MANUAL DE OPERACIONES DE TERMINALES DE TRANSACCIONES DE SALUD PARA TRATAMIENTOS EN SESIONES AUTORIZACIONES ESPECIALES

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1 MANUAL DE OPERACIONES DE TERMINALES DE TRANSACCIONES DE SALUD PARA TRATAMIENTOS EN SESIONES Y AUTORIZACIONES ESPECIALES 1

2 MESA DE AYUDA TRANSALUD S.A. La Mesa de Ayuda de Transalud cuenta con personal altamente entrenado para cubrir las necesidades de los usuarios que requieren de su asistencia. Atiende de Lunes a Viernes de 8 a 21 hs, con excepción de los feriados nacionales. Todo desperfecto debe ser comunicado a la Mesa de Ayuda de Transalud, la cual realizará gestiones de apoyo, brindándole la información necesaria para la puesta en funcionamiento de la TTS. Las prácticas realizadas durante el lapso del desperfecto se deberán registrar en la Planilla de Información por Excepción, y luego deberán ser ingresadas en forma diferida al sistema. Toda TTS instalada no podrá ser mudada por personal ajeno a Transalud. Desperfectos en la Terminal La TTS no enciende ó no funciona correctamente (cables, fuente, impresora, teclado, visor) o experimenta otras dificultades de funcionamiento. La TTS tiene un mensaje distinto a la pantalla habitual que presenta el número de terminal, "DESLICE TARJETA O DIGITE CODIGO" y fecha y hora en la última línea Desperfecto en la Línea Telefónica Pueden existir desperfectos en la línea telefónica que afecten directamente al sistema. Puede ser que aunque la línea funcione, incurra en excesiva demora para obtener línea, o bien que la llamada encuentre una central saturada o que sea demasiado largo el tiempo hasta lograr la comunicación. Otros Casos Dificultades de comunicación u otras causas que no permiten realizar la transferencia de la transacción al Centro de Autorizaciones de la Teléfono de la mesa de ayuda de Transalud

3 Terminales de Transacciones de Salud llamadas TTS, para la validación de la autorización en línea. Las TTS que se emplearán están compuestas por 4 partes: Lector de Banda Magnética Teclado Visor Sistema de Impresión Terminal de Transacciones de Salud (T.T.S. ) 3

4 Lector de Banda Magnética: Para pasar una credencial por el lector bidireccional (sentido ascendente o descendente) se debe orientar la banda magnética hacia el lado de afuera de la TTS. Teclado: El teclado es la herramienta a través de la cual usted podrá ingresar información al Sistema de Registro en línea. Visor: El visor permite visualizar 8 líneas de hasta 21 caracteres en forma simultánea. A través de él, durante el proceso de Autorización, el sistema le irá solicitando la información a ingresar. Impresora: Está conformada por el mecanismo de impresión térmica, portarrollo y rollo de papel térmico de una hoja. Toda transacción que utiliza las terminales TTS, será ON-LINE en comunicación directa con la computadora Central de la Ante la imposibilidad de utilizar la credencial con banda magnética que tiene cada afiliado, es posible el ingreso del número de Afiliado en forma manual desde el teclado de la TTS. La duración de una transacción (desde que se ingresa la información en la TTS del prestador hasta recibir el mensaje desde la computadora de la Administradora de Salud e imprimirlo), es como máximo de 30 segundos. El tiempo de utilización de la línea telefónica no supera a 1 pulso en la mayoría de los casos. Este tiempo, que está dado por la conjunción de la Red de Telefonía Pública, el Centro de Comunicaciones y el tiempo de proceso en el Centro de Autorizaciones, puede presentar alguna extensión por demoras circunstanciales en algunos de los componentes. La continua optimización de nuestro producto, hoy nos permite contar con la posibilidad de almacenar hasta 999 prestadores en una tabla específica en cada TTS. 4

