. Toda la documentación relacionada en este apartado habrá de referirse a los doce últimos meses. - Constitución de la Garantía Definitiva equivalente al 5% del importe de adjudicación del contrato, excluido el IGIC, conforme a lo dispuesto en la cláusula siguiente. - Declaración responsable del cumplimiento de los requisitos en materia de prevención de riesgos laborales según modelo Anexo a este Pliego.(Anexo VIII) De no cumplimentarse adecuadamente el requerimiento en el plazo señalado anteriormente, se entenderá, que el licitador ha retirado su oferta, procediéndose en ese caso a recabar la misma documentación al licitador siguiente, por el orden en que hayan quedado clasificadas las ofertas El órgano de contratación adjudicará el contrato dentro de los CINCO días hábiles siguientes a la recepción de la documentación No podrá declarase desierta una licitación cuando exista alguna oferta o proposición que sea admisible de acuerdo con los criterios que figuren en el pliego La adjudicación deberá ser motivada, se notificará a los candidatos o licitadores, simultáneamente, se publicará en el perfil del contratante. Las certificaciones, tendrán validez, a efectos de participar en los procedimientos de licitación, durante el plazo de seis meses a contar desde la fecha de expedición RECURSO ESPECIAL EN MATERIA DE CONTRATACIÓN Durante el procedimiento de adjudicación del presente contrato, que está sujeto a regulación armonizada de conformidad con los artículos 13 y siguientes de la LCSP, los actos previstos en el art. 310 LCSP serán susceptibles del recurso especial en materia de contratación con anterioridad al recurso contencioso-administrativo. Contra dichas decisiones no procederá la interposición de recursos administrativos ordinarios. El recurso especial regulado en este apartado tendrá carácter potestativo. El régimen jurídico del citado recurso especial en materia de contratación administrativa será el previsto en el artículo 310 de la LCSP. El plazo de interposición 18

19 del recurso será de quince días hábiles, en los términos previstos en el artículo 314 de la LCSP CONSTITUCIÓN DE LA GARANTÍA DEFINITIVA En el plazo indicado en la cláusula anterior, se deberá constituir por el licitador requerido, la constitución de la garantía definitiva por importe del 5% del importe de adjudicación del contrato, excluido el IGIC. No será precisa la constitución de la garantía reseñada en los párrafos anteriores cuando el adjudicatario hubiere constituido en el mismo plazo, o con anterioridad al mismo, garantía global por importe suficiente ante la Administración contratante, en los términos previstos en el artículo 86 del LCSP, y dicha garantía se encontrara vigente y efectiva. Las garantías que deban constituirse ante el Cabildo Insular de Tenerife, podrán consistir en: - Efectivo o en valores de Deuda Pública, estos últimos representados mediante certificado de inmovilización de los valores anotados (modelo anexo V). - Avales prestados por alguno de los bancos, cajas de ahorro, cooperativas de crédito, establecimientos financieros de crédito y sociedades de garantía recíproca autorizados para operar en España (modelo anexo VI). - Seguros de caución otorgados por entidad aseguradora autorizada para operar en el ramo (modelo anexo VII). Las garantías constituidas mediante aval o seguro de caución deberán ser bastanteadas previamente por el Vicesecretario General de la Corporación. La garantía definitiva se constituirá en la Unidad Orgánica de Tesorería de la Corporación Cuando, a consecuencia de la modificación del contrato, experimente variación el valor del mismo, se reajustará la garantía en el plazo de quince días contados desde la fecha en que se notifique al adjudicatario la resolución de modificación del contrato En el plazo de quince días hábiles, contados desde la fecha en que se hagan efectivas, en su caso, las penalidades o indemnizaciones, el adjudicatario deberá reponer o ampliar la garantía constituida en la cuantía que corresponda, incurriendo, en caso contrario, en causa de resolución FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO La formalización del contrato no podrá efectuarse antes de que transcurran 15 días hábiles desde que se remita la notificación de la adjudicación a los licitadores y candidatos. El órgano de contratación requerirá al adjudicatario para que formalice el contrato en plazo no superior a cinco días a contar desde el siguiente a aquel en que hubiera recibido el requerimiento una vez transcurridos el plazo señalado anteriormente, sin que se hubiera interpuesto recurso que lleve aparejada la suspensión de la formalización del contrato. 19

20 Cuando el adjudicatario sea una unión temporal de empresarios, dentro del mismo plazo y con anterioridad a la firma del contrato, deberá aportar escritura pública de constitución como tal El documento en que se formalice el contrato será en todo caso administrativo, siendo título válido para acceder a cualquier registro público. No obstante, el contrato se formalizará en escritura pública cuando así lo solicite el contratista, siendo a su costa los gastos derivados de su otorgamiento Cuando por causas imputables al adjudicatario no se hubiese formalizado el contrato dentro del plazo indicado, la Administración podrá acordar la incautación sobre la garantía definitiva del importe de la garantía provisional que, en su caso hubiese exigido Si las causas de la no formalización fueren imputables a la Administración, se indemnizará al contratista de los daños y perjuicios que la demora le pudiera ocasionar No podrá iniciarse la ejecución del contrato sin su previa formalización. II EJECUCIÓN DEL CONTRATO 20.- PROCEDIMIENTO PARA LAS CONTRATACIONES QUE SE REALICEN AL AMPARO DE ESTE CONTRATO, MEDIANTE PROCEDIMIENTO NEGOCIADO SIN PUBLICIDAD En el supuesto de que sea necesaria la realización de trabajos de digitalización e indexación de otros documentos cuya naturaleza difiera de los descritos en la cláusula primera de este Pliego, se entenderán incluido en el presente objeto utilizando el procedimiento negociado previsto en el artículo 158, letra c) de la LCSP. En este sentido se entenderían incluidos los trabajos de digitalización de documentos que por su naturaleza requiera especial tratamiento o utilización de escáner especial, tipo libro, por ejemplo, fondos bibliográficos, o documentos de carácter administrativo con tratamiento diferenciado del objeto principal del contrato. Asimismo serán objeto de contratación por este procedimiento la digitalización de documentos que excedan del volumen máximo anual fijado en la cláusula primera. Una vez adjudicado el contrato, la Corporación podrá formular al adjudicatario solicitud para la realización de lo servicios extraordinarios contemplados en esta cláusula, indicándose el plazo de ejecución La empresa adjudicataria elaborará oferta concreta de lo solicitado, de acuerdo con las condiciones previstas en el pliego y de conformidad al contenido de la oferta original (con base a la cual se le adjudicó el contrato inicial) y al acuerdo de adjudicación del contrato adoptado por el órgano competente GASTOS POR CUENTA DEL CONTRATISTA 20