Digitalice, Ordene y Acceda rápidamente a sus documentos.

Transcripción

1 S o f t w a r e Digitalización Digitalice, Ordene y Acceda rápidamente a sus documentos. 100% WEB Tecnología de última generación. Interfase de usuario intuitiva y fácil Escaneo y procesamiento de documentos por lotes Upload en tiempo real de documentos en las terminales de usuario. Indexación, soporte de múltiples tipos de datos Procese cualquier tipo o clase de documentos Valide por tipo de documento y sus campos Control de calidad, aprobación o rechazo de documentos Integración con islas de escaneo y otros sistemas Búsqueda de archivos de manera práctica y segura Seguridad, control de acceso por roles de usuarios Exportación de archivos para su visualización off line Una solución para ser utilizada en múltiples ambientes de trabajo y profesión

2 DIG es un Sistema de Digitalización de avanzada tecnología en la captura de documentos y de información contenida en los mismos. Permite extraer todo tipo de datos, caracteres alfanuméricos, códigos de barra, imágenes, etc. para conformar bases de datos con la información de los documentos procesados. Es web, abierto y escalable, con una interfaz gráfica moderna, amigable y de alto contraste. Dentro de una organización, DIG ayuda a administrar y recuperar la información de forma precisa, veloz, y desde varios puntos simultáneamente; acortando los tiempos de búsqueda, brindando seguridad y eficiencia en la gestión de la documentación. Nuestro sistema almacena los documentos de forma ordenada de manera tal que la base de datos pueda indicar su ubicación precisa. Permite acceder vía Internet al archivo de manera rápida, práctica y segura. Instantáneamente se puede tener acceso a las imágenes y a la información, teniendo la opción de descargarla. Permite el libre diseño de la base de datos, creando plantillas con los parámetros de indexación más útiles en relación con las consultas posibles de su empresa y/o sus clientes. Esto permite varias entradas de búsqueda, simplificando el acceso.

3 Ámbitos de Aplicación Por sus características, ventajas y costos DIG puede ser utilizada en múltiples ambientes de trabajo y profesiones Administrativos, Contables, Jurídico / Legales, Educativos Industriales, Medicina / Salud, Gubernamentales Comercio nacional / exterior y Servicios Podrá digitalizar cualquier tipo de documento que se encuentre soportado en un papel, como por ejemplo: Legajos de Personal, de comercio exterior, de Siniestros, de pago a Proveedores (Facturas, Remitos, OP, etc.) Contratos, Manuales Historias Clínicas Hojas de Ruta, Cartas de Porte Registro de Firmas

4 Beneficios Concretos Rápido Acceso a la información Calidad en la captura de la imagen Ahorro económico de papel Ahorro de espacio físico El acceso al documento digital es instantáneo, puede consultarse on-line. El control de calidad durante la captura de la imagen digitalizada asegura una imagen de alta definición. Al conservar una copia digital del archivo se disminuye la cantidad de impresiones y fotocopias. Permite liberar superficies antes destinadas a guardar los documentos. Mejor conservación del documento Respaldo y seguridad de la información Ahorro de tiempo en la realización de publicaciones multimedia Los documentos originales quedan protegidos ya que después de la digitalización no necesitan ser manipulados. Asegura que, ante una eventual pérdida, se pueda acceder a la información y se tenga una copia de respaldo. Se puede armar todo tipo de presentación de manera más ágil. Los datos están siempre accesibles de manera instantánea.

5 Puntos Claves de Nuestra Solución Desarrollo en tecnología de última generación. Configuración dinámica de clases y tipos de documentos. Validaciones y Restricciones por tipo de documento y por campo. Indexación de datos en plataformas de alto rendimiento. Procesos integrados para control de calidad. Gran adaptabilidad de procesos productivos. Integración con islas de escaneo productivas. Integración con otros sistemas de manejo documental. Interfase de usuario intuitiva y de fácil acceso.

6 6

7 Escenario Simple Con el objetivo de lograr el entendimiento y alcance de la solución, ilustraremos una instalación simple, en un ámbito real. En este caso se plantea un escenario simple para la digitalización de facturas de proveedores. La empresa en cuestión requiere de controles mínimos para la digitalización de documentos y posee un único tipo documental llamado «factura». Debido a la gran cantidad de facturas que la empresa recibe de sus proveedores, se a vuelto virtualmente imposible de organizar y realizar búsquedas sobre las mismas.

8 Escenario Simple Por este motivo se ha decidido montar una estación de digitalización de facturas. La información obtenida será almacenada en una base de datos para que las aplicaciones de la empresa puedan compartir los documentos digitalizados.