5 Qué Tipos De Transacciones Se Pueden realizar? Transacciones con comunicación A1. Validación de Aptitud del afiliado, Prestaciones y Profesional. Permite al profesional realizar una averiguación en el Centro de Autorizaciones de la Administradora de Salud, en lo que respecta al estado administrativo, plan, cobertura de las prestaciones posibles a realizar (como así también con relación al prestador que realizará las mismas). Puede ser utilizada para confirmar el estado del afiliado ante prestaciones programadas, para tener un grado de certeza posible al momento de realizar el registro de la prestación. Realizar la consulta al Centro de Autorizaciones de la Administradora de Salud, no significa que se han registrado las prestaciones informadas, en caso de haber sido aprobadas. A2. Registro de Prestaciones por Profesional y Afiliado. Es la transacción por la cual el prestador tiene la posibilidad de informar al Centro de Autorizaciones de la Administradora de Salud, toda prestación que realizará en ese momento. El afiliado debe firmar el ticket emitido por la TTS, dando conformidad de la realización de las prestaciones autorizadas. En el caso de que la prestación deba ser realizada en sesiones, que previamente deberán ser autorizadas por el Centro de Autorizaciones de la Administradora de Salud, se informará el saldo de sesiones pendientes dentro de la respuesta recibida. Una vez informadas y aprobadas las prestaciones realizadas, se actualiza la prefacturación del prestador, y quedan sujetas a validación según las normas de facturación de la A3. Registro de Prestaciones Diferidas por Profesional y Afiliado. Al igual que la transacción anterior permite al profesional informar al Centro de Autorizaciones de la Administradora de Salud toda prestación que realizó anteriormente y que por causas externas (falta de luz, ausencia de línea telefónica, desperfecto de TTS ) debió asentarla en la Planilla de Excepción. Restaurado el problema las prestaciones deben ser ingresadas al sistema por medio de esta transacción, en el período dispuesto por la Otra posibilidad de su uso, es cuando el profesional atiende en otro consultorio que no posee el servicio de Autorizaciones de la Si la prestación debe ser realizada en una cantidad de sesiones previamente autorizadas por la Administradora de Salud, el Centro de Autorizaciones informará el saldo de sesiones pendientes. Una vez informadas y aprobadas las prestaciones realizadas, se actualiza la prefacturación del prestador, quedando sujetas a validación según las normas de facturación de la A4. Solicitud de autorización a Auditoría Médica. A través de esta transacción se informará a Auditoría Médica la prescripción de un tratamiento sesionado o una práctica con autorización especial y se emitirá una orden de autorización, cuyo número se informará en el ticket. Este Número de autorización es el que 5

6 se ingresará cada vez que se registre una sesión del tratamiento informado o cuando se realice la práctica con autorización especial. Cabe aclarar que cuando se registre una sesión de un tratamiento no autorizado previamente, la TTS emitirá un ticket que dirá Requiere Prescripción, lo que estará indicando que debe pedir la autorización correspondiente. A5. Rescate de Autorizaciones. Esta transacción permite al profesional informarse sobre los números de autorización vigentes del afiliado. A6. Anulación de un Registro preexistente. Este procedimiento permite anular el registro de una transacción aprobada previamente, desde la misma TTS. 6

7 A1. Consulta de Aptitud del Afiliado y/o Prácticas y/o Profesional Paso Acción Observaciones 1 Pulsar tecla "VALIDACION" Selección de la transacción que se desea realizar 2.1 "DESLICE LA TARJETA" En el caso de que la banda magnética no pueda ser leída, se ingresará manualmente el número que está impreso en el frente de la credencial del afiliado. 2.2 Ingreso Manual - Digitar el número de la credencial del afiliado. - Ingresar el "CODIGO ADMINIST." - Figura en el frente de la credencial. Ej: Se debe ingresar el código correspondiente a cada administradora. Ej:"Adm. De Salud=X * " 3 "PROFESIONAL?" Si sólo desea consultar el estado del afiliado, debe presionar la tecla "ENTER". Si desea la consulta del afiliado con relación a la/s práctica/s y al profesional, debe ingresar el código que corresponda al profesional que esté habilitado en esa TTS. 4 "PRESTACION [N]" Si sólo desea constatar el estado del afiliado sin relación a la/s práctica/s, debe presionar la tecla "ENTER". En caso contrario se puede ingresar hasta 4 prácticas en una misma transacción digitando hasta 6 dígitos por cada código de práctica. Para finalizar el ingreso de prestaciones, se debe pulsar "ENTER". 5 MANTIENE TIPO DE PRESTACION / ARANCEL? SI NO Si la prestación es Ambulatoria debe presionar la tecla SI: F3/INFORMES, en el caso contrario debe presionar la tecla NO: F4/REIMPRESION. 6 "TIPO DE PRESTACION" Valor mayor a"0" y menor a 5, según la codificación establecida por la 7 "TIPO ARANCEL" Este espacio se dejará en blanco y se pulsará la tecla ENTER. 8 "CANTIDAD [N]" Cuando se ingresa una práctica a consultar, se debe ingresar la cantidad de sesiones correspondientes a esa/s práctica/s. 9 "DISCANDO" Esta función permite comunicarse con el Centro de Autorizaciones de la 10 "PROCESANDO" Establecida la comunicación, se inicia la transferencia de la información y se comienza el procesamiento en el Centro de Autorizaciones de la 11 Recepción del resultado desde el Centro de Autorizaciones. Impresión de la respuesta en el visor y papel. Se recepciona en la TTS, la información procesada por el Centro de Autorizaciones, y se da por finalizada la comunicación. 7

8 REF. Para casos de ingreso manual del Nº del Afiliado, los Códigos de Administradora son: OSDE: 4 MAPFRE: 3 OSLP: 9 FEMEDICA: 12 SIMECO: 10 OSCEARBA: 11. A2. Registro de Prestaciones por Profesional y Afiliado Paso Acción Observaciones 1.1 "DESLICE LA TARJETA" En el caso de que la banda magnética no pueda ser leída, se ingresará manualmente el número que está impreso en el frente de la credencial del afiliado. 1.2 Ingreso Manual -Digitar los números del afiliado. -Ingresar el "CODIGO ADMINIST." - Figuran en el frente de la credencial. Ej: Se debe ingresar el código correspondiente a cada administradora. Ej: "Adm. De Salud=X *. 2 "PROFESIONAL" Si los datos del profesional están almacenados en la memoria de la TTS, al ingresar el código se verá en el visor el nombre del profesional y la especialidad, por unos segundos. 3 "Nro.AUTORIZACION" El número de Autorización solicitado previamente, luego presionar la tecla ENTER. 4 "PRESTACIÓN [N]" Se pueden ingresar hasta 4 prácticas en una misma transacción. Se debe ingresar el código de la Administradora de Salud respectivo a cada práctica a informar. La longitud de los códigos a emplear es de hasta 6 dígitos por práctica. En caso de no tener que ingresar más prestaciones, deberá presionar la tecla ENTER para finalizar. 5 MANTIENE TIPO DE PRESTACION / ARANCEL? SI NO Si la prestación es Ambulatoria debe presionar la tecla SI: F3/INFORMES, en el caso contrario debe presionar la tecla NO: F4/REIMPRESION. 6 "TIPO DE PRESTACIÓN" Valor mayor a"0" y menor a 5, según la codificación establecida por la 7 "TIPO ARANCEL" 8 "CONT.TRATAMIENTO? SI NO Este espacio se dejará en blanco y se pulsará la tecla ENTER. Se debe seleccionar alguna de las opciones y presionar en caso de continuar con el tratamiento la tecla SI: F3/INFORMES y en caso de finalizarlo antes de consumir la cantidad de sesiones autorizadas, se deberá presionar la tecla NO: F4/REIMPRESION. 9 "DISCANDO" Esta función permite comunicarse con el Centro de Autorizaciones de la 10 "PROCESANDO" Establecida la comunicación, se inicia la transferencia de la información y comienza el procesamiento en el Centro de Autorizaciones de la 8

9 Paso Acción Observaciones 11 Recepción del resultado desde el Centro de Autorizaciones. Impresión de la respuesta en el visor y papel. Se recepciona en la TTS la información procesada por el Centro de Autorizaciones, y se da por finalizada la comunicación. 12 Firma del consentimiento del afiliado El afiliado deberá firmar el comprobante para prestar su conformidad. 13 Archivo de comprobantes de las prestaciones El tiempo que la Administradora de Salud considere necesario. REF. Para casos de ingreso manual del Nº del Afiliado, los Códigos de Administradora son: OSDE: 4 MAPFRE: 3 OSLP: 9 FEMEDICA: 12 SIMECO: 10 OSCEARBA: 11. 9