9 Escenario Simple Dependiendo de la cantidad de documento, podría ser necesario montar un islas de digitalización distribuir la carga de trabajo. Dado que los datos existen en forma digital, la empresa puede aprovechar este potencial para generar canales de comunicación con sus proveedores y/o clientes desde la red. INTERNET INTRANET

10 Aprobado Rechazado Escenario Complejo Con el objetivo de lograr el entendimiento y alcance de la solución, ilustraremos un sistema mas complejo, el mismo cuenta con una isla de digitalización pre-existente y una gran variedad de tipos de documentos. Multiplicidad de Tipos de Documentos Isla de escaneo pre-existente (Colaborador) Facturas Legajos RRHH Repositorio de Imágenes Usuario Final Usuario Final Contratos Base de Datos Escrituras Formularios Data Entry Control

11 11

12 Proceso: Importación de imágenes El sistema contempla la modalidad de «importación de imágenes» para integrar sistemas de escaneo pre-existentes. Repositorio de Imágenes Data Entry

13 Proceso: Indexación de datos La indexación de datos es la conversión y categorización de la imagen a texto, gracias a esto es posible integrar sistemas, lanzar procesos y realizar búsquedas con gran facilidad. Este proceso podría ser automatizado mediante OCR si el cliente lo requiriera. titulo descripción fecha Cuerpo del documento Escáner, Data Entry

14 Proceso: Control de calidad En el caso de que la solución lo requiera, el sistema contempla un circuito para el control de calidad, impidiendo de que los datos no verificados puedan ser consultados por el usuario final. Rechazado Control del Documento Aprobado Escáner, Data Entry Control de Calidad Usuario Final 14

15 Identificación de Actores y roles Administrador Escáner, Data Entry Control de Calidad Usuario Final (Colaborador) 15 15

16 Rol: Data Entry Importación y Escaneo: Dependiendo del modelo implementado en usuario deberá importar las imágenes desde un repositorio o escanear las imágenes directamente. Indexación de Datos: Consiste en la transcripción de los textos de la imagen ubicados en áreas pre-determinadas, para luego realizar búsquedas y/o acciones sobre los mismos. Impacto en la Base de Datos: Dependiendo del modelo implementado, posteriormente se deberán controlar los documentos o directamente estarán disponibles para los usuarios finales S CALDERON ALBERTO 03/11/1999

17 Rol: Control de Calidad Verificación de imágenes e indexación: Comprueba el correcto escaneo de las imágenes y trascripción de textos. Este rol deberá aprobar los documentos para que estén disponibles a los usuarios finales, en caso de rechazar, lo documentos pasarán nuevamente como pendiente de escaneo. Usuario Final Data Entry 17

18 Rol: Usuario Final Búsquedas y lectura de imágenes: Gracias al proceso de indexación de datos, el usuario podrá realizar búsquedas sobre el contenido de las imágenes. Buscar N de factura: S * 18

19 Rol: Usuario Final (Colaborador) Ingreso de nuevas imágenes: Usuario con privilegios especiales podrán agregar e indexar imágenes a los documentos existentes, esta operación no requiere de procesos para el control de calidad. 19

20 Rol: Administrador Configuración general, creación de tipos de documentos y plantillas de indexación: Entre las configuraciones generales podemos enumerar: Identificación de repositorios, aplicación de modelos, acceso a datos, sistema de archivos, usuarios y permisos, etc. Otra de las funciones asignadas a este rol es la creación de documentos, que consiste en definir las características del tipo de documento, las áreas que se deberán transcribir, el tipo de dato que corresponde a cada área y las validaciones de la misma. Identificación de áreas de datos Definición de áreas de datos Facturas Numero de factura Apellido y nombre Fecha de vencimiento 20

21 21

22 Arquitectura de la Solución La arquitectura de la solución se divide en tres Capas, lo que facilita el desarrollo, mantenimiento y mejora del rendimiento. La tres capas son: Capa de Presentación, Capa Lógica y Capa de Datos. Capa de presentación: La misma se apoya en los potentes cimientos de SilverLight, ASP.Net, HTML5. Capa Lógica: Anclada al servicio web, esta capa es responsable de gestionar las reglas de negocio, comprobaciones y nexo entre la capa de presentación y la capa de datos. Capa de Datos: Responsable de acceso y gestión de los datos almacenados en la base. Presentación Negocio Datos INTERN ET INTRAN ET 22

23 Conectividad de plataformas Cliente Web Servidor Web INTERNET INTRANET 23

24 Beneficios técnicos La arquitectura propuesta se caracteriza por su gran estabilidad, escalabilidad y simpleza. Este modelo es bien conocido y probado exitosamente en diferentes tipos de aplicaciones. Las plataformas Microsoft enumeran un sinfín de ventajas, y sin lugar a dudas uno de sus mayores beneficios es su roadmap, en permanente crecimiento y mejora. Cabe mencionar la gran cantidad de documentación y soporte oficial a nivel internacional. 24

25 Plataforma Web - Cliente SilverLight ASP.Net HTML5 CSS3 Browsers 25

26 Plataforma Web - Servidor SQL Server ASP.Net IIS Windows Server 26