10 A3. Registro de prestaciones Diferidas por Profesional y Afiliado Paso Acción Observaciones 1 Presionar la tecla DIFERIDA Para ingresar al sistema todas las transacciones que han sido asentadas en la planilla de excepción. Selección del tipo de transacción que se desea realizar 2 "DESLICE LA TARJETA" Siempre debe ser un Ingreso Manual -Digitar los números del afiliado. -Ingresar el "CODIGO ADMINIST." - Figuran en el frente de la credencial. Ej: Se debe ingresar el código correspondiente a cada administradora. Ej: "Adm. De Salud=X *. 3 "PROFESIONAL" Si los datos del profesional están almacenados en la memoria de la TTS, al ingresar el código se verá en el visor el nombre del profesional y la especialidad, por unos segundos. 4 "FECHA DE REALIZ." Ingresar la fecha de realización de la/s práctica/s que consta en la planilla de excepción con el formato "DDMMAAAA", Ej: 01/06/2008 = , en el periodo dispuesto por la 5 "Nro.AUTORIZACION" El número de Autorización solicitado previamente, luego presionar la tecla ENTER. 6 "PRESTACIÓN [N]" Se pueden ingresar hasta 4 prácticas en una misma transacción. Se debe ingresar el código de la Administradora de Salud respectivo a cada práctica a informar. La longitud de los códigos a emplear es de hasta 6 dígitos por práctica. En caso de no tener que ingresar más prestaciones, deberá presionar la tecla ENTER para finalizar. 7 MANTIENE TIPO DE PRESTACION / ARANCEL? SI NO Si la prestación es Ambulatoria debe presionar la tecla SI: F3/INFORMES en el caso contrario debe presionar la tecla NO: F4/REIMPRESION. 8 "TIPO DE PRESTACION" Valor mayor a"0" y menor a 5, según la codificación establecida por la 9 "TIPO ARANCEL" Este espacio se dejará en blanco y se pulsará la tecla ENTER. 11 "CONT.TRATAMIENTO? SI NO Se debe seleccionar alguna de las opciones y presionar en caso de continuar con el tratamiento la tecla SI: F3/INFORMES y en caso de finalizarlo antes de consumir la cantidad de sesiones autorizadas presionar la tecla NO: F4/REIMPRESION. 12 "DISCANDO" Esta función permite comunicarse con el Centro de Autorizaciones de la 10

11 Paso Acción Observaciones 13 "PROCESANDO" Establecida la comunicación, se inicia la transferencia de la información y comienza el procesamiento en el Centro de Autorizaciones de la 14 Recepción del resultado desde el Centro de Autorizaciones. Impresión de la respuesta en el visor y papel. 15 Archivo de comprobantes de las prestaciones Se recepciona en la TTS la información procesada por el Centro de Autorizaciones, y se da por finalizada la comunicación. El tiempo que la Administradora de Salud considere necesario. REF. Para casos de ingreso manual del Nº del Afiliado, los Códigos de Administradora son: OSDE: 4 MAPFRE: 3 OSLP: 9 FEMEDICA: 12 SIMECO: 10 OSCEARBA:

12 A4. Solicitud de Autorización Paso Acción Observaciones 1 Pulsar la tecla "AUD.MEDICA". Selección del tipo de transacción que se desea realizar. 2.1 "DESLICE LA TARJETA". En el caso de que la banda magnética no pueda ser leída, se ingresará manualmente el número que está impreso en el frente de la credencial del afiliado. 2.2 Ingreso Manual - Digitar los números de la credencial del afiliado. - Ingresar el "CODIGO ADMINIST." - Figuran en el frente de la credencial. Ej: Se debe ingresar el código correspondiente a cada administradora. Ej: "Adm. De Salud=X *. 3 "PROFESIONAL". Si los datos del profesional están almacenados en la memoria de la TTS, al ingresar el código se verá en el visor el nombre del profesional y la especialidad, por unos segundos. 4 - "TIPO DE MATRICULA" NACIONAL PROVINCIAL -- - "MATRICULA" - Se refiere a la matrícula correspondiente al prescriptor que indica la/s práctica/s por la cual se solicita el registro de "Nacional" (presionar la tecla " F3 / INFORMES y "Provincial" (presionar la tecla F4 / REIMPRESION.). - Correspondiente al prescriptor que ha solicitado la/s práctica/s por la cual se solicita el registro, en el caso de imposibilidad de identificar el Nro. de Matricula se debe completar con "999999". 5 "PRESTACION [N]" Se pueden ingresar hasta 4 prácticas en una misma transacción. Se debe ingresar el código de la Administradora de Salud respectivo a cada práctica a informar. La longitud de los códigos a emplear es de hasta 6 dígitos por práctica. En caso de no tener que ingresar más prestaciones, deberá presionar la tecla ENTER para finalizar. 6 MANTIENE TIPO DE PRESTACION / ARANCEL? SI NO Si la prestación es Ambulatoria debe presionar la tecla SÍ: F3/INFORMES en el caso contrario debe presionar la tecla NO: F4/REIMPRESION. 7 "TIPO DE PRESTACION" Valor mayor a"0" y menor a 5, según la codificación establecida por la 8 "TIPO ARANCEL" Este espacio se dejará en blanco y se pulsará la tecla ENTER. 9 "CANTIDAD [N]" Se ingresará la cantidad de sesiones prescriptas. 10 "DISCANDO" Esta función permite comunicarse con el Centro de Autorizaciones de la 12

13 Paso Acción Observaciones 11 "PROCESANDO" Establecida la comunicación, se inicia la transferencia de la información y se comienza el procesamiento en el Centro de Autorizaciones de la 12 Recepción del resultado desde el Centro de Autorizaciones. Impresión de la respuesta en el visor y papel. Se recepciona en la TTS la información procesada por el Centro de Autorizaciones y se da por finalizada la comunicación. REF. Para casos de ingreso manual del Nº del Afiliado, los Códigos de Administradora son: OSDE: 4 MAPFRE: 3 OSLP: 9 FEMEDICA: 12 SIMECO: 10 OSCEARBA: 11. A5. Rescate de Autorizaciones Paso Acción Observaciones 1 Pulsar la tecla " RESCATE" Selección de la transacción que se desea realizar. 2.1 "DESLICE LA TARJETA" En el caso de que la banda magnética no pueda ser leída, se ingresará manualmente el número que está impreso en el frente de la credencial del afiliado. 2.2 Ingreso Manual - Digitar los números de la credencial del afiliado. - Ingresar el "CODIGO ADMINIST." - Figuran en el frente de la credencial. Ej: Se debe ingresar el código correspondiente a cada administradora. Ej: "Adm. De Salud=X *. 3 Digitar Nro. AUTORIZACION" - Oprimir ENTER. 4 "DISCANDO" Esta función permite comunicarse con el Centro de Autorizaciones de la 5 "PROCESANDO" Establecida la comunicación, se inicia la transferencia de la información y comienza el procesamiento en el Centro de Autorizaciones de la 6 Recepción del resultado desde el Centro de Autorizaciones. Impresión de la respuesta en el visor y papel. Se recepciona en la TTS la información procesada por el Centro de Autorizaciones y se da por finalizada la comunicación. REF. Para casos de ingreso manual del Nº del Afiliado, los Códigos de Administradora son: OSDE: 4 MAPFRE: 3 OSLP: 9 FEMEDICA: 12 SIMECO: 10 OSCEARBA:

14 A6. Anulación de un Registro Preexistente Paso Acción Observaciones 1 Pulsar la tecla "ANULACION". Se utiliza solo para realizar anulaciones de transacciones de registros autorizados previamente. Selección del tipo de transacción que se desea realizar. 2 Ingresar el "CODIGO ADMINIST." - Se debe ingresar el código correspondiente a cada administradora. Ej: "Adm. De Salud=X *. 3 Digitar Nro. TRANSACC." Se ingresa el número de registro que se desea anular y se debe presionar la tecla "ENTER". 4 "DISCANDO". Esta función permite comunicarse con el Centro de Autorizaciones de la 5 "PROCESANDO". Establecida la comunicación, se inicia la transferencia de la información y comienza el procesamiento en el Centro de Autorizaciones de la 6 Recepción del resultado desde el Centro de Autorizaciones. Impresión de la respuesta en el visor y papel. 7 Archivo de comprobantes de las prestaciones. Se recepciona en la TTS la información procesada por el Centro de Autorizaciones y se da por finalizada la comunicación. El tiempo que la Administradora de Salud considere necesario. REF. Para casos de ingreso manual del Nº del Afiliado, los Códigos de Administradora son: OSDE: 4 MAPFRE: 3 OSLP: 9 FEMEDICA: 12 SIMECO: 10 OSCEARBA:

